Особенности работы с microsoft excel

Microsoft Excel – очень полезный инструмент, который используется во многих сферах жизни. Однако, многим пользователям работа с этой программой кажется очень сложной и загадочной. Чтобы облегчить начало работы, стоит познакомиться с основными функциями Excel. Ознакомьтесь с некоторыми из них и убедитесь, что Excel не так страшен, как о нём говорят.

В случае с Excel количество доступных функций настолько велико, что большинство наиболее важных из них невозможно уместить в одном тексте. Выбранные ниже функции позволяют вам изучить основы и немного более сложные возможности, которые можно использовать в этой программе.

Что такое Excel и как он выглядит?

Excel позволяет создавать электронные таблицы с большим количеством информации. Используя Excel, вы можете создавать и форматировать книги с богатыми информацией электронными таблицами для создания и выполнения вычислений и анализа данных. Excel позволяет сохранять формулы, чтобы выполнять вычисления с использованием этих данных, создавать модели анализа данных, изменять порядок данных различными способами.

С помощью этой программы мы анализируем и представляем данные как в числовой форме, так и в виде графиков – линии, круговая диаграмма или столбцы. Благодаря такому широкому спектру возможностей программа используется как в повседневной жизни и образовании, так и в самом широком объёме профессиональной жизни. В бухгалтерии листы Excel используются, например, для создания финансовых отчетов о движении денежных средств, прибылях и убытках. Для данных о продажах вы можете легко создавать такие формы, как счета-фактуры, отборочные листы или заказы на покупку. Таблицы в Excel можно использовать очень многими способами.

Как устроен Excel

После запуска Microsoft Excel на экране монитора открывается рабочее окно приложения, позволяющее редактировать данные в ячейках листа.

Структура программы очень проста и понятна. Каждый, кто использует Word, найдёт всё очень быстро, потому что расположение функций очень похоже:

1. Вверху есть строка заголовка, которая, среди прочего, включает возможность сохранить файл, настроить панель инструментов, название приложения (Excel), стандартное название книги (Книга1) и имя пользователя;
2. Ниже находится меню Файл и панель вкладок с функциями. Вы можете просмотреть параметры Excel в меню Файл. Здесь вы также можете сохранить текущий файл и изменить наиболее важные настройки приложения.

   Панель закладок – самый важный элемент приложения. Наиболее важные вкладки включают:

   • Главная;
   • Вставка;
   • Разметка страницы;
   • Формулы;
   • Данные;
   • Рецензирование;
   • Вид;
   • Справка;
   • Дополнительные расширения.
3. Ниже вы найдёте поле имени ячейки, функцию вставки и панель формул;
4. В левом нижнем углу есть выбор листов;
5. Справа, в самом низу программы, есть опция увеличения / уменьшения масштаба.

Структура листа Excel

Самым важным элементом Excel, над которым выполняется работа, является лист.

Лист состоит из нескольких элементов:

• Строки;
• Столбцы;
• Клетки;
• Диапазоны.

Лист представляет собой очень большую поверхность, состоящую из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Строки в Excel помечены цифрами, а столбцы – буквами от A до XFD. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, называемые в соответствии с их положением, то есть начиная с A1 и заканчивая XFD1048576 (вы можете менять названия ячеек на собственные значения). Последний элемент листа – это диапазон, представляющий собой набор ячеек.

Списки и диапазоны данных в Excel

Заполнить рабочий лист данными можно двумя способами. Первый – вручную перетащить курсор мыши. Операция в этом случае очень проста:

• просто введите данные в любую ячейку;
• щелкните по ней и, удерживая курсор в правом нижнем углу, перетащите в любом направлении.

Таким образом, вы можете автоматически заполнить список с последовательными днями недели и месяцами, включая сокращенный формат.

Такой подход также работает для создания рядов данных, состоящих из чисел и дат. Однако, что касается чисел, если вы вводите значение только в одной строке, оно будет просто скопировано в следующую. Чтобы создать числовую последовательность, вам необходимо установить шаблон, который будет заполнен серией как минимум в двух ячейках, например, введя значения 5 и 10, следующие ячейки будут заполнены значениями, увеличенными на 5. Если вы вводите одну дату, после перетаскивания появятся следующие дни, а когда заполнены две или более ячеек, Excel автоматически распознает строку даты.

Другой способ – использовать функцию Заполнить в разделе «Главная». Здесь вы можете выбрать, следует ли создавать ряды по столбцам или по строкам, насколько должно увеличиваться значение в последующих ячейках и каким должно быть окончательное значение.

В случае дат вы можете выбрать единицу измерения, которую следует учитывать при создании ряда, т.е. они могут увеличиваться на последующие дни, месяцы, годы или указать, что последующие даты могут содержать только дни недели.

Выпадающий список в Excel

Раскрывающийся список в электронной таблице Excel делает вашу работу проще, быстрее и эффективнее. Такой список с выпадающими опциями значительно ускоряет работу. Благодаря этому нет необходимости вручную вводить или копировать данные.

Создать раскрывающийся список

Сделать выпадающий список очень легко, вам нужно выполнить несколько простых шагов:

• Создайте список в одном столбце или одной строке с данными, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке;
• Выберите любую другую ячейку, в которой должен появиться список;
• В верхнем меню выберите вкладку Данные, а затем щелкните Проверка данных;
• Откроется окно с названием Проверка вводимых значений, в котором нужно развернуть список в элементе «Тип данных:» и выбрать Список, а в поле «Источник:» выбрать мышью ячейки, значение которых следует добавить в список;

  

• Щелкните ОК и закройте окно.

Редактирование списка

Вы можете редактировать список в любое время несколькими способами, в зависимости от ваших потребностей:

• Редактируя источник списка;
• Изменяя диапазон ячеек, являющихся источником списка. Чтобы сделать это, нажмите на Проверка данных на вкладке Данные и выберите новые ячейки в качестве источника;
• Расширение указанного диапазона исходных ячеек, если вы хотите включить в список новые значения. Для этого перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных и расширьте исходный диапазон, т.е. просто выберите его снова с учетом новых ячеек.

Удаление раскрывающегося списка

Чтобы удалить список в Excel, недостаточно нажать кнопку «Удалить». Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:

• Выделите всю область из выпадающего списка;
• Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных;
• В диалоговом окне выберите опцию Очистить все;
• Щелкните ОК.

Иногда бывает сложно найти такой список, например, когда электронная таблица очень длинная и содержит много различной информации. Как удалить раскрывающийся список, не зная его местоположения? Для этого вам необходимо:

• Перейдите на вкладку Главная, нажмите «Найти и выделить» и после раскрытия меню нажмите Перейти → Специальные. Вы также можете сделать это с помощью сочетания клавиш Ctrl + G;
• Выберите параметр «Проверка данных», и будут выбраны все раскрывающиеся списки, доступные на листе.

Сортировка в Excel

Сортировка – ещё одна очень полезная функция Microsoft Excel. Благодаря ей вы можете, например, расположить список фамилий в алфавитном порядке по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А), создать список расходов в порядке возрастания или убывания или отсортировать их в хронологическом порядке (по дате и времени).

Сортировка позволяет быстро просматривать данные, упрощая их систематизацию и поиск нужной информации.

Чтобы использовать функцию сортировки:

• Выделите соответствующие ячейки с данными в таблице или выберите одну ячейку в столбце, в котором они должны быть отсортированы;
• Выберите раздел Главная и выберите Сортировка и фильтрация. Вы также можете выбрать опцию «Сортировка» на вкладке Данные;
• Чтобы отсортировать данные в алфавитном порядке от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему, щелкните символ АЯ↓; Если вы хотите отсортировать данные в обратном порядке, нажмите кнопку ЯА↓.

Чтобы отсортировать данные по нескольким критериям, нажмите настраиваемая сортировка и кнопку Сортировка и выберите, какие критерии следует учитывать в Excel.

Фильтрация в документах Excel

Большая часть работы в Excel основана на таблицах. Таблицы содержат данные, которые нам часто нужны или которые мы хотим полностью удалить из электронной таблицы. Но как быстро выбрать все необходимые данные из большой электронной таблицы? Один из способов – настроить фильтры в Excel.

Фильтрация скрывает строки с временно нерелевантными данными, оставляя видимыми только те, которые содержат важную информацию:

• Выберите данные для фильтрации или просто щелкните одну из ячеек в таблице, если вы хотите отфильтровать данные во всех столбцах;
• На вкладке Данные в меню «Сортировка и фильтрация» щёлкните Фильтр. Эта функция также находится в основных инструментах в группе редактирования;
• В заголовке столбца разверните появившийся список с параметрами фильтрации;

  

• Параметр Выделить всё установлен по умолчанию, снимите его и выберите только те данные, которые хотите отобразить;
• Нажмите ОК, и всё готово – будут отображаться только данные, выбранные в фильтре, остальные будут скрыты. Теперь вы можете, например, удалить их все, отредактировать или суммировать данные только из выбранных ячеек.

Условное форматирование в Excel

Условное форматирование – это функция, позволяющая выделять данные. С фильтрами выбранные данные отображаются, а остальные скрываются, условное форматирование работает иначе. В этом случае никакие данные не скрываются, выделяются только те, которые вы хотите выделить. Эта функция очень проста в использовании, но очень полезна в повседневной работе, особенно если электронная таблица имеет большой размер и содержит много данных с разными значениями.

Чтобы использовать функцию условного форматирования:

• Выберите область, в которой находятся данные, которые вы хотите выделить. Если вы хотите выделить все данные в данном столбце, вам пригодится сочетание клавиш Ctrl + Shift + ↓, благодаря которому вы выберете все заполненные ячейки в столбце, вплоть до первой пустой;
• На вкладке Главная выберите Условное форматирование;
• Установите курсор в поле Правила выделения ячеек и выберите нужный вариант в появившемся меню.

Разделение текстов

Возможность автоматического разделения текста на несколько ячеек – чрезвычайно полезная функция. В случае нескольких введенных данных ручное пополнение их в отдельных ячейках не является большой проблемой, однако, когда мы говорим об огромном листе, содержащем, например, данные нескольких десятков сотрудников, дело обстоит совсем иначе.

К счастью, Excel имеет решение на такой случай – функция «Текст по столбцам» на вкладке Данные:

• Выделите ячейку или столбец, содержащий текст, который нужно разбить на части;
• Выберите функцию Текст по столбцам;
• Появится окно Мастер распределения текста по столбцам, выберите там пункт с разделителями;
• В следующем окне нужно выбрать разделители данных. Это означает, что, например, если данные, которые вы хотите разделить на отдельные ячейки, разделены пробелом, вы должны выбрать поле «Пробел». В предварительном просмотре данных вы увидите, правильно ли выполнено разделение;
• Затем вы выбираете формат данных столбца; здесь по умолчанию выбран общий формат, который распознает большинство типов данных. Кроме того, вы можете выбрать: текст, дату и возможность опустить столбец. В том же окне вы должны выбрать место назначения, куда должны быть помещены разделенные данные;
• Нажмите Готово, и всё готово.

Связь текстов в Excel

Если текст можно разделить, можно ли его объединить? Конечно, да. Вы можете объединить данные из нескольких ячеек в одну с помощью символа &.

Знак & позволяет комбинировать текстовые элементы без использования дополнительных функций. В этом случае в выбранной ячейке введите = → добавьте координаты ячейки → введите знак & → добавьте пробел в формате » « (если он нужен) → введите знак & → затем добавьте координаты другой ячейки, например, =A1&» «&B1 и нажмите Enter. Вы можете объединить сразу несколько ячеек.

Сводные таблицы

Возможность использования сводных таблиц в Excel – одна из самых полезных в работе функций, и часто даже работодатели требуют её. Неудивительно, ведь сводные таблицы – отличный инструмент для анализа данных, незаменимый при создании сводок и отчетов.

Вопреки внешнему виду, их создание довольно просто:

• Чтобы подготовить сводную таблицу, вам нужно собрать данные в строках и столбцах;

  Важно! Список, на основе которого будет создана сводная таблица, не может содержать пустых строк и столбцов, а каждый столбец с данными должен иметь заголовки.

• Затем выберите ячейки, из которых вы хотите создать сводную таблицу;
• Появится окно «Создать сводную таблицу», где появится диапазон таблицы (стоит проверить его ещё раз) и поле, в котором вы должны указать, где вы хотите разместить сводную таблицу. Вы можете поместить его на тот же рабочий лист, за пределы диапазона данных или на совершенно новый;

  

• Справа появится поле с полями сводной таблицы. В верхней части – окно со всеми названиями полей вашей базы данных (заголовки столбцов исходной таблицы), ниже – 4 окна для создания элементов сводной таблицы: фильтры, столбцы, строки, значения. Чтобы создать базовую сводную таблицу, переместите имена полей из верхней панели в одно из следующих четырех. Вы также можете сделать это, перейдя к параметрам сводной таблицы и на вкладке Отображение выберите «Классический макет сводной таблицы», который позволит вам перетаскивать данные прямо в представление таблицы.

Диаграммы в документах Excel

Диаграмма – это графическое представление собранных данных в электронной таблице. Графики позволяют отображать релевантную информацию простым и понятным способом.

Создать диаграмму в Microsoft Excel очень просто:

• Отметьте данные для графика;
• Выберите вкладку Вставка и нажмите «Рекомендуемые диаграммы»;
• Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать тип диаграммы, которая вам подходит, а затем отобразится её предварительный вид;

  

• Выберите подходящий тип диаграммы, чтобы наилучшим образом визуализировать нужные вам данные;
• Щелкните кнопку ОК.

Полезные сочетания клавиш в Excel

В Excel, как и в других программах Microsoft, есть много удобных сочетаний клавиш. Их знание сделает вашу работу в Excel намного проще и быстрее.

Ниже приведены несколько примеров ярлыков:

• F2 – редактировать активную ячейку;
• Shift + 2 – редактирует комментарий в активной ячейке или вставляет комментарий, если в ячейке его нет;
• Ctrl + D – заполняет активную ячейку содержимым ячейки выше;
• Ctrl + R – заполняет активную ячейку содержимым левой ячейки;
• Alt + = – автосумма;
• Ctrl + Shift + ; – вставляет текущую дату;
• Ctrl + 1 – форматирование ячейки;
• Ctrl + Shift + 1 – включить числовое форматирование;
• Ctrl + Shift + 4 – установка денежного формата;
• Ctrl + Shift + ↓ – выделить диапазон данных в столбце до первой пустой ячейки;
• Ctrl + Z – отменить;
• F12 – Сохранить как.

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.



3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).



Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.

В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.

Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «‎ОК» для завершения создания таблицы.

На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «‎Конструктор».

Обратите внимание на функцию «‎Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.

Основные элементы редактирования

Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft. 

На вкладке «‎Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «‎Редактирование».

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

1. Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «​=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.

2. Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.

3. Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:»​ означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.

Подробнее: Как построить диаграмму по таблице в Excel: пошаговая инструкция

Элементы разметки страницы

Вкладка под названием «‎Разметка страницы» пригодится вам только в том случае, если создаваемый лист в будущем должен отправиться в печать. Здесь вы найдете параметры страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и выполнить другое редактирование. Большинство доступных инструментов подписаны, и с их использованием не возникнет никаких проблем. Учитывайте, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Особенности работы с Microsoft Excel и Windows

Расчётные операции в Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel — чрезвычайно мощная
программа, позволяющая достигать нужного результата различными способами даже,
в самых, казалось бы, простых ситуациях. Excel предлагает богатые возможности
для построения сложных формул. Вооружившись несколькими математическими
операторами и правилами ввода значений в ячейки, можно превратить рабочий лист
в мощный программируемый калькулятор.

Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые
выполняют широкий спектр различных вычислений. Функции — это специальные,
заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные
вычисления, производить финансовый и статистический анализ.

С помощью Excel можно создавать сложные диаграммы для
данных рабочего листа. Использование макросов в рабочих листах Excel, позволяет
вести работу с пользователем в интерактивном режиме и выполнять громоздкие и
рутинные операции всего несколькими щелчками кнопки мыши.

Электронные таблицы Microsoft Excel очень мощное средство
создания и ведения различных электронных документов.

После запуска программы экран Excel содержит пять
областей (по порядку сверху вниз):

строка меню;

панели инструментов;

строка формул;

окно книги;

строка состояния.

Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы
можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из
строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки.

В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с
помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все
ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре
кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна.

Ячейки Excel являются основными строительными единицами
рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или
адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Ячейка, находящаяся на
пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.

Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана
монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать
полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

В верхней части рабочей области Excel расположена строка
меню. Ниже находятся панели инструментов с кнопками, выполняющими наиболее
часто используемые функции. Работа с этой частью рабочей области Excel
аналогична работе в Word.

Ниже панели инструментов расположена строка формул.

Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки
Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования
данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки:

— кнопка отмены (красный крестик);

— кнопка ввода (зеленая галочка);

— кнопка изменения формулы (знак функции).

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку,
так и в строку формул.

В самом низу окна рабочей области находится строка
состояния, показывающая режим работы программы.

Существует два типа данных, которые можно вводить в
ячейки листа Excel — константы и формулы.

Константы в свою очередь подразделяются на: числовые
значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и
ошибочные значения.

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а
также спецсимволы + — Е е ( ) . , $ % /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить
нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры
отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода
необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По
умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на
строку ниже, но командой «Сервис»-«Параметры» можно на
вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к
следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода
числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то
число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку.

Рассмотрим особенности ввода числовых значений,
использующих спецсимволы.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом
необходимо поставить знак «-» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в
экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как
отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) — для Excel
означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления
между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в
строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с
пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара
($).

6. Для ввода процентного формата используется знак
процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак
косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например
1/01, то в ячейке будет представлена дата — 1 января. Если надо представить
подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль — 0 1/01. Дробью
также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как
дата, например 88/32.

Если возникает необходимость ввода числа как текстового
значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в
кавычки — ‘123 «123».

Различить какое значение (числовое или текстовое) введено
в ячейку можно по признаку выравнивания. По умолчанию текст выравнивается по левому
краю, в то время как числа — по правому.

При вводе значений в диапазон ячеек ввод будет
происходить слева-направо и сверху-вниз. Т.е. вводя значения и завершая ввод
нажатием Enter, курсор будет переходить к соседней ячейке, находящейся справа,
а по достижении конца блока ячеек в строке, перейдет на строку ниже в крайнюю
левую ячейку.

Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо
пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace.
Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на
нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить
редактирование данных в ячейке. Можно просто выделить нужную ячейку, а затем
установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки и затем
отредактировать данные. После окончания редакции надо нажать Enter для фиксации
изменений. В случае ошибочного редактирования ситуацию можно
«отмотать» назад при помощи кнопки «Отменить» (Ctrl+Z).

Для защиты отдельных ячеек надо воспользоваться командой
«Сервис»-«Защита»-«Защитить лист». После
включения защиты изменить заблокированную ячейку невозможно. Однако, не всегда
необходимо блокировать все ячейки листа. Прежде чем защищать лист, выделите
ячейки, которые надо оставить незаблокированными, а затем в меню
«Формат» выберите команду «Ячейки». В открывшемся окне
диалога «Формат ячеек» на вкладке «Защита» снимите флажок
«Защищаемая ячейка». Следует иметь ввиду, что Excel не обеспечивает
индикации режима защиты для отдельных ячеек. Если необходимо отличать
заблокированные ячейки, можно выделить их цветом. В защищенном листе можно
свободно перемещаться по незаблокированным ячейкам при помощи клавиши Tab.

Теперь переходим к самому интересному — созданию формул.
Собственно это то, ради чего и разрабатывались электронные таблицы.

Порядок ввода формулы

Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для
того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.

Выделим произвольную ячейку, например А1. В строке формул
введем =2+3 и нажмем Enter. В ячейке появится результат (5). А в строке формул
останется сама формула.

Рисунок 1

Поэкспериментируйте с различными арифметическими
операторами: сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/). Чтобы их
правильно использовать надо четко представлять их приоритет.

1. В первую очередь выполняются выражения внутри скобок.

2. Умножение и деление имеют более высокий приоритет чем
сложение и вычитание.

3. Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева
направо.

Мой вам совет — ИСПОЛЬЗУЙТЕ СКОБКИ. В этом случае вы
обезопасите себя от случайной ошибки в вычислениях с одной стороны, а с другой
— скобки значительно облегчают чтение и анализ формул. Если в формуле количество
закрывающих и открывающих скобок не совпадает, Excel выдаст сообщение об ошибке
и предложит вариант ее исправления. Сразу после ввода закрывающей скобки Excel
отображает жирным шрифтом (или другим цветом) последнюю пару скобок, что очень
удобно при наличии в формуле большого количества скобок.

Теперь давайте попробуем поработать с использованием в
формулах ссылок на другие ячейки.

Введите в ячейку А1 число 10, а в ячейку А2 — число 15. В
ячейке А3 введите формулу =А1+А2. В ячейке А3 появится сумма ячеек А1 и А2 —
25. Поменяйте значения ячеек А1 и А2 (но не А3!). После смены значений в
ячейках А1 и А2 автоматически пересчитывается значение ячейки А3 (согласно
формулы).

Дабы не ошибиться при вводе адресов ячеек, можно
использовать при вводе ссылок мышь. В нашем случае надо проделать следующее.

Выделить ячейку А3 и ввести в строке формул знак
равенства.

Щелкнуть на ячейке А1 и ввести знак плюс.

Щелкнуть на ячейке А2 и нажать Enter.

Результат будет аналогичным.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

Относительная ссылка указывает на ячейку, согласно ее
положения относительно ячейки, содержащей формулу. Обозначение относительной
ячейки — А1.

Абсолютная ссылка указывает на ячейку, местоположение
которой неизменно. Обозначение абсолютной ячейки — $A$1.

Смешанная ссылка содержит комбинацию относительной и
абсолютной ссылок — $A1, A$1.

Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша
F4. Введите в ячейку А1 любое число. В ячейку А2 введите формулу =А1. Затем
нажимайте клавишу F4. После каждого нажатия клавиши тип ссылки будет меняться.

Рисунок 2

Чтобы лучше разобраться в различиях ссылок, давайте
поэкспериментируем.

Для начала разберем относительные ссылки. Введите в
ячейки следующие значения:

А1 — 20 В1 — 200

А2 — 30 В2 — 300

Теперь установите курсор на правый нижний угол ячейки А3,
нажмите правую кнопку мыши и протяните на ячейку В3 и отпустите кнопку мыши.
Появится контекстное меню, в котором надо выбрать «Копировать
ячейки».

После этого значение формулы из ячейки А3 будет
скопировано в ячейку В3. Активизируйте ячейку В3 и посмотрите какая формула
получилась — В1+В2. Почему так получилось? Когда мы записали в ячейке А3
формулу А1+А2, Excel интерпретировал эту запись так: «Взять значения из
ячейки, расположенной в текущем столбце на две строки выше и сложить со
значением ячейки, расположенной в текущем столбце на одну строку выше».
Т.е. скопировав формулу из ячейки А3, например, в ячейку С43, мы получим —
С41+С42. Вот в этом прелесть относительных ссылок, формула как бы сама
подстраивается под наши задачи.

Рассмотрим теперь абсолютные ссылки.

Введите в ячейки следующие значения:

А1 — 20 В1 — 200

А2 — 30 В2 — 300

Введите в ячейку С1 число 5.

В ячейку А3 введите следующую формулу =А1+А2+$C$1.
Аналогичным образом скопируйте формулу из А3 в В3. Посмотрите что получилось.
Относительные ссылки «подстроились» под новые значения, а вот
абсолютная — осталась неизменной.

Попробуйте теперь сами поэкспериментировать со смешанными
ссылками и посмотрите как они работают. Можно ссылаться на другие листы той же
книги точно так, как и на ячейки текущего листа. Даже можно ссылаться на листы
других книг. В этом случае ссылка будет называться внешней ссылкой.

Например, чтобы записать в ячейку А1 (Лист 1) ссылку на
ячейку А5 (Лист2), надо проделать следующее:

— выделить ячейку А1 и ввести знак равенства;

— щелкните на ярлыке «Лист 2»;

— щелкните на ячейке А5 и нажмите клавишу ввода;

— после этого будет активизирован опять Лист 1 и в ячейке
А1 появится следующая формула =Лист2!А5.

Ссылка на ячейку из другой книги будет выглядеть так —
=[Книга2]Лист2!А5.

Редактирование формул происходит аналогично
редактированию текстовых значений в ячейках. Т.е. надо активизировать ячейку с
формулой выделением или двойным щелчком мыши, а затем произвести
редактирование, используя, при необходимости, клавиши Del, Backspace. Фиксация
изменений выполняется клавишей Enter.

Использование текста в формулах

С текстовыми значениями можно выполнять математические
операции, если текстовые значения содержат только следующие символы:

Цифры от 0 до 9 , + — е Е /

Еще можно использовать пять символов числового
форматирования:

$ % ( ) пробел

При этом текст должен быть заключен в двойные кавычки.

Неправильно: =$55+$33

Правильно: =»$55″+$»33″

При выполнении вычислений Excel преобразует числовой
текст в числовые значения, так результатом вышеуказанной формулы будет значение
88.

Для объединения текстовых значений служит текстовый
оператор & (амперсанд). Например, если ячейка А1 содержит текстовое
значение «Юрий», а ячейка А2 — «Кордык», то введя в ячейку
А3 следующую формулу =А1&А2, получим «ЮрийКордык». Для вставки
пробела между именем и фамилией надо написать так =А1&» «&А2.

Амперсанд можно использовать для объединения ячеек с
разными типами данных. Так, если в ячейке А1 находится число 10, а в ячейке А2
— текст «мешков», то в результате действия формулы =А1&А2, мы
получим «10мешков». Причем результатом такого объединения будет
текстовое значение.

Пусть дана таблица, содержащая накладную на товар,
имеющийся на некотором складе:

Рисунок 13

Здесь данные, которые содержатся в колонках Наименование
товара, Цена (руб. / кг.), Количество (кг.)- основные, а данные в колонке
Сумма- производные, т.к. вычисляются по формуле:

Сумма = Цена * Количество

Формула это некоторое математическое выражение,
совокупность операций и операндов, так же как и в математике.

Основное отличие от математики состоит в том, что в
качестве неизвестных здесь могут и должны использоваться имена других ячеек
Excel. Порядок действий определяется именно так, как нас учили в школе. Можно
использовать скобки, в том числе и вложенные. Еще раз напомним, что формула
обязана начинаться со знака равенства, иначе она будет считаться текстом.

Значение это числовая константа, вычисляемая по формуле.

В случае, когда в ячейке хранятся основные (независимые)
данные значение и формула совпадают (в математике мы сказали бы, что выражение
равно константе).

Рассмотрим таблицу из примера и ее реализацию в Excel.

Рисунок 14

Обратите внимание, что в строке формул (в поле формулы)
для ячейки D2 отображается уже не число, которое вы видите на экране в ячейке
(503,5), а формула, запись которой начинается со знака » = «: =
В2*С2. Эту формулу можно прочитать следующим образом: «Значение в ячейке
D2 равно значению, хранящемуся в ячейке В2, умноженному на значение в ячейке
С2».

Аналогично будут выглядеть формулы и для остальных
зависимых ячеек:

D3=В3*С3

D4=В4*С4

Теперь, если у вас изменится, например количество товара
на складе или цена, то Excel автоматически пересчитает новое значение для
зависимых ячеек, считывая новые данные из независимых и подставляя их в
соответствующие формулы.

Округление и форматы чисел

Некрасиво, когда в колонке все числа имеют разное
количество знаков реле запятой. Принято оформлять их единым образом. Для этого
надо округлить все числа столбца до одного и того же количества знаков. Excel
умеет это делать. Причем, округляя число, он (какой молодец!) в дальнейших
вычислениях продолжает учитывать истинную, а не урезанную величину

На панели Форматирование есть несколько кнопок, ведающих
таким «ненастоящим» округлением:

Рисунок 15

С помощью одной из них (1) вы уменьшаете разрядность
показываемого числа на единицу, а с помощью другой (2) увеличиваете. Есть
кнопка (3), которая задает денежный формат представления числа с наименованием
«р.», заодно «округляя» число до двух знаков после запятой
(мельче копейки денежных единиц, вроде бы, не существует). Формат денег
задается не в Ехсеl, а в Панели управления Windows (Control Panel) — Стандарты
(Язык и стандарты, International). А кнопка (4) задает процентный формат
представления числа, сразу подставляя наименование «%» и попутно
увеличивая число в сто раз: если в ячейке было 1,25, то станет 125%. Что ж,
своя логика в этом есть. Вылезающее за границу ячейки число в процентном и
денежном формате вообще не будет показано. Вместо него вам будет предъявлен
такой вот частокол: ////////////. Уменьшайте размерность, округляйте число или
раздвигайте ячейку.

На переднюю панель вынесены только самые распространенные
числовые форматы. На самом деле в Excel их гораздо больше. Нажмите комбинацию
Ctrl-1 (или, войдя в меню Формат, выберите команду Ячейки). В появившемся
диалоговом окне (рис.5.) страница Число — щелкните мышкой по закладке с этой
надписью и тогда сможете просмотреть весь спектр форматов числа.

Мастер функций

В Excel существует специальная подпрограмма, упрощающая
процесс создания формул. Ее задача — исключить некоторые типичные ошибки,
давать по ходу дела подсказки и комментарии, вычислять промежуточные
результаты.

Для примера встанем в ячейку Dl и посчитаем в ней косинус
от ячейки В1. Нажатием кнопки Мастера функций на стандартной панели
инструментов вызываем мастера функций.

На рис. 17 показано первое диалоговое окно мастера. Слева
выбираем категорию функции, справа — саму функцию. Нам нужна категория
Математические, имя функции — COS. Тут же будет дана первая подсказка: внизу
окна, над кнопками, появится сообщение о том, что команда COS «Возвращает
косинус числа» (слово «возвращает» на птичьем языке
программистов означает «рассчитывает, вычисляет»). С помощью этой
подсказки, возможно, удастся разобраться в громоздких и не всегда понятных
аббревиатурах команд.

Рисунок 17

Выбрав COS, жмем кнопочку Ок.

Появляется второе диалоговое окно мастера функций (рис. 18).

Рисунок 18

Здесь тоже есть подсказки. Кроме смысла функции нам
поясняют и смысл аргументов. В данном случае, как видите, написав в строке
Число следует ввести угол в радианах — цифрой или именем ячейки.

Нажав Ок, получим уже записанную в ячейку формулу.

Работа с меню и запросами в Windows

Вся жизнь человека (пользователя, или юзера, как называют
нас с вами зазнайки-программисты) в системе Windows происходит в неких окошках
с меню и кнопками. Каждая запускаемая программа работает в своем собственном
окне и в чужие не заглядывает. Разного рода запросы и сообщения выстреливают в
нас в виде окошек с текстом и кнопками (диалоговых окон). Содержимое дисков —
файлы и папки — тоже будет нам показано в окнах. На рисунке 19 вы видите окно
одной из стандартных программ Windows -файлового менеджера по кличке
«проводник». Оно, как и всякое другое виндо-узовское окно, имеет заголовок
(самая верхняя строка). В заголовке может стоять имя папки (Мои документы —
одна из стандартных папок системы), название запущенной программы (если это
программа), имя файла, загруженного в редактор, название веб-страницы (если вы
просматриваете какой-то сайт) и т. д.

Рис. 19. Так выглядит одно из стандартных окон Windows XP

Взявшись мышкой за строку заголовка, вы сможете
перемещать окно по экрану: нажали левую кнопку — оттащили окно на новое место —
отпустили кнопку.

Некоторые переводят выражение «Microsoft Windows» как
«окошки мелко-мягкие». А саму систему фамильярно называют форточками. Так и
говорят: «Форточки 98-е».

Двойной щелчок по заголовку раскрывает окно на весь экран
или, наоборот, уменьшает до части экрана. Вообще, каждое окно может находиться
в одном из трех состояний:

полностью развернутое окно. Закрывает практически всю
площадь экрана (остается видна только узкая панелька в самом низу экрана).
Менять размеры такого окна запрещается, а двигать — тем более. Да и куда бы вы
стали его двигать? Некоторые программки (вроде игры Сапер) не дают
разворачивать свои окошки на весь экран;

окно свёрнуто. Тогда его значок в виде отдельной кнопки
попадает в самый низ экрана, на особую панель задач. И хотя самого окна на
экране, вроде бы, нет, оно тем не менее не закрыто, программа не выключена.
Просто спряталась на время.

В некоторых программах встречается и четвертый режим —
полноэкранный. Например, зарядив в программный плеер новое кино — боевичок,
мультик или мелодраму, вы наверняка захотите сделать изображение как можно
крупнее, а все лишние элементы оформления (кнопки, панельки) спрятать, дабы не
мешали наслаждаться шедеврами киноискусства. Специально для этого плеер имеет
режим полноэкранного просмотра, при котором скрывается все лишнее, даже панель
задач внизу.

Такой же режим встречается и в других программах,
например в текстовом редакторе Word, чтобы мы могли временно спрятать все
кнопки и меню, оставив на экране один только текст, с которым сейчас работаем.

Справа в строке заголовка находятся три кнопки управления
окном. Делают они следующее:

правая кнопочка, с крестикомзакрывает окно и выключает программу, которая в этом
окне работала. Для закрытия любого окна Windows, выключения любой программы
есть и клавиатурная комбинация — Alt-F4, которую хорошо бы запомнить; левая
кнопочка с минусикомсворачивает
окно; средняя кнопка, с квадратикомразворачивает окно на весь экран развернутого окна
средняя кнопочка изменяется. Выглядит она теперь так:  И это неспроста, потому что щелчок по ней вызывает
совсем другое действие — возвращает окно к первоначальному размеру и положению
(где-то в недрах системы хранится информация о том, какого размера было это
окошко и где оно стояло, пока вы не развернули его на весь экран).

Довольно часто случается так, что в окне не помещается
все то, что должно быть в нем показано. Тогда у окна появляются движки —
вертикальный и горизонтальный «лифты» (полосы прокрутки (Scrollbars), как
называет их справочная система), чтобы мы могли его пролистывать.

Функции «лифтов» понятны: сдвинуть при необходимости
содержимое окошка вниз или вверх, вправо или влево. Для листания вверх щелкаете
по полосе выше движка, для листания вниз — ниже движка и т. д. Можно тащить
мышкой сам движок (щелкнуть левой кнопкой и, не отпуская, потащить), и тогда
содержимое окна прокручивается намного быстрее. А можно щелкать по стрелочкам,
которые расположены на концах полосы прокрутки, и тогда содержимое окна
прокручивается более плавно — по одной строке.

Другой способ увидеть то, что в окне не помещается, —
поменять размеры окошка. Просто берете его мышкой за границу или за уголок (при
этом курсор мышки, который обычно выглядит как толстенькая белая стрелочка,
превратится в тоненькую черненькую двустороннюю стрелочку и растягиваете, как
вам надо — по горизонтали, по вертикали или сразу в обе стороны.

Вторая строка любого окна — это всегда меню, с помощью
которого выполняются всевозможные операции. Щелкаете мышкой по пункту меню, и
вываливается список команд. Щелкаете по строке — выполняется команда.

Если в какой-то строчке этого списка есть справа такой
треугольничек ►, это означает, что тут мы имеем дело не с командой, а с
вложенным меню (подменю). Чтобы увидеть подменю, можно щелкнуть по строке с
треугольничком (см. рис. 20), а можно даже и не щелкать: достаточно подвести
курсор мыши к этой строке и, не нажимая никаких кнопок, подождать долю секунды.
Тут-то и вывалится подменю. По его строкам уже можно будет щелкать для запуска
команд.

Под строкой меню находится панель инструментов — строка
кнопок и служебных окошек со всяческими списками. О том, зачем нужен тот или
иной список или кнопка, мы будем говорить в связи с конкретными программами,
поскольку назначение их везде разное. В некоторых программах, вроде Word или
Excel, кнопочных панелей окажется несколько, причем можно будет ставить нужные
и убирать лишние, добавлять новые кнопки по своему усмотрению.

Вообще, это очень хорошая идея — взять наиболее часто
используемые в данной программе команды и вытащить их из глубин меню на кнопки,
которые видны всегда, — чтобы мы могли запускать эти команды одним щелчком
мыши. Кто и когда до этого додумался, неизвестно, но умный был человек.

Ниже кнопочной панели расположена на нашем рисунке
адресная строка. В проводнике тут пишется адрес текущей папки, в программе
просмотра веб-страниц (браузере) — адрес текущей страницы. Но кроме этой
видимой части у адресной строки имеется и скрытая — большая, как подводная часть
айсберга. Щелкнув мышкой по кнопочке с галочкой носиком вниз (может выглядеть и
как треугольничек вершиной вниз), мы увидим целый список адресов и сможем
что-то в нем выбрать — просто щелкнув мышкой по интересующей нас строке (см.
рис. 21). Строки-списки самых разных размеров и предназначения будут
встречаться нам постоянно.

Ниже расположено собственно содержимое окна. На рисунке
19 это были значки, которыми в Windows обозначаются файлы и папки, на рисунке
21 -значки дисков. Но это может быть и веб-страница, и текст, и рисунок, и
таблица — все, чем занимается данная программа, будет располагаться именно тут
-в рабочей области окна.

Последняя строка окна называется строкой состояния (см.
рис. 22). По своему назначению она напоминает информационную строку внизу
нортоновских окошек (под списком файлов), в которой писались сведения о размере
выделенных файлов. В виндоузовской строке состояния тоже пишется некая
справочная информация, в каждой программе своя. В данном случае (в проводнике)
— это сведения о выбранном файле или группе файлов.

Если программы хотят понять, чего мы от них хотим, они
выводят на экран диалоговые окна, в которых предлагают нам внятно объяснить
свои пожелания (см. рис. 23). Тыкая мышкой в разнообразные выключатели и
переключатели, расположенные в этих окнах, нажимая кнопки, выбирая строки из
выпадающих списков, вводя с клавиатуры требуемую информацию в специально
отведенных для этого строках ввода, мы общаемся с программами, а через них — с
компьютером. Диалоговые окна самого разного назначения будут появляться «под
виндами» (то есть «при работе в Windows» на программистском жаргоне) везде и
всюду, в самых различных программах. И каждое будет иметь свой заголовок, по
которому мы и станем их различать (если не можем иначе).

Чтобы не увеличивать размеры наиболее сложных окон,
разработчики довольно часто делают их многостраничными. Посмотрите на строку
закладочек вверху нашего рисунка. Щелкая по любой из них, мы будем переходить
на другие страницы этого окна (или, как иногда говорят, вкладки), каждый раз
получая еще один набор настроек. Закладка как-то обозначает назначение своей
страницы, например: общие настройки (General), дополнительные настройки
(Advanced) и т. д.

Для того чтобы подтвердить свой выбор, сделанный в
диалоговом окне, и выйти из него, мы должны будем нажимать кнопку ОК, чтобы
отказаться — кнопку Отмена (в англоязычных программах —
Cancel). У некоторых диалоговых окон бывает еще кнопка Применить, которая
подтверждает наш выбор, но диалоговое окошко не закрывает, так что мы сможем
продолжить настройку. Например, такая кнопочка будет у виндоузовской программы
для установки времени и даты: установили правильное время, нажали кнопку
Применить и занялись установкой числа, месяца и года…

Рис. 23. Органы управления диалоговым окном

По всем этим выключателям-переключателям можно получать
подсказки. Например, в программах фирмы Microsoft (в Word, Excel, Internet
Explorer или проводнике) для получения подсказки надо щелкнуть по названию
интересующего вас пункта правой кнопкой мышки. Всплывет надпись «Что это
такое?» Щелкните по ней мышкой и узнаете, что это такое.

Разработчики других программ могут выбрать другие способы
дать подсказку. Например, в графическом редакторе Photoshop можно просто
подвести курсор мышки к названию и секундочку подержать. Сразу всплывет
желтенькая подсказочка.

Подобные всплывающие (pop up) подсказки дают о себе и
кнопки на панелях инструментов (не только в Фотошопе!). Это очень удобно:
забыл, что это за кнопочка — пододвинул к ней курсорчик, да все и вспомнил.

Где-то вместо подсказок по отдельным элементам управления
может стоять (как на нашем рисунке) общая кнопка Справка (Help), щелчок по
которой вызывает отдельное окошко справочной системы. Причем открывается сразу
нужная страница — та, которая описывает все кнопочки и списочки данной команды.

А есть программы, которые никаких подсказок не дают
вовсе. Мол, все приличные люди читают наше замечательное «Руководство
Пользователя» (на трехстах страницах, мелким шрифтом, на английском языке),
вместо того чтобы по диалоговым окнам шариться!..

Вся эта система — когда с вами общаются рисунками и
окошками, а не только словами и цифрами — называется графическим интерфейсом.
Подобная схема была придумана в компании Xerox, а впервые реализована в
компьютерах Apple Macintosh в начале 80-х годов. Но сегодня используется едва
ли не во всех системах и программах.

Прогулка по столу

Прежде чем выпускать вас в джунгли нового Windows, я
хотел бы сходить с вами на легкую ознакомительную прогулку по нему, с тем чтобы
вы сразу поняли, из чего состоит повседневная жизнь его обитателей, какие звери
там водятся, а каких нет и никогда не будет. Впрочем, лес этот не настоящий, а
настольный, так что прогуливаться мы будем по столу.

То, что открывается нашему взору после загрузки системы
(см. рис. 24), разработчики Windows предлагают называть рабочим столом
(Desktop). На столе стоит, натурально, компьютер, лежат рабочие инструменты и
папки с документами. Состав этих значков в разных версиях Windows будет разным
-где-то много, где-то совсем мало (буквально один, как в Windows XP). Но в
вашей власти будет распорядиться рабочим столом по своему усмотрению — убрать с
него лишние значки или добавить недостающие.

Роскошная картинка в центре стола с этакими марсианскими
песками особой роли не играет: это просто фоновый рисунок, своего рода
скатерть, которой покрыт стол. Вы тоже сможете выбрать себе картинку по вкусу и
разложить на столе, когда научитесь.

При щелчке правой кнопкой по любому виндоузовскому
объекту, включая значки, папки, кнопку Пуск (Start) и даже сам рабочий стол, мы
будем получать так называемое контекстно-зависимое меню, показывающее, что с
этим объектом можно сделать. Контекстно-зависимым (или просто контекстным) оно
зовется потому, что меню у разных объектов будут разные: для рабочего стола
одно, для папки с файлами другое, для ярлыков, для программ, для документов,
для Моего компьютера, корзины, панели задач и прочего — какие-то свои,
отражающие возможности именно данного объекта.

Рис. 24. Рабочий стол Windows

Да и внутри всех программ, созданных специально для
Windows, действует тот же принцип: правой кнопкой мыши вызываешь контекстное
меню всего, чего угодно. Или, на худой конец, контекстную справку по всему
подряд.

Но какими бы разными ни были контекстные меню
виндоузовских объектов, практически во всех появляется строка Свойства
(Properties). Обычно она самая нижняя, и выбрав ее, можно многое узнать об
объекте, а кое-какие его свойства даже поменять.

Свойства значка вы увидите также, выбрав его и нажав на
клавиатуре комбинацию Alt-Enter. Или по двойному щелчку мышью при нажатой
клавише Alt. Вот вам уже три способа для выполнения одной и той же операции. А
бывает и четыре, и даже более.

Ну, а теперь продолжим нашу прогулку по столу и взглянем
на…

Панель задач (Taskbar)

Панель задач выглядит как серенькая (в ХР — синенькая)
горизонтальная полоска в самом низу экрана (см. рис. 25). Этот настольный
предмет позволяет нам постоянно видеть список всех запущенных нами программ
(задач).

Рис. 25. Панель задач

Как только вы запустите какую-то программу или игру, тут
же на панели задач появляется прямоугольная кнопка с ее именем. Если
внимательно посмотреть на рисунок, можно увидеть, что в тот момент, когда я
делал эту иллюстрацию, у меня были запущены (слева направо) браузер Opera,
текстовый редактор Microsoft Word, графический редактор Adobe Photoshop,
почтовая программа The Bat, а также Far Manager. В Ворде я пишу эту книгу, с
помощью Фотошопа обрабатываю иллюстрации для нее, с помощью Фара управляюсь:
файлами. Интернетовские сайты мне показывает Opera, а письма читателей -The
Bat!

Вот она многозадачность в действии.

Для чего нам, собственно, это нужно — иметь перед глазами
список всех ранее запущенных программ? Для того, как раз, чтобы в них
переходить. Ткнув в любую из этих кнопочек (конечно, не пальцем, а мышкой:
подвести курсор и нажать левую кнопку), вы мгновенно оказываетесь в
соответствующей программе и работаете в свое удовольствие уже в ней. Панель
задач позволит сделать это в любой момент и из любой программы.

Между запущенными программами можно переходить и без
помощи мышки, с одной только клавой. Для перехода в другую программу
предназначена клавиатурная комбинация Alt-Tab: нажимаете клавишу Alt и, не
отпуская ее — клавишу Tab. Появится табличка со значками всех ранее запущенных
вами программ, как на рис. 26 (те же самые Opera, FAR, Word (два разных
документа), Photoshop и The Bat!). Если, по-прежнему не отпуская клавишу Alt,
нажимать несколько раз Tab, то рамочка вокруг значка будет переходить с одной
запущен ной программы на другую. На каком значке вы отпустите клавишу Alt, в ту
программу и перекинет вас Windows.

Рис. 26. Переход в другую запущенную программу по
клавиатурной комбинации Alt-Tab

Этот способ очень удобен, им пользуются почти все, когда
работают с клавиатурой (например, набирают текст), так что советую и вам его
освоить.

Есть еще одна комбинация — Alt-Shift-Tab, которая делает
то же самое, только перебор значков идет в обратную сторону. Пригодится вам при
длинном списке запущенных программ.

В Windows XP сделано несколько усовершенствований панели
задач. Вот одно из них: когда у вас запущено так много программ, что их кнопкам
становится тесно на панельке, система соберет все однотипные задачи на одной кнопочке,
сделав что-то вроде выпадающего меню. На рисунке 27 показано, как на этой
кнопке объединились четыре окна виндоузовского проводника, в которых находятся
разные диски и папки моего компьютера. Щелкая по любой строке, попадаю в нужное
окно.

Рис. 27. Четыре виндоузовских проводника на одной кнопке

Точно так же объединяются в группу окна браузера, если у
нас открыто одновременно несколько веб-страничек, или окна вордовских
документов

Щелкнув правой кнопкой мыши по такой групповой кнопке и
выбрав в появляющемся контекстном меню команду Закрыть группу, мы сможем разом
выключить все однотипные задачи вместо того, чтобы заходить в каждое из окон и
закрывать их по одному.

Панель задач делится на четыре блока. Самый правый, в
котором сидят и виндоузовские часы, называется областью уведомлений (System
Tray, в буквальном переводе — системный лоток), левее располагается собственно
панель задач (Task Bar), на которой мы видим кнопки запущенных программ, далее
-панель быстрого запуска (Quick Launch) и самый левый блок — кнопка Пуск
(Start), раскрывающая главное меню Windows.

Когда у вас какая-то программа запущена в полноэкранном
режиме (например, вы смотрите видео), панель задач не видна. На по Alt-Tab вы
всегда сможете перейти в другую программу.

В ХР будет у вас еще один блок — маленький, всего на одну
кнопку, — для переключателя клавиатуры с английского на русский и назад. В
предыдущих версиях переключатель сидел непосредственно в области уведомлений.

В область уведомлений, кроме часов, попадают также значки
программ, работающих постоянно (резидентных), но также и программ, которые
могут вместо сворачивания в кнопочку на панели задач сворачиваться в значок в
области уведомлений.

Здесь вы можете увидеть значок в виде рупора для
управления звуком в компьютере, значок подключения к интернету (когда
подключитесь), значок электронного письма (когда есть непрочитанные письма),
значок антивирус и переключателя клавиатуры (кроме Windows XP).

В Windows XP и тут сделано приятное усовершенствование.
Значки неактивных программ (тех, к которым давно никто не обращался) система
прячет. Кнопка с галочкой носиком влево как раз и говорит о том, что в
«системном лотке» есть спрятанные значки. Щелкните по ней, и увидите их все
(галочка повернется носиком вправо).

Вы сможете даже сами указать системе, какие значки нужно
спря тать, а какие вы желаете видеть постоянно, вне зависимости от их
активности или неактивности. Например, вы работаете на ноутбуке и вам
необходимо постоянно видеть индикатор зарядки аккумулятора. Или же вы не
желаете постоянно видеть здесь значок антивируса. Подробности на эту тему будут
в главе «Настройка главного меню и панель задач в Windows XP».

Каждый из значков в лотке обязательно выдает о себе
всплывающую подсказку. Например, часы обычно показывают одно только время, а в
подсказке сообщают также, какое сегодня число, месяц и год (если кто забыл, а
доктор спрашивает).

По значкам в лотке можно щелкать мышью — левой кнопкой,
правой кнопкой, двойным щелчком, и всякий раз (ну, почти всякий) будет
какой-нибудь эффект. Но тут уж нет никакого единообразия: каждая из программ
реагирует на это по-своему.

Например, щелкнув по переключателю клавиатуры один раз
(левой кнопкой), вы сможетепоменять раскладку: после щелчка рядышком
спереключателем всплывает меню, как показано на рисунке 28. В нем две строки –
Английский и Русский.

Рис. 28. Меняем раскладку клавиатуры

В Windows XP у вас после установки Windows может вообще
не оказаться панельки быстрого запуска! Но это не потому, что Билл Гейтс решил
запретить ее использование. Просто по умолчанию она убрана. А извлекается на
свет божий через контекстное меню панели задач (щелчок правой кнопкой по месту,
свободному от кнопок). В этом меню (см. рис. 29) будет у нас подменю Панели
инструментов, а в нем — строка Быстрый запуск, по которой и надо будет
щелкнуть. (Мы будем писать так: Панели инструментов ► Быстрый запуск. Или
так: Toolbars ► Quick Launch.)

В строке Быстрый запуск появится галочка, а с нею — и
сама панелька. Захочется панельку убрать, зайдем в то же самое подменю и
галочку уберем. Такой способ задавать режимы работы или какие-то настройки
используется в программах довольно часто. Только иногда вместо галочек
программы ставят в соответствующей строке большие черные точки.

Притащив новый значок в панель быстрого запуска, мы можем
его и не увидеть: места в панельке ровно на те три или четыре значка, которые
появились тут сами собой — при установке системы. А если мы и увидим новый
значок, то не досчитаемся какого-то старого, который уползет за край.

Иной раз, может оказаться, что панель быстрого запуска не
растягивается. Не за что схватиться: правой границы панельки как таковой нет.
Такая ситуация возникает, когда у вас в системе закреплена панель задач, то
есть запрещены любые изменения ее формы. Открыв контекстное меню панели задач,
вы в этом случае увидите галочку в строке Закрепить панель задач. Уберете
галочку, и панелька позволит себя растягивать и сжимать.

Впрочем, при наличии пятой или шестой версии Internet
Explorer можно, в принципе, ничего и не растягивать: если значки не умещаются
на панели, вам показывают новую кнопочку — со сдвоенной галочкой» (см. рис. 30).
Щелкаете по ней и в выпадающем меню выбираете нужную строку, чтобы запустить
программу.

Довольно часто приходится видеть у разных людей такую
длинненькую панельку быстрого запуска, куда они ставят по десять, пятнадцать, а
то и больше самых часто используемых ими программ. Однако же, надо знать и
меру, а то всю вашу панель задач займут значки, а запущенных программ вы на ней
не увидите.

В самой ранней («классической») версии Windows 95 панели
быстрого запуска нет. Но она может появиться, если вы поставите себе более
новую версию Internet Explorer (в комплекте с «классикой» приходит сильно
устаревший браузер Internet Explorer версии 2 или 3). Эксплорер любой следующей
версии при установке произведет обновление рабочего стола, как это называют в
Microsoft, а классическая версия виндов превращается фактически в OSR2 (второй
выпуск).

Кнопка Пуск и главное меню Windows

Самая левая часть панели задач — это кнопка Пуск (Start),
под которой спрятано главное меню Windows. При первом запуске система предложит
вам начать работу с нажатия именно этой кнопки. Мы не послушались, потому что
пока не работали. Мы просто гуляли по столу и глазели по сторонам.

Но теперь пора нам проникнуть и в главное меню. Щелкнем
один раз по кнопке Пуск и посмотрим, что там для нас приготовили (рис. 31).
Войти в главное меню можно также нажатием клавиши Windows (Start) или по
клавиатурной комбинации Ctrl-Esc.

Рис. 31. Главное меню в Windows Me

Поскольку в Windows XP именно эта деталь интерфейса
претерпела наиболее сильные изменения, то ей будет посвящена следующая глава. А
сейчас мы поговорим о содержимом главного меню всех остальных версий Windows.

Верхняя строка Windows Update запускает программу-мастер
для бесплатного обновления Windows через интернет (в Windows 95 ее не было).

Что это за модная вещь такая, обновление через интернет?
Зачем она?

Дело в том, что острейшая конкуренция на рынке программ
заставляет фирмы выпускать новые версии своих программ тогда, когда укажут
маркетинговые службы, а не тогда, когда программа полностью отлажена и
устранены все недочеты. Начиная программой торговать, фирмы по ходу дела
находят и устраняют ошибки. Иногда ошибки программистов находят другие люди.
Например, авторы вирусов. Тоже надо что-то с этим делать!

Вот на такие прорехи и предлагается скачивать заплатки из
всемирной Сети. Не только Microsoft действует таким образом, но и многие другие
компании.

Конечно, одним только устранением «багов» дело не
ограничивается. Бывает, что фирмы сделают что-то новое, хорошее и, к тому же,
бесплатное. И его, это хорошее и бесплатное, тоже можно скачать в качестве
обновления.

Самая важное для нас в главном меню — это строка
Программы (Programs). В вываливающихся подменю этой строки вы найдете все
установленные в вашей системе программы (то есть те, про которые Windows
знает). Как и в любом меню, программы запускаются однократным щелчком левой
кнопки мыши. Как мы уже понимаем, треугольничек справа от строки ( ► )
означает, что перед нами вовсе и не команда, а целый список команд — подменю,
вложенное меню, выпадающее меню — как хотите, так и называйте. Важно, что,
когда вы подводите к этой строке курсор, папка раскрывается и вываливает свое
содержимое — программы, документы, другие вложенные меню…

Например, вам хочется поскорее посмотреть, какие игры
припасла для вас компания Microsoft. Вполне понятное желание. Но как его
реализовать?

Щелкаете мышью по кнопке Пуск. Вываливается все
содержимое главного меню. Двигаете курсор до строки Программы. Вываливается ее
содержимое — меню программ (см. рис. 32). Аккуратно, стараясь двигать курсор
мыши горизонтально (или воспользовавшись стрелкой вправо на клавиатуре),
переползаете в меню программ и дальше едете уже по нему — до строки Стандартные
(в англоязычной версии — Accessories). Выпадает подменю стандартного комплекта
программ Windows. Переползаете в меню стандартных программ и доходите до строки
Игры (Games). В меню игр выбираете то, что вам хочется, и щелкаете мышкой по
соответствующей строке. Игра запустится, и море удовольствия вам обеспечено.

В меню Документы (Documents) хранится список в алфавитном
порядке последних пятнадцати документов, с которыми мы работали. Любой документ
из этого списка однократным щелчком левой кнопки мыши грузится в свой редактор.
Так что, продолжая на следующий день работу над рисунком, таблицей или текстом,
заходите в Документы и выбираете мышкой нужную строку. Все остальное сделается
само.

Причем системе все равно, что это был за документ и что
за редактор — в одном списке окажутся и рисунки, и тексты, и музыкальные файлы,
и таблицы.

С Помощью меню Настройка (Settings) можно попасть в очень
важные виндоузовские папки Панель управления (Control Panel), Принтеры
(Printers) и Удаленный доступ к сети, а также в окно настройки панели задач — и
слегка там чем-нибудь поуправлять. Смотрите, не перестарайтесь. Во всяком
случае, дождитесь, пока я вам об этом расскажу.

Строка Найти (или Поиск, Find) призвана снабдить нас
удобным и практичным средством для поиска файлов и папок на жестком диске
компьютера. Насколько хорошо это у нее выходит, вы сможете со временем решить
сами.

Пуск ► Программы ► Стандартные ► Игры.
Остается щелкнуть мышью по выделенной строке или нажать Enter

Здесь же находятся средства для поиска информации в
интернете и локальной сети, адресов в вашей адресной книжке.

Строка Справка (Help) позволяет обратиться к справочной
системе Windows. В справке нам сперва показывают список разделов (они могут
быть обозначены значком в виде книжки или просто строкой с названием). Щелкая
по названиям разделов (в старых версиях Windows требуется двойной щелчок),
получаете список подразделов и так далее — пока не получите уже саму справку по
интересующему вас вопросу.

В последних версиях Windows (XP, Me) в справке требуется
не двойной щелчок, а однократный, как на интернетовских страницах. Да и сама
справка организована как веб-страничка, а для просмотра применяется окно,
похожее на браузер для прогулок по интернету (см. рис. 33).

Здесь же вы видите строку Найти, куда можно ввести некие
ключевые слова для поиска. Нажмете Enter или щелкнете по кнопочке со стрелочкой
правее строки ввода и получите список всех разделов, в которых эти ключевые
слова встречаются. Пощелкайте по строкам этого списка, почитайте, что там
пишут, -может быть, это поможет вам решить какие-то проблемы.

Специально для решения проблем предназначена строка
Устранение неполадок.. Вас спросят, что именно не работает, попросят проверить
то и это, а взамен дадут совет, как то и это поправить. Или не дадут совета —
скажут, мол, хрен его знает, что там у вас приключилось. Позвоните-ка вы лучше
в службу поддержки!..

Службой поддержки обычно являются приятели, которые кое в
чем разбираются. Справка вызывается также по клавише F1, но это будет уже
контекстная справка, учитывающая, из какого окна вы ее вызвали и что, стало
быть, хотите спросить. Так, если вы находитесь в диалоговом окне, по F1 будете
получать всплывающие подсказки по тому переключателю, списку или строке ввода,
в которые ткнули мышкой. В какой-то программе получите справку по этой
программе. А если стоите на рабочем столе, выскочит общая справка по Windows.

Еще раз повторю: это касается только Windows и других
программ фирмы Microsoft. Программы других фирм по F1 могут показать вам
виртуальную фигу с маслом вместо справки, особенно если вы стоите не в основном
окне программы, а в диалоговом.

Но если нажать F1, держа нажатой клавишу Windows (Start),
то получите главную справку по системе независимо от того, в какой программе и
в каком окне в этот момент находились.

Следующая команда главного меню Выполнить (Run) дает нам
что-то вроде досовской командной строки, чтобы мы могли запустить какую-то
программу с параметрами. Причем эта интеллектуальная командная строка
запоминает имена и адреса программ, которые мы ранее запускали. Стоит нам еще
раз выбрать строку Выполнить, и мы увидим в ней предыдущую команду (см. рис. 34)
и сможем немедленно повторить ее запуск, что-то в ней поправить, добавить или
поменять параметры и т. д.

Рис. 34. Запуск программы из главного меню командой
Выполнить

Но этого мало. Windows хранит список ранее введенных
команд. Если щелкнуть мышкой по галочке носиком вниз справа от строки Открыть,
то будет показан весь этот список. И вы, конечно, догадываетесь, что любую
команду из этого списка можно запустить немедленно или с поправками.

Если не помните, как называется программа и где на диске
расположена, можете нажать кнопку Обзор и отыскать ее на диске. Появится окно
файлового менеджера проводник, о котором мы еще будем с вами говорить.

Еще один приятный сюрприз от Microsoft: командная строка
сумеет дописывать за вас неоконченную команду. Естественно, это возможно только
тогда, когда вы ранее вводили что-то похожее, и это «что-то» хранится в списке.

Вот как это устроено. По мере ввода команды сам собой
вываливается список команд с такими же начальными буквами (см. рис. 35). Если
нажать клавишу «стрелка вниз», можно будет выбрать ту из команд, которая вам
подходит, и тут же ее запустить (Enter).

Рис. 35. Командная строка Windows подсказывает завершение
команды

В некоторых версиях Windows, чтобы скинуть подходящую
команду в командную строку и приписать к ней какие-нибудь параметры или
изменить адрес, надо нажимать клавишу «стрелка вправо». В других это не
требуется: когда вы едете вниз или вверх по списку стрелками, соответствующая
команда сразу оказывается в строке и можно тут же ее редактировать или дописывать.

Кстати, подобные удобства ждут нас и в некоторых других
программах. Скажем, браузер Internet Explorer таким способом будет нам
подсказывать адреса интернетовских сайтов, даже самые длинные.

Остались у нас две последние строки главного меню —
Завершение работы (Shut Down) и Завершение сеанса User (Log off User). Первая —
для выключения или перезагрузки компьютера. А вторая — для завершения только
текущего сеанса работы без перезагрузки. Пользователь убирает свое имущество и
предоставляет место другому. Но об этом чуть позже, а сейчас мы посмотрим, как
выглядит…

Меню Пуск в Windows XP

В Windows XP тоже можно пользоваться стандартным меню
Пуск, таким же, как во всех остальных версиях, но по умолчанию предлагается
совершенно иной вариант (см. рис. 36).

Здесь вверху написано имя пользователя, который в
настоящий момент работает, и показана некая картиночка, которую автоматически
назначает Windows. Щелкнув по этой картинке мышкой, вы сможете выбрать что-то
другое: в наборе имеются разнообразные рыбки, птички, цветочки, машинки,
самолетики и прочее, или же указать местоположение своего собственного
графического файла.

Левая колонка разбита на две части: внизу система
помещает значки тех программ, которыми вы пользуетесь чаще всего (она ведет
такую статистику), и надо честно признать — это мудрая мысль. Ведь работая по
определенной теме (например, сочиняя дипломный проект, обрабатывая цифровые
фотографии или играя в игры), вы постоянно работаете с одним и тем же набором
программ, которые и будут для вас самыми часто используемыми и самыми
легкодоступными. А сменив направление своей деятельности, вскоре получите и
совсем другой список популярных программ.

В верхней части левой колонки сразу после установки
Windows находятся только значки Outlook Express (электронная почта) и Internet
Explorer (браузер), причем торчат они там постоянно, даже когда вы ими не
пользуетесь. Я их, как видите, отсюда убрал (они у меня находятся в панели
быстрого запуска), зато поставил другие — те, которые мне здесь нужнее. В главе
«Настройка главного меню и панели задач в Windows XP» я вам расскажу, как я
этого добился и как вы сможете добиться того же.

В правой колонке вверху находятся самые, по мысли
разработчиков, часто посещаемые папки — для ваших документов (включая тексты,
рисунки, музыку), для пятнадцати последних документов, с которыми вы работали,
для компьютеров вашей локальной сети (если вы включены в сеть). Здесь же вы
найдете и значок Мой компьютер, который с рабочего стола Windows XP уехал.
Чтобы вернуть на рабочий стол Мой компьютер, Мои документы или Сетевое
окружение, щелкните правой кнопкой мыши по соответствующей строке главного меню
и выберите в контекстном меню команду Отображать на рабочем столе. Стоит вам
выполнить ее еще раз, и значок снова исчезнет с рабочего стола.

Ниже — основной центр настройки параметров Windows —
Панель управления (Control Panel), справка (Help), виндоузовская искалка файлов
(Search) и строка Выполнить (Run) для запуска программ из командной строки.

В самом низу — строки для выключения компьютера и
завершения сеанса работы пользователя.

А где же игры, вы спросите, где вообще все программы?

Внизу слева, на кнопке Все программы (More Programs),
которая на нашем рисунке выделена темным цветом.

Ткнете в нее мышкой и увидите меню программ, примерно
такое же, как на рисунке 6.22. Только здесь список программ будет поделен на
две части: вверху окажутся программы, доступные для всех пользователей вашего
компьютера, а внизу — только ваши.

Когда вы будете устанавливать себе
новые программы, они, вполне возможно, станут интересоваться, мол, собираетесь
ли вы в одиночку пользоваться мною, вашей самой новой и самой лучшей
программой, или хотите сделать меня доступной для всех пользователей данного
компьютера? В первом случае программа попадает в нижний список, во втором — в
верхний.

Вот как они выпендрились в этой системе. Не зря она
называется ХР (от experience — испытание, испытательный образец; читается
«экс-пи»). В американской армии такие буквы ставят на новейшие самолеты,
проходящие испытание. Может, летают они и не совсем так, как хотелось, но зато
новые и красивые.

Ну вот, мы с вами вдоволь нагулялись по рабочему столу,
который, надеюсь, уже не кажется такими уж дикими и страшными зарослями. Теперь
пора переходить к деталям и подробностям.

Если куда-то влез, надо первым делом разобраться, как
оттуда вылезти, верно? Вот с этого и начнем наше детальное знакомство с
Windows.

Завершение работы Windows

Завершение работы не столь уж простая вещь, как,
возможно, полагают люди, привыкшие к одним только телевизорам да магнитофонам.
Это телек вы можете взять и выключить на полуслове, с компьютером так поступать
нельзя.

Для выключения нужно выбрать в главном меню самую нижнюю
строку — Выключение (Shut Down, может называться также Завершение работы). А
вариантов завершения работы будет, по крайней мере, три, а то и больше.

Система чуть пригасит экран и на таком сероватом фоне
выдаст диалоговое окно под названием Завершение работы Windows (см. рис. 37).

Щелкаете мышкой по нужной строке, и точка в кружочке
переключателя переходит в эту строку (или нажимаете несколько раз стрелку
управления курсором). После этого остается щелкнуть по нарисованной внизу
кнопке ОК («О’кей, шеф!») или нажать клавишу Enter, и компьютер пойдет делать
то, что вы попросили.

Если же передумали отключаться или перезагружаться,
щелкните по кнопке Отмена или нажмите клавишу Esc.

У Windows 2000 и Me само окошко завершения работы будет
немного иного фасона — с выпадающим списком (см. рис. 38). Щелкаете мышкой по
треугольничку справа от строки и видите весь этот список. В подсказке, которая
появляется ниже, Windows сообщит вам, что именно вы собираетесь сейчас делать —
отключаться, перезагружаться или еще чего.

Рис. 38. Окно завершения работы в Windows Me и Windows
2000

У Windows XP снова иной фасон — с тремя кнопочками,
которые называются Выключение, Перезагрузка и Ждущий режим (см. рис. 39).
Впрочем, главное ведь не фасончик, а сами команды. Давайте с ними разберемся.

Рис. 39. Выключение компьютера в Windows XP

Список использованной литературы

1.
Левин А.Ш. «Самоучитель работы на компьютере. 9-е изд. – СПб.: Питер,
2006. – 748 с.: ил.

2.
Cимонович С.В. Информатика. Базовый курс.–СПб.: Питер, 2006