Открыть excel онлайн google

Google Таблицы – это онлайн-приложение, с помощью которого вы можете создавать и форматировать таблицы, а также работать над ними совместно с другими пользователями.

СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ

Шаг 1. Создайте таблицу

Чтобы создать таблицу, выполните следующие действия:

1. Откройте страницу sheets.google.com.
2. Нажмите на значок . Откроется новый документ.

Вы также можете создать таблицу, перейдя по ссылке sheets.google.com/create.

Шаг 2. Внесите изменения в таблицу

Вы можете добавлять в таблицы текст, цифры и формулы, а также редактировать и форматировать эти данные.

• Как изменять и форматировать данные в таблицах Google
• Как ввести формулу в таблице

Шаг 3. Пригласите соавторов

Откройте доступ к файлам и папкам и разрешите другим пользователям просматривать, редактировать или комментировать их.

Для работы с таблицами необязательно устанавливать программу Excel на компьютер. Вместо этого можно использовать онлайн-версию одноименного приложения или сервисы со схожими функциями других разработчиков. Выбор зависит от того, какие задачи вам нужно решить — просто поправить пару значений в ячейках или посчитать бюджет крупной организации с помощью сложных функций и макросов.

Excel Online

Excel Online — веб-версия настольного приложения из пакета Microsoft Office. Она бесплатно предоставляет пользователям основные функции программы для работы с таблицами и данными.

По сравнению с настольной версией, в Excel Online отсутствует поддержка пользовательских макросов и ограничены возможности сохранения документов. По умолчанию файл скачивается на компьютер в формате XLSX, который стал стандартом после 2007 года. Также вы можете сохранить его в формате ODS (OpenDocument). Однако скачать документ в формате PDF или XLS (стандарт Excel до 2007 года), к сожалению, нельзя.

Впрочем, ограничение на выбор формата легко обойти при наличии настольной версии Excel. Например, вы можете скачать файл из веб-приложения с расширением XLSX, затем открыть его в программе на компьютере и пересохранить в PDF.

Если вы работаете с формулами, то Excel Online вряд ли станет полноценной заменой настольной версии. Чтобы в этом убедиться, достаточно посмотреть на инструменты, доступные на вкладке «Формулы». Здесь их явно меньше, чем в программе на ПК. Но те, что здесь присутствуют, можно использовать так же, как в настольной версии.

Есть у Excel Online и преимущества. Главное из них — возможность совместной работы над документом. Вы можете создать файл и открыть к нему доступ на чтение и редактирование любым пользователям, например, членам вашей команды. Чтобы это сделать, пройдите по пути «Файл» — «Поделиться» и еще раз «Поделиться».

Как и Word Online, Excel Online имеет два режима совместной работы:

1. Приглашение других пользователей по индивидуальной ссылке, которая привязана к адресу электронной почты. Просматривать или редактировать документ сможет только тот человек, на чей адрес вы отправили приглашение.
2. Создание публичной ссылки, по которой доступ к вашему документу может получить любой желающий.

Право на редактирование файла дается по умолчанию всем, кому он доступен. Если вы хотите, чтобы пользователи могли только читать документ и оставлять комментарии, измените для них уровень прав: нажмите на пункт «Всем пользователям, получившим ссылку, доступно редактирование», снимите галочку с опции «Разрешить редактирование», а затем нажмите «Применить». Это переведет документ в режим чтения для всех, кроме владельца — того, кто его создал.

В настройках общего доступа также есть функции установки срока действия ссылки и шифрования, однако для их использования нужен премиум-аккаунт OneDrive. В России его пока приобрести нельзя.

При совместной работе удобно использовать и встроенную в документ систему комментирования, доступную на вкладке «Рецензирование». Все, кто имеет доступ к файлу, могут оставлять и просматривать примечания других. Комментарии прикрепляются к конкретным местам документа и отображаются единым списком.

Файлы, созданные в Excel Online, по умолчанию сохраняются в облаке OneDrive. Доступ в него есть у каждого пользователя, имеющего аккаунт Майкрософт. В бесплатной версии OneDrive у вас будет 5 ГБ дискового пространства. Этого объёма достаточно для хранения миллионов таблиц.

Ещё один способ поделиться таблицей, созданной в Excel Online, — вставить её на сайт с помощью HTML-кода. Чтобы воспользоваться этой возможностью, пройдите по пути «Файл» — «Поделиться» — «Внедрить». Затем нажмите на кнопку «Создать». В окне предварительного просмотра, которое откроется после этого, можно выбрать, что из таблицы должно отображаться на сайте после вставки кода на страницу.

Все созданные документы размещены на главной странице сервиса Excel Online. Они размещены на трех вкладках:

• «Последние» — недавно открытые документы.
• «Закреплённые» — документы, рядом с названиями которых вы нажали на кнопку «Добавить к закреплённым».
• «Общие» — документы других владельцев, к которым вам открыли доступ.

Веб-версию Excel можно использовать и в качестве онлайн-просмотрщика документов в форматах XLSX и ODS. Для этого, находясь на главной странице, кликните по ссылке «Добавить и открыть», после чего укажите путь к нужному файлу. Документ откроется в онлайн-версии Excel, где вы можете его редактировать.

Для редактирования таблиц на смартфоне также можно использовать мобильное приложение Excel. У него есть версии для Android и iOS. После установки авторизуйтесь в приложении под тем же аккаунтом, которым вы пользовались в веб-версии, и вам будут доступны все файлы, созданные в Excel Online. Покупка Office 365 не требуется.

Excel Online на Яндекс.Диске

Веб-версия приложения Excel доступна также пользователям Яндекс.Диска — облачного хранилища от Яндекс. Чтобы в нее войти:

1. Откройте сайт Яндекса и авторизуйтесь в своей учётной записи.
2. Перейдите в интерфейс Яндекс.Диска.
3. Нажмите на кнопку «Создать» и выберите тип «Таблицу».

Чтобы открыть файл Excel, созданный на ПК, загрузите его на Яндекс.Диск. Затем дважды кликните по нему внутри хранилища. В соседней вкладке откроется онлайн-редактор таблиц с содержимым документа. После правки и сохранения файл автоматически обновится на Яндекс.Диске.

С точки зрения функциональности эта версия ничем не отличается от Excel Online на OneDrive. Единственная разница — документы, созданные здесь, по умолчанию сохраняются на Яндекс.Диске. Ими также можно делиться с другими пользователями при помощи публичных ссылок.

Google Sheets (Таблицы)

Google Sheets — главная альтернатива браузерной версии Excel. Гугловское веб-приложение предлагает заметно больше возможностей для работы с таблицами и данными, чем аналог от Майкрософт. Например, кроме предустановленных четырёх сотен функций, здесь доступно создание собственных скриптов. Кроме того, функциональность Google Sheets расширяется за счёт плагинов.

Ещё один плюс Google Sheets — тесная связь с другими гугловскими приложениями: Google Docs, Gmail, Google Translate, Google Forms, Google Sites, Google Calendar, Google Contacts, Google Groups и Google Maps. С помощью Google Apps Script (специальная версия JavaScript, предназначенная для работы с сервисами Google) можно автоматизировать различные процессы, например, настроить массовую рассылку писем, автоматически сохранять все вложения на Google Drive или добавлять напоминания в календарь.

Обработчиком скриптов выступает само приложение Google Sheets. Функция их создания вряд ли пригодится вам для домашних нужд, но для компании она может стать отличным способом оптимизации рутинных процессов.

В Google Sheets, как и в рассмотренных аналогах, есть возможность совместной работы над документами. Вы можете пригласить других пользователей по электронной почте или создать и разослать им публичную ссылку. Возможные права доступа — только просмотр, комментирование или редактирование.

Все изменения, внесённые при командной работе, фиксируются в документе. Благодаря системе контроля версий вы можете просматривать их историю. С помощью этой функции также можно восстановить предыдущее состояние документа, если кто-то допустил ошибку при его заполнении.

Файл, созданный в Google Sheets, можно сохранить в форматах XLSX, ODS, PDF, в виде веб-страницы HTML, CSV и TSV. Это тоже делает сервис заметно более гибким, чем Excel Online.

Документы, созданные в Google Sheets, хранятся в облаке Google Drive. На главной странице веб-приложения есть их список, отсортированный по дате просмотра. Эти же файлы можно просматривать и редактировать через бесплатное мобильное приложение для Android и iOS.

Zoho Sheet

Zoho Sheet — еще одно онлайн-средство для просмотра и простого редактирования файлов Excel. Сервис поддерживает форматы XLS, XLSX ODS, CSV и TSV. Вы можете загрузить в него файл из памяти компьютера или импортировать по ссылке с других веб-ресурсов.

Для просмотра содержимого файла регистрация на Zoho Sheet не нужна, но если вы хотите внести в него изменения, придется создать аккаунт. Зарегистрироваться на сервисе можно по электронной почте или через профили на сервисах Google, Facebook или Microsoft.

Полноценной заменой настольной версии Excel редактор Zoho не станет, но составить таблицу, добавить формулы и поработать с данными в нём можно.

Основные возможности редактора:

• Совместная работа над документами.
• Настройки блокировки ячеек и сохранение истории изменений для контроля внесённых правок.
• Инструменты для автоматического преобразования данных в диаграммы и таблицы.
• Более 350 функций для обработки данных.
• Инструменты для очистки данных.
• Поддержка макросов для автоматизации процессов.
• Поддержка 23 языков, в том числе русского.

У Zoho Sheet также есть мобильные приложения для Android и iOS. При использовании одного аккаунта данные между веб-версией и данными на смартфоне синхронизируются. Это позволяет, например, создать документ в браузере на компьютере, а затем быстро внести в него правки с мобильного девайса.

Созданные в Zoho Street документы сохраняются на сервере в аккаунте пользователя. Загрузить их на компьютер можно в форматах XLS, XLSX, ODS, CS, TSV, HTML и PDF.

OnlyOffice

Офисный пакет с открытым исходным кодом OnlyOffice также предлагает пользователям онлайн-редактор электронных таблиц. Для получения доступа к нему вам понадобится регистрация по электронной почте или аккаунты сервисов Google или Facebook.

После авторизации вы попадёте на главный экран сервиса, откуда запускаются онлайн-версии приложений. Для работы с таблицами запустите OnlyOffice Spreadsheets.

Визуально редактор OnlyOffice Spreadsheets напоминает Эксель Онлайн, поэтому вам не придется тратить время на его освоение. С точки зрения функциональности эти веб-приложения тоже очень близки друг к другу.

OnlyOffice предлагает следующие возможности для работы с таблицами в браузере:

• Редактирование и форматирование ячеек.
• Формулы для выполнения расчётов.
• Формирование таблиц и диаграмм из данных.
• Сортировка и группировка данных.
• Совместная работа над документом.

Конкурентное преимущество OnlyOffice перед Excel Online — поддержка макросов для автоматизации пользовательских действий. Создавать новые алгоритмы можно на вкладке «Плагины». Здесь же собраны инструменты для подсветки кода, редактирования изображений, подбора синонимов, перевода текста и вставки видео с YouTube.

Однако веб-версия OnlyOffice не может использоваться для открытия файлов с компьютера. Сервис поддерживает только те, что были созданы в нем. Вы можете хранить документы на «облаке» или скачать на свои устройства в форматах XLSX, ODS, CSV, OTS, PDF.

Приложение OnlyOffice работает и на смартфонах на базе Android и iOS. При авторизации под тем же аккаунтом, что и в веб-версии, данные синхронизируются.

Помимо бесплатного редактора таблиц, OnlyOffice имеет коммерческую версию облачной платформы для организаций. Для тестирования её возможностей предоставляется пробный период на 180 дней. Стоимость подписки зависит от количества сотрудников. В среднем месячная лицензия на одного пользователя обходится в 4.25 евро. При годовой подписке экономия составит 40%, при покупке тарифа на 3 года — 60%.

Некоммерческим организациям и учебным заведениям OnlyOffice предоставляет бесплатный доступ к платным функциям. Для этого нужно зарегистрироваться, выбрать баннер, который будет размещён на главной странице сайта организации, и заполнить форму. Подробности — на этой странице.

Облачная платформа OnlyOffice не предназначена для домашнего использования, так как слишком сложна и довольно дорого стоит. Но если вы ищите онлайн-решение для организации, она станет отличной заменой Excel Online.

Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.

Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:

1. Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.

2. Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.

3. Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.

4. Облачное хранение. Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.

Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

Импорт файлов и данных

Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS. 

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Читайте также: Как импортировать данные в Google Таблицу

Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.

Основные элементы панели инструментов

Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.

Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.

Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений. 

Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря). 

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

1. Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».

2. Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.

3. Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.

4. Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.

5. Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.

6. Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Закрепление столбцов и строк

Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.

Работа со ссылками

Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.

Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Читайте также: Как импортировать текущий курс криптовалюты в Google Таблицы

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.

Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи! 

Недавно мы рассказывали про основной функционал Google Docs – сервиса для создания текстовых файлов. В этой статье обратимся к другому популярному онлайн-инструменту. Из материала вы узнаете, как эффективно работать с «Google Таблицами»: визуализировать информацию, создавать формулы, комментировать, восстанавливать предыдущие версии файла.

Возможности сервиса «Google Таблицы»

Google Sheets, или «Google Таблицы» – это бесплатный сервис для работы с электронными таблицами. Его аналог – Excel от Microsoft Office, но в отличие от него в «Google Таблицах» можно работать в двух режимах – онлайн и офлайн.

В сервисе можно создавать и редактировать файлы, просматривать их вместе с другими пользователями. Строить графики и диаграммы в цвете. Использовать встроенные формулы, анализировать информацию с помощью сводных таблиц.

Открыть документ можно как с компьютера, так и с мобильного телефона. А когда вы внесёте изменения, они сохранятся автоматически. При этом данные не потеряются – всё фиксируется в истории версий.

Google Sheets совместимы с Excel. Вы можете открыть файл Excel в этом сервисе, преобразовать его в таблицу Google, и обратно.

В статье рассматриваются основные функции инструмента, которые легко освоить новичку. С помощью таблиц вы можете создавать бизнес-план и медиаплан, составлять расписание, вести учёт времени сотрудников, планировать бюджет и т.д.

Как начать работу в «Google Таблицах»

Для полноценной работы в программе необходимо зарегистрировать аккаунт в Google. Когда вы сделаете это, сможете пользоваться и другими сервисами системы, например Google Docs и «Google Презентациями».

После создания почты на Gmail войдите в сервис одним из способов:

• Через иконку «Google Таблиц». Попадёте на главную страницу сервиса. Здесь вы можете создать новую таблицу – для этого выберите пустой файл или шаблон из галереи.

Если вы уже работали с таблицами (например, просматривали файлы по ссылке), вы увидите их на главной странице.

• Через «Google Диск». На главной странице под логотипом Диска нажмите «Создать» и выберите «Google Таблицы». Можете создать таблицу с нуля или заполнить готовый шаблон.

Как открыть файл Excel в «Google Таблицах»

Зайдите в любую таблицу, затем в меню нажмите «Файл» – «Открыть». В новом окне перейдите во вкладку «Загрузка». Нажмите на синюю кнопку, если хотите выбрать файл с устройства, или перетащите его в открывшееся поле.

Как скачать файл из «Google Таблиц»  

Сервис позволяет сохранить файлы в нескольких форматах – XLSX, CSV, PDF и др. Зайдите в «Файл», нажмите «Скачать». Выберите подходящий вариант из предложенных.

Можно ли работать с файлом Excel в Google Sheets

Да, вы можете работать с xlsx-файлом, не переводя его в формат «Google Таблиц». В этом случае он будет отображаться с зелёным значком .XLSX рядом с названием файла.

Как работать с файлом в «Google Таблицах»

Рассмотрим, как выглядит меню и панель инструментов.

Какие есть возможности для изменения файла через главное меню:

Файл. Можно открывать, импортировать и создавать копии файлов, смотреть историю версий, предоставлять доступ другим людям, выставлять настройки.

Правка. Блок для редактирования и удаления файла.

Вид. Можно настроить отображение элементов, закреплять строки, изменять масштаб.

Вставка. Блок для работы с ячейками, строками и столбцами. Можно вставить диаграмму, рисунок, создать сводную таблицу. Можно добавить функцию. Оставить комментарий.

Формат. Позволяет устанавливать нужный шрифт, выравнивание, делать переносы и менять цвет таблицы или отдельных ячеек.

Данные. Можно настроить сортировку, создать фильтры, посмотреть статистику.

Инструменты. В этом блоке можно создать Google Форму, проверить правописание, настроить специальные возможности.

Расширения. Блок для дополнений, макросов и приложений.

Справка. Помощь по работе с файлом, поиск по меню, а также список быстрых клавиш.

Что расположено на панели инструментов:

• стрелки «Отменить» / «Повторить»;
• печать;
• копирование форматирования;
• изменение масштаба;
• изменение формата данных в ячейках;
• параметры шрифта (от размера и до цвета);
• параметры ячеек (цвет и границы);
• выравнивание текста внутри ячеек;
• инструменты для добавления ссылки, комментирования, вставки диаграммы, создания фильтра и функций;
• способы вводы текста.

При желании меню можно скрыть – нажать на стрелку справа. Основные функции будут доступны на панели инструментов.

В нижней части файла находится панель для работы с листами. Здесь можно добавлять и удалять, переименовывать, защищать листы, менять их местами и перекрашивать ярлыки.

Чтобы скрыть лист, нажмите на его ярлык и выберите «Скрыть лист». Он не будет виден на панели. Чтобы вернуть лист обратно, найдите его через кнопку «Все листы» слева на панели и нажмите на скрытый лист.

Как работать с элементами таблицы

В Google Sheets можно работать как с целой таблицей, так и с отдельными ячейками, строками и столбцами.

Как закрепить строки

Чтобы нужные данные не исчезали при прокрутке таблицы, их можно закрепить. Выделите ячейку строки или столбца, перейдите в «Вид» в главном меню, выберите один из вариантов закрепления.

Как перемещать ячейки, строки и столбцы

Элементы можно двигать по листу таблицы.

Для перемещения ячейки наведите на неё курсор – он должен принять форму руки. Перетащите ячейку в нужное место. Другой вариант – кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите «Вырезать», перейдите на другое место таблицы, кликните на новую ячейку правой кнопкой, нажмите «Вставить».

Чтобы переместить всю строку или столбец, кликните на соответствующий заголовок – с цифрами или латинскими буквами. Так вы выделите все ячейки, и курсор примет форму руки. Перетащите элемент в другое место таблицы. Подойдёт и способ, описанный выше, – перемещение с помощью правой кнопки мыши. 

Как посмотреть историю изменений

Внесённые данные и другие изменения автоматически сохраняются в облаке. Чтобы посмотреть версии файла, нажмите на поле справа от главного меню. Оно называется «Последнее изменение» или «Все изменения сохранены на Диске».

Попадёте в историю версий. В этом режиме не получится отредактировать таблицу. Но вы можете посмотреть изменения и восстановить нужную версию, если это ваша таблица или вы имеете права редактора. 

Как настроить доступ в «Google Таблицах»

Чтобы показать таблицу другим людям и дать им возможность вносить изменения, предоставьте им доступ. Он бывает трёх видов:

• редактор может изменять информацию в файле, вплоть до удаления всех данных (восстановить их можно через историю версий);
• комментатору разрешено только предлагать изменения в таблице;
• читатель только посматривает файл, без возможности вносить правки или редактировать текст.

Доступ по ссылке

Найдите кнопку «Настройки доступа» в верхнем правом углу. Нажмите на неё, а затем на «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка».

Определитесь с уровнем доступа. Затем отправьте пользователю ссылку на файл.

Учитывайте, что ссылку можно пересылать другим людям. А значит, если вы дали доступ редактора непроверенному лицу, и он перешлёт её другому, кто-то получит такие же права редактора. Чтобы файл не изменили без вашего ведома, ограничьте доступ к нему – сузьте круг лиц, которые могут просматривать таблицу, или защитите данные от редактирования.

Доступ определённым пользователям

Нажмите «Настройки доступа», добавьте пользователей или группы, которым придёт приглашение к просмотру или редактированию файла на почту. Письмо отправится только тем, у кого есть аккаунт в Google или Mail.ru.

Как защитить данные от изменения

Можно ограничить возможность редактирования во всём файле или в отдельной ячейке. Выделите диапазон (ячейку, столбец, строку) и нажмите правую кнопку мыши, выберите «Показать другие действия с ячейкой», затем «Защитить диапазон». Если хотите ограничить действия с листом, нажмите на вкладку листа, потом на «Защитить лист». Задайте разрешение.

Другой вариант – найти в меню «Данные», а затем выбрать «Защитить листы и диапазоны».

Как работать с данными в Google Sheets

Форматы данных

Данные в таблице – это текст и цифры. Они могут быть выражены в виде чисел, процентов, валют, дат и времени. Если нужно поменять формат (например, округлить валюту), нажмите в главном меню «Формат», зайдите в раздел «Числа» и выберите подходящий вариант.

Фильтры и сортировка

Настроить фильтр и отсортировать ячейки можно через пункт главного меню «Данные».

Сортировка поможет быстро сформатировать лист. Если у вас текстовые данные, программа покажет их от первой буквы алфавита до последней, и наоборот. Если у вас числа – от большего до меньшего числа и обратно.

Проверка данных

Функция позволяет убедиться, что сведения соответствуют формату. Например, необходимо проверить, что все данные в столбце – даты.

Выберите в разделе «Данные» пункт «Настроить проверку данных».

Укажите диапазон, а в разделе «Правила» выберите формат «Дата» и что она «является допустимой датой». Нажмите сохранить. Если есть ошибки, вы увидите в ячейках красный треугольник.

Сводные таблицы

Этот инструмент помогает структурировать большие объёмы информации в виде отчётов, чтобы удобнее было их анализировать.

Чтобы создать отчёт, в главном меню файла нажмите «Вставка», выберите «Создать сводную таблицу». Сервис добавит её на новом листе или на текущем, в зависимости от выбранных настроек. В редакторе сводной таблицы добавьте строки, столбцы, значения или фильтры, по которым нужно сформировать отчёт.

Комментарии и примечания

Предложенные изменения в файле можно увидеть, если навести курсор на ячейку. Желтый треугольник в верхнем правом углу означает комментарий, чёрный треугольник – примечание. Написать комментарий и примечание можно через меню (внизу раздела «Вставка») или через комбинацию быстрых клавиш. Другие пользователи могут отвечать только на комментарии.

Полезные функции

Как добавить диаграммы

Вставить диаграмму можно из панели инструментов или из главного меню по пути «Вставка» – «Диаграмма». После этого справа вы увидите редактор диаграмм. Можете выбрать тип, указать диапазон данных, задать число столбцов и строк, поменять цвет графика и пр.

Как добавить функцию

Функции – это формулы, по которым обрабатываются данные в таблице. Например, данные проверяются на соответствие условиям, или суммируются.

Чтобы вставить функцию, нажмите на ячейку и введите «=». После этого можно писать функцию – сервис даст подсказки. В скобках указываются данные для вычислений. Если нужно, введите аргументы.

Если не знаете, как называется формула, найдите её в общем списке. Для этого нажмите на знак функции на панели инструментов, либо выберите в меню «Вставка» – «Функция».

Как подключить дополнения

Зайдите в «Расширения» в главном меню, затем «Установить дополнения». В открывшемся окне вы можете найти нужную программу через поиск. Или нажмите знак меню слева вверху, чтобы выбрать категорию или посмотреть совместимость с продуктами Google.

Например, здесь можно подключиться к Google Analytics. После установки сервис появится в разделе «Дополнения» в файле.

Горячие клавиши

Перечислим комбинации клавиш, которые пригодятся и новичку, и профессионалу:

Ctrl + O – открыть файл;

Ctrl + пробел – выделить столбец;

Shift + пробел – выделить строку;

Ctrl + K – вставить ссылку;

Home – перейти в начало строки;

Ctrl + Home – перейти в начало листа;

Ctrl + End – перейти в конец листа.

Другие комбинации можно посмотреть в «Справка» – «Быстрые клавиши».

Google Sheets – это удобный онлайн-инструмент для анализа огромного количества информации и структурирования данных. Используйте его, чтобы облегчить работу с таблицами и ускорить взаимодействие между сотрудниками компании.