План мероприятий представляет собой документ произвольного образца, в котором указан полный перечень предстоящих событий в общественной жизни организации. Обычно его составляют в виде таблице, где прописывают название мероприятия, его цели, сроки, ФИО ответственных за проведение и другие характеристики.
Скачать пустую форму бланка плана мероприятий для заполнения (word)
Скачать заполненный образец плана мероприятий (word)
7 обязательных пунктов плана предстоящих мероприятий
Документ может составить руководитель, его заместители, учредители или другие ответственные лица. План предстоящих мероприятий обычно оформляется на год вперед, поэтому он разрабатывается заранее. Последовательность действий при составлении примерно такая:
- Сначала определяется полный перечень предстоящих мероприятий.
- Затем по ним производится сбор всей необходимой информации – сроки, место проведения, источники финансирования и т.п.
- После этого все данные собирают в единую таблицу и составляют общий документ.
- Наконец, документ подписывается руководителем (при необходимости корректируется), после чего вступает в силу путем издания отдельного приказа или распоряжения.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Рекомендуем вам также ознакомиться с нашим примером правильного составления сметы расходов.
Поскольку мероприятий обычно планируется довольно много, удобнее всего отразить информацию в табличном виде. В графах необходимо описать такие пункты.
| № п/п | название графы | описание |
|---|---|---|
| 1 | наименование мероприятия | официальное название предстоящего мероприятия |
| 2 | сроки проведения | дата/даты, при необходимости – указание периодичности |
| 3 | место проведения | адрес и название организации, на базе которой проводится мероприятие |
| 4 | источники финансирования | конкретный перечень источников денежных средств и других материальных ресурсов |
| 5 | цель | указание конкретной задачи/задач; они должны быть точными и измеримыми, общие формулировки не допускаются |
| 6 | ответственный за проведение | ФИО, должность, сфера ответственности (при необходимости) |
| 7 | отметка о проведении | было или не было проведено |
В таблицу можно добавить и другие графы, например «Примечание». Здесь можно отметить, в чем проведенное мероприятие разошлось с планом (перенос места, сроков, сокращение или увеличение длительности, отмена и т.п.).
Образец плана
При составлении документа можно использовать произвольный или утвержденный образец. Обычно форма может быть рекомендована для использования организациями в определенной сфере – например, медицинскими или образовательными учреждениями.
В ряде случаев документ составляют в более кратком виде, опуская многие из перечисленных граф. Например, если речь идет о стандартных мероприятиях, которые постоянно проводятся за счет организации, достаточно указать:
- их название;
- сроки проведения;
- ФИО и должность ответственного лица/лиц.
Формулировки могут быть как более, так и менее официальными. Важно понимать, что план в первую очередь составляется для самих сотрудников компании, т.е. является документом внутреннего пользования. Поэтому цели лучше описывать максимально понятно и конкретно.
Поделиться ссылкой:
|
СОГЛАСОВАНО Начальник администрации ______________ «___»______________ |
УТВЕРЖДАЮ Директор ГПОУ «ВПТ» ______________ В.Б. Волок «___»______________ 2019г. |
|
СОГЛАСОВАНО И.о.директора ____________ «___»___________ |
|
|
СОГЛАСОВАНО Директор ____________ «___»___________ |
ПРОГРАММА
I-го межрегионального молодежного Фестиваля
народного творчества
«Славянская радуга»
в рамках празднования Дня славянской письменности и
культуры.
|
дата |
место |
наименование в |
ответственный |
|
1 |
|||
|
22.04.2019 14:00 15:00 16:00 |
ГПОУ Актовый ГПОУ Каб.26 ГПОУ каб.45 |
Торжественное открытие Заочный «Русь Номинации: 1.Статья; 2.Видео 3. Заочный |
Кураторы Даньщикова преподаватель; Микелевичене Решетова педагог-организатор ОРГКОМИТЕТ ЖЮРИ ОРГКОМИТЕТ ЖЮРИ |
|
2 |
|||
|
23.04.2019г. в 14.00 15:30 15:30 |
ГПОУ ГПОУ каб.45 ГПОУ каб.26 |
«СЕМИЦВЕТЬЕ» — мастер-классы по декоративно-прикладному 1. 2. (изготовление 3.»Мартинички» 4.»Золотая (обучение 5. (пейзаж В «ДИВО Заочный Девчоночьи «Кто проводит Н.В. |
Швецова педагог-организатор; Е.Ю.Брилко, Прасолова преподаватель Кураторы Даньщикова преподаватель; Микелевичене Педагог-психолог МКУ Н.В. |
|
3 |
|||
|
24.04.2019 09:00 13:00 15:00 |
ГПОУ (уроки ГПОУ каб.26 ГПОУ Актовый |
Марафон «Секреты «Сокровищница Игра «Знатоки Конкурс произведений «Мудрость |
Даньщикова преподаватель; Микелевичене Микелевичене Даньщикова преподаватель. |
|
4 |
|||
|
25.04.2019 11:00 13:00 15:00 |
ГПОУ каб.№46 ГПОУ Актовый ГПОУ Актовый |
Мастер-класс по Конкурс «Кот Допускается Творческий конкурс «Северная 1.вокал -эстрадная —народная — 2.-инструментальная 3.хореография(соло, -современный —народный -оригинальный количество работ (концертных номеров) от одного участника |
Руденко Кураторы Даньщикова преподаватель; Микелевичене Решетова педагог-организатор |
|
5 |
|||
|
26.04.2019 12:00 14:00 16:30 |
ГПОУ (актовый ГПОУ Воркутинский ГПОУ |
Конкурс «Проснись, Номинации: 1.«Иван 2. 3. 4. 5. Показ должен Участие возможно очное и заочное. – -заочное Описание – fashion-эскизы размещаются в Хороводно-игровая «Живите Проводит Людмила «Студия Центр г.Сыктывкар «Русская концертная |
Кураторы проекта: Даньщикова преподаватель; Микелевичене Решетова педагог-организатор Носова |
|
6 |
|||
|
27.04.2019 13:00 |
ГПОУ |
«СЛАВЯНСКИЙ и Программа: 13:00 Ярмарка-выставка «Диво дивное» Ярмарка-выставка «Славянская Конкурс на лучший «Молодецкие 14:30 Гала концерт и |
Кураторы Даньщикова преподаватель; Микелевичене Решетова педагог-организатор, |
Кураторы
проекта: Даньщикова О.Э., преподаватель ГПОУ «ВПТ»,
Микелевичене О.А., преподаватель ГПОУ «ВПТ».
Ответственный
за встречу и сопровождение гостей на мероприятия Фестиваля:
Мамедова А.Д., педагог доп.образования ГПОУ «ВПТ».
Ответственный
за создание афиш и информационных буклетов:
Макшаков И.Л., преподаватель ГПОУ «ВПТ».
Ответственные
за ведение дневника Фестиваля:
Курец
Д.В., преподаватель ГПОУ «ВПТ».
Под мероприятием обычно понимается какое-либо организованное при участии людей событие, имеющее определённую цель.
Мероприятием можно назвать деловую встречу, утренник, любой праздник, соревнование и так далее. В любом из этих случаев для проведения мероприятия необходима его организация, первый этап которой обычно включается в себя планирование будущего события.
Это необходимо для того, чтобы должным образом подготовиться и предусмотреть все нюансы для достижения поставленной цели. А цель, кроме всего прочего, всегда включает в себя довольство участников мероприятия и их безопасность.
План каждого мероприятия должен быть индивидуален и зависеть от конкретных обстоятельств, пожеланий и заданных целей. Но для того, чтобы его составить, можно воспользоваться общими рекомендациями, которые будут уместны в любом случае.
Правила составления первоначального образца плана мероприятий
Для успешного проведения события необходимо начать подготовку заранее и побеспокоиться о многих вопросах. Но прежде чем приступить к активным действиям, правильнее будет уделить немного времени написанию хотя бы примерного образца плана мероприятий, который сделает процесс подготовки более упорядоченным.
Итак, для того, чтобы благополучно решить поставленную задачу, организаторам мероприятия для начала понадобится определиться с рядом вопросов:
-
самым главным моментом всего события является достижение определенной цели, а потому, задача номер один – это четкое формулирование цели проведения мероприятия, от которой будут зависеть все остальные детали и в целом формат события;
-
далее следует установить бюджет мероприятия – то есть максимальная сумма, которую готовы потратить «заказчики». Это также один из главных вопросов, ведь от него будут зависеть выбранные инструменты, используемые для достижения определенной в начале пути цели. К примеру, выбор фирмы, которая будет организовывать выездной ресторан, ведущие или приглашенные гости – всем этим людям надо будет оплачивать их услуги.
Что обязательно необходимо включить в бюджет мероприятия
При определении бюджета должны быть учтены следующие данные:
-
количество приглашенных гостей (влияет на составление меню);
-
место проведения события;
-
различного рода оформление и техническое оснащение (музыка, свет);
-
вопросы транспортировки гостей;
-
приглашение фотографов или операторов;
-
участие в празднике артистов и ведущих;
-
наличие призов и подарков гостям;
-
вопрос освещения данного события в средствах массовой информации.
Для того, чтобы точнее определиться с вышеназванными вопросами, можно провести анкетирование приглашенных гостей с целью узнать их ожидания от данного события.
Для этого создаются опросники, на основании ответов на которые будут сделаны выводы о том, что желает видеть публика на грядущем мероприятии.
Ниже расположен типовой образец плана мероприятий, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Программа мероприятия (складывается пополам)
Создайте брошюру программы для мероприятия с помощью этого доступного шаблона, где можно ввести расписание мероприятия и его содержание. Программа печатается на лицевой и обратной сторонах страницы 216 x 279 мм и складывается пополам. В результате получается четырехстраничная брошюра.
Word
Скачать
Поделиться
Шаблоны полезных материалов для организации мероприятий
23.12.2020
В процессе организации большого мероприятия важно учесть множество деталей: скоординировать работу группы людей, проработать до мелочей происходящее на мероприятии в каждый момент времени и в каждом месте. Систематизировать большое количество разнородной информации непросто, а это необходимо для того, чтобы мероприятие прошло гладко.
Мы в Светловке разработали несколько типов документов – координационных таблиц, которые помогают нам ничего не забыть и наладить работу нескольких человек из разных отделов.
Далее вы найдете эти таблицы в формате Excel – их можно скачать и использовать в работе.
План-график мероприятия
Документ «План-график» — это сводная таблица со всеми задачами, которые нужно выполнить при подготовке мероприятия, а также с указанием того, кто несет ответственность за ту или иную задачу. Обычно мы разбиваем такую таблицу на отдельные большие области («Подготовка сценария», «Продвижение», «Полиграфия» и т. д.).
Чаще всего такая таблица создается в сервисе Google Таблицы, а у каждого причастного к проекту есть к ней доступ. Ответственные обозначают статус своей задачи («В работе» / «Готово»).
С помощью этого документа все участники могут отслеживать прогресс проекта, а также узнать, к кому обращаться за информацией по той или иной задаче.
Скачать план-график
Технический план
Такой план требуется нам только для мероприятий, сложных с точки зрения технического сопровождения (звукового, визуального) и требующих синхронизации действия множества людей на самом мероприятии. Например, технический план был важной составляющей такого события, как Фейл-конференция.
В этом плане прописываются отдельные области ответственности (например, «Звук», «Свет», «Экран») и поминутно то, что происходит в каждой из этих областей.
Скачать технический план
Сценарный план
Сценарный план помогает продумать и контролировать содержание мероприятия. В нем прописывается, что, где, в какой момент происходит и кто за это отвечает. Полезно, если мероприятие идет одновременно в нескольких помещениях.
Скачать сценарный план
Концепция
Концепция – инструмент фиксирования самой идеи мероприятия. В нем прописываются ключевые для мероприятия параметры: тема, целевая аудитория, инструменты и прочее. Этот документ помогает зафиксировать важные для проекта моменты.
Скачать концепцию
Чек-лист
Этот документ используется нами для контроля выполнения плана. В нем мы заранее прописываем, что в какой срок должно быть готово, а позже отмечаем готовность или корректируем план. Такой чек-лист может существовать как в целом для проекта, так и для каждого сотрудника – по своим задачам.
Скачать чек-лист
Здесь вы можете увидеть примеры заполнения всех этих документов:
Шаблоны документов для организации мероприятий (пример)