Основные средства оформления документов в word

Microsoft Word – одна из самых популярных программ в России. В Ворде спрятаны огромные возможности, но большинство пользователей даже не догадываются о них. Мы подготовили полное руководство по последней версии Word, а также разобрали самые популярные вопросы, которые возникают не только у новичков, но и опытных пользователей. Поехали!

Прочитав это руководство по Word, вы узнаете: как писать текст и редактировать его, как устроено форматирование и как работать с макетами, вставкой таблиц и рисунков. Наша задача – создать документ с правильным форматированием, красивым визуалом, на который будет приятно смотреть.

Здесь и далее мы будем рассматривать последние версии Microsoft Word (Microsoft 365 и Office 2021, Office 2010–2019). Более старые версии постепенно выходят из употребления.

Вёрстка. Работа со стилями, темами, замена текста

Стили – это удобная возможность быстро применить необходимые настройки текста сразу ко всему документу. Благодаря стилям вы получите правильные интервалы, названия, шрифты, оформление заголовков, абзацы и многое другое.

Чтобы выбрать шаблон стилей, выделите необходимый участок текста, например, конкретное слово, предложение, таблицу, абзац или маркированный список. Переходим в секцию стилей и применяем необходимый шаблон:

Работа со стилями происходит через меню «Конструктор»

При необходимости в этом меню вы можете:

• Создать новый стиль – на основе форматирования выделенного текста вы можете сформировать уникальный шаблон. Он будет сохранён в коллекцию и вы сможете применить его в необходимый момент.
• Очистить формат – удалить все форматирование с выделенного фрагмента текста.
• Применить стили – откроется инструмент применения стилей, где можно выбрать необходимый шаблон или ввести его вручную.

Переходим к темам.

Облик всего документа можно изменить мгновенно, применив новую тему

Темы – это готовые настройки для оформления документа, исходя из шаблона. Тема позволяет изменить сразу весь документ, без дополнительного редактирования. В новых версиях доступны десятки вариантов тем: «Аспект», «Галерея», «Интеграл», «Капля», «Ретро», «Базис».

Мы применили тему «Сектор» к нашему документу и вот что получилось:

Обратите внимание на то, как изменился шрифт и сопутствующие параметры документа

При необходимости вы сможете восстановить тему шаблона, осуществить поиск новой темы или сохранить текущую.

Шаблон – отдельный файл, который включает все компоненты оформления, готовое форматирование и другие параметры. Стиль позволяет изменить настройки цветов и шрифтов во всем документе. Тема – файл, задающий цветовое решение всего документа (шрифты, фоны, заливки).

При первичном редактировании документа часто требуется заменить отдельные слова или, например, заменить определённый символ (скажем, кавычки “лапки” на кавычки «елочки»). В этих сценариях нет необходимости вручную редактировать многостраничный документ. Достаточно один раз указать корректное написание слова или символа. Для этого в меню «Главная» кликните по кнопке «Заменить» в правом верхнем углу экрана или воспользуйтесь сочетанием горячих клавиш Ctrl + H:

Так выглядит инструмент «Найти и заменить» в новой версии Word

В открывшемся окне (на вкладке «Заменить») в строке «Найти», указываем необходимый символ, слово или предложение. В строке «Заменить на» прописываем корректное написание символа, слова или предложения.

Например, нам необходимо заменить некорректное написание слова «мерчендайзинг»:

Заменяем правописание «мерчендайзинг» на «мерчандайзинг»

Теперь нажимаем кнопку «Заменить всё», если некорректное написание нужно заменить во всём документе сразу или «Заменить», если нужно вручную проверить каждую замену.

Работа с макетом страницы: поля, колонки, ориентация страницы

В разделе «Макет» настраивается всё, что связано с макетом страницы, включая: границы, колонтитулы, номера страниц, разрывы и оглавление. Начнём с настройки полей.

Так выглядит раздел «Макет» в новых версиях Microsoft Word

Чтобы изменить поля страницы, кликните по одноименной кнопке:

Вы можете выбрать обычные, узкие, средние, широкие или зеркальные поля

При необходимости можете вручную указать расстояние для верхнего, нижнего, левого и правого поля, а также переплёта (и его положения). Для этого нажмите кнопку «Настраиваемые поля»:

Тонкая настройка полей, размера и источника бумаги

В «Параметрах страницы» также доступна тонкая настройка размера бумаги + настройка источников бумаги.

Настраиваем размер бумаги

Как сделать колонки в Word

Чтобы создать колонку в документе, воспользуйтесь инструментом «Колонки».

Разбейте текст на колонки в два клика

По умолчанию доступны пять сценариев разметки колонками: одна, две, три, слева и справа. Но при необходимости вы можете нажать кнопку «Другие колонки», чтобы тонко настроить разбивку (включая: ширину колонок, интервал между ними, разделитель и другие параметры).

Подробная настройка колонок

Как в Word сделать альбомную ориентацию страниц

Часто нужно изменить ориентацию страницы в документе. Например, вам нужна альбомная ориентация, а по умолчанию установлена вертикальная. Этот параметр также настраивается на вкладке «Макет».

Одинаковая ориентация совсем не обязательно должна быть у всего документа целиком: часть документа может иметь книжную ориентацию, часть – альбомную. Чтобы настроить разную ориентацию в одном документе, сперва выделите фрагмент текста, ориентацию которого необходимо изменить, а затем откройте параметры страницы. Можно сделать это прямо через вкладку «Макет»:

Выделяем страницу, ориентацию которой нужно поменять, открываем настраиваемые поля, выбираем альбомную ориентацию и применяем настройки только к выделенному тексту

В «Полях» выбираем необходимую ориентацию и в строке «Применить к» – выбираем вариант «к выделенному тексту».

Результат можно сразу увидеть в окне редактора

Как сделать рамку в Word

Нередко требуется добавить и тонко настроить границу страницы. Решить эту задачу можно на вкладке «Конструктор» — на ней нужно нажать кнопку «Границы страниц». В открывшемся окне можно тонко настроить границы и заливку для страниц. Вы можете выбрать тип границы / страницы / заливки, а также настроить их цвет, ширину, рисунок.

Создаем рамку в Word

Обратите внимание: можно применить параметры ко всему документу, к определённому разделу или к определенному разделу с исключениями для первой страницы.

Если вам нужна именно «олдскульная» рамка, вы можете выбрать её в строке «Рисунок»:

Настройте рисунок для страницы

Как сделать колонтитул в Word

Переходим к работе с колонтитулам. Чтобы вставить колонтитул в Microsoft Word, нужно открыть меню «Вставка». Теперь выбираем, какой именно колонтитул вам нужен: верхний или нижний. Пролистайте страницу вниз, чтобы ознакомиться со всеми шаблонами колонтитулов:

Коллекция шаблонов не очень большая, но самые популярные варианты здесь точно есть

Выберите вариант, который больше всего подходит для вашего документа. Он автоматически добавится в документ, при необходимости измените текст шаблона.

Обратите внимание: после выбора колонтитула автоматически откроется вкладка «Конструктор». В ней вы сможете выбрать положении верхнего колонтитула (относительно верхнего края в сантиметрах) и положение нижнего колонтитула (аналогично, но по отношению к нижнему краю).

В этом окне происходит и вставка табуляции с выравниванием.

Вы можете перемещаться между верхними и нижними колонтитулами при помощи этих кнопок

Нажав на кнопку «Параметры» вы можете выбрать особый колонтитул для первой страницы, включить отображение части документа или настроить разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Как сделать нумерацию в Word. Как добавить страницу или сделать страницу без нумерации

Чтобы решить эту задачу откройте меню «Вставка». В правом верхнем углу (секция колонтитулов), нажмите «Номер страницы». Word предлагает четыре самых частых сценария добавления нумерации: вверху страницы, внизу страницы, на полях и текущее расположение.

Допустим, нам нужно добавить номер страницы внизу. Наводим курсор на этот вариант и выбираем наиболее удачный шаблон добавления нумерации:

Обязательно пролистайте шаблоны вниз, чтобы увидеть всю коллекцию макетов нумеровки

Чтобы настроить форматирование нумерации выберите пункт «Формат номеров страниц»:

Формат номеров страниц – это изменение внешнего вида номеров страниц в колонтитуле

В открывшемся окне вы можете изменить формат цифр, например, превратить их в римские или вообще заменить буквами. Здесь же можно настроить номер главы (начинать номер главы со стиля + выбрать разделитель) и указать изменённую нумерацию страниц (продолжить нумерацию с определенной страницы или начать с определённой страницы).

Также в окне можно активировать разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц, а еще показать текст документа – имеется в виду отображение той части страницы, которая не входит в колонтитулы.

Если чекбокс «Показать текст документа» не активирован, будет выводиться только содержимое колонтитулов.

В «Ворде» можно сделать две нумерации. Для этого выделите необходимый фрагмент текста, перейдите в раздел «Макет» и выберите пункт «Следующая страница» в «Разрывах».

Получили пустую страницу

Теперь нужно отключить опцию «Как в предыдущем разделе» для верхнего колонтитула главного текста. Если кнопка недоступна – удостоверьтесь, что предварительно был настроен разрыв раздела.

Нажмите на кнопку «Как в предыдущем разделе»

Теперь выделите введение документа и кликните «Номер страницы». Затем требуется выбрать заголовок или иной стиль.

В режиме редактирования колонтитулов добавляем номер страниц

Опционально – настройте особый колонтитул для первой страницы.

Особый колонтитул не нужен, если параметры будут касаться только начальной страницы раздела

Осталось только настроить форматирование нумерации. Сделать это можно, указав номер страницы для старта нумерации в строке «Начать с» или просто указав конкретный тип форматирования в строке «Формат номера». В последнем случае нужно указать не цифры, а буквы (либо римские цифры).

Откройте меню «Вставка» и нажмите «Номер страницы», кликните по кнопке «Формат номера страницы»

Измените формат номера на любой, кроме арабских цифр

Как сделать разрыв

При работе в многостраничных документах часто случаются баги, например, пропадает или появляется новая строка. Проверьте разрывы страниц — возможно, причина вышеуказанного глюка именно в них.

Чтобы проверить разрывы, нажмите кнопку «Показать все знаки», которая находится в меню «Главная»:

Делаем скрытые знаки, такие как абзац, видимыми при помощи функции отображения всех знаков

Чтобы сделать разрыв страницы в Word, перейдите в меню «Макет» и нажмите кнопку «Разрывы». В новых версиях Microsoft Word доступно три сценария разрыва страницы:

1. Страница. Вы выбираете точку, где кончается страница и где начинается следующая страница.
2. Колонка. Текст, следующий за разрывом колонки, автоматически переносится в начало следующей колонки.
3. Обтекание текстом. Разрыв в виде обтекания текста внутри компонентов на странице.

Также доступно четыре сценария для разрывов разделов:

1. Следующая страница. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела непосредственно на следующей странице.
2. Без разрыва. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела на одной и той же странице
3. Четная страница. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела на последующий странице, которая является чётной.
4. Нечётная страница. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела на последующей странице, которая является нечётной.

Как сделать содержание в Word

Создать автособираемое оглавление можно в меню «Ссылки». Нажимаем кнопку «Оглавления» и выбираем его тип:

Если заголовков / стилей в вашем документе нет, то сделать автоматическое оглавление не получится

Доступно два типа автособираемого оглавления и возможность создать полностью ручное оглавление. Для решения большинства задач подойдёт автособираемое оглавление 1.

Важно: автоматическое содержание документа подтягивается только из заголовков, которые содержатся внутри него.

Как сделать таблицу и диаграмму в Word

Чтобы вставить в документ ячейки таблицы перейдите в меню «Вставка». Нажмите кнопку «Таблица» и выберите её формат:

Вставляем таблицу прямо в документ

По умолчанию вы можете создать самую большую таблицу 10 x 8. Если же вам нужна таблица большего размера, нажмите кнопку «Вставить таблицу». В открывшемся окне вы вручную зададите число столбцов и строк + сможете настроить автоматический подбор ширины столбцов (фиксированный, по ширине окна, по содержимому). Этих функций и возможностей обычно достаточно, чтобы сделать красивую функциональную таблицу Word.

Протестировали российский «МойОфис» – замену Microsoft Office

Также доступно четыре дополнительных опции:

• Нарисовать таблицу. Вы вручную задаете размер ячеек, строк и столбцов. Обратите внимание, что в ячейках можно нарисовать даже диагональные линии.
• Преобразовать в таблицу. Вы можете преобразовать один столбик в несколько столбцов. Пример: в документе у вас есть большой столбец с ФИО клиентов. Воспользовавшись функцией «Преобразовать в таблицу» вы можете разбить этот столбец на несколько мелких, например, на столбик с именем и столбик с фамилией клиента. Для разделения можно использовать стандартную ширину или сделать разделение по точкам, запятым, иным символам.
• Таблица Excel. Преобразование таблицы в стандартную таблицу Excel.
• Экспресс-таблицы. Десятки разнообразных шаблонов для создания готовой таблицы, например, календаря, табличного списка, двойной таблицы, таблицы с подзаголовками или табличной матрицы.

Как сделать рисунок в Word

Если вам нужно добавить фотографию или иное изображение в Word, воспользуйтесь меню «Вставка». Чтобы добавить картинку с жесткого диска, нажмите кнопку «Рисунки»:

Word поддерживает самые распространённые графические форматы, включая: JPEG, GIF, PNG, JPG, BMP, а также многие другие

Выберите графический файл на жёстком диске и нажмите кнопку «Вставить».

Кроме изображения с жесткого диска, в секции «Иллюстрации» вы можете вставить:

• Изображение в интернете. Поиск и вставка картинок из разнообразных веб-источников.
• Фигуры. Можно вставить готовые фигуры, например, стрелки, круги, квадраты, прямоугольники и многие другое.
• Значки. Вставка значка (имеется в виду масштабируемый векторный рисунок SVG, который вы можете загрузить с жесткого диска компьютера или выбрать из галереи).
• Трёхмерные модели. Вставьте трёхмерную модель прямо в документ. Её можно будет вращать прямо в окне редактора. Загрузить модель можно с жесткого диска (поддерживаются форматы FBX, OBJ, 3MF, PLY, STL, GLB) или выбрать её из галереи.
• Графический элемент SmartArt. Можно вставить графический элемент для наглядного представления данных прямо в документе. Сами графические компоненты SmartArt могут быть как простыми (рисунок), так и сложными (пирамида, цикл, матрица, иерархия, связь). В любом случае, SmartArt – отличное решение для тех, кому нужно работать с инфографикой. Особенно, если уходить из стандартного Microsoft Word не очень хочется.
• Диаграммы. Готовые диаграммы для любых типов данных. Доступен десяток разнообразных типов диаграмм с подробнейшей настройкой графических компонентов. Здесь есть гистограммы с группировкой и накоплением, графики с накоплением и маркерами, круговые диаграммы любого типа, линейчатые диаграммы и многое другое. Вот, например, бесцветная объемная поверхностная диаграмма, которая создана только средствами вставки диаграммы Word:

Также доступны диаграммы с областями, карты, поверхностные и лепестковые диаграммы, биржевые диаграммы и диаграммы в виде воронок

• Снимок экрана. Вы можете мгновенно вставить в документ изображение любого открытого в данный момент окна.

Как вставить подложку

Здесь также нет ничего сложного. Открываем меню «Конструктор» и нажимаем кнопку «Подложка». Выбираем любой представленный шаблон, чтобы добавить подложку в документ.

Кнопка добавления подложки

Как повернуть изображение внутри документа

Выделите графический компонент, который необходимо повернуть. Обратите внимание на иконку круговой стрелки:

Вращаем объект при помощи мыши

Так вы сможете повернуть объект по или против часовой стрелки.

В секции «Упорядочить» нажмите иконку «Поворот объектов». Здесь вы сможете повернуть фотографию на 90°, вправо или влево, отразите её сверху вниз или слева направо, также доступны и другие параметры поворота.

Объект можно не только повернуть, но и отразить сверху-вниз и слева-направо

Как сделать обтекание

Часто требуется сделать обтекание текстом. Сперва выделите графический объект, для которого нужно настроить обтекание текстом вокруг рисунка, затем кликните по иконке «Параметры разметки». Настройте обтекание текстом.

Доступно пять вариантов: по контуру, перед текстом, сквозное, за текстом или в квадрате.

Обтекание настраивается через параметры разметки

Как поделиться документом. Совместный доступ

На волне блокировок Google Docs и других привычных инструментов многие забывают о том, что совместный доступ есть и в Microsoft Word. Чтобы его активировать, нажмите кнопку «Файл» и выберите пункт «Общий доступ»:

Самый простой способ открыть общий доступ – отправить документ по e-mail

Настройте способ, которым вы хотите открыть доступ к своему документу. Доступны четыре варианта:

1. Поделиться. Вы сохраняете документ в облаке OneDrive, а затем даёте к нему доступ. Всё просто и максимально быстро.
2. Отправить по электронной почте. Вы можете отправить документ как вложение, в виде ссылки, в PDF или XPS. Обратите внимание: у каждого способа отправки различаются функциональные возможности для совместной работы с документом. Вот подробная расшифровка лимитов для каждого способа:

У каждого способа свои ограничения и лимиты

1. Онлайн-презентация. Этот вид общего доступа позволит другим пользователям работать с вашим документом прямо в браузере. При этом документ можно будет скачать.

Для предоставления общего доступа посредством онлайн-презентации, вам понадобится учетная запись Microsoft

1. Опубликовать в блоге. Довольно необычный способ предоставить общий доступ к документу – опубликовать его в собственном блоге. На данный момент Microsoft Word поддерживает CMS WordPress, платформы TypePad, SharePoint и Telligent Community.

Что касается совместного редактирования, то осуществляется оно практически так же, как и в Google Docs: после предоставления общего доступа вы будете видеть логины пользователей, которые вносят изменения в документ, а сами места редактирования будут помечаться цветными флагами.

Если хотите, чтобы в документе сохранялась история его изменений другими пользователями, то перейдите в меню «Рецензирование» и кликните «Записывать исправления»:

Сперва нажмите кнопку «Запись исправлений», а затем кликните «Записывать исправления»

Принятие и отклонение каждого изменения в документе осуществляется при помощи одноименных кнопок.

Эти кнопки используются для принятия / отклонения комментариев

16 самых популярных вопросов по Word

Мы собрали самые частые вопросы, которые возникают у новичков и дали ответ на каждый из них.

Как сделать отступ в Word

Всё что нам понадобится – это меню «Главная». Первым делом кликаем по иконке вызова параметров абзаца:

Окно настройки абзаца

При необходимости задаём зеркальные отступы (тогда настройка расстояния будет происходить уже внутри и снаружи), выбираем отступ / выступ для первой строки, опционально – настраиваем смещение. Кстати, в этом же окне (параметры абзаца) происходит и настройка выравнивания.

Как в Word сделать межстрочный интервал? Просто укажите его в пунктах здесь же:

Интервал задается в пунктах

Как сделать 2 страницы в Word

Открываем документ и переходим в меню «Вид». В секции «Масштаб» выбираем количество страниц, которое будет отображаться в окне редактора. Так как нам нужно, чтобы выводилось по две страницы, выбираем пункт «Несколько страниц» и сразу наблюдаем, как окно изменило свой вид.

Изменили масштаб документа таким образом, чтобы в рабочей области выводилось две страницы

При необходимости активируйте режим чтения, чтобы содержание страниц полностью заполнило экран.

Как сделать красную строку в Word

Выделите абзац. Откройте меню «Главная» и кликните по стандартному стилю. Нажмите «Изменить».

Мы изменим отступы / интервалы в макете стиля

Теперь нажмите кнопку «Формат» и кликните по кнопке «Абзац». В открывшемся окне смотрите в секцию «Отступ». В разделе «Первая строка» укажите вариант «Отступ».

Чтобы сделать красную строку укажите параметр «Отступ»

Сохраните настройки. Красная строка успешно добавлена в документ.

Как сделать титульный лист в Word

Откройте меню «Вставка». В секции «Страницы» нажмите «Титульная».

Word предложит десятки разнообразных шаблонов титульных страниц. Выберите готовый макет и отредактируйте его по своему усмотрению.

Выберите титульный лист из десятка разнообразных шаблонов

Как сделать список литературы в Word

Откройте меню «Ссылки». В секции «Ссылки и списки литературы» нажмите на текст «Список литературы». Выберите шаблон, он автоматически добавится в документ и вам останется просто отредактировать его.

Для каждого макета выводится предпросмотр

Как сделать гиперссылку в Word

Выделите слово или фрагмент текста, на который нужно добавить ссылку, затем используйте сочетание горячих клавиш Ctrl + K.

Для каждого способа вставки отображается подсказка

Второй способ: выделите текст и вызовите контекстное меню правой кнопкой, затем выберите пункт «Ссылка».

Третий способ: выделите текст, откройте меню «Вставка» и нажмите кнопку «Ссылки».

Как сделать буквы маленькими в Word

Выделите текст, а затем воспользуйтесь сочетанием горячих клавиш Shift + F3. Нажимайте клавиши до тех пор, пока корректный регистр не появится на экране.

Если нужно быстро сделать буквы маленькими или заглавными, то Shift + F3 – отличное решение

Как напечатать документ

Откройте меню «Файл», выберите пункт «Печать». Укажите количество копий, принтер и параметры печати страниц (все страницы, только текущую, только выделенный фрагмент).

Не забудьте выбрать ориентацию бумажного листа, указать его формат и настроить поля для печати

Дополнительно: задайте параметры одно- или двухсторонней печати, включите сортировку по копиям.

Как сделать длинное тире в Word

Способов много, даже очень много. Первый вариант: можете просто взять длинное тире отсюда — .

Второй способ: откройте меню «Вставка», нажмите «Символы», кликните «Другие символы». Найдите длинное тире в списке и нажмите кнопку «Вставить» (используйте фильтр «Знаки пунктуации», чтобы найти тире быстрее).

Вставляем длинное тире через вставку спецсимвола

Третий способ: скачайте типографскую раскладку Ильи Бирмана.

Четвертый способ: используйте сочетание горячих клавиш Alt + 0151

Как выделить весь текст в Word

Элементарно: используйте сочетание горячих клавиш Ctrl + A. Всё, текст выделен.

Результат использования сочетания клавиш Ctrl + A

Как сделать таблицу невидимой в Word

Войдите в режим «Конструктора». Для этого кликните по любому элементу таблицы, например, по ячейке. Смотрим на строку «Тип линии», нам нужен вариант «Без границ»:

Закрасьте все линии, чтобы сделать таблицу невидимой

Теперь вместо стандартного курсора у нас ластик. Задача – стереть все границы таблицы. По окончании удаления таблицы, выберите в списке вариант «Границы по образцу». Курсор примет свой привычный вид.

Как сделать степень в Word

Самый удобный способ поставить степень в документе – воспользоваться кнопкой «Надстрочный знак» или сочетанием горячих клавиш Ctrl + Shift + «+».

Надстрочный символ располагается выше опорной линии текста, подстрочный – ниже такой линии

Существуют и другие способы сделать степень: можно вставить её через спецсимволы или уменьшить размер символа в настройках шрифта. Но все эти способы потребуют гораздо больше временных затрат, так что разбирать их детально мы не будем.

Как сделать шапку таблицы в Word

Создайте таблицу как обычно. Теперь перейдите в меню «Макет» (обязательно: вы должны находиться в режиме работы с таблицей) и нажмите «Повторить строки заголовков».

Теперь при увеличении размеров таблицы шапка автоматически добавляется и на каждой новой странице документа.

Как сделать примечание в Word

Примечания в Word – аналог комментариев в Google Docs. Чтобы создать примечание, откройте меню «Рецензирование» и нажмите «Создать примечание». В открывшемся окне укажите текст примечания и сохраните его.

Добавляем комментарий к тексту

Как сделать сноску в Word

Открываем уже хорошо знакомое нам меню «Ссылки». Нажимаем кнопку «Вставить сноску». При необходимости здесь же можно добавить концевую сноску.

Добавление сноски в конец страницы с подробным сведениями о чем либо в документе

Это были лишь основные «фишки» MS Word. На самом же деле возможностей у этой офисной программы, как и у Excel и PowerPoint намного больше, чем думает большинство пользователей. Тем не менее, многие из этих возможностей будут полезны лишь тем, чья работа тесно связана с этими программами, а большинству пользователей будет достаточно самых основных и важных функций.

Как использовать возможности MS Word на всю катушку: полный обзор программы

При подготовке
текстовых документов на компьютере
использу­ются три основные группы
операций. Операции ввода
позволяют перевести исходный текст из
его внешней формы в электронный вид, то
есть, в файл, хранящийся на компьютере.
Под вводом не обязательно понимается
машинописный набор с помощью клави­атуры.
Существуют аппаратные средства,
позволяющие выполнять ввод текста путем
сканирования бумажного оригинала, и
програм­мы распознавания образов для
перевода документа из формата графического
изображения в текстовый формат.

Операции
редактирования
(правки) позволяют изменить уже
существующий электронный документ
путем добавления или удаления его
фрагментов, перестановки частей
документа, слия­ния нескольких файлов
в один или, наоборот, разбиения единого
документа на несколько более мелких.
Ввод и редактирование при работе над
текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и
редактировании формируется содержание
текстового документа. Оформление
документа задают операциями форматиро­вания.
Команды форматирования позволяют точно
определить, как будет выглядеть текст
на экране монитора или на бумаге после
печати на принтере.

Все электронные
текстовые документы требуют ввода и,
обычно, редактирования, но форматирование
документа не всегда является обязательным.

Напомним, что те
программы, которые используются только
для ввода и редактирования текста
называются текстовыми
редакторами. Если
в программе документ можно и форматировать,
то она называется текстовым
процессором.

Загрузка ПО
текстового редактора Word

Загрузить ПО Word
можно несколькими способами, как и любое
другое приложение Windows.

1. В панели задач
   щелкнуть по кнопке «Пуск»

• В появившемся
  меню выбрать пункт «Программы»

• Выбрать
  Microsoft Word.

1. Если на рабочем
   столе есть пиктограмма Word, то достаточно
   дважды щелкнуть по данной пиктограмме.

2. Нажав кнопку с
   символом W
   на панели инструментов «Быстрый запуск».

Параметры страницы

После запуска
WinWord,
открывается окно с пустым текстовым
полем. Перед набором текста необходимо
установить параметры страницы.

Большие возможности
установки полей имеет команда Файл /
Параметры страницы. Первая вкладка
Поля задает расстояние текста от
верхнего, нижнего и боковых краёв
страницы, местоположение колонтитулов.

Рис. Окно диалога
Параметры
страницы.

Вторая вкладка
Размер бумаги позволяет не только
выбрать размер бумаги: стандартную либо
выставить свой нестандартный размер,
а также и ориентацию листа: альбомную
или книжную.

Ввод текста и
его оформление.

Набираемый на
клавиатуре компьютера текст появляется
в окне документа. По мере ввода текста
он автоматически «перетекает» на другую
строку. И лишь при переходе к новому
абзацу необходимо нажать клавишу Enter.
Отсутствующие на клавиатуре знаки можно
ввести, использовав команду Вставка,
Символ.
Выбрав из списка диалогового окна
нужный символ, щелкните по кнопке
Вставить.

Редактируется
текст как обычно, используя клавиши
клавиатуры Backspase,
Delete.
Но Word имеет возможность автоматически
исправлять типичные опечатки. Например:
первые буквы предложений делать
заглавными. Список таких замен можно
посмотреть в окне команды Cервис,
Автозамена.
Эта же команда позволяет использовать
её для ввода сокращений. Отменить
автозамену можно, убрав флажок в строке
«заменять при вводе» в данном окне.

Другая возможность
использовать сокращения находится в
меню Правка
Автотекст.
С её помощью можно быстро вставлять в
документ текстовые фрагменты, картинки,
таблицы. Для этого необходимо:

• Набрать и выделить
  текст, который вы хотите ввести для
  автоматической вставки.

• Вызовите диалоговое
  окно Автотекста
  и введите имя элемента, при вводе
  которого вы хотите получить автотекст

• Щелкните по кнопке
  Добавить.

Теперь чтобы
вставить элемент из списка в документ,
достаточно набрать в позиции курсора
имя элемента и нажать F3. Автотекст тут
же вставится вместо имени элемента.

Оформить текст
можно, окончив набор, либо сначала
выставить все необходимые параметры,
а затем набирать текст. Всё необходимое
для оформления текста содержится в меню
команды Формат.
Также для форматирования текста можно
использовать кнопки на панели инструментов
форматирования.

Параметры шрифтового
оформления текста можно выбрать в
диалоговом окне команды Формат,
Шрифт и
включают в себя:

• изменение шрифта
  и его размера;

• изменение цвета;

• изменение
  начертания;

• подчёркивание
  текста;

• применение к
  тексту эффектов.

Для отмены всех
шрифтовых выделений и приведения
фрагмента к стандартному виду необходимо
выделить текст и нажать CTRL
–пробел.

При форматировании
абзаца вы имеете дело с изменением
структуры и разметки абзацев текста. К
этому форматированию можно отнести:

• задание отступов
  абзаца;

• выравнивание
  текста (по левому, правому краю, по
  центру);

• задание межстрочных
  интервалов и интервалов между абзацами;

• применение границ
  и заливки;

• положение на
  странице.

Всё это можно
выполнить используя команду Формат
, Абзац.

Если вы оформляете
текст после набора, то перед установкой
параметров форматирования необходимо
нужные фрагменты выделить. Для выделения
текста в Word имеется множество способов.
Простейшие из них следующие:

1. удерживая клавишу
   SHIFT,
   перемещаем клавишами управления
   курсора, курсор в нужном направлении;

2. ставьте курсор
   мыши в начало фрагмента, нажмите левую
   клавишу мыши, и, не отпуская её, тащите
   выделение до нужного размера. Текст
   будет размещаться на чёрном фоне. Для
   выделения всего текста можно
   воспользоваться командой меню Правка,
   Выделить все.

Сохранение
файла на диске

Набрав текст,
необходимо сохранить его на МД, для
этого необходимо выполнить следующие
действия: откройте меню Файл
и выберите команду Сохранить,
либо воспользуйтесь кнопкой для
сохранения на стандартной панели
инструментов. Если файл до этого не
сохранялся, то на экране появится
диалоговое окно, в котором необходимо
указать:

• имя
  файла (если
  имя не будет указано, то будет взято
  первое предложение и расширение .DOC).

• тип файла, т.е.
  формат, в котором вы хотите сохранить
  свой документ. По умолчанию сохраняется
  как документ Word.

• папку. По умолчанию
  сохраняется в папке «Мои документы».

Указав всё
необходимое щёлкните по кнопке Сохранить.
При последующем сохранении удобно
использовать кнопку на стандартной
панели инструментов. Окно диалога в
этом случае не появляется.

Рис. Окно диалога
Сохранение
документа.

Word имеет режим
автосохранения, когда с заданным
интервалом происходит сохранение
документа в страховочную копию.

Чтение файла
с магнитного диска.

Ч
тобы
загрузить в редактор файл, необходимо
выбрать команду меню Файл,
Открыть,
либо воспользоваться кнопкой «открытия
окна» на стандартной панели инструментов.
На экране появляется диалоговое окно,
в котором необходимо указать (выбрать):
папку, в которой находится файл, тип и
имя файла. В конце щелкнуть по кнопке
Открыть,
либо двойной щелчок на имени файла
приведёт к загрузке файла в редактор.

Рис. Окно диалога
Открытие
документа.

Работа с
таблицами.

Все команды,
которые позволяют работать с элементами
таблицы, находятся в меню команды
Таблица.
При работе с таблицами выполняются
следующие основные операции:

1. Вставка таблицы.

Можно использовать
команду Вставить
таблицу и в
окне диалога указать число строк и
столбцов. Либо на панели инструментов
кнопка – «Вставить
таблицу»
запросит мышью указать размер таблицы.
Нажав левую клавишу мыши растяните
таблицу до нужного размера. После того
как вы отпустите левую клавишу в документе
появится таблица выбранного размера.
Сетка таблицы отображается только на
экране, чтобы разделительные линии
таблицы печатались на бумаге, необходимо
использовать возможности обрамления.
На стандартной панели инструментов
находятся кнопки обрамления. Предварительно
нужно выделить ту ячейку, которую вы
хотите напечатать.

б) Выделение
элементов таблицы.

Фрагменты текста
в ячейках помечаются обычным способом,
рассмотренным ранее. Слева и сверху
таблицы, в каждой ячейке между левой
границей и текстом имеется полоса
выделения. Курсор попадая в эту зону,
меняет свой вид на стрелку. Словом,
поместив курсор в полосу выделения
нужного элемента, для его пометки будет
достаточно щёлкнуть левую клавишу мыши.
Либо нажав левую клавишу перетаскивать
указатель мыши в нужном направлении.
Элементы таблицы выделяются чёрным
цветом. Для выделения всей таблицы можно
использовать команду Таблица,
Выделить таблицу.

в) Операции с
выделенными фрагментами.

Выделив разные
фрагменты мы не только выставляем
обрамление, но также можем форматировать
ячейки: изменять высоту и ширину ячейки,
удалять и вставлять строки , столбцы,
ячейки.

Все эти команды
находятся в меню команды Таблица.
Word добавляет пустую строку, когда вы
нажимаете ТАБ,
находясь в последней ячейке таблицы.

Изменить ширину
столбца и высоту строки можно взяв
тоненький серый движок, расположенный
на линейках и перетянуть его до нужного
размера, либо переместив курсор мыши к
линии, разделяющей столбцы или строки.
Указатель мыши поменяет свой вид. Нажмите
левую клавишу мыши, и, не отпуская её,
начните передвигать вправо или влево,
вниз или вверх.

г) Вычисления по
таблице.

Для организации
вычислений по таблице в Word можно
использовать встроенные функции. Для
этого необходимо:

• Установить курсор
  в ячейку, где необходимо поместить
  результат.

• Выбрать команду
  Таблица,
  Формула.

• Из списка Вставить
  Функцию
  выберите необходимую функцию.

Все функции могут
использовать ссылку на ячейку специального
вида, которая записывается в круглых
скобках после функции:

ABOVE
— Все ячейки в данном столбце, расположенные
над ячейкой содержащей эту ссылку.

BELOW —
Все ячейки, расположенные в данном
столбце под ячейкой, содержащей эту
ссылку.

LEFT
— Все ячейки, расположенные в данной
строке, расположенные слева от данной
ссылки.

RIGHT
— Все ячейки, расположенные в данной
строке, расположенные справа от данной
ссылки.

Эти ссылки на
ячейки обычно используют в строках или
столбцах по краям таблицы.

Печать документа

Можно воспользоваться
командой Файл Печать. Тогда в
диалоговом окне можно указать какие
страницы вы хотите напечатать и сколько
копий.

Если
такие установки не требуются, то проще
использовать кнопку на стандартной
панели инструментов.

Рис. Окно диалога
Печать.

Завершение
работы с Word.

Завершить работу
с Word можно выбрав команду
Файл Выход.

Если вы не сохранили
созданный документ, то редактор выдаст
на экран предостережение. Для сохранения
документа щелкните по кнопке ДА,
для выхода из редактора без сохранения
НЕТ, а для возврата в редактор Отмена.

Можно также
использовать кнопку закрытия окна [x]
, либо команду системного меню Выход.

Понятие и типы
шаблонов документов

Шаблон
— это файл, содержащий образец документа
и средства, характерные для документов
данного типа.

Шаблон можно
рассматривать как стандартный бланк,
подготовленный для заполнения. Шаблон
Word
включает текст, рисунки, диаграммы,
параметры печатной страницы, стили
форматирования, макросы, элементы
автотекста, кнопки на панелях инструментов,
коды полей, пользовательские команды
меню и комбинации клавиш. Шаблоны
используются для упрощения подготовки
документов определенного типа (счета,
заказы, планы, отчеты, объявления,
брошюры, препринты, деловые письма,
факсы и т. д.). Шаблоны позволяют придать
документам единый формат и вид.. Любые
элементы шаблона при желании можно
изменить.

При создании нового
документа Word
всегда опирается на шаблон. Бывают
шаблоны следующих типов:

1.
Normal,
содержащий установки по умолчанию для
стандартных документов;

2. шаблоны,
поставляемые с Word
или создаваемые пользователем;

3. мастера, уточняющие
параметры шаблона в процессе диалога
с пользователем. Они руководят процессом
заполнения шаблонов.

Если после запуска
Word
пользователь начал набирать текст в
пустом окне документа, документ будет
базироваться на шаблоне Обычный,
который представляет собой чистый лист
бумаги стандартного формата А4 (210х297
мм), содержит ряд стандартных стилей
форматирования и встроенные панели
инструментов, которые отображаются на
экране. Если пользователь не изменил
установки, принятые по умолчанию,
вводимый текст форматируется шрифтом
Times
New
Roman
размером 10 пунктов в один межстрочный
интервал, выравнивание – по левому
краю. Для полей страницы документа
установлены следующие размеры: верхнее
и нижнее — 2,54 см, левое и правое — 3,17
см.

Оформление новых
документов можно существенно ускорить,
если использовать при их создании один
из стандартных шаблонов, поставляемых
в комплекте Word.
Стандартная поставка Word
включает несколько десятков шаблонов,
с помощью которых можно быстро создать
наиболее распространенные документы.
Кроме стандартного шаблона Обычный,
в Word
7.0 есть шаблоны для создания служебных
записок, отчетов, деловых писем,
бюллетеней, диссертаций и т.д. По умолчанию
все шаблоны хранятся в папке Шаблоны
папки программы Word
(C:
Program
Files
Microsoft
Office
Шаблоны). Эти шаблоны можно использовать
в первоначальном виде, модифицировать
или брать за основу при создании новых.
Некоторые шаблоны представлены в трех
вариантах:
Современный,
Изысканный
и Стандартный.
Кроме того, существуют несколько
мастеров, которые могут помочь красиво
оформить документ. Мастера не обладают
литературными способностями, но в
значительной степени облегчают работу
по созданию любого документа, и если
пользователь не знает, с чего начать
оформление письма, он может обратиться
к Мастеру писем.

Таким образом,
можно сформулировать следующее
определение.

Шаблоном
называют
специальный вид документа, представляющий
основные средства форматирования
создаваемого документа.
Шаблон
можно считать своего рода пустым
документом с заданными свойствами,
который “накладывается” на создаваемый
документ (или на основе которого строится
новый документ). Причем могут задаваться
как свойства собственно документа, так
и свойства и способы работы с документом.
Наличие шаблона облегчает создание,
редактирование и оформление содержимого
документа, позволяет сравнительно
просто создавать однотипные документы.

Создание нового
шаблона документа; создание документа
на основании шаблона

Для обеспечения
комфортной работы с шаблоном документа
рекомендуется в разделе Вид
диалогового окна команды
Параметры
меню Сервис
установить опции, определяющие внешний
вид окна программы, и щелкнуть на кнопке
Непечатаемые символы стандартной
панели инструментов для отображения
на экране непечатаемых символов.

При создании
шаблонов документов рекомендуется
устанавливать режим просмотра разметки
страницы (команда
Разметка страницы
меню Вид). В
этом режиме создаваемый документ
отображается на экране в том виде, в
каком он будет напечатан. Установка
этого режима имеет смысл при создании
документов, в которых текст и графика
располагаются на странице в строго
фиксированных местах. Создание
нового шаблона, как и любого другого
документа, в Word
следует начинать с установки параметров
страницы и установки позиций табуляции.

Рис. Диалоговое
окно Создание
документа

Новый шаблон
создается с помощью команды
Создать меню
Файл,
причем в группе
Новый документ
следует нажать селекторную кнопку
Шаблон. По
умолчанию создаваемому шаблону Word
временно присваивает имя Шаблон1.dot,
которое отображается в строке заголовка.
В любой момент можно изменить это имя,
сохранив шаблон с помощью команды
Сохранить как
в меню Файл.
После сохранения шаблон остается
открытым и можно продолжить работу с
ним.

Работа с табуляцией
разделяется на два процесса. Во-первых,
необходимо установить позиции табуляции
(тип табуляции, расположение позиций
табуляции). В противном случае будут
использоваться установленные в Word
по умолчанию позиции табуляции. Второй
этап состоит в том, чтобы в процессе
ввода текста документа нажимать клавишу
<Таb>
для перемещения курсора к следующей
позиции табуляции.

Установка и удаление
табуляции осуществляется с помощью
команды
Формат / Табуляция.

В работе могут
понадобиться документы или файлы, для
которых ни один из множества встроенных
шаблонов Word
не подходит. Тогда придется создать
новый шаблон либо на
основе существующего шаблона,
либо на основе
существующего документа.

Для создания
нового шаблона на основе другого шаблона
следует выбрать команду
Файл / Создать,
установить переключатель
Шаблон,
раскрыть вкладку с нужным шаблоном и
его выделить. Шаблон
Normal
используется, если пользователь хочет
начать с пустого шаблона с параметрами
по умолчанию. Далее шаблон форматируется,
как обычный документ, включаются текст
и графика, определяются стили, макросы,
элементы автотекста, новые команды,
комбинации клавиш и кнопки на панелях
инструментов.

Сохранение шаблона
осуществляется командой
Файл / Сохранить как.
При этом выделяется папка, которая
определит вкладку в диалоговом окне
Создание документа,
вводится имя шаблона в поле Имя
файла.

Для создания
нового шаблона на основе существующего
документа,
документ изменяется нужным образом,
вызывается команда
Файл / Сохранить как.
В списке Тип
файла
выбирается
Шаблон документа,
а также папка хранения шаблона, вводится
имя шаблона в поле
Имя файла.

Создание нового
документа, основанного на шаблоне

Для создания нового
документа, основанного на шаблоне
выбирается команда Файл
/ Создать.
Вкладки соответствуют шаблонам различных
категорий. Вкладка
Общие
соответствует шаблону
Normal,
а также
содержит шаблоны, созданные пользователем.
Для предварительного просмотра шаблона
устанавливается переключатель
Новый документ
в позицию
Документ.
Затем нажимается кнопка ОК
, и на экране открывается окно документа
с выбранным шаблоном.

Кнопка
Создать па
панели инструментов
Стандартная
создает новый документ на основе шаблона
Normal.
Это же происходит при нажатии сочетания
клавиш <Ctrl>+<N>.

При образовании
нового документа на основе любого
шаблона все содержание и средства
шаблона переносятся в этот новый
документ, а сам шаблон, который хранится
как файл, остается без изменений. Многие
шаблоны содержат в себе инструкции по
их применению.

Размещение
шаблонов

Word
обычно сохраняет шаблоны как файлы с
расширением DOT
в папке
Шаблоны. Эта
папка находится в папке MSOffice.
Вкладки диалогового окна Создание
документа
соответствуют папкам, находящимся в
папке Шаблоны,
а элементы выбора соответствуют файлам
с расширением DOT.
Для изменения этих установок выполняется
команда
Сервис/Параметры,
осуществляется переход на вкладку
Расположение,
выделяется строка
Шаблоны пользователя,
нажимается кнопка
Изменить.

Для открытия одного
или нескольких шаблонов при запуске
Word
следует скопировать соответствующие
файлы с расширением DOT
в папку Startup,
которая находится в папке Winword.
Папка Startup
— это папка по умолчанию для файлов,
используемых при запуске. Если этой
папки нет, то выбирается команда
Сервис/Параметры,
вкладка
Расположение.
В списке Типы
файлов
выделяется
Автозагружаемые
и нажимается кнопка
Изменить,
чтобы задать используемую при запуске
Word
новую папку.

Изменение
шаблонов

Шаблоны можно
модифицировать в соответствии с
требованиями пользователя. Новые
документы, основанные на измененном
шаблоне, будут включать все сделанные
изменения. Для изменения существующего
шаблона выбирается команда Файл
/ Открыть,
открывается папка с шаблоном,
устанавливается значение Шаблоны
документов
в списке Тип
файла,
выделяется нужный шаблон и нажимается
кнопка
Открыть.

При изменении
шаблона с сохранением этого же имени
старый шаблон будет утрачен. Чтобы этого
избежать, нужно либо выбрать другое имя
для нового шаблона, либо предварительно
переименовать старый шаблон.

Можно модифицировать
некоторые параметры в документе и
передать их обратно в шаблон, так что
они станут новыми параметрами по
умолчанию. Это параметры, определяемые
с помощью команд
Формат / Шрифт, Формат / Стиль, Файл /
Параметры страницы.
Для передачи свойств из документа в
шаблон нужно в документе, основанном
на модифицируемом шаблоне, выбрать
команду Формат
/ Шрифт, Формат / Стиль
или Файл /
Параметры страницы.
Для команды
Формат / Стиль
нажимается кнопка Изменить,
раскрывается нужная вкладка и
устанавливаются нужные параметры. Для
команд Формат
/ Шрифт и Файл / Параметры страницы
нажимается кнопка По
умолчанию.
Если меняется или добавляется стиль,
то устанавливается флажок
Добавить в шаблон
в диалоговом окне
Изменение стиля.

Слияние
документов в Microsoft Word

Многие документы,
создаваемые в Microsoft Word, должны удовлетворять
каким-либо стандартам расположения
содержания (бланки, почтовые наклейки,
конверты, каталоги). Эти документы
содержат некоторые одинаковые слова
или фразы, к которым в каждом экземпляре
приписывается специфическое содержание.
Для создания таких документов в Microsoft
Word существует специальный метод,
называемый слияние документов. Этот
метод использует два вида документов:
основной документ и источник данных.

Основной документ
– документ, содержащий элементы (слова,
фразы, рисунки, графики и др.), имеющие
стандартное расположение и повторяющиеся
в отдельных экземплярах. Основной
документ может иметь вид бланка, почтовой
наклейки, конверта, каталога и др.

Источник данных
– документ, содержащий данные, которые
переносятся в основной документ. При
этом создается экземпляр документа.
Источник данных может быть в виде текста,
списка контактов Microsoft Outlook,
электронной таблицы, таблицы базы данных
и др.

Слияние документов
выполняется в три этапа:

1. создание или
   использование основного документа;

2. создание или
   открытие документа данных (источника);

3. объединение
   документов (слияние в новый документ).

Некоторые особенности
источников данных:

• таблицы должны
  содержать строку заголовков;

• в электронной
  таблице первая строка должна содержать
  строку заголовков;

• в текстовом файле
  следует ввести разделители полей и
  записей.

При подготовке
основного документа можно выбрать в
меню:

• MS
  Office XP Сервис / Письма и рассылки /
  показать панель инструментов слияния

• MS Office
  2000 Сервис
  / Слияние

На появившейся
панели инструментов следует указать
источник данных, поля и записи для
заполнения подготовленного шаблона.
Следует вставить в основной документ
поля слияния и поля Word.
Эти поля указывают Microsoft Word,
куда следует вставлять сведения из
источника данных.

Как было указано
выше, все действия по слиянию выполняются
в окне, которое раскрывается, например,
командой Слияние
из меню Сервис.
Это окно разделено на три части в
соответствии с шагами слияния. Перед
началом слияния необходимо создать
бланк документа на основании сформированного
шаблона, поместить в него неизменяемый
текст, оставив места (по одному пробелу)
для вставки полей слияния и полей Word.

На первом шаге в
окне Слияние
требуется выбрать кнопку «Создать –
Документ на бланке» либо другую в
зависимости от создаваемого документа.
Затем системой будет предложено
использовать активное окно созданного
документа в качестве основного.

На втором шаге в
окне Слияние
для подготовки источника необходимо
выбрать кнопку «Получить данные –
Создать источник данных». Системой
будет предложено создать структуру
таблицы данных, сохранить ее на диске
и ввести необходимую информацию. Затем
пользователь должен вернуться к
корректировке основного документа и
поместить в него поля слияния. Для этого
требуется установить курсор в нужное
место документа и, используя кнопку —
раскрывающийся список «Добавить поле
слияния» на панели инструментов, выбрать
требуемое название поля данных. Такие
действия необходимо выполнить для
каждого поля слияния. Проверить вид
документа, который будет получен после
объединения, можно при помощи кнопки
«Поля/данные» на панели инструментов
«Слияние». Также на этой панели имеется
кнопка «Правка источника данных»,
позволяющая переключиться в документ
– источник данных и исправить содержимое
таблицы и ее структуру. Для возврата в
основной документ можно воспользоваться
кнопкой «Основной документ слияния».

На третьем шаге
выполняется объединение документов,
т.е. для каждой строки таблицы данных
создается отдельный новый документ
(документ на бланке, почтовая наклейка,
конверт или элемент каталога), где
неизменяемая часть из основного документа
всегда повторяется, а вместо полей
слияния и полей Word
подставляются их значения из источника
данных. Составленные документы можно
напечатать или разослать по адресам
электронной почты или отправить по
номерам факсов. Кроме того, составленные
документы могут быть объединены в новом
документе для последующего просмотра,
редактирования и печати. На этом шаге
требуется выбрать кнопку «Объединить»
в окне Слияние,
затем указать назначение слияния (на
принтер или в новый документ), диапазон
записей из источника данных и, при
необходимости, условие отбора и порядок
сортировки.

Работа с
различными объектами в Microsoft Word

Для вставки в текст
специальных символов, некоторые из
которых отсутствуют на клавиатуре нужно
воспользоваться командой Символ
из меню Вставка.

Объединение
информации из нескольких окон в одно
выполняется следующим образом:

• Окна, информация
  из которых подлежит объединению, должны
  быть открыты;

• Выделить с помощью
  левой клавиши мыши текст в первом окне,
  выбрать команду Копировать
  (или Вырезать
  – в этом случае после выполнения команды
  текст из первого окна исчезнет) из меню
  Правка;

• Перейти в то окно,
  в котором должны быть объединены все
  фрагменты;

• Установить курсор
  в нужное место (туда, где должен появиться
  копируемый фрагмент);

• Выбрать команду
  Вставить
  из меню Правка;

• Перейти в следующее
  окно и повторить все перечисленные
  действия за исключением первого.

Для работы с
рисунками в Microsoft
Word
имеется коллекция в составе ClipGallery,
которая содержит большое количество
профессионально выполненных рисунков.
Чтобы открыть коллекцию рисунков
Microsoft
ClipGallery,
можно выбрать в меню Вставка
команду Рисунок
и далее Картинки
или команду Объект
и далее указать тип объекта Microsoft
ClipGallery.
Затем необходимо выбрать нужный рисунок
и двойным щелчком мыши вставить его в
документ.

Чтобы изменить
масштаб рисунка или какие-либо другие
параметры, нужно выделить рисунок (один
раз щелкнуть мышью на нем), затем вызвать
контекстное меню нажатием правой клавиши
мыши и выбрать команду Формат
рисунка.
Другой способ внесения изменений
пользователя заключается в работе с
кнопками панели инструментов Настройка
изображения.
Назначение кнопок этой панели:

• Вставить рисунок
  – открывает диалоговое окно Добавить
  рисунок

• Изображение
  – позволяет изменить цвета

• Увеличить
  контрастность
  – увеличивает насыщение или интенсивность
  цветов выделенного объекта

• Уменьшить
  контрастность
  – уменьшает насыщение цветов выделенного
  объекта

• Увеличить яркость
  – добавляет белый цвет для увеличения
  яркости цветов

• Уменьшить яркость
  – добавляет черный цвет для снижения
  яркости цветов

• Обрезка
  – позволяет выполнить обрезку рисунка

• Тип линии
  – позволяет выбрать тип линии для рамки
  вокруг рисунка

• Обтекание текстом
  – позволяет задать вариант расположения
  рисунка в тексте

• Формат рисунка
  – отображает на экране диалоговое окно
  для форматирования рисунка

• Установить
  прозрачный цвет
  – создает прозрачность для выделения
  графических объектов

• Сброс параметров
  рисунка –
  возвращает рисунку параметры по
  умолчанию.

Объекты WordArt
используются для создания красиво
оформленных заголовков, плакатов и т.п.
Для создания объекта WordArt нужно выбрать
в меню Вставка команду Объект
и далее Объект WordArt. На экране
отобразится окно Коллекция WordArt. Нужно
выбрать определенный стиль надписи
WordArt и нажать кнопку ОК. Все остальные
параметры для надписи можно задать
следующим образом: выделить объект
WordArt, затем воспользоваться появляющейся
после выделения объекта панелью
инструментов WordArt либо командой Формат
объекта WordArt из меню Формат.
Назначение кнопок панели инструментов
WordArt:

• Добавить объект
  WordArt –
  вызывает окно диалога Коллекция WordArt

• Изменить текст
  – вызывает окно диалога Изменение
  текста WordArt

• Коллекция WordArt
  – вызывает одноименное диалоговое
  окно

• Формат объекта
  WordArt –
  вызывает одноименное диалоговое окно

• Форма WordArt
  – открывает список возможных форм
  расположения текста объекта WordArt

• Свободное
  вращение –
  позволяет повернуть рисунок, удерживая
  нажатой кнопку мыши и перемещая любой
  из выделенных маркеров

• Выровнять буквы
  WordArt по высоте
  – уменьшает размер больших букв,
  приближая их к размеру меньших в надписи

• Вертикальный
  текст WordArt
  – поворачивает текст так, чтобы он
  располагался вертикально

• Выравнивание
  WordArt –
  позволяет задать выравнивание текста

• Межсимвольный
  интервал WordArt
  – задает межсимвольный интервал
  надписи.

15

Стили

Шаблоны стилей позволяют применить согласованные интервалы, шрифт, его размер и цвет к заголовкам, абзацам и названиям во всем документе.

1. Выделите слова, абзац, список или таблицу, которые нужно изменить.

2. На вкладке Главная выберите стиль.

   Если вы не видите нужный стиль, нажмите кнопку Дополнительно , чтобы развернуть коллекцию.

Применение тем

Темы используются для профессионального оформления документов.

1. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Темы.

2. Наведите указатель на тему, чтобы увидеть, как она будет выглядеть.

3. Выберите нужную тему.

Проверка правописания

Word помечает неправильно написанные слова красной волнистой линией, а грамматические ошибки — синим двойным подчеркиванием.

1. Щелкните слово правой кнопкой мыши.

2. Выберите исправление или пункт Пропустить.

Примечание: В более новых версиях Word и Microsoft 365 средство проверки правописания работает несколько иначе. Дополнительные сведения см. в статье Корректор — ваш помощник при письме.

Поиск и замена текста

1. На вкладке Главная нажмите кнопку Заменить.

2. В поле Найти введите искомое слово или фразу. В поле Заменить на введите новый текст.

3. Нажмите кнопку Найти далее, а затем сделайте следующее:

   • Чтобы заменить только первое вхождение, нажмите кнопку Заменить.

   • Чтобы заменить все вхождения, нажмите кнопку Заменить все.

Далее:    
Совместная работа в Word

Мы уже неоднократно писали об инструментах для работы с текстом в MS Word, о тонкостях его оформления, изменения и редактирования. О каждой из этих функций мы рассказывали в отдельных статьях, вот только для того, чтобы сделать текст более привлекательным, удобным для чтения, понадобится большинство из них, причем, выполненных в правильном порядке.

Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд

Именно о том, как правильно выполнить форматирование текста в документе Microsoft Word и пойдет речь в данной статье.

Выбор шрифта и типа написания текста

О том, как изменять шрифты в Ворде мы уже писали. Вероятнее всего, вы изначально набирали текст в понравившемся шрифте, выбрав подходящий размер. Более подробно о том, как работать со шрифтами, вы можете узнать в нашей статье.

Урок: Как изменить шрифт в Word

Выбрав подходящий шрифт для основного текста (заголовки и подзаголовки пока что не торопитесь изменять), пройдитесь по всему тексту. Возможно, некоторые есть фрагменты нужно выделить курсивом или полужирным шрифтом, что-то нужно подчеркнуть. Вот пример того, как может выглядеть статья на нашем сайте.

Урок: Как подчеркнуть текст в Ворде

Выделение заголовка

С вероятностью в 99,9% у статьи, которую вы хотите отформатировать, есть заголовок, и, скорее всего, подзаголовки в ней тоже имеются. Конечно же, их нужно отделить от основного текста. Сделать это можно с помощью встроенных стилей Word, а более подробно с тем, как работать с этими инструментами, вы можете ознакомиться в нашей статье.

Урок: Как сделать заголовок в Ворде

Если вы используете последнюю версию MS Word, дополнительные стили для оформления документа вы можете найти во вкладке “Дизайн” в группе с говорящим названием “Форматирование текста”.

Выравнивание текста

По умолчанию текст в документе выравнивается по левому краю. Однако, если это необходимо, вы можете изменить выравнивание всего текста или отдельно выделенного фрагмента так, как вам это необходимо, выбрав один из подходящих вариантов:

По левому краю;

По центру;

По правому краю;

По ширине.

Урок: Как выровнять текст в Ворде

Инструкция, представленная на нашем сайте, поможет вам правильно расположить текст на страницах документа. Выделенные красным прямоугольником фрагменты текста на скриншоте и связанные с ними стрелки показывают, какой стиль выравнивания выбран для данных частей документа. Остальное содержимое файла выровнено по стандарту, то есть, по левому краю.

Изменение интервалов

Расстояние между строчками в MS Word по умолчанию составляет 1,15, однако, его всегда можно изменить на большее или меньшее (шаблонное), а также вручную задать любое подходящее значение. Более подробную инструкцию касательно того, как работать с интервалами, изменять и настраивать их вы найдете в нашей статье.

Урок: Как изменить межстрочный интервал в Ворде

Помимо интервала между строками, в Word также можно изменить и расстояние между абзацами, причем, как до них, так и после. Опять-таки, вы можете выбрать шаблонное значение, которое вас устраивает, или задать собственное вручную.

Урок: Как изменить интервал между абзацами в Ворде

Примечание: Если заголовок и подзаголовки, которые имеются в вашем текстовом документе, оформлены с помощью одного из встроенных стилей, интервал определенного размера между ними и следующими абзацами задается автоматически, а зависит он от выбранного стиля оформления.

Добавление маркированных и нумерованных списков

Если в вашем документе содержатся списки, незачем нумеровать или уж тем более маркировать их вручную. В Microsoft Word для этих целей предусмотрены специальных инструменты. Они, как и средства для работы с интервалами, расположены в группе “Абзац”, вкладка “Главная”.

1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в маркированный или нумерованный список.

2. Нажмите одну из кнопок (“Маркеры” или “Нумерация”) на панели управления в группе “Абзац”.

3. Выделенный фрагмент текста преобразуется в красивый маркированный или нумерованный список, в зависимости от того, какой из инструментов вы выбрали.

Совет: Если развернуть меню кнопок, отвечающих за списки (для этого нужно нажать на небольшую стрелочку справа от значка), вы можете увидеть дополнительные стили оформления списков.

Урок: Как в Ворде сделать список в алфавитном порядке

Дополнительные операции

В большинстве случаев того, что мы уже описали в данной статье и остальном материале по теме форматирования текста более, чем достаточно для оформления документов на должном уровне. Если же вам этого будет мало, либо же вы просто пожелаете внести какие-то дополнительные изменения, коррективы и т. д. в документ, с большой вероятность, вам будут очень полезны следующие статьи:

Уроки по работе с Microsoft Word:
Как сделать отступы
Как сделать титульный лист
Как пронумеровать страницы
Как сделать красную строку
Как сделать автоматическое содержание
Табуляция

Совет: Если во время оформления документа, при выполнении той или иной операции по его форматированию, вы допустили ошибку, ее всегда можно исправить, то есть, отменить. Для этого просто нажмите на закругленную стрелку (направленную влево), расположенную возле кнопки “Сохранить”. Также, для отмены любого действия в Ворде, будь то форматирование текста или любая другая операция, можно использовать комбинацию клавиш “CTRL+Z”.

Урок: Горячие клавиши в Word

На этом мы смело можем закончить. Теперь вы точно знаете, как отформатировать текст в Ворде, сделав его не просто привлекательным, а хорошо читабельным, оформленным в соответствии с выдвигаемыми требованиями.

Содержание:

В наше время необходимо уметь правильно и красиво оформлять различную документацию. Чаще всего для создания документов используется текстовый процессор Word. Рассмотрим основные функции Word, которые помогут оформить любой, даже самый сложный, документ.  

1.    Редактирование текста в Word (меню «Шрифт»)

Редактирование текста в Word — это самый простой, но необходимый пункт статьи. Каждый человек, работающий с документацией сталкивался с необходимостью поменять шрифт или задавался вопросами типа как поменять цвет текста, увеличить/уменьшить размер букв, сделать их жирнее и т.д. Все эти функции находятся во вкладке «Главная», в левой верхней части окна.

При наведении курсора на кнопки, всплывает подсказка, так что не стоит бояться забыть назначение какой-либо кнопки. Кроме того, обычно кнопки сопровождаются понятными иллюстрациями (значками).

Для применения шрифта необходимо выделить нужный участок текста, затем выбрать название шрифта, цвет, размер и начертание.

Иногда возникает необходимость преобразования строчных букв в заглавные, например, при оформлении титульного листа.

Для того чтобы не перепечатывать текст заново, можно выделить нужный фрагмент текста, затем нажать правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся меню «Шрифт».

После нажатия появится окно с различными настройками шрифта. Здесь тоже можно менять шрифт, начертание и размер. Нас интересует пункт «все прописные», который находится в правой части окна.

Нужно установить «галочку» в этом поле и нажать «ОК». Все буквы в выделенном слове станут заглавными.

Бывает такое, что между буквами в слове должны быть большие расстояния. Неправильно увеличивать эти расстояния с помощью пробелов. Для этого существует специальная настройка в меню «Шрифт».

Выделяем нужное слово, нажимаем правую кнопку мыши, выбираем «Шрифт». В уже знакомом окне выбираем вкладку «Дополнительно».

В данной вкладке нужно в поле «Интервал» выбрать «Разреженный» интервал и указать нужное расстояние между буквами.

В нижней части окна показан пример того, как будет выглядеть выделенный фрагмент при применении настроек.

После нажатия «ОК» настройки будут применены к выбранному тексту.  

2.    Меню «Абзац»: как настроить поля

Часто возникает и вопрос о том, как настроить поля. Чтобы это сделать, нужно перейти на вкладку «Макет». В левом углу будет кнопка «Поля». При нажатии на неё появится список доступных полей, а внизу этого списка – кнопка «настраиваемые поля».

Если в списке нет нужных полей, то отступы можно задать в меню «Параметры страницы» в Word (кнопка «настраиваемые поля»).

Для красивого расположения текста на странице нужно установить выравнивание.

Таким образом, если есть необходимость сделать заголовок в середине, то его не надо двигать пробелами, нужно просто выделить его, открыть вкладку «Главная» и выбрать выравнивание по центру.

В любом длинном тексте, разумно делать абзацы. Как известно, у первой строки каждого абзаца есть некоторый отступ – красная строка. При наличии красных строк в документе людям проще ориентироваться, чем в сплошном тексте. Красные строки не нужно делать с помощью пробелов каждый раз, достаточно зайти в меню «Абзац» (см. картинку ниже) и указать в поле «Первая строка» «Отступ» и указать его численное значение, если документ новый.

Если нужно отредактировать уже написанный текст, необходимо его сначала выделить, а уже потом открыть меню «Абзац» (нажать правой кнопкой мыши, выбрать «Абзац») и указывать там красные строки.

Кроме красных строк данное меню позволяет устанавливать междустрочный интервал в Word.

Междустрочный интервал в Word можно установить, перейдя на вкладку «Главная» и нажав на соответствующую кнопку. 

3.    Стили документа в Word

Чаще всего в организации существуют единые требования к оформлению документации: одинаковые поля для однотипных документов, один и тот же шрифт и т.д. Если поля, настроенные пользователем, сохраняются и отображаются в списке доступных, то как же быть со шрифтами?

Для этого существуют Стили документа в Word. Их можно выбрать на вкладке «Главная».

Можно воспользоваться одним из предложенных, а можно создать свой, нажав «Создать стиль».

Если выделить слово, а уже затем нажать на кнопку «Создать стиль», создастся стиль с тем форматированием, которое применено к слову.

По кнопке «Изменить» можно внести дополнительные настройки.  

4.    Автоматическое оглавление в Word

Для того, чтобы легко ориентироваться в большом объёме текста, его следует делить на разделы (главы, части). Но как их искать, если текста много? Чтобы не листать весь документ в поисках нужного раздела, можно создать автоматическое оглавление в Word.

 

Нужно сделать только небольшую подготовительную работу:

·              выделить все заголовки (можно по одному, можно, зажав ctrl, выделить все);

·             применить к ним стиль Заголовок 1 уровня (2 или 3, если это подпункты) или стиль, основанный на нём (при использовании стандартного стиля заголовка может понадобиться настройка нужного шрифта).

После этого нужно зайти на вкладку «Ссылки» и в левом углу нажать на кнопку «Оглавление».

Затем нужно выбрать наиболее подходящее. Появится оглавление с выбранными заголовками. Иногда заголовок «Оглавление» некорректен, поэтому его можно заменить на другой (например, «Содержание»), просто нажав на область с оглавлением. При замене заголовка, необходимо обновить оглавление. Для этого нужно нажать «Обновить таблицу» и выбрать пункт «обновить целиком». Если замены названий не было, но документ был дописан, нужно после нажатия «обновить таблицу» выбрать первый пункт.  

5.    Нумерация страниц в документе

Чтобы читать документ было удобно, нужно добавить нумерацию страниц в документе. Для этого на вкладке «Вставка» выберем пункт «номер страницы». После выбора подходящего расположения номера страниц появятся во всём документе, а также появится новая вкладка «Конструктор». Так как на титульном листе номер страницы обычно не пишут, нужно поставить «галочку» на пункте «особый колонтитул для первой страницы».

После закрытия колонтитулов (красная кнопка в конструкторе справа) иногда возникает необходимость вернуться на неё. Для этого достаточно дважды щёлкнуть по нижней части листа (рабочей области), где обычно и располагаются колонтитулы. 

6.    Подложка и картинка

Во вкладке «Конструктор» есть кнопка «Подложка». Подложка – картинка или текст, находящиеся на фоне документа. Часто там написано слово «Образец» или изображён логотип организации/герб страны.

Word позволяет выбрать из шаблона или использовать свою картинку подложки (кнопка «настраиваемая подложка»).

В некоторых видах документации есть картинки. Если есть необходимость составить список всех иллюстраций документа, то рисунки лучше подписывать так:

o      нажать правой кнопкой мыши на рисунок;

o      в списке выбрать пункт «Вставить название»;

o      ввести название в появившемся окне.  

7.    Работа с таблицами: создание в тексте таблиц, операции с ячейками

Если есть текст, который нужно преобразовать в таблицу, необходимо его выделить и на вкладке «Вставка» нажать кнопку «Таблица». В списке выбрать «преобразовать в таблицу». Стоит обратить внимание на то, что данные должны отделяться друг от друга каким-то одним символом, а строки друг от друга отделяются с помощью Enter.

В появившемся окне нужно выбрать разделитель или указать другой (запятая, пробел и т.д.).

После нажатия «ОК» данные будут преобразованы в таблицу. Её нужно внимательно проверить, т.к. иногда возникают ошибки с преобразованием.

Для создания таблицы в тексте иногда необходимо разбивать и объединять ячейки. Для этого нужно выбрать ячейку (ячейки) и нажать правую кнопку мыши. В появившемся списке выбрать нужное действие.

Если нужно разбить ячейки на несколько, после нажатия на «разделить ячейки» в появившемся окне надо указать, сколько строк и столбцов должно получить в результате деления ячейки.

Если нужно сделать косую линию в ячейке (такое часто встречается в первой колонке), необходимо выбрать нужную ячейку, нажав на неё, на вкладке «Конструктор» нажать на «Граница», а затем выбрать нужную границу.

Для добавления ссылки нужно выделить слово (текст/картинку), которое должно стать ссылкой. Нажать на правую кнопку мыши. В появившемся списке выбрать «ссылка» и, раскрыв её, выбрать «вставить ссылку». В поле «Адрес» написать ссылку, если нужна ссылка на сайт. Если нужна ссылка на что-то иное – выбрать нужное.  

8.    Формулы в документе Word

В технической документации иногда необходимо использовать формулы. Однако в формулах встречаются знаки, которых нет на клавиатуре. Кроме наличия специальных символов есть и другая проблема, которая заключается в том, как писать дроби: числитель и знаменатель на разных строках? Такое читать неудобно. Специально для этого существует удобный механизм добавления формул в документ Word.

Для добавления нужно зайти на вкладку «Вставка», в правой её части будет написано «Уравнение». Нажав, можно увидеть список известных формул.

Разумеется, в математике и физике формул гораздо больше. Иногда вписать нужно свою собственную. Есть два варианта добавления своей формулы: написать её вручную или «собрать» в конструкторе.

Рассмотрим самый простой вариант – написать (кнопка «рукописное уравнение»). Он малоэффективен, если нужно написать «многоэтажную» дробь или что-то сложное.

Второй способ (кнопка «вставить новое уравнение») более трудный, но исключает любые ошибки с распознаванием почерка.

После изучения этой статьи вопросов по использованию функций Microsoft Word должно стать меньше. Оформлять документацию теперь будет гораздо проще.

Консультант компании ООО «Кодерлайн»

Любовь Суворкина