Отсортировать массивами в excel

Сортировка формулой

Если вам нужно отсортировать список, то к вашим услугам куча способов, самый простой из которых — кнопки сортировки на вкладке или в меню Данные (Data — Sort). Бывают, однако, ситуации, когда сортировку списка нужно делать автоматически, т.е. формулами. Такое может потребоваться, например, при формировании данных для выпадающего списка, при вычислении данных для диаграмм и т.д. Как же «на лету» сортировать список формулой?

Способ 1. Числовые данные

Если список содержит только числовую информацию, то его сортировку можно легко сделать с помощью функций НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) и СТРОКА (ROW):

Функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) выдергивает из массива (столбец А) n-й по счету наименьший элемент. Т.е. НАИМЕНЬШИЙ(A:A;1) — это самое маленькое число из столбца, НАИМЕНЬШИЙ(А:А;2) — второе по счету наименьшее и т.д.

Функция СТРОКА (ROW) выдает порядковый номер строки для указанной ячейки, т.е. СТРОКА(А1)=1, СТРОКА(A2)=2  и т.д. В данном случае она используется просто как генератор последовательности чисел n=1,2,3… для нашего отсортированного списка. С тем же успехом можно было сделать дополнительный столбец, заполнить его вручную числовой последовательностью 1,2,3… и ссылаться на него вместо функции СТРОКА.

Способ 2. Текстовый список и обычные формулы

Если в списке не числа, а текст, то функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) уже не сработает, поэтому придется пойти другим, чуть более длинным, путем.

Сначала добавим служебный столбец с формулой, где будет вычисляться порядковый номер каждого имени в будущем отсортированном списке с помощью функции СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF):

В английской версии это будет:

=COUNTIF(A:A,»<«&A1)+COUNTIF($A$1:A1,»=»&A1)

Первое слагаемое — это функция подсчета количества ячеек, которые меньше текущей. Второе  — подстраховка на случай, если какое-либо имя встречается больше одного раза. Тогда они будут иметь не одинаковые, а последовательно возрастающие номера.

Теперь полученные номера надо расставить последовательно по возрастанию. Для этого можно использовать функцию НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) из первого способа:

Ну, и наконец, осталось просто вытащить из списка имена по их номерам.  Для этого можно использовать такую формулу:

Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) ищет в столбце В нужный порядковый номер (1, 2, 3 и т.д.) и выдает, по сути, номер строки, где находится это число. Функция ИНДЕКС (INDEX) вытаскивает из столбца А имя по этому номеру строки.

Способ 3. Формула массива

Этот способ представляет собой, по сути, тот же алгоритм расстановки, что и в Cпособе-2, но реализованный формулой массива. Для упрощения формулы диапазону ячеек С1:С10 было дано имя List (выделить ячейки, нажать Ctrl+F3 и кнопку Создать):

В ячейку Е1 копируем нашу формулу:

=ИНДЕКС(List; ПОИСКПОЗ(НАИМЕНЬШИЙ(СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); СТРОКА(1:1)); СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); 0))

Или в англоязычной версии:

=INDEX(List, MATCH(SMALL(COUNTIF(List, «<«&List), ROW(1:1)), COUNTIF(List, «<«&List), 0))

и нажимаем Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести ее как формулу массива. Потом полученную формулу можно скопировать вниз на всю длину списка.

Если нужно, чтобы формула учитывала не фиксированный диапазон, а могла подстраиваться при дописывании новых элементов к списку, то нужно будет слегка изменить стратегию.

Во-первых, диапазон List нужно будет задать динамически. Для этого при создании нужно указать не фиксированный диапазон C3:C10, а специальную формулу, которая будет ссылаться на все имеющиеся значения независимо от их количества. Нажмите Alt+F3 или откройте вкладку Формулы — Диспетчер имен (Formulas — Name Manager), создайте новое имя и в поле Ссылка (Reference) впишите вот такую формулу (я предполагаю, что диапазон сортируемых данных начинается с ячейки C1):

=СМЕЩ(C1;0;0;СЧЁТЗ(C1:C1000);1)

=OFFSET(C1,0,0,СЧЁТЗ(C1:C1000),1)

Во-вторых, вышеописанную формулу массива нужно будет протянуть вниз с запасом — с расчетом на вводимые в будущем дополнительные данные. При этом формула массива начнет выдавать ошибку #ЧИСЛО на незаполненных пока ячейках. Чтобы ее перехватить, можно использовать функцию ЕСЛИОШИБКА, которую нужно дописать «вокруг» нашей формулы массива:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(List; ПОИСКПОЗ(НАИМЕНЬШИЙ(СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); СТРОКА(1:1)); СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); 0));»»)

=IFERROR(NDEX(List, MATCH(SMALL(COUNTIF(List, «<«&List), ROW(1:1)), COUNTIF(List, «<«&List), 0));»»)

Она перехватывает ошибку #ЧИСЛО и выводит вместо нее пустоту (пустые кавычки).

Ссылки по теме:

• Сортировка диапазона по цвету
• Что такое формулы массива и зачем они нужны
• Сортировка функцией СОРТ и динамические массивы в новом Office 365

Это перевод второй главы книги Bill Jelen. Excel Dynamic Arrays Straight to the Point. К содержанию.

Рис. 8. Исходные данные

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Сортировка в прежних версиях Excel

Ранее сортировка в Excel с помощью формул была довольно сложной. На рис. 8 представлены исходные данные, которые будут использоваться на протяжении этой главы.

Старый способ сортировки включал цепочку формул:

Рис. 9. Старый способ сортировки с помощью формул; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Новые функции динамических массивов СОРТ() и СОРТПО() значительно упростили эту процедуру.

Синтаксис функции СОРТ()

Рис. 10. Функция СОРТ()

Допустим, вы хотите отсортировать исходный диапазон A3:C16 (см. рис. по полю Score (Оценка). Score – это третий столбец в диапазоне, поэтому значение аргумента индекс_сортировки = 3. Аргумент порядок_сортировки предлагает два значения: 1 – для возрастания и минус 1 – для убывания. К сожалению, не поддерживается сортировка по цвету, формуле или пользовательскому списку.

Рис. 11. Укажите аргументы функции

Четвертый аргумент используется редко. Он позволяет сортировать по столбцам. Но 99,9% людей сортируют по строкам. Если вам нужно выполнить сортировку по столбцам, укажите ИСТИНА для последнего аргумента по_столбцу. Этот аргумент является необязательным и по умолчанию имеет значение ЛОЖЬ.

Итак, вы ввели всего одну формулу в ячейку Е3. Благодаря новому движку calc формула разливается по соседним ячейкам. Обратите внимание, поскольку вы вводите формулу один раз, вам не нужно заботиться о «правильном» использовании абсолютных и относительных ссылок.

Рис. 12. Данные теперь отсортированы

Простая сортировка с одним аргументом

Если у вас только один столбец данных и вы хотите отсортировать их по возрастанию, достаточно только первого аргумента в функции СОРТ():

Рис. 13. Аргументы 2, 3 и 4 являются необязательными

Поскольку здесь только один столбец однородных данных, Excel не распознает строку заголовка. Поэтому ее нужно перенести, и отсортировать данные без заголовка: А2:А6.

Сортировка на основе двух и более столбцов

Допустим вам нужна двухуровневая сортировка. Например, сортировка по столбцу Представитель  по возрастанию и столбцу Продажи по убыванию. Используйте константы массива для второго и третьего аргументов функции =СОРТ(A2:C17,{2;3},{1;-1}).

Рис. 14. Двухуровневая сортировка

Возможно, вам покажется проще формула =СОРТПО(A2:C17;B2:B17;1;C2:C17;-1) (см. главу 3).

Сортировка по столбцам

Google Sheets имел функцию сортировки задолго до Excel. Чтобы функция сортировки Excel выглядела лучше, чем версия Google Sheets, разработчики добавили необязательный четвертый аргумент, который позволяет сортировать данные слева направо. Укажите ИСТИНА или 1 в качестве четвертого аргумента. Ниже данные сортируются по годам – по первой строке:

Рис. 15. Используя четвертый аргумент, можете сортировать слева направо

Второй и третий аргумент опущены, используются значения по умолчанию.

Что осталось для CTRL + SHIFT + ENTER

Новые функции динамического массива практически полностью заменили прежние функции массивов Ctrl + Shift + Enter. У последних осталось два локальных применения.

Во-первых, предположим, что вы хотите убедиться, что никто не удалит или не вставит строки между строкой 1 и строкой 20. Можно выбрать какой-нибудь неиспользуемый столбец, например Z1:Z20, ввести =1 и нажать Ctrl + Shift + Enter. Если кто-то позже попытается удалить или вставить строку, Excel не разрешит эти изменения, поскольку нельзя изменять часть массива.

Во-вторых. Допустим, вам нужны только три лучших результата функции СОРТ. Можно выбрать диапазон Е3:G6, ввести функцию =СОРТ(A3:C16;3;-1), и нажать Ctrl + Shift + Enter. Это предотвратит выход результатов за пределы выбранного диапазона. Т.е., функция СОРТ() разольется не на весь диапазон, а только на выбранный.

Рис. 16. Формулы Ctrl + Shift + Enter по-прежнему ограничивают размер возвращаемого массива

В справке Microsoft говорится, что устаревшие формулы массива, введенные с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter, по-прежнему поддерживаются в целях обеспечения обратной совместимости, но больше их использование не требуется. Если вы хотите, вы можете преобразовать старые формулы массива в динамические формулы массива путем поиска первой ячейки в диапазоне массива, копирования текста формулы, удаления всего диапазона из старого массива и повторного ввода формулы в левой верхней ячейке. Перед обновлением устаревших формул массива до динамических формул массива следует помнить о некоторых различиях вычислений между ними.

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.



2. Открыть вкладку «Данные» — диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

1. Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.



2. Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида:
   
   Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.



Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

1. Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
2. Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».



3. Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

1. Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.



2. Нажимаем кнопку «Добавить уровень».



3. Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

1. В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».



2. В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».



3. Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

1. Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.



2. Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.



3. Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

1. Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.



2. Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.



3. В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.



4. Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Функция СОРТ возвращает отсортированный массив элементов в массиве. Возвращаемый массив имеет ту же форму, что и предоставленный аргумент массива.

Описание функции СОРТ

Синтаксис

=СОРТ(массив;[индекс_сортировки];[порядок_сортировки];[по_столбцу])

Аргументы

Замечания

• Если аргумент «индекс_сортировки» не указан, предполагается строка 1 или столбец 1. Если не указан порядок сортировки, применяется сортировка по возрастанию. По умолчанию Excel выполняет сортировку по строкам, а сортировка по столбцам применяется, если аргументу «по_столбцу» присвоено значение ИСТИНА. Если аргументу «по_столбцу» присвоено значение ЛОЖЬ или он отсутствует, Excel выполняет сортировку по строкам.
• Функция СОРТ предназначена для сортировки данных в массиве. Если вы хотите отсортировать данные в сетке, лучше использовать функцию СОРТПО, поскольку она удобнее. Функция СОРТПО учитывает добавления или удаления столбцов, так как она ссылается на диапазон, а функция СОРТ ссылается на номер индекса столбца.



• Массив может рассматриваться как строка со значениями, столбец со значениями или комбинация строк и столбцов со значениями. В приведенном выше примере исходным массивом для формулы СОРТ является диапазон A5:D20.

Пример

Видео работы функции

Дополнительные материалы

Файл из видео.

Microsoft добавила динамические массивы в Excel и новые функции.