Отчет движения медикаментов за текущий месяц excel - Word и Excel

Задачи по
медицинской тематике на тему:

«Расчетные
операции в Microsoft Excel»

Задание 1. Отчет движения
медикаментов за текущий месяц

1.1. Составить таблицу. «Отчет движения
медикаментов за текущий месяц» в табличном процессоре EXCEL.

Отчет движения медикаментов за январь 2000 года
№ п/п	Название медикаментов	Единица измерения	Остаток на начало месяца	Приход	Расход	Остаток на конец месяца
1.	Аспирин	в упаковке	80	170		35
2.	Анальгин	в упаковке	67	850		216
3.	Морфин	в ампулах	3	300		0
4.	Аскорбиновая кислота	драже	72	100		10
5.	Но- шпа	в упаковке	65	230		59
6.	Дигитоксин	в упаковке	600	1000		89

Используя математические формулы заполнить данными
столбец «РАСХОД».

1.2. Составить на этом же
листе диаграммы следующих разновидностей:

а) гистограмму по всем медикаментам;

б) круговые диаграммы (разных видов) по отдельным
медикаментам;

Методические рекомендации для выполнения
задания

Задание № 1.1.

1.
Сделать текущей ячейку А1.
Ввести заголовок таблицы «Отчет движения медикаментов», нажать на
клавиши Alt (левый)+ Enter, набрать на клавиатуре «за текущий месяц». Выделить
ячейки А1 — А7 (они становятся черными). Нажать на значок ¬а®.
Заголовок располагается по середине 7 столбцов;

2.
Сделать текущей ячейку А2.
Ввести «№», нажать Alt + Enter, набрать на клавиатуре «п/п»;

3.
Сделать текущей В2. Ввести
«Наименование медикаментов»

4.
Сделать текущей ячейку С2.

·
Ввести «Единицы»

·
Нажать на комбинацию
клавиш Alt + Enter

·
Ввести «измерения»

5. Сделать текущей ячейку D2

·
ввести «Остаток»

·
нажать на комбинацию
клавиш Alt (левый) + Enter

·
ввести «на начало»

·
нажать на комбинацию
клавиш Alt (левый) + Enter

·
ввести «месяца»

6.
Сделать текущей ячейку Е2

·
ввести «Приход»

7.
Сделать текущей ячейку F2

·
ввести «Расход»

8.
Произвести щелчок на
ячейку D2

·
произвести щелчок на
ПРАВКА из зоны меню

·
произвести щелчок на
КОПИРОВАТЬ из дополнительного меню

·
произвести щелчок на
ячейку G2

·
произвести щелчок
ПРАВКА из зоны меню

·
произвести щелчок на
ВСТАВИТЬ

·
щелкнуть мышью на
«начало» и удалить это слово

·
ввести слово «конец»

9.
Сделать текущим А3 ,
ввести «1.»

10.
Сделать текущей В3 ввести
«Аспирин»

Заполнить таким образом необходимое количество строк в
таблице

11.
После заполнения таблицы,
делаем расчет столбца «Расход» используя формулы. Для этого:

·
сделать текущей ячейку F3

·
ввести форму для расчета
=D3+E3-G3, нажать Enter, появится результат расчета

·
Введенную формулу с
помощью функции автозаполнения
копируем на остальные строчки, следующим образом:

·
Сделать текущей ячейку F3

·
Установить курсор мыши на
правый нижний угол ячейки таким образом, чтобы появился знак +

·
нажать на кнопку мыши и не
отпуская ее вытянуть прямоугольную рамку на все последующие строки, где следует
просчитать результат.

·
кнопку мыши отпустить.

В результате выполненных операций во всех стоках графы РАСХОД
появится результат и таблица будет полностью заполнена.

12.
Произвести выделение всей
таблицы за исключением заголовка и назначить линии рамки, воспользовавшись
инструментом.

13. Выделить заголовок таблицы и отформатировать текст, назначив
размер шрифта 12, вид жирный и подчёркнутый.

1.2. а)
Составление на этом же листе гистограммы по всем медикаментам:

1. Скопировать таблицу с Листа 1 на Лист 2 следующим образом:

·
выделить всю информацию;

·
щёлкнуть на меню ПРАВКА;

·
щёлкнуть на КОПИРОВАТЬ;

·
щёлкнуть на ярлычок ЛИСТ
2;

·
щёлкнуть на В2;

·
щёлкнуть на ПРАВКА;

·
щёлкнуть на ВСТАВИТЬ.

·
2. Убрать столбец «Единицы
измерения»:

·
выделить столбец В;

·
щёлкнуть на ПРАВКА;

·
щёлкнуть на УДАЛИТЬ;

·
щёлкнуть на ОК.

·
3. Построить диаграмму —
гистограмму:

·
выделить всю таблицу за
исключением заголовка;

·
щёлкнуть на ВСТАВКА;

·
выбрать ДИАГРАММА;

·
щёлкнуть на НА ЭТОМ ЛИСТЕ;

·
натянуть курсором мыши
рамку на рабочем листе, тем самым зарезервировав место для диаграммы;

·
шаг 1: в появившемся окне
«Мастер диаграмм» выбрать Далее

·
шаг 2: определить тип
диаграммы, через щелчок мышью на Гистограмма и нажать Далее;

·
шаг 3: выбрать вид
гистограммы под № 8 и нажать Далее;

·
шаг 4: в появившемся окне
«Мастер диаграмм» появится образец, нажать Далее;

·
шаг 5: в появившемся окне
«Мастер диаграмм» выбрать Добавить легенду? Да и ввести название диаграммы
«Учёт движения медикаментов» и щёлкнуть на Готово.

·
1.2.б) Построение круговой
диаграммы по отдельным медикаментам различных видов:

·
выделить отдельную строку
по какому-либо медикаменту;

·
щёлкнуть на ВСТАВКА;

·
выбрать ДИАГРАММА;

·
щёлкнуть на НА НОВОМ
ЛИСТЕ;

·
шаг 1: в появившемся окне
«Мастер диаграмм» выбрать Далее;

·
шаг 2: в окне «Мастер
диаграмм» выбрать тип диаграммы Круговая и Далее;

·
шаг 3: в окне «Мастер
диаграмм» выбрать вид круговой диаграммы из предложенных вариантов и Далее;

·
шаг 5: в окне «Мастер
диаграмм» отметить щелчком Да (Добавить легенду?), ввести название диаграмм,
название медикамента и щёлкнуть на Готово.

Задание
2. Общий
анализ крови

Составить
таблицу по теме «Общий анализ крови», построить диаграмму и проанализировать
получившуюся диаграмму. Использовать следующие показатели:

Форменные элементы крови	Норма	Больной
Гемоглобин	14	9
СОЭ	6	15
Эритроциты	4	3,7
Лейкоциты	8	15
Цветовые показатели	1	0,78

Задание 3. График измерения температуры
больного

Составить график
измерения температуры больного за 10 дней, относительно нормальной температуры.

Например:

График изменения температуры

больного ФИО

Число	Утром	Вечером	Норма
Чч.мм	38,5	39	36,6
Чч.мм	38	38,5	36,6
Чч.мм	37,5	38	36,6
Чч.мм	37	37,5	36,6
Чч.мм	36,6	37	36,6

Задание 4. По данным рецепта произвести расчет по формулам

Ориентируясь на
следующий рецепт :

Rp.: Natrii Bromidi 6,0

Agual Destillatal 180,0

M.D.S. По 1 столовой ложке на прием после еды

3 раза в день.

В табличном процессоре EXCEL произвести расчет по формулам и найти
концентрацию раствора.

Задание 5. Построить
круговую и столбиковую диаграмму

Составить круговую и
столбиковые диаграммы составных частей лекарственного препарата- драже «Ревит»
,ориентируясь на следующие данные:

ретинол ацетат — 0,86 мг

ретинол пальмитат — 1,38 мг

тиамин бромид — 1,29 мг

рибофлавин — 1 мг

кислота аскорбиновая — 35 мг

Задание 6. Построить
диаграмму и проанализировать демографические показатели.

Построить диаграмму и проанализировать
демографические показатели. В городе N в 1999 году были следующие показатели
(в промилях):

рождаемость — 17

смертность — 9

естественный прирост- 8

детская смертность — 14

перинотальная
смертность — 20

Задание 7. Рассчитать общую стоимость стоматологических услуг

Стоматологическая поликлиника

Услуги	Стоимость услуги	Количества пациентов	Общая стоимость
Консультация ортодонта	90	35
Консультация гигиениста	230	16
Снимок ротовой полости	217	22
Удаление	250	7
Лечение	420	13
Протезирование	1200	13
Фтороризация зубов	408	18
Итого

Источник

Г осударственное автономное профессиональное образовательное

учреждение

«Казанский медицинский колледж»

ДИдактический раздаточный материал

для студентов

Дисциплина	Информатика
Специальности:	34.02.01. «Сестринское дело» 33.02.01 «Фармация»
Тема	Редактирование диаграмм
Составитель	Рахматуллина Инга Валерьевна

Казань — 2018

Создание диаграмм в программе Microsoft Excel

Задача

Составить таблицу. «Отчет движения медикаментов за текущий месяц» в табличном процессоре EXCEL.

Отчет движения медикаментов за январь 2016 года
№ п/п	Название медикаментов	Единица измерения	Остаток на начало месяца	Приход	Расход	Остаток на конец месяца
1.	Аспирин	в упаковке	80	170		35
2.	Ибупрофен	в упаковке	67	850		216
3.	Анальгин	в ампулах	3	300		0
4.	Аскорбиновая кислота	драже	72	100		10
5.	Но- шпа	в упаковке	65	230		59
6.	Пенталгин	в упаковке	600	1000		89

Задания:

Используя математические формулы заполнить данными столбец

«РАСХОД».

Построить гистограмму по приходу и расходу медикаментов.
Построить диаграммы по остаткам на начало месяца и конец месяца.

Алгоритм редактирования диаграммы:

Выделить редактируемую диаграмму

Выбрать в конструкторе нужный диапазон данных и изменить его

В макете изменить: название диаграммы, название осей, легенду, подписи данных

Если необходимо перенести диаграмму на отдельный лист

Самостоятельная работа студентов

Задача 1

Ввести информацию в таблицу по образцу.
Выполнить соответствующие вычисления (использовать абсолютную ссылку для курса доллара).
Отформатировать таблицу.
Построить сравнительную круговую диаграмму цен на товары и диаграмму любого другого типа по количеству проданного товара.
Диаграммы красиво оформить, сделать заголовки и подписи к данным.

Задача 2

Построй круговую диаграмму, гистограмму и с областями распределения людей по группам крови, если людей с 1 группой крови 45 %, с кровью 2 группы 35 %, 3 группы 17 %, а людей с самой редкой 4 группой всего 3 %.

Задача 3

Оформить заголовок «Совмещенные графики»

Построить графики функций y1= x² и y2= 2*х на интервале [- 3 ; 3] с шагом 0,5.

Отформатировать область графика по собственному усмотрению, используя различные цвета заливки, границ, размеры шрифта.

ЗАДАНИЯ В ТЕСТОВОЙ ФОРМЕ

Выбрать верное суждение:

Если внести изменения в таблице данных, использованные при создании диаграммы, то диаграмма

Не изменится
Увеличится в размере
Изменится
Поменяет только цвет

Что такое ряд данных?

Названия типов диаграмм
Множество значений, которые необходимо отобразить на диаграмме
Названия секторов
Названия осей

Как при построении диаграммы выделить несколько диапазонов данных, расположенных в разных частях листа

С помощи мыши и клавиши Alt
С помощи мыши и клавиши Ctrl
С помощи мыши
С помощи мыши и клавиши Shift

Какой тип диаграммы, как правило, используется для построения обычных графиков функций

Линейчатая диаграмма
Точечная диаграмма
Круговая диаграмма
Гистограмма

Где могут располагаться диаграммы

На листе с данными
На отдельных листах
Нет правильного ответа
На листе с данными и на отдельных листах

Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые

Можно выбирать и изменять
Нельзя выбирать и изменять
Можно выбрать, но нельзя изменить
Можно изменить, но нельзя выбрать

Числовые, процентные или текстовые подписи возле каждого элемента диаграммы называются

Легенда
Формат ряда данных
Подписи данных
Формат оси

Укажите пиктограмму для вызова Мастера диаграмм

В каком разделе меню табличного процессора Excel находится Мастер диаграмм

Данные
Вставка
Сервис
Правка

Установите соответствие между названием диаграммы и её изображением

Ярусная	А.
График	B.
Круговая	C.
Столбчатая	D.

Установите последовательность построения диаграмм

Ввести название диаграммы 5
Выбрать мастера диаграмм 1
Ввести соответствующие значения 4
Перейти на вкладку «Ряд» 3
Выбрать тип и вид диаграммы 2

Можно ли перемещать легенду, изменять ее размеры и тип шрифта?

Можно только перемещать легенду
Можно только изменять и перемещать легенду
Нельзя
Можно

Оценивание:

«5» –12-11 правильных ответов

«4» – 10-9 правильных ответов

«3» –9-7 правильных ответов

«2» – 6 и меньше правильных ответов

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ

Редактирование диаграм в Microsoft EXCEL

Назначение электронной таблицы?
Как определяется адрес ячейки?
Что может находиться в ячейке таблицы?
С какого знака начинаем ввод формул?
Какова структура диаграммы?
Как строить диаграмму?
Когда используют круговую диаграмму?
Когда используют график?

Домашнее задание

Ввести информацию в таблицу «Успеваемость».
Вычислить средние значения по успеваемости каждого ученика и по предметам.
Построить гистограмму по успеваемости по предметам.
Построить пирамидальную диаграмму по средней успеваемости каждого ученика.
Построить круговую диаграмму по средней успеваемости по предметам. Добавить в этой диаграмму процентные доли в подписи данных.
К

Успеваемость

расиво оформить все диаграммы.

Источник

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

Сводные таблицы

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

Товар

– наименование партии товара, например, «

Апельсины

»;
Группа

– группа товара, например, «

Апельсины

» входят в группу «

Фрукты

»;
Дата поставки

– Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи

– Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи

– Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт

– срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль

– отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

Перейдите на лист с исходной таблицей;
Вызовите

Расширенный фильтр

(

);
Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию

Скопировать результат в другое место

; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок

Только уникальные записи

.

Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
Отсортируйте перечень товаров (

).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции

ГОД()

.

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
Вызовите окно

Промежуточные итоги

через пункт меню

;
Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Источник

Содержание

1 Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц
2 Как обновить данные в сводной таблице Excel?
3 Некоторые секреты форматирования
4 Работа с итогами
5 Детализация информации
- 5.1 Видео
- 5.2 Лирическое вступление или мотивация
- 5.3 Если у вас Excel 2003 или старше
  - 5.3.1 Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?
  - 5.3.2 Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно
  - 5.3.3 Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?
  - 5.3.4 Работа с макетом
- 5.4 Если у вас Excel 2007 или новее
- 5.5 P.S.
- 5.6 Ссылки по теме

Дата: 13 марта 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Как часто Вам приходится обобщать большие массивы данных? Получать промежуточные итоги? Если часто, значит сводные таблицы Excel – это то, что Вам нужно срочно! Создание сводной таблицы занимает всего пару минут, а результат – как будто работали целую неделю. Заманчиво? Читаем!

Сводная таблица – это мощный инструмент Microsoft Excel, решающий многие задачи, а главное – отвечающий на многие вопросы о процессах, описанных цифрами в Вашем файле. Приведу пример. На изображении ниже – список продаж торговых точек различных регионов с детализацией по дням в течение года:

Правда же, эта таблица мало информативна и в таком виде не представляет пользы? А вот сводная таблица, сформированная из этих данных:

Здесь все продажи систематизированы по регионам и менеджерам в строках, по группам товара в столбцах – в столбцах. Такие данные уже пригодны, как минимум, для последующего анализа. Наглядно видим, сводная таблица эффективно обобщает большие объемы данных и, как я расскажу дальше, не требует значительных усилий и времени на построение.

Не каждый диапазон данных в Эксель можно применить для построения сводной таблицы. Данные должны быть нормализованы. В нашем случае, это значит, что каждая строка должна описывать одно событие, и для нее должны быть заполнены все столбцы. В каждой строке столбца должны содержаться данные одного типа. Посмотрите еще раз, как это выглядит на первом рисунке поста.

Обязательно каждый столбец должен иметь информативный заголовок, т.е. шапка должна быть полной.

Я рекомендую на этапе проектирования таблицы продумывать, будете ли пользоваться сводными таблицами. Если будете – обязательно учитывайте изложенные требования.

Чтобы сделать сводную таблицу на основании своих данных – выполните такую последовательность действий:

Установите курсор в любую ячейку таблицы
Нажмите на ленте: Вставка – Сводная таблица
Укажите расположение будущей сводной таблицы. Чтобы поместить ее на новый лист – установите галку «На новый лист». Чтобы выбрать расположение на существующих листах – выберите «На существующий лист» и в поле «Диапазон» укажите расположение верней левой ячейки сводной таблицы;

Нажмите Ок

Откроется пустая область сводной таблицы и меню компоновки данных. Последнее состоит из пяти окон:

«Выберите поля для добавления в отчет» — это заголовки всех столбцов, которые есть в таблице. Этими данными мы будем заполнять следующие 4 блока
Фильтры – список полей, по которым будет применяться фильтр. Эти поля появляются над сводной таблицей
Колонны – область, где задается, что будет содержаться в столбцах
Строки – область, где указывается, что будет содержаться в строках
Значения – задаем то, что будет отображаться или рассчитываться на пересечении строк или столбцов. То есть, основное тело таблицы

Области 2-5 заполняются данными перетягиванием заголовков из п.1. Например, нужно узнать, какая сумма продаж за год у менеджеров всех регионов. Значит, в строках у нас будут регионы и менеджеры, а в значениях – сумма продаж. Перетаскиваем соответствующие наименования столбцов из первой области меню компоновки в «Строки» и «Значения». Вот что получится:

Если теперь мы захотим, чтобы в столбцах данные были разбиты по группам товаров. Перетянем поле «Группа товара» в «Колонны», получаем результат:

А если вдруг мы решили, что нужны данные только по первому региону, добавим поле «Регион» и в «Фильтры», над сводной таблицей появится область фильтров. Открываем раскрывающийся список в этой области и выбираем только первый регион.

Мне кажется, это очень простой инструмент, и его обязательно нужно освоить. Представьте, в моем списке, который служит примером для этого поста – 9 883 строки, и я обрабатываю их без усилий, просто делаю несколько кликов мышью. И такая таблица, как мы с Вами только что сделали, уже похожа на профессиональный отчет.

А теперь нам, к примеру, захотелось узнать, кто из менеджеров продает больше всего. Снимем все фильтры, уберем галку «Регион» из строк. Получаем список менеджеров и их продажи. Кликнем правой кнопкой мыши в любой из строк «продажи» колонки «Общий итог», в контекстном меню выбираем Сортировка – Сортировка по убыванию. Естественно, сверху будет менеджер с наибольшими продажами, снизу – с наименьшими.

В поле «Значения» можно не только суммировать данные. Можно например, посчитать количество значений, отобразить минимальное или максимальное значение и многое другое. Для этого кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке нужного столбца, в контекстном меню нажмите «Итоги по», а далее выбирайте ту функцию, которая нужна.

Вы можете настраивать макет сводной таблицы в части логики построения. Выделите любую ее ячейку и найдите на ленте Конструктор – Макет. Здесь можно сделать настройки по четырем пунктам:

Промежуточные итоги – включить или отключить итоги для промежуточных групп внутри таблицы
Общие итоги – настроить расчет общих итогов по всей таблице
Макет отчета – способ компоновки данных для наибольшего удобства
Пустые строки – вставить или удалить пустые строки в конце каждой категории для улучшения восприятия данных.

Рекомендую Вам поэкспериментировать с этими настройками, чтобы найти Вашу оптимальную комбинацию.

Раз уж сводные таблицы претендуют на звание универсального инструмента для выполнения отчетов, они должны быть гибкими в настройке внешнего вида. Для оформления Вы можете:

Настраивать форматы данных
Изменять внешний вид ячеек, применять стили
Применять условное форматирование

Выделяйте ячейки, и применяйте к ним уже привычные Вам операции форматирования. Как правило, этого достаточно, чтобы готовый отчет был информативным и удобным к восприятию.

Чтобы еще детальнее настроить внешний вид – кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и в контекстном меню выберите «Параметры сводной таблицы». Здесь собрано несколько полезных настроек. Например, задайте что отображать вместо кодов ошибок, или настройте детализацию вывода на печать сводной таблицы.

Если Ваша таблица не совсем вас удовлетворяет, и Вам хотелось бы немного изменить ее содержание в части содержимого строк, столбцов и основных данных – можете делать это в любой момент. Перетягивайте блоки заголовков в меню настройки сводных таблиц, удаляйте и добавляйте, изменяйте фильтры. Программа незамедлительно среагирует на внесенные Вами изменения.

На этом все о создании сводных таблиц, но тема все еще не закрыта и в следующей статье я расскажу о расширенных возможностях в работе с этим инструментом. Рекомендую к прочтению и использованию, ведь нет ничего лучше, чем получать результаты быстро и без усилий!

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев, будем становиться профессионалами вместе!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Работать со сводными таблицами Excel приходится в разных сферах. Можно быстро обрабатывать большие объемы информации, сравнивать, группировать данные. Это значительно облегчает труд менеджеров, продавцов, руководителей, маркетологов, социологов и т.д.

Сводные таблицы позволяют быстро сформировать различные отчеты по одним и тем же данным. Кроме того, эти отчеты можно гибко настраивать, изменять, обновлять и детализировать.

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

У нас есть тренировочная таблица с данными:

Каждая строка дает нам исчерпывающую информацию об одной сделке:

в каком магазине были продажи;
какого товара и на какую сумму;
кто из продавцов постарался;
когда (число, месяц).

Если это огромная сеть магазинов и продажи идут, то в течение одного квартала размер таблицы станет ужасающим. Проанализировать данные в сотне строк будет очень сложно. А на составление отчета уйдет не один день. В такой ситуации сводная таблица просто необходима.

Создам отчет с помощью мастера сводных таблиц. В новых версиях Excel он почему-то спрятано глубоко в настройках:

Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».
В выпадающем списке левой колонки: «Выбрать команду из» укажите «Все команды».
В левой колонке найдите по алфавитному порядку и выделите: «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите на кнопку между колонками: «Добавить» чтобы инструмент переместился в правую колонку и нажмите ОК.

Теперь инструмент находится в панели быстрого доступа, а значит всегда под рукой.

Ставим курсор в любом месте таблицы с данными. Вызываем мастер сводных таблиц, нажимая на соответствующий инструмент, который теперь уже расположенный напанели быстрого доступа.
На первом шаге выбираем источник данных для формирования сводной таблицы. Нажимаем «Далее». Чтобы собрать информацию в сводный отчет из нескольких листов, выбираем: «в списке или базе данных Microsoft Excel».
На втором шаге определяем диапазон данных, на основании которых будет строиться отчет. Так как у нас стоит курсор в таблице, диапазон обозначится автоматически.
На третьем шаге Excel предлагает выбрать, куда поместить сводную таблицу. Жмем «Готово» и открывается макет.
Нужно обозначить поля для отображения в отчете. Допустим, мы хотим узнать суммы продаж по каждому продавцу. Ставим галочки – получаем:

Готовый отчет можно форматировать, изменять.

Это можно сделать вручную и автоматически.

Вручную:

Ставим курсор в любом месте сводной таблице. В результате становится видна вкладка «Работа со сводными таблицами».
В меню «Данные» жмем на кнопку «Обновить» (или комбинацию клавиш ALT+F5).
Если нужно обновить все отчеты в книге Excel, выбираем кнопку «Обновить все» (или комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).

Настройка автоматического обновления при изменении данных:

На вкладке «Работа со сводными таблицами» (необходимо щелкнуть по отчету) выбираем меню «Параметры».
Открываем «Дополнительные параметры сводной таблицы». Открывается мастер.
В разделе «Данные» устанавливаем галочку напротив пункта «Обновить при открытии файла».

Теперь каждый раз при открытии файла с измененными данными будет происходить автоматическое обновление сводной таблицы.

Некоторые секреты форматирования

Когда мы сводим в отчет большой объем данных, для выводов и принятия каких-то решения может понадобиться группировка. Допустим, нам нужно увидеть итоги за месяц или квартал.

Группировка по дате в сводной таблице Excel:

Источник информации – отчет с данными.
Так как нам нужна группировка по дате, выделяем любую ячейку с соответствующим значением. Щелкаем правой кнопкой мыши.
Из выпавшего меню выбираем «Группировку». Откроется инструмент вида:
В полях «Начиная с» и «По» Excel автоматически проставил начальную и конечную даты диапазона данных. Определяемся с шагом группировки. Для нашего примера – либо месяцы, либо кварталы. Остановимся на месяцах.

Получаем отчет, в котором четко видны суммы продаж по месяцам. Поэкспериментируем и установим шаг – «Кварталы». Результат – сводная таблица вида:

Если фамилия продавцов для анализа деятельности сети магазинов не важна, можем сформировать отчет с поквартальной прибылью.

Чтобы убрать результаты группировки, необходимо щелкнуть по ячейке с данными правой кнопкой мыши и нажать разгруппировать. Либо выбрать данный параметр в меню «Структура».

Работа с итогами

У нас есть сводный отчет такого вида:

Видны итоги по месяцам (сделано «Группировкой») и по наименованиям товаров. Сделаем отчет более удобным для изучения.

Как в сводной таблице сделать итоги сверху:

«Работа со сводными таблицами» — «Конструктор».
На вкладке «Макет» нажимаем «Промежуточные итоги». Выбираем «Показывать все промежуточные итоги в заголовке группы».
Получается следующий вид отчета:

Уже нет той перегруженности, которая затрудняла восприятие информации.

Как удалить промежуточные итоги? Просто на вкладке макет выбираем «Не показывать промежуточные суммы»:

Получим отчет без дополнительных сумм:

Детализация информации

Огромные сводные таблицы, которые составляются на основании «чужих» таблиц, периодически нуждаются в детализации. Мы не знаем, откуда взялась сумма в конкретной ячейке Excel. Но можно это выяснить, если разбить сводную таблицу на несколько листов.

В марте продано двуспальных кроватей на сумму 23 780 у.е. Откуда взялась эта цифра. Выделяем ячейку с данной суммой и щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем опцию:
На новом листе откроется таблица с данными о продажах товара.

Мы можем переместить всю сводную таблицу на новый лист, выбрав на вкладке «Действия» кнопку «Переместить».

По умолчанию в сводную таблицу помещается абсолютно вся информация из того столбца, который мы добавляем в отчет.

В нашем примере – ВСЕ товары, ВСЕ даты, ВСЕ суммы и магазины. Возможно, пользователю не нужны некоторые элементы. Они просто загромождают отчет и мешают сосредоточиться на главном. Уберем ненужные элементы.

Нажимаем на стрелочку у названия столбца, где будем корректировать количество информации.
Выбираем из выпадающего меню название поля. В нашем примере – это название товара или дата. Мы остановимся на названии.
Устанавливаем фильтр по значению. Исключим из отчета информацию по односпальным кроватям – уберем флажок напротив названия товара.

Жмем ОК – сводная таблица меняется.

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

кто из наших менеджеров заключил сделку
с каким из заказчиков
какого именно товара и на какую сумму продано
с какого из наших складов была отгрузка
когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

Названия строк (Row labels)
Названия столбцов (Column labels)
Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

Настройка вычислений в сводных таблицах
Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Источник

«ПЕТЕРБУРГСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ
СООБЩЕНИЯ»

Кафедра
«Информатика»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

СОЗДАНИЕ
И ОБРАБОТКА БД (ПАКЕТЫ EXCEL, ACCESS)

Вариант
9

Тема:

Лекарственные
средства

Проверил:

Выполнил
студент:
Факультета ЭМ

Группы
ЭТ-901

Караваев
Д.В.

Санкт-
Петербург

2010

Оглавление

1.
Электронная таблица EXCEL………………………………………………….2

Основные
положения……………………………………………………………………………2
Постановка
задачи……………………………………………………………2
Входные
данные……………………………………………………………….2
Выходные
данные…………………………………………………………….2
Математическое
описание
задачи………………………………………………………….3
Создание
базы данных
(БД)…………………………………………………………………..3
Поиск
данных……………………………………………………………………………………….5
Использование
функций для получения промежуточных
итоговых значений……………………………………………………………………….6
Создание
макросов………………………………………………………………………………..7
Построение
диаграмм…………………………………………………………………….7

Система
управления базами данных ACCESS……………………………….9
1. Общие
  положения………………………………………………………………………………….9
2. Разработка
  структуры
  БД……………………………………………………………………….9
3. Создание
  таблиц в режиме Конструктора……………………………………9
4. Заполнение
  таблиц данными (кроме вычисляемого
  поля)………………………11
5. Запросы
  на
  обновление…………………………………………………………………………12
6. Запросы
  на выборку. Параметрические
  запросы……………………………………14
7. Создание
  и редактирование
  форм………………………………………………………….14
8. Создание
  и редактирование
  отчётов………………………………………………………15

3.
Список использованной
литературы…………………………………………18

1.1 Основные положения.

EXCEL
позволяет работать с базами данных.Основное
назначение EXCEL-работа с таблицами,
содержащими формулы. Для обозначения
объекта, представляющего электронную
таблицу, в EXCEL
принят термин рабочий
лист. Рабочий
лист-это множество ячеек, каждая из
которых принадлежит некоторому столбцу
и некоторой строке. Строки и столбцы
идентифицируются, т.е. столбцы именуются,
а строки нумеруются. По умолчанию рабочий
лист имеет 256 столбцов с именами от А до
IV
и 65536 строки.

1.2 Постановка задачи:

База
данных должна содержать следующие
элементы:

—
название лекарственного средства,
имеющегося в аптеке;

—
срок годности;

—
цена единицы товара;

—
количество единиц в наличии;

—
необходимое количество единиц запаса;

—
сведения о предприятии-изготовителе
лекарственного средства;

—
сведения о фирмепоставщике
(название, телефон, директор).

Функции,
выполняемые информационной технологией:

1.
Заполнение и редактирование таблиц
базы данных.

2.
Формирование списка медикаментов, срок
годности которых истек, с указанием
названия и телефона поставщика.

3.
Вывод сведений обо всех медикаментах,
которые поступили от выбранного
пользователем поставщика и предприятия
изготовителя, с подсчетом цены товара
по номенклатурным единицам.

4.
Вывод сведений о названии товара,
имеющего количество единиц в наличии
меньше 10% от необходимого запаса.

5.
Формирование отчета, включающего все
лекарственные средства, сгруппированные
по поставщикам с указанием названия и
директора фирмыпоставщика,
количества единиц товара и общей
стоимости товара по каждому поставщику.

1.3
Входные данные:

—
название лекарственного средства;

—
срок годности;

—
цена единицы товара;

—
количество единиц в наличии;

—
необходимое количество единиц запаса;

—
предприятие-изготовитель лекарственного
средства;

—
фирмапоставщик
(название, телефон, директор).

1.4
Выходные данные:

—
цена товара по номенклатурным единицам;

—
список
медикаментов, срок годности которых
истек

—
список медикаментов, поступивших от
выбранного пользователем поставщика;

—
название товара, имеющего количество
единиц в наличии меньше 10% от необходимого
запаса.

1.5
Математическое описание задачи:

S=(Ц*К)

где
S – цена товара

Ц
– цена единицы товара

К
– кол-во единиц в наличии

R=ЕСЛИ(М*0,1<=К;1;0)

где
R(i)
10% от минимального запаса

М
– необходимый запас

1.6
Создание базы данных (БД).

В
ячейки А1 – J1 вводим соответственно:
название
лекарственного средства, срок годности,
поставщик, телефон, директор, цена
единицы товара, кол-во единиц в наличии,
цена товара, необходимое количество
единиц запаса, сведения о
предприятии-изготовителе лекарственного
средства. Выделяем эти ячейки и выполняем
команду «Формат – Ячейки – Выравнивание».
В окне «Выравнивание» устанавливаем
тип: по горизонтали – по центру; по
вертикали – по центру; и устанавливаем
флажок параметру «Перенос по словам».
Затем изменяем ширину столбцов.

При выделенных заполненных ячейках
выполняем команду «Данные – Форма».
Заполняем форму

Поле
«Цена товара по номенклатурным единицам»,
не заполняется, т.к. является вычисляемыми
полем, значение которого рассчитывается
по формуле пункта. После заполнения
первого поля щелкаем на кнопке «Добавить».
После ввода 13 записей щелкаем на кнопке
«Закрыть».

Получаем
таблицу:

Далее
нужно найти цена товара по номенклатурным
единицам. По формуле =F2*G2. Далее находим
количество
единиц имеющихся в наличии меньше 10% от
необходимого запаса. Исходя
из условия вычисляем
=ЕСЛИ(I2*0,1<=G2;1;0). Методом
протаскивания копируем эту ячейку вниз.
Поле товара цена по номенклатурным
единицам заполняется аналогично. Для
вывода лекарственных средств имеющихся
в наличии меньше 10% от минимального
запаса воспользуемся автофильтром.
Полученные таблицы приведена ниже:

Чтобы
получить таблицу с формулами вместо
значений, нужно выполнить команду:
Сервис – Зависимости формул – Режим
проверки формул.

Таблица
с формулами:

Для
расчета общего кол-ва единиц в наличии
и цены товара добавим дополнительную
ячейку <Итого> и добавим в нее формулу
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;H2:H13). Полученная
таблица приведена ниже:

Соседние файлы в папке лекарства10год

#
#
21.04.20191.21 Mб53Лекарства.mdb
#
21.04.201995.74 Кб81лекарства.xls

Источник

Методические рекомендации для выполнения задания

5. Сделать текущей ячейку D2

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

Некоторые секреты форматирования

Работа с итогами

Детализация информации

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Если у вас Excel 2003 или старше

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

Работа с макетом

Если у вас Excel 2007 или новее

P.S.

Ссылки по теме

1.1 Основные положения.

1.2 Постановка задачи:

Методические рекомендации для выполнения
задания