Основные структурные элементы книги excel - Word и Excel

3 Работа с табличным процессором Microsoft Excel
Содержание
Структура документа Excel………………………………………………………………………..	2
Типыданных Excel …………………………………………………………………………………..	3
Механизмавтозаполнения……………………………………………………………………….	4
Вычисления в Excel…………………………………………………………………………………..	6
Функции в Excel ……………………………………………………………………………………….	7
Относительные и абсолютные адреса ячеек………………………………………………	8
Построение диаграмм……………………………………………………………………………..	9

Приложение Windows MS Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, представленные в табличном виде, выполнять расчеты на основании исходных данных и др.

Принципиально структура интерфейса Excel 2007 мало отличается от Word 2007. В ней также присутствуют Панель быстрого доступа, лента с вкладками, Кнопка «Office» и др.. Меню Кнопки «Office» включает в себя почти те же команды, что и меню Кнопки «Office» текстового редактора MS Word 2007.

Свои особенности по сравнению с Word 2007 имеют команда Сохранить и подменю Сохранить как, что обусловлено спецификой Excel 2007. Сохранять документы можно в самых разных форматах. По умолчанию Excel 2007 предлагает сохранить документ в формате XLSX (прежние версии программы с этим форматом могут работать при наличии специальной утилиты). При необходимости можно выбрать тип файла, совместимый с предыдущими версиями (XLS). Файл с рабочей книгой Excel, содержащий макросы, следует сохранять в формате XLSM, который позволяет сохранить документ вместе с макросами.

Контекстное меню Excel 2007 в общем случае включает в себя следую-

щие команды: Вырезать, Копировать, Вставить (из буфера обмена), Специальная вставка, Вставить…, Удалить, Очистить содержимое, Вставить примечание, Формат ячеек. Выбрать из раскрывающегося списка и Гиперссылка.

Команда Специальная вставка предназначена для добавления в документ объектов из других приложений Windows. Команда Вставить… предназначена для добавления в документ ячеек, строк либо столбцов. При выполнении данной команды открывается окно Добавление ячеек, в котором указывают, какой именно элемент требуется добавить: ячейку, строку или столбец. Команда Удалить… работает с точностью до наоборот — в окне Удаление ячеек необходимо указать, какой элемент следует удалить. Командой Очистить содержимое

можно при необходимости оперативно удалить содержимое активной ячейки либо группы предварительно выделенных ячеек.

Рабочая область Excel 2007 называется элементом пользовательского интерфейса, включающим в себя ячейки, строки, столбцы и листы рабочей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию документов Excel 2007 выполняют в рабочей области.

Рабочая книга Excel 2007 — это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel 2007. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.

Рабочий лист — основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

По умолчанию в состав каждой книги Excel 2007 включено три рабочих листа, которым изначально присвоены названия Лист1, Лист2 и Лист3. Количество листов книги можно изменять. Названия столбцов по умолчанию обозначаются буквами английского алфавита, а каждая строка имеет уникальный номер. Любую строку или любой столбец можно по своему усмотрению добавлять, удалять либо перемещать, причем одновременно со всей содержащейся информацией. Высоту строки и ширину столбца можно менять.

Одним из главных структурных элементов рабочей области является ячейка. В данном случае ячейка — это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон.

Каждая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рисунке 3.1 курсор установлен в ячейку с адресом С4.

Рисунок 3.1 — Ячейка с координатами С4

Помимо классического стиля адресации ячеек на листе Excel (такой стиль ссылок иногда называют «стилем А1»), существует еще и альтернативная система адресации, называемая «стилем R1C1». В этой системе и строки и столбцы обозначаются цифрами. Адрес ячейки С4 в такой системе будет выглядеть как R4C3 (R=>row=> строка, С=>column=>столбец). Стиль R1C1 удобно использовать при поиске ошибок в формулах, при работе с таблицами, содержащими большое число столбцов (имена столбцов в таких таблицах обозначаются двумя буквами), а также при написании макросов. Включить или отключить этот стиль адресации можно следующей цепочкой команд: кнопка Офис (в Excel 2010 – меню Файл) — Параметры Excel — Формулы — Стиль ссылок R1C1.

Диапазоном ячеек называют группу смежных ячеек в прямоугольной области. Диапазон задаётся указанием адресов ячейки в левом верхнем углу области и адресом ячейки в нижнем правом углу области, между которыми ставится двоеточие, например диапазон А3:В5 содержит 6 ячеек таблицы Excel.

Типы данных Excel

Информация в ячейках может быть трех типов — число, текст или фор-

мула.

Числовые данные — это число, введенное в ячейку. Перед числом могут быть символы или «минус». Символ «плюс» обычно не набирается. Знак «минус» для отрицательных чисел набирается обязательно. В качестве разделителя целой и дробной части числа используются, в зависимости от настроек операционной системы, символы «,» (запятая) или «.» (точка). В русифицированных версиях Excel используется символ запятая. Например, 5,06. Числа также могут быть заданы в виде рациональной дроби и в экспоненциальной форме.

При задании числа в виде дроби используется символ косая черта «/», который также называется слэш (slash). Перед числом в виде дроби необходимо набирать «0». Например, 0 1/3 задает число 0,333333333333333 (Excel хранит в мантиссе числа 15 цифр).

Для обозначения мантиссы числа в экспоненциальной форме используются латинские буквы «Е» или «е», после которых задается порядок числа. Например, число «пять с половиной миллионов» может быть задано в виде 5,5е6.

Данные, определяющие даты или денежные суммы, рассматриваются как числа. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях. По умолчанию, числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Формулы — содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства «=». Если ячейка содержит формулу, то это ячейка вычисляемая. Значение ячейки с формулой, как правило, зависит от других ячеек таблицы и при изменении данных в этих ячейках результат вычисле-

ния такой формулы автоматически пересчитывается. Обычно формулы в ячейках не отображаются, а вместо них воспроизводится результат вычислений по данной формуле. Саму формулу при этом можно увидеть и отредактировать в строке формул. Однако Excel позволяет включить режим отображения формул в ячейках таблицы. В Excel 2007 это делается «горячей» клавишей Ctrl+`. Символ «апостроф» расположен в левом верхнем углу (в русской раскладке буква

«Ё»).

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том же виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные не может использоваться в вычислениях. К текстовым данным относится все что не является числом или формулой. Например, при задании в качестве разделителя целой и дробной части числа символа «точка» число 5.06 будет восприниматься как текст. При использовании русской буквы «Е» для экспоненциальной формы числа Excel также воспримет данные в виде текста. Текстовые данные, по умолчанию, выравниваются по левой границе ячейки.

Механизм автозаполнения

В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Если клетки одной строки или столбца содержат одинаковые данные или содержат названия месяцев или дней недели, то следует использовать автозаполнение. Наиболее простой способ выглядит так: ввести значение в ячейку, подвести указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точкой) чтобы указатель принял вид небольшого крестика. Затем, нажав и удерживая левую кнопку мыши, перетащить указатель в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. Как только отпускается кнопка мыши, все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится

кнопка , после нажатия на которую, открывается меню, изображенное на рисунке 3.2.

Рисунок 3.3 – Окно «Прогрессия»

Рисунок 3.2

В данном меню можно указать подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе варианта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если указывается вариант Заполнить, то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания либо месяцами или днями недели, если в первой ячейки был введен такой текст. Например, если в первую ячейку диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3, 4, 5 и т. д. При установленном значении Заполнить только форматы во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения — только значение первой ячейки (форматы останутся прежними). При заполнении ячеек числами арифметической прогрессии с шагом отличающемся от 1, следует использовать либо диалоговое окно Прогрес-

сия команды Заполнить

(значок ) группы Ре-

дактирование вкладки

Главная ленты (рисунок 3.3), либо использовать следующий прием. В первой ячейке набрать первый

член прогрессии, в соседней ячейке – второй член прогрессии. Выделить эти ячейки и перетащить указатель мыши в виде крестика до нужной ячейки. Заполнение ячеек числами геометрической прогрессии можно осуществить только через диалоговое окно Прогрессия команды Заполнить.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

6.4. Рабочий лист Excel и его структурные элементы

Любая рабочая книга (именно так называется файл, созданный программой Excel) состоит из рабочих листов. В общем случае лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Каждый рабочий лист книги Excel состоит из 256 столбцов и 65536 строк.

По умолчанию в состав каждой книги включается три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1 , Лист2 и Лист3 (см. рис. 6.1 – открыт рабочий лист с именем Лист1 ). Однако количество листов, которые по умолчанию включаются в состав новой книги, можно изменить. Для этого необходимо выполнить команду главного меню Сервис ? Параметры , затем в открывшемся окне Параметры (рис. 6.2) на вкладке Общие в поле Листов в новой книге с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указать требуемое значение и нажать кнопку ОК .

Рис. 6.2. Параметр ввода количества листов в новой книге

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа по умолчанию отображается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов – затемнены. Чтобы открыть лист, просто щелкните мышью на его ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению путем перетаскивания мышью ярлыков.

Предлагаемые по умолчанию имена рабочих листов далеко не всегда бывают оптимальными. Иногда требуется назвать лист так, чтобы его имя как-то характеризовало содержимое листа. Чтобы переименовать лист, щелкните на его ярлыке правой кнопкой мыши, в появившемся меню выполните команду Переименовать , и с клавиатуры введите подходящее имя.

Если понадобится, вы можете добавлять в рабочую книгу новые листы. Для выполнения данной операции предназначена команда главного меню Вставка ? Лист . При ее выполнении в текущую книгу добавляется новый лист с присвоенным по умолчанию именем ЛистN , где N – следующий порядковый номер листа. Если нужно, переименуйте лист так, как рассказано выше.

Если необходимо удалить из книги рабочий лист, щелкните на его ярлыке правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Удалить . Если удаляемый лист является пустым, то он будет удален сразу. Если же он содержит какую-то информацию, то после выполнения команды Удалить будет выдан запрос на подтверждение данной операции.

* * *

При желании вы можете скрыть от посторонних один или несколько рабочих листов. Для этого откройте этот лист и выберите в главном меню команду Формат ? Лист ? Скрыть . В результате данный рабочий лист будет скрыт без предупреждения.

Чтобы вернуть отображение скрытого ранее листа, используйте в главном меню команду Формат ? Лист ? Отобразить . Отметим, что она становится доступной только при наличии в данной книге скрытых рабочих листов. При выполнении этой команды отображается окно, которое показано на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Перечень скрытых листов

Здесь представлен перечень ранее скрытых рабочих листов. Чтобы отобразить какой-либо из них, щелкните на нем мышью и нажмите ОК .

* * *

Вы можете быстро переместить или скопировать все данные с одного рабочего листа на другой, либо вообще в другую рабочую книгу. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в появившемся меню выполните команду Переместить/скопировать – при этом отобразится окно, которое показано на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Перемещение и копирование информации

Здесь в поле в книгу следует указать рабочую книгу Excel, в которую будут скопированы или перемещены данные (по умолчанию выбрано название текущей книги). Не забывайте, что выбрать книгу для перемещения или копирования информации можно только из числа открытых в данный момент книг Excel.

В поле перед листом содержится список рабочих листов книги, выбранной в поле в книгу . Здесь нужно щелчком мыши указать имя рабочего листа, перед которым должен появиться новый лист со скопированной (перемещенной) информацией.

Если установить флажок Создавать копию , то лист-источник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то он исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать , см. рис. 6.4).

6.4.1. Понятие ячейки и диапазона

Ячейка – это наименьшая (элементарная) часть рабочего листа (электронной таблицы), предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца (о строках и столбцах рабочего листа мы расскажем ниже). Совокупность нескольких ячеек называется диапазон .

Каждая ячейка имеет уникальные координаты (адрес). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рис. 6.5 курсор установлен в ячейку с адресом С4 .

Рис. 6.5. Ячейка С4

Заполнять ячейку можно по-разному: вводом данных с клавиатуры, через выполнение расчета (когда значение ячейки высчитывается формулой на основании значений других ячеек), импортированием данных из других файлов (причем не обязательно Excel, но и других), с помощью макросов, вставкой данных из буфера обмена, и др.

Данные в ячейках могут быть представлены в разных форматах: формат даты, числовой формат, текстовый формат, и т. д. Выбор подходящего формата производится в окне Формат ячеек , вызываемом при активизации команды Формат ? Ячейки либо нажатием комбинации клавиш Ctrl + 1 . Учтите, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому краю.

Вы можете перетаскивать ячейки с одного места на другое вместе со всем содержимым. Для этого выделите ячейку курсором, подведите указатель мыши к любому ее углу, кроме правого нижнего. Когда появится крестик со стрелками, нажмите и удерживайте левую мыши, и перетаскивайте ячейку со всем содержимым в любое другое место. Все это относится и к выделенным диапазонам.

Но учтите, что перетаскивать подобным образом ячейки и диапазоны можно только в том случае, если в настройках программы включен соответствующий режим. Выполните команду Сервис ? Параметры , и в открывшемся окне перейдите на вкладку Правка – на ней должен быть установлен флажок Перетаскивание ячеек (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Включение режима перетаскивания ячеек

Если на этой же вкладке установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек , то программа будет выдавать дополнительный запрос на замену имеющихся в ячейке-приемнике данных новыми. Отметим, что этот флажок доступен только при установленном флажке Перетаскивание ячеек , и по умолчанию установлены оба этих флажка.

* * *

Чтобы выделить ячейку, поместите на нее курсор щелчком мыши либо с помощью клавиш со стрелками. Диапазон выделяется так: нужно нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель в любое место – в зависимости от требуемого размера диапазона. При этом первая ячейка диапазона (то есть ячейка, с которой началось перетаскивание указателя мыши) визуально останется невыделенной, но в состав диапазона она также будет включена.

При необходимости можно выделить несколько ячеек, которые не входят в один диапазон, то есть не граничат между собой и расположены независимо друг от друга в разных местах рабочего листа. Для этого щелкайте на них мышью, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl . Аналогичным образом осуществляется выделение нескольких разных диапазонов.

Вы можете добавлять новые ячейки в любое место рабочей области. Для этого выберите в главном меню команду Вставка ? Ячейки либо в контекстном меню – команду Добавить ячейки . В результате на экране откроется окно Добавление ячеек (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Добавление ячейки

В данном окне с помощью переключателя укажите направление смещения имеющихся ячеек для освобождения места для новой ячейки, и нажмите ОК . Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее щелчком мыши и нажмите клавишу Delete (с помощью этой же клавиши удаляется и содержимое диапазона). Если же требуется удалить саму ячейку (а не только находящиеся в ней данные), то выделите ее курсором и выполните команду контекстного меню Удалить . На экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Удаление ячеек

Здесь следует указать направление сдвига – влево либо вверх (в соответствии с выбранным направлением будут перемещены данные на место удаляемой ячейки), и нажать ОК . Вы можете объединить несколько расположенных рядом ячеек (при условии, что выделенный диапазон является прямоугольным) в одну большую ячейку. Для этого выделите их и выберите в главном меню команду Формат ? Ячейки , после чего в открывшемся окне перейдите на вкладку Выравнивание (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Объединение ячеек

Здесь необходимо установить флажок объединение ячеек , после чего нажать кнопку ОК . Если потом потребуется разъединить ячейки, которые ранее были объединены, то следует выделить объединенную ячейку и снять флажок объединение ячеек , после чего нажать кнопку ОК .

Как правило, ввод текста в ячейку осуществляется с клавиатуры. При вводе большого количества текста может возникнуть иллюзия того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это не так: текст всегда остается в той ячейке, в которую он был введен. Чтобы удостовериться в этом, установите курсор в ячейку, содержащую много текста, и посмотрите в строку формул (с этим элементом интерфейса Excel мы познакомимся ниже) – в ней отобразится весь введенный в ячейку текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что убеждает нас в том, что введенная ранее информация не пострадала.

При ручном редактировании содержимого ячейки необходимо помнить важный нюанс. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю ранее введенную в данную ячейку информацию. Чтобы войти в режим редактирования содержимого ячейки, выделите ее курсором и дважды щелкните мышью; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши F2 . После этого в ячейке появится курсор ввода текста. Переместите его с помощью клавиш со стрелками в то место, где необходимо внести исправления, и отредактируйте содержимое ячейки по обычным правилам работы с текстами.

Учтите, что редактирование данных в ячейке возможно только в том случае, когда включен соответствующий режим. Для этого в окне Параметры , открываемом с помощью команды главного меню Сервис ? Параметры , на вкладке Правка должен быть установлен флажок Правка прямо в ячейке (см. рис. 6.6).

* * *

Иногда возникает необходимость ввести текст в ячейку в несколько строк. Однако после нажатия клавиши Enter происходит не переход к следующей строке, а завершение ввода данных с выходом из режима редактирования. Но решить проблему несложно – для перехода в ячейке к новой строке нужно нажимать комбинацию клавиш Alt + Enter .

Возможности Excel предусматривают быстрый ввод данных в ячейки с помощью встроенного механизма автозаполнения. Для этого выполните следующий порядок действий:

1. введите значение в первую ячейку диапазона и нажмите Enter ;

2. установите на нее курсор и подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точной), чтобы указатель превратился в небольшой крестик;

3. нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить курсор в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки;

4. отпустите кнопку мыши.

В результате выполненных действий будут заполнены все ячейки выделенного диапазона (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона появится кнопка, при нажатии на которую открывается меню, изображенное на рис. 6.10.

Рис. 6.10. Выбор способа автозаполнения

Здесь нужно указать подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе пункта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если выбран вариант Заполнить (кстати, он недоступен тогда, когда первая ячейка диапазона содержит текстовое значение), то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Например, если в первой ячейке диапазона введено значение 1 , то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , 7 , 8 , 9 , 10 , 11 , и т. д. Если выбран вариант Заполнить только форматы , то во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).

6.4.2. Строки и столбцы как элементы рабочего листа

Как и ячейки, строки и столбцы являются ключевыми структурными элементами рабочего листа Excel. По умолчанию рабочий лист содержит 256 столбцов и 65536 строк, причем каждую строку или столбец можно добавлять, удалять или перемещать вместе со всем содержимым. Столбцы по умолчанию именуются буквами английского алфавита, а каждая строка имеет определенный номер. Что касается размеров (высота строки и ширина столбца), то их вы можете легко изменить по своему усмотрению.

Заголовки столбцов и номера строк отображаются только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Вид (рис. 6.11) установлен флажок заголовки строк и столбцов . По умолчанию данный флажок установлен.

Рис. 6.11. Включение отображения заголовков строк и столбцов

Можно включить настройку, при которой имена столбцов будут формироваться по аналогии со строками, то есть с применением не букв, а цифр. Для этого нужно в окне Параметры на вкладке Общие (рис. 6.12) установить флажок Стиль ссылок R1C1 . По умолчанию данный флажок снят.

Рис. 6.12. Включение стиля ссылок R1C1

Для быстрого выделения строки щелкните мышью на ее номере, столбца – на его названии. Чтобы выделить несколько строк или столбцов, наведите указатель мыши на номер строки (заголовок столбца), откуда начинается выделение, и, нажав левую кнопку мыши, перетащите ее указатель на столько строк (столбцов), сколько нужно выделить. Для выделения нескольких строк, расположенных не подряд, а на расстоянии одна от другой, щелкайте на них мышью, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl (таким же образом производится выделение столбцов).

Чтобы быстро очистить всю строку или столбец, выделите ее (его) и нажмите клавишу Delete . Если же требуется не просто очистить строку (столбец) от всего содержимого, но и удалить саму строку (столбец), то щелкните правой кнопкой мыши на номере строки (названии столбца), и в появившемся меню выберите пункт Удалить . При этом на место удаленной строки сместится информация, расположенная ниже, а на место удаленного столбца – информация, расположенная правее.

Однако вы можете не только удалять имеющиеся строки (столбцы), но и добавлять новые. Чтобы добавить строку, щелкните правой кнопкой мыши на номере строки, над которой ее нужно вставить, и в появившемся меню выберите команду Добавить ячейки . Таким же способом выполняется вставка столбцов (разумеется, в этом случае контекстное меню нужно вызывать на имени столбца); при этом новый столбец вставляется левее выделенного столбца.

Любую строку либо столбец вы можете скрыть. Для этого после предварительного выделения нужно выполнить главного меню Формат ? Строка ? Скрыть либо Формат ? Столбец ? Скрыть . Если понадобится восстановить скрытые строк и столбцы, используйте команды главного меню соответственно Формат ? Строка ? Отобразить и Формат ? Столбец ? Отобразить .

Высоту строки и ширину столбца можно регулировать по своему усмотрению путем перетаскивания мышью их границ (это необходимо делать на номере строки или заголовке столбца). Есть и другой способ: установите курсор в любую ячейку строки или столбца и выполните команду главного меню соответственно Формат ? Строка ? Высота или Формат ? Столбец ? Ширина . При этом на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.13 (это пример для ширины столбца; высота строки настраивается в аналогичном окне).

Рис. 6.13. Настройка ширины столбца

В данном окне с клавиатуры введите требуемое значение (для столбца – в диапазоне от 0 до 255 , для строки – в диапазоне от 0 до 409 ), и нажмите кнопку ОК . Если ввести значение 0 , то строка или столбец будут скрыты.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Методическое пособие по дисциплине «информатика» (2 часть)

Структурные единицы электронных таблиц и работа с ними

Структурные единицы электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Изначально рабочий лист представляет собой пустую таблицу, которую необходимо заполнить данными и оформить по своему усмотрению. Каждый файл Excel является рабочей книгой, состоящей из нескольких листов. Так, в версиях MS Excel 5.0 и 7.0 рабочая книга по умолчанию содержит 16 листов, в версии MS Excel 97 и выше только 3. Число листов рабочей книги можно корректировать.

В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. По умолчанию рабочие листы именуются «Лист1», «Лист2», «Лист3» и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменять.

Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Каждый рабочий лист имеет название, которое указывается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переходить от одного листа к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным, т.е. с этим листом можно работать. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем – полужирным шрифтом. Для просмотра листа рабочей книги используют полосы прокрутки.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов.

Столбцы обозначаются прописными латинскими буквами (А. В, С, … Z) и, далее, двухбуквенными комбинациями (AA, AB, AC,…, BA, … IV). Столбцы могут обозначаться и числами: для этого с помощью команды меню Сервис — Параметры на вкладке Основные (Общие) нужно установить переключатель Стиль ссылок – R1C1. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов.

Строки последовательно нумеруются целыми числами от 1 до 65536 (максимально допустимого номера строки).

На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. Ячейка является минимальным элементом для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и номер строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например, А1, F8, AA2, DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
^

Выделение элементов электронной таблицы

Прежде, чем начать выполнять какие-либо операции с объектом (копировать, форматировать, вырезать, удалять и т.п.), необходимо выделить этот объект. Для эффективной работы с Excel, необходимо научиться выделять структурные элементы электронных таблиц: ячейку, столбец, строку, блок (диапазон) ячеек и несмежные ячейки.

Ячейка электронной таблицы, окаймленная черной рамкой с квадратиком внизу , является выделенной (активной, текущей). Передвигать рамку можно с помощью клавиш управления курсором, поэтому ее часто называют курсорной рамкой. Для выделения любой ячейке достаточно щелкнуть по ней мышью или выбрать ее имя (если оно имеется) в раскрывающемся списке поля имени строки формул.

Способы выделения фрагментов электронной таблицы при помощи мыши и клавиш управления курсором оформим в виде таблицы.

^ Объект выделения	Технология выполнения операции
Ячейка	Щелкнуть мышью по ячейке
Строка	Щелкнуть мышью по соответствующему номеру в заголовке строки
Столбец	Щелкнуть мышью по соответствующей букве (номеру) в заголовке столбца
Диапазон (блок) смежных ячеек	Установить указатель мыши в начало выделения (в левой верхней ячейке). Нажать левую кнопку мыши. Протащить указатель мыши, закрашивая область выделения (смещать указатель к правому нижнему углу блока) Щелкнуть мышью на левой верхней ячейке выделяемого блока, нажать клавишу Shift и щелкнуть мышью на противоположной крайней ячейке
Диапазон (блок) несмежных ячеек	Выделить блок смежных ячеек. Нажать клавишу Ctrl. Выделить следующий блок ячеек
Рабочий лист	Щелкнуть по ярлычку рабочего листа
Несколько смежных рабочих листов	Выделить ярлычок первого рабочего листа. Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, выделить ярлычок следующего рабочего листа
Несколько несмежных рабочих листов	Выделить ярлычок первого рабочего листа. Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить ярлычок следующего рабочего листа
Вся таблица	Щелкнуть на левой «пустой» кнопке в заголовке столбца

Изменение ширины столбцов и высоты строк

После запуска Excel по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Книга1. Рабочей областью нового документа является таблица, состоящая из одинаковых ячеек, т.е. все столбцы имеют одинаковую ширину, а все строки – одинаковую высоту. При вводе в ячейку длинного текста, в ней отображается этот текст или его часть, если текст целиком не помещается в ячейке. Если вводимый в ячейку текст превышает по длине видимую ширину столбца, то либо визуально текст накроет эти ячейки (следующие ячейки в строке пусты), либо правая часть текста скроется за этими ячейками (в следующих ячейках есть данные). Если число не помещается в ячейке электронной таблицы, то в отличие от текста вместо числа в ячейке появляются символы ####.

Появляется необходимость изменить (увеличить или уменьшить) ширину отдельных столбцов или строк (например, если нужно разместить текст в ячейке в несколько строк). Изменить размер столбца или строки в Excel можно несколькими способами: с помощью команд меню и «вручную».

Чтобы изменить ширину столбца «вручную» (с помощью мыши), нужно перетащить правую границу заголовка столбца (при этом указатель мыши превратится в двойную стрелку, перечеркнутую вертикальной чертой ) на новое место для получения столбца требуемой ширины.

Для изменения с помощью мыши («вручную») высоты строки нужно перетащить нижнюю границу заголовка строки (указатель мыши превратится в двойную стрелку, перечеркнутую горизонтальной чертой ) на новое место для получения строки необходимой высоты.

Для быстрого автоподпора ширины столбца по ширине введенных в него данных нужно сделать два щелчка по правому разделителю в строке заголовка столбца (или воспользоваться командой ФОРМАТСтолбецАвтоподбор ширины). Для быстрого автоподбора высоты строки нужно сделать два щелчка по нижнему разделителю строки (или воспользоваться командой ФОРМАТСтрокаАвтоподбор высоты).

Чтобы изменить ширину одного или нескольких столбцов, их надо выделить и, выполнив команду меню ФОРМАТСтолбецШирина, можно ввести ширину выделенного столбца, соответствующую числу символов стандартного шрифта, которое помещается в ячейке данного столбца. Ширина столбца измеряется в символах и может иметь величину от 0 до 255 символов. Например, ширина столбца 8 означает, что в ячейку данного столбца помещаются 8 символов стандартного шрифта.

Чтобы изменить высоту одной или нескольких строк, их надо выделить и, выполнив команду меню ФОРМАТСтрокаВысота, можно ввести высоту выделенной строки. Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409). Если ввести высоту строки равной 0, строка будет скрыта.
^

Добавление ячеек, строк, столбцов и листов

Для вставки пустых ячеек, строк, столбцов или листов в Excel используются команды меню окна ВСТАВКАЯчейки (Строки, Столбцы, Лист) или команды контекстного меню Добавить ячейки (лист).

Команды ВСТАВКАЯчейки и Добавить ячейки вызывают диалоговое окно Добавление ячеек, в котором указывают направление сдвига уже заполненных ячеек.

Добавить новые пустые ячейки можно слева или сверху от выделенной ячейки или строки. Например, для того чтобы вставить новые (пустые) ячейки с помощью контекстного меню, необходимо выполнить следующие действия: выделить ячейку, перед которой будет выполняться вставка; щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенной ячейке; в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки; указать направление сдвига выделенной ячейки таблицы – вниз или вправо.

Добавление пустых столбцов происходит слева от выделенного объекта, а добавление строк – сверху от выделенной ячейки или строки, т.е. при вставке столбца остальные столбцы сдвигаются от места вставки на одну позицию вправо, а при вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз.
^

Операции удаления и очистки

В Excel для удаления выделенных ячеек, строк и столбцов используются команды меню ПРАВКАУдалить или команды контекстных меню Удалить. Для удаления выделенных листов используется команда меню ПРАВКАУдалить лист или команда контекстного меню листа Удалить. Перед выполнением команд удаления листа система предупреждает о том, что отменить удаление выделенных листов будет невозможно.

Для удаления информации, находящейся в выделенных фрагментах электронной таблицы (ячейках, строках, столбцах или листах), в Excel используется команда меню ПРАВКАОчистить, клавиша Delete или команда контекстного меню Очистить содержимое. При использовании команды контекстного меню Очистить содержимое или клавиши Delete из выделенных фрагментов удаляются только значения (их содержимое), а форматы ячеек остаются неизменными.

Источник

1.2. Основные элементы окна ms Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

Рабочая область (активный рабочий лист).

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

1.3 Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

функции даты и времени;

арифметические и тригонометрические (математические) функции;

Источник

Структура рабочей книги[править]

Документ Excel имеет расширение «*.xls» («*.xlsx» в Microsoft Office Excel 2007 и более поздних версиях) и называется рабочая книга.
Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна «Лист 1» и т. д.
Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк.
Столбцов в листе 16384 (2 в 14 степени), а строк 1048576 (2 в 20 степени). Количество ячеек — 17179869184 (2 в 34 степени).
Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от «A» до «Z», затем идет «AA-AZ», «BA-BZ», «AAA» и т. п. до «XFD» (16384).
Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например «A1»). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре.
Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы «достать» данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Отдельно следует сказать о так называемых «объединенных ячейках»: в программе Excel допустимо объединять ячейки, при этом визуально границы ячеек стираются и область ячеек, к которой было применено объединение ячеек, условно становится одной ячейкой.
Пример: выделим ячейки D2:E5 и объединим их (правая кнопка мыши в контекстном меню выбираем «Формат ячеек», переходим на вкладку «Выравнивание» ставим птичку напротив «объединение ячеек»). После этой операции при попытке установить курсор в любую из ячеек диапазона, будет выделятся (визуально) сразу 8 ячеек, однако текущей ячейкой будет являться левая верхняя, в этом примере — это ячейка D2.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги[править]

С использованием левой кнопки мыши:

щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl+PageUp / Ctrl+PageDown;
перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;
Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;
Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;
⇧ Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;
двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем ↵ Enter для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

«Добавить…». Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т. д.;
«Удалить». Надеюсь, без комментариев;
«Переименовать». Надеюсь, без комментариев;
«Переместить/Скопировать…». Интересная и полезная команда:
- в выпадающем списке «в книгу: » выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;
- В списке «перед листом: » будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;
- Если не устанавливать галочку «Создавать копию», лист будет перемещен в выбранную книгу (то есть в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.
«Выделить все листы». Надеюсь, без комментариев;
«Цвет ярлычка…». Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный «цветной» ярлычок отображается «некорректно» (IMHO);
«Исходный текст». «Господа программеры» разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)[править]

Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.
С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить «курсор» (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.
С помощью окна «Переход» (активируется сочетанием клавиш Ctrl+G) — в строку «Ссылка: » вводим необходимый адрес ячейки, например BH12543, и нажимает ↵ Enter. Данный способ удобен в тех случаях, когда необходимо переместиться к ячейке находящейся в той части листа рабочей книги, которая значительно отдалена от текущего положения активной ячейки (в окне «Переход» допустимо вводить и адрес диапазона — в этом случае, кроме перемещения к диапазону, также происходит его выделение)

Нажатие клавиши Tab ↹ приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а ⇧ Shift+Tab ↹ — в предыдущую. Нажатие клавиши ↵ Enter приводит к перемещению на ячейку вниз, а ⇧ Shift+↵ Enter — вверх.
Однако, если нажать несколько раз Tab ↹, затем нажать ↵ Enter, курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали Tab ↹. Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.
Нажатие сочетаний клавиш Ctrl+клавиши управления курсором приводит к «прыжку» курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.
Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, «невыделенной» (см. выше). При этом нажатие клавиш Tab ↹, ↵ Enter [+⇧ Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать Ctrl+↵ Enter (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
Нажатие клавиш Page Up / Page Down приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк[править]

Чтобы выделить одну ячейку, щелкните на ней левой кнопкой мыши;
Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;
Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите Ctrl, и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;
Нажатие сочетания клавиш Ctrl+A приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие Ctrl+A приведет к выделению всей таблицы;
Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк («между» столбцом «A» и строкой «1»);
Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца («шапка» таблицы сверху);
Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки («шапка» таблицы слева);
Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;
С зажатой клавишей Ctrl можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;
Если зажать клавишу ⇧ Shift и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Изменение ширины столбцов и высоты строк[править]

При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в «шапке» таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).
При изменении ширины столбцов, первое число будет означать, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.
При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает высоту в пикселях.
Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;
Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбца (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках[править]

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать ↵ Enter или Tab ↹ ([+⇧ Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;
Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем Ctrl+↵ Enter;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем F2;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем ↵ Enter, либо зеленую галочку слева.
Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать Alt+↵ Enter

Добавление примечания к ячейке[править]

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

Щелкаем правой кнопкой в нужной ячейке → «Добавить примечание» → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;
Выделяем нужную ячейку → меню «Вставка» → «Примечание» → … ;
Выделяем нужную ячейку → меню «Рецензирование» → «Создать примечание» → … или быстрой комбинацией ⇧ Shift+F2 (для Excel 2007)

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание:

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

При щелчке правой кнопкой на ячейке с примечанием в контекстном меню появятся пункты для работы с примечанием:

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню «Правка» —> «Очистить» —> «Примечания».

Команда «Отобразить или скрыть примечание» делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню «Вид» —> «Примечания». При этом откроется панель инструментов «Рецензирование», в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Если в этом режиме щелкнуть правой кнопкой мыши на границу примечания, в контекстном меню появится команда «Формат примечания», после выбора которой открывается окно «Формат примечания». В этом окне можно поменять заливку, границы, направление текста и другие настройки примечания.

Если при создании примечание не помещается, раздвиньте сразу границы. Автоматически границы не подгоняются и пользователю потом будет видно не все примечание.

Источник

Презентация

Во втором занятии рассмотрено создание новой книги, открытие и сохранение. Пользователь узнает способы быстрого перемещения по листу, осуществления поиска данных и их замену, а также хитрости управления листами.

Навыки MOS 77-420

Название навыка	Номер навыка
Создание чистой рабочей книги	1.1.1
Создание чистой рабочей книги	1.1.2
Создание чистой рабочей книги	1.1.5
Поиск данных в книге	1.2.1
Изменение порядка листов	1.2.3
Демонстрация использования GoTo	1.2.4
Демонстрация использования NameBox	1.2.5
Изменение цвета закладки	1.3.1
Сокрытие листа	1.4.1
Сохранение книги в альтернативный формат файла	1.5.2
Сохранение файлов в удаленных местах	1.5.8
Поиск и замена данных	2.1.2

Теория:

Создание рабочих книг. Открытие и сохранение книги

Видеоверсия

Текстовая версия

Создание рабочей книги с одним листом происходит сразу после запуска табличного процессора. Способы запуска табличного процессора были рассмотрены в предыдущем занятии. Если у пользователя не изменены настройки запуска по умолчанию, то на начальном окне можно выбрать тип создаваемой книги: пустая, либо на основе одного из предложенных шаблонов.

Стартовый экран Excel

Шаблон – это особая книга, на основе которой создаются другие книги. В отличие от пустой книги, шаблоны, как правило уже содержат определенную разметку, форматирование и формулы. При создании книги на основе шаблона изменения вносятся не в сам шаблон, а в копию книги, созданную на основе шаблона.

Все книги создаются на основе шаблонов, просто пустая книга создается на основе чистого шаблона, лишенного дополнительного форматирования, а для упрощения понимания мы будем говорить: «Создание чистой книги».

Если необходимо создать новую книгу, когда Excel запущен, то это можно сделать с помощью команды: Файл/ Создать и выбрать тип новой книги: пустая или на основе шаблона.

Второй способ – это щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Excel на панели задач с зажатой клавишей Shift.

И, третий способ, заключается в использовании горячего сочетания клавиш: «Ctrl+N».

При использовании последнего способа будет создана сразу пустая новая книга, а не вызван начальный экран с возможностью выбора шаблона.

Открытие существующей книги

Открыть ранее созданную книгу можно, как из самой программы Excel, так и из вне, например, файлового менеджера «Проводник».

Если воспользоваться файловым менеджером, то открыть книгу можно двойным щелчком (или одинарным, если так настроена система), либо воспользоваться вкладкой «Главная» ленты интерфейса Проводника, либо вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Открыть».

Варианты открытия существующей книги Excel

Выбрав пункт «Открыть с помощью» можно дополнительно будет выбрать программу для открытия файла, такое бывает удобно, если нужно открывать файлы от других приложений, либо, если в системе несколько программ, работающих с одним типом фалов. С файлами Excel могут работать другие табличные процессоры, например, OpenOffice Calc. Более подробно об открытии «не родных» файлов в Excel будет вестись речь в 10 занятии.

Открытие существующей книги непосредственно из табличного процессора также можно осуществить несколькими способами.

За открытие книг отвечает группа «Открыть» представления Backstage, которое вызывается по клику на вкладку «Файл», либо с помощью горячего сочетания клавиш «Ctrl+O».

Открытие книги горячим сочетанием клавиш Ctrl+O

В отличие от других продуктов MS Office, Excel обладает некоторой особенностью, а именно: в табличном процессоре Excel нельзя открыть две книги с одинаковым названием, например, одну из флешки, а вторую со своих документов на рабочем компьютере. Придется предварительно одну из книг переименовать. В то же время, открыть два документа Word или презентации PowerPoint, с одинаковым названием, можно.

Пользователю доступны несколько стандартных мест хранения файлов:

Последние – собраны последние книги, над которыми производилась работа в табличном процессоре, причем файл будет открываться из того места-расположения, где последний раз над ним производилась работа.

OneDrive – онлайн хранилище Microsoft, которое дает всем пользователям, подписавшимся на пакет Office 365, 1 Тб места под данные.

Этот компьютер – переход в папку «Мои документы», которая настроена на конкретного пользователя (по умолчанию система размещает Мои документы в хранилище OneDrive)

Обзор – запуск диалогового окна открытия файла, где в привычном интерфейсе проводника можно выбрать месторасположение и сам файл.

В Microsoft Office могут быть добавлены другие места хранения файлов, например, OneDrive корпоративный, или Office 365 SharePoint.

Как уже было отмечено выше, запустить представление Backstage на группе «Открыть», можно и с помощью горячего сочетания Ctrl+O, однако, если нужно сразу же перейти на диалоговое окно открытия файла, то это проще всего сделать с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl+F12.

Сохранение книг

Для сохранения в Excel, как и других программах Microsoft Office, предусмотрено несколько вариантов:

Сохранить – сохраняет текущую книгу.

Сохранить как… – сохраняет текущую книгу под новым именем и/ или в новом месте. С помощью команды «Сохранить как…» можно сохранить книгу в другом формате.

Если книга сохраняется в первый раз, то всегда будет запускаться команда «Сохранить как…»

Для команды «Сохранить» предусмотрены горячие сочетания клавиш: Ctrl+S и Shift+F12, они идентичны и, возможно, продублированы для удобства использования программы как правшами, так и левшами.

Есть горячие сочетание и для команды «Сохранить как…» – это клавиша F12, которая сразу запускает диалоговое окно сохранения файла.

При использовании команды «Сохранить как…» пользователь может выбрать место для хранения файла, в тои числе и хранилище OneDrive или его аналог. Если использовать OneDrive, то хранилище доступно прямо из окна табличного процессора, в случае сторонних поставщиков онлайн хранилищ, возможно, придется воспользоваться диалоговым окном сохранения, выбрав правильное расположение сохранения файла.

Сохранение файла под другим форматом

Каждый файл в операционной системе состоит из двух частей, непосредственно имени и расширения. Отделение расширения от имени происходит с помощью точки с права на лево. Т.е. все что идет справа до первой точки считается расширением, а остальная часть – имя, которое, в свою очередь, тоже может иметь точки, но они учитываются наравне с остальными символами.

Именно по расширению файла операционная система определяет его тип и, соответственно, ассоциацию с тем приложением, которое должно открыть данный файл по умолчанию (по двойному клику мышки, либо нажатию клавиши Enter). При этом, в системе может быть несколько приложений, работающих с одним типом. К примеру, если взять расширение .pdf, то открыть его можно с помощью приложений: браузер Edge, Microsoft Word (версия 2013 +), Adobe Acrobat Reader и другие. Перечень приложений, установленных в системе, которые могут работать с определенным типом фала можно увидеть в контекстном меню.

Список приложений, позволяющих открыть файл определенного формата, может отличаться

К примеру, попытка открыть файл с расширением *.pdf в другой системе.

В системе установлен другой набор приложений, которые позволяют открывать файлы *.pdf

Возвращаясь к табличному процессору Excel, следует отметить, что он имеет несколько «родных» расширений, но поддерживает и другие расширения.

Родное расширение – это расширение, которое появилось вместе с конкретным приложением, для Excel таких расширений несколько:

*.xlsx – Книга Excel;
*.xlsm – Книга Excel с поддержкой макросов;
*.xlsb – Книга Excel с поддержкой макросов, представленная в двоичном формате. Часто используется для очень больших документов с десятками тысяч строк и/или сотнями колонок;
*.xltx – шаблон Excel;
*.xltm – шаблон Excel с поддержкой макросов.

Это не все форматы, одним из часто встречаемых форматов является *.xls – это книга Excel сохраненная в старом (версия Excel до 2003й) формате, остальные устаревшие форматы мы рассматривать не будет ввиду их неактуальности.

Кроме родных расширений, Excel может сохранить книгу в одном из других форматов, например, сохранить список в текстовом формате, либо формате веб-странице. Для сохранения книги в другом формате нужно выполнить команду «Сохранить как…» и выбрать из списка нужный формат.

Демонстрация работы команды «Сохранить как»

Наиболее часто сохранение выполняется в старом формате *.xls для поддержки совместимости с устаревшими версиями Excel, при этом часть функциональности книги может быть утеряна (о чем программа предупредит соответствующим диалоговым окном).

Команда «Сохранить как…» может использоваться и для переименования существующей книги Excel, вернее, это будет ее копирование под новым именем, если же надо именно переименовать книгу, то придется воспользоваться файловым менеджером «Проводник». В проводнике для переименования файла можно вызвать контекстное меню, командами ленты интерфейса, сделать клик мышки по предварительно выделенному файлу, либо выбрать файл и нажать функциональную клавишу F2.

Переименование файла

Навигация по рабочим листам и книгам

Видеоверсия

Текстовая версия

Важным умением при работе в Excel, особенно при работе с большими данными, является умение быстрого перемещения в ту или иную часть таблицы на листе, листа или книги. Excel предлагает пользователю широкий набор команд для навигации, рассмотрим их.

Навигация с помощью горячих сочетаний клавиш

Для начала рассмотрим горячее сочетания клавиш, отвечающие за навигацию в Excel.

Ctrl+End – мгновенное перемещение в самую последнюю (нижняя, правая) ячейку листа, которая находится на пересечении последней строки и столбца.

Перемещение по листу Excel

Ctrl+Home – мгновенное перемещение в начало листа (ячейка А1).

Стрелки на клавиатуре – перемещение на одну ячейку в зависимости от направления.

Ctrl+стрелки на клавиатуре – в зависимости от направления стрелки, перемещение в конец/начало непрерывного диапазона с данными, например, если на листе будет несколько введенных таблиц. Если нажать указанное сочетание на листе, где нет данных, то выделение активной ячейки переместится в конец строки/столбца листа.

Лист Excel содержит много ячеек, если перемещаться с помощью Ctrl и стрелок на листе без данных, то можно убедится, что последним столбцом будет XFD (16384), а последней строкой 1048576.

Перемещение с использованием клавиши ScrollLock. Не самая часто используемая клавиша, в Excel может оказаться полезной. Итак, с нажатой клавишей ScrollLock, поведение с использованием стрелок и стрелок с Ctrl меняется:

Стрелки на клавиатуре – перемещение на один столбец/строку.

Ctrl+стрелки – перемещение на один экран в зависимости от направления.

Это не все комбинации для перемещения по листу с помощью клавиатуры, в процессе освоения работы в табличном процессоре можно добавить использование клавиш Home и End, а также их использование с зажатой клавишей ScrollLock.

Навигация по листу Excel может производиться не только с клавиатуры, но и связки мышка + элементы интерфейса программы.

Навигация с помощью окошка «Имя» (Name Box)

Пока мы не использовали большие и сложные документы в Excel, но с ростом количества данных, перемещения с помощью клавиатуры может оказаться недостаточно. В Excel предусмотрены инструменты для работы с большими данными, одним из таких является окошко «Имя», которое находится над первой ячейкой листа.

Окошко «Имя» (Name Box)

В данном окошке отображается имя ячейки или диапазона, который сейчас активен, однако, туда можно ввести имя существующей ячейки или диапазона и мгновенно перенестись. С малым количеством данных преимущества использование такого подхода не очевидны, однако, на листе с большими объемами данных и пользовательскими именами ячеек/диапазонов, окошко «Имя» (NameBox) может оказаться чрезвычайно полезным.

С помощью данного окошка можно не только перемещаться, но и давать имена ячейкам/диапазонам, для этого следует установить курсор выделения активной ячейки в целевую позицию, а окне «Имя» ввести новое имя без пробелов.

Использование пробела в именах ячеек недопустимо

Теперь, находясь в произвольном месте листа, можно ввести в окошко «Имя» слово «данные» и мгновенно перенестись на ячейку «I14», согласитесь, такие имена ячеек гораздо легче запоминать.

Навигация с помощью команды «Перейти» (Go To)

На вкладке «Главная», группа «Редактирование» находится команда с дополнительными опциями «Найти и выделить».

Использование команды «Перейти» (Go To) для навигации

Выбрав пункт «Перейти…» можно посмотреть список всех именованных ячеек/диапазон и быстро перейти к целевому, чтобы не держать этот список в голове, при большом количестве это будет проблематично.

Держать в голове имена ячеек нет необходимости

Кроме поименованных пользователем ячеек там еще содержится история последних переходов, если в списке будут присутствовать именование ячейки с других листов книги, то они будут обозначаться с именем листа.

Свое продолжение команда «Перейти…» получила в команде «Выделить группу ячеек» (Go To Special…), вызвать которую можно как из меню «Найти и заменить», и с диалогового окна «Переход».

При большом количестве различных данных на листе, можно быстро выбрать их по определенному признаку.

Мы рассмотрели не все возможности навигации в Excel, остальные приемы будут рассмотрена при практической работе, для лучшей усвояемости материала.

Управление рабочими листами

Видеоверсия

Текстовая версия

Основным структурным элементом книги Excel является рабочий лист или просто лист. Пользователю доступен широкий набор действия над самими листами для продуктивной работы в табличном процессоре.

Команды, позволяющие выполнять действия над листами сосредоточены в команде с опциями «Формат», а также в контекстном меню, ярлычка листа.

Практически все, необходимое для работы с листом книги, сосредоточено в контекстном меню ярлыка

Добавление рабочих листов в существующую книгу

По умолчанию в Excel 2013/ 2016+ новая пустая книга создается с одним листом, если книга создается на основе шаблона, то количество листов может быть произвольным.

Добавить листы в открытой книге можно несколькими способами, эти способы дополняют друг друга.

Первый способ, самый очевидный способ – щелкнуть по значку «+» справа возле листа. Добавиться новый пустой лист в книгу Excel.

Простой способ добавления нового листа в книгу

Второй способ — добавить новый лист можно с помощью команды «Вставить», группы «Ячейки» вкладки «Главная».

Добавление листа в книгу с помощью команд ленты интерфейса

Третий способ добавления нового листа заключается в использовании контекстного меню на одном из активных листов.

Добавление нового листа с помощью контекстного меню

В этом случае, можно вставить не просто пустой лист, а выбрать один из предложенных вариантов шаблонов в диалоговом окне.

Диалоговое окно вставки нового листа

Копирование и перемещение листов

Не всегда нужен новый пустой лист, добавить листы в книгу можно скопировав существующий лист с данными, если вызвать контекстное меню на существующем листе и выбрать опцию «Переместить или скопировать», либо воспользоваться командой «Формат» группы «Ячейки» вкладка «Главная».

Перемещение или копирование листа книги можно совершить различными способами

Главное не забыть отметить чекбокс «Создать копию» в появившемся диалоговом окне, в противном случае, лист переместится на новое место.

Диалоговое окно Переместить или скопировать (для копирования необходимо отметить чекбокс)

Копирование либо перемещение листа с помощью одноименного диалогового окна возможно и между двумя книгами, главное, чтобы эти книги были открыты, тогда все открытые книги будут отображаться в раскрывающемся списке в верхней части диалогового окна.

Этот способ имеет свой более быстрый аналог, если зажать Ctrl щелкнуть левой кнопкой мыши и немножко потянуть в сторону уже готовый лист, то создастся его копия, если же это сделать без зажатой клавиши Ctrl, то лист просто переместится. Такое перетягивание можно делать и между двумя разными книгами, однако, работает данный способ только в версиях Excel от 2013й и выше.

Скопировать лист с данными из текущей, либо внешней книги можно просто выделив все данные и вставив их в пустой лист рабочей книги, однако, такое решение вряд ли можно назвать разумным, при знании способов, описанных выше.

Переименование листа

Для переименования листа следует проделать операцию аналогичную копированию, т.е. либо через контекстное меню, либо через вкладку «Главная», группа «Ячейки», команда «Формат» и выбрать пункт «Переименовать…».

Переименование листа с помощью команды ленты интерфейса

Для переименования есть и более быстрый способ, нужно просто выполнить двойной клик левой кнопкой мыши по ярлычку листа. Имя листа может содержать пробелы в отличии от имени ячейки/диапазона, но максимальное количество символов в имени ограничено 31.

Изменение цвета ярлычка листа

При накоплении листов в книге, бывает удобно задать цвет ярлычков листа, это делается с помощью контекстного меню, либо с помощью команды «Формат» вкладки «Главная»

Изменение цвета ярлычка листа

Сокрытие листов в книге

Иногда может потребоваться скрыть определенный лист/листы. Причин может быть несколько, например, там используются вспомогательные вычисления, либо данные на нем пока не актуальны и т.д.

Сокрытие листа выполняется через контекстное меню, либо через команду «Формат» вкладки «Главная», в принципе, как и большинство операций над листами в Excel.

Если в книге есть скрытые листы, то в контекстном меню будет активной команда «Показать…»

Если в книге есть скрытые листы, то в контекстном меню и команде «Формат» появится активным пункт «Показать…», который вызывает диалоговое окно отображения скрытых листов.

В диалоговом окне будет отображен список скрытых листов

Удаление листа из книги

Удаление производится из контекстного меню по ярлыку листа. Если на листе была введена информация, то Excel выведет предупреждение о возможной потере данных, если удаляется пустой лист, то предупреждения не будет.

Второй способ заключается в использовании команды «Удалить», группы «Ячейки» вкладки «Главная».

Чаще используют удаление через контекстное меню

Работа с несколькими листами в книге

Как уже отмечалось, книги, состоящие из одного листа – редкость, а постоянно переключатся между двумя рабочими листами, используя ярлык не совсем удобно, гораздо удобнее смотреть листы одновременно. Excel обладает возможностями одновременной работы с несколькими листами Excel все преимущества такого функционала проявляются на экранах с высоким разрешением, но продемонстрировать работу можно и на небольшом экране.

В Excel есть несколько инструментов, которые позволяют работать с несколькими листами, ознакомиться с ними можно на вкладке «Вид», группа «Окно».

Команда «Разделить» позволяет разделить лист на отдельные области, работать с которыми можно независимо. Расположение границ можно регулировать.

Разделение удобно, если нужно посмотреть на разные участки объемного листа

Команда «Новое окно» позволяет открыть книгу на выбранном листе, в принципе, потом можно переключиться на другой лист, т.к. открывается новое окно с полноценной книгой.

Команда «Скрыть» скрывает активное окно книги, если открыто только одно окно одной книги, то получится Excel без единого листа и, соответственно, с неактивными командами на ленте интерфейса.

Команда «Отобразить» становится активной только в случае, если было скрыто хотя бы одно окно, и позволяет отобразить окна, которые были предварительно скрыты.

Одну книгу можно открывать в нескольких окнах, если некоторые из них скрыты, то они будут отображены в диалоговом окне по нажатию команды «Отобразить»

Если открыто несколько окон либо разных книг Excel их можно быстро упорядочить на экране, за это отвечает команда «Упорядочить все».

Упорядочивание окон либо разных книг Excel

При этом, если окна принадлежат нескольким книгам, то можно упорядочить как все окна, так и только окна текущей книги, если отметить опцию «Только окна текущей книги».

Упорядочены будут только не скрытые окна

Расположить рядом окна книг можно и с помощью команды «Рядом», в этом случае, станет доступна опция включения синхронной прокрутки, которая будет удобна при сравнении приблизительно одинаковых листов, например, стилизованных отчетов по разным месяцам.

Одновременный ввод данных в листы книги Excel

Для пользователя, знакомого с текстовым процессором Microsoft Word, описанные операции с окнами не в новинку, фактически единственно значимым отличием можно считать вертикальное разделение, которое в Word не нужно.

А вот чего в Word нет, так это возможности одновременного ввода данных на листы книги. По правде сказать, одновременный ввод то можно реализовать, но там это совершенно другая функция и реализуется сложнее.

Итак, если в книге есть несколько однотипных листов, на которые нужно добавить дополнительный расчет или просто данные:

Вызывается контекстное меню на том листе, где планируется ввод данных.
Выбирается пункт меню «Выделить все листы», или с помощью клавиши Ctrl выделить нужные листы.
Добавляется, либо обновляется информация на первом листе.
Все, можно проверять остальные листы.

Одновременное редактирование нескольких листов книги

Для правильного функционирования данной возможности не важно однотипные листы или нет и, если вводить дополнительные данные это не важно, но, если добавлять формулы со ссылками на данные, нужно чтобы эти самые данные размещались в одинаковых ячейках, иначе формула будет обрабатываться некорректно.

Поиск и замена данных

Видеоверсия

Текстовая версия

Задача, с которой рано или поздно столкнется любой человек, работающий с данными – это поиск, а иногда и замена. Функция поиска и замены в табличном процессоре Excel находится на вкладке «Главная», группа «Редактирование».

Использование поиска в Excel

Команды «Найти…» и «Заменить…» находятся на смежных вкладках диалогового окна «Найти и заменить». Данное диалоговое окном можно вызвать и с помощью горячего сочетания клавиш: Ctrl+F или Ctrl+H (окно откроется либо на вкладке «Найти», либо «Заменить»)

Диалоговое окно «Найти и заменить»

Горячее сочетание

Ctrl+F универсально сочетание поиска данных на странице, работает не только в офисных программах, но и абсолютно различных приложениях, например, в браузере.

При осуществлении поиска в Excel нужно знать несколько нехитрых правил:

По умолчанию поиск выполняется в выделенной области, если нет выделенной области, тогда на всем листе.
При поиске не учитывается формат ячейки, соответственное, никаких знаков валюты добавлять не стоит.
При работе с датами, лучше выполнять поиск их в формате по умолчанию для конкретной системы, в этом случае, в Excel будут найдены все даты, удовлетворяющие условию. Например, если в системе используется формат д/м/г, то поисковый запрос */12/2015 выведет все даты за декабрь 2015 года, независимо от того, как они отформатированы (28.12.2015, 28/12/2015, или 28 декабря 2015 и т.д.).

В Excel можно выполнять нестрогий поиск – когда один или несколько символов искомой фразы не известны. Чтобы выполнить нестрогий поиск, следует воспользоваться символами-заменителями, другое название — джокерные символы. Поиск в Excel поддерживает работу с двумя такими символами: «*» и «?»:

«*» соответствует любому количеству символов;
«?» соответствует любому отдельно взятому символу.

К примеру, поисковый запрос по фразе «*К?маров*» найдет такие записи, как: Комаров А.С., Александр Камаров, Комаров Александр Иванович и т.д.

Поиск данных на листе Excel

Функция замены

При поиске текста с форматированием будьте предельно внимательными

В Excel можно не просто выполнить поиск, но и сразу же выполнить замену, здесь может пригодиться возможность применять формат к целевой ячейке, например, можно выделить ячейки другим цветом, изменить шрифт, размер, начертание и т.д.

В Excel можно делать замену сразу с нужным форматированием

При использовании формата в поиске нужно быть очень внимательным, т.к. если задать формат для искомой ячейки, то ячейки с искомым текстом, но без форматирования найдены не будут.

Флешкарты

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Практика

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки

Задание 1. Работа с существующей книгой и листами

Открыть книгу из предыдущего задания «Задание 1 выполнено».
Добавить 5 новых листов нажатием на клавишу «+» справа от существующих листов.
Переместить их в начало списка выделив новые листы левой клавишей мышки с зажатой клавишей Shift, а потом перетянув ярлычки перед листом «Лист1» или просто перетянув «Лист1» в конец списка.
Переименовать созданные листы, обозвав их женскими именами: Аня, Алена, Оля, Юля, Ира. Для переименования можно дважды кликнуть по ярлыку или выбрать команду из контекстного меню.
Сохранить книгу под именем «Занятие 2.1 выполнено».

Подсказка

Сохранение выполнить командой «Файл», «Сохранить как…»

Посмотреть решение

Задание 2. Приобретение навыков навигации по рабочим листам книги

Открыть книгу «Задание 2.2 старт».
Установить в поле «Имя» (Name Box) курсор мышки и ввести «последняя_ячейка».
С помощью команды «Перейти…» (Go To) посмотреть какой еще ячейке в книге дано имя. Переместится в эту ячейку с помощью команды «Перейти…». Команда перейти находится на вкладке «Главная», в группе «Редактирование» в выпадающем списке команды «Найти и выделить», либо горячее сочетание клавиш: «Ctrl+G».
Одной и той же ячейке/диапазону можно давать несколько имен. Перейти в «последняя_ячейка» и в поле «Имя» ввести «последняя_ячейка2».
Перейти на любой другой лист Excel и в поле «Имя» ввести: «последняя_ячейка2».
Сохранить книгу под именем «Задание 2.2 выполнено».

Посмотреть решение

Задание 3. Приобретение навыков управления рабочими листами книги

Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.2 выполнено».
Изменить цвет ярлыка у листов: 1ЮДБ-1-1 и 1ЮДБ-1-2 на зленый, для 1ЮДБ-2-1 и 1ЮДБ-2-2 на синий, 1ЮДБ-3-1 и 1ЮДБ-3-2 на серый 50%. Изменения производить по два листа, т.е. выделили два листа в группу (клик с зажатой клавишей Shift или Ctrl для не смежных ярлыков) и для обоих сразу изменили цвет.
Использовать цвета темы верхнюю строчку из цветовой палитры. Точное название цветов: «Зеленый, Акцент 6»; «Синий, Акцент 5»; «Серый 50%, Акцент 3».

Подсказка

Цвет ярлыка, как и большинство операций над листом, быстрее всего изменять используя контекстное меню по ярлыку листа.
Выделить три последних листа в группу и скрыть, используя команду ленты интерфейса. Вкладка «Главная», группа «Ячейки», команда с выпадающим списком «Формат».
Добавить один чистый лист.
Создать копию листа «Отчеты по дням».
Удалить чистый лист. Удалить созданную копию листа «Отчеты по дням».
Сохранить книгу под именем «Задание 2.3 выполнено».

Посмотреть решение

Задание 4. Групповая работа с листами в книге

Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.3 выполнено».
Отобразить все скрытые листы в книге.

Подсказка

Контекстное меню и выбрать команду «Показать…»
Объединить в группу все листы книги за исключением таких: Отчеты по дням, Лекции 1ЮДБ и Лекции 1ЭБД.

Подсказка

Объединение производится щелчком мыши с зажатой клавишей Ctrl.
При объеденных листах в одном из них в ячейке B37 ввести: «Тестирование» и завершить ввод клавишей Enter.
В следующей ячейке (B38) ввести следующую формулу: «=B4» и завершить ввод клавишей Enter.

Пояснение: изучение формул и работу с ними будем рассматривать позже.

Вернуть каретку выделения ячейки в ячейку B38 и потянуть за маркер автозаполнения на 13 ячеек вниз (до B51).
Если все сделано правильно в ячейках должны отобразится фамилии. Теперь можно снять группировку (просто кликнуть по листу не в группе, либо через контекстное меню) и перейти на другие листы, которые были в группе, для того, чтобы убедится, что проделанные изменения на первом листе коснулись всех листов в группе.
Сохранить книгу под именем «Задание 2.4 выполнено».

Посмотреть решение

Тест

Полезное

Одновременный ввод данных на несколько листов в Excel

Секреты поиска в Excel

Источник

Типы данных Excel

Механизм автозаполнения

Читайте также

Глава 6. Строим таблицы и выполняем расчеты в редакторе Excel

6.1. Назначение, возможности и пользовательский интерфейс Excel

6.2. Термины и понятия, используемые в Excel

6.7. Как нарисовать таблицу в Excel?

ЧАСТЬ 3. СТРУКТУРНЫЕ ПРИНЦИПЫ ИСТОРИИ

32. СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ

Методическое пособие по дисциплине «информатика» (2 часть)

Структурные единицы электронных таблиц и работа с ними

Структурные единицы электронных таблиц

Выделение элементов электронной таблицы

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Добавление ячеек, строк, столбцов и листов

Операции удаления и очистки

1.2. Основные элементы окна ms Excel

1.3 Структура электронных таблиц

Структура рабочей книги[править]

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги[править]

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)[править]

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк[править]

Изменение ширины столбцов и высоты строк[править]

Ввод и редактирование данных в ячейках[править]

Добавление примечания к ячейке[править]

Презентация

Навыки MOS 77-420

Теория:

Создание рабочих книг. Открытие и сохранение книги

Открытие существующей книги

Сохранение книг

Сохранение файла под другим форматом

Навигация по рабочим листам и книгам

Навигация с помощью горячих сочетаний клавиш

Навигация с помощью окошка «Имя» (Name Box)

Навигация с помощью команды «Перейти» (Go To)

Управление рабочими листами

Добавление рабочих листов в существующую книгу

Копирование и перемещение листов

Переименование листа

Изменение цвета ярлычка листа

Сокрытие листов в книге

Удаление листа из книги

Работа с несколькими листами в книге

Одновременный ввод данных в листы книги Excel

Поиск и замена данных

Функция замены

Флешкарты

Практика

Тест

Полезное