Практическое занятие № 2.
Тема: «Основы работы в табличном
процессоре Microsoft Excel».
Цель работы: закрепить теоретические знания по работе в табличном процессоре
Microsoft Excel. Изучить средства представления графической информации в Microsoft Excel. Получить навыки использования
статических функций.
План
проведения занятия:
- Самостоятельное изучение
теоретических сведений по теме. - Практическое выполнение
заданий в Microsoft Excel.
Краткие теоретические сведения:
Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для
ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для
анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде
отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую
книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы
можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую.
Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением
«xls».
Вплоть до версии 4.0 программа Exсel представляла собой
фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства
работы.
Каков же состав основных компонентов Excel 2003? Основной
программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется
обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля
появилось множество интересных функций: контроль допустимости вводимых
значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок,
вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель формул и
возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно
упрощают ввод и редактирование формул.
Имеются возможности для создания презентационной графики,
для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых
значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы
различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно
расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал
возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.
Программное обеспечение, называемое системой обработки
электронных таблиц, или табличным процессором, позволяет автоматизировать
рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися
исходными данными. Документ Excel называется рабочей книгой. Она состоит из
набора рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название и табличную структуру
он может содержать одну или несколько таблиц. Рабочий лист состоит из строк
(от 1 до 65536) и столбцов (до 256).
В ячейки электронной таблицы можно вносить различную
информацию: текст, числа и формулы, она является минимальной структурной
единицей.
Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как
правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти
данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек.
В ячейки с вычисляемыми значениями заносятся формулы для вычислений.
Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам.
При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех
ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.
Современные табличные процессоры, к которым относиться и
Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:
§ работа
с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
§ задание
в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях
исходных данных;
§ построение
диаграмм по данным таблиц;
§ большой
набор встроенных функций;
§ автоматическое
заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т. п.);
§ возможность
работы с внешними базами данных; управление параметрами текста; вывод таблиц на
печать;
§ возможность
создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
§ проверка
орфографии;
§ поиск,
сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной
таблицы в качестве простейшей базы данных.
Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица
позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень
эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во
всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за
изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный
процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе
которых можно выбрать наиболее приемлемое.
Все эти качества позволяют считать табличный процессор
обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.
Графический интерфейс программы Microsoft Excel 2000. На рис. 2.1 изображен
общий вид окна программы Microsoft Excel 2000.
Рис. 2.1. Окно Microsoft Excel.
Объекты интерфейса
Рабочим полем программы является таблица, состоящая из
строк и столбцов. Во время работы с программой таблица хранится в оперативной
памяти. Для просмотра части электронной таблицы служит область листа,
включающая ячейки, заголовки строк и столбцов, полосы прокрутки и ярлыки
листов.
Для управления работой табличного процессора, как и везде в
Windows, используется меню команд. Для выдачи информации о текущей ячейке
служит строка состояния.
Строка формул (иногда ее называют строкой ввода)
предназначена для индикации данных, которые пользователь набирает перед вводом
в ячейку таблицы.
Excel позволяет работать с так называемой рабочей книгой
(совокупностью таблиц). Переключения между листами этой книги можно
осуществлять при помощи специальных ярлыков.
Возможные типы диаграмм которые можно построить в MS
Excel:
1) Гистограммы
2) Линейчатые диаграммы
3) Графики
4) Круговые диаграммы
5) Точечные диаграммы
6) Диаграмма с областями
7) Кольцевые диаграммы
Лепестковые диаграммы
9) Поверхностные диаграммы
10) Пузырьковые
диаграммы
11) Биржевые
диаграммы
12) Цилиндрические,
конические и пирамидальные диаграммы
Задания к
выполнению:
1.
Создадим новую книгу Excel. «Пуск» – «Все программы» –
«Microsoft Office» – «Microsoft
Excel 2003» (рис. 2.1).
2.
Для изучения работы табличного процессора MS Excel
необходимо освоить ввод данных в таблицу. В качестве первой ячейки следует
принимать А1 (рис. 2.1). Данные перенести из таблицы 1.
Таблица
1. Данные для выполнения операций ввода и проведение подсчетов.
|
Факсы |
Цена, руб. |
|
Факс Brother |
3850 |
|
Факс |
4850 |
|
Факс Brother |
4490 |
|
Факс |
7850 |
|
Факс Panasonic |
7850 |
|
Факс |
4850 |
|
Факс Panasonic |
5690 |
|
Телефоны |
Цена, руб. |
|
Телефон teXet |
490 |
|
Телефон |
380 |
|
Телефон teXet |
490 |
|
Телефон |
279 |
|
Телефон teXet |
580 |
|
Радиотелефон |
890 |
|
Радиотелефон |
1499 |
|
Радиотелефон |
1299 |
|
Радиотелефон |
1990 |
|
Радиотелефон |
1650 |
|
Радиотелефон |
1690 |
|
Радиотелефон |
1590 |
|
Радиотелефон |
2650 |
|
Радиотелефон |
1890 |
|
Радиотелефон |
2650 |
|
Радиотелефон |
1350 |
|
Радиотелефон teXet |
1290 |
|
Радиотелефон |
2199 |
|
Радиотелефон VOXTEL |
950 |
|
Копировальные аппараты |
Цена, руб. |
|
Копировальный |
8350 |
|
Копировальный |
10999 |
2.
Проведем подсчет стоимости каждой позиции за 55 шт. Для этого необходимо
сделать активным ячейку С1.
3.
Далее необходимо записать формулу. Переведем курсор в строку формул(смотри на
рис. 2.2, отметка 1) записываем: = B2 * 55. Для выполнения
действия нажимаем Enter. Результат смотри на рис. 5.
Рис.2.2. Результат подсчета
Для ускорения подсчета по остальным позициям достаточно
вытянуть рамку выделения ячейки вниз (смотри на рис. 2.2, отметка 2)
4. Выполним подсчет стоимости по группам. Для этого
необходимо узнать общую стоимость по каждой из групп товаров, для этого можно
складывать каждую из ячеек, но гораздо рациональнее воспользоваться встроенными
функциями Microsoft Excel.
5. Для выполнения будем использовать операцию суммирования.
Синтаксис
команды в строке формулы:
= СУММ(адрес 1 ячейки; адрес 2 ячейки) –
сложение двух чисел
= СУММ(адрес 1 ячейки: адрес 2 ячейки) –
сложение значений ячеек входящих в диапазон. Например от А1 до А5 — = СУММ
(А1:А5).
6. Результат выведем в сводный отчет первая ячейка А35
(рис. 2.3).
Рис. 2.3. Подсчет стоимости по группам
7. В ячейке B35 пишем формулу = СУММ(B2:B8). Остальные пункты выполнить
аналогично.
8. Вывести общую
сумму по всем позициям самостоятельно. Конечный результат работы на рис2.4.
Самостоятельное
задание. Вывести в столбце D
средние значения по каждой группе товаров.
Рис. 2.4. Результат выполненной работы
9. Далее потренируемся в графическом
представлении данных, а именно построении диаграмм. Для построения диаграммы,
для начала следует выбрать данные, по которым она будет построена в
нашем случае, имеем сводные данные по группам товаров.
10. Выдели диапазон значений от А35 до
В37. Нажмем «Вставка» — «Диаграмма» (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Мастер диаграмм (шаг 1)
11. Гистограмма самый
универсальный способ представления данных, используем её в качестве примера,
нажимаем «Далее» (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Мастер диаграмм (шаг 2)
12. Диапазон значений
уже указан, отмечаем, что значения расположены в строках, Нажимаем «Далее»
(рис. 2.7).
Рис. 2.7. Мастер диаграмм (шаг 3)
13. В следующем окне можно настроить множество параметров,
размещение легенды или её отсутствие, указать значения столбцов, открыть и
скрыть сетку измерений и др. Мы ни чего не меняем, оставим всё как есть,
нажимаем «Далее».
14. В последнем окне мастер уточняет, хотим мы разместить
диаграмму на новом листе, или в том же листе, где и таблица с данными для её
построения. Выбираем отдельный лист, называние «Гистограмма»
15. Выполнить самостоятельно. Постройте круговую объемную
диаграмму, указать значение долей диаграммы, а так же указать имена категорий.
Разместить на отдельном листе, название «Круговая».
Контрольные
вопросы:
1. Что такое Microsoft
Excel: функции, применение.
2. Какие типы
стандартных диаграмм может использовать Microsoft Excel?
Какие не стандартные диаграммы вы знаете?
3.Назначение
и краткая характеристика электронных таблиц. Основные понятия и типы данных.
4.
Основные функции табличного процессора Excel. Ключевые понятия.
5.
Обработка базы данных (списка) в табличном процессоре Excel.
6.Основные
правила создания базы данных (списка) на рабочем листе табличного процессора Excel.
Основой табличных процессоров являются
электронные таблицы (ЭТ), главное
достоинство которых заключается в
возможности мгновенного автоматического
пересчета всех данных, связанных
формульными зависимостями. Это значительно
облегчает работу пользователя при
работе с математическими, научно-техническими
и экономическими задачами: проведение
расчетов над большими массивами данных,
автоматизация итоговых вычислений,
обработка результатов измерительных
экспериментов, построение на их основе
графиков и диаграмм.
Программа Excel(«превосходить», англ.), входящая
в пакет приложенийMicrosoft
Office, получила
наибольшее применение среди других
табличных процессоров. Она поддерживает
технологиюOLE, а также
использует системный буферWindowsдля вставки текстовых, табличных или
графических объектов.
В данной главе рассматривается одна из
последних версий Excel
ХР (2002)и ее основные функциональные
возможности, такие как применение
математических формул для вычислений,
копирование и размножение формул,
форматирование таблиц, создание
простейших баз данных, сортировка и
фильтрация данных, подведение общих и
промежуточных итогов, создание сводных
таблиц, графиков и диаграмм и др.
2.1. Основы работы с табличным процессором ms Excel
2.1.1. Запуск программы
Запуск программы Excelможно осуществить тремя способами:
-
через
главное меню путем выбора пункта
Microsoft Excelили пункта Программы/Microsoft
Excel; -
с
рабочего стола двойным щелчком по
ярлыку, созданному для Microsoft
Excel; -
с
панели Microsoft Office(если она отображена) выбором кнопкиMicrosoft Excel.
В результате открывается окно программы
Excel(рис. 2.1.1) и табличный
процессор по умолчанию предлагает
начать создание нового документа под
условным названиемКнига1.
!! Запустите программу Microsoft
Excel и
ознакомьтесь с внешним видом ее окна.
Рис.
2.1.1. Окно программы
Основные приемы создания, загрузки и
сохранения документов Excelаналогичны приемам, используемым в
приложенияхMicrosoftOfficeXP. Файлы документов,
созданных с помощью табличного процессораExcel, имеют стандартное
расширение.xls.
!! Сохраните файл с рабочей книгой
под произвольным именем в папке С:Мои
документы.
2.1.2. Окно программы Excel
Окно программы Excelсодержит
все стандартные элементы, присущие окну
приложенияWindows(заголовок,
оконное меню, панели инструментов и
др.). Кроме того, в окнеExcelимеется строка формул, которая
располагается ниже панелей инструментов
и включает поле имени активной ячейки,
кнопки для управления процессом ввода
(редактирования формулы) и поле для
ввода и редактирования (рис. 2.1.2).
Рис.
2.1.2. Строка формул
!! Ознакомьтесь с составом команд
меню окна, а также с функциональным
назначением кнопок панелей инструментов
и строки формул (подсказки), медленно
перемещая по ним курсор мыши.
В центре окна располагается рабочее
полеExcel, которое
представляет собой электронную таблицу,
состоящую из 256 столбцов (колонок) и
65536 строк. Столбцы обозначаются буквами
латинского алфавита, при этом после
столбцаZследуют
столбцыAA,AB,AC, …BA,BB, …IV.
На экране видна небольшая часть
электронной таблицы. Для просмотра всей
таблицы обычно используются полосы
прокрутки.
Внизу окна находится строка состояния,
в которой высвечиваются режимы работы
табличного процессора, выводится
дополнительная информация и находится
поле для автовычислений. Табличный
процессорExcelможет иметь
несколько режимов работы, наиболее
важные из них:
-
режим готовности– в строке
состояния появляется индикаторГотово; -
режим ввода данных– в строке
состояния появляется индикаторВвод; -
режим редактирования– в строке
состояния появляется индикаторПравка; -
командный режим – в строке
состояния появляются подсказки.
Excelявляется многооконной
программой, т.е. позволяет открывать
несколько документов. Для активизации
любого из открытых документов необходимо
в оконном менюОкно выбрать пункт
с требуемым файлом или нажать
соответствующую кнопку на панели задач.
!! Создайте еще один новый документ
и сохраните его. Он должен иметь имя
Книга 2.xls. Затем
откройте меню Окно и убедитесь в наличии
поля с названиями созданных файлов.
!! Откройте первый созданный файл
выбором соответствующего пункта меню
Окно.
Урок – презентация на тему:
« MS Excel : основы работы»
Основы работы с табличным процессором
- Назначение и области применения табличных процессоров
- История и тенденции развития
- Основные понятия
- Знакомство с табличным процессором MS Excel
- Запуск MS Excel
- Знакомство с экраном MS Excel
- Стандартная панель и панель форматирования
- Другие элементы окна Microsoft Excel
- Работа с листами и книгами
Назначение и области применения табличных процессоров
Практически в любой области деятельности человека, особенно при решении планово-экономических задач, бухгалтерском и банковском учете и т.п. возникает необходимость представлять данные в виде таблиц.
Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме.
Табличные процессоры обеспечивают:
- ввод, хранение и корректировка данных;
- оформление и печать электронных таблиц;
- дружественный интерфейс и т.д.
Современные табличные процессоры реализуют целый ряд дополнительных функций:
- возможность работы в локальной сети;
- возможность работы с трехмерной организацией электронных таблиц;
- разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.
История и тенденции развития
Идея создания таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc .
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. И становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств.
Следующий шаг – появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.
Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать вы широком круге экономических и других приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.
Основные понятия
Электронная таблица – автоматизированный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой находятся либо данные, либо результаты расчета по формулам.
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита.
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.
Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка.
Ссылка – указание адреса ячейки.
Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки, столбца, а также последовательности строк и столбцов.
Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие или две точки подряд.
Знакомство с табличным процессором MS Excel
Табличный процессор MS Excel используется для обработки данных.
Обработка включает в себя:
- проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функции и формул;
- исследование влияния различных факторов на данные;
- решение задач оптимизации;
- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
- построение графиков и диаграмм;
- статистический анализ данных.
Запуск MS Excel
При запуске MS Excel на экране появляется рабочая книга «Книга 1» содержащая 16 рабочих листов.
Каждый лист представляет собой таблицу.
В этих таблицах вы можете хранить данные с которыми будете работать.
Способы з апуска MS Excel
1) Пуск — программы – Microsoft Office – Microsoft Excel.
2) В главном меню нажмите мышью на «Создать документ» Microsoft Office , а на панели Microsoft Office – пиктограмму «Создать документ».
На экране появляется окно диалога «Создание документа». Для запуска MS Excel дважды нажмите мышью пиктограмму «Новая книга»
3) Двойной щелчок левой кнопкой мыши по ярлыку с программой.
Экран MS Excel
Строка заголовка
Панель стандартная
Строка основного меню
Панель форматирования
Заголовки столбцов
Заголовки строк
Полосы прокрутки
Строка состояния
Экран MS Excel
Кнопки ввода,
отмены и
мастера функций
Строка формул
Поле имени
Ярлычок листа
Маркер разбиения ярлычков
Кнопки прокрутки ярлычков
Панели инструментов
Панели инструментов можно расположить друг за другом в одной строке. Например, при первом запуске приложения Microsoft Office панель инструментов Стандартная располагается рядом с панелью инструментов Форматирования .
При размещении в одной строке нескольких панелей инструментов может не хватать места для отображения всех кнопок. В этом случае отображаются наиболее часто используемые кнопки.
Панель Форматирования
Стандартная панель
Стандартная панель
Панель форматирования
служит для выполнение таких операций как : сохранение, открытие, создание нового документа и т.д .
служит для работы с текстом например выравнивание по центру, по правому и по левому краю, для изменения шрифта и стиля написания текста.
Строка основного меню
Она включает в себя несколько пунктов меню:
файл – для открытия, сохранения, закрытия, печати документов и т.д.;
правка – служит для отмены ввода, повторного ввода, вырезания копирования документов или отдельных предложений;
вид – служит для вывода на экран разных панелей, а так же разметки страниц, вывода области задач и т.д.;
вставка – служит для вставки столбцов, строк , диаграмм и т.д.;
формат – служит для форматирования текста;
сервис – служит для проверки орфографии, защиты, настроек и т.д.;
данные – служит для сортировки, фильтра, проверки данных и т.д.;
окно – служит для работы с окном; справка для показа справки о документе или самой программе.
Заголовки столбцов
Заголовки строк
Полосы прокрутки
Строка состояния
Заголовки строк и столбцов необходимы для поиска нужной ячейки.
Строка состояния показывает состояния документа.
Полосы прокрутки служат для прокрутки документа вверх – вниз, вправо – влево.
Кнопки ввода,
отмены и
мастера функций
Строка формул
Поле имени
Ярлычок листа
Маркер разбиения ярлычков
Кнопки прокрутки ярлычков
Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах.
Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя ячейки или интервала ячеек.
Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги.
Работа с листами и книгами
- Создание новой рабочей книги (меню файл – создать или через кнопку на стандартной панели инструментов ).
- Сохранение рабочей книги (меню файл – сохранить).
- Открытие имеющейся книги (меню файл – открыть).
- Защита книги (листа) паролем (команда «защита» из меню сервис).
- Переименование листа (двойной щелчок по названию листа).
- Задание цвета ярлыка листа.
- Сортировка листов (меню данные – сортировка).
- Вставка новых листов (вставка – лист)
- Вставка новых строк (выделить строку и щелкнуть правой кнопкой – добавить).
- Изменение количества листов в книге (меню «сервис», команда «параметры», установить переключатель в поле «листов в новой книге»).
Итоговый слайд
- Основы работы с табличным процессором
- Назначение и области применения табличных процессоров
- История и тенденции развития
- Основные понятия
- Знакомство с табличным процессором MS Excel
- Запуск MS Excel
- Способы запуска MS Excel
- Экран MS Excel
- Панели инструментов
- Строка основного меню
- Работа с листами и книгами
Если текстовым редактором Word с грехом пополам владеет большая часть пользователей компьютеров, то с не менее знаменитым табличным процессором дела обстоят не столь радужно. Многие просто не видят, каким образом можно использовать эту программу для повседневных нужд, пока не столкнутся с необходимостью выполнять расчёты на больших выборках данных.
Но и здесь имеются проблемы: не поняв без посторонней помощи принципы работы Excel, пользователи бросают это занятие и больше к нему не возвращаются.
Сегодняшняя статься предназначена для обеих категорий населения: простые пошаговые инструкции позволят начать практическое освоение программы. Ведь, на самом деле, Excel позволяет не только выполнять расчёты в табличном представлении – приложение можно использовать для составления диаграмм, многофакторных графиков, подробных отчётов.
Да, таблицы в Word и Excel – это совершенно разные вещи, но на самом деле работать с табличными данными вовсе не сложно. И для этого совсем не обязательно быть программистом.
Начало работы
Практика – лучший способ получить базовые навыки в любой профессии. Табличный процессор от Microsoft не является исключением. Это весьма полезное приложение, применимое в самых разных областях деятельности, позволяющее организовать быстрые вычисления вне зависимости от количества исходных данных.
Освоив Excel, вы вряд ли станете экспертом по реляционным базам данных, но полученных навыков окажется вполне достаточно для получения статуса «уверенный пользователь». А это не только моральное удовлетворение и способ похвастаться перед друзьями, но и небольшой плюсик к вашему резюме.
Итак, для начала давайте ознакомимся с основными терминами, касающимися Excel:
- таблица – это двумерное представление наборов чисел или иных значений, размещённых в строках и столбцах. Нумерация строк – числовая, от 1 и далее до бесконечности. Для столбцов принято использовать буквы латинского алфавита, причём, если нужно больше 26 столбцов, то после Z будут идти индексы АА, АВ и так далее;
- таким образом, каждая ячейка, расположенная на пересечении столбца и строки, будет иметь уникальный адрес типа А1 или С10. Когда мы будем работать с табличными данными, обращение к ячейкам будет производиться по их адресам, вернее – по диапазонам адресов (например, А1:А65, разделителем здесь является двоеточие). В Excel табличный курсор привязывается не к отдельным символам, а к ячейке в целом – это упрощает манипулирование данными. Это означает, что с помощью курсора вы можете перемещаться по таблице, но не внутри ячейки – для этого имеются другие инструменты;
- под рабочим листом в Excel понимают конкретную таблицу с набором данных и формулами для вычислений;
- рабочая книга – это файл с расширением xls, в котором может содержаться один или несколько рабочих листов, то есть это может быть набор связанных таблиц;
- работать можно не только с отдельными ячейками или диапазонами, но и с их совокупностью. Отдельные элементы списка разделяются точкой с запятой (В2;В5:В12);
- с помощью такой индексации можно выделять отдельные строки, столбцы или прямоугольные области;
- с объектами таблицы можно производить различные манипуляции (копирование, перемещение, форматирование, удаление).
Как работать в программе Excel: пособие для начинающих
Итак, мы получили некий минимум теоретических сведений, позволяющих приступить к практической части. А теперь рассмотрим, как работать в Excel. Разумеется, после запуска программы нам нужно создать таблицу. Сделать это можно разными способами, выбор которых осуществляется с учётом ваших предпочтений и стоящих перед вами задач.
Изначально мы имеем пустую таблицу, но уже разбитую на ячейки, с пронумерованными строками и столбцами. Если распечатать такую таблицу, получим чистый лист, без рамок и границ.
Давайте разберёмся, как работать с элементами таблицы – стройками, столбцами и отдельными ячейками.
Как выделить столбец/строку
Для выделения столбца необходимо щёлкнуть кнопкой мыши по его наименованию, представленному латинской буквой или комбинацией букв.
Соответственно, для выделения строки нужно щелкнуть мышкой по цифре, соотносящейся с нужной строкой.
Для выделения диапазона строк или столбцов действуем следующим образом:
- щёлкаем правой кнопкой по первому индексу (буква или цифра), при этом строка/столбец выделится;
- отпускаем кнопку и ставим курсор на второй индекс;
- при нажатой Shift щёлкаем ПКМ на второй цифре/букве – выделенной станет соответствующая прямоугольная область.
Выделение строк с помощью горячих клавиш производится комбинацией Shift+Пробел, для выделения столбца устанавливаем курсор в нужную ячейку и жмём Ctrl+Пробел.
Изменение границ ячеек
Пользователи, пробующие самостоятельно научиться пользоваться программой Excel, часто сталкиваются с ситуацией, когда в ячейку вносится содержимое, превышающее её размеры. Это особенно неудобно, если там содержится длинный текст. Расширить правую границу ячейки можно двумя способами:
- вручную, кликнув левой кнопкой мыши по правой границе на строке с индексами и, удерживая её нажатой, передвинуть границу на нужное расстояние;
- есть и более простой способ: дважды щёлкнуть мышью по границе, и программа самостоятельно расширит длину ячейки (опять же на строке с буквами-индексами).
Для увеличения высоты строки можно нажать на панели инструментов кнопку «Перенос текста», или потянуть мышкой за границу на панели цифр-индексов.
С помощью кнопки «Распределение по вертикали» можно отобразить не помещающийся в ячейку текст в несколько строк.
Отмена внесенных изменений производится стандартным способом, с помощью кнопки «Отмена» или комбинации CTRL+Z. Желательно такие откаты делать сразу – потом это может и не сработать.
Если требуется отметить форматирование строк, можно воспользоваться вкладкой «Формат», в которой выбрать пункт «Автоподбор высоты строки».
Для отмены изменений размеров столбцов в той же вкладке «Формат» следует выбрать пункт «Ширина по умолчанию» — запоминаем стоящую здесь цифру, затем выделяем ту ячейку, границы которой были изменены и их нужно «вернуть». Теперь заходим в пункт «Ширина столбца» и вводим записанный на предыдущем шаге показатель по умолчанию.
Как вставить столбец/строку
Как обычно, вставку строки или столбца можно производить двумя способами, через вызов контекстного меню мышкой или с помощью горячих клавиш. В первом случае кликаем ПКМ на ячейке, которую необходимо сдвинуть, и в появившемся меню выбираем пункт «Добавить ячейки». Откроется стандартное окно, в котором можно задать, что именно вы хотите добавить, и будет указано, где произойдёт расширение (столбцы добавляются слева от текущей ячейки, строки – сверху).
Это же окно можно вызвать комбинацией CTRL+SHIFT+«=».
Столь подробное описание, как пользоваться программой Excel, несомненно, пригодится чайникам, то есть новичкам, ведь все эти манипуляции востребованы очень часто.
Пошаговое создание таблицы, вставка формул
Обычно в первой верхней строке с индексом 1 присутствуют наименования полей, или столбцов, а в строках вносятся отдельные записи. Поэтому первый шаг создания таблицы заключается в проставлении наименований столбцов (например, «Наименование товара», «Номер накладной», «Покупатель», «Количество», «Цена», «Сумма»).
После этого тоже вручную вносим данные по таблице. Возможно, в первом или третьем столбце нам придётся раздвигать границы – как это сделать/, мы уже знаем.
Теперь поговорим о вычисляемых значениях. В нашем случае это столбец «Сумма», который равен умножению количества на цену. В нашем случае столбец «Сумма» имеет букву F, столбцы «Количество» и «Цена» – D и E соответственно.
Итак, ставим курсор в ячейку F2 и набираем символ «=». Это означает, что в отношении всех ячеек в столбце F будут произведены вычисления согласно некоей формуле.
Чтобы ввести саму формулу, выделяем ячейку D2, жмём символ умножения, выделяем ячейку E2, жмём Enter. В результате в ячейке D2 появится число, равное произведению цены на количество. Чтобы формула работала для всех строк таблицы, цепляем мышкой в ячейке D2 левый нижний угол (при наведении на него появится маленький крестик) и тащим его вниз до конца. В итоге формула будет работать для всех ячеек, но со своим набором данных, взятым в той же строке.
Если нам нужно распечатать таблицу, то для придания читабельного вида строки и столбцы нужно ограничить сеткой. Для этого выделяем участок таблицы с данными, включая строку с наименованиями столбцов, выбираем вкладку «Границы» (она расположена в меню «Шрифт») и жмём на символе окошка с надписью «Все границы».
Вкладка «Шрифт» позволяет форматировать шрифты по тому же принципу, ВТО и в Word. Так, шапку лучше оформить жирным начертанием, текстовые столбцы лучше выравнивать по левому краю, а числа – центрировать. Итак, вы получили первые навыки, как работать в Excel. Перейдём теперь к рассмотрению других возможностей табличного процессора.
Как работать с таблицей Excel – руководство для чайников
Мы рассмотрели простейший пример табличных вычислений, в котором функция умножения вводилась вручную не совсем удобным способом.
Создание таблиц можно упростить, если воспользоваться инструментом под названием «Конструктор».
Он позволяет присвоить таблице имя, задать её размер, можно использовать готовые шаблоны, менять стили, есть возможность создания достаточно сложных отчётов.
Многие новички не могут понять, как скорректировать введённое в ячейку значение. При клике на ячейку, подлежащую изменению, и попытке ввода символов старое значение пропадает, и приходится всё вводить сначала. На самом деле значение ячейки при клике по ней появляется в статусной строке, расположенной под меню, и именно там и нужно редактировать её содержимое.
При вводе в ячейки одинаковых значений Excel проявляет интеллект, как поисковые системы – достаточно набрать несколько символов из предыдущей строки, чтобы её содержимое появилось в текущей – останется только нажать Enter или опуститься на строку ниже.
Синтаксис функций в Excel
Чтобы подсчитать итоги по столбцу (в нашем случае – общую сумму проданных товаров), необходимо поставить курсор в ячейку, в которой доложен находиться итог, и нажать кнопку «Автосумма» – как видим, ничего сложного, быстро и эффективно. Того же результата можно добиться, нажав комбинацию ALT+»=».
Ввод формул легче производить в статусной строке. Как только мы нажимаем в ячейке знак «=», он появляется и в ней, а слева от него имеется стрелка. Нажав на неё, мы получим список доступных функций, которые разбиты по категориям (математические, логические, финансовые, работа с текстом и т.д.). Каждая из функций имеет свой набор аргументов, которые нужно будет ввести. Функции могут быть вложенными, при выборе любой функции появится окошко с её кратким описанием, а после нажатия Ок – окно с необходимыми аргументами.
После завершения работы при выходе из программы она спросит, нужно ли сохранять внесённые вами изменения и предложит ввести имя файла.
Надеемся, приведённых здесь сведений достаточно для составления несложных таблиц. По мере освоения пакета Microsoft Excel вы будете узнавать новые его возможности, но мы утверждаем, что профессиональное изучение табличного процессора вам вряд ли потребуется. В сети и на книжных полках можно встретить книги и руководства из серии «Для чайников» по Excel на тысячи страниц. Сможете ли вы их осилить в полном объёме? Сомнительно. Тем более, что большинство возможностей пакета вам не потребуется. В любом случае мы будем рады ответить на ваши вопросы, касающиеся освоения самого известного табличного редактора.
Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.
Электронная таблица Microsoft Excel
Основные элементы интерфейса окна Excel
Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.
Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.
Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.
Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».
Режим работы Excel
Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:
- режим готовности;
- режим ввода данных;
- командный режим;
- режим редактирования.
При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества
В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.
Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.
Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.
Формулы в Excel
Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.
Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.
Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:
- возведение в степень (знак ^)
- процент (знак %).
Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.
Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».
Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц
Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.
Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.
В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.