Отчет по проектам excel

• →
• →

Дашборд в Эксель с примерами: что это такое и как все сделать правильно

Успех бизнеса напрямую зависит от тщательного и своевременного контроля ключевых показателей. Для отслеживания метрик компании идеально подходят дашборды. Как приборная панель автомобиля, они позволяют увидеть самые важные результаты в одном месте. Появляется возможность следить за операционной деятельностью, находить в ней проблемные зоны и получать инсайты на основе реальных измерений. Главное, нет необходимости устанавливать дополнительные программы: в этой статье — инструкция для «чайников», как сделать дашборд в Excel.

Вся нужная информация на такой интерактивной панели подана в виде графиков и диаграмм: это помогает легко воспринимать ее и быстро получать ответы на главные вопросы бизнеса с помощью объективных показателей.
В качестве целей этого инструмента можно выделить следующие:

• объединение информации из разных источников;
• создание единой структурированной системы метрик;
• интерактивное представление результатов.

Кроме того, он позволяет более подробно изучить показатели без погружения в дебри аналитических выгрузок и не требует специальных навыков и знаний от своих пользователей. То есть, если сказать простыми словами, дашборд – это (в Эксель в том числе) продвинутый вариант отчета, который содержит ключевые данные в понятном и наглядном виде.

Как это помогает бизнесу

Создание дашборда требует определенных усилий и времени. Но они с лихвой окупаются, потому что у такого формата подачи данных есть неоспоримые достоинства.

• Пользователь получает целостную картину сразу по всем значимым показателям.
• Информацию легко и удобно анализировать — она представлена в сводном виде в одном окне. Множество таблиц просто не нужно.
• Грамотная визуализация не только упрощает восприятие, но и повышает уровень доверия к данным.
• Интерактивная панель позволяет посмотреть на данные в разных разрезах и получить бизнес-инсайты, незаметные в простом отчете.
• Обсуждение показателей внутри компании становится более конструктивным, потому что отчетность понятна и наглядна для всех.

Удобный мониторинг изменений в режиме онлайн — еще одно важное достоинство интерактивных сводок для любой компании. Своевременное создание дашборда в Эксель позволит, например, вовремя заметить падение продаж по сравнению с прошлым месяцем и оперативно принять меры. Или увидеть, по каким проектам план не выполняется, какие менеджеры лучше справляются с определенным этапом в ведении сделок и так далее. Все это становится реальным благодаря сжатию большого объема информации до одной страницы.

Интерактивные отчеты, которые понравятся директору

Кому этот инструмент нужен в работе

Такие аналитические панели полезны для всех деловых людей, стремящихся повысить «производственную» эффективность, которую можно измерить конкретными показателями.

Виды дашбордов в Эксель различаются по своим целям и аудитории: что это значит? Часто они нужны руководителям компаний и направлений, и каждый хочет увидеть то, что важно для него.

Идеальная картина предполагает систему сквозных дашбордов. Ее можно представить как пирамиду данных: от нижнего операционного уровня (продано единиц товара, потрачено рублей) до верхнего стратегического (выполнение бизнес-плана, отраслевых KPI, прибыль, расходы). Активными пользователями информационных панелей также считаются сотрудники следующих подразделений.

Отдел маркетинга

Эти специалисты должны измерять и анализировать реакцию аудитории на продукт. Например, оценивать эффективность рекламной кампании. Сотрудники, которые разобрались, что такое и как сделать интерактивные дашборды в Excel, оперативно обрабатывают результаты онлайн-анкетирования клиентов. Видя показатели по наиболее интересующим сегментам, специалисты понимают, как должен развиваться бренд и на какую аудиторию ориентироваться.

На дашборде с отчетом по маркетингу можно видеть, например, следующее:

• общий объем расходов;
• динамика и структура расходов;
• соотношение с бюджетом на рекламу;
• эффективность каналов продвижения.

Отдел продаж

Аналогично коллегам из маркетинга, эти сотрудники контролируют выполнение своих KPI. Благодаря дашбордам продажникам удается проверять статистику по ключевым показателям. Диаграммы-воронки позволяют отслеживать протекание сделок, а фактоиды и гистограммы — наблюдать за работой каждого менеджера в отдельности.

Собранные на одном экране графики помогут определить, какие показатели можно повысить быстрее всего. А если помнить про дашборды, что это такое сочетание данных в Экселе, которое можно изменять в любое время, инструмент полностью подходит для оперативной корректировки в случае необходимости.

Типичные метрики для анализа:

• общий объем продаж и выполнение плана в динамике;
• структура продаж, лидирующие и отстающие продукты;
• лучшие и худшие сотрудники;
• средние показатели (чек, объем продаж на менеджера).

Обучение на реальных бизнес-задачах

Руководители

Бегло просматривая дашборд каждым утром, глава компании или отдела держит руку на пульсе своего подразделения. Он не просто контролирует самые важные метрики, но и сразу видит, когда в организации что-то идет не так. В случае необходимости руководитель может принять решение на основе достоверных данных, поступающих в режиме реального времени.

Содержание дашборда руководителя зависит от направления деятельности компании, но некоторые типичные метрики можно обозначить так:

• выполнение бизнес-плана;
• показатели прибыли и расходов;
• эффективность инвестиций в новые проекты;
• удовлетворенность клиентов;
• текучесть персонала;
• специфические отраслевые показатели.

Кто может построить дашборд

Чаще всего это делают бизнес-аналитики, потому что очень важно обеспечить корректную исходную информацию для разработки. Но научиться могут и другие специалисты. Например, среди студентов курса «Обработка данных» много менеджеров среднего звена из компаний с разными направлениями деятельности.

Построить интерактивную сводку может любой желающий, если он будет следовать определенному алгоритму. В этой статье рассмотрим, как создать дашборд в Excel с нуля: примеры, которые мы приведем, вы сможете адаптировать под свои задачи. По мере развития навыков визуализации данных каждый новый интерактивный отчет будет даваться проще и интереснее.

Чем больше показателей, тем сложнее анализ

В любой компании и даже в отдельных подразделениях существует множество регулярных и разовых отчетов, например:

• по регистрации корреспонденции;
• по продаже товаров или услуг;
• по жалобам и обращениям
• по финансам;
• по производственным процессам (выработка, простои оборудования и прочее);
• по персоналу (подбор, увольнения, несчастные случаи на производстве и так далее);
• по мониторингу рынка;
• отчет по расходам.

Когда нужно подвести итоги периода, защитить проект или проанализировать текущие показатели, часто начинаются проблемы. Как из множества отчетов выделить KPI? Как определить их динамику и вовремя заметить сложившуюся тенденцию? А если данные отличаются по формату и методике расчета, ситуация становится критической.

Сотрудники организаций выгружают данные из CRM-систем или собирают их руками (если не повезет), делают из них отчеты. При этом многие из них даже не знают, что могут самостоятельно

освоить создание дашбордов в Excel

шаг за шагом за несколько дней.

Чем инфографика отличается от дашборда

Часто СМИ в своих публикациях используют красочные стилизованные диаграммы и графики, иллюстрирующие содержание материалов. Это усиливает аналитическую составляющую статей и добавляет им веса.

Инфографика — статичная (преимущественно) информация, которая служит именно иллюстрацией и разнообразит текст в восприятии читателей. А важное свойство дашборда — как раз интерактивность, гибкость, возможность внесения изменений. Работа с ним не ограничивается «прочтением» диаграмм и графиков, а подразумевает дальнейшее взаимодействие.

• Инфографика — про форму.
• Дашборды — про содержание.

Но разница не только в наличии интерактивных элементов (например, срезов): она есть и в объеме информации, и в задачах. Впрочем, умение обращаться с инфографикой может помочь создавать дашборд в Эксель — пример нестандартного подхода к визуализации данных в этом деле точно не будет лишним.

Темы для отображения: от показателей бизнеса до политических историй

Информационные панели имеют широкий спектр применения: от финансовой отчетности до визуализации результатов исследований и опросов. Всё зависит от целей и задач их заказчиков.
Разработчики программного обеспечения для создания профессиональных дашбордов (Tableau, Microsoft) создают целые галереи наиболее интересных, актуальных и красивых работ на разные тематики, например:

• достижения спортсменов и статистика по видам спорта;
• культурные и социальные события;
• вопросы безопасности и экологии;
• рейтинги кинофильмов и статистика популярных стриминговых платформ;
• медицина и здравоохранение.

Сейчас дашборды активно используются коммерческими предприятиями, государственными компаниями и учреждениями, научными и исследовательскими институтами, благотворительными организациями и фондами.

В общем, если у вас есть данные по любой теме, и их нужно визуализировать и проанализировать, вы можете это сделать. Наша пошаговая инструкция о том, как создать дашборд в Экселе, покажет скрытые возможности этого инструмента.

Однако важны не сами графики, а то, как они помогают достигнуть поставленной цели. Если вы умеете формулировать вопросы или предлагаете корректные гипотезы, которые подтверждаются с помощью измерений, то дашборд — это ваш союзник. В бизнесе отсутствие интерактивной сводки с результатами работы уже можно считать поводом для ее построения.

Как построить дашборд

Разработка интерактивной информационной панели предполагает поэтапную обработку данных. На каждом шаге можно решать разные задачи и выступать в новой для себя роли. Например, на начальном этапе важно проявить свои аналитические способности и установить ключевые для выбранной области показатели. В финале пригодится хороший глазомер и чувство стиля, чтобы итоговый продукт был не только информативным, но и «цеплял» своей картинкой.

Схематично построение дашбордов в Excel можно разбить на несколько этапов:

• определение целей дашборда;
• сбор первичных данных;
• создание сводных таблиц и диаграмм;
• сборка дашборда, настройка интерактивных срезов.

Это творческий процесс, требует нестандартного взгляда и мышления. Визуализация данных заставляет по-другому посмотреть на имеющуюся информацию и привести к неочевидным выводам (инсайтам). Довольно увлекательное путешествие в мир аналитики.

Переходим к процессу проектирования. Разобравшись в предлагаемом алгоритме построения, вы поймете, что финальная версия дашборда — это только вершина айсберга. Пришло время узнать, что лежит в его основании.

Создаем дашборд в Excel по шагам

Продажи – двигатель и ключевой источник прибыли многих компаний. Поэтому представим, что делаем дашборд для руководителя соответствующего отдела. В качестве «подопытного» образца выступает выгрузка данных по продажам строительной компании (все названия и фамилии вымышленные, совпадения случайны).

Все этапы работы разделим на шаги:

• постановка целей и создание макета;
• работа с данными;
• создание сводных таблиц;
• выбор диаграмм и их перенос на лист с отчетом;
• добавление срезов для интерактивности;
• настройка условного форматирования (если нужно);
• Profit!

На примере разберем пошагово механизм создания и сборки интерактивной информационной панели, тем более что с тем, что такое дашборд в Excel и как построить его самостоятельно, мы уже немного разобрались.

Определяем цели, выбираем макет

Чтобы по ходу использования изменений было меньше, на старте стоит сформулировать задачи для интерактивной панели. Мы будем собирать ее для руководителя продаж строительной компании, определим такой список целей:

• получить наглядные данные о выполнении плана;
• увидеть показатели продаж в динамике;
• узнать, какие проекты наиболее прибыльные;
• выяснить, какие объекты недвижимости лучше продаются;
• оценить успешность работы менеджеров.

Определив, что мы хотим увидеть в дашборде, приступаем к разработке макета. Это можно сделать просто рисунком от руки на листе бумаге. Чем проще, тем лучше, так как на данном этапе важнее содержание, а не оформление.

Структура дашборда, который помог бы нам получить ответы на эти вопросы, схематично может выглядеть так:

Вверху — карточки с ключевыми показателями эффективности (KPI), в центре и внизу — диаграммы и таблицы, слева — срезы, которые оживят данные, сделают dashboard Excel интерактивным.

Собираем данные

В выгрузке должна быть информация, которая ответит на ключевые вопросы конечного пользователя, подсветит возможные проблемы и взаимосвязи. Дашборд на основе такой выгрузки покажет, например:

• наиболее прибыльные проекты;
• успешных и отстающих менеджеров;
• какие типы недвижимости продаются лучше;
• кто из сотрудников не справляется;
• где и почему не выполняется план продаж.

В данном случае выгрузка содержит следующий набор данных:

• названия проектов;
• фамилии менеджеров по продажам;
• периоды совершения сделок;
• виды объектов недвижимости;
• фактические и плановые данные по продажам;
• фактические и плановые данные по оплатам;
• число фактических сделок;
• сроки сделок от начала и до конца.

Дополнительно сразу рассчитано выполнение плана по продажам и оплатам: фактические показатели разделить на плановые.

Важный момент. При подготовке данные должны быть приведены в так называемый «плоский» вид: информация — в отдельных строках, а в столбцах — только однородные данные. Иначе будет сложно собрать даже простую сводную таблицу, не что дашборд. Подробнее о популярных «косяках» в этом процессе можно прочитать в моей

статье про топ-8 проблем с данными

.

Навыки для простой и быстрой работы с данными

Строим сводные таблицы

Перед тем как сделать дашборд в Экселе, на основе имеющейся выгрузки построим несколько сводных таблиц по продажам. Для этого ставим курсор на любую ячейку и переходим к пункту меню «Вставка» → «Сводная таблица». В появившемся окне выбираем «Новый лист».

Лист со сводными таблицами для удобства можно так и назвать — «Таблицы». Вкладку Excel с исходными данными обозначим как «Данные» и сразу сделаем еще один лист «Отчет» для будущего дашборда.

На листе «Таблицы» создаем сводную таблицу. Она формируется на основе данных, которые мы выберем из предложенного списка и расположения в соответствующих областях.

В первую таблицу включим данные о фактических продажах и показатель выполнения плана в процентах (рассчитан делением фактических значений продаж в рублях на плановые). Это поможет нам получить график выполнения плана продаж в динамике.

Важный нюанс: при подсчете показателей по периодам Excel автоматически добавляет кварталы. Так как мы будем смотреть данные помесячно, они нам не понадобятся. Поэтому в сводной таблице в графе «Кварталы» нужно убрать галочку.

Еще один лайфхак, который упростит работу. В разделе «Параметры сводной таблицы» (вызывается правой кнопкой мыши), следует убрать галочку в поле «Автоматически изменить ширину столбцов при обновлении». Это позволит зафиксировать ширину сводной таблицы и упростить создание следующих сводных таблиц, на базе которых мы будем добавлять новые визуальные элементы.

Отдельная сводная таблица понадобится для каждого графика или диаграммы, а также для настройки карточек KPI, которые мы расположим в верхней части дашборда.

На картинках ниже — как будут выглядеть данные для визуализации конкретных метрик: продажи по проектам, по типам недвижимости, показатели эффективности сотрудников и информация для карточек KPI.

Этот навык стоит освоить «от и до»: сложностей в нем нет, и инструкция поможет разобраться. Если же что-то не получается, лучше пройти краткий

курс по созданию дашбордов в Excel

, потому что это — необходимая база. Буквально за 5 дней вы научитесь без ошибок совершать нужные действия, просто следуя инструкциям в видео.

Создаем диаграммы на основе сводных таблиц

Переходим к визуализации. Для каждого «сводника» нужна своя диаграмма, но делать ее для отчета по менеджерам и карточкам KPI мы не будем. Отчет по менеджерам можно будет просто скопировать и преобразить с помощью функций условного форматирования. Для KPI сделаем отдельные карточки, которые расположим вверху дашборда.

На этом этапе особой красоты не требуется (потом займемся), достаточно корректно выбрать тип диаграммы: это делаем через пункт меню «Конструктор» → «Изменить тип диаграммы». В появившемся окне выбираем нужное. На первой и второй картинках — комбинированные диаграммы, на третьей — линейчатая.

Добавляем карточки ключевых показателей (KPI)

Начинаем сборку дашборда! Для этого в Excel-файле мы уже заготовили вкладку «Отчет».

Карточки KPI располагаются в верхней части дашборда и быстро информируют о главных показателях. Чтобы их создать, переходим в пункт меню «Вставка» → «Иллюстрации» → «Фигуры» → «Прямоугольник».

Название добавляем с помощью пункта «Надпись» в меню. Дополнительные показатели (например, чтобы сравнивать KPI с плановым значением) можно добавить аналогичным способом — это те же карточки, только внутри более крупных.

Переносим диаграммы на отдельный лист

Все их нужно переместить на созданный для этого лист «Отчет» — располагаем согласно макету и наводим красоту:

• скрыть кнопки;
• переместить легенды наверх;
• убрать линии на графиках и контуры.

Это освободит место, поможет легко считывать легенды диаграмм и добавит стиля нашему будущему интерактивному отчету.

Создание дашборда в Эксель предполагает четкое и понятное обозначение визуализаций: каждой диаграмме нужно добавить соответствующее название. Желательно краткое и информативное, чтобы пользователь не тратил время на осознание того, что он видит.

Для этого в Excel есть готовый набор шрифтов, находятся они в пункте меню «Главная» → «Стили ячеек».

Для названия нашего отчета выберем «Заголовок 1», для названия диаграмм — «Заголовок 2»: разный размер шрифта поможет выделить структуру текста и данных.

Добавляем срезы на сводных таблицах

Дашборд должен быть интерактивным! Поэтому на листе Excel, где расположена наша таблица, выбираем пункт меню «Вставка» → «Срез».

Отмечаем галочками те данные, которые помогут взглянуть на показатели под разным углом зрения. В нашем случае важно видеть значения по проектам, по периодам, по объектам недвижимости, по менеджерам.

Переносим срезы на лист с отчетом

Это просто: «Вырезать» → «Вставить» на лист с отчетом → расположить так, как задумано в макете.

Важный нюанс: чтобы срезы работали корректно, нужно для каждого из них проверить и настроить подключение к сводным таблицам через пункт меню «Подключение к отчетам».

Добавляем условное форматирование

Это потребуется делать не всегда и не всем, но в нашем случае нужно. Остался последний штрих: копируем на лист «Отчет» сводную таблицу по менеджерам и преображаем ее с помощью пункта «Условное форматирование» в меню (вкладка «Главная»), где доступны разнообразные значки и гистограммы.

Это сделает обычную сводную таблицу полезным информационным ресурсом, который не просто показывает данные по эффективности менеджеров, но и «подсвечивает» тех, кто не выполняет план. Это помогает считать смысл мгновенно.

Пользуемся интерактивным дашбордом в Excel

Результат всех пройденных шагов — на картинке ниже. В одном окне мы видим все важные данные, а при необходимости можем фильтровать их и просмотреть детализацию. Например, выбрав проект «Пальмира» в срезах слева, мы получим данные именно по нему: можно сравнивать с другими, видеть, как обстоят дела по всем показателям и так далее.

Конечно, это лишь один вариант того, как можно представить данные в виде интерактивного отчета. Многое зависит от конечного пользователя, его предпочтений, набора имеющейся информации, компетенции и вовлеченности авторов дашборда.

Подведем итоги

Надеемся, вы получили понятную инструкцию про создание дашбордов в Excel шаг за шагом, а шаблоны, которые можно сделать по нашему примеру, помогут ее повторить. Теперь вы знаете, что интерактивный дашборд можно разработать и создать без дорогих профессиональных программ и в отсутствие специальных познаний.

Вам понравилась статья?

Хочешь получать актуальные статьи о визуализации данных?

Project Status Report Template

Project Summary Report Template

Daily Project Progress Report Template

Weekly Project Status Report Template

Monthly Project Status Report Template

Project Report Dashboard Template

Stoplight Project Status Report Template

Business Project Report Template

Multiple Project Tracking Template

Executive Project Report Template

IT Project Status Report Template

Project Postmortem Report Template

How to Write a Strong Status Report Template

How to Use a Status Report Template

Make Better Decisions, Faster with Smartsheet Dashboards