Параметры рабочей книги excel

Уменьшаем размер используемого диапазона листа

Наиболее часто проблема увеличения размера книги и ее торможения бывает связана с разросшимся используемым диапазоном листа. Это тот диапазон, который Excel запоминает и с которым каждый раз работает. Если вы используете на листе всего несколько ячеек, но когда то у вас там была таблица в 1000 строк, то даже после ее удаления Excel будет обрабатывать все эти строки, тем самым замедляя работу файла.

Чтобы проверить, есть ли на листе лишние пустые столбцы и строки нужно нажать сочетание клавиш «Ctrl+End». Вы попадете в последнюю ячейку, которую использует программа. Если она явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы стоит удалить. Для этого в столбце А встаем в ячейку ниже последней нужной нам строки и нажимаем «Ctrl+Shift+End».

Выделятся все лишние строки. Удаляем их. То же самое повторяем для столбцов. Если их много – файл может зависнуть. В таком случае проще использовать небольшой макрос. Нажмите Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик, вставьте новый модуль через меню Insert – Module и скопируйте туда код макроса:

Sub УдалениеЛишнихЯчеек()

For Each Sht In ActiveWorkbook.Worksheets

Sht.UsedRange

Next Sht

End Sub

Чтобы запустить его – на той же вкладке (1) нажмите кнопку “Макросы” (2), выберите в списке “УдалениеЛишнихЯчеек” (3) и нажмите кнопку “Выполнить” (4).

После проделывания всех операций обязательно сохраняем книгу.

Пересохраняем файл в другом формате

Если кто-то еще пользуется файлами в старом формате XLS, но уже сидит на более новом ПО (Excel 2007 и новее), то есть смысл пересохранить файл в один из новых форматов: XLSX, XLSM, XLSB. Они более современные, лучше оптимизированы, весят меньше и работают быстрее. Самый компактный из них – XSLB. При сохранении в этом формате размер файла существенно уменьшится (даже если пересохранить в него “новый” XLSX).

Удаляем лишние объекты из книги

Часто при копировании в файл данных из сторонних программ (например, 1С) вместе с ними копируются лишние объекты (фигуры, картинки и прочее), которые не всегда можно сразу заметить на листе. Чтобы проверить, есть ли в файле лишние объекты, нужно найти на ленте команду “Найти и выделить” (1) и выбрать “Область выделения” (2). Откроется список объектов листа (3).

Удалить все объекты можно выделив их и нажав клавишу Delete. Чтобы выделить все объекты снова используем команду “Найти и выделить” (1), выбираем пункт “Выделить группу ячеек” (2) и в открывшемся окне выбираем “Объекты” (3).

Если объектов много, то имеет смысл удалять их простым макросом. Код – ниже. Его нужно запустить поочередно на каждом листе.

Sub УдаляемОбъекты()

For each shp in ActiveSheet.Shapes

shp.delete

Next shp

End Sub

Уменьшаем размер сводных таблиц

Если в вашем файле есть сводные таблицы, то имеет смысл отключить хранение данных для них вместе с файлом. Это потребует обновления таблицы каждый раз при открытии книги, но уменьшит размер файла.

Для отключения этой опции выберите нужную сводную таблицу, перейдите в ее Параметры (правая кнопка мыши – Параметры сводной таблицы) и на вкладке Данные (1) снимите галочку с пункта “Сохранять исходные данные вместе с файлом” (2).

Как открыть файл XLS расширения

Для этого нужна специальная программа – Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

Если пользователь хочет просмотреть табличную информацию на устройстве, где офисные приложения не установлены, он может попробовать открыть XLS онлайн.

Как открыть файл XLS онлайн

Для этого стоит попробовать запустить программу-вьювер, используя подключение к интернету. Запустив вьювер, пользователь обретает шанс не только просмотреть информацию, но и редактировать введенное, и даже трансформировать в более подходящий формат.

Для этой цели созданы следующие ресурсы:

• Google Docs.

Далее – нажать знак “плюс” (+), после чего откроется пустая таблица.

Потом нужно последовательно нажать на “Файл”, затем на “Открыть”, выбрать в списке “Загрузка” и найти нужный файл на стационарном компьютере.

• Zoho Excel Viewer.

После скачивания и установки программы – нажать на «Выбрать файл», после чего произойдет загрузка информации со стационарного компьютера, потом – использовать кнопку «Просмотреть».

• Docspal

Если в предыдущих ресурсах файл можно как редактировать, так и форматировать, то здесь – только быстро просматривать.

• ThinkFree Online.

Нажимаем на изображение лупы, и в открывшемся окне – на кнопку «Обзор», после чего выбираем необходимый файл на жёстком диске.

Затем – нажимаем кнопку «View document» (расположена справа), начнется процедура обработки файла.

Кроме специальных программ применяются дополнения к браузерам. При помощи дополнений файлы Эксель возможно просматривать быстро и с удобством.

Открываем XLS на Андроиде

Фирма Майкрософт разработала бесплатные программы, специально предназначенные для работы с таблицами Эксель на андроиде:

• Microsoft Excel</span>;
• QuickOffice</span>;
• Kingsoft WPS Office</span>;
• Microsoft Office для Android (мобильная версия);
• MobiSystems OfficeSuite Pro</span>;
• Google Drive.

Эти программы бесплатны и есть на нашем сайте.

QuickOffice позволяет обращаться к популярным облачным хранилищам – Dropbox, Google Docs и просматривать размещенные там файлы с возможностью их редактирования.

Открываем файл XLS на компьютере

Если всё хорошо, открытие файла происходит по двойному щелчку левой кнопки мыши, когда указатель стоит на названии файла. Но если этого не произошло, то либо программа, используемая для открытия данного типа файлов, не установлена, либо назначение ее программой по умолчанию не произведено. В зависимости от причины потребуется установить нужную программу, или прописать требуемую ассоциацию файла.

Наиболее распространённое средство, позволяющее открыть файл XLS – текстовый процессор Excel, входящий в стандартный пакет программ MS Office.

Если же в вашей системе не установлен пакет программ MS Office от компании Майкрософт, можно использовать аналогичные, но бесплатные программы.

Самые используемые из них:

• Open Office</span>;
• LibreOffice.

Для открытия файла XLS нужно запустить программу Calc, входящую в Open Office и LibreOffice. Calc дублирует функции Excel.

Чем открыть XLS в Windows 10

Более 30% пользователей предпочитают использовать для этой цели Microsoft Office 2010, поскольку этот пакет привычен и удобен.

Microsoft Office 2016 – более современный офисный продукт, все программы, входящие в него, и Excel, в том числе, улучшены и доработаны.

Чем открыть XLS в Windows 7

Microsoft Office 2007 – стандартный и наиболее часто используемый пакет, позволяющий просмотр и редактирование файла XLS в Windows 7.

Зачастую, система с самого момента загрузки распознаёт данный тип файлов, как относящийся к Exel, и помечает его соответствующим значком.

Обычно файлы этого типа сразу же, двойным кликом, можно открыть в подходящей для этого офисной программе, но бывают и исключения, когда система не ассоциирует файл с нашей стандартной программой.

В таком случае, следует проверить, установлен ли на вашем компьютере Exel, и инсталлировать его в случае отсутствия. Если данный компонент есть, а проблема не пропадает необходимо вручную выбрать её для открытия такого типа файлов.

Делается это следующим образом:

1. Выделяем необходимый элемент и запускаем подменю с помощью правой клавиши мыши. В списке опций направляем курсор, выбирая опцию «Открыть с помощью».

   

   Щелкаем по файлу xlsx правой кнопкой мышки, наводим курсор на пункт «Открыть с помощью»

2. Среди открывшегося списка выбираем программу Эксель.

   

   Выбираем из списка программу Майкрософт Эксель и щелкаем по ней

3. В том случае, если программы нет в предварительном списке подменю, здесь же запускаем пункт выбора программы.

   

   Если рекомендуемых программ нет, щелкаем по ссылке «Выбрать программу»

4. Система запустит окно выбора необходимого софта.

   

   Ставим галочку на пункт «Использовать это приложение для всех файлов .xlsx», щелкаем по нужной программе

5. В случае если ПО инсталлировано, оно отобразится прямо в рекомендуемых программах, либо его можно найти, развернув «Другие программы». Выделяем нужный компонент одним кликом.

   

   Если нет рекомендуемых программ, щелкаем по ссылке «Дополнительно»

   

   Ищем подходящую программу и щелкаем по ней, ставим галочку на пункт «Использовать это приложение для всех файлов .xlsx»

   Примечание! Важно не забыть поставить галочку внизу, перед опцией применения ко всем подобным файлам.

Облачные инструменты

Сначала рассмотрим наипростейший способ. Преимущество таких инструментов – вам не нужно ничего скачивать, даже сам Microsoft Office. Облачные диски Google и Яндекса предоставляют неплохой функционал по отображению и базовому редактированию таблиц. Такой вариант идеально подходит для того, чтобы оперативно открыть файл, не дожидаясь установки дополнительного софта.

Google Docs

Сервис от самого популярного поисковика дублирует многие функции продуктов Microsoft. Фактически, его можно назвать лучшим сервисом такого плана в Интернете. Для использования необходим лишь аккаунт в системе гугла.

Воспользоваться этим сервисом можно так:

1. Чтобы зайти на страницу средства, на главной странице поиска в правом верхнем углу нажимаем на иконку дополнительных инструментов.

   

   Нажимаем по значку «Приложения Google»

2. Среди различных проектов выбираем пункт «Документы».

   

   Прокрутив колесиком мышки вниз, щелкаем по иконке «Документы»

3. Авторизуемся с помощью своего аккаунта. Подойдут данные авторизации страницы гугл-почты, так как этот логин и пароль – единый для всех сервисов.

   

   Вводим логин от гугл-почты, нажимаем «Далее»

4. Далее пользователь попадает на главную страницу документов, со всеми когда-либо открытыми через этот сервис документами. Здесь нажимаем на иконку с «плюсом» справа внизу.

   

   В правом нижнем углу нажимаем на иконку с «плюсом»

5. Система сразу же запустит интерфейс создания нового документа. По умолчанию это стандартный текстовый документ, но это не важно, ведь мы всё равно будем открывать собственный файл. Поэтому, выбираем вкладку «Файл», похожую на такую же в «Ворде».

   

   Щелкаем по вкладке «Файл»

6. В подменю кликаем на пункт «Открыть», чтобы запустить через сервис сторонний документ.

   

   Кликаем на пункт «Открыть»
7. Перед вами окно выбора нужных файлов. Для загрузки внешнего документа, выбираем пункт «Загрузка».

   

   Нажимаем по пункту «Загрузка»

8. Сайт запустит интерфейс для загрузки ваших материалов. Нужный файл можно всего лишь перетащить, либо выбрать из нужной директории на компьютере.

   

   Щелкаем по файлу левой кнопкой мышки, не отпуская мышку, перетаскиваем его в поле Google документа

   

   Нажимаем по кнопке «Выберите файл на компьютере»

9. Нажимаем «Открыть».

   

   Выделяем файл, нажимаем по кнопке «Открыть»

10. Среда откроет ваш файл для просмотра и базового редактирования. После сохранения новая версия сохранится в облаке, и её можно будет загрузить на компьютер.

    

    Открытый файл xlsx в гугл-документе, который можно редактировать

Яндекс.Диск

Данное средство не обладает такими возможностями редактирования, как продукт гугла, но всё же достойно внимания. Способ просмотра с этого сервиса в первых шагах не отличается от предыдущего.

Далее необходимо выполнить такую последовательность:

1. Точно так же нужно зайти в собственный аккаунт.

   

   Входим в аккаунт Яндекс.Диска

2. Найти необходимый раздел «Файлы», и загрузить в него свой элемент.

   

   В разделе «Файлы» щелкаем по кнопке «Загрузить»

   

   Выделяем свой файл, нажимаем «Открыть»

   

   Ожидаем окончания процесса загрузки, нажимаем кнопку «Закрыть»

3. Для просмотра достаточно дважды кликнуть по файлу и сервис его откроет. В этом же окне можно нажать на опцию «Редактировать».

   

   Дважды щелкаем по файлу левой кнопкой мышки xlsx

   

   Режим просмотра в Яндекс.Диске, для изменения файла нажимаем опцию «Редактировать»

4. Или выделить необходимый файл кликом мыши. Появится верхняя панель опций для конкретного файла. Нажимаем на значок «Редактировать».

   

   Выделяем файл, щелкнув по нему, выбираем опцию «Редактировать»

   

   Открытый xlsx-файл в Excel Online в Яндекс.Диске для редактирования

Программы для запуска файлов xls

В наше время существуют программы, которые быстро открывают подобные расширения. Установите их на своем девайсе, чтобы иметь возможность работать с комфортом.

LibreOffice

Это программа для чтения xls файлов, которая отличается наличием нужных исходников для открытия электронных таблиц. Вас ожидает комфортная работа с текстом и презентациями (Рисунок 2).

Примечание: Также в этой разработке присутствует редактор формул, СУБД и прочие полезные функции.

Можно скачать ее бесплатно! LibreOffice – доступна на нашем сайте.

MS Office Excel

Если вы не знаете, формат xls чем открыть, подойдет этот вариант. Стандартное приложение, которое идет в пакете Майкрософт Ворд. Работа с таблицами простая, поэтому в особенностях операций разберется любой пользователь (Рисунок 3). Можно создавать графики и диаграммы, отчеты и прочие документы.

DocuFreezer

Эта программа для открытия файлов xls позволяет конвертировать документы с расширениями PDF, JPG, TIFF и PNG. Подходит для открытия расширения. Можно работать с несколькими документами в одно время, не пользуясь сторонними продуктами. Интерфейс простой и понятный, что дает неопытным пользователям возможность быстро его освоить. Достаточно просто выбрать папку для сохранения и запустить процесс конвертации.

FileOptimizer

Она предназначена для сжатия размеров документов. Простое меню не вызовет проблем (Рисунок 4). Конвертировать можно разные форматы: от PDF до MP3. Памяти эта разработка много не отнимет, ведь весит она мало.

OpenOffice

Начать работу можно легко и быстро. Достаточно просто ее запустить и выбрать тип документа. В результате вы работаете с таблицами и графиками, не сталкиваясь со сложностями. Скачать программу Open Office можно у нас на сайте.

Открытие просматриваемых файлов

Если у вас уже открыто несколько документов, а вам нужно найти один из них, воспользуйтесь удобным инструментом для навигации по окнам программы. Закладка «Вид» раздел «Окно» инструмент «Перейти в другое окно»:

Из выпадающего списка открытых документов выберите нужную вам книгу.

Но намного удобнее работать с множеством открытых файлов используя полезную утилиту «Office Tab». Данная утилита устанавливается отдельно, но при установке интегрируется в интерфейс Excel. Ее функция представить открытые документы как закладки страниц интернет-браузеров.

Закладки можно перемещать между собой, а щелчок роликом мишки по закладке открытого документа закрывает его – это очень удобно.

Как найти только что закрытый файл? Как быстро найти и открыть книгу Excel в т.ч. в VBA?

Многим знакома ситуация, когда вы недавно сохранили книгу и не помните? куда именно. Мне часто помогает возможность просмотра последних открытых книг Excel, для поиска только что сохраненных файлов. В этой статье мы поговорим о способах открыть книгу Excel, в т.ч. при помощи горячей клавиши и даже о соответствующих функциях VBA.

Что файл Excel открывается двойным щелчком по нему, я рассказывать не буду, мы поговорим о более сложных способах вызова книги Excel.

Как найти и открыть книгу из самой программы? Горячая клавиша

Зачастую пользователи не знают, что открыть книгу можно и не сворачивая Excel. Перейдите в меню файл (круглая кнопка в левом верхнем углу) — нажмите Открыть и выберите необходимую папку:

Так же работает горячая клавиша Ctrl+O.

Как найти и открыть недавно закрытую книгу Excel?

Если вы забыли куда сохранили только что созданную книгу (у меня так бывает), то найти ее не будет проблемой. Открыть последние используемые файлы можно через панель Последние документы. Опять же откройте меню файл (для версий 2007 и выше) и вы сразу увидите последние используемые вами файлы Excel.

Видите гвоздики справа? Вы можете закрепить какой-то файл при помощи них, и он всегда будет доступен здесь. Удобно, когда вы часто пользуетесь одним и тем же файлом. Просто кликните по гвоздику, и файл закрепится.

При открытии любой книги Excel в разделе Последние документы будет висеть закрепленный таким образом файл.

Список последних файлов будет меняться в зависимости от того, с какими файлами вы работаете. Список файлов состоит 25 элементов, но если зайти «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Экран»-«Число документов в списке последних файлов:», то можно установить свое значение до 50 файлов.

В версиях программы 2013 и выше последние файлы доступны в меню кнопки открыть.

Открытие существующей книги Excel

Помимо создания новой книги, существует необходимость открывать ранее сохраненные документы. Для получения подробной информации обратитесь с уроку Сохранение и автовосстановление книг в Excel.

1. Перейдите к представлению Backstage, на вкладку Открыть.
2. Выберите Компьютер, а затем Обзор. Кроме этого Вы можете открыть файлы, хранящиеся в службе OneDrive (ранее SkyDrive).
3. Появится диалоговое окно Открытие документа. Найдите и выберите нужный файл, а затем нажмите Открыть.

Если Вы открывали данный документ недавно, то удобнее будет найти его в списке Последние книги, чем искать на компьютере.

Закрепление книги в Excel

Если Вы часто работаете с одним и тем же документом, то удобнее будет закрепить его в представлении Backstage.

1. Перейдите к представлению Backstage, затем нажмите Открыть. Появятся последние открытые книги.
2. Наведите указатель мышки на книгу, которую необходимо закрепить. Рядом с ней появится значок в виде канцелярской кнопки. Нажмите на значок.
3. Книга окажется закрепленной. Для того чтобы снять закрепление, снова нажмите на значок канцелярской кнопки.

Похожим образом в представлении Backstage можно закреплять еще и папки для быстрого доступа к ним. Для этого, находясь в представлении Backstage, перейдите на вкладку Открыть и выберите Компьютер. Найдите папку, которую требуется закрепить, и нажмите на значок канцелярской кнопки.

Создание новой книги

Новая рабочая книга Excel создается в VBA с помощью метода Add:

Созданную книгу, если она не будет использоваться как временная, лучше сразу сохранить:

В кавычках указывается полный путь сохраняемого файла Excel, включая присваиваемое имя, в примере – это «test2.xls».

Обращение к открытой книге

Обращение к активной книге:

Обращение к книге с выполняемым кодом:

Обращение к книге по имени:

Обратиться по имени можно только к уже открытой книге, а чтобы из кода VBA Excel книгу открыть, необходимо указать полный путь к файлу.

Восстановить несохраненные книги «Microsoft Excel»

Если вы забудете сохранить документ и закроете приложение, вы сможете вернуть его с помощью функции: «Восстановить несохраненные книги «Microsoft Excel».

Чтобы узнать, какие несохраненные книги доступны для восстановления, выполните следующие действия. Запустите приложение «Microsoft Excel». В ленте главного меню приложения выберите вкладку «Файл». В левой панели выберите раздел «Открыть» и в окне раздела нажмите кнопку «Последние».

Перейдите в нижнюю часть экрана и найдите кнопку «Восстановить несохраненные книги».

Нажмите на указанную кнопку, и в открывшемся окне вы увидите список несохраненных файлов, доступных для восстановления.

Если вам повезет, то ваш файл будет находиться в этом списке. Вам останется только загрузить его обратно и сохранить для дальнейшего использования.

Восстановление перезаписанных файлов «Microsoft Excel» из «OneDrive»

Если вы, в настоящее время, не сохраняете свои файлы «Microsoft Excel» в облачное хранилище данных «OneDrive», то данный метод поможет убедить вас начать делать это. Хранилище «OneDrive» сохраняет историю версий ваших файлов, которую вы можете просматривать и восстанавливать, когда захотите. Вы можете сохранить файлы в любом месте по своему желанию, но выбор папки «Документы» является наиболее логичным.

Проще всего завершить этот процесс, используя интерфейс хранилища данных «OneDrive».

Откройте любой веб-браузер, наиболее удобный для вас, и в адресной строке перейдите по адресу «onedrive.live.com».

Нажмите на папку, в которой вы сохранили файл (в нашем случае это папка «Документы»).

Найдите нужный документ, щелкните по нему правой кнопкой мыши и откройте всплывающее меню. Среди предложенных вариантов возможных действий выберите раздел «Журнал версий».

Используя возможности веб-браузера, хранилище данных «OneDrive» откроет на новой странице список ранее сохраненных версий вашего документа. Вы сможете просмотреть каждую версию сохраненного документа.

Найдите в списке доступных документов тот, который в большей степени отвечает вашим требованиям. Нажмите текстовую ссылку «Восстановить», чтобы перезаписать текущую версию документа, или ссылку «Скачать», чтобы загрузить копию этой версии.

Как включить режим отслеживания исправлений

1. На вкладке Рецензирование нажмите команду Исправления, а затем в выпадающем меню выберите пункт Выделить исправления.
2. В появившемся диалоговом окне Исправления установите флажок Отслеживать исправления. Убедитесь, что выбран пункт Выделять исправления на экране, а затем нажмите OK.
3. Если появится запрос для подтверждения сохранения книги, нажмите ОК.
4. Режим отслеживания исправлений будет включен. Теперь любая отредактированная ячейка будет помечаться цветной границей и треугольником в верхнем левом углу. Если рецензентов несколько, каждому из них будет присвоен свой цвет.
5. Выберите любую отредактированную ячейку, чтобы увидеть перечень внесенных изменений. В следующем примере мы изменили содержимое ячейки E6 с “?” на “Андрей”.

При включении режима отслеживания исправлений книга автоматически становится общей. Сутью общего доступа к рабочим книгам является возможность их хранения там, где сразу несколько пользователей смогут одновременно открывать и редактировать ее. Кроме этого, Вы можете отслеживать исправления как в локальной, так и в личной копии книги.

Вкладка Вставка

Немного передохнем и пойдем дальше. В целом вкладка Вставка предназначена для вставки на лист различных элементов – будь то сводная таблица, рисунок или диаграмма.

Рекомендуемые сводные таблицы мне лично на практике ни разу не пригодились. Зачастую при создании сводной таблицы необходимо учесть некоторые нюансы и позволить компьютеру создать некую таблицу, а потом в ней копаться и исправлять дело неблагодарное.

Иконка таблица, можно сказать, является дубликатом кнопки форматировать как таблицу вкладки Главная.

Вставка рисунков или изображений это по сути одно и то же, только в первом случае изображение вставляется с компьютера, а во втором непосредственно из интернета или облачного хранилища.

Стандартные фигуры помогут украсить книгу, их можно редактировать, а еще назначать макросы (это один из вариантов создания кнопок).

SmartArt – заранее заготовленные шаблоны различных списков, блок-схем. Достаточно выбрать заготовку и набрать в ней текст.

Снимок – вставить скриншот экрана, аналогом может служить инструмент ножницы из стандартного набор Windows.

Блок надстройки отвечает за управление дополнительными подключаемыми надстройками, которые способны довольно сильно расширить функционал Excel и упростить некоторые действия и формулы, которых нет в стандартном инструментарии Excel.

Блок диаграммы – визуализация табличных данных. Создание гистограмм, графиков, древовидных и круговых диаграмм позволит визуализировать табличные данные. В совокупности с полной совместимостью с ПО PowerPoint позволит создавать красивые отчеты и презентации.

3D карты – инструмент визуализации данных на географической карте. Выглядит примерно это так:

Спарклайны – мини диаграммы в ячейках. Сразу покажу как это выглядит на абстрактном примере изменения цен на фрукты по месяцам:

Спарклайн типа график и гистограмма показывают динамику изменения цен, а выигрыш/проигрыш – динамику изменения цен относительно предыдущего месяца.

Блок фильтры и входящие в него инструменты срез и временная шкала позволяют вынести фильтры и временную шкалу для сводной таблицы в отдельное окно.

Гиперссылка – вставка гиперссылки в текст (опять же использование аналогичной кнопки в контекстном меню считаю более быстрым и удобным).

Вверху текст – это так называемый анкор ссылки (текст на который надо будет нажать), внизу адрес на который ссылка будет указывать (может быть каталог, отдельный файл или адрес в интернете).

Блок текст позволяет вставить надпись, которая не будет привязана к ячейке:

Ее можно повернуть, отформатировать, она не изменяется при изменении ширина столбца или высоты строки.

Надпись может ссылаться на ячейку листа. Для этого выделите надпись и вверху, в строке формула введите =АдресЯчейки (Например, =A1. В этом случае надпись будет дублировать значение ячейки A1.)

Вставка колонтитулов – в этом случае Excel разобьёт рабочий лист Excel на листы для печати и вставит туда колонтитулы для вставки номера страниц, даты, логотипа, контактной информации и прочей подобной атрибутики.

Блоки символы имеет два инструмента – вставка специального знака, которого невозможно написать с обычной клавиатуры и вставка надписи, которая будет содержать в себе формулу уравнения.

Вкладка Разметка Страницы

Блок темы позволяет использовать заранее подготовленные для проекта шаблоны – шрифты, стили и цвета для вставляемых фигур и элементов. Лично для меня редко используемый инструментарий, так как даже если мне и приходится создавать проект с одинаковыми стилями, обычно я беру просто данные из старого листа 😊.

Важный блок параметры страницы для печати. Позволяет задать поля отступов от края страницы (элемент поля), ориентацию страницы (альбомная или книжная), размер листа (A3, A4, A5), задать область печати (для того чтобы на печать не выводился весь лист книги, можно выделить необходимую область и нажать область печати – задать), вставить принудительный перенос информации на следующую страницу (разрыв страницы), задать фон для листа – инструмент подложка, а также дополнительные настройки по печати (задать сквозные строки или столбцы, которые будут выводится на каждом листе, определить последовательность вывода страниц на печать и прочее).

Блок вписать –подогнать ширину и высоту под страницу (или несколько страниц), задать масштаб выводимой информации.

Блок параметры листа позволяет выводить на печать сетку и заголовки строк и столбцов.

Тоже редко используемый мной блок за счет того, что он дублируется в контекстном меню. Итак, три первых иконки позволяют позиционировать элементы относительно друг друга.

Однако, важной функцией здесь считаю привязку элементов к сетке, для удобства расположения. Выравнивать каждый – дело неблагодарное, поэтому нажимаем Выровнять – Привязка к сетке. Теперь элементы при перетаскивании будут прилипать к границе сетке (в моем случае столбца C).

Если элементов много, можно выделить их все и нажать Выровнять, затем выбрать необходимое расположение. Программа автоматически расположит все выделенные элементы.

Инструмент группировать позволяет задать группу для элементов, перетаскивать их как один или менять для них форматы. Для удобства используйте контекстное меню (выделите элементы – ПКМ – группировать). Задам для используемых в прошлом примере прямоугольников синий цвет. Группирую.

Далее вкладка Формат – Заливка фигуры – выбираю синий.

И последний инструмент в блоке и на вкладке Разметка страницы – повернуть. С помощью него можно повернуть фигуру на любой градус, а также отразить ее по горизонтали или вертикали.

Вкладка Формулы

При ее обширности считаю самой бесполезной вкладкой, так как все формулы быстрее и удобнее вводить через специальную строку для формул:

Одно из самых важных здесь – это диспетчер имен.

Возможно вы уже знаете, что диапазонам, таблицам, графикам или диаграммам можно присваивать имена для быстрого использования их в формулах и инструментах.

Диспетчер имен хранит в себе эти имена, позволяет их изменять и редактировать.

Еще одним важным пунктом является установка параметров вычисления формул – автоматический или ручной.

При автоматическом режиме формулы будут преображаться в значения при изменении данных автоматом.

А вот при ручном это процесс надо будет запускать вручную с помощью клавиши F9. Это важно для быстродействия, если у вас много формул (а если они еще и взаимосвязаны) в книге. Чтобы программа каждый раз при изменении данных не обновляла все формулы – их отключают и запускают вручную.

Изменить этот параметр можно здесь или в настройках Файл – Параметры – Формулы – Блок параметры вычислений:

На примере, в ручном режиме обновление происходит таким образом. Предположим у нас есть просуммированный столбец.

Так вот если изменять значения столбца B сумма 21 изменяться не будет. Для пересчета формулы после завершения редактирования данных надо нажать клавишу F9. Обращайте внимание, если вдруг у вас не пересчитываются формулы автоматически – скорее всего стоит ручной режим.

Вкладка Данные

Расскажу вкратце, так как большинство блоков – повод для отдельной статьи.

Сортировка и фильтр здесь практически полностью дублирует функционал блока редактирования на вкладке Главная.

Текст по столбцам – возможность разделить столбец на несколько с выбором форматов для новых столбцов;

Удалить дубликаты в одном или нескольких столбцах, оставит первый найденный.

Проверка данных – один из способов задать маску для ввода значений в ячейки. То есть используя этот инструмент, вы можете ограничить вводимые значения для пользователей, создать выпадающий список, задать информационное сообщение при неправильном вводе значения.

Не путайте с группировками элементов на листе. Этот параметр позволяет группировать строки и столбцы для улучшения визуализации. Ключевым правилом является то, что выделять надо только те столбцы, которые мы хотим сгруппировать.

На примере цен на фрукты я выделяю столбцы от B до E и нажимаю сгруппировать.

При этом сами названия фруктов остаются, а цены будут скрываться.

Точно так же и со строками.

Промежуточный итог позволяет произвести математическую операцию относительно отдельных групп и вывести промежуточный результат. Например, если бы в нашем столбце были также и овощи, с помощью промежуточного итога можно было, например, посчитать сумму для фруктов и овощей отдельно и вывести общий итог.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

Рисунок 1. Контекстное меню ярлыка рабочего листа

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один). Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

• одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
• нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
• нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Рисунок 2. Диалоговое окно Защита листа

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

1. Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
2. Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Как закрыть рабочую книгу

Если вы новичок в Excel, вам не помешает узнать разницу между закрытием книги и закрытием Excel. Вначале это может вводить в заблуждение.

1. Чтобы закрыть книгу Excel, кликните по нижней кнопке X.
2. Если у вас открыто несколько книг, нажатие правой верхней кнопки Х закрывает активную книгу. Если открыта одна книга, нажатие этой кнопки закрывает Excel.

Советы