Отчет по командировке в excel

Фиксируйте свои лучшие моменты с помощью наших премиум-шаблонов фотоальбомов.

СКАЧАТЬ ШАБЛОНЫ СЕЙЧАС.

Отчет о расходах на командировку

Оформите отчет о своих расходах во время командировки в таблице Excel с помощью этого элегантного шаблона со специальными возможностями.

Excel

Скачать

Поделиться

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2021 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2021 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

• Номер и дата составления отчета.
• Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
• Наименование структурного подразделения.
• ФИО и должность подотчетного лица.
• Сумма аванса.
• Назначение аванса.
• Информация об остатке/перерасходе аванса.
• Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
• Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
• Расписка подотчетного лица с подписью.

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

• в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
• расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

узнайте больше про куб сейчас

почему куб удобнее

Загрузка…

Форма авансового отчета — бланк, по которому работники отчитываются о потраченных суммах во время командировки. Такой документ сдают по возвращении в течение трех рабочих дней, за исключением ситуаций, когда сотрудник отсутствует на работе по уважительной причине. Неверное заполнение бланка приведет к отказу в списании средств, а за необоснованное списание организациям грозят штраф и пени.

Когда сдавать

Вернувшись из служебной поездки, сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке и потраченных деньгах в течение трех рабочих дней. Если он заболел или отсутствует на рабочем месте по иной уважительной причине, трехдневный срок отсчитывают с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник предоставляет в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. Но работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы авансового отчета по командировке начинается с шапки.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты.

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, ему выдали 50 000 рублей, а он потратил 60 000, то в этой графе он указывает 60 000. Или наоборот, выдано 50 000, а потрачено 20 000, то и отчитываются о 20 000 рублей. В нашем примере израсходовано 10 000 рублей.

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть).

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность.

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки.

Переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.

7. В графе «Получен аванс…» указываем реквизиты расходного кассового ордера и выданную сумму. Если деньги перечислили на карточку, указываем только сумму.

8. В графе «Итого получено» указываем, сколько получили всего.

9. Далее сотрудник уточняет, сколько израсходовал, расписывая остаток денежных средств, которые следует вернуть, либо перерасход.

Переходим к заполнению оборотной стороны бланка авансового отчета. Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на автобусе, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

10. В первую строку вписываем реквизиты проездных билетов.

11. Вписываем сведения о подтверждении проживания в гостинице.

12. Вписываем сведения о сумме выданных суточных.

13. В графу «Итого» вписываем сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается авансовый отчет (см. пункт 3).

После того как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы, на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложений в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии внимательно проверяет документ в присутствии работника на наличие ошибок и неточностей. При обнаружении ошибок форма авансового отчета заполняется заново.

14. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается.

15. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу, если их выдали наличными. Дополнительно бухгалтер указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывает документ еще раз. Если перечисляли на карту, деньги удерживают по заявлению работника на основании авансового отчета.

16. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику.

17. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписали сотрудник и бухгалтер, должны совпадать.

18. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах.

19. Бухгалтер прикладывает к форме копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и приложения, подписывает авансовый отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору. В нашем примере документ сразу подписал главный бухгалтер, поэтому этап пропущен.

20. Генеральный директор утверждает авансовый отчет и возвращает его в бухгалтерию, где он хранится пять лет со всеми приложениями. По истечении срока его уничтожают по установленному в организации порядку.

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерия организации списывает денежные суммы в установленном законом порядке.

Что это за документ

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В отчете о командировке отражают, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитываются либо кратко, либо развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания при командировании поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем сотрудник занимался, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Рекомендовано использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Скачать бланк служебного задания на командировку

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник сдает проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников разрешено направить в командировку. Чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов допустимо направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относятся:

1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребенка до 5 лет.
2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
3. Родители детей-инвалидов.
4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции накажут организацию.

Шаблон отчетной формы

Унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2020 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить специальный шаблон.

Вот так выглядит примерный шаблон:

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2020 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом считают подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Этот аванс выплачивается на:

1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например, оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

При сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления этой формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы и пример заполнения документа. Все формы можете скачать бесплатно.

Составление внутренней отчетности по командировкам уже не является обязательным. Но многие компании устанавливают обязанность в ЛНА, поскольку эти документы позволяют контролировать полученные в поездке результаты и подтвердить расходы. Рассказываем, как оформлять, какие бланки использовать, и покажем примеры заполнения.  

Для чего составляют отчетность о командировке

Работодатель, отправляя работника в служебную поездку, преследует определенные цели, и на сотрудника возлагаются различные задачи: ему предстоит решить рабочие моменты, порученные работодателем, получить сведения, выполнить работы, оказать услуги и т. д. Это возможные цели командировки, и их необходимо достигнуть, о чем работник обязан предоставить отчет о командировке руководству сразу после поездки. Например, если организация поставляет продукцию, служебная поездка возможна для сопровождения партии товара и получения подтверждающих доставку документов.

С 2014 года составление документов, предусматривающих отчетность о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, является необязательным, но по-прежнему их рекомендуют использовать. Если в командировочном удостоверении отмечается только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывается о проделанной работе. Для этого компания вправе использовать как унифицированные бланки, так и разработанные самостоятельно.

Важно знать: как правильно оформить командировку сотруднику

Законодательная основа

По сути, согласно положению об особенностях направления работников в служебные поездки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет о фактически осуществленных командировочных расходах (п. 26 положения). Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т. д.).

Однако учитывая положения статей 8 и 22 ТК РФ, это не мешает работодателю разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления служебных поездок и обязать работников оформлять отчетные документы.

В этом случае на предприятии вправе использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или форму, разработанную самостоятельно. Например, для оформления командировочного удостоверения рекомендуется использовать бланк формы Т-10. Документ подтверждает, что работника направили в служебную поездку для выполнения определенных задач, что он прибыл на место и затем вовремя выехал обратно.

Образец отчета по командировке в 2022 году — бланк формы Т-10

Читайте также: обязательно ли командировочное удостоверение

Оформление направления сотрудника

О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 и Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации.

Командировка — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.

Такие бланки используются в целях систематизации отчетности: рекомендуется строго придерживаться установленных форм, поскольку это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнения им трудового договора.

Подробнее:

• как оформить приказ о направлении сотрудника в командировку;
• как правильно указать в документах цель командировки.

Когда составлять отчет по служебной поездке

Четких сроков по предоставлению командировочной отчетности в законодательстве нет. Их определяют отдельно в каждой компании, в зависимости от специфики компании, особенностей поездки, дополнительных условий и др. Но обычно документы сдают не позднее 3 рабочих дней после возвращения гражданина. Иногда устанавливают ограничение — не более одного месяца после поездки.

Оформление результатов проделанной работы

Заполняет отчетность не только сам работник. Сначала цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании и указывают их в служебном задании. В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, пример написания отчета о командировке легко найти в делопроизводстве организации.

Требования к составлению документа:

• четко описываются цель направления и конкретные задания;
• соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.

Реквизиты, которые необходимо включить в отчет по командировке:

• наименование организации;
• номер и дата составления;
• фамилия, имя, отчество командированного;
• отдел предприятия;
• должность сотрудника;
• пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
• срок поездки, дата ее начала и окончания;
• основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
• источник финансирования;
• цель поездки и конкретные задачи работника;
• подписи начальника отдела и руководителя.

Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.

Пример заполнения командировочного отчета по форме Т-10а

Вот как выглядит пример отчета по командировке, заполненный по форме 10а:

Конечно, такой отчет о выполнении служебного задания по командировке есть возможность создать самостоятельно, не используя унифицированные формы. Обычно это делают, если есть необходимость внести дополнительные графы, которых нет в унифицированном бланке.

Если составлять форму самостоятельно

В случае принятия решения о разработке форм служебного задания и отчета о командировке самостоятельно руководству предприятия следует предусмотреть в обязательном порядке требования к оформлению и предоставлению таких документов. В частности, определить следующие моменты:

• срок заполнения и предоставления;
• обязательные реквизиты и объем предоставляемой информации (состав сведений, предоставляемых работодателю, в том числе);
• адресата предоставления сведений (конкретный отдел или конкретное уполномоченное лицо).

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Эти решения работодателя следует оформить локальным нормативным актом, с которым под подпись ознакомить всех существующих и вновь принимаемых сотрудников. Ознакомление производится строго под подпись.

Надо знать: что входит в суточные

Кто подписывает командировочную отчетность

Когда отчетность заполнена, ее необходимо заверить. В унифицированном бланке предусмотрены подписи нескольких сотрудников:

• непосредственно самого командировочного (подписывая, он соглашается на поездку, знакомится с условиями задания, а затем отчитывается о поездке);
• руководителя структурного подразделения (он описывает условия служебного задания и отправляет в поездку, затем принимает отчетность);
• руководителя компании.

Аналогичные реквизиты работодатель вправе проставить и на бланке, разработанном в произвольном виде.

Какие документы приложить к отчетности

Дополнительно сотрудник, прибывший из служебной поездки, прикладывает документы, подтверждающие пребывание в месте назначения и расходы, сделанные там. Среди бумаг, которые следует отдать в бухгалтерию:

• авансовый отчет о командировочных расходах;
• чеки, квитанции, проездные билеты;
• командировочное удостоверение (если его оформляли ранее).

Кого в командировки отправлять нельзя

При этом стоит учесть, что есть категории работников, которых ни при каких условиях нельзя направлять в командировки:

• несовершеннолетние сотрудники, то есть не достигшие 18 лет;
• беременные женщины.

Отказаться от направления в служебную поездку имеют право:

• родители, воспитывающие детей-инвалидов;
• родители, воспитывающие в одиночку детей до 5 лет;
• родители детей, которым не исполнилось 3 лет;
• сотрудники, осуществляющие уход за больными близкими родственниками, если это необходимо в соответствии с официальным медицинским заключением.

О возможности отказаться не всегда осведомлены представители этих категорий трудящихся в силу юридической неграмотности. Следовательно, их следует письменно уведомить о возможности отказаться от направления в служебную поездку. Если такие работники согласятся выполнить подобное задание работодателя, необходимо получение их письменного согласия. От исполнения установленных на предприятии отдельным локальным актом обязанностей, в том числе от составления отчета о командировке, такие сотрудники не освобождены.