Письмо ответ в word

Загрузка документа
«Письмо-ответ»

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Письмо-претензия
• Письмо-рекламация
• Письмо-требование
• Письмо-ходатайство
• Деловое письмо
• Гарантийное письмо на погашение ссуды
• Благодарственное письмо воспитателю
• Благодарственное письмо врачу
• Благодарственное письмо за сотрудничество
• Благодарственное письмо организации
• Благодарственное письмо родителям
• Благодарственное письмо сотруднику
• Благодарственное письмо ученику
• Благодарственное письмо учителю
• Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Письмо-ответ – это деловая бумага, направляемая контрагенту в качестве ответной реакции на полученный запрос. Речь всегда идёт о предоставлении какой-либо информации. В материале мы подробно разберём порядок составления документа, способы его отправки.

Файлы для скачивания:

Ответ на запрос

Как уже было упомянуто выше, письмо-ответ всегда направляется заинтересованной в получении каких-то сведений стороне. Следовательно, ждать ответа уже не придётся. Настоящая официальная бумага, как правило, является завершением диалога по конкретному делу.

Сам запрос может касаться практически любых сведений, которые необходимы контрагенту. Это может быть прайс-лист услуг, товаров, уточнение правил проведения акций, предоставления скидок, уточнение реквизитов. Отметим, что отвечать на деловой запрос в отдельных случаях необязательно. Если предприятие не заинтересовано в сотрудничестве с данным контрагентом, можно оставить письмо без ответа, однако такое поведение будет дурным тоном, нарушением правил деловой этики.

Правила деловой этики

Под деловой этикой понимают совокупность предписаний, которые необходимо соблюдать субъектам рынка при взаимодействии друг с другом. Настоящие привила придают взаимоотношениям деловую форму, позволяют контрагентам обращаться друг с другом с уважением. Речь идёт о соблюдении следующих нюансов:

• выдерживание делового стиля языка, нейтрального тона;
• отказ от использования жаргонизмов, ругательств, фамильярности и нецензурной брани;
• указание реквизитов получателя и отправителя;
• отметка о том, что письмо направляется с уважением ко второй стороне.

Взаимное уважение – это залог длительных, взаимовыгодных отношений.

Кто составляет письмо

По общему правилу вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его заместителем или главным бухгалтером. Всё зависит от темы письма и внутреннего распределения обязанностей на предприятии. Как бы то ни было, непосредственно написанием текста занимается, как правило, не начальство. Эта обязанность достаётся подчинённым: секретарю, документоведу. Работник должен обладать грамотной речью, иметь общее представление о работе с официальными бумагами и деловой этике. От качества ответа во многом будет зависеть решение контрагента о начале или продолжении сотрудничества.

Директор получает на подпись уже финальный, готовый к отправке вариант письма. Рекомендуем уделить 5 минут времени на проверку документа, ведь подчинённый мог допустить при его составлении какие-то ошибки. Пожалуй, самым грубым упущением будет не указание способа получения ответа, средств обратной связи. Если содержание официальной бумаги полностью устраивает руководителя, можно оставлять на нём автограф.

Отправка

Всего существует четыре стандартных способа ведения деловой переписки с контрагентом. К ним относят:

• посредством факса;
• почтовое отправление (бумажный вариант);
• через электронную почту;
• лично в руки представителю второй организации.

В силу того, что настоящее письмо является ответом на полученный ранее запрос, будет логично отправить его тем же способом, что и был получен первоначальный документ. Однако такое правило верно лишь в тех случаях, когда непосредственно в тексте запроса не был указан желаемый способ получения ответа.

Как написать документ

Практика использует два способа написания текста писем: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Решение принимается составителем с учётом мнения руководства компании. Как бы то ни было, даже печатному варианту придётся придать физическую форму. Это связано с тем, что автограф директора должен быть «живым», то есть написанным собственноручно. Так получатель будет знать, что получил официальную бумагу не от мошенников, а само письмо не является спам-рассылкой.

Инструкция по составлению письма-ответа

В первую очередь необходимо обратить внимание на реквизиты. Прописываем сведения об организации—отправителе: ИНН, ОГРН, юридический адрес. Далее отмечаем, кто является получателем и отправителем. В дательном падеже указываем ФИО и должность руководителя компании-получателя, наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Здесь же оставляем те же сведения, но уже об отправителе, в родительном падеже.

Ниже по документу посередине листа пишем слово «письмо». В силу того, что вся корреспонденция подлежит регистрации, необходимо присвоить официальной бумаге уникальный номер для документооборота, обозначить дату её составления.

На следующем этапе заполнения предстоит разобраться с основным блоком документа. Отмечаем, что компанией был получен запрос с конкретной просьбой, ссылаемся на письмо-запрос (дата, номер). Затем предоставляем контрагенту запрашиваемую им информацию в том виде, в каком он попросил её предоставить.

Если составитель заранее понимает, что полученный запрос не удовлетворит адресата, имеет смысл указать альтернативные пути решения вопроса. Сделать это можно не в каждом случае, однако если имеется такая возможность, не нужно ей пренебрегать. Как правило, речь идёт об обсуждении условий заключения договора (цена, сроки, количество и качество товара).

Примерный образец

На этом этапе письмо-ответ можно считать полностью составленным. Остаётся лишь заверить его автографом директора с расшифровкой (фамилия и инициалы), отправить адресату. Если контрагент указал какой-то конкретный способ получения, по возможности удовлетворяем его просьбу.

Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом.

Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты.

В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна. Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий. Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью.

Направление письма-ответа на претензию почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции.

Прежде всего к такими преимуществами являются:

— Участие третьего лица (сотрудников почты), в последствии позволит их привлечь в судебный процесс (при необходимости) в качестве свидетелей.

— Возможность составить опись вложения в письмо. Опись вложения позволит доказать какая именно корреспонденция направлялась в письме-ответе.

— При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату.

— Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.

В настоящее время, множество коммерческих структур оказывают услуги по доставки корреспонденции. Выбирая среди них, необходимо помнить, что не все они позволяют делать опись вложения, а также заверяют ее своей печатью. Многие из них не выдают оригиналов документов, а лишь их копии. В данной ситуации, оптимальным вариантом является обычная наша почта (ФГУП «Почта России»), не смотря на все ее минусы, только ее документы признаются судебными органами как доказательства направления документации своим контрагентам. Ценное письмо с описью вложения и простым уведомлением о вручении — оптимальный способ доставки корреспонденции в современной России.

Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу. Желаем Вам удачи!

Письмо-ответ бланк:

Генеральному директору
ООО «Монолиттрест № 689»
О.В. Бражному

Уважаемый …!

В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее.

Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее – «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам. Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты.

23 декабря 2013 года в наш адрес поступило уведомление об одностороннем расторжении Договора № 033105/МСХ-13 от 10.12.2013 года. Во исполнение данного уведомления, а также Вашего запроса, 25 ноября 2013 года, в Ваш адрес были направлены все подтверждающие документы о выполненной работе и использованных материалах (копию сопроводительного письма и описи вложения прилагаем).

15 января 2014 года в наш адрес поступила претензия № 0582/МСРХ-14 от 09.01.2014 с требованием возврата перечисленного нам в рамках Договора аванса и выплаты неустоек. Обращаем Ваше внимание на то, что стоимость фактически выполненных нами работ и использованных материалов превышает сумму перечисленного аванса.
На основании изложенного, предлагаем учесть направляемые документы и принять фактически выполненные работы в полном объеме. В случае возникновения каких-либо вопросов, предлагаем связаться с … при необходимости, готовы принять участие в совместном совещании, посвященному урегулированию возникшего спора в досудебном порядке.

Приложение (все документы в копиях):

Генеральный директор

ООО «Стройтрест № 546»                                                                                   А.Л. Градочкин

04 февраля 2014 года.