Отчеты по продажам в excel шаблон - Word и Excel - помощь в работе с программами

Ежедневный отчет о продажах

С помощью этого превосходного шаблона вы можете вести учет ежедневных продаж и складских запасов. Введите конкретные транзакции на вкладке «Сведения о продажах», а затем перейдите на вкладку «Отчет о продажах», чтобы просмотреть общее число продаж по каждому товару.

Excel

Скачать

Источник

Для составления читабельных отчетов в Excel с красивой визуализацией данных или инфографикой в основном применяются оригинальные комбинации стандартных диаграмм и графиков с гармоничной палитрой цветов. Но можно также стильно оформлять отчеты Excel с помощью групп векторных фигур, предварительно нарисованных в программе PowerPoint. Главное всегда и во всем соблюдать меру! Рассмотрим такой подход к визуализации данных на примере отчета выполнения плана продаж по товарам в Excel.

Аудит отдела продаж в Excel по шаблону отчета

Сначала необходимо ознакомится как работает отчет по выполнению плана сбыта товаров и разобраться с его функциональными возможностями, моделируем ситуацию для примера.

На торговом предприятии существует несколько установленных планов реализации для целых групп товаров: годовой, ежеквартальный, ежемесячный и т.п. Каждую неделю предприятие проводит планерку для контроля выполнения ежемесячных планов реализации продукции. Необходимо составить интерактивный отчет с визуализацией выполнения ежемесячного плана продаж по четырем категориям товаров (A, B, C и D) для еженедельных планерок.

Предприятие проводит собрание планерки каждый понедельник в следующих целях:

Подытожить успехи в продажах предыдущей недели и всех недель текущего месяца.
Проведение анализа предыдущих месяцев текущего года.
Проконтролировать и спрогнозировать перспективы выполнения плана по продажам для текущего месяца и успешного закрытия текущего года.

Техническое задания для данной модели аудита отдела продаж:

Отчет должен быть разбит на номера полных и неполных недель выбранного месяца. Также предоставить возможность переключатся между предыдущими месяцами для анализа истории продаж текущего года.
Значения продаж за все прошедшие недели текущего месяца – суммируются для анализа общей картины выполнения месячного плана.
Должна быть возможность сегментировать продажи по группам товаров.
Каждая группа должна анализироваться относительно выполнения среднего плана продаж установленного для одной группы (путем деления значения общего плана на количество групп товаров).

Все исходные данные для отчета импортируются из ERP-системы на лист шаблона «Data»:

Далее на листе «Processing» вся история продаж обрабатывается сложными формулами для вывода на главный лист «DASHBOARD» в виде диаграмм и графиков:

Содержание листа «DASHBOARD» следует рассмотреть и проанализировать более подробно.

Описание структуры дашборда для сравнительного анализа в Excel

Структура сравнительного анализа по еженедельным продажам и выполнения месячного плана, состоит из 4-х блоков. Первый блок состоит из 4-х диаграмм, которые показывают сколько осталось до выполнения среднего ежемесячного плана отдельно для каждой группы товаров (A, B, C и D) в процентном соотношении по итогам прошедших недель текущего месяца:

Ниже под этим блоком находится второй блок с интерактивным календарем:

Интерактивный календарь позволяет переключатся между месяцами. А также автоматически подсвечивает, чтобы визуально экспонировать на календаре выбранные дни полных и неполных недель текущего месяца для анализа данных.

Чтобы красиво оформить интерактивный календарь в отчете использовались возможности рисования фигур с векторной графикой в программе PowerPoint, которые существенно выше чем в Excel. В результате получилось стильное оформление календаря как показано выше на рисунке.

Следующим 3-й блок содержит график динамики изменения показателей продаж отдельно по каждой группе товаров, на протяжении выбранного месяца календарем:

На графике мы наблюдаем выделенную область, которую включает отчет для вывода показателей на диаграммы, календарь и числовые значения в 4-ом блоке дашборда.

Теперь рассмотрим 4-й блок управления отчетом, который объяснит принцип выделения области на графике. На четвертом блоке находятся элементы управления целым дашбордом:

Элементы управления (полосы прокрутки) изменяют значения:

вертикальная полоса прокрутки управляет уровнем установленных планов продаж;

горизонтальная – для переключения между номерами полных и неполных недель текущего месяца.

Соответственно если мы используем горизонтальную полюсу заполняется область на графике по оси X. Так как на ней находятся номера дней текущего месяца. Сейчас стоит отметить, что область выделения на графике и на интерактивном календаре одинаково окрашена и синхронно заполняется при переключении значений номеров недель месяца (римскими цифрами) под управлением горизонтальной полосой прокрутки.

Если использовать вертикальную полосу, тогда заполнится область выделения только на графике по оси Y – значения по продажам.

Все блоки в целостности образуют красивый и удобный отчет с интерактивной визуализацией данных для выполнения сравнительного анализа выполнения плана продаж сразу по 4-м группам товаров:

Скачать отчет по выполнению плана продаж в Excel

Данный шаблон отчета можно использовать для решения своих аналогичных задач. Или же можно использовать только лишь элементы шаблона для своих отчетов: красивый интерактивный календарь и стильно оформленные диаграммы. Таким образом векторные фигуры, нарисованные в программе PowerPoint, позволяют оригинально оформлять интерактивные отчеты в Excel. Главнее не выходить за границы меры. На конец стоит также отметить, что этот интерактивный шаблон дашборда не содержит макросов!

Источник

Содержание

Шаблоны Excel для продаж
Шаблон продаж в Excel для скачивания
Как внедрить отчет в отдел продаж
Что делать, если менеджеры не пишут отчеты
Отчетность руководителя отдела продаж
Финансовые показатели
План оплат на неделю
Факт оплат на сегодня
Процесс анализа продаж
Анализ выполнения плана продаж
Анализ динамики продаж по направлениям
Анализ структуры продаж
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на неделю»
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня»
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на завтра»
Заполняем столбцы:
Фильтрация Товаров по прибыльности
Статистика сроков сбыта Товаров
Статистика поставок Товаров
Анализ ключевых показателей и EVA
Панель мониторинга 13 месяцев в году
Анализ бюджета доходов и расходов (БДР) за период

Среди преимуществ расчётных листов Excel для продаж управление проданными товарами, состоянием склада или поставками продуктов благодаря реестру продаж в Excel. Но шаблоны также позволяют нам видеть динамику продаж в самом Excel и периодически делать отчет по продажам в Excel.

Шаблон продаж в Excel для скачивания

Реестр продаж в Excel может иметь различные применения, но среди них выделяется возможность контролировать наличие товаров. Ниже вы найдёте шаблон Excel для бесплатного скачивания с помощью которого вы сможете отслеживать как код товара, его название или учётный номер, цену, регистрировать количества прихода и ухода товаров, знать минимальный и оцениваемый склад, так и проводить статистическую оценку. Для этого необходимо принимать во внимание статистические функции Excel наряду с математическими и тригонометрическими функциями.

Как внедрить отчет в отдел продаж

Менеджеры – люди активные. В отделе продаж развивается конкуренция между сотрудниками больше, чем где-либо. Этому способствует стиль работы: кто-то продал сегодня больше, кто-то меньше. Сотрудники ежедневно делятся своими достижениями. Но без конкретного отчета руководитель может составить только общее представление о продажах. Случается, что представление далеко от действительности. Чтобы этого не происходило, следует ввести в компании ежедневную отчетность.

Даже самый простой отчет дает минимум три выгоды:

точное представление о положении дел, представленное в цифрах;
рост конкурентности в среде менеджеров. Их нацеленность на результат;
опорные точки для роста компании.

Внедрить ежедневный отчет несложно. Его формы бывают различными. Часто для этой цели руководители используют корпоративные чаты. Достаточно просто обязать менеджеров в конце каждого рабочего дня скидывать данные в чат. Чаще всего это три показателя:

количество привлеченных клиентов;
закрытые сделки;
реальный доход.

Форма отчета может быть самой обычной: фамилия, имя, отчество и основные данные. Но заполнять ее нужно ежедневно.

Что делать, если менеджеры не пишут отчеты

Нерадивые или забывчивые сотрудники есть в каждом коллективе. Если ежедневный отчет вводится впервые, то нельзя рассчитывать, что все сразу будут выполнять это требование. Человеку, привыкшему уходить домой в определенное время, бывает сложно перестроиться и выделить несколько минут на анализ прошедшего дня. Сотрудников нужно стимулировать. В первые дни нововведения некоторым стоит просто напоминать о новых обязанностях.

Если менеджер и дальше игнорирует требования руководителя, то следует переходить к наказаниям – без отчета не оплачивать рабочий день или ввести составление отчета в KPI сотрудника. Материальная составляющая очень быстро приучит к дисциплине.

Отчетность руководителя отдела продаж

Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:

объемы продаж;
прибыль;
доход в процентах;
количество новых клиентов;
общее количество заказов;
количество новых заказов;
средний чек и другое.

Каждый руководитель должен составлять отчет по тем показателям, за которые он отвечает и которые наиболее важны для компании. Отчетность нужна для того, чтобы регулярно отслеживать показатели, делать выводы и своевременно принимать меры. Отчет отдела продаж должен учитывать индивидуальные показатели каждого сотрудника. По ним делается вывод о продуктивности труда менеджеров. Высокие показатели требуют обобщения опыта. Низкие показатели – предлог побеседовать с человеком и выяснить причины снижения его продуктивности.

Обязательно должны отслеживаться показатели по выполнению плана. К 100-процентному выполнению необходимо стремиться ежедневно, корректируя работу сотрудников. Провести анализ и наметить пути решения проблем поможет отчет руководителя отдела продаж.

Финансовые показатели

Критериями работы предприятия являются финансовые показатели. Поэтому продажи также следует подвергать финансовой оценке. Показатель эффективности сбыта – это рентабельность предприятия. Рентабельность – это то, что заработало предприятие от реализации продукции. Рентабельность оценивается по нескольким статьям.

Рентабельность продаж. Рассчитывается показатель следующим образом. Берется прибыль. Остаток делится на полный объем продаж и умножается на 100 %.
Доходность капитала. Это коэффициент прибыли, полученной собственником со своих вложений.
Оценка эффективности активов. Для расчета этого показателя чистая прибыль делится на оборотные фонды и умножается на 100 %.
Валовая прибыль. Она представляет собой разницу между средствами, вырученными с продаж, и себестоимостью продаваемой продукции.
Чистая прибыль – это разность общей выручки и себестоимости, суммируемой с налогами.

Также оцениваются затраты компании на обслуживание одного клиента. Финансовый отчет учитывает различные факторы, определяющие скорость и качество продаж.

План оплат на неделю

Платежный календарь помогает систематизировать денежные потоки. По-другому его называют графиком платежей. Платежный календарь составляется на основе действующих договоров. Во внимание принимаются первичные документы на оплату и фактически совершенные продажи. Документ чаще всего составляют на месяц. Но могут быть и другие временные периоды, например, на неделю. Задачи по планам оплат на неделю ставятся заранее.

Оптимальный вариант составления плана оплат на неделю – вечер пятницы. В это время можно подвести итоги прошедшей недели и наметить задачи на следующую. Анализ должен проводиться в спокойной обстановке. Отправной точкой послужат личные отчеты менеджеров и общий недельный отчет отдела продаж. В план оплат на неделю вносят различные данные. Форма отчета зависит от целей и задач конкретного предприятия.

Факт оплат на сегодня

Этот отчет носит информационный характер. В него могут быть включены пункты:

название продукта;
сумма платежа;
дата;
статус оплаты;
ссылка на клиента.

Статус оплаты предполагает полную или частичную оплату, а также выставленный счет. Такой короткий отчет может составляться несколько раз в день. Это даст понимание ситуации и станет хорошим стимулом для продавцов.

Процесс анализа продаж

После того как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.

Анализ выполнения плана продаж

Если в компании ведется планирование и установлен план продаж, то первым шагом рекомендуем оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по отношению к аналогичному периоду прошлого года).

Рис.3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам

Анализ выполнения плана продаж мы проводим по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, выручка и прибыль. В каждой таблице мы рассчитываем % выполнения плана и динамику по отношению к прошлому году. Все планы разбиты по товарным категориям, что позволяет более детально понимать источники недопродаж и перевыполнения плана. Анализ проводится на ежемесячной и ежеквартальной основе.

В приведенной выше таблице мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет составлять прогноз выполнения плана продаж при существующей динамике отгрузок.

Анализ динамики продаж по направлениям

Такой анализ продаж необходим для понимания, какие направления отдела сбыта являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж каждого направления и своевременно выявить значимые отклонения в продажах для их корректировки. Общие продажи мы разбиваем по направлениям ОС, по каждому направлению анализируем продажи по товарным категориям.

Рис.4 Пример анализа продаж по направлениям

Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.

Анализ структуры продаж

Анализ структуры продаж помогает обобщенно взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы являются наиболее прибыльными для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, перекрывает ли повышение цен рост себестоимости. Анализ проводится на ежеквартальной основе.

Рис.5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании

По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «рентабельность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предшествующему кварталу.

Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж

Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на неделю»

Такая форма отчета позволяет адекватно устанавливать план для отдела. Имея такой отчет и прогноз, можно понять потенциальную сумму, на которую план может быть недовыполнен. На основании этого вида отчета принимаются решения, которые позволят достичь установленной планки по выручке. План на неделю составляется в конце предыдущей недели. Затем ежедневно он актуализируется и высылается руководителю отдела.

Следует обратить особое внимание на столбец «Годовой оборот». Он обозначает «крупность» клиента. Здесь нет единого критерия, его определите сами. Это может быть годовой оборот, метраж магазина, количество торговых точек у клиента, количество персонала и т.д.

Иногда возникает полемика между руководителем отдела и его сотрудниками по поводу столбца «Когда оплатит». Последние утверждают, что невозможно запланировать дату оплаты. Тем не менее мы настоятельно рекомендуем требовать от своих менеджеров проставлять даты оплат. Подобное требование вырабатывает более серьезное и ответственное отношение со стороны ваших работников и мобилизует их. Конечно, речь не идет о розничном бизнесе. Тут можно планировать только крупные чеки.

Отчеты о продажах: ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня»

Это наиболее простая форма отчета. Название столбцов говорит само за себя. В «Статусе оплаты» (столбец 4) указываете состояние – «оплачено», «частично оплачено», «счет на оплате».

В течение дня важно контролировать 2 реперные точки на предмет продаж на текущий день и указанный час. :

12-00,
16-00.

Такой частый контроль стимулирует менеджеров работать более эффективно. Данный отчет можно заполнять путем простой переписки в группе в любом мессенджере. Такой контроль продаж, когда все менеджеры видят результаты каждого, это стимулирует их не остаться позади, а все же выполнить дневной план.

Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на завтра»

В этот отчет вносятся названия юридических лиц и суммы, которые они оплатят завтра. Удобнее всего его запрашивать, составлять и получать в конце дня, который предшествует плановому. Вечером можно успеть существенно скорректировать работу менеджеров. Заниматься анализом этого вида отчета в плановый день (то есть завтра) просто бессмысленно.

Заполняем столбцы:

1. Заполняем ФИО менеджера

2. Процент выполненного плана на текущий день считается по следующей формуле:

Факт на текущий момент /(План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце * количество отработанных дней за месяц)*100.

То есть сначала вы делите абсолютную цифру плана каждого сотрудника на общее количество рабочих дней в месяце. Потом ежедневно умножаете на количество отработанных дней. После этого цифра текущего факта продаж по каждому из менеджеров делится на полученную цифру и умножается на 100, чтобы получить результат в процентах.

Эту формулу можно адаптировать и с учетом сезонности, сферы бизнеса и т.д. Расчет по такой формуле легко настроить в Excel.

3. Заполняем ежедневно в абсолютном значении сумму выручки конкретного менеджера.

4. Считаем и заполняем, исходя из того, сколько осталось выполнить до конца недели (промежуточные итоги). Можно рассчитать сколько конкретному менеджеру нужно «закрыть» клиентов до конца недели.

5. Заполняем установленный на месяц план

6. Заполняем количество рабочих дней в месяце

7. Заполняем фактическое количество прошедших дней месяца.

8. План до конца недели представляет собой сумму цифр из 3 и 4 столбцов. Это число – результат сложения закрытой на текущую дату суммы и плана до конца текущей недели.

9. Заполняем ежедневно количество прошедших рабочих дней.

Последняя строка отчета «Доска» представляет собой суммарные результаты по всему отделу. Всем известное – «Итого».

Руководитель ежедневно контролирует работу отдела по этой форме отчета. Она позволяет также перераспределять нагрузку между теми, кто уже выполнил план и теми, кто не дотягивает.

Также будет полезно распечатать или нарисовать ее на доске, чтобы менеджеры заполняли ее самостоятельно. При этом любой сотрудник может сравнить свой результат с результатом коллег. Таким образом, «доска» действует как дополнительная форма мотивации.

Руководитель должен использовать результаты отчета для принятия решений по циклу Деминга.

Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра « Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано « Нет» , то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей формулой массива : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции СУММПРОИЗВ() : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]

Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат – первых дней месяцев , начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой: =КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат – первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .

Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню :

Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню
Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме :

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Анализ ключевых показателей и EVA

В отчете проиллюстрированы изменение ключевых показателей, ликвидности, рентабельности собственного капитала и факторы, влияющие на изменение EVA.

Панель мониторинга 13 месяцев в году

Как показывать данные, чтобы было понятно, запоминалось и чтобы был план факт, прошлый месяц и тот же месяц прошлого года? Для этого нужно построить диаграмму за 13 месяцев.

Анализ бюджета доходов и расходов (БДР) за период

Отчет поможет проанализировать бюджет доходов и расходов за период, сравнить план и факт, провести факторный анализ прибыли и сравнить продажи с безубыточной выручкой.

Источники

https://ru.justexw.com/download/%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D0%B6%D0%B8
https://blog.oy-li.ru/otchetnost-otdela-prodazh/
http://PowerBranding.ru/biznes-analiz/analiz-prodaz/
https://blog.oy-li.ru/otchety-o-prodazhah/
https://excel2.ru/articles/otchety-v-ms-excel
https://finalytics.pro/inform/dashboard-examples/

Источник

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

Сводные таблицы

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

Товар

– наименование партии товара, например, «

Апельсины

»;
Группа

– группа товара, например, «

Апельсины

» входят в группу «

Фрукты

»;
Дата поставки

– Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи

– Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи

– Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт

– срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль

– отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

Перейдите на лист с исходной таблицей;
Вызовите

Расширенный фильтр

(

);
Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию

Скопировать результат в другое место

; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок

Только уникальные записи

.

Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
Отсортируйте перечень товаров (

).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
Вызовите окно

Промежуточные итоги

через пункт меню

;
Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Источник

Make sales reporting easy with free templates available in Microsoft Word, Excel, and PowerPoint; Adobe PDF; and Google Sheets formats. All of the templates below are downloadable and customizable for your small business.

On this page, you’ll find a weekly sales activity report template, a simple daily sales report, a sales call report template, and multiple other spreadsheet, dashboard, and document templates, including forms for monthly, quarterly, and annual sales reporting.

Weekly Sales Activity Report Template for Excel

Download the Weekly Sales Activity Report Template for Excel

This template is ideal for individual sales representatives who need to track weekly sales activity. For each weekday, enter the number of calls made, visits completed, sales leads generated, and deals closed. Include daily revenue goals and actual amount collected. The template calculates daily and weekly totals for all activities and revenue. It also shows the variance between your target sales revenue and actual amounts.

Basic Daily Sales Report Template for Excel

Download the Basic Daily Sales Report Template for Excel

Use this simple spreadsheet template for daily sales reporting. List products, prices, and item descriptions in the inventory list tab. In the main template tab, use the dropdown menu in each row of the first column (labeled Item No.) to select a product. Enter the quantity sold and tax rate for each item. The template calculates the total sales amount including tax. You’ll be able to see the daily sales total at the top of the template for easy reference.

Monthly Sales Report Dashboard Template for Excel

Download the Monthly Sales Report Dashboard Template for Excel

Create a monthly sales report showing team performance, including the lead conversion rate, outbound calls, and revenue closed for each sales rep. The dashboard provides charts to quickly view your lead-to-opportunity ratio, opportunity-to-win ratio, and sales volume by channel. You’ll find example sales channels for a call center, mobile app, social media, email marketing, and online store. Edit the categories and add your data to see which channels are the top performers for your business.

Annual Sales Performance Report Template for Excel

Download the Annual Sales Performance Report Template for Excel

Use this sales analysis report template to track quarterly sales growth for multiple products, regions, and salespeople. The template shows side-by-side estimated versus actual sales for each quarter. Enter your product names and sales amounts to populate the color-coded bar charts. The report also includes a graph comparing product revenue over four years.

Weekly Sales Call Report Template

Download a Weekly Sales Call Report Template for
Excel | Microsoft Word | Adobe PDF

Record sales call activity to create a simple weekly report. Use this template to track data from one sales rep or a team. Enter the daily number of calls and sales made, along with target amounts. The Microsoft Excel version of this template calculates the sales rate for each day of the week. Enter your sales values to see how daily and weekly revenue compare to sales goals.

Daily Sales KPI Report Template for Excel

Download the Daily Sales KPI Report Template for Excel

This sales report template displays daily key performance indicators (KPIs) for one month. View revenue, customer, and average order value growth in a bar chart, so you can track performance. KPIs are shown together on each day, allowing you to evaluate changes on a daily and monthly basis. Enter your data in the unshaded portions of the spreadsheet to generate the dashboard chart, as well as monthly average values for each KPI.

Deal Loss Reasons Report Template for Excel

Download the Deal Loss Reasons Report Template for Excel

Identifying the reasons you are losing deals will help you find trends and make informed changes to a sales strategy. This template includes two charts: one showing loss reasons by value and the other by count. The total number of lost deals and total lost earnings are shown at the top of the report. Enter the starting and ending dates for the reporting period, edit the loss reasons, and add sales data to reveal a snapshot of deals lost.

Sales Tracking Report Template for Excel

Download the Sales Tracking Report Template for Excel

This sales tracking report provides a detailed breakdown, as well as a broad overview of financial data. Use the spreadsheet portion of the template to list the cost per item, markup percentage, quantities sold, shipping costs, and returns. The dashboard displays the profit per single item, total income for all items sold, and a percentage breakdown showing what portion of revenue is attributed to each product.

Hourly Sales Report Template

Download an Hourly Sales Report Template for
Excel | Google Sheets

Make a comprehensive, hourly sales report for any time frame. Select the starting and ending dates and times for your report. Enter hourly sales data, including the number of items sold and sales amount. The template calculates the average and percent of sales made for each time slot. Sum totals appear at the top of the template and update each time you add new data to the report.

Sales Rep Daily Report Template for Excel

Download the Sales Rep Daily Report Template for Excel

Suited for an individual sales representative, this template can be used to record activities for a single day or over multiple dates. Use the Inventory tab to create a list of products with unit costs. On the main Sales Report tab, select your products from the dropdown menu in the item number column. Enter the number of units sold and tax rate, and the template computes the total sales amount. For each item sold, record the date, time, type of call, and customer information.

Monthly Retail Sales Summary Report Template

Download a Monthly Retail Sales Summary Report Template for
Excel | Microsoft PowerPoint

Monitor your monthly retail sales performance with this summary report. The template shows totals for customer orders, products sold, and sales amount during your chosen time period. A horizontal bar chart provides a breakdown of weekly sales revenue. Evaluate product performance with an itemized list of units sold, plus a pie chart showing the percentage of sales for each item. Compare current and previous month sales to set future goals for your retail business.

You can create a slide deck of your report by downloading the Microsoft Excel version to populate the charts with your sales data, then copy and paste screenshots into the PowerPoint template.

Restaurant Weekly Sales Report Template for Excel

Download the Restaurant Weekly Sales Report Template for Excel

Compile daily and weekly restaurant sales information into a single report. The template provides example food and beverage categories, plus discounts and complementary items. Add or remove categories to create a customized template for your restaurant. Enter your itemized sales for each day, and the template tallies the daily subtotals and total weekly sales. Keep track of payment types with a separate section where you can input credit card, cash, and other transactions.

Real Estate Sales Report Template for Excel

Download the Real Estate Sales Report Template for Excel

Real estate agencies can use this sales report template to assess team performance on a monthly and annual basis. See how agents performed with total listings, new listings, number of sales, and sales values. View actual versus target amounts to monitor sales objectives. The template includes a dashboard with charts and graphs for a visual summation of your sales data.

Quarterly Sales Report Template

Download a Quarterly Sales Report Template for
Excel | Google Sheets

This sales report template provides a monthly and quarterly breakdown of sales figures for one year. Collect data on the number of contacts in your sales pipeline, conversion rate, units sold, and total sales value for each business quarter. Graphs illustrate your actual unit sales and total sales amounts over time and compares it to your sales quotas.

Year-End Sales Report Template

Download a Year-End Sales Report Template for
Microsoft Word | Adobe PDF | PowerPoint

This annual sales report includes a table of contents, an executive summary with sample text, a section for listing financial data, and space for inserting an auditor report. Attach any other documentation needed to create a thorough report for stakeholders. Enter your sales data for current and previous years in the preformatted table to see performance changes over time. This template is also useful for creating an outline for developing a customized yearly report for your business.

What Is a Sales Report Template?

A sales report template provides a pre-built form for compiling sales data. The report gives sales managers and stakeholders insight into daily, weekly, monthly, quarterly, or yearly sales performance, and might focus on one salesperson or a sales team.

Find additional templates and learn more about the sales process, effective sales management, and sales forecasting in our comprehensive guides.

Streamline Your Sales Reporting with Smartsheet

Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.

The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.

When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.

Источник