Основы работы с документами microsoft word

Основы работы с документами в Microsoft Word

В этом подразделе рассмотрены следующие темы:

• открытие документов;

• сохранение документов;

• восстановление документов после сбоя;

• работа с несколькими документами одновременно.

Во время работы с несколькими документами переключаться между ними при помощи кнопок группы Окно вкладки Вид или при помощи кнопок на Панели задач неудобно, так как приходится использовать мышь. Существует ли другой способ?

Между документами Word можно переключаться с помощью сочетания клавиш Ctrl+F6.

Можно ли увидеть на экране две части большого документа одновременно?

Чтобы увидеть на экране одновременно две части документа, щелкните на кнопке Разделить, которая находится в группе Окно на вкладке Вид. На экране появится линия разбивки, положение которой можно установить щелчком кнопки мыши (рис. 11.22).

Рис. 11.22. Разделение документа на экране

В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разделение больше не будет нужно, щелкните на кнопке Снять разделение, которая появится вместо кнопки Разделить, или просто установите указатель на линию разбивки и дважды щелкните кнопкой мыши.

Всегда открывал документ, с которым работаю, при помощи меню Пуск ? Документы. Но сегодня не обнаружил его там. Куда он пропал?

В папке Документы хранятся файлы, к которым пользователь обращался недавно. Ваш документ мог исчезнуть из меню Пуск по следующим причинам.

• Если какой-то пользователь открывал другие файлы, ваш документ не вошел в число последних открытых файлов, и ссылка на него была удалена из папки. В этом случае вы увидите в папке ссылки на другие файлы.

• Папку Документы могли очистить для увеличения свободного места на жестком диске. В этом случае вы не увидите в ней никаких файлов.

В любом случае вы можете открыть документ одним из следующих способов:

• при помощи Проводника или любой другой программы работы с файлами, дважды щелкнув кнопкой мыши на названии нужного файла;

• двойным щелчком кнопки мыши из окна открытия, которое появляется при выполнении команды Открыть меню кнопки Office.

Если вы не знаете, где на жестком диске находится ваш документ, то попробуйте щелкнуть на кнопке Office для вызова ее меню. Возможно, ваш документ есть в списке документов, которые открывались в программе последними.

Если нужный вам документ отсутствует в списке и вы не можете вспомнить, где он находится на жестком диске, воспользуйтесь поиском документов Windows. Для этого сделайте следующее.

1. Выполните команду Пуск ? Найти ? Файлы и папки.

2. Введите название файла в окне поиска.

3. Нажмите кнопку Поиск.

Я обычно сохраняю файлы в формате RTF. Каждый раз при сохранении приходится менять расширение в списке Тип файла. Можно ли установить расширение сохранения по умолчанию отличное от DOCX?

Чтобы установить другое расширение файла при сохранении по умолчанию, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).

2. Перейдите в раздел Сохранение.

3. В списке Сохранять файлы в следующем формате области Сохранение документов выберите нужный формат (рис. 11.23).

Рис. 11.23. Выбор формата сохранения документов по умолчанию

4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

Таким же образом можно выбрать для сохранения по умолчанию формат Word 97–2003.

Хочу сохранить файл в формате, отличном от DOCX, однако, при раскрытии списка Тип файла диалогового окна Сохранить как нужное мне расширение не отображается. Что делать?

Скорее всего, нужный вам тип файлов не отображается в списке потому, что при установке Microsoft Office не были инсталлированы текстовые конвертеры. Необходимо установить компонент Конвертеры и фильтры, который входит в состав Общих средств Office. Для этого сделайте следующее.

1. Закройте все программы Microsoft Office.

2. Выполните команду Пуск ? Настройка ? Панель управления.

3. Откройте окно Установка и удаление программ.

4. Выберите в списке Microsoft Office и нажмите кнопку Изменить (рис. 11.24).

Рис. 11.24. Окно Установка и удаление программ

5. Выберите пункт Добавить или удалить компоненты (рис. 11.25).

Рис. 11.25. Добавление компонентов в пакет Microsoft Office

6. Далее выполняйте те же действия, что и при установке Microsoft Office (см. разд. 1.1).

Внимание!

Для выполнения установки текстовых конвертеров вам понадобится диск или сетевой ресурс с установочными файлами Microsoft Office.

При сохранении изменений, внесенных в файл, возникает сообщение, что файл доступен только для чтения. Что делать?

Пользователь, создавший документ, может установить на него защиту от записи. Когда вы открываете подобный файл, Word предупреждает вас о том, что внести изменения в этот документ не удастся. Чтобы сохранить изменения, необходимо переименовать файл или сохранить его с тем же именем, но в другой папке. Для этого сделайте следующее.

1. Выполните команду Сохранить как ? Документ Word меню кнопки Office.

2. В диалоговом окне Сохранение документа укажите новое имя файла или измените путь к нему.

При сохранении изменений, внесенных в файл, появляется сообщение, что размер файла слишком велик. Что делать?

Такое сообщение означает, что на жестком диске недостаточно места для записи файла. Попробуйте освободить место. Для этого выполните следующее.

1. Очистите Корзину.

2. Воспользуйтесь специальной программой для очистки жесткого диска, которая удалит временные файлы.

3. Удалите ненужные программы, используя окно Установка и удаление программ, которое можно запустить с Панели управления.

Внимание!

Никогда не удаляйте ненужные, по вашему мнению, файлы и программы. Если вы не уверены в предназначении файла или программы, лучше посоветуйтесь с системным администратором или более опытным пользователем.

Если документ слишком велик, попробуйте разбить его на составные части и сохранить по отдельности. Для этого выполните следующее.

1. Вырежьте из документа ту часть, которую нужно сохранить отдельно, для чего выделите ее и нажмите сочетание клавиш Ctrl+X.

2. Создайте новый документ Word при помощи сочетания клавиш Ctrl+N.

3. Вставьте текст из буфера обмена при помощи сочетания клавиш Ctrl+V.

4. Сохраните отдельно первый и второй документы.

При сохранении документа в текстовом формате выравнивание по правому краю было утеряно. Почему?

Когда документ сохраняется как Обычный текст, будьте готовы к тому, что часть форматирования будет утеряна (Word предупреждает об этом при сохранении). В частности, знаки табуляции при выравнивании по правому краю будут заменены знаками пробела. По этой причине, если документ планируется сохранить в этом формате, использовать выравнивание по правому краю не стоит.

Вчера я целый день работал над документом, сохранил все изменения, но сегодня при открытии изменений нет. Вся моя работа утеряна?

Если вы действительно сохраняли документ перед закрытием, то работа потеряна быть не может. Скорее всего, вы сохранили его не в той папке, откуда пытаетесь открыть.

При сохранении документа нужно обязательно выполнять команду Сохранить меню кнопки Office. Если вы вместо этого нажали кнопку Выход из Word или щелкнули на кнопке закрытия документа в строке заголовка, а затем при запросе Сохранить изменения в документе? нажали кнопку OK, Word сохранил файл там, где посчитал нужным. Если вы работаете с файлом, расположенным на удаленном компьютере, Word не сохранит изменения в этом документе, пока вы не выполните команду Сохранить меню кнопки Office и не укажете путь к сетевому диску.

Если вы потеряли файл, то попробуйте найти его на жестком диске, воспользовавшись средствами поиска Windows. Для этого сделайте следующее.

1. Выполните команду Пуск ? Найти ? Файлы и папки.

2. Введите название файла или укажите дату изменения файла в окне поиска.

3. Нажмите кнопку Поиск.

Недавно на секунду пропал свет, компьютер отключился, и вся моя работа в Word пропала. Можно ли защитить файлы от таких происшествий?

Если к вашему компьютеру не подключено специальное устройство – источник бесперебойного питания – позволяющее сохранять стабильность работы компьютера даже во время перепадов напряжения, будьте готовы к тому, что несохраненные файлы могут пропасть. По этой причине сохраняйте работу как можно чаще одним из следующих способов:

• кнопкой Сохранить на панели быстрого доступа;

• командой Сохранить меню кнопки Office;

• сочетанием клавиш Ctrl+S.

Если вам трудно выработать привычку сохранять документ как можно чаще, пользуйтесь автосохранением. По умолчанию Word сохраняет результаты работы каждые 10 минут, однако вы можете уменьшить этот промежуток. Для этого сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).

2. Перейдите в раздел Сохранение.

3. Введите в поле Автосохранение каждые… минут число от 1 до 120 (рис. 11.26).

Рис. 11.26. Настройка времени автосохранения

4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

У меня установлено автосохранение. Однако, открыв документ после сбоя в работе Microsoft Word, я обнаружил, что сохранены не все изменения. Почему?

По умолчанию Word сохраняет изменения в открытом документе каждые 10 минут. Соответственно изменения, которые вы внесли после последнего автосохранения, не были сохранены. Если вам важно сохранять изменения чаще, чем каждые 10 минут, измените параметры автосохранения, как описано выше.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Появление “окон” Windows произвело настоящую революцию среди пользователей компьютеров. Помню, как сложно было освоить использование мышки. И насколько удобно после Лексикона на DOS стало работать с текстами и таблицами в  офисных приложениях Microsoft. С тех пор вышло много релизов операционной системы. Ключевые редакторы MS Office, Word и Excel, претерпели немало модификаций. С каждым новым выпуском усложнялся функционал, менялся интерфейс. Работа с Microsoft Word в чем-то стала более удобной. С другой стороны, освоить инструментарий текстового редактора становится все сложнее. Например, изменение расширения с .doc на .docx в свое время создало проблему открытия файлов в разных сборках приложения. В статье рассмотрим основные инструменты MS Word, которые помогут сделать работу с текстами в этом приложении более понятной и, главное, удобной.

Смотрите также: Не работает Word в Windows 10 — причины и решение. 

Для того чтобы сразу создать вордовский документ с нуля, достаточно кликнуть правой кнопкой мышки по Рабочему столу или свободному месту в Проводнике. В открывшемся меню выбрать “Создать” и “Документ Microsoft Word”. Вновь созданному пустому файлу можно присвоить свое имя и сразу начать работать в редакторе.

Чтобы сформировать новый документ в самом приложении, в верхнем меню выберете “Файл” — “Создать”. Откроется окно с готовыми шаблонами Word. Подведя указатель мыши к предустановленному варианту, вы увидите подсказку. Кликаете два раза левой кнопкой мыши (ЛКМ) и выберите нужный шаблон нового документа.

В подменю “Файл” доступны операции с существующими документами. Можно сохранить текущий файл в новом месте компьютера, выбрав при этом другие приложения, например .pdf или XML-документ, веб-страницу. Для поиска по ключевым словам добавьте теги. Можно также присвоить общее название похожим файлам, что также помогает при сортировке большого количества документов.

Вкладка “Последние” предоставит выборочный доступ к недавно открытым файлам. Здесь же вы можете поместить интернет-версию документа в папку OneDrive на диске компьютера для последующей синхронизации с облачным хранилищем. Либо сразу выгрузить файл в облако Microsoft через “Добавление места”. Для выполнения этой операции требуется Учетная запись Microsoft

Активировав вкладку “Печать”, вы получите доступ к настройкам печати документа. Данное меню можно быстро вызвать из самого документа при помощи “горячих клавиш” Ctrl+P.

Если необходимо настроить общий доступ к документу в облаке, отправить по электронной почте, опубликовать в блоге либо преобразовать в онлайн-презентацию, воспользуйтесь функционалом “Общий доступ”.

Инструмент “Экспорт” дает возможность преобразовать файл в документ PDF/XPS, изменить тип файла на альтернативный. Данная операция в чем-то аналогична функционалу “Сохранить как” с выбором расширений, но производит более корректную конвертацию из одного приложения в другое.

Вкладка “Параметры” предоставляет доступ к более сложным настройкам, которые могут быть применены во всех документах приложения Word, либо только в существующем. Поэтому менять некоторые из них следует с определенной осторожностью. Здесь вы можете настроить язык по умолчанию, проверку правописания, режим автосохранения и многое другое.

Важный пользовательский функционал, доступный в “Параметрах” — настройка команд и иконок графического интерфейса “Лента”. Добавляйте полезные функции в меню быстрого доступа и удаляйте ненужные, чтобы ускорить и упростить работу с документами в MS Word.

Создание собственного шаблона документа

Предположим, у вас есть фирменный бланк, либо запланирована массовая рассылка стандартного письма. Чтобы каждый раз не копировать документ, достаточно создать собственный Шаблон. 

1. >Создайте документ-шаблон для дальнейшего использования в виде исходника.
2. Войдите в меню “Файл”, выберете “Сохранить как” или “Экспорт”. Затем кликнете два раза ЛКМ по кнопке “Шаблон (*dotx)”, либо выберете тип файла с таким же расширением. Сохраните документ в удобном месте.

Теперь каждый раз при открытии файла *dotx у вас будет стандартный шаблон под названием “Документ” с порядковым номером 1 / 2 / 3 и т.д., в который можно вносить необходимые изменения. Далее документ сохраняете под новым названием уже с обычным префиксом *docx.

Набор текста, форматирование и редактирование

Печатание текста в редакторе не вызывает сложностей. Прежде всего для удобства работы выбираем масштаб отображения страниц. Для этого в правом нижнем углу экрана передвигаем ползунок между знаками “-” и “+”.

Изначально параметры текста, размер и стиль шрифта устанавливаются разработчиком. Пользователь легко может изменить их несколькими способами — через верхнее меню, либо с помощью правой кнопки мыши при работе с выделенными фрагментами текста. Создание своего шаблона документа сохранит личные настройки. В Windows 10 меню настроек форматирования появляется автоматически при выделении текста.

Здесь выбираем варианты начертания и стиля текста:

• доступный шрифт из списка;
• верхний либо нижний регистр;
• начертание курсивом, полужирным, зачеркнутый или подчеркнутый текст;
• дополнительные эффекты.

Вкладка “Дополнительные” расширяет возможности работы со шрифтами. Чтобы откатить изменения к начальным, достаточно нажать кнопку “По умолчанию” либо “Очистить все форматирование”. 

В верхнем меню есть кнопка “Формат по образцу”, которая позволяет быстро переносить стили текста внутри документа и между разными файлами:

• поставьте курсор в то место документа, стиль текста которого вы хотите скопировать;
• нажмите кнопку с кистью;
• выделите фрагмент текста, к которому хотите применить копируемый формат.

Например, я хочу в данном документе применить стиль Заголовка первого уровня к Заголовку 2. Для этого я ставлю курсор на “Основы работы с Microsoft Word”, нажимаю на “кисточку” в верхнем меню, она становится активной, далее выделяю предложение “Создание и работа с файлами Ворд”. Все настройки форматирования первого фрагмента текста автоматически применяются ко второму.

Параметры страницы и форматирование абзацев

Выполняем предварительные настройки параметров станицы:

1. В основном Меню открываем вкладку “Вид” и устанавливаем режим “Разметка страницы”. Ставим галочку в окошко напротив надписи “Линейка”.

1. Щелкаем два раза ЛКМ по левому или верхнему полю страницы с цифрами (“Линейка”). В открывшемся меню настраиваем базовые параметры страницы:

• книжная или альбомная;
• размер полей, переплет; 
• режим отображения страниц;
• размер и источник бумаги.

Настройки могут быть применены ко всему документу, либо к выбранному фрагменту. Во втором случае выделенный текст отобразится на отдельной странице. 

Настроить размер полей можно при помощи мышки. Для этого поймайте на боковой или верхней “Линейке” край поля и передвиньте его на нужное расстояние.

Настройка абзацев

В Ворд можно создать индивидуальные настройки для разных абзацев, либо поменять отступы для всего документа: 

• выделите отдельный фрагмент;
• на “Линейке” при помощи мышки перемещайте указатели правого и левого отступа;
• так же меняйте “Отступ первой строки” для создания “красной строки”;
• в верхнем Меню откройте вкладку “Макет” и настройте отступы;
• откройте меню “Абзац”, установите нужные параметры.

Чтобы изменить “Отступ первой строки” и “Выступ” для всего текста в файле, выделите его при помощи клавиш Ctrl+A. Быстро применить настройки одного абзаца к другому можно при помощи уже знакомой кнопки “Формат по образцу”.

Также быстро изменить отступ на фиксированный интервал можно кнопками Основного меню “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ”.

Выравнивание текста

В редакторе Word существует четыре варианта горизонтального выравнивания всего текста, либо отдельных абзацев: по левому и правому краю, по центру и ширине. Для этого используйте кнопки Верхнего меню или окно “Абзац”.

Регулирование межстрочного интервала

Выделите весь текст или фрагмент. Воспользуйтесь кнопкой Интерфейсного меню или расширенными настройками в окне “Абзац”, выбрав вариант преднастроек или пользовательский.

Использование инструмента “Вставка”

Для работы с объектами, не относящимися к текстовому контенту, в редакторе Microsoft Word присутствует функционал вставки. Получите к нему доступ, открыв соответствующую вкладку в Интерфейсном меню.

Здесь доступно создание и импорт различных объектов. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

1.  “Титульная страница” предоставит доступ к набору шаблонов-обложек для быстрого создания заглавных страниц с предустановленными полями и готовым оформлением.

1. “Пустая страница” создает новый чистый лист в месте нахождения курсора.
2. Для разделения на страницы в произвольном месте документа используйте “Разрыв страницы”.
3. Для графического оформления данных предусмотрена вставка “Диаграммы”. Одновременно с выбором типа откроется окно приложения Excel для внесения данных и меню “Конструктора Диаграмм”.

В меню “Вставка” предусмотрено большое количество вставки сторонних объектов и интеграции с внешними приложениями, импорт из интернета и с локального компьютера. По сути, его функционал требует написания отдельной методички. Остановимся на трех наиболее популярных и востребованных объектах, используемых в Microsoft Word.

Читайте также: Как в MS Word сделать картинки одного размера. 

Таблица

Чтобы добавить таблицу, разверните соответствующее подменю и выберите количество строк и колонок. Произойдет автоматический переход в меню “Конструктор” с расширенными возможностями настройки таблицы.

Несколько полезных советов, как упростить работу с таблицами в Ворд.

1. Чтобы выделить всю таблицу, кликните ЛКМ по квадратику со стрелками рядом с левым верхним углом таблицы.

1. Для быстрого перехода в следующую ячейку воспользуйтесь клавишей Tab.
2. Чтобы создать новую строку внизу таблицы, установите курсор в последнюю ячейку и нажмите Tab.
3. Для произвольного добавления разделительных линий воспользуйтесь инструментом “Нарисовать таблицу”.

1. Инструмент “Таблица Excel” в меню “Вставка” — “Таблица” дает возможность создать внутри документа внедренный объект таблицы Excel с возможностью использования функционала соответствующего приложения.

1. Для дополнительной работы с таблицей удобнее всего использовать всплывающее меню, которые вызывается правой кнопкой мыши.
2. Чтобы выделить отдельные ячейки с текстом, разные строки, используйте мышку, одновременно удерживая Ctrl.

Фигуры

Еще один популярный инструмент создания и редактирования встроенных объектов в Ворд, используемый в качестве дополнительного оформления документа.

1. Откройте “Фигуры” в меню “Вставки”. В коллекции выберите подходящий объект.

1. Внедрите фигуру и в открывшемся подменю “Формат” отредактируйте параметры объекта. Добавьте дополнительные фигуры, взяв их из готовых шаблонов.

1. Дополнительное меню редактирования объекта вызывается правой кнопкой мышки.

Работать с фигурами достаточно просто. Они легко меняют размер, перемещаются по страницам. Их можно совмещать с текстом, поворачивать, менять цветовую палитру и линии.

Колонтитулы

Бывает, что в документах необходимо создать статичный контент, повторяющийся на всех страницах. Это могут быть реквизиты, логотип, иная информация или объект. Для этого воспользуйтесь инструментом создания и редактирования колонтитулов.

1. Войдите в меню “Конструктор” и выберите нижний или верхний колонтитул, либо номер страницы. Доступны варианты форматирования колонтитулов.

1. Заполните соответствующее поле колонтитула текстом, вставьте рисунок, либо задействуйте нумерацию страниц. Теперь контент будет автоматически отображаться на всех страницах документа.

Для быстрого входа в колонтитул достаточно два раза щелкнуть мышкой внизу страницы. Редактирование в колонтитулах выполняется так же, как и в обычном тексте Ворд.

Создание оглавления

Для быстрой навигации по многостраничному документу используйте “Содержание”. Прежде всего в документе необходимо создать заголовки различного уровня. С этой целью проще всего воспользоваться выбором стилей в Верхнем меню интерфейса.

1. Установите курсор на главный Заголовок документа, либо выделите его. В меню “Стили” активируйте вкладку “Заголовок” или “Заголовок 1”.

1. Далее в иерархическом порядке создайте стили форматирования для тайтлов следующего уровня: “Заголовок 2”, “Заголовок 3” и т.д.

1. Установите курсор в место документа, где будет находиться навигационный список. Откройте вкладку “Ссылки” и выберите “Оглавление”, определившись с вариантом компоновки Содержания. Список заголовков будет сформирован автоматически. Для перехода к нужному разделу удерживайте клавишу Ctrl и щелкните мышкой по ссылке.

Использование макросов

Инструментарий макросов в Microsoft Word используется для упрощения работы с индивидуальными настройками часто повторяющихся действий. Это функционал внутреннего программирования логики решения задач, которая не предусмотрена в стандартном наборе управления приложением. Для создания алгоритма используется вкладка “Макросы” в контекстном меню “Вид”.

Заключение

Возможности текстового редактора Microsoft Word очень обширны, описать их все в одной статье невозможно. К тому же, применение функционала программы зависит от задач конкретного пользователя при работе с текстами. Я привел примеры использования некоторых инструментов приложения, которые помогают упростить и ускорить работу в редакторе. Часть из них доступна начинающим юзерам, другие инструменты требуют более глубокого погружения в свойства программы. Главное, экспериментируя с Ворд, не забывайте создавать бэкапы важных документов. Настройте автоархивирование или почаще пользуйтесь “волшебной дискеткой” в левом верхнем углу графического интерфейса. 

Post Views: 305