Письмо с приложением в формате excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Радости и беды нашей профессии (957)
Делопроизводство общее и кадровое (2387)
Деловой этикет (263)
Правовая помощь (299)
Машинопись, стенография (44)
Психология (186)
Банк документов (313)
Справочное бюро (547)
Трудоустройство, обучение (1697)
Свободное общение (1076)

c[_]

В ближайшую неделю день рождения празднуют:
Сергей Марьянов, Tanya, Туся, Елизаveta, Анна, ZaZaZy, Майя, Арина, Юлия, Ирина, Катенька, Аллочка, zaza, Аня, Мурся, Sasha, Татьяна, Татьяна, Елена, Нелли, Леона, вероничка, алеся, MValiva, Дарья, Камила, Юлия, ВАлерия, kicya, Ирина, Strawberry, Нина.

Посмотреть все

Практикумы
Тесты

RSS

Приложения к письму

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

olla
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва

#1[26784] 10 декабря 2008, 11:32

Оценок нет

Подскажите пожалуйста, как в итоге оформлять Дело:
1. В отправляемом письме указаны приложения 1,2.. (в формате Excel большущие простыни, которые отправляются вложенным файлом по эл. почте с сопровод. письмом) нужно ли все это «добро» распечатывать (или копировать с оригиналов) и подшивать в Дело?
2. … приложением является, например, материалы к совету директ, инвестиционная программа или ФЭМ, в итоге, в дело подшиваем письмо с оригиналами приложений или отдельная папка по инвестпрограмме или ФЭМу без сопроводительных?
Если письмо отправляется в сканированном виде по эл.почте, обязательно затем отправлять оригинал адресату?

Спасибки

кира-77
[e-mail скрыт]
Россия, Петрозаводск

#2[26785] 10 декабря 2008, 11:48

Olla, все зависит от того, дело какого подразделения вы формируете. Если канцелярии, например, то там обычно к письмам не подшивают приложения и достаточно сопроводительных писем.
Письмо-оригинал обязательно надо досылать адресату. Электронная почта-лишь способ доставки информации. В случае судебных разбирательств (мало ли что), значение будут играть только письма-оригиналы.

Эрудит — человек, который всегда найдет синоним, если не знает как пишется слово.

« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Источник

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Конечно, все зависит от значимости вопросов, для решения которых необходимо вести переписку и обмениваться документами-приложениями.

Например, никто не мешает нам по оперативным вопросам вести переписку исключительно в электронной форме. Но при отправке документов-приложений в электронной форме вызывает вопрос необходимость создания письма в бумажной форме. Ведь сопроводительное письмо к основному пересылаемому документу выполняет функцию его охраны и защищает от подмены документа-приложения, поэтому данные документы пересылаются, регистрируются и хранятся в делах вместе, как полный комплект. Ситуация неправильная – организация сама себе сознательно создает так называемые «гибридные» дела, управлять которыми по сроку действия и сроку хранения сложно.

К тому же электронные копии и электронные оригиналы документов требуют удостоверения электронной подписью того или иного вида. Простой обмен файлами не имеет смысла, т.к. неудостоверенные файлы представляют собой обычные «картинки».

Сформулируем ответ на заданный вопрос в общем виде: и первая, и вторая ситуации похожи. Рекомендуем в обоих случаях в сопроводительном письме в реквизите «адресат» вместо почтового адреса оформить адрес электронной почты получателя. В тексте специально оговорите способ отправки – «в электронной форме» (в каком формате направляется приложение, видно будет из расширения файла: в Примере 2 это скан-копия, а в Примере 3 – вордовский файл). Сопроводительное письмо еще надо зарегистрировать.

Для идентификации приложения необходимо оформить на его 1-м листе в верхнем правом углу отметку о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Если приложение изначально изготавливалось на бумаге, то оно сканируется. В любом случае устанавливается имя и формат файла, его объем, чтобы эти сведения можно было вписать в сопроводительное письмо:

Далее необходимо будет сканировать подписанное на бумаге письмо и дать имя файлу письма. Когда вы будете рассылать электронное сообщение с официального адреса электронной почты организации, в его тексте указывайте только имена и объем пересылаемых файлов:

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

Направляем Положение о корпоративном планировании и бюджетировании на 2019 год и сопроводительное письмо к нему; файлы:

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

Чтобы в работе с документами не возникали подобные вопросы у исполнителей, их необходимо разъяснить в своем ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Кстати, можете обратить внимание на п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Он предписывает определенный состав сведений фиксировать в сопроводительном письме о пересылаемых электронных копиях, если они направляются на физически обособленных носителях. О пересылке по информационно-телекоммуникационной сети там сказано гораздо меньше (см. фрагмент далее).

Выше в Примерах 1–5 мы показали состав сведений при направлении электронной копии по электронной почте. Если при этом письмо и приложение созданы в СЭД, то на копии каждого из этих документов должна быть системно визуализирована отметка об удостоверении копии (Пример 6). Как видите, она делается без привычных нам слов «Верно» или «Копия верна». Если в СЭД существует электронный оригинал, то направляемый по электронной почте файл считается его электронной копией.

. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются. с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Вопрос про приложения в формате Excel. Если несколько таких табличных приложений в электронном виде, то как учитывать их полистное количество при оформлении реквизита «Приложение»?

Ответ

Для ответа на вопрос об оформлении реквизита документа «Отметка о приложении» необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] (п. 5.19);
Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] (п. 4.19).

Допускаем, что в вопросе речь идет о письме, отправленном по информационно-телекоммуникационной сети (в том числе по сети Интернет), в виде сканобраза или документа, подписанного электронной подписью, и прикрепленного к нему файла приложения в формате Excel.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др.).

Возможно два варианта оформления приложений в сопроводительных письмах и других справочно-информационных документах.

1 вариант. Если в тексте сопроводительного письма документ-приложение назван, то в отметке о наличии приложений оформляются лишь его объем и экземплярность:

2 вариант. Если в тексте сопроводительного письма документ-приложение не назван, то в отметке о наличии приложений этот документ должен быть идентифицирован (описан, озаглавлен, указан) по основным реквизитам, а не только по объему и экземплярности:

При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание уделять порядку именования файлов электронных документов. Использование правильных названий для папок и файлов очень важно для доступа к связанным между собой документам на различных устройствах, подключенных к интернету, особенно для загружаемых файлов, таких как PDF-файлы, документы MS Word, электронные таблицы MS Excel и др. Создавая любой документ на своем оборудовании в конкретной системе, мы можем столкнуться с ограничениями по используемым символам внутри нее. Но для сохранения, хранения, отправки и скачивания, файла нужно присваивать ему имя с учетом некоторых правил и ограничений Интернета. Например:

Чтобы у исполнителей в вашей организации не возникали вопросы о том, как оформить разные варианты приложений, закрепите порядок оформления сопроводительных писем и приложений в инструкции по делопроизводству вашей организации.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2018).

Как указать в письме приложение в электронном виде в формате excel

Как в письме указать приложение в электронном виде?

Как правильно указать приложение в письме?

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Как правильно оформлять приложения к документу?

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении». Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация.
…
Отметка о приложении может располагаться:

после текста на сопроводительном документе;
в тексте основного документа;
на самом приложении.

Как оформляется реквизит приложение?

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Как правильно оформить продолжение приложения?

Если текст одного приложения расположен на нескольких страницах, над текстом пишут «Продолжение приложения» и указывают его обозначение. Рисунки, формулы, таблицы, помещаемые в приложении, нумеруют арабскими цифрами в пределах приложения, добавляя перед номером обозначение приложения.

Как правильно оформить приложение в деловом письме?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4:

Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Нужно ли подписывать приложения к договору?

Если к договору есть какие -либо приложения, то они являются неотъемлемой частью договора. Поэтому приложение обязательно прикладывается к договору и подшивается к нему. Каждая страница договора подписывается сторонами. … Если хотите, чтобы эти приложения входили в периметр договора — конечно надо подписывать, т.

Как оформляется реквизит гриф утверждения?

Согласно правилам ГОСТ в реквизите «Гриф утверждения документа» инициалы должностного лица надо указывать перед фамилией. В четвертой строке проставляют дату утверждения. Элементы реквизита можно центрировать относительно самой длинной его строки или по левому полю.

Как правильно приложения или приложение?

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см.

Как правильно оформить приложение?

Каждое приложение в дипломной работе должно иметь заголовок. Обозначаются приложения, как Вы уже поняли, заглавными буквами русского алфавита — А, Б, В и т. д., при этом исключаются буквы Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Можно обозначать приложения и буквами латинского алфавита, исключая буквы I и O.

Как оформляется гриф согласования?

… Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, согласовавшего отчет, его личной подписи, ее расшифровки, даты согласования, печати согласующей организации.

Как писать приложение к приказу?

При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см.

Как правильно оформить приложение к договору?

Приложение оформляется на одном или нескольких листах, которые станут неотъемлемой частью договора. Оформление вступительной части документа необходимо начать с указания названия («Приложение») и на его порядковый номер. Обязательной является ссылка на сам договор, его номер и дату составления.

Как оформить приложения по госту?

Каждое приложение должно начинаться с новой страницы, а вверху по центру пишется «ПРИЛОЖЕНИЕ». Обратите внимание, что в этом слове исключительно заглавные буквы. Правило 3. Приложения обозначаются заглавными русскими буквами, но есть исключения, которые согласно ГОСТу 2.109 нельзя писать: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы.

Как правильно оформить приложение к дипломной работе?

Общие правила оформления приложения к диплому устанавливает все тот же ГОСТ 7.32–2001.
…
Для обозначения приложений можно использовать все буквы русского алфавита, кроме:

непроизносимых «Ъ» и «Ь»;
сходных по начертанию с другими буквами «Й», «Ё», «Ы»;
«О» и «Ч», которые можно спутать с цифрами 0 и 4.

Как правильно оформить приложение в реферате?

Как оформить приложения в реферате.

структура реферата обязательно должна содержать специальный раздел «Приложения»;
этот раздел должен быть оформлен согласно сквозной нумерации;
каждое приложение должно располагаться на отдельном листе в порядке фигурирования их в тексте;
каждому приложению присваивается свой порядковый номер;

Файл в приложении к письму

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

— если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

— если приложений несколько:

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

к договору купли-продажи

от 5 июля 2005 г. № 38/93

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Отметка о приложении в самом приложении

Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Фрагмент текста сообщения по электронной почте

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

Фрагмент текста сообщения по электронной почте

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

Визуализация отметки об удостоверении копии, которая формируется СЭД

Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Не все так просто, как кажется с первого взгляда

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае некорректно и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :

Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Источник

Как пишется сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Сопроводительное письмо к требованию о предоставлении документов в ИФНС — это пояснительный документ, который налогоплательщик готовит и передает налоговикам. Некоторые такие разъяснения составляют исключительно в электронном формате при обмене налоговыми сведениями через телекоммуникационные каналы связи.

Сопроводительные письма: что это и зачем их просит ИФНС

Сопроводительное письмо представляет собой бумагу, в которой перечисляются направленные материалы и пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками, поскольку:

перечень направленных материалов позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг;
работникам канцелярии проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не возникнут вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов;
бумаги быстрее дойдут до адресата.

Существующим законодательством не установлена унифицированная форма сопроводительного письма. Но существуют нормативные акты, на которые необходимо опираться при осуществлении документооборота с ИФНС. Это приказ ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@ и «Методические рекомендации по организации электронного документооборота. », утвержденные приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013.

Еще один пример исключительно электронного вида пояснений — образец сопроводительного письма к аудиторскому заключению в налоговую инспекцию, формат которого утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Как уточняет Минфин в информационном сообщении от 25.12.2019 № ИС-учет-21, аудиторское заключение в онлайн-виде направляется вместе с сопроводительным документом, но если вы сдаете его на бумаге, дополнительно уточнения по утвержденному формату не понадобятся.

Какие документы нуждаются в письменном сопровождении

По общему правилу, письмо прикладывают к тем бумагам для ИФНС, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.

Без письменного сопровождения направляют и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.

Сопровод к уточненной налоговой декларации

Сопроводительное письмо обязательно составляется при подаче уточненной налоговой декларации. В КонсультантПлюс есть подробное руководство, которое поможет оформить и сдать ее. Используйте его бесплатно.

Правила составления

Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. В шапке оно должно содержать следующие реквизиты:

наименование налоговой инспекции и, при необходимости, Ф.И.О. сотрудника, которому направляются документы;
наименование и адрес отправителя;
номер и дату запроса, в ответ на который высылается пояснение;
заголовок.

Предлагаем разработанный с экспертами образец шапки письма в налоговую, соответствующий правилам подготовки деловой документации.

обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции;
текст;
перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
должность отправителя, его фамилию и инициалы, подпись;
Ф.И.О., телефон и электронную почту составителя.

Ниже представлен образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую в ответ на требование, с учетом требований ИФНС.

Общество с ограниченной ответственностью «PPT.ru» в ответ на требование ИФНС России № 27 по г. Москве от 08.06.2023 № 123/20-Т направляет следующие документы:

Акт о приемке выполненных работ № 1 от 30.03.2023 к договору подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)

Копии документов, предоставляемых по требованию от 08.06.2023 № 123/20-Т, на 14 листах.

Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью оно готовится. Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем …», «Направляем в ваш адрес…» и т. п.

Если обращение направляют конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений. Например, ошибка в расчетах.

В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.

В каком виде предоставить сопровождение

Сопровождение составляют в бумажном или электронном виде. В электронном формате послания обычно направляют вместе с остальной документацией по ТКС. В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС.

Сопроводительное письмо к документам. Бланк и образец 2022-2022 года

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

[expert_bq id=»1570″]Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества а или ч , реализованное функцией ПРАВСИМВ RIGHT. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

MS Word: создание серийных писем или рассылки — NIT for You

перечень направленных материалов позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг;
работникам канцелярии проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не возникнут вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов;
бумаги быстрее дойдут до адресата.

здравствуйте, с некоторых пор (может обновления системы или самого офиса — у меня лицензия) перестали подставляться данные в файлы *.xls (происходит зависаний excel и ничего не формируется), ранее проблем не возникало. *.doc обрабатываются без проблем
Надстройка FillDocuments обновлена до версии 3.3.6

Источник

Отправка пакета документов по электронной почте (в формате PDF/XLS/HTML/MXL/ODS)

Обработка «Отправка пакета документов по электронной почте»

В настоящее время компании все чаще обмениваются друг с другом документами в формате PDF (а также XLS, HTML, MXL, ODS) по электронной почте.

Нередки ситуации, когда необходимо сформировать и отправить контрагенту несколько печатных форм: Счет на оплату, ТОРГ-12, Счет-фактура, ТТН, Акт по услугам и другие. Для этого необходимо сформировать каждую печатную форму, сохранить ее в нужном формате, собрать все файлы в одно письмо и не запутаться при этом во всех этих данных.

С помощью этой обработки действия пользователя (а, значит, и возможности для ошибки) сведены к минимуму!

Разработана для следующих конфигураций:

1. Конфигурация 1С:Управление производственным предприятием (УПП), редакция 1.3, в режиме обычного приложения (тестировалось на версиях 1.3.61.1, 1.3.66.3).

2. Конфигурация 1С:Комплексная автоматизация, редакция 1.1 (КА 1.1),в режиме обычного приложения (тестировалось на версии 1.1.51.2).

3. Конфигурация 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, тонкий клиент, управляемые формы (тестировалось на версиях 3.0.9.4, 3.0.36.11, 3.0.40.26, 3.0.41.49).

4. Конфигурация 1С:Управление торговлей 11.1, тонкий клиент, управляемые формы (тестировалось на версии 11.1.10.153).

Для всех указанных конфигураций поддерживаются вложения в следующих форматах:

Иметь настроенный аккаунт электронной почты в вашей программе 1С с возможностью отправки писем.
Открыть обработку. В списке будет отображен список документов. Можно использовать типовые функции по отбору для журнала документов. Доступна отправка пакета печатных форм для следующих типов документов:
- Для конфигураций 1С:УПП 1.3, КА 1.1:

Счет-фактура (Если сформирован документ Счет-фактура)

Акт по услугам (Если на закладке «Услуги» в Реализации есть строки)

Счет-фактура (Если сформирован документ Счет-фактура)

Набор печатных форм можно изменить, устанавливая или снимая галочки в нижней части формы.

Для версий 3.0.9, 3.0.36 доступны следующие печатные формы:

Счет-фактура (Если сформирован документ Счет-фактура)

Для версий 3.0.40, 3.0.41 и выше доступны все печатные формы, которые определены в конфигурации, включая подключенные внешние печатные формы :

Счет-фактура (Если сформирован документ Счет-фактура)

Универсальный передаточный документ (УПД)

Подключенные к документу внешние печатные формы (например, можно подключить внешнюю печатную форму «Счет на оплату покупателя»)

Кроме того, по многочисленным просьбам пользователей, добавлена версия обработки для конфигурации БП 3.0, в которую встроена отправка печатных форм «Счет на оплату покупателю».

Доступны печатные формы, которые определены в конфигурации, включая подключенные внешние печатные формы :

Счет-фактура (Если сформирован документ Счет-фактура)

Универсальный передаточный документ (УПД)

Подключенные к документу внешние печатные формы

Выбрать в списке один или несколько документов, по которым необходимо сформировать электронные письма. Если будет выбрано несколько документов одного контрагента, то вложения будут сгруппированы в одно письмо.
Нажать кнопку «Отправить»

После этого в программе будут сформированы «Электронные письма» с нужными вложениями. Текст письма или список вложений можно скорректировать вручную, если в этом будет необходимость.

По кнопке «Отправить» в «Электронном письме» письмо будет отправлено контрагенту.

Обработка не требует изменения конфигурации. Используются типовые печатные формы, , включая подключенные внешние печатные формы .

Вы можете получить последнюю версию обработки для вашей конфигурации, обратившись с запросом к разработчику.

При необходимости обработка может быть доработана по требованиям заказчика по следующим направлениям:

Расширение списка печатных форм
Расширение набора документов, для которых формируются печатные формы (например, не только для Реализаций, а и для Возвратов или Актов оказания услуг)
Добавление типовых печатных форм с данными Вашей организации (печать, подписи). Таким образом, покупателю будут отправлены не просто заполненные бланки документов, а аналоги реальных документов с печатями и подписями.
Формирование текста письма по Вашему шаблону
Другие доработки

Код обработка полностью открыт, возможна доработка силами покупателя.

Для БП 3 и УТ 11 используются типовые печатные формы из конфигурации. Обновление самой обработки для этого не требуется.

Обработка запускается напрямую через «Файл — Открыть», либо регистрируется через сервис «Дополнительные внешние обработки»

Причины купить

Если у вас достаточно объемный документооборот и вы хотите съекономить время на формировании и рассылке документов, то эта обработка позволит вам существенно сэкономить время на подготовке писем контрагентам.

Оформление приложений по ГОСТу в 2019 г (образец)

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения просто щелкните значок HTML, Plain Text или Богатый текст в Формат группы на Формат текста меню.

Мнение эксперта

Знайка, самый умный эксперт в Цветочном городе

Если у вас есть вопросы, задавайте их мне!

Задать вопрос эксперту

Теперь вы увидите, что каждое электронное письмо в указанной почтовой папке экспортируется как отдельная книга или файл CSV массово. Если же вы хотите что-то уточнить, я с радостью помогу!

Приложение — это любой дополнительный материал, представленный в виде таблиц, изображений, карт, документов (анкеты, опросники, методики), чертежей и расчетов, который не стоит добавлять в общий текст курсовой, диплома, реферата. “Не стоит” – значит, что материал огромный или не требует внимания, например, статистические данные для расчета, которые кое-как уместились в А4.

Отправка пакета документов по электронной почте (в формате PDF/XLS/HTML/MXL/ODS)

Иметь настроенный аккаунт электронной почты в вашей программе 1С с возможностью отправки писем.
Открыть обработку. В списке будет отображен список документов. Можно использовать типовые функции по отбору для журнала документов. Доступна отправка пакета печатных форм для следующих типов документов:
- Для конфигураций 1С:УПП 1.3, КА 1.1:

4. В новом диалоговом окне «Экспорт в файл» щелкните, чтобы выделить почтовую папку, из которой вы будете экспортировать электронные письма, и щелкните значок Далее кнопку.

Источник

Содержание

Приложение таблица в формате excel как написать в письме
Загадки в оформлении приложений
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение таблица в формате excel как написать в письме

Загадки в оформлении приложений

Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Существующие пробелы желательно восполнить в ваших внутренних «инструктивных материалах».

Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер.

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение №2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 №319

Приложение №2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 №251

Рисунок 1
Схема расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 углового бланка документа из ГОСТа Р 6.30-2003

На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?

В пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 сказано, что отметку о наличии приложения оформляют в письме. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.). См. Пример 1.

Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа. См. Пример 2.

Пример 1
Письмо с отметкой о наличии одного приложения (выделена оранжевой заливкой)

Пример 2
Приказ с упоминанием наличия приложений в тексте (выделено оранжевой заливкой)

Где располагают отметку о наличии приложения?

Если точно следовать схеме расположения реквизитов (Рисунок 1), то отметку о наличии приложения и подпись мы должны были бы размещать не выше 8 см от нижней границы листа. Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1. Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение – места не хватит.

Теперь следующий вопрос. В п. 3.21 обсуждаемого ГОСТа в нескольких примерах показано, что отметка о наличии приложения располагается с абзацным отступом, а на схеме из Рисунка 1 видно, что реквизиты 21, 22 и 25 размещаются без оного. Причем в п. 3.22 приведено несколько примеров оформления подписи, и там она везде размещается сразу от границы левого поля документа без абзацного отступа. Так вот, на практике так же поступают и с реквизитом 21 «Отметка о наличии приложения» – см. Пример 1.

Зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в реквизите 21?

Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.

Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте?

Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа (см. оранжевую заливку в Примерах 2, 3, 4, 5 и 6). Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно.

Пример 3
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО «Арго» (прилагается).

Пример 4
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО «Арго» (приложение 1).

Пример 5
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО «Арго» (Приложение 1).

Пример 6
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Руководителям структурных подразделений оформить должностные инструкции сотрудников в соответствии с Приложением 1.

От такого многообразия, встречающегося на практике, голова идет кругом. И возникает вопрос: как правильно писать в тексте документа слово «приложение», взятое в скобки (а иногда и без таковых)?

Нормативные документы не дают однозначного ответа на этот вопрос.

Например, в ссылке к п. 2.2.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) слово «приложение» напечатано со строчной буквы.

Также в качестве примера можно рассмотреть ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», в котором слово «Приложение» печатается уже с заглавной буквы. И, что интересно, приложения здесь предлагается не нумеровать, а использовать буквенное обозначение.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Сноска к п. 2.2.1.

* В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (приложение 2-3).

ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 117-ст)

4.3.4. Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

4.3.6. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним.

4.3.7. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

4.3.9. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.

В отсутствие четкой регламентации можно придерживаться любого выбранного вами варианта оформления. Единственное, что хочется отметить: в организационно-распорядительных документах все-таки принято нумеровать приложения, если их более одного к основному документу.

Как на самом приложении отобразить данные основного документа?

Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу. И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?

Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа). См. Примеры 7 и 8.
В остальных случаях пишут слово «Приложение» и его номер (Пример 9).

Еще поступают так: на приложениях не размещают гриф утверждения (оформляют «шапку», как в Примере 9), но сшивают их с основным документом и заверяют весь сшив на обороте и подписью руководителя, и печатью с указанием количества прошитых листов (см. Примеры 10 и 11).

Когда мы упоминаем данные документа (приказа в грифе утверждения или основного документа в его приложении), нужно помнить следующее:

для распорядительных документов обычно достаточно указания вида документа, наименования организации-автора и его даты с номером (как в Примере 8); но иногда данный вид документа может издаваться разными лицами внутри одной крупной организации, тогда следует уточнять автора этого документа (например, «приказ Председателя Правления ЗАО «КБ-Рубль» от 04.02.2013 № 125-12»);
сначала пишут дату и потом номер документа (а не наоборот).

Пример 7
Гриф утверждения документа руководителем

Пример 8
Гриф утверждения документа другим – распорядительным документом

Пример 9
Указание номера приложения и данных основного документа на 1 листе приложения

Пример 10
Заверение сшива основного документа с его приложениями одним лицом

Пример 11
Заверение сшива несколькими лицами

Если документ с приложениями подписывается одним лицом, то его подписью и печатью заверяют сшив (см. Пример 10). Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.

Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения?

На практике этот знак то используют при указании номера приложения в тексте основного документа и на самом приложении, то обходятся без него, ставя цифру сразу после слова «приложение» (как в наших Примерах 4, 5 и 6).

ГОСТ Р 6.30-2003 однозначно показывает, что данный знак нужен при оформлении номера приложения на нем самом (см. цитату пункта 3.21 этого документа в начале статьи и наш Пример 9). При этом в п. 3.16 Методических рекомендаций по внедрению данного ГОСТа тоже рекомендуется в правом верхнем углу документа печатать «Приложение №», но в приведенном здесь же примере знак «№» почему-то отсутствует. Из чего можно сделать вывод, что он скорее нужен.

А вот вставлять ли этот знак при упоминании номера приложения в тексте основного документа – неизвестно. Потому на практике поступают по-разному.

Мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. Кроме того, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов.

Чтобы избежать путаницы и упростить жизнь себе и сотрудникам своего предприятия, вы можете все эти аспекты оговорить в своих локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, кроме того, можно разработать электронные шаблоны документов в текстовом редакторе либо заложить их в СЭД).

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

ПРИЛОЖЕНИЕ

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут » Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение » ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251

Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

Источник