Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем
Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,
ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.
Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.
Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.
Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот
За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.
Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).
Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.
Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.
Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.
При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.
Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).
После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.
Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:
1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.
2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.
3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.
4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.
При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:
- ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
- ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
- КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)
Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента
Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.
Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».
Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день
И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.
Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь
задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения
А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.
Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач
Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка
Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок
Ежедневное расписание для работы
Отслеживайте задачи на день и на неделю с помощью этого удобного интерактивного шаблона расписания для работы. Добавьте события на вкладке планировщика событий и выберите подходящий день на вкладке расписания, а Excel поможет распланировать ваш день. Создайте профессиональное ежедневное расписание для работы из офиса или дома с помощью этого шаблона расписания с поддержкой специальных возможностей.
Excel
Скачать
Открыть в браузере
Поделиться
Мы часто страдаем от нехватки времени и перегрузок на работе. Бесплатная программа, сделанная в Excel, поможет вам планировать рабочее время и вести учет дел, прогнозировать и не допускать перегрузок. В этой статье я расскажу, как пользоваться программой. В конце текста будет ссылка на файл, который вы сможете скачать.
Общее описание программы
Внутри файла Excel находится 32 листа. На первом листе выводится информация о загрузке в определенные дни, а также статистика по фактически отработанному времени и времени, которое запланировано на все дела в текущем месяце.
На скриншоте ниже мы видим, что на первое число запланировано дел на 3 часа 45 минут, на второе число – на 6 часов 20 минут, на пятое число – на 8 часов 20 минут.
Скачать программу с Яндекс.Диска
При этом программа автоматически подсвечивает дни в зависимости от нагрузки:
- Зеленый фон означает, что день относительно свободен. На него можно ставить новые дела.
- Желтый фон означает, что день достаточно плотно расписан и новые дела стоит добавлять осторожно.
-
Красный фон выводится в случае, если на день запланировано более 8 рабочих часов. Этот день перегружен и лучше принять меры, чтобы сделать его свободнее.
Максимум в месяце может быть 31 день, поэтому на первом листе предусмотрено 31 поле. Если в месяце не все дни рабочие или число дней меньше 31, то часть дней останется пустыми (там будет запланировано 0 часов).
Помимо первого листа «Загрузка», в файле Excel находится 31 вкладка, пронумерованная от 1 до 31 включительно. На этих вкладках находятся формы, в которые можно вводить информацию о запланированных задачах на определенный день месяца.
Как планировать рабочий день?
Рассмотрим для примера вкладку «1», на которой зафиксированы рабочие дела, запланированные на первое число месяца. Для примера в файле уже введены несколько дел, смотрите скриншот ниже:
Скачать программу с Яндекс.Диска
На скриншоте представлены три дела. По каждой задаче можно указать следующую информацию:
- Описание задачи в произвольной форме.
- Запланированное на выполнение задачи время.
- Статус задачи – «В работе» или «Готово». Статусы подсвечиваются, чтобы вам было удобно ориентироваться, какие задачи сделаны, а какие находятся в процессе выполнения.
-
Фактически затраченное на каждую задачу время. Это не обязательное поле. Если вы будете его заполнять, то программа будет считать, сколько времени вы отработали по задачам за месяц.
Внизу таблицы выводится суммарное время по всем запланированным задачам и суммарное отработанное время. Всего можно добавить до 10 дел на каждый день.
Рабочие задачи и дела на первое число месяца необходимо фиксировать на вкладке «1», задачи на второе число – на вкладке «2», на третье число – на вкладке «3» и так далее.
Чтобы воспользоваться планировщиком на следующий месяц, можно очистить в файле информацию по предыдущему месяцу или еще раз скачать пустой файл с программой.
Где скачать файл с программой?
Файл выложен на Яндекс.Диске. Скачать программу для учета рабочего времени и дел можно по этой ссылке. Для работы вам потребуется установленный на компьютере Excel.
Если у вас будут какие-либо пожелания или дополнения, пожалуйста, пишите их в комментариях.
Полезные статьи по теме:
- Бесплатные и платные CRM-системы для управления компанией и ведения базы клиентов.
- Обзор программ для совместной работы.
-
Как рассчитать время, необходимое для работы над проектом?
Рекомендуем
Продвижение в поисковых системах – один из самых дешевых каналов для привлечения клиентов на сайт услуг, персональный проект, блог и т.д. Но …
Онлайн-чаты позволяют общаться с посетителями сайта в режиме реального времени. Это очень удобно. Например, у вас есть блог, на который приходят …
Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше
Многие компании (например, банка, рестораны и почтовые компании) знают, какие требования к трудоемким трудоемким требованиям будут действовать в разные дни недели, и требуются методы для эффективного расписания трудовых ресурсов. Вы можете Excel надстройку «Надстройка «Решение» для создания расписания персонала на основе этих требований.
Запланировать трудовые ресурсы для удовлетворения трудовых требований (пример)
В следующем примере показано, как использовать «Решение» для расчета требований к персоналу.
Банковские процессы Contoso проверяются 7 дней в неделю. Количество сотрудников, необходимых для обработки проверок каждый день, отображается в строке 14 Excel приведенном ниже. Например, во вторник требуется 13 сотрудников, в среду — 15 сотрудников и так далее. Все сотрудники банка работают 5 дней подряд. Каково минимальное количество сотрудников в банке и все равно соответствует требованиям к трудоемким трудоемким требованиям?
-
Сначала определите целевую ячейку, изменяйте ячейки и ограничения для модели «Решение».
Примечание: Целевая ячейка называется целевой в Excel 2007 г.
-
Целовая ячейка— свести к минимуму общее количество сотрудников.
-
Изменяя ячейки, — количество сотрудников, которые начинают работу (первый из пяти дней подряд) каждый день недели. Каждая из изменяющихся ячеев должна быть неохватеряемой целой.
-
Ограничения. Для каждого дня недели число работающих сотрудников должно быть больше или равно необходимому числу сотрудников. (Количество работающих сотрудников) >=(Необходимые сотрудники)
-
-
Чтобы настроить модель, необходимо отслеживать количество сотрудников, работающих каждый день. Сначала введите пробные значения для числа сотрудников, которые каждый день начинают свою пятидневный смену в диапазоне ячеок A5:A11. Например, введите 1, чтобы указать, что 1 сотрудник начинает работу с понедельника и работает с понедельника по пятницу. Введите каждый день необходимых сотрудников в диапазонЕ C14:I14.
-
Чтобы отслеживать количество сотрудников, работающих каждый день, введите 1 или 0 в каждой ячейке диапазона C5:I11. Значение 1 в ячейке указывает на то, что сотрудники, которые начали работать в день, указанный в строке ячейки, работают в день, связанный со столбцом ячейки. Например, 1 в ячейке G5 указывает на то, что сотрудники, которые начали работу в понедельник, работают в пятницу; 0 в ячейке H5 означает, что сотрудники, которые начали работу в понедельник, не работают в субботу.
-
Чтобы вычислить количество сотрудников, работающих каждый день, скопируйте формулу = СУММПРОИВ($A$5:$A$11;C5:C11) из C12 в D12:I12. Например, в ячейке C12 эта формула оценивается как =A5+A8+A9+A10+A11, что равно (число, начиная с понедельника)+ (Число, начиная с четверга)+(Число, начиная с пятницы)+(Число, начиная с субботы)+ (Число,начиная с понедельника) . Это общее количество сотрудников, работающих в понедельник.
-
После вычисления общего числа сотрудников в ячейке A3 с помощью формулы =СУММ(A5:A11)вы можете ввести модель в «Найти решение», как показано ниже.
-
В ячейке цели (A3) вы хотите свести к минимуму общее количество сотрудников. Ограничение C12:I12>=C14:I14 гарантирует, что количество сотрудников, работающих каждый день, не меньше числа, необходимого для этого дня. Ограничение A5:A11=integer гарантирует, что количество сотрудников, начинающих работу каждый день, является integer. Чтобы добавить это ограничение, нажмите кнопку Добавить в диалоговом окне Параметры надстройки «Решение» и введите ограничение в диалоговом окне Добавить ограничение (см. ниже).
-
Для изменяющихся ячеек можно также выбрать параметры Предполагать линейную модель и Неохрительную, щелкнув Параметры в диалоговом окне Параметры поиск решения, а затем с помощью флажков в диалоговом окне Параметры поиск решения.
-
Нажмите кнопку Найти решение. Вы увидите оптимальное количество сотрудников для каждого дня.
В этом примере требуется в общей сложности 20 сотрудников. Один сотрудник начинает работу в понедельник, три начинаются во вторник, четыре начинаются в четверг, один начинается в пятницу, два начинаются в субботу и девять начинаются в воскресенье.
Обратите внимание, что эта модель является линейной, так как целовая ячейка создается путем добавления изменяющихся ячеек, а ограничение создается путем сравнения результата, полученного путем добавления продукта каждой из изменяющихся ячеек времени константы (1 или 0) к необходимому числу сотрудников.
К началу страницы
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Загрузка надстройки «Поиск решения» в Excel
Получить шаблоны расписания Майкрософт
Нужна дополнительная помощь?
За долгие годы своего существования Microsoft Excel стал незаменимой «рабочей лошадкой» для многих миллионов прикованных к стулу тружеников. Зачастую в головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.
Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.
Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!
1. Список задач
Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.
Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.
2. Бюджет путешествия
Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.
Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.
3. Инвентарный список
Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.
Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.
Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.
4. Список контактов
Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.
Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.
5. Диаграмма Ганта
Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.
Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.
Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.
И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.
6. Семейное древо
Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.
Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.
7. График дежурств
«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.
Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.
8. Журнал техобслуживания
Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.
9. Журнал пробега
Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.
Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.
Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.
10. Ежедневник
Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.