|
автоматизация почты, конверты |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
Microsoft Office позволяет печатать конверты по отдельности или как массовое слияние. Это невероятно ценно для компаний, которым необходимо добавить брендинг и другие пользовательские элементы в обширный список рассылки.
Вот как вы можете печатать на конверте в Microsoft Excel. Помните, что вам нужны Microsoft Word и Excel, чтобы сделать эту работу. Этот метод должен работать независимо от того, используете ли вы пакет Microsoft на ПК с Windows или Mac.
Шаг 1: Создайте свой список рассылки
Первый шаг — создать список получателей, которым вы будете отправлять почту. Вы можете пропустить этот шаг, если вам нужно напечатать только один или два конверта. Однако этот шаг важен для тех, кто работает с большими списками рассылки.
Чтобы создать свой список рассылки:
- Откройте Microsoft Excel.
- Создайте новую электронную таблицу со следующими столбцами: Имя, Фамилия, Адрес, Штат, Страна, Почтовый индекс. Импортируйте свои контакты в электронную таблицу, добавив эту информацию в соответствующие столбцы. Этот документ станет вашим главным списком рассылки.
- Проверка ваших адресов на этом этапе важна, чтобы не тратить время и деньги на печать старых или неверных данных.
Шаг 2: Создайте свой конверт
Далее вам нужно подготовить шаблон конверта в Microsoft Word. Это документ, который вы настроите для заполнения адресами получателей при автоматической печати.
Для этого:
- Откройте пустой документ в Microsoft Word.
- Выберите вкладку «Рассылки».
- Щелкните Конверты.
- Теперь укажите, какого размера должны быть ваши конверты. Для этого выберите значок предварительного просмотра.
- На вкладке «Параметры конверта» выберите раскрывающееся меню «Размер конверта».
- Выберите нужный размер конвертов. Word содержит наиболее распространенные размеры конвертов, но вы можете указать свой собственный размер, щелкнув Пользовательский размер.
- Затем выберите «Шрифт…» рядом с полем «Адрес доставки» или «Адрес возврата», чтобы установить нужный шрифт для обоих параметров.
- Выберите ОК.
- Последний шаг — добавить брендинг и пользовательские элементы, если хотите. Для этого нажмите Добавить в документ. Это откроет конверт как обычный документ Word, поэтому отредактируйте его, как обычно.
Примечание. Вы можете использовать образец адреса в текстовом поле адреса доставки, чтобы увидеть, как будет выглядеть ваш конверт при печати. Для предварительного просмотра конверта щелкните Предварительный просмотр результатов на ленте.
Шаг 3: Установите подачу принтера
Следующий шаг — сообщить Microsoft Word, как работает подача вашего принтера. Это гарантирует, что ваши конверты будут напечатаны правильно, со всеми элементами в правильной организации.
Чтобы установить подачу принтера:
- Щелкните Рассылки > Конверты.
- Выберите Параметры.
- Перейдите на вкладку «Параметры печати».
- В окне «Метод подачи » выберите ориентацию конверта, который будет подаваться в принтер. Мы рекомендуем выбрать метод, при котором конверт граничит с краем лотка подачи, поскольку это облегчит размещение конверта в принтере. Обратите внимание, что адреса доставки и возврата будут смещены, если ваш конверт расположен неправильно.
- Выберите Лицевой стороной вверх или Лицевой стороной вниз, чтобы указать, какой стороной вверх вы будете загружать конверт.
- Щелкните Вращение по часовой стрелке, чтобы повернуть дизайн конверта по своему усмотрению.
- Если в вашем принтере несколько лотков подачи, щелкните раскрывающееся меню в разделе «Подача из», чтобы выбрать правильный лоток.
Шаг 4: Запустите слияние и свяжите свой список рассылки
Пришло время начать слияние почты. Это позволит Microsoft Word автоматически добавлять имена и адреса из вашего источника данных списка адресов.
Для этого:
- В Word щелкните Рассылки > Начать слияние > Конверты.
- Перейдите на вкладку «Параметры конверта». Дважды проверьте настройки в диалоговом окне «Параметры конверта» и добавьте обратный адрес. Когда все будет готово, нажмите OK.
- Щелкните Файл > Сохранить, чтобы сохранить шаблон конверта.
- Щелкните Рассылки > Выбрать получателей > Использовать существующий список. Если вы печатаете только на один конверт, выберите «Ввести новый список». Аналогичным образом, если ваши контакты уже сохранены в Microsoft Outlook в виде списка рассылки, вы можете выбрать «Выбрать из контактов Outlook».
- Выберите электронную таблицу Microsoft Excel и подтвердите выбор.
- Если необходимо отредактировать какие-либо адреса, вы можете выбрать «Редактировать список получателей», чтобы изменить их.
- Щелкните Блок адреса на ленте. Это окно покажет вам, как будет выглядеть ваш адресный блок со вставленными данными. В левой части находится список вариантов того, как будут напечатаны имя и адрес.
- Выберите вариант, а затем выберите ОК.
Шаг 5: Распечатайте конверты
Если все выглядит правильно, пришло время завершить слияние и распечатать адреса на ваших конвертах. Для этого:
- Выберите «Готово и объединить», затем «Печать документов»…
- Наконец, убедитесь, что установлен флажок «Все», и выберите «ОК».
- Убедитесь, что настройки принтера верны и ваши конверты правильно выровнены, затем снова нажмите OK. Теперь ваш принтер должен начать печатать ваши конверты.
Примечание. Word также позволяет создавать и печатать этикетки, если вы предпочитаете использовать почтовые этикетки вместо печати непосредственно на конвертах. Вы можете добавить сведения в диалоговом окне меток адресов, щелкнув Рассылка > Ярлыки. Вы также можете использовать слияние почты для создания нескольких ярлыков.
Не забывайте штампы
К сожалению, вы не можете печатать конверты, используя только Excel. Тем не менее, благодаря сочетанию MS Word и Excel процесс печати конвертов невероятно прост. С помощью этого руководства у вас должна быть готова к отправке следующая партия почты в кратчайшие сроки. Не забудьте оплатить почтовые расходы!
Спасибо за корректировки, действительно пробел мешал склонению.
Касательно адреса мои рассуждения были такие:
Есть 2 примера:
132150, г. Москва, а/я12.
125130, город Москва, проезд Мостовой, дом 2, корпус 4, помещение V, комната 123
Мы левую часть, то есть 6 знаков индекса отправляем в соответствующие поля на конверте, а все что после индекса — в поле адрес с сохранением последовательности символов и знаков.
Дело в том, что по предыдущему примеру 368810,, г. Москва, ул. Академика Лазарева, д.14, корпус 6, владение 2 теряется «владение 2», что на практике может оказаться критично. Думаю если бы шло простое копирование строки до последнего символа после индекса в поле адреса, данные ошибки были бы исключены.
Спасибо за корректировки, действительно пробел мешал склонению.
Касательно адреса мои рассуждения были такие:
Есть 2 примера:
132150, г. Москва, а/я12.
125130, город Москва, проезд Мостовой, дом 2, корпус 4, помещение V, комната 123
Мы левую часть, то есть 6 знаков индекса отправляем в соответствующие поля на конверте, а все что после индекса — в поле адрес с сохранением последовательности символов и знаков.
Дело в том, что по предыдущему примеру 368810,, г. Москва, ул. Академика Лазарева, д.14, корпус 6, владение 2 теряется «владение 2», что на практике может оказаться критично. Думаю если бы шло простое копирование строки до последнего символа после индекса в поле адреса, данные ошибки были бы исключены.
7420504
Сообщение Спасибо за корректировки, действительно пробел мешал склонению.
Касательно адреса мои рассуждения были такие:
Есть 2 примера:
132150, г. Москва, а/я12.
125130, город Москва, проезд Мостовой, дом 2, корпус 4, помещение V, комната 123
Мы левую часть, то есть 6 знаков индекса отправляем в соответствующие поля на конверте, а все что после индекса — в поле адрес с сохранением последовательности символов и знаков.
Дело в том, что по предыдущему примеру 368810,, г. Москва, ул. Академика Лазарева, д.14, корпус 6, владение 2 теряется «владение 2», что на практике может оказаться критично. Думаю если бы шло простое копирование строки до последнего символа после индекса в поле адреса, данные ошибки были бы исключены.
Автор — 7420504
Дата добавления — 05.06.2018 в 17:33
Источник
Печать конвертов используя Excel и Word
Сегодня, автор Эрик Паттерсон (Eric Patterson), Program Manager команды Excel, описывает, как использовать таблицы Excel в качестве источника для слияния. Это инструмент позволяющий повысить производительность при отправки поздравительных открыток! 🙂 Эрик писал это до праздников, но, к сожалению, я был вне офиса, и получил этот пост только сейчас. Все равно это будет полезно.
В это время года я занимаюсь подготовкой к отправке поздравительных открыток своим друзьям и семье. Мне приходится делать это в большом количестве. Я храню большинство моих адресов в Excel в виде таблицы — Имя, Фамилия, Адрес, Город, Штат и Почтовый индекс. Книги выглядит так:
Возможно вы, как и я, не держите свой список адресов в актуальном состоянии, и не часто печатаете конверты. У меня есть ряд адресов, которые я помню, но существуют другие, которые мне нужно перепроверить, прежде чем печатать их. Учитывая сколько всего мне нужно будет сделать при подготовке к праздникам я хочу начать это делать уже сейчас.
- Выберите ячейку в пределах диапазона, содержащего адреса, например ячейку B2.
- На закладке Insert кликните кнопку Table
- Появится диалог с просьбой указать диапазон ячеек, содержащие адреса, и заголовок вашей таблицы. Убедитесь, что все правильно, и нажмите кнопку ОК.
- К диапазону ячеек теперь будет применен стиль таблицы и появится выпадающее меню в верхней части каждой колонки, которые предоставляют возможность сортировки и фильтрации.
Присвоение имени таблице
Excel позволяет определять имена, которые применяются к диапазону ячеек в таблице. Это имя будет автоматически обновляться, когда таблица будет изменятся. Например когда будут добавляться или удаляться данные. В данном случае это полезно, потому что я хочу добавить и удалить адреса в процессе печати конвертов.
- Чтобы определить имя, нажмите кнопку «Define Name» на закладке Formula.
- В диалоговом окне New Name введите имя Addresses и диапазон ячеек ваших адресов (B$2:$G$15 в данном случае)
- Нажмите на OK, чтобы создать имя
Сверка адресов
После того как моя Таблица создана, и ей присвоено имя, я начинаю перебирать адреса, чтобы подтвердить, какие из них являются правильными. Для этого я добавляю новую колонку в таблицу этого года. Просто наберите 2008 в ячейке H2. Таблица и имя, которое мы определили будет расширяться автоматически. Если у вас есть новые колонки, то можете что-то вписать в колонке чтобы указать, является ли адрес правильный. Я использовал «Y» в моем списке.
Сортировка списка
Далее я хочу разделить таблицу на 2 части, одна для подтвержденных адресов и одна для тех, которые нуждаются в обновлении.
- Щелкните на выпадающем списке в колонке 2008
- Нажмите «Sort A to Z» и нажмите кнопку «ОК»
Отсортированная таблица выглядит следующим образом:
Разделение таблиц
Описанные выше действия создали книгу, которая содержит таблицу. Таблица называется (Addresses). Это имя присвоенное диапазону ячеек. Осталось показать, как осуществить слияние (merge) в Word для создания конвертов.
- Запустите Microsoft Word
- На закладке Mailings выберите Start Mail Merge / Envelopes
- Выберите соответствующий размер конверта и нажмите кнопку ОК
- Выберите Use Existing List из выпадающего списка Select Recipients
- Выберите свой файла адресов в диалоговом окне Select Data Source и нажмите кнопку Open
- Выберите Defined Name, «Addresses» в диалоговом окне Select Table и нажмите кнопку ОК
Документ Word теперь подключен к таблице в Excel.
Добавление адресных блоков и предварительный просмотр
Далее вы можете добавить адресный блок на ваш конверт и просмотреть результат.
- На вкладке Mailings нажмите Address Block , чтобы добавить блок адресов
- Расположите блок адресов, где хотите на конверте, добавив возврат каретки, выравнивание по центру и т.д.
- Для предварительного просмотра того, как все будет выглядеть, нажмите » Preview Results «.
- Вы также можете использовать другие команды в окне предварительного просмотра Preview Results для поиска получателей или перемещаться по адресам.
- Если все выглядит хорошо, вы можете нажать на выпадающий список Finish & Merge для печати конвертов.
- В диалоговом окне Merge to Printer я советую начинать с текущей записи (выбрать Current record), чтобы убедиться, что ваш конверт спозиционирован правильно.
Подсказка: обрежьте обычный лист бумаги под размер конверта и введите маркировку для отображения местоположения, а затем используйте его в течение нескольких тестовых прогонах.
Когда вы добьетесь правильной печати, вы можете сказать распечатать наборы из 10 конвертов, учитывая время печати принтера, с помощью ввода From __ To: __ в диалоге Merge to Printer.
Как закончить работу с конвертами?
Что касается проверки большего количества ваших адресов, или если вы хотите отправить открытку кому-то, кого не было в вашем первоначальном списке, выполните следующие действия:
Сначала вам необходимо очистить адреса, которые вы уже напечатали. Для начала я скопировал всю таблицу на другой лист под названием «Printed» (распечатанные), затем очистил содержимое ячеек в оригинальной таблице, оставив заголовки.
Далее я копирую адреса с листа «NeedAddresses» и вставляю их прямо под заголовками на лист «ReadyToPrint», таблица с определенным именем Addresses будет расширина.
Более подробная информация о создании почтовых наклеек в Excel и Word.
Posted by Joseph Chirilov 
Источник
Adblock
detector
|
Здравствуйте. Есть список агентств. Он очень большой (порядка 200 организаций). Необходимо каждому агентству напечатать конверт. Т.е. в определённые ячейки подставить наименование организации, адрес и индекс. Хотелось бы как-то это автоматизировать, чтобы на печать можно было послать сразу хотя бы 10 конвертов, а не переписывать каждый раз в формулах номера строк. Спасибо. |
|
|
Юрий М  Модератор Сообщений: 60586 Контакты см. в профиле |
Советую использовать связку Word-Excel. В Word: Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния. |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60586 Контакты см. в профиле |
Если хотите обойтись только Excel, то выпадающий список и функция ВПР(). Есть в разделе «Приёмы». |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60586 Контакты см. в профиле |
|
|
Спасибо! Очень помог Word. То, что надо! |
|
|
Люся Гость |
#6 21.07.2009 12:44:22 По приемам, примерам этого замечательного форума, я изготовила для канцелярии довольно законченное рабочее место для печати конвертов и реестров писем и бандеролей. Посмотрите, может быть, и Вам сгодится. Прикрепленные файлы
|
Сегодня, автор Эрик Паттерсон (Eric Patterson), Program Manager команды Excel, описывает, как использовать таблицы Excel в качестве источника для слияния. Это инструмент позволяющий повысить производительность при отправки поздравительных открыток! 
Эрик писал это до праздников, но, к сожалению, я был вне офиса, и получил этот пост только сейчас. Все равно это будет полезно.
В это время года я занимаюсь подготовкой к отправке поздравительных открыток своим друзьям и семье. Мне приходится делать это в большом количестве. Я храню большинство моих адресов в Excel в виде таблицы — Имя, Фамилия, Адрес, Город, Штат и Почтовый индекс. Книги выглядит так:
Возможно вы, как и я, не держите свой список адресов в актуальном состоянии, и не часто печатаете конверты. У меня есть ряд адресов, которые я помню, но существуют другие, которые мне нужно перепроверить, прежде чем печатать их. Учитывая сколько всего мне нужно будет сделать при подготовке к праздникам я хочу начать это делать уже сейчас.
Создание таблицы
- Выберите ячейку в пределах диапазона, содержащего адреса, например ячейку B2.
- На закладке Insert кликните кнопку Table
- Появится диалог с просьбой указать диапазон ячеек, содержащие адреса, и заголовок вашей таблицы. Убедитесь, что все правильно, и нажмите кнопку ОК.
- К диапазону ячеек теперь будет применен стиль таблицы и появится выпадающее меню в верхней части каждой колонки, которые предоставляют возможность сортировки и фильтрации.
Присвоение имени таблице
Excel позволяет определять имена, которые применяются к диапазону ячеек в таблице. Это имя будет автоматически обновляться, когда таблица будет изменятся. Например когда будут добавляться или удаляться данные. В данном случае это полезно, потому что я хочу добавить и удалить адреса в процессе печати конвертов.
- Чтобы определить имя, нажмите кнопку «Define Name» на закладке Formula.
- В диалоговом окне New Name введите имя Addresses и диапазон ячеек ваших адресов (B$2:$G$15 в данном случае)
- Нажмите на OK, чтобы создать имя
Сверка адресов
После того как моя Таблица создана, и ей присвоено имя, я начинаю перебирать адреса, чтобы подтвердить, какие из них являются правильными. Для этого я добавляю новую колонку в таблицу этого года. Просто наберите 2008 в ячейке H2. Таблица и имя, которое мы определили будет расширяться автоматически. Если у вас есть новые колонки, то можете что-то вписать в колонке чтобы указать, является ли адрес правильный. Я использовал «Y» в моем списке.
Сортировка списка
Далее я хочу разделить таблицу на 2 части, одна для подтвержденных адресов и одна для тех, которые нуждаются в обновлении.
- Щелкните на выпадающем списке в колонке 2008
- Нажмите «Sort A to Z» и нажмите кнопку «ОК»
Отсортированная таблица выглядит следующим образом:
Разделение таблиц
Описанные выше действия создали книгу, которая содержит таблицу. Таблица называется (Addresses). Это имя присвоенное диапазону ячеек. Осталось показать, как осуществить слияние (merge) в Word для создания конвертов.
- Запустите Microsoft Word
- На закладке Mailings выберите Start Mail Merge / Envelopes
- Выберите соответствующий размер конверта и нажмите кнопку ОК
- Выберите Use Existing List из выпадающего списка Select Recipients
- Выберите свой файла адресов в диалоговом окне Select Data Source и нажмите кнопку Open
- Выберите Defined Name, «Addresses» в диалоговом окне Select Table и нажмите кнопку ОК
Документ Word теперь подключен к таблице в Excel.
Добавление адресных блоков и предварительный просмотр
Далее вы можете добавить адресный блок на ваш конверт и просмотреть результат.
- На вкладке Mailings нажмите Address Block , чтобы добавить блок адресов
- Расположите блок адресов, где хотите на конверте, добавив возврат каретки, выравнивание по центру и т.д.
- Для предварительного просмотра того, как все будет выглядеть, нажмите » Preview Results «.
- Вы также можете использовать другие команды в окне предварительного просмотра Preview Results для поиска получателей или перемещаться по адресам.
- Если все выглядит хорошо, вы можете нажать на выпадающий список Finish & Merge для печати конвертов.
- В диалоговом окне Merge to Printer я советую начинать с текущей записи (выбрать Current record), чтобы убедиться, что ваш конверт спозиционирован правильно.
Подсказка: обрежьте обычный лист бумаги под размер конверта и введите маркировку для отображения местоположения, а затем используйте его в течение нескольких тестовых прогонах.
Когда вы добьетесь правильной печати, вы можете сказать распечатать наборы из 10 конвертов, учитывая время печати принтера, с помощью ввода From __ To: __ в диалоге Merge to Printer.
Как закончить работу с конвертами?
Что касается проверки большего количества ваших адресов, или если вы хотите отправить открытку кому-то, кого не было в вашем первоначальном списке, выполните следующие действия:
Сначала вам необходимо очистить адреса, которые вы уже напечатали. Для начала я скопировал всю таблицу на другой лист под названием «Printed» (распечатанные), затем очистил содержимое ячеек в оригинальной таблице, оставив заголовки.
Далее я копирую адреса с листа «NeedAddresses» и вставляю их прямо под заголовками на лист «ReadyToPrint», таблица с определенным именем Addresses будет расширина.
Более подробная информация о создании почтовых наклеек в Excel и Word.
Posted by Joseph Chirilov
Перевод:
Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин
http://danshin.ms
Источник: ИТ Блог