Особенности печати документов в excel

Перед печатью

Прежде чем печатать что-либо в Excel, помните, что существует множество вариантов для оптимальной работы с печатью. Дополнительные сведения см. в разделе «Печать в Excel».

Важно: Определенные виды форматирования, например цветной текст или заливка ячеек, могут хорошо выглядеть на экране, но не оправдать ожидания при печати на черно-белом принтере. Кроме того, можно распечатать лист с сеткой: в результате данные, строки и столбцы будут выделены лучше.

Печать одного или нескольких листов

1. Выберите листы, которые нужно распечатать. 

2. Выберите файл >печать или нажмите клавиши CTRL+P.

3. Нажмите кнопку « Печать» или настройте параметры перед нажатием кнопки «Печать «.

Печать одной или нескольких книг

Все файлы книг, которые требуется распечатать, должны находиться в одной папке.

1. Выберите в меню Файл пункт Открыть.

2. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните имя каждой книги для печати, а затем выберите «Печать».

Печать всего листа или его части

1. Щелкните лист и выберите диапазон данных, которые необходимо распечатать.

2. Выберите «Файл» и нажмите кнопку » Печать».

3. В разделе «Параметры» щелкните стрелку рядом с пунктом » Печать активных листов» и выберите соответствующий параметр.

   

4. Нажмите Печать.

   Примечание: Если на листе заданы области печати, будут напечатаны только эти области. Если вы не хотите печатать только определенную область печати, установите флажок «Игнорировать область печати». Дополнительные сведения о настройке или очистке области печати.

Печать таблицы Excel

1. Выделите ячейку в таблице, чтобы включить таблицу.

2. Выберите «Файл«, а затем нажмите кнопку «Печать».

3. В разделе «Параметры» щелкните стрелку рядом с пунктом «Печать активных листов» и выберите » Печать выбранной таблицы».

   

4. Нажмите Печать.

Печать книги в файл

1. Выберите «Файл«, а затем нажмите клавиши PRINT или CTRL+P.

2. В разделе Принтер выберите команду Печать в файл.

   

3. Нажмите кнопку «Печать«.

4. В диалоговом окне «Сохранить вывод печати как» введите имя файла и нажмите кнопку «ОК». Файл будет сохранен в папке « Документы»

Важно: При печати сохраненного файла на другом принтере разрывы страниц и интервалы между шрифтами могут измениться.

Печать листа

Для достижения наилучших результатов при печати листа используйте команду «Печать» Excel в Интернете, а не команду «Печать» браузера. Вы можете распечатать весь лист или только нужные ячейки.

Если вы хотите напечатать диапазон ячеек, выделите их. Чтобы распечатать весь лист, ничего не выделите.

1. Выберите пункты Файл > Печать > Печать.

   

2. Если вы выбрали диапазон ячеек, но решили распечатать весь лист, переключитесь на всю книгу, прежде чем нажать кнопку «Печать».

   

Изменение выбранной области печати

В Excel в Интернете можно указать область, которую вы хотите распечатать, или распечатать весь лист. Если вы решите изменить выбранную область печати, вот как можно просмотреть изменения:

1. На листе выделите ячейки, которые требуется напечатать, с помощью перетаскивания.

2. Выберите пункты Файл > Печать > Печать.

3. Чтобы напечатать только выбранную область, в разделе » Параметры печати» выберите «Текущий выделенный фрагмент».

4. Если предварительный просмотр печати отображает то, что вы хотите распечатать, нажмите кнопку «Печать».

Чтобы изменить выбор печати, закройте предварительный просмотр, щелкнув значок X, и повторите предыдущие действия.

Чтобы распечатать весь лист, выберите файл > «Печать > печать». Убедитесь , что выбрана вся книга.

Если у вас есть классическое приложение Excel, можно задать дополнительные параметры печати. Нажмите кнопку «Открыть в Excel» и выберите несколько областей печати на листе.

Печать листа со скрытыми строками и столбцами

В Excel в Интернете при печати листа со скрытыми строками или столбцами эти скрытые строки и столбцы не будут напечатаны. Если вы хотите включить скрытые строки и столбцы, их необходимо отобразить перед печатью листа.

Вы можете определить, скрыты ли строки или столбцы с помощью отсутствующих подписей заголовков или двойных линий, как показано на рисунке.

Вот как можно отобразить строки или столбцы:

1. Выберите диапазон заголовков, окружающих скрытые строки или столбцы. В этом примере выберите все заголовки строк от 2 до 7, чтобы отобразить строки 3 и 6.

   

2. Щелкните правой кнопкой мыши выделенный фрагмент и выберите » Отобразить строки » (для столбцов выберите » Отобразить столбцы»).

3. Выберите Файл > Печать.

4. Выберите «Печать » для предварительного просмотра.

   

5. В окне «Параметры печати» убедитесь, что выбран весь лист, и нажмите кнопку «Печать».

Примечание: Метки строк и столбцов не отображаются в режиме предварительного просмотра и распечатки.

Печать книги

Если в Excel в Интернете есть только один лист, вы можете просто распечатать лист. Но если книга содержит несколько листов, необходимо перейти к каждому листу, выбрав вкладку листа, а затем распечатать этот лист.

Не знаете, есть ли в книге скрытые листы? Вот как можно проверить:

1. Щелкните правой кнопкой мыши любую вкладку листа.

   

2. Если доступен параметр «Отобразить «, книга содержит один или несколько скрытых листов. Выберите «Отобразить«, чтобыотобразить и отобразить листы.

3. При отобразии листа вкладка листа становится доступной. Выберите вкладку листа и распечатайте лист.

Печать таблицы

Иногда нужно напечатать только часть листа, например таблицу. Это можно сделать в Excel в Интернете если таблица содержит менее 10 000 ячеек. Для листов более 10 000 ячеек необходимо использовать классическое приложение Excel.

Чтобы напечатать таблицу:

1. Чтобы выбрать все ячейки в таблице, выделите первую ячейку и прокрутите список до последней ячейки.

   Если таблица содержит много столбцов, вместо прокрутки выделите первую ячейку, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT и выберите последнюю ячейку.

2. Выберите пункты Файл > Печать > Печать.

   

3. Выберите «Текущий выделенный фрагмент», если он еще не выбран, а затем нажмите кнопку «Печать».

   

4. Если вам нравится предварительный просмотр, нажмите кнопку «Печать». Если нет, закройте его и внесите необходимые изменения.

   

Узнайте, как напечатать таблицу с линиями сетки.

Печать номеров страниц на листе

Вы не можете вставлять, просматривать и печатать номера страниц в Excel в Интернете. Но если у вас есть классическое приложение Excel, вы можете добавить номера страниц на лист вверху или внизу (в верхний или нижний колонтитул) и распечатать его.

Нажмите кнопку « Открыть в Excel», чтобы открыть книгу, добавить номера страниц в режиме разметки страницы, а затем распечатать лист из Excel. Ниже рассказывается, как это сделать.

1. Выберите «Открыть в Excel»и вставьте номера страниц на листы.

2. Печать листа.

См. также

• Предварительный просмотр страниц листа перед печатью.

• Печать линий сетки на листе

• Печать строк с заголовками столбцов в верхней части каждой страницы.

Понравилось? Поделись с друзьями:

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

---

Реклама

Топ самых обсуждаемых

28.07.2017

История

Как найти по фамилии участника ВОВ в современных архивах

Список современных баз данных участников Великой Отечественной войны, а также подробная инструкция по поиску участников Великой отечественной войны 1941-1945 по фамилии в ахивах пропавших без вести ветеранов и на сайте министерства обороны. 

20.07.2017

Еда и кулинария

Кляр для рыбы: пошаговые и простые рецепты

Ищите как сделать кляр для рыбы? Подборка из 25 простых пошаговых  рецептов с фото для приготовления филе. Базовые варианты рыбки  в кляре и рецепты с майонезом, молоком, на минералке , на пиве, с сыром и  другие. Эти рецепты позволят сделать лезьон

12.04.2016

Свадьба

В каких странах разрешены однополые браки?

Люди с нетрадиционной сексуальной ориентацией все чаще заявляют о себе, как о равноправных гражданах, и хотят, чтобы их браки были официально признаны в каждой стране. На сегодня не так много стран решилось на это, но каждый год список пополняется.

12.04.2016

Деньги

Как стать богатым?

Стать богатым — мечта миллионов. Но вот как им стать? Способов разбогатеть, применимо к российской действительности, немного. Но они — есть…

26.04.2016

Топы

ТОП 10 самых смешных комедий 2016 года

Дедпул, Кунг-фу панда 3, Зверополис и еще много-много комедий, которые вышли в 2016 году, никого не оставят равнодушными. Одни можно смотреть только взрослым, другие с удовольствием посмотрят и детки, но все они – ну очень уж смешные.

Предположим, у нас есть таблица Excel, полностью заполненная информацией. Она хорошо организована, форматирована и выглядит точно так же, как и вы хотите. И здесь вы решаете ее распечатать на бумаге. И тут она начинает выглядеть ужасно.

Электронные таблицы не всегда хорошо выглядят на бумаге, поскольку они не разработаны для того, чтобы использоваться в печатном варианте. Они специально сделаны так, чтобы быть длинными и широкими в такой мере, которой это необходимо. 

Это удобно, когда таблицу нужно редактировать и открывать на экране, но это означает, что ее данные не будут выглядеть хорошо на стандартном листе бумаги.

Но в любом случае, нет ничего невозможного, особенно когда речь заходит про такой гибкий инструмент, как Excel. Более того, это вообще не сложно. Приведем некоторые рекомендации, как печатать документы Excel так, чтобы они хорошо выглядели на бумаге.

Совет 1: воспользуйтесь опцией «Предварительный просмотр» перед печатью

Вы можете увидеть, как точно ваша электронная таблица будет выглядеть в распечатанном виде, если будете использовать эту функцию. Этот инструмент особенно ценный и поможет сохранить огромное количество времени и бумаги. Вы можете даже совершать определенные изменения с тем, как оно будет выглядеть на печати такие как расширение полей и так далее. 

Можете проверить, как это работает на практике, и наладить отображение таблицы на странице будет очень легко.

Определитесь, что вы планируете печатать

Если вам всего лишь необходимо распечатать определенный сегмент данных, нет необходимости печатать всю книга, а лишь конкретные данные. Вы можете распечатать, например, только лист или определенный файл. Также можно печатать небольшое количество данных. Для этого необходимо их выделить, а потом выбрать пункт «Выделенный диапазон» в настройках печати.

Увеличьте пространство

Вы лимитированы размерами бумаги, на которой вы печатаете, но есть несколько способов, как можно увеличить это пространство. Например, изменить ориентацию листа бумаги. По умолчанию установлена портретная ориентация. Она хорошо подходит для таблиц с большим количеством строк, а альбомная – если много колонок. 

Если нужно еще больше места, то можно уменьшить размеры полей во краям листа. Чем они меньше, тем больше информации может поместиться на одном листе. В конце концов, если таблица небольшая, можно использовать функцию «Параметры настраиваемого масштабирования», чтобы разместить весь документ на листе.

Использовать заголовки для печати

Очень тяжело понять, в каком месте таблицы находится человек, если распечатать таблицу на одном листе бумаги невозможно. В таком случае нужно воспользоваться функцией «Печатать заголовки». Она позволяет добавить заголовки строк или колонок на каждую страницу таблицы. 

Использовать разрывы страниц

Если ваш документ занимает больше, чем один лист бумаги, рекомендуется использовать разрывы страниц, чтобы точно понять, какие данные должны быть в конкретном месте. Когда вы вставляете разрыв страницы в таблицу, все ниже него перемещается на следующую страницу. Это удобно, потому что позволяет разбить данные таким образом, каким человек хочет.

Если следовать этим рекомендациям, то можно значительно упростить чтение документов Excel, напечатанных на листе бумаги.

Печать таблиц Excel – один из лучших способов обмена данными. Вы также можете использовать этот метод для хранения важных документов в вашем офисе. Форматирование электронных таблиц перед печатью необходимо для хорошего качества печати.

Вы можете отформатировать контент с помощью настроек «Макет страницы» и «Просмотр ленты». Эти настройки ленты позволят вам увидеть, как будет выглядеть напечатанный лист.

Вы можете настраивать поля, изменять разрывы страниц, вносить быстрые изменения и печатать выбранные ячейки, используя различные настройки для печати документов в правильном формате.

Часто используемые основные параметры печати

Прежде чем перейти к объяснению более сложного форматирования макета печатного листа, давайте сначала кратко обсудим обычно используемые основные параметры печати.

Во время печати из меню «Файл» вы можете контролировать, сколько копий вы хотите напечатать, выбрать тип принтера, установить активное количество листов для печати, изменить ориентацию документа, отрегулировать поля и масштабировать распечатку, чтобы она соответствовала реальной странице. размер. С правой стороны вы можете предварительно просмотреть то, что собираетесь распечатать.

Внизу правого угла есть два поля, позволяющих отображать или скрывать поля. Вы также можете увеличивать или уменьшать масштаб, чтобы лучше рассмотреть предварительный просмотр, оставаясь в том же окне.

Ссылка на настройку страницы, расположенная под настройками печати, дает вам возможность индивидуально изменять поля на каждой из четырех сторон. Вы также можете добавить верхние и нижние колонтитулы на лист Excel, чтобы задать имя своей книги.

За исключением этого, с этими базовыми настройками никакие другие средства управления контентом недоступны.

Другие виды для предварительного просмотра печатных листов:

При печати листов из меню файла предварительный просмотр не детализирован, особенно большие листы с большим количеством столбцов. Вы можете более подробно изучить печатный лист, перейдя в режим макета страницы на ленте «Просмотр».

Представление макета страницы позволяет вам увидеть, как будет печататься страница, и, если есть несколько страниц, вы можете увидеть их все одновременно, чтобы сравнить данные рядом.

Это, вероятно, лучший способ определить, можно ли распечатать всю страницу на одной странице или нет. Excel перенесет несколько строк на вторую страницу, если не сможет исправить слишком много строк на одном листе.

Кроме того, вы можете увеличивать и уменьшать масштаб для более четкого просмотра данных, которых нет в окне предварительного просмотра, отображаемом в меню «Файл».

Еще одно важное преимущество, которое вы можете получить в этом представлении, – это внесение изменений в отдельные ячейки в режиме реального времени. У вас есть доступ ко всем командам и параметрам, которые обычно есть при работе с листами в этом представлении.

Поэтому, глядя на то, как он будет печатать лист, вы можете выделить любой текст жирным шрифтом, удалить его или заменить одним нажатием клавиши.

Предварительный просмотр разрыва страницы на ленте просмотра

Это представление позволяет вам видеть разрывы страниц в вашей электронной таблице. При желании вы можете настроить разрывы страниц, просто перетаскивая их мышью.

Цвет по умолчанию для разрывов страниц – синий. Помните, что разрывы страниц можно размещать где угодно между любой строкой, независимо от того, сколько строк доступно на листе Excel.

Однако, отрегулировав разрыв страницы, вы можете установить все на одной странице, не переходя на вторую страницу. Таким образом, это помогает получить печать всего рабочего листа на одной странице.

Настройки вкладки «Макет страницы»:

Вы можете настроить поля, ориентацию и размер страницы так же, как и в основных настройках предварительного просмотра на вкладке макета страницы.

Однако только отсюда вы можете получить доступ к некоторым другим параметрам, таким как Область печати, Фон, настройка разрывов страниц и заголовков печати, а также некоторые другие незначительные настройки.

Выбор ячеек для печати:

По умолчанию Excel печатает только активные строки в электронной таблице. Это означает, что он обнаруживает последние активные ячейки в электронной таблице и печатает данные, начиная с A1 до последней активной ячейки.

Таким образом, Excel будет автоматически печатать активные ячейки на листе, не требуя от вас выбора конкретной ячейки. Иногда вам может потребоваться распечатать только определенные ячейки, а не весь рабочий лист. Вы также можете сделать это за несколько простых шагов.

Допустим, вы хотите распечатать данные, начиная с ячейки A1 до D7. Выполните следующие действия, чтобы распечатать желаемый диапазон ячеек из всей книги.

1. Выберите диапазон ячеек от A1 до D7 .

2. Перейдите в область печати на ленте макета страницы .

3. Нажмите « Установить область печати» , и Excel покажет вам предварительный просмотр с пунктирной линией вокруг выбранных вами записей.

Если вы распечатываете электронную таблицу из меню «Файл», в предварительном просмотре будет отображаться только выбранная информация.

Точно так же вы можете установить более одной области печати, и Excel позволит вам распечатать их на отдельных листах.

Печать нескольких копий одного документа:

С подборкой и без подборки – это два разных способа печати нескольких копий одной и той же книги с множеством страниц.

Давайте возьмем пример печати книги из 30 страниц, чтобы кратко обсудить оба способа.

1. С подборкой: при использовании этой опции печати Excel печатает документы тремя наборами, начиная со страниц с 1 по 30. Впервые вы получите распечатку всех 30 страниц. После этого он снова печатает документ от начала до конца, а затем делает это в третий раз.
2. Без подборки: в стиле печати без подборки Excel будет печатать каждую страницу три раза перед переходом к следующей странице. Это означает, что он будет печатать первую страницу трижды, прежде чем печатать вторую страницу трижды. То же самое и с остальными страницами документа.

Если вы хотите напечатать только несколько страниц из всей книги, вы можете отфильтровать номера страниц в настройках меню «Файл», а затем распечатать их, используя вариант печати с подборкой или без подборки.

Ctrl + P перенесет вас в окно печати в меню «Файл», чтобы вы могли мгновенно распечатать документ. Это также применимо при печати выборочных записей.

Сделайте печать более простой и точной:

Если вы печатаете электронные таблицы почти каждый день в офисе, школе или на рабочем месте, вкладки «Просмотр» и «Макет страницы» позволяют вам вносить окончательные изменения в данные перед печатью.

Правильное форматирование данных сэкономит ваше время и усилия, поскольку не будет печатать неправильный формат.