Основным документом excel является

Основные понятия MS Excel. Документ в программе Excel называется рабочей книгой (Книга1, Книга 2, и т.д.)

Документ в программе Excel называется рабочей книгой (Книга1, Книга 2, и т.д.). Книга состоит из рабочих листов.

Рабочая книга Excel – совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле. Файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файле может размещаться 1 книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов. По умолчанию в книге содержится 3 рабочих листа.

Рабочие листы можно вставлять, удалять, переставлять. Щелкая по ярлычку листа, можно переходить от одного листа к другому в пределах книги.

Электронная таблица Excel состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Строки нумеруются числами (от 1 до 65536), а столбцы обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C, …,Z. После столбца Z следуют столбцы AA, AB, AC, BA, BB,…

На пересечении столбца и строки расположена – ячейка, область электронной таблицы. Формат и размеры ячеек – ширину столбцов и высоту строк – можно изменить с помощью команд меню, или с помощью мыши, или клавиш.

Текущая (активная) ячейка – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделена на экране жирной черной рамкой. Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, который используется для указания на ячейку — при ссылке на нее. Например, A1. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул.

Ссылка – способ указания адреса ячейки. Адреса ячеек могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена. Ссылки на ячейки (адреса ячеек) используются в формулах, в функциях в качестве аргументов.

Типичными установками, принятыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются:

· Ширина ячейки – около 8 разрядов, высота – около 12 пунктов;

· Левое выравнивание для символьных данных;

· Основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Блок (диапазон) ячеек – это группа последовательных ячеек. Блок используемых ячеек может быть указан или выделен двумя путями:

· Непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек(A1:C4), формирующих диапазон;

· Выделением блока с помощью мыши или клавиш управления курсором;

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом.

При копировании формул в Excel действует правило относительной ориентации ячеек, суть состоит в том, что при копировании формулы табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Абсолютная ссылка создается из относительной ссылки путем вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца или номером строки.

Например: $A$1, $B$1 – это абсолютные адреса ячеек A1 и B1, следовательно, при их копировании не будут меняться ни номер строки, ни номер столбца. Иногда используют смешанный адрес, в котором постоянным может быть один компонент.

$B7 – при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

B$7 – не будет изменяться номер строки.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используется имя листа и восклицательный знак. Например: Лист 2!B5, Итоги!B5

Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки. Например: [Книга 1]Лист2!А1

При назначении имени ячейки или диапазону следует соблюдать правила:

· Имя должно начинаться с буквы русского или латинского алфавита, символа подчеркивания или обратной косой черты (). В имени могут быть точки и вопросительные знаки. Цифры могут быть в имени, только не в начале.

· В имени нельзя использовать пробелы, вместо них можно ставить подчеркивание.

· Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов.

Для имени листа существуют следующие ограничения:

· Длина имени листа не больше 31 символа;

· Имя листа не должно содержать квадратных скобок;

· Имя не должно содержать следующие символы — двоеточие, косую черту (/), обратную косую черту (), знак вопроса, звездочку(*).

Задание 1.

1. Создайте таблицу, представленную на рисунке 3.

2. Сохраните документ под именем Прайс.xls.

Рисунок 3 – Вид таблицы для задания 1

3. В ячейку А1 введите наименование организации.

4. В ячейку В3 введите курс $ 151,8.

5. Начиная с ячейки А5 введите 15 номеров, используя автозаполнение.

6. Напишите, используя абсолютную адресацию, в ячейку D5 формулу для вычисления цены товара в тенге (=C5*$B$3)(цена товара в $ в диапазоне от 2 до 2000), затем заполните ячейки до D19.

7. Напишите в ячейке G5 формулу для стоимости.

8. Используя автосуммирование, вычислите «Итого» в ячейке G20.

9. Нанесите сетку таблицы там, где это необходимо.

10. Измените курс доллара на 152,4. Посмотрите, что изменилось.

11. Найдите среднее, максимальное и минимальное значения – с использованием функций СРЗНАЧ, МАКС и МИН, результаты поместите в ячейки G21, G22, G23 соответственно.

12. Примените шрифтовое оформление и заливку шапки таблицы.

14. Постройте диаграмму, характеризующую стоимость товара.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник

Архитектура ms excel

Минимальной единицей информации в Excel является ячейка. Совокупность ячеек образуют лист, который представляет собой двумерный массив строк и столбцов, на пересечении которых находится ячейка. Лист– это электронная таблица, которая хранится в памяти компьютера. Рабочая книга – это набор листов. В понятии Excel рабочая книга – это файл.Рабочая область– это набор файлов или книг. Для удобства работы несколько книг со связанными рабочими областями можно объединить в рабочую область и возникнет ощущение одного файла.

Основным документом Excel является Рабочая книга. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением xlsx(Office2007). При создании или открытии рабочей книги, ее содержимое представлено в отдельном окне.

Рабочая книга, открываемая при запуске программы, имеет временное имя Книга1. Если создается новая рабочая книга, ей присваивается новое имя Книга 2.

Каждая рабочая книга состоит из 255 листов. По умолчанию рабочую книгу составляют 3 листа с именами Лист1, Лист2 и Лист3. То, что все листы находятся в одном файле, облегчает установку информационных связей между ними. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Название листа (не более 31 символа) отображается на ярлычке листа. Листы можно удалять, переименовывать, вставлять новые, копировать и перемещать с помощью соответствующих команд контекстного меню ярлыка листа или команд меню Правка или Вставка.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и двухбуквенными комбинациями ( от A до ZZ).. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, Строки последовательно нумеруются арабскими цифрами от 1 до 65 536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных (текста, чисел, формул и т.д.). Адрес ячейки всегда начинается с латинской буквы. Ячейка имеет свой уникальный адрес, например: А5, С27.

Диапазон одна или несколько ячеек, выделенные для редактирования, удаления, форматирования, печати или использования в формуле в качестве аргумента. Диапазон (блок) ячеек — это группа смежных ячеек. Адрес блока ячеек задается указанием адреса левой верхней ячейки и адреса правой нижней ячейки, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие, например: А1: F1– часть строки,В1:В10– часть столбца,D4:F5– прямоугольный блок ячеек. Чтобы работать с диапазонами было легче, им присваивают имена.

2.4. Работа с файлами

Сохранение рабочей книги. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Сохранить рабочую книгу можно следующими способами:

с помощью команды Сохранить,

с помощью команды Сохранить как…,

с помощью команды Автосохранение,

с помощью команды Сохранить рабочую область.

Команда Сохранитьв кнопке «Office», или одноименная кнопка на панели быстрого запуска в виде дискетыиспользуется для перезаписи отредактированного документа под тем же именем в том же месте.

Команда Сохранить как…в кнопке «Office», используется в следующем случае: для первоначальной записи документа; для записи документа под другим именем или в другом месте (диске, папке), для задания дополнительных параметров записи, например, паролей, создания резервной копии файла и других.

Чтобы задать дополнительные параметры записи в диалоговом окне Сохранить как… выберите на панели инструментов кнопкуСервис, а затем команду Общие параметры…. В диалоговом окнеПараметрысохранения задайте необходимые параметры и закройте диалоговые окна.

В MS Excel при записи используются три способа защиты документов:

пароль защиты – весь документ может быть вновь открыт только после ввода защиты, то есть пароля;

пароль разрешения записи – в этом случае без указания пароля файл может быть открыт только для чтения;

рекомендовать только для чтения – позволяет открывать записанный с этим флажком документ только для его чтения.

Можно использовать два первых способа парольной защиты одновременно, но при этом необходимо указывать разные пароли.

Назначение команды Автосохранениетакое же как и командыСохранить. Различие заключается в том, что пользователь может задать промежуток времени, через который будет происходить автоматическое сохранение рабочей книги.

Для задания параметров автосохранения необходимо в «Office» – пераметры Excel, затем вкладкуСохранение.

Сохранение рабочей области.Excel позволяет сохранять не только отдельные файлы, но и запоминать конфигурацию открытых рабочих книг и окон, возникшую во время работы с программой, в файле рабочего области. Этот файл имеет расширение *.xlw, и по умолчанию программа предлагает для него имя Resume. Он содержит перечень всех рабочих книг, которые были открыты. Одновременно в файле рабочего пространства сохраняется информация о размещении рабочей книги на экране.

Создавать файл рабочей области лучше всего при завершении сеанса работы с программой. В начале следующего сеанса работы для воспроизведения рабочей обстановки, которая существовала в момент сохранения, достаточно только открыть файл рабочего пространства – при этом сразу открываются все нужные рабочие книги.

Для сохранения рабочей области выберите вкладку Вид — Сохранить рабочую область. Укажите имя файла, тип .xlw и папку для сохранения.

Закрытие рабочих книг. Файл рабочей книги, который больше не нужен для работы, следует закрыть, так как он занимает место в оперативной памяти.

Чтобы закрыть файл одной рабочей книги, выберите команду Закрытьв менюФайлили дважды щелкните системного меню окна рабочей книги или щелкните по кнопкеЗакрытьв правом углу строки заголовка.

Для одновременного закрытия всех рабочих книг нажмите клавишу Shift, и не отпуская в менюФайлвыберите командуЗакрыть все.

Если изменения в рабочей книге не были сохранены, на экране появится запрос на подтверждение сохранения.

Открытие существующих документов. Для работы с файлом в Excel, его следует открыть. Каждый файл открывается в отдельном окне рабочей книги.

Для открытия одного документа выберите команду Открыть… в «Office», или нажмите Ctrl+O. Затем в диалоговом окнеОткрытьоткройте папку, где располагается документ и откройте любым способом документ.

Кроме того, при нажатии на кнопку «Office», появляются имена файлов, которые открывались последними. Мышью можно выбрать нужный документ из этого списка для открытия.

При одновременном открытии нескольких документов их следует предварительно выделить, используя клавиши: Shift – для выделения последовательно расположенных документов, Ctrl – для выделения отдельных документов.

В одном сеансе работы с программой можно открыть несколько рабочих книг. Выбрав вкладку Вид — Окно. С помощью команд меню Окно — Расположитьможно отобразить на экране все открытые книги.

Создание новой рабочей книги. При запуске Excel, как правило, открывается новая рабочая книга. Однако часто в процессе работы необходимо бывает создать новую рабочую книгу. Для этого необходимо выбрать командуСоздать… кнопке «Office».

Источник

Назначение и основные возможности «Microsoft Excel»

Оглавление

Введение. 3

Глава 1. «Microsoft Excel». 4

1.1. Назначение и основные возможности «Microsoft Excel». 5

1.2. Правила работы в программой. 7

Заключение. 9

Введение

Microsoft Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения.

Microsoft Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Глава 1. «Microsoft Excel»

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

· проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

· автоматизация итоговых вычислений;

· решение задач путём подбора значений параметров;

· обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

· проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

· подготовка табличных документов;

· построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

· создание и анализ баз данных (списков).

Назначение и основные возможности «Microsoft Excel»

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера.

Любая электронная таблица состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

Процесс проектирования электронной таблицы состоит из следующих этапов:

· формирования заголовка электронной таблицы;

· ввода названий граф документа;

· ввода исходных данных;

· ввода расчетных формул;

· форматирования электронной таблицы с целью придания ей профессионального вида;

· Подготовки к печати и ее печать.

Документ Excel — Рабочая книга. Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 3 рабочими листами – Лист1, Лист2, Лист3, однако их число можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов.

В ячейки электронных таблиц могут быть введены текст, цифры и фор-мулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формально-цифровую информацию от текстовой.

Формула – это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример формулы: =А5/Н8*12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной.

Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ (А1:А4).

Использование в электронных таблицах формул существенно облегчает обработку данных, так как единожды введенные формулы позволяют ежедневно, ежемесячно отслеживать информацию, а диаграммы — наглядно отобразить полученные данные. (1, с. 196)

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Диаграммы можно строить либо на рабочем бланке таблицы, либо на новом рабочем бланке. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, вызов которого осуществляется с панели инструментов диаграмм. При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы.

Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.

При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Ценность табличного процессора Excel повышается возможностью:

· выполнять свод данные из нескольких таблиц путем их консо­лидации и с помощью Сводных таблиц;

· решать задачи по оптимизации данных, проводить стати­стический анализ данных;

· осуществлять обмен данными с другими приложениями

Источник