Отчет по вакансиям в excel

Как скачать отчет

Как работать с отчетом в Excel

Как работать со «сводными таблицами» из отчета

Как посмотреть количество кандидатов на этапах подбора

Как посмотреть среднее время нахождения кандидатов на этапах подбора

Отчет находится в личном кабинете Talantix в разделе «Аналитика» в пункте меню слева «Выгрузка в Excel». Это один из четырех отчетов раздела, которые могут понадобиться в работе рекрутерам и руководителю отдела.

В отчете вы найдете детальную информацию по всем вакансиям за выбранный период.

Используя данный отчет, вы можете проанализировать:

• воронку соискателей по этапам;
• источники подбора;
• количество отказов, а также их причины.

Вы сможете сделать анализ в разрезах:

• подразделений,
• регионов,
• рекрутеров,
• заказчиков.

Информация из отчета поможет контролировать:

• загрузку рекрутеров;
• прогресс в работе над каждой вакансией;
• отклонения в сроках работы над вакансиями.

Отчет содержит следующие поля:

Как получить отчет «Процесс работы над вакансиями»

В личном кабинете Talantix в разделе «Аналитика» слева выберите пункт меню «Выгрузка в Excel». Далее в верхнем меню из выпадающего списка — «Отчеты за период», нужный период и группу вакансий, которые хотите проанализировать («Все вакансии», «Открытые вакансии» или «Архивные вакансии»).

Важно

«Архивные вакансии» находятся в выпадающем списке чуть ниже — прокрутите вниз ползунок справа. Если вам нужен отчет только по открытым вакансиям — прокрутите вниз ползунок справа и снимите галку слева с пункта «Архивные вакансии».

Нажмите на кнопку «Скачать отчет». Система сформирует отчет и отправит его в формате Excel на электронную почту, указанную при регистрации в Talantix.

Как работать с отчетом в Excel

В первой строке таблицы в каждом столбце выберите нужные фильтры (в примере: в столбце «J» выставлен фильтр по названию вакансии в Talantix — «Менеджер по продажам B2B»).

Отчет в формате Excel содержит следующую информацию по всем выбранным вакансиям за выбранный период времени (указывается в столбце «C»).

• ID Заявки
• Название заявки
• Отчет за период
• Дата создания вакансии в Talantix
• Дней в работе, факт
• Отклонение (дней)
• ID Вакансии в Talantix
• ID Вакансии на hh.ru
• Название вакансии на hh.ru
• Название вакансии в Talantix
• Статус

• Подразделение

• Регион
• Ответственный
• Рекрутеры
• Наблюдатели вакансии
• Этап
• Количество кандидатов на этапе
• Среднее время соискателя на этапе, факт (дней)
• Среднее время соискателя на этапе, план (дней)

• Источники
• Отказы по источникам
• Всего отказов
• Причина отказа не указана
• Мы отказали
• Нам отказали

Если рекрутеры фиксируют все переходы кандидатов по этапам в Talantix (по статусам подбора), то в колонке «S» будет указано, сколько в среднем кандидат находится на каждом этапе в (календарных) днях. Это позволит сразу увидеть затянувшиеся этапы.

Пример:

Этап «Согласование с руководителем» занимает 7 дней. В каждой компании свои стандарты, но в целом с учетом занятости руководителей запланировать интервью на ближайшую неделю — это хороший показатель.

А вот 10 дней на этапе «Неразобранные» говорит о какой-то проблеме на самом первом этапе подбора. Возможно, в отделе просто не хватает рекрутеров на все задачи.

Важно

Рекомендуемый инструмент для работы с отчетом — сводная таблица. Сводная таблица — удобный конструктор, который позволяет группировать цифровые данные под конкретные запросы.

Как работать со «сводными таблицами»

• В верхнем меню зайдите в «Вставка» → «Сводная таблица». Из выпадающего списка выберите «Из таблицы/диапазона».

Как правило, Excel автоматически выделяет всю таблицу (границы таблицы будут обозначены пунктиром). Основное требование — все названия столбцов должны быть заполнены. В отчетах Talantix это всегда так, но если вы будете формировать сводные таблицы на основании каких-то своих данных — обращайте внимание на этот момент. Если Excel автоматически не выделил таблицу, вы можете сделать это вручную.

• Новую таблицу с помощью перемещения буллита можно сохранить как на «Новом листе», так и на «Существующем листе». Рекомендуем первый вариант — так вам будет удобнее уточнять какие-то моменты в исходной таблице.

Справа на новом листе Excel появится конструктор «Поля сводной таблицы», который состоит из всех столбцов отчета Talantix. При выборе параметров в конструкторе, данные в формате новой таблицы будут появляться слева на листе Excel.

Как посмотреть количество кандидатов на этапах подбора

Разберем на примере, как извлечь данные из сводной таблицы, чтобы посмотреть количество кандидатов на каждом этапе.

• С помощью ползунка справа прокручиваем список полей до «Этапы» -> левой кнопкой мыши перетаскиваем его в нижний левый квадрат «Строки» (в пустом квадрате слева от выбранного поля «Этапы» появится галка). Поля сводной таблицы выстраиваются не в алфавитном порядке, а в том же порядке, что и столбцы в отчете Talantix.

Слева начинает строиться сводная таблица, в которой пока только один столбец — «Этапы» со списком всех этапов подбора, которые были заведены в Talantix.

• С помощью ползунка справа прокручиваем список полей до «Количество кандидатов на этапе» -> левой кнопкой мыши перетаскиваем его в квадрат «Значение» (в пустом квадрате слева от выбранного поля появится галка). Слева в таблице появится второй столбец — «Сумма по полю: Количество кандидатов на этапе»:

В примере для удобства этапы были вручную отсортированы от «Неразобранных» до «Выхода на работу» (и «Адаптация»). Из таблицы наглядно видно, как выглядит воронка подбора.

Важно

Чтобы в сводной таблице получилась стройная аналитика, в процессе работы над вакансиями надо вносить все данные об этапах подбора в таблицу, не допуская задвоений (в примере: строки 33 и 34 — «Онлайн-собеседование с HR»).

Подробнее об отчете «Воронка кандидатов» читайте в статье.

Как посмотреть среднее время нахождения кандидатов на этапах подбора

Разберем на примере, как извлечь данные из сводной таблицы, чтобы посмотреть среднее время нахождения кандидатов на каждом этапе.

• С помощью ползунка справа прокрутите список полей до «Среднее время соискателя на этапе, факт (дней)» -> левой кнопкой мыши перетащите его в квадрат «Значение» (в пустом квадрате слева от выбранного поля появится галка).

Слева в таблице появится третий столбец.

Excel автоматически суммирует количество соискателей на этапе. Чтобы получить не сумму, а среднее время, в нижнем правом квадрате «Значения» во второй строке левой кнопкой мыши нажмите на «Сумма по полю» -> выберите последний пункт «Параметры полей значений…».

Далее в открывшемся окне выберите «Среднее» и нажмите кнопку «ОК».

Теперь в третьем столбце показывается среднее время, которые соискатели проводят на каждом этапе.

Для получения числовых данных правой кнопкой мыши кликните на третьем столбце («Среднее время…») -> выберите «Формат ячеек».

Далее в верхнем меню в разделе «Число» выберите второй пункт сверху «Числовой» и нажмите кнопку «ОК». 

Данные в третьем столбце теперь отображаются в днях.

• С помощью ползунка справа прокрутите список полей до «Название вакансии в Talantix» -> левой кнопкой мыши перетащите его в квадрат «Фильтры» (в пустом квадрате слева от выбранного поля появится галка).

Слева над таблицей появится строка с соответствующим фильтром.

Во втором столбце «Все (вакансии)» выберите нужные вакансии (в примере: «Менеджер по продажам B2B») и нажмите кнопку «ОК».

В примере видим, что в процессе подбора много времени уходит на этапы «Неразобранные» (10 дней) и «Интервью» (10 дней).

Цифры из отчета Talantix покажут рекрутерам и руководителям реальную картину подбора в компании. Аналитика всегда выделяет тренды, а как компания будет решать поставленные задачи и оптимизировать бизнес- и HR-процессы — зависит только от вас.

В 2022 году рынок труда в России меняется быстро, резко и часто. В неустойчивые периоды команде подбора как никогда нужна трезвая аналитика и чёткий курс, что делать дальше. Преимущество у того, кто умеет видеть реальное положение дел, быстро принимать решения и адаптироваться.

Наталья Данина, главный эксперт hh.ru по рынку труда и руководитель направления клиентской эффективности, считает, что без строгого экономического подхода и работы с данными сегодня не обойтись никому. Тем, кто готов развиваться в HR-аналитике, Наталья рассказывает про работу со сводными таблицами в Excel — это классический и гибкий инструмент аналитиков.

Зачем нужна HR-аналитика

Аналитика ради аналитики — бессмысленна, и бизнес должен знать, зачем он собирает данные. Вот несколько примеров того, что даёт аналитика в рекрутменте:

1. Рисует общую картинку того, что происходит в HR-департаменте компании, как используются инвестиции, косвенно — как работает бренд работодателя.
2. Оптимизирует коммуникацию между бизнесом и командой подбора. Такие показатели, как сроки подбора, сроки нахождения кандидатов на этапах и различные бенчмарки, помогают выстроить эффективный процесс найма и дают возможность наладить диалог между руководителями и рекрутерами.
3. Оптимизирует работу команды подбора и сам процесс найма. Бенчмарки по рекрутерам и вакансиям помогают анализировать эффективность каждого специалиста и результаты команды в целом. На основании этих показателей главный по подбору перераспределяет нагрузку в команде, исходя из своих целей.
4. Помогает разобраться, что происходит с наймом здесь и сейчас, даёт рекрутерам свежие данные для формирования отчётов.

Полнота и качество данных — залог успешного анализа

Важный принцип работы с данными: trash in — trash out. Иными словами, если у вас на входе некачественная информация — не ждите полной и правдивой аналитики.

Качество данных обеспечивается двумя вводными: системой, с которой вы работаете, и навыками обрабатывающего информацию специалиста.

Например, данные по вакансиям можно собирать в папки на компьютере, составлять таблицы в Word и Excel, использовать рекрутинговые сервисы. Человек, который вносит данные, может заполнять поля аккуратно, а может — с ошибками и пропусками. От всего этого зависит то, что получится в финале.

Самый технологичный подход — использование профессиональных сервисов: это удобно, экономит время и снижает риск ошибок в данных. Например, в облачной CRM для рекрутмента Talantix аналитику можно и посмотреть на онлайн-дашбордах, и скачать в гибком формате Excel-таблиц.

Большой плюс работы с такой системой — простота регулярных действий. Задача рекрутера — детально прописать воронку и вовремя отмечать все изменения по каждой вакансии, тогда в результатах не будет никаких дыр.

Как устроена аналитика в Talantix: 4 вида отчётов для работы в сводных таблицах Excel

Аналитические отчёты Talantix поддерживают логику движения от общего к частному. Мы постарались назвать отчёты так, чтобы сразу было понятно, зачем мы их создавали и чем они помогут. Коротко пробежимся по каждому из них.

1. Отчёт  «Результат работы над вакансиями» — измеряем в выходах на работу

С его помощью вы сможете проанализировать результат работы над вакансиями за нужный период, сравнить результативность рекрутеров, сроки работы над вакансиями и отклонения по ним, получить информацию о кандидатах, которые готовятся к выходу, — имя и источник привлечения.

Вы сможете анализировать данные по регионам и заказчикам.

Если коротко, то этот отчёт — возможность оперативно показать результаты, которых достигла команда подбора в конкретный период. И увидеть, чего команда НЕ достигла, что тоже важно.

1. Отчёт «Статус работы над вакансиями»

Покажет вам ключевые параметры в работе над каждой вакансией:

• все основные даты от создания заявки до закрытия вакансии, подсвечивает отклонения по срокам;
• количество соискателей на вакансию, чтобы вы могли оценить поток и решить, достаточно ли людей привлекли на каждом этапе воронки.

В этом отчёте вы сможете анализировать данные по регионам, рекрутерам и заказчикам.

Данный отчёт поможет контролировать загрузку рекрутера и

прогресс в работе над каждой вакансией, в том числе даст возможность анализировать отклонения в сроках работы.

1. Отчёт «Процесс работы над вакансиями»

Тут вы найдете детальную информацию по вакансиям, над которыми велась работа в выбранный период. Вы можете анализировать воронку соискателей по этапам, источники подбора, количество отказов и их причины.

Весь этот анализ вы сможете сделать в разрезах регионов и рекрутеров.

Помогает анализировать воронку целиком:

• по этапам,
• по источникам,
• по отказам.

С помощью этого отчёта вы в деталях сможете контролировать загрузку рекрутера и прогресс в работе по каждой вакансии на каждом этапе воронки.

1. Отчет «Кандидаты на этапах вакансий»

Помогает собрать:

• информацию по кандидатам для отправки в СБ и оформления пропусков;
• данные для стоп-листов для кадровых агентств;
• другую детальную информацию для дополнительных отчётов, например: пол, город, образование, должность, стаж и последнее место работы, знание языков, ожидания по зарплате и т. д.

Со всеми этими отчётами мы рекомендуем работать через сводные таблицы.

Переходим к практике: мастер-класс по работе с таблицами

Сводная таблица в Excel — инструмент, с которым аналитикам привычно работать руками, вытаскивать любые нужные данные. В видеоуроке Наталья разбирает, как настроить работу со сводными таблицами, и показывает логику анализа данных. Смотрите, чтобы научиться видеть в цифрах точки роста вашей эффективности:

Анализируйте воронку и улучшайте показатели подбора с помощью готовых отчётов и глубокой аналитики Talantix. 

Попробуйте нас в деле

Smartsheet Contributor

Becky Simon

November 27, 2019

In this article, you’ll find the most useful applicant tracking system (ATS) spreadsheet templates for hiring managers, HR, and small business personnel, as well as best practices for filling out these templates.

Included on this page, you’ll find many helpful applicant tracking templates, including a Simple Job Applicant Tracking Template, a Recruiting Hiring Template and details on Best Practices for Filling in a Job Applicant Tracking Spreadsheet.

Simple Job Applicant Tracking Template

Use this simple job applicant tracking template to standardize your company’s applicant tracking process. Easily record position (title, description, required experience), applicant (name, position they are applying for, email address, home address, phone number, current employer, current position), and interview details (interviewer, interview score, interview notes). Download this template for single applicant tracking, or use it as your master list to track multiple candidates. You can share this information with fellow employees across multiple teams and departments in order to keep tabs on every open position, candidate, and decision in a single, customizable template.  

Download Simple Job Applicant Tracking Template

Excel | Google Sheets | Smartsheet

Recruiter Hiring Template

This recruiter-centric job applicant tracking spreadsheet allows you to maintain control of all the applicant details you need in order to review, interview, and determine whether candidates should be offered a particular position. Unique in its recruiter-friendly design, this one-stop, single-tab spreadsheet keeps all of your job applicants’ details and history within view by displaying the following columns: 

• Applicant: Applicant name 
• Contact: Applicant contact information  
• Application Date: Date applicant applied  
• Status: Whether application is open or closed 
• Stage: Application received, phone screen, interview, offer made, hired  
• Phone Screen Date: Date of phone-screen interview 
• On-Site Interview Date: Date of on-site interview 
• Offer Date: Date offer made (if applicable)  
• Decline Reason: Reason you declined to make an offer 
• Notes: Add any other remarks related to application 

Download Recruiter Hiring Template

Excel | Google Sheets | Smartsheet

Applicant Flow Log Template

Designed with a focus on helping ensure equal opportunity hiring, this spreadsheet is frequently used by federal contractors to track applicant flow throughout the entire hiring cycle. With comprehensiveness in mind, this applicant flow log allows you to factor in all the required hiring criteria (such as affirmative action details and gender, race, and veteran status) so that you are assured of interviewing and hiring the most qualified candidates. 

Download Applicant Flow Log Template

Excel | PDF | Google Sheets

Recruitment Data Tool Template

Track candidate-specific details in a unique recruitment data tool that enables you and your fellow recruiters to track and stay apprised of candidate progress. This easy-to-fill template provides editable dropdown lists for each candidate-specific field. In each column, list the job ID, job title, job location, hiring manager, department, job type, recruiter name, job posted date, status, cost, and any additional relevant details. 

Download Recruitment Data Tool Template

Excel | Word | PDF

HR Applicant Tracking Form Template

This applicant tracking form template is designed for human resources departments. It provides  a comprehensive form that can be shared among HR personnel as well as hiring managers. Use this simple, streamlined applicant tracking form to track candidates’ progress for open positions and report interview outcomes and statuses. With this information at your fingertips, you can make timely offers to the prime candidates and get them working for you as quickly as possible.

Download HR Applicant Tracking Form Template

Excel | Google Sheets

You can find additional hiring-related HR spreadsheets here.

Small Business Applicant Tracker Template

As a small business owner, you need every tool at your disposal to do some significant heavy lifting. With a relatively small team, chances are you don’t have personnel dedicated to keeping track of the details of all stages of the hiring process. That’s why a small business applicant tracker template is a perfect solution to record and evaluate candidate details until a position is successfully filled.

Share applicant details with fellow employees and track each candidate’s progress with this free spreadsheet, including the following candidate-tracking columns: 

• Position: Job title applicant is applying for 
• Name: Applicant’s name 
• Email: Applicant’s email address 
• Phone: Applicant’s phone number 
• Resume: Link to applicant’s resume  
• Status: Status of application 
• Date Submitted: Date applicant applied 
• Details: Notes relating to application 

Download Small Business Applicant Tracker Template

Excel | Google Docs

Sample Applicant Tracking Spreadsheet Template

Track job applicants’ progress through all stages of the hiring cycle with this easy-to-fill sample applicant tracking spreadsheet. Fill in the columns with details regarding the position applied for, minimum experience required, department, application received date, candidate name, contact information, and more. 

Download Sample Applicant Tracking Spreadsheet Template

Excel | Google Sheets

How to Fill in a Job Applicant Tracking Spreadsheet: Best Practices

Next to the sustainability and profitability of your business, nothing is more important than hiring the best available candidates. Your company excels with top-notch performers, and you need a way to keep tabs on open positions and track the progress of applicants. Without a detailed way to keep all hiring-related information in one place, top candidates slip through your fingers, interview histories are lost, and positions remain unfilled. 

But, what is the best way to track the best candidates? Your organization needs to ensure that you track these candidates accurately, document the company’s interactions with them, and get these top performers signed on and working for you. 

Whether a candidate is someone you’re interested in hiring or not, you need an easy, reliable way to provide a detailed record of their interaction with your company throughout the hiring process. 

Using a template can help you get started tracking applicant details for your open positions. Having easy access to each applicant’s details allows you and your coworkers to make informed hiring decisions and land the best candidates.

Once you’ve downloaded an applicant tracking spreadsheet in your preferred format, fill in the following fields:

• Job #: Enter the unique number for the position. 
• Job Title: Enter the title of the open position. 
• Applicant Number: Enter the unique number for the applicant. 
• Application Reason: Enter the source of the applicant’s awareness of the job posting. 
• Application Date: Enter the date on which the applicant submitted their application. 
• Phone Screen Date: Enter the date of the phone screen interview. 
• Ist Interview Date: Enter the date of the first interview. 
• 2nd Interview Date: Enter the date of the second interview. 
• Recruitment Status: Enter the status of the application. 
• Hired Date: Enter the date on which the applicant was hired (if applicable). 
• Rejection Reason: Enter the reason that the applicant was rejected (if applicable). 
• Notes: Enter any additional notes pertaining to this candidate’s application.

Use Applicant Tracking Spreadsheets with Smartsheet for Human Resources

Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change. 

The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed. 

When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

Сводные таблицы

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

• Перейдите на лист с исходной таблицей;
• Вызовите

  Расширенный фильтр

  (

  );

• Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию
  
  Скопировать результат в другое место
  
  ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок
  
  Только уникальные записи
  
  .

• Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
• Отсортируйте перечень товаров (

  ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

.

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

:

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции

ГОД()

.

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

:

• Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
• Вызовите окно

  Промежуточные итоги

  через пункт меню

  ;

• Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.