Отчет по кредиторской задолженности в excel

Как сформировать бюджет движения денежных средств и отчет о его исполнении?

Как оформлять заявки на расходование денежных средств и вести реестр платежей?

Как составить платежный календарь и проконтролировать соблюдение лимитов?

Как наладить контроль за состоянием дебиторской задолженности?

Для успешного функционирования, компания должна иметь возможность своевременно отвечать по своим обязательствам.

Одна из основных задач, которую решает система управления платежеспособностью, — не допустить дефицита денежных средств которые могут не дать компании возможности своевременно оплатить свои счета.

Основная причина дефицита денежных средств — несвоевременное поступление денег от контрагентов, т. е. возникновение дебиторской (в том числе просроченной) задолженности.

Сам факт появления дебиторской задолженности не должен пугать руководство компании — это абсолютно нормальное, обычное явление при функционировании любой компании практически в любой сфере бизнеса. Проблемы, связанные с невозможностью в той или иной момент расплатиться по своим обязательствам, связаны с тем, что дебиторская задолженность никак не контролируется и не отслеживается.

Чтобы прогнозировать поступления и расходования денежных средств, контролировать исполнение таких прогнозов и планов, анализировать состояние счетов и платежеспособность в целом, как правило, в компаниях разрабатывают целую систему планирования. Такая система предполагает в том числе формирование планов всех поступлений и расходований денежных средств и отчетов об их исполнении.

Информация, которая позволяет оценить способность предприятия генерировать денежные средства и потребности в их использовании, консолидируется в бюджете движения денежных средств (БДДС). Кроме того, в основе системы управления денежными потоками и такой документ, как платежный календарь.

Для контроля за состоянием платежеспособности разработано много программных продуктов, которые, как правило, являются платными. При этом по-прежнему не меньшей популярностью пользуется MS Excel как универсальный инструмент для планирования и контроля за притоками и оттоками денежных средств.

Бюджет движения денежных средств и отчет о его исполнении

Бюджет движения денежных средств как управленческий документ оформлять не обязательно, однако в системе бюджетирования и контроля за состоянием платежеспособности он занимает важное место.

Формирование бюджета движения денежных средств предполагает планирование поступлений и расходований денежных средств за определенный период (как правило, год или месяц). При этом в отдельных строках указываются данные об остатках денежных средств на счетах на начало и на конец периода.

Традиционно денежные потоки при формировании бюджета движения денежных средств принято делить на:

1) денежные потоки от текущих операций (от операционной деятельности).

Денежные потоки от текущих операций, как правило, связаны с формированием прибыли (убытка) предприятия от продаж. Информация о денежных потоках от текущих операций показывает уровень обеспеченности предприятием денежными средствами — достаточно ли их, чтобы погашать кредиты, поддерживать деятельность на уровне существующих объемов производства, выплачивать дивиденды без привлечения внешних источников финансирования.

Самый распространенный пример денежных потоков от текущих операций — поступления от продажи покупателям (заказчикам) продукции и товаров, выполнения работ, оказания услуг;

2) денежные потоки от инвестиционных операций, т. е. денежные потоки предприятия от операций, связанных с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов.

Информация о денежных потоках от инвестиционных операций показывает, сколько затрат понесло предприятие, чтобы приобрести или создать внеоборотные активы, обеспечивающие денежные поступления в будущем.

В качестве примера назовем платежи поставщикам (подрядчикам) и работникам организации в связи с приобретением, созданием, модернизацией, реконструкцией и подготовкой к использованию внеоборотных активов, в том числе затраты на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;

3) денежные потоки от финансовых операций.

Это денежные потоки от операций, связанных с привлечением организацией финансирования на долговой или долевой основе. Это приводит к изменению величины и структуры капитала и заемных средств.

Самый распространенный пример — денежные вклады собственников (участников), поступления от выпуска акций, увеличения долей участия и проч.

К сведению

Чтобы сделать процесс построения бюджета движения денежных средств проще, опускают рассмотренную классификацию денежных потоков. Это актуально в первую очередь для небольших компаний, денежные потоки которых, как правило, формируются в основном от операционной деятельности.

Начинаем формировать бюджет движения денежных средств. И сначала определяем фактический остаток денежных средств на счетах и в кассе на конец предшествующего периода. Это станет отправной точкой бюджета — остатком денежных средств на начало анализируемого периода.

Теперь начинается непосредственно процесс планирования поступлений и расходований денежных средств.

Поступления планируются исходя из запланированных объемов продаж и графиков поступлений денежных средств, в соответствии с заключенными или планируемыми к заключению договорами на выполнение работ, поставку продукции, оказание услуг и т. д.

Планирование расходной части бюджета заключается, как правило, в формировании вспомогательных (операционных) бюджетов, которые отображают планы прямых и косвенных расходов.

Пример бюджета о движении денежных средств и отчета о его исполнении представлен в табл. 1.

Как видим, в БДДС представлены денежные потоки по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, при этом по финансовой и инвестиционной деятельности нулевые значения.

По плану предполагалось следующее:

• остаток денежных средств на начало периода — 830,00 тыс. руб.;

• приток денежных средств — 10 090,00 тыс. руб.;

• отток денежных средств — 6946,80 тыс. руб.;

• излишек денежных средств — 3143,20 тыс. руб. (10 090,00 – 6 946,80);

• остаток денежных средств на конец периода — 3973,20 тыс. руб. (830,00 + 3143,20).

Положительный знак по строкам «Излишек/недостаток денежных средств» и «Остаток на конец месяца» говорит о том, что у компании по плану хватает денег для того, чтобы совершить все запланированные платежи в анализируемом периоде.

А по факту мы видим немного иную ситуацию:

• остаток денежных средств на начало периода соответствует запланированным значениям;

• размер фактических расходов денежных средств компании незначительно отличается от плановых (отклонение — 152,00 тыс. руб.);

• фактические поступления значительно ниже плановых (отклонение — 3200,00 тыс. руб.) — не получены деньги от реализации продукции по договору с ООО «Восход»;

• недостаток денежных средств на конец периода составил 208,80 тыс. руб.;

• остаток денежных средств на конец периода — 621,20 тыс. руб.

Таким образом, по факту суммы расходований денежных средств превышают суммы поступлений денежных средств на 208,80 тыс. руб. И если бы не было денег на начало периода (остаток в сумме 830,0 тыс. руб.), компания не смогла бы осуществить все свои запланированные платежи.

Такой документ можно сформировать и с помощью MS Excel. В целом это не сложно, ведь применяются в основном простейшие функции суммирования и вычитания.

А чтобы структурировать отчет, можно использовать группировку: на панели инструментов выбираем категорию Данные → Группировать. Это позволит исключить вспомогательную информацию из документа, ведь когда документ перегружен данными, его тяжело читать. А благодаря группировке и использованию символов «+» и «–» (слева на листе MS Excel), можно представить документ в сжатом (табл. 2) или развернутом виде.

Формируем заявки на списание денежных средств и ведем реестр заявок

Фактически заявки на списание (на платеж, на оплату и т. д.) являются основным инструментом системы управления денежными потоками. Благодаря четко налаженной системе можно:

• контролировать отток денежных средств компании;

• минимизировать время на процесс согласование заявок;

• сформировать четкие графики платежей (с детализацией по датам и расчетным счетам);

• структурировать платежи по степени приоритетности и важности.

Система работы с заявками на оплату предельно проста:

Но при этом важно включить в заявку всю необходимую для принятия решения о ее срочности информацию. Поэтому основное внимание при оформлении следует уделить разделу «Назначение платежа», а также, при необходимости, указать документ (договор, например), в соответствии с которым планируется платеж (если применимо), и отметить, заложена ли данная сумма в бюджет компании (если бюджет в компании лимитируется).

Последнее немного поясним: во многих компаниях для эффективного контроля за расходами формируют бюджет движения денежных средств, в котором не только планируют движения денежных средств, но и определяют лимиты — максимально допустимые для расхода за определенный период суммы по каждой статье. Если в заявке на оплату сумма превышает установленный лимит, такая заявка не оплачивается (за исключением особых указаний руководства).

Обратите внимание!

Такая система работает только при четком планировании и контроле за всеми платежами по каждой статье затрат (нарастающим итогом).

Иногда система подачи заявок на согласование руководству создана таким образом, что предполагает обязательное согласование только определенных заявок (например, на суммы сверх 2000 или 10 000 руб.).

Еще один важный момент в планировании платежей — организация учета поступивших заявок. Самое простое решение — формирование реестра заявок (пример реестра представлен в табл. 3).

В реестре все поступившие заявки на расходование денежных средств принимаются к учету и систематизируются по дате поступления (столбец 2).

Обязательное поле для включения в реестр заявок — ЦФО (центр финансовой ответственности), иными словами — подразделение, инициирующее оплату (столбец 3).

В столбце 4 указывается статья затрат. В нашем примере статьи расходов четко соответствуют бюджету движения денежных средств.

К сведению

Если установить лимиты на списание, будет проще отслеживать наполнение статей затрат.

Столбцы 5–8 заполняют в соответствие с имеющимися договорными документами с контрагентами (полные наименования, действующие договоры, счета на оплату, условия оплаты и др.).

Чтобы исключить механические и обусловленные человеческим фактором ошибки, с помощью функции MS Excel «Выпадающие списки» можно ограничить для исполнителя возможности ввода данных. Для этого переходим в раздел главного меню Данные → Проверка данных → Параметры.

Теперь после того как будут заполнены графы реестра, исполнитель не сможет вносить иные, отличные от заданных, варианты.

Формируем платежный календарь

Платежный календарь по структуре напоминает бюджет движения денежных средств, так как также предполагает наличие сведений об остатках денежных средств на счетах и планируемых движениях денежных средств. Однако, в отличие от бюджета движения денежных средств, платежный календарь формируется на более короткий период, но с большей детализацией.

Традиционно платежный календарь составляют на месяц с детализацией по дням (причем выделяют и выходные дни, в которые оплаты не проводятся) или на неделю (аналогично с детализацией по дням).

Все платежи попадают в платежный календарь в соответствии с реестром заявок на оплату — если в реестре заявке присвоен статус «одобрена» (значит, она прошла согласована и не выходит за рамки установленного лимита).

При планировании платежей во внимание принимаются сведения:

• о планируемых датах оплат (и крайних, если таковые предусмотрены);

• фактических остатках денежных средств на счетах;

• возможности переноса платежей.

Пример платежного календаря представлен в табл. 4.

Итак, цветом отметили выходные дни, в которые оплаты нет. В соответствии с реестром заявок (см. табл. 3) все одобренные заявки на оплату перенесены в платежный календарь и распределены в течение рабочей недели.

Две последние строки календаря — «Оборотное сальдо» и «Остаток на конец периода». Оборотное сальдо рассчитывается как разность между поступлениями и расходованиями денежных средств за период, а остаток на конец периода — как сумма остатка денежных средств на начало периода и оборотного сальдо.

Таким образом, со второго по четвертое число включительно оборотное сальдо отрицательное. Это значит, что если бы у компании не было остатка денежных средств на начало периода, она не смогла бы совершить все запланированные платежи.

Дебиторская задолженность: контроль и анализ состояния

Дебиторская задолженность возникает, когда компания выполнила свои обязательства, а оплату от заказчика не получила (например, мы отгрузили товары, а нам пока за ним не заплатили). Если разрыв между этими двумя моментами несколько дней (которые, как правило, даже прописаны в договорных документах), ничего страшного нет, а вот если за выполненные работы, оказанные услуги, поставленные товары оплата так и не поступает, то пора бить тревогу.

Появление дебиторской задолженности не всегда обусловлено неблагонадежностью контрагента — часто она возникает из-за некачественной организации работы в самой компании с контрагентами.

Задача анализа состояния дебиторской задолженности — мониторить количество дней просрочки оплаты. Такую задачу легко решить с помощью функционала MS Excel (табл. 5).

Благодаря проделанной работе мы можем увидеть картину по всем дебиторам, в том числе количество дней просрочки платежей. Это позволит организовать работу с контрагентами более качественно. Как правило, официальные письма с требованием погасить задолженность не решают проблему неуплаты — необходимо ехать на встречи лично, созваниваться, предлагать альтернативные варианты, выставлять неустойки и штрафы.

Кстати, о неустойках и штрафах. Помимо расчета количества дней просрочки платежей представленная выше таблица может помочь рассчитать штрафные санкции.

Например, если по условиям договора пеня составляет 0,1 % за каждый день просрочки, то для дебитора ООО «Ромашка» сумма неустойки составит:

200 000,00 руб. × 0,1 % × 20 дн. = 4000 руб.

Уделять внимание, безусловно, нужно наиболее давним долгам, пока они не перешли в разряд безнадежных. Для этого используют реестры старения дебиторской задолженности (табл. 6) по принятым классификаторам, например:

• до 15 дней;

• от 15 до 30 дней;

• от 30 до 60 дней;

• свыше 60 дней.

Также можно выделить цветом (например, красным) в табл. 5 те задолженности, срок оплаты которых прошел более чем 60 дней назад. Для этого:

1) выделяем необходимый диапазон для анализа (мы возьмем столбец «Количество просроченных дней»);

2) переходим на панель инструментов Главная → Стили → Условное форматирование → Управление правилами → Создать правило;

3) прописываем значение ячейки > 60, применяем его к выделенному диапазону данных, а в формате выбирает цвет заливки красный.

Данный реестр сводится на основании информации из табл. 5 с группировкой по степени просрочки платежей. Для этого воспользуемся функцией MS Excel ЕСЛИ, которая предназначена для отбора по установленным критериям.

Если необходимо применить несколько критериев, прописываем формулу:

=ЕСЛИ(И(…

Например, при заполнении столбца 3 нужен только один критерий — «<15», а при заполнении столбца 4 нужно вносить сразу два критерия — «<30» и «>15».

Реестр старения дебиторской задолженности позволяет контролировать изменение дебиторской задолженности на конкретную дату и отмечать, какие контрагенты чаще всего попадают в данный реестр и в какие группы в соответствии с принятой классификацией.

Так, например, если контрагент попадает только в первую группу (до 15 дней), то скорее всего, это обусловлено условиями договора, которые могут предусматривать отсрочку платежа (через 15 дней после отгрузки). А вот если контрагент систематически попадают в крайнюю категорию (свыше 60 дней), к тому же суммы задолженностей значительны для компании, то необходимо не только инициировать работу по получению своих денежных средств, но и в целом подумать, стоит ли дальше работать с этим контрагентом.

Как в 1С сделать расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности с указанием даты возникновения, сумм и наименований контрагентов по требованию ИФНС?

Содержание

• Заполнение шапки отчета
• Настройка отчета
  • Вкладка Отборы
  • Вкладка Поля и сортировки
  • Вкладка Структура
• Формирование отчета
• Сохранение отчета
• Выгрузка отчета в Excel

Так как ИФНС нужна информация обо всех суммах задолженности по датам возникновения и контрагентам, построим отчет, где будут представлены списки контрагентов с указанием документов, на основании которых задолженность возникла. В отчете не важна разбивка по счетам бухгалтерского учета, поэтому счета выводить не будем.

Сформируйте Универсальный отчет: раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет.

Заполнение шапки отчета

В шапке отчета укажите:

• Период — период составления отчета;
• Регистр бухгалтерии — тип источника данных;
• Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет) — отчет будет формироваться по счетам бухгалтерского учета;
• Остатки и обороты — данные для построения отчета.

Настройка отчета

По кнопке Настройки в шапке отчета откройте панель настроек, нажмите кнопку Вид — Расширенный.

Вкладка Отборы

Укажите на вкладке Отборы:

• 1-я строка (если учет ведется по нескольким организациям в базе):
  • Поле — Организация,
  • Условие — Равно,
  • Значение — название организации, по которой формируете отчет,
  • Способ вывода поля отбора – звездочка, т. е. показать в шапке отчета.
• 2-я строка:
  • Поле — Счет,
  • Условие — В списке,
  • Значение — список счетов, на которых числится дебиторская и кредиторская задолженность.

В одном отчете можно указать только счета с одинаковыми субконто.

Вкладка Поля и сортировки

На вкладке Поля и сортировки задайте поля, которые отобразятся в графах табличной части отчета.

Оставьте флажки только для следующих показателей:

• Сумма кон. остаток Дт;
• Сумма кон. остаток Кт.

Вкладка Структура

На вкладке Структура по кнопке Добавить укажите группировку отчета:

• Субконто 3;
• Субконто 3.Контрагент.Полное наименование;
• Субконто 3.Контрагент.ИНН.

Формирование отчета

После завершения настройки нажмите кнопку Закрыть и сформировать. Программа сформирует отчет по заданной настройками форме.

Сохранение отчета

Сохраните настройки отчета в 1С по команде Сохранить вариант отчета.

В открывшейся форме следует в полях:

• Наименование — дать название отчету.
• Доступен — выбрать кнопку.
• Только для автора — отчет с данными настройками будет доступен только пользователю, создавшему его.
• Всем пользователям — отчет будет доступен всем пользователям базы.

После ввода наименования настройки, например, ДЗ и КЗ по датам и контрагентам, нам не придется каждый раз настраивать отчет заново. По кнопке Выбрать настройки достаточно обратиться к сохраненной настройке.

Настройки можно выгрузить или передать по почте. Подробнее:

• Как отправить настройки по электронной почте
• Как выгрузить и загрузить настройки

Выгрузка отчета в Excel

По кнопке Сохранить сохраните готовый отчет в файл Excel для редактирования.

В отчете итоговая сумма дебиторской и кредиторской задолженности показана свернуто, необходимо разделить итоги и представить суммы дебиторской и кредиторской задолженности отдельно. Кроме того, нужно дать заголовок отчету в зависимости от формулировки требования ИФНС и отредактировать шапку, например:

См. также:

• Выгрузка и загрузка настроек Универсального отчета
• Как в 1С сформировать журналы-ордеры, ведомости и материальные отчеты, которые требует налоговая
• Как представить ОСВ по счету 60 или 62: в разрезе проверяемого контрагента или всех контрагентов

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Дебиторская и кредиторская задолженность организации

Дебиторская и кредиторская задолженность (ДЗ и КЗ) – неотъемлемая часть хозяйственной жизни любого предприятия.

ДЗ – это активы предприятия, свидетельствующие о том, что оно может позволить себе давать покупателям некоторую отсрочку по оплате. Наличие КЗ означает, что в деятельности задействованы сторонние средства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Само по себе наличие ДЗ и КЗ еще ни о чем не говорит. Важны объемы и соотношение ДЗ и КЗ между собой.

Слишком большая величина КЗ свидетельствует о финансовых проблемах и наличии сложностей с окупаемостью бизнеса. Полное отсутствие КЗ говорит о том, что компания развивается только за счет собственных средств, а значит, упускает возможность использования более высоких темпов развития за счет привлечения инвестиций извне.

Малые объемы ДЗ (равно как и ее отсутствие) – это, с одной стороны, осмотрительность компании в выборе контрагентов, не допускающих длительных просрочек в оплате. Вместе с тем некоторые добросовестные клиенты могут не иметь возможности расплатиться сразу, поэтому, отсеивая их, компания теряет некоторый потенциальный доход.

В связи с этим важно иметь четкое представление о текущем соотношении ДЗ и КЗ, знать их величину и понимать, какие изменения нужны для их приведения в оптимальное соответствие. Поэтому высокий приоритет для любой организации имеет задача по корректному формированию данных по ДЗ и КЗ.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как раскрыть информацию о дебиторке и кредиторке в пояснении к бухбалансу. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Учет и инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Учет ДЗ и КЗ осуществляется на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Для отражения ДЗ используются, как правило, счета 60, 62, 68, 69, 71, 73, 75, 76. КЗ обычно образуется на счетах 60, 62, 66, 67, 69, 70, 71, 73, 75, 76.

ДЗ – это актив предприятия, учитываемый по дебету соответствующих счетов. КЗ же, напротив, является пассивом, поэтому отражается по кредиту указанных счетов. В балансе ДЗ попадает в раздел II, а КЗ – в раздел IV либо V.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как КЗ, так и ДЗ для целей учета принято классифицировать по срокам погашения: до 12 месяцев (краткосрочная) и свыше 12 месяцев (долгосрочная).

Подробнее об организации учета ДЗ и КЗ читайте в статье «Ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности».

Для контроля за правильностью данных ДЗ и КЗ важно своевременно проводить инвентаризацию задолженности.

С этой целью создается специальная инвентаризационная комиссия, которая занимается сверкой остатков по счетам учета ДЗ и КЗ, оценивает обоснованность отражения тех или иных сумм, а также осуществляет проверку ДЗ и КЗ на предмет просроченности.

О порядке проведения ежегодной инвентаризации читайте в материале «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выявление просроченной ДЗ и КЗ является одной из первоочередных задач проведения инвентаризации, поскольку такая задолженность должна быть списана не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете организации. Последнее имеет значение для формирования налоговой базы: списанная ДЗ – это расход, уменьшающий базу по прибыли, а просроченная КЗ, наоборот, должна быть включена в налогооблагаемый доход.

О том, как осуществляется списание ДЗ и КЗ в обоих учетах, читайте в статьях:

• «Порядок списания дебиторской задолженности»;
• «Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности».

Результаты проведенной инвентаризации ДЗ и КЗ компания оформляет актом по форме ИНВ-17 в 2 экземплярах.

Форму ИНВ-17 можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму ИНВ-17

О правилах заполнения этого документа читайте в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Вместе с тем, если компания решает привлечь заемные средства либо крупного инвестора, то простого понимания масштабов ДЗ и КЗ будет недостаточно. Инвестору (кредитору) важно знать, какая именно задолженность преобладает в организации (краткосрочная или долгосрочная, перед партнерами по бизнесу либо перед банком/бюджетом, каковы объемы просроченной задолженности и т. д.). Для этого компании следует сформировать расшифровку ДЗ и КЗ.

Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности: случаи и порядок составления

Расшифровка ДЗ и КЗ – это детализация величины ДЗ и КЗ в разрезе отдельных оснований, а также отражение динамики по каждому контрагенту (основанию).

По общему правилу расшифровка ДЗ и КЗ составляется организацией как пояснение к бухгалтерскому балансу и предоставляется в налоговые органы вместе с ежегодной отчетностью. Кроме того, необходимость составления расшифровки ДЗ и КЗ может быть обусловлена требованием банка, инвестора или иного кредитора.

Расшифровка ДЗ и КЗ приводится в разделе 5 пояснений к бухгалтерскому балансу (форма пояснений утверждена приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н) отдельно по каждому контрагенту, виду задолженности, срокам (ожидаемым) погашения.

Для этого в разделе 5 пояснений предусмотрено составление 4 таблиц:

• 5.1. Наличие и движение дебиторской задолженности.
• 5.2. Просроченная дебиторская задолженность.
• 5.3. Наличие и движение кредиторской задолженности.
• 5.4. Просроченная кредиторская задолженность.

Бланк пояснений к бухбалансу можно скачать на нашем сайте.

Скачать бланк пояснений к бухгалтерскому балансу

Образец заполнения таблиц 5.1–5.4 пояснений вы также можете скачать на нашем сайте.

 Скачать образец расшифровки ДЗ и КЗ

Расшифровка дебиторской задолженности

В таблице 5.1 следует расшифровать строку 1230 баланса. Т. е. отразить актуальную информацию о размере ДЗ по состоянию на начало и конец года (отчетного периода), а также зафиксировать увеличение/уменьшение ДЗ за соответствующий промежуток времени.

Таблица предусматривает отдельную расшифровку краткосрочной и долгосрочной ДЗ. Кроме того, необходимо отразить изменение статуса ДЗ (перевод из долгосрочной в краткосрочную). При этом детализация приводится в разрезе каждого вида ДЗ (абз. 6 п. 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В таблице 5.1 пояснений, в отличие от баланса, отражается совокупная величина ДЗ, без учета факта создания резерва по сомнительным долгам – РСД (п. 35 ПБУ 4/99, п. 73 ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Поэтому при определении остатков на начало/конец периода соответствующую сумму не нужно уменьшать на величину РСД.

Подробнее о формировании РСД читайте в статье «Резерв по сомнительным долгам: порядок создания и расчет отчислений».

Для заполнения таблицы 5.1 пояснений организация использует данные аналитических счетов учета долгосрочной и краткосрочной ДЗ.

В строке 5501 отражается величина совокупной долгосрочной ДЗ и ее динамика за отчетный период (в отношении краткосрочной ДЗ используется строка 5510).

Графы «На начало года» заполняются на основании данных дебетовых остатков соответствующих счетов бухучета (60, 62, 73 и т. д.).

ВАЖНО! При этом величина РСД на начало года определяется как кредитовое сальдо по счету 63.

Графы «Изменения за период. Поступление» заполняются соответствующими дебетовыми оборотами счетов учета ДЗ. При этом в графе «Поступление. В результате хозяйственных операций» не указываются проценты и штрафы, которые компания должна будет получить от контрагентов по условиям договоров. Они отражаются в следующей графе – «Причитающиеся проценты, штрафы и иные начисления».

Графы «Изменения за период. Выбыло», напротив, заполняются на основании данных о кредитовом обороте по соответствующим счетам.

Операции, связанные с РСД (создание, восстановление, списание за счет него ДЗ), отражаются по данным корреспонденции со сч. 91.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перевод ДЗ из состава долгосрочной в состав краткосрочной отражается в таблице на основе данных о внутреннем обороте между счетами учета соответствующей ДЗ (дебет счета учета краткосрочной ДЗ и кредит – долгосрочной). При этом значение показателя в таблице может фиксироваться без круглых скобок (если данные для строки «Краткосрочная ДЗ») либо в круглых скобках (если для строки «Долгосрочная ДЗ»).

Строка 5521 содержит аналогичные показатели за прошлый год. Поэтому ее, как правило, заполняют на основе таблицы 5.1 за предшествующий период (для краткосрочной ДЗ – срока 5530).

Строки 5502, 5503, …; 5522, 5523… содержат расшифровку долгосрочной ДЗ по видам за текущий и предшествующий периоды (для краткосрочной КЗ строки 5511, 5512, …; 5531, 5532, …).

В строке 5500 указывается совокупная ДЗ на конец отчетного периода.

ВАЖНО! Значение в строке 5500 должно совпадать с суммой величин строк 5501 и 5510.

В таблице 5.2 пояснений компании следует привести расшифровку состава ДЗ, по которой истек срок давности. Здесь указываются сведения по просроченной задолженности за текущий год, а также за 2 предшествующих года.

Просроченная задолженность в таблице 5.2 отражается по балансовой стоимости и стоимости согласно договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Тот факт, что задолженность обеспечена (либо нет), не играет роли при заполнении таблицы. В случае если ДЗ обеспечена залогом, поручителем либо банковской гарантией, РСД в отношении такой ДЗ не создается, а ее балансовая стоимость принимается равной договорной.

Расшифровка кредиторской задолженности: краткосрочные кредиты и займы в балансе строка 1510 и др.

В таблице 5.3 приводится детальная расшифровка долгосрочных и краткосрочных обязательств компании (строки 1410, 1450, 1510, 1520, 1550 баланса).

Таблица предусматривает отдельную расшифровку краткосрочной и долгосрочной КЗ, а также отражение изменения статуса ДЗ (из состава долгосрочной в состав краткосрочной).

Чтобы корректно заполнить таблицу 5.3, необходимо использовать данные (начальные остатки и обороты) аналитических счетов учета долгосрочной и краткосрочной КЗ по расчетам с контрагентами, а также по расчетам за предоставленные финансовые ресурсы.

В строке 5551 отражается величина совокупной долгосрочной КЗ и ее динамика за отчетный период (в отношении краткосрочной КЗ используется строка 5560).

Графы «На начало года» заполняются на основании данных кредитовых остатков соответствующих аналитических счетов (60, 62, 69 и т. д.).

Графы «Изменения за период. Поступление» заполняются соответствующими кредитовыми оборотами счетов учета КЗ. При этом обороты, связанные с процентами по коммерческому кредиту, штрафами и неустойками за нарушение договоров отражаются в графе «Причитающиеся проценты, штрафы и иные начисления».

Графы «Изменения за период. Выбыло», напротив, заполняются на основании данных о дебетовом обороте по соответствующим счетам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перевод КЗ из состава долгосрочной в состав краткосрочной отражается аналогично описанному выше для ДЗ способу. И может быть зафиксирован в таблице как в круглых скобках, так и без них.

Строка 5571 содержит аналогичные показатели за прошлый год. Поэтому ее, как правило, заполняют на основе таблицы 5.3 за предшествующий период (для краткосрочной КЗ – срока 5580).

Строки 5552, 5553, …; 5572, 5573… содержат расшифровку долгосрочной КЗ по видам за текущий и предшествующий периоды (для краткосрочной КЗ строки 5561, 5562, …; 5581, 5582, …).

В строке 5550 указывается совокупная КЗ на конец отчетного периода.

ВАЖНО! Показатель строки 5550 должен быть эквивалентен сумме значений строк 5551 и 5560.

Строка 5570 отражает совокупную КЗ за предыдущий период.

Таблица 5.4 используется организациями в целях отражения объемов просроченной КЗ за текущий и два предыдущих отчетных периода. Расшифровка приводится также в разрезе каждого вида КЗ.

Итоги

Составление расшифровки ДЗ и КЗ – задача, необходимость выполнения которой встает перед каждой организацией. Расшифровку требуется корректно составить не только в составе пояснений в налоговый орган, но и отдельно для собственника бизнеса или потенциального инвестора. Кроме того, она способна существенно облегчить менеджменту организации задачу эффективно планировать бизнес. При заполнении ее существующей формы необходимо учитывать ряд общих правил и контрольных соответствий между определенными графами.

Форма 5.1 Наличие и движение дебиторской задолженности 5501 Долгосрочная дебиторская
зад-ть всего Период — указывается отчетный год Не учитывается дебиторская задолженность, возникшая и погашенная/списанная в текущем году Суммы резервов указываются исходя из оборота счета 63 Перевод из долгосрочной в краткосрочную – сумма указывается в скобках Суммы по процентным займам, признанным финвложениями, не приводятся 5521 предыдущий год, строка берется из предыдущей расшифровки по форме 5502, 5503… В том числе (вид): … по видам задолженности и номеру счета, например «по расчетам с поставщиками и подрядчиками (счет 60)» и т.п. Аналогично 5501, суммарно показатели = данным 5501 5522, 5523… В том числе (вид): … за предшествующий отчетному год, суммы граф должны равняться 5521 5510 Краткосрочная дебиторская зад-ть всего Порядок аналогичен 5501, сумма перевода из долгосрочной в краткосрочную- без скобок 5530 Данные за предыдущий год 5511, 5512, 5513, 5516 … В том числе (вид): Отдельно по видам краткосрочной задолженности и номеру счета, например «по расчетам с покупателями и заказчиками (счет 62)» и т.д. Сумма всех строк = 5510 5531, 5531, 5513, 5516… за предыдущий отчетный период, суммарно равны 5530 5500 Итого Период — отчетный год Итоговые суммы должны равняться 5501 + 5510 5520 Итого Период — предыдущий отчетный год Итоговые суммы должны равняться 5521 + 5530 Форма 5.2 Просроченная дебиторская задолженность 5540 Всего По столбцам указываются данные: на отчетную дату, предыдущий год, позапрошлый год Учитываются долги, срок исполнения по которым по договору с дебиторами истек Стоимость по договору = остаток по соотв. счету учета расчетов с контрагентами Балансовая стоимость

• по обеспеченным залогом и др. гарантиями задолженностям = стоимость по договору;
• по сомнительным к взысканию долгам = стоимость по договору за вычетом созданного резерва;
• по полностью не обеспеченным долгам без РСД = 0

Данные за предудыдущие годы – из расшифровки 5.2 прошлых отчетных периодов 5541, 5542,… В том числе… Отдельными строками приводится вид контрагента: покупатели, комиссионеры, субподрядчики и т.п. Правила аналогичны заполнению 5540, общая сумма построчно должна равняться 5540 Форма 5.3. Наличие и движение кредиторской задолженности 5551 Долгосрочная кредиторская задолженность всего Период — отчетный год Данные приводятся без учета кредиторской задолженности, возникшей и выбывшей в отчетном году Перевод из долгосрочной в краткосрочную –сумма указывается в скобках Данные должны соответствовать движению по счетам учета долгосрочной кредиторской задолженности процентные и иные доп. обязательства отражаются отдельным столбцом 5571 Данные за предыдущий год из предшествующего отчета 5552, 5553, 5554… В том числе (вид)… приводятся данные по виду задолженности, например «долгосрочные обязательства по кредитам и займам (счет 67)» и т.п. Аналогично 5551, суммарно показатели = 5551 5572, 5573, 5574,… Данные за предыдущий отчетный период суммарно должны равняться 5571 5560 Краткосрочная кредиторская зад-ть всего Порядок аналогичен 5551, сумма перевода из долгосрочной в краткосрочную — без скобок 5580 Данные за предыдущий год, строка берется из предыдущей расшифровки по форме 5561, 5562, 5563,… В том числе: Отдельными строками указываются данные по виду краткосрочной зад-ти, напр. «обязательства перед бюджетом по налогам и сборам (счет 68)» и т.п. Итог всех строк 5561 + 5562 + … = 5560 5581,5582,5583,… Данные за предыдущий год, суммарно = 5580 5550 Итого за отчетный год Суммарно равны 5560 + 5551 5570   Совокупно за предыдущий отчетный год = 5571 + 5580 Форма 5.4. Просроченная кредиторская задолженность 5590 Всего По столбцам указываются данные: на отчетную дату, предыдущий год, позапрошлый год Учитываются долги, срок исполнения по которым по договору с кредиторами истек Суммы учитываются полностью вне зависимости от наличия обеспечения по ним Данные за предыдущие годы – из расшифровки 5.4 прошлых отчетных периодов 5591, 5592,… В том числе… Отдельно строками по виду контрагентов: поставщики и подрядчики, сотрудники по зарплате и т.п. Правила аналогичны заполнению 5590, общая сумма построчно = 5590