Основы электронных таблиц excel

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.



2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.



3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.



2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.



3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.




4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

1. Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).



2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.



3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.



4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

MS Excel 2000

В данном руководстве в основном дана информация, специфичная только для MS Excel. Такие операции как создание, чтение, запись документа, параметры страницы, печать и т.п. рассмотрены достаточно полно в MS Word, поэтому в данном руководстве не рассматриваются.

Вид документа MS Excel 2000

Главное меню

Панель инструментов «Стандартная»

Панель инструментов «Форматирование»

Строка формул

Буквы столбцов

Выделенная ячейка

Имя выделенной ячейки

Номера строк Полосы прокрутки

Строка состояния Ярлыки листов

Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк равно 65536, столбцов — 256. Пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, числа или формулы).

Номер строки — определяет ряд в электронной таблице. Он обозначен на левой границе рабочего поля.

Буква столбца — определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: А-Z, АА-AZ, и т.д.

Ячейка — первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес ВЗ определяет ячейку на пересечении столбца В и строки с номером 3.

Текущая ячейка помечена указателем (курсором). По умолчанию ввод данных и некоторые другие действия относятся к текущей ячейке.

Блок ячеек представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например: В13:В19, A12:D27.

Электронная таблица в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга (всего листов 255, по умолчанию — 3). На экране виден только один лист — верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу. Щелкая правой кнопкой можно сменить имя листа или удалить его.

Выделение столбцов, строк, блоков, таблицы

Для выделения:

• столбца — щелкнуть кнопкой мыши на букве столбца;

• нескольких столбцов — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

• строки — щелкнуть кнопкой мыши на номере строки;

• нескольких строк — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

• блока — щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку;

• рабочего листа — щелкнуть кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк (левый верхний угол таблицы).

Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо:

1. Выделить первую ячейку или блок ячеек.

2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl выделить следующую ячейку или блок и т. д..

Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши по любому невыделенному участку рабочего листа.

Содержимое ячеек

В Excel существуют три типа данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число и формула. Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные (до 240 символов), а затем нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Excel определяет, являются вводимые данные текстом, числом или формулой, по первому символу. Если первый символ — буква или знак «”», то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак «=» , то Excel считает, что вводится число или формула.

Вводимые данные отображаются в ячейке и в строке формул.

Ввод текста

Текст — это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то начать ввод необходимо с символа «”». Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в ячейку справа текст ячейки слева на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью).

Ввод чисел

Числа в ячейку можно вводить со знаками «+», «–» или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставит символы # ### (при этом число в памяти будет сохранено полностью).

Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5.01Е+08, что означает 5,01х10⁸. Число 0,000000005 будет представлено как 5Е-9, что означает 5х10 ^-9.

Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка (в зависимости от настройки).

Ввод формул

Формула должна начинаться со знака «=». Она может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов. Формула представляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функций.

Для ввода в ячейку формулы C1+F5 ее надо записать как =C1+F5. Это означает, что к содержимому ячейки С1 будет прибавлено содержимое ячейки F5. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула.

Арифметические операции:

сложение +
вычитание —
умножение *
деление /
возведение в степень ^

Операторы сравнения:

равно =
меньше больше
меньше или равно больше или равно =
не равно

Чтобы ввести формулу, необходимо:

1. Установить курсор в нужную ячейку.

2. С клавиатуры ввести знак равенства «=».

3. Щелкнуть указателем мыши на ячейке, адрес которой надо ввести в формулу.

4. С клавиатуры ввести знак нужной операции.

5. Щелкнуть указателем мыши на другой ячейке и т.д..

6. Закончив ввод формулы, нажать клавишу «Enter», щелкнуть мышью на кнопке с галочкой в строке формул или перейти в другую ячейку.

Формулы можно внести в ячейку и с помощью клавиатуры. Для этого после знака «=» необходимо указать на английском языке адреса нужных ячеек. В ячейке появится результат произведенных действий, а в строке формул будет записана только что введенная формула.

Существует понятие — приоритет операций, которое обозначает последовательность выполнения вычислений в формуле:

1. Вычисляются выражения внутри скобок.

2. Стандартные функции.

3. Возведение в степень.

4. Умножение или деление.

5. Сложения или вычитания.

Для изменения порядка выполнения операций используют круглые скобки.

Копирование формул.

Копирование содержимого ячейки можно осуществить с помощью мыши, используя маркер заполнения, который представляет собой маленький черный крестик в правом нижнем углу ячейки. Выделив ячейки, установите мышь на маркере заполнения ячейки или группы ячеек и перетащите его указателем мыши в нужном направлении.

При таком копировании происходит перенастройка в формулах ссылок на ячейки.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Эти действия можно выполнить с помощью мыши или через меню. При использовании мыши ее указатель необходимо поместить на разделительную линию между именами столбцов или номерами строк. Указатель примет вид двойной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку мыши и растянуть (сжать) столбец или строку.

При использовании меню необходимо выделить строки или столбцы и выполнить команды Формат, Строка, Высота или Формат, Столбец, Ширина.

В обычном режиме для контроля границ страницы желательно выполнить команду из меню Сервис, Параметры, Вид, Авторазбиение на страницы. Тогда границы страницы будут выделяться пунктирной линией.

Редактирование содержимого ячейки

Редактирование данных может осуществляться как в процессе ввода в ячейку, так и после ввода. Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов и набором заново. Клавишей Esc можно отменить ввод данных в ячейку и записать их заново.

Чтобы отредактировать данные после завершения ввода (после нажатия клавиши Enter), необходимо переместить указатель к нужной ячейке и дважды нажать левую кнопку мыши или нажать клавишу F2 или мышью переместить курсор в строку формул. Далее необходимо отредактировать данные и для завершения редактирования нажать Enter или галочку в строке формул или клавишу перемещения курсора.

Внимание! При вводе новых данных пересчет в таблице происходит автоматически.

Операции со строками, столбцами, блоками

Перемещение

Для выполнения перемещения требуется выделить ячейку или блок. Затем поместить указатель мыши на рамку блока или ячейки (он должен принять форму белой стрелки). Далее следует левой кнопкой мыши перенести блок или ячейку в нужное место.

Копирование

Копирование выполняется аналогично перемещению, но при нажатой клавише Ctrl.

Заполнение

При заполнении ячейки происходит автоматический ввод значений в строке или столбце. При заполнении ячеек порядковыми номерами, днями недели, названиями месяцев, датами и т.п. можно использовать команду Заполнить меню Правка. При задании наводящих данных заполнение можно выполнять аналогично копированию формул. Заполнение можно осуществить с помощью мыши, используя маркер заполнения, который представляет собой маленький черный крестик в правом нижнем углу ячейки.

Удаление, очистка

Если надо очистить только данные (числа, текст, формулы), то достаточно нажать клавишу Del на выделенной ячейке или блоке.

Для удаления столбцов, строк, блоков нужно выделить необходимый элемент, а затем воспользоваться командами меню Правка, Удалить. Происходит смещение столбцов или строк.

Абсолютная, относительная и смешанная адресации ячеек и блоков

При обращении к ячейке можно использовать способы: ВЗ, А1:G9 и т.д. Такая адресация называется относительной. При ее использовании в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Если вы скопировали формулу =В1+В2 из ячейки В4 в С4, Excel также интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше». Таким образом, формула в ячейке С4 примет вид =С1+С2.

Если при копировании формул вы пожелаете сохранить ссылку на конкретную ячейку или область, то вам необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для ее задания необходимо перед именем столбца и перед номером строки ввести символ $. Например: $В$4 или $C$2:$F$8 и т. д.

Смешанная адресация. Символ $ ставится только там, где он необходим. Например: В$4 или $С2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой — нет.

Ссылки на другие листы той же книги.

Вы можете ссылаться и на другие листы в той же книге. Например, чтобы ввести в ячейку В10 листа Лист1 ссылку на ячейку А9 листа Лист2, выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку В10 на листе Лист1 и введите знак равенства.

2. Щелкните по ярлычку Лист2 внизу окна Книга1.

3. Щелкните по ячейке А9 и нажмите Enter. На Листе1 в ячейке В10 появится формула =Лист2!А9.

Обратите внимание, что часть ссылки, указывающая на Лист2, отделена знаком «!» от ссылки на ячейку.

Шрифтовое оформление текста

Символы любой ячейки или блока можно оформить разными шрифтами. Для этого необходимо выделить ячейку или блок, а затем воспользоваться кнопками из панели форматирование или командой меню Формат, Ячейки, Шрифт.

Выравнивание

Содержимое любой ячейки можно выровнять по левому или правому краю, по центру (по горизонтали и вертикали), а также можно задать необходимую ориентацию текста (снизу вверх, сверху вниз и т. д.).

Для этого используются кнопки в панели форматирование или команда меню Формат, Ячейки, Выравнивание.

Для задания рамки используется кнопка в панели Форматирование или команда меню формат, Ячейки, Граница или пиктограмма Границы на панели форматирования.

Для выравнивания заголовков и надписей по ширине таблицы нужно выделить группу ячеек, в пределах которых нужно выровнять заголовок и нажать пиктограмму Объединить и поместить в центре.

Внимание. Надпись должна находиться в крайней левой ячейке из группы выделяемых.

Оформления чисел

Числа в ячейке можно представить в различных форматах. Например, число 100 будет выглядеть как: 100,00 р — в денежном формате; 10000% — в процентном выражении; 1,00Е+2 — в экспоненциальной форме и т.п.

Для выполнения оформления чисел нужно выделить ячейку, строку или блок, и воспользоваться кнопками из панели Форматирование или командой меню Формат, Ячейки, Число.

Стандартные функции

Для упрощения расчетов предназначены стандартные функции. Каждая функция имеет имя и аргументы, заключенные в круглые скобки.

Аргументом функции может являться последовательность адресов ячеек, разделенных запятыми, или блок. При задании блока указывается адрес первой ячейки и адрес последней ячейки, разделенных двоеточием.

Для вставки функции в ячейку или формулу удобно пользоваться Мастером функций, вызываемым кнопкой с изображением f, Появится диалоговое окно, в котором необходимо выбрать функцию, а затем нажать на кнопку Ok. Затем выделить группу ячеек, для которых будет выполняться функция и снова нажать Ok.

Для часто используемой функции суммирования есть кнопка на панели инструментов.

Логические функции

Синтаксис логической функции ЕСЛИ имеет следующий вид:

=ЕСЛИ (условие;значение1;значение2)

условие – это запись отношений между ячейками, между ячейками и числами и т.п. с использованием знаков «=», «=», «», например: C5D8, A11=100, H5=1.

Значение1 и значение2 – это операции, которые выполняются в зависимости от выполнения условия.

В случае, если условие верно, выполняется операция, записанная вместо «значение1», если условие неверно — то вместо «значение2».

Например, формула

=ЕСЛИ(А3

напечатает число 1, если значение в ячейке А3 меньше 10. В противном случае она напечатает число 2.

В качестве значение1 и значение2 можно записывать вложенную функцию ЕСЛИ. Допускается до 7 вложений функции ЕСЛИ. Например:

=ЕСЛИ(C5=1;D5*E5;ЕСЛИ(C5=2;D5*1000*E5;0))

В функции ЕСЛИ можно использовать также текстовые аргументы. Допустим, что ячейка В5 содержат результат сдачи экзамена студентом. Если он получил оценку — «2», то необходимо в ячейке В6 указать «Не сдал», при получении большего балла — «Сдал». Для этого в ячейку В6 вводим формулу ЕСЛИ. Она будет иметь следующий вид:

=ЕСЛИ(В52; «Cдал»;«Не сдал»)

Для ввода условия нужно нажать на панели Стандартная кнопку Вставка функции и выбрать функцию ЕСЛИ.

В появившемся окне заполнить соответствующим образом разделы Логическое_выражение (записать условие), Значение_если_истина (действие при выполнении условия) и Значение_если_ложь (действие, если условие не выполнится).

Если Окно мешает выбору ячеек, то его легко передвинуть, ухватив мышью за любую часть окна. По окончании ввода нажмите ОК.

Сортировка данных.

Чтобы отсортировать таблицу, необходимо выделить подлежащий сортировке диапазон ячеек и нажать на панели пиктограмму сортировки по возрастанию или убыванию. Также можно воспользоваться командой Сортировка из меню Данные, выделив предварительно диапазон ячеек, подлежащих сортировке.

Фиксация заголовков

При вводе большого количества данных по строкам или столбцам необходимо, чтобы названия строк или столбцов таблицы всегда находились на экране. Для этого их можно зафиксировать с помощью команды Закрепить области из меню Окно, но перед этим необходимо выделить ячейку ниже заголовка столбца и правее заголовка строки. Для снятия фиксации выбрать команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Оформление таблицы

По умолчанию Excel не печатает сетку. Если это необходимо, на вкладке Лист в меню Файл, Параметры страницы установите флажок Сетка. Более эстетично выглядит оформление с использованием команды Автоформат меню Формат или ручное оформление с помощью команды Рамка меню Формат, Ячейки. Предварительно нужно выделить объект оформления.

Содержимое любой ячейки или блока может иметь необходимый фон (тип штриховки, цвет штриховки, цвет фона). Для задания фона используется кнопка Вид в меню Формат, Ячейки.

Построение диаграмм.

Прежде чем начать работу с диаграммами, рассмотрим два важных понятия: ряды данных и категории.

Ряд данных — это множество значений, которые вы хотите отобразить на диаграмме.

Категории задают обозначение конкретных значений в ряде данных.

Ключевое различие состоит в том, что ряд данных — это множество значений, которые вы наносите на диаграмму, а категориями являются «заголовки» для этих значений.

Для создания диаграмм используется кнопка мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Для построения диаграммы нужно:

1. Выделить ячейки или группы ячеек, содержимое которых необходимо отразить с помощью диаграммы.

2. Запустить Мастер диаграмм.

3. В появившемся первом диалоговом окне Мастер диаграмм — шаг 1 из 4 вы можете выбрать нужный тип диаграммы (линейчатую, круговую, кольцевую, точечную, лепестковую, гистограмму и т.д.).

1. В окне Мастер диаграмм — шаг 2 из 4 необходимо указать диапазон ячеек, данные которых необходимо отобразить на диаграмме, если вы забыли их выделить до запуска Мастера. Здесь же можно предварительно оценить вид создаваемой диаграммы. Нажать кнопку Далее.

1. В окне Мастер диаграмм — шаг 3 из 4 мастер диаграмм выводит набор параметров выбранного типа диаграммы. Выбрав нужные, нажмите кнопку Далее.

1. В окне Мастер диаграмм — шаг 4 из 1 введите место расположения диаграммы. Нажмите клавишу Готово.

В результате на листе появится построенная вами диаграмма.

Обратите внимание на то, что в Мастере диаграмм вы можете вернуться на шаг назад, нажав клавишу

Если вид полученной диаграммы вас не устраивает, вы можете ее отформатировать в соответствии с вашими требованиями. Для этого диаграмму нужно выделить (это можно сделать с помощью мыши, щелкнув ею по диаграмме). Появится панель инструментов Диаграммы. С помощью кнопки Тип диаграммы можно изменить тип диаграммы. Чтобы добавить или удалить горизонтальные линии сетки, нужно нажать кнопку Горизонтальная сетка. А при нажатии кнопки Легенда, добавляется или удаляется легенда, которая служит для обозначения рядов данных в диаграмме.

Форматирование любого элемента диаграммы можно осуществить после двойного щелчка мыши по форматируемому элементу.

Также форматировать диаграмму можно, щелкнув правой кнопкой мыши по соответствующему элементу.

Можно переместить элемент диаграммы, перетащив его мышью в новое место. Закончить работу с диаграммой можно, щелкнув мышью за ее пределами.

Печать таблиц и диаграмм

Прежде чем распечатать таблицу или диаграмму, неплохо убедиться в том, что она будет выглядеть так, как вы хотите. Для этого есть кнопка Просмотр панели инструментов Стандартная. Функция предварительного просмотра выводит таблицу или диаграмму на экран, но ошибки исправлять не позволяет. Для исправления придется вернуться в обычный режим, но в режиме просмотра можно выполнить очень полезные операции: изменить параметры страницы, установить новые поля и разбивку на страницы, начать печать.

Для печати можно выбрать в меню Файл команду Печать. В появившемся диалоговом окне можно указать, какую именно часть документа напечатать, а также количество копий.

Чтобы напечатать часть таблицы, необходимо установить область печати. Для этого мышью выделить в таблице область, которую хотите распечатать, затем выбрать в меню Файл команду Область печати, Задать. Убрать заданную область выделения можно, выбрав команду Убрать в меню Файл, Область печати.

III. Базы данных в Excel

Иногда по разным причинам нет возможности изучить такую мощную СУБД как MS Access 2000. В этом случае вполне можно использовать Excel 2000 для создания простых баз. Возможности таких баз меньше, но зато не приходится тратить время на освоение новой системы, причем самой сложной в Офисе 2000.

Таблица, используемая в качестве базы данных, состоит из столбцов, являющихся полями базы данных, и строк, содержащих отдельные записи. Данные каждого из поля должны иметь одинаковый тип данных, который задается после выделения поля командой Формат, Ячейки, Число.

Подобные базы можно обрабатывать: сортировать по полям, производить фильтрацию (выборку информации), скрывать или отображать поля.

Сортировка

Сортировка – это упорядочивание данных по возрастанию или по убыванию. Для сортировки данных простых таблиц достаточно выбрать ячейку нужного поля и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. В случае объединения ячеек в таблице или желании выполнить сортировку по нескольким параметрам, выделите сортируемый диапазон ячеек и нажмите кнопку Сортировка меню Данные. В появившемся диалоговом окне Сортировка диапазона выберите от одного до трех полей сортировки, а также задайте порядок сортировки по каждому полю и параметры сортировки.

Фильтры

При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – Автофильтр. Он запускается командой Данные, Фильтр, Автофильтр. В ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки.

Щелчок по такой кнопке открывает меню вариантов фильтрации. Задайте необходимые условия отбора. На экран выведутся только данные, удовлетворяющие заданным условиям.

Если выбрать раздел Услови…, то появится диалоговое окно Пользовательский фильтр, с помощью которого можно задать более сложные условия отбора.

Для того, чтобы отменить заданное условие и увидеть все записи, повторно нажмите на раскрывающую кнопку (с голубым треугольником внутри) и выберите вариант (Все).

Для задания сложных видов фильтрации можно одновременно задавать условия в различных полях.

Для того, чтобы сразу отобразить все записи, т.е. отменить все условия, нужно подать команду Данные, Фильтр, Отобразить все. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные, Фильтр, Автофильтр.

Можно временно скрыть (но не удалить ) некоторые поля, которые, к примеру, нет смысла распечатывать. Выделите столбцы, подлежащие временному сокрытию (нажмите на букве столбца, а для выделения нескольких столбцов держите нажатой клавишу [Ctrl]) и дайте команду Формат, Столбец, Скрыть.

Чтобы вернуть скрытые столбцы, выделите всю таблицу (щелкните левой кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк) и дайте команду Формат, Столбец, Отобразить.

12

Чтобы упростить управление группой связанных данных и ее анализ, можно превратить диапазон ячеек в таблицу Excel (ранее Excel списком).

Элементы таблиц Microsoft Excel

Таблица может включать указанные ниже элементы.

• Строка заголовков.    По умолчанию таблица включает строку заголовков. Для каждого столбца таблицы в строке заголовков включена возможность фильтрации, что позволяет быстро фильтровать или сортировать данные. Дополнительные сведения см. в сведениях Фильтрация данных и Сортировка данных.

  

  Строку с заглавной строкой в таблице можно отключить. Дополнительные сведения см. в Excel или отключении Excel таблицы.

• Чередование строк.    Чередуясь или затеняя строками, можно лучше различать данные.

  

• Вычисляемые столбцы.    Введя формулу в одну ячейку столбца таблицы, можно создать вычисляемый столбец, ко всем остальным ячейкам которого будет сразу применена эта формула. Дополнительные сведения см. в статье Использование вычисляемой таблицы Excel столбцов.

  

• Строка итогов    После добавления строки итогов в таблицу Excel вы можете выбрать один из таких функций, как СУММ, С СРЕДНЕЕ И так далее. При выборе одного из этих параметров таблица автоматически преобразует их в функцию SUBTOTAL, при этом будут игнорироваться строки, скрытые фильтром по умолчанию. Если вы хотите включить в вычисления скрытые строки, можно изменить аргументы функции SUBTOTAL.

  Дополнительные сведения см. в этойExcel данных.

  

• Маркер изменения размера.    Маркер изменения размера в нижнем правом углу таблицы позволяет путем перетаскивания изменять размеры таблицы.

  

  Другие способы переумноизации таблицы см. в статье Добавление строк и столбцов в таблицу с помощью функции «Избавься от нее».

Создание таблиц в базе данных

В таблице можно создать сколько угодно таблиц.

Чтобы быстро создать таблицу в Excel, сделайте следующее:

1. Вы выберите ячейку или диапазон данных.

2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

3. Выберите стиль таблицы.

4. В диалоговом окне Форматировать как таблицу, если вы хотите, чтобы первая строка диапазона была строкой заглавных и нажмите кнопку ОК.

Также просмотрите видео о создании таблицы в Excel.

Эффективная работа с данными таблицы

Excel есть некоторые функции, которые позволяют эффективно работать с данными таблиц:

• Использование структурированных ссылок.    Вместо использования ссылок на ячейки, таких как A1 и R1C1, можно использовать структурированные ссылки, которые указывают на имена таблиц в формуле. Дополнительные сведения см. в теме Использование структурированных ссылок Excel таблиц.

• Обеспечение целостности данных.     Вы можете использовать встроенную функцию проверки данных в Excel. Например, можно разрешить ввод только чисел или дат в столбце таблицы. Дополнительные сведения о том, как обеспечить целостность данных, см. в теме Применение проверки данных к ячейкам.

Экспорт таблицы Excel на SharePoint

Если у вас есть доступ к SharePoint, вы можете экспортировать таблицу Excel в SharePoint список. Таким образом, другие люди смогут просматривать, редактировать и обновлять данные таблицы в SharePoint списке. Вы можете создать однонаправленную связь со списком SharePoint, чтобы на листе всегда учитывались изменения, вносимые в этот список. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт таблицы Excel в SharePoint.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Форматирование таблицы Excel

Проблемы совместимости таблиц Excel

1. Основы работы с электронными таблицами

1. Назначение электронных таблиц

Электронные
таблицы предназначены для обработки
числовой информации. С помощью электронных
таблиц можно решать целый спектр задач
из различных предметных областей,
выполнять различные экономические,
бухгалтерские и инженерные расчеты, а
также строить диаграммы, проводить
сложный экономический анализ, моделировать
и оптимизировать решение различных
хозяйственных ситуаций и т.д.

Microsoft
Excel
— табличный
процессор, который позволяет создавать
электронные таблицы и автоматизировать
обработку данных.

Табличный процессор
обеспечивает:

• ввод,
  хранение и корректировку данных;

• автоматическое
  проведение вычислений по заданным
  формулам;

• создание
  итоговых и сводных таблиц;

• построение
  диаграмм и графиков на основе табличных
  данных;

• оформление
  и печать электронных таблиц;

• работу
  с электронными таблицами, как с базами
  данных: сортировку таблиц, выборку
  данных по запросам и т.д.

1. Запуск программы MS Excel

Щелкните
кнопку Пуск,
в меню Программы
выберите Microsoft
Excel.

1. Интерфейс¹

2. Элементы окна

Книга
(документ)
— файл табличного процессора, состоит
из нескольких листов (до 255). Между листами
можно установить необходимые связи.

Имя
книги — имя
файла с типом .XLS.

Лист
– электронная таблица, состоящая из
столбцов и строк. Пересечение строк и
столбцов формирует ячейку.

Имя
листа записывается
на ярлычке.

Пример: Лист1,
Смета.

Ячейка
— основной
наименьший структурный элемент таблицы.

Адрес
(ссылка) ячейки —
имя столбца и номер строки, в которых
расположена ячейка. Адрес ячейки может
задаваться двумя способами:

1 способ

Имя
составляется из буквы (букв) латинского
алфавита (A,
B,
C,
D,
…, Z,
AA,
…, AZ,
…, IA,
…, IV),
соответствующей столбцу, и числа в
диапазоне от 1 до 65536, являющегося номером
строки.

Пример:
A8, В10, IV3476.

2 способ

Столбцы
вместо букв задаются цифрами, перед
номером столбца ставится буква С, а
перед номером строки — R.

Пример:
R1C1,
R4563C234.

Примечание:
Для смены стиля имени активизируйте
меню Сервис
— Параметры,
закладка Общие.
Снимите (поставьте) флажок Стиль
ссылок R1C1.

Диапазон
— совокупность ячеек, которая может
состоять как из одной ячейки, так и из
всех таблиц файла.

Адрес
диапазона
— адреса двух его крайних ячеек, разделенных
двоеточием (:).

Пример:
A8:C12, F4:F8.

Коллекция
— совокупность нескольких выделенных
несвязных диапазонов таблицы или разных
таблиц.

Адрес
коллекции
— совокупность адресов, входящих в нее
диапазонов, разделенных между собой
точкой с запятой (;).

Пример:
A12;C5:D8;H3:H10

Текущей
(активной)
называется ячейка
электронной
таблицы, в которой в данный момент
находится курсор. Активная ячейка обычно
выделяется жирной рамкой. Адрес текущей
ячейки выводится в поле имени (слева от
строки формул),
содержимое
ячейки – в строке формул.

Часть
электронной таблицы, которую мы видим
на экране монитора, называется текущим
(активным)
экраном.

Окно,
с которым в настоящий момент работает
пользователь, называется текущим
(активным).

1. Работа с книгой

Создание нового
документа

1
способ

• В
  меню Файл
  выберите команду Создать.

• В
  диалоговом окне укажите Книга.

• Щелкните
  по кнопке ОК.

2 способ

Щелкните
по кнопке Создать
на Стандартной панели инструментов.

Примечание:
После запуска
Excel
автоматически создает новую рабочую
книгу, которая называется Книга 1.
По умолчанию число листов устанавливается
равным трем (Лист1,
Лист2, Лист3).
Чтобы изменить количество листов в
книге войдите в меню Сервис
— Параметры,
закладка Общие.

Открытие документа

1
способ

• В
  меню Файл
  выберите команду Открыть
  (ИЛИ щелкните по кнопке Открыть
  на Стандартной панели).

• В
  диалоговом окне Открытие документа
  укажите, с какого диска, из какой папки
  (могут быть вложения папок) и какой
  документ открыть.

• Щелкните
  по командной кнопке Открыть
  (ИЛИ выполните двойной щелчок мыши по
  ярлыку документа).

2
способ

• Откройте
  документ из программы Проводник.

Примечание:
Можно открыть сразу несколько документов.
Для этого выделите все необходимые
документы и щелкните по командной кнопке
Открыть.
Чтобы выделить:

Смежные
файлы:
Щелкните левой кнопкой мышки по значку
первого файла, затем, удерживая нажатой
клавишу <Shift>,
щелкните по значку последнего файла.

Файлы,
идущие вразнобой:
Щелкните левой кнопкой мышки по значку
первого файла, затем, удерживая нажатой
клавишу <Ctrl>,
щелкните по значкам нужных для работы
файлов.

 Переключение
между несколькими документами внутри
программы осуществляется через меню
Окно либо через
панель задач.

Сохранение
документа

Две
возможности:

1. Для
   многократного сохранения файла под
   тем же именем, в той же папке

• В
  меню Файл
  выберите команду Сохранить
  (ИЛИ щелкните по кнопке Сохранить
  на Стандартной панели инструментов).

1. Для
   сохранения файла впервые, либо когда
   файлу Вы хотите дать другое имя, либо
   сохранить в другую папку

• В
  меню Файл
  выберите команду Сохранить
  как…

• Вдиалоговом окне Сохранение документа
  укажите, на какой диск, в какую папку
  (могут быть вложения папок) и под каким
  именем Вы хотите сохранить данный
  документ (введите с клавиатуры в
  соответствующее текстовое поле).

• Щелкните
  по кнопке Сохранить
  (в диалоговом окне).

Закрытие документа

1
способ

• В
  меню Файл
  выберите команду Закрыть.

2
способ

• Щелкните
  левой кнопкой мыши по кнопке с крестиком
  в правом углу в строке заголовка.

1. Типы данных

В
активную (выделенную) ячейку электронной
таблицы можно ввести текст, числовое
значение или формулу.

Символьные
(текстовые) данные
— это
любая последовательность символов,
состоящая из букв, цифр и
специальных символов

Пример:
Сведения
по аттестации учреждения, 5 класс, 123А-Р.

Числовые
данные
(целые, вещественные, даты, время) — это
числовые константы, которые могут
содержать десятичную
запятую и знак числа.

Пример:
-20;
256,28;
,251.

Формула
— выражение,
которое определяет способ вычисления
значения ячейки. Формула содержит
числовые величины, адреса ячеек, функции,
скобки, знаки арифметических и логических
операций. Адрес ячейки (диапазона, листа
и т.п.), используемый в записи формулы
или функции называется ссылкой.

Виды
функций:
математические, финансовые, статистические,
логические, текстовые и т.д.

Пример:

=A1+B2
вычисляет сумму значений ячеек A1
и B2.

=C10/D5
+ F6 к
частному ячеек C10
и D5
прибавляется значение ячейки F6.

=СУММ(B2:F23) вычисляет
сумму чисел в диапазоне B2:F23.

Кроме
этого, каждая ячейка имеет сложную
структуру, содержащую пять уровней
(слоев). Каждый из них предназначен для
хранения своего вида информации:

• вашего текста,
  результатов вычислений, простых числовых
  значений,

• формул и
  математических выражений,

• параметров
  форматирования,

• имени ячейки,

• вашего комментария
  к содержимому ячейки (примечания).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.