Основные поля microsoft word

Проверьте, как это работает!

Изменяйте ширину полей документа, чтобы настроить разметку и вместить все необходимое.

Применение предопределенных значений полей

1. На вкладке Макет нажмите кнопку Поля.

   

2. Выберите нужные значения полей.

   

   Примечание: Если документ содержит несколько разделов, новые поля будут применены только к выбранным.

Создание настраиваемого поля

1. На вкладке Макет нажмите кнопку Поля.

2. Выберите пункт Настраиваемые поля.

3. На вкладке Поля укажите необходимые значения с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз.

4. Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

Изменение стандартных полей

1. Выберите макет>поля>настраиваемые поля.

2. Настройте поля.

3. Нажмите кнопку По умолчанию.

4. Подтвердите выбор.

Хотите узнать больше?

Настройка полей страницы в Word

В Microsoft Word 2003 по умолчанию существует девять категорий полей. Увидеть их становится возможным через меню Вставка – Поле – Категории (рис.3):

Автоматизация документа Дата и время Нумерация О документе (Сведения о документе) Пользователь (Сведения о пользователе) Связи и ссылки Слияние Указатели (Оглавление и указатели) Формулы

Рассмотрим подробнее каждую из них:

Автоматизация документа (6 полей):

Compare {COMPARE Выражение1 Оператор Выражение2}

В зависимости от результата сравнения двух выражений возвращает значение «1» (истина) или «0» (ложь). С помощью полей COMPARE и функций AND и OR можно создать составное логическое выражение в поле = (Формула), а затем использовать его в поле IF. Выражение1 и Выражение2— это значения для сравнения. Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Если выражение содержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки.

Оператор— это оператор сравнения (>, <, =, <> ,>=, <=). Пробелы перед оператором и после него являются обязательными.

При использовании оператора = или <> Выражение2 может содержать вопросительный знак (?), заменяющий любой отдельный знак, или звездочку (*), заменяющую любую строку знаков. Такое выражение должно быть заключено в кавычки. Если Выражение2 содержит звездочку, сумма длин фрагмента Выражение1, соответствующего этой звездочке, и остальных знаков значения Выражение2 не должна превышать 128 знаков.

Пример: предположим, что поле IF в следующем примере вставлено в основной документ слияния. Поля COMPARE анализируют поля данных «НомерКлиента» и «РангКлиента» при обработке каждой записи данных. Функция OR в поле = (Формула) возвращает значение 1 (истина), если хотя бы одно из полей данных указывает, что клиент не может получить кредит; в этом случае печатается первая строка, заключенная в кавычки.

{ IF { = OR ( { COMPARE { MERGEFIELD НомерКлиента } >= 4 }, { COMPARE { MERGEFIELD РангКлиента } <= 9 } ) } = 1 “Кредит недопустим” “Кредит допустим”}.

Следующее значение поля COMPARE возвращает значение «1», если значение в поле данных «Индекс» лежит в диапазоне 98500 — 98599.

{ COMPARE ” { MERGEFIELD Индекс } ” = “985*” }

DocVariable { DOCVARIABLE “Имя” }

Вставляет строку, назначенную какой-либо переменной документа. В каждом документе имеется семейство переменных, которые можно добавлять и использовать с помощью языка программирования Visual Basic для приложений. Данное поле обеспечивает отображение содержимого переменных в документе. Имя— имя переменной в документе.

GoToButton { GOTOBUTTON Назначение Сообщение }

Вставка команды перехода, упрощающей просмотр длинных электронных документов. По двойному щелчку значения поля GOTOBUTTON курсор перемещается в указанное место документа. Во многих случаях вместо поля GOTOBUTTON удобнее использовать гиперссылки, для создания которых используется поле HYPERLINK.

Назначение— закладка, номер страницы, сноска, примечание и т. п. Номер страницы может быть вставлен с помощью команды Перекрестная ссылка (рис.4) (меню Вставка – Ссылка).

Рис. 4

Для указания элемента, отличного от номера страницы, используются буква и номер. Например, для перехода к третьему разделу документа вводится s3.

Описание букв:

s- раздел

l- строка

f- сноска

a- примечание

В данном случае используется порядковый, а не фактический номер элемента. Например, «f4» ссылается на четвертую сноску в документе независимо от используемого знака сноски.

Сообщение – текст или рисунок для отображения на кнопке. Можно использовать поле, значением которого является текст или рисунок, например REF или INCLUDEPICTURE. Значение поля GOTOBUTTON должно располагаться на одной строке, в противном случае возникнет ошибка.

Пример: В следующем примере полем назначения является закладка «Обзор». Для перехода к обзору следует щелкнуть слово меня.

Дважды щелкните { GOTOBUTTON Обзор меня } для перехода к обзору.

Результат будет выглядеть следующим образом:

«Дважды щелкните меня для перехода к обзору».

В следующем примере назначение (номер страницы) указано с помощью поля PAGEREF. Чтобы вставить поле PAGEREF, необходимо выбрать команду Перекрестная ссылка в подменю Ссылка (меню Вставка), а затем выбрать элемент (например таблицу или заголовок), к которому следует перейти. (В диалоговом окне Перекрестные ссылки необходимо выбрать Номер страницы из списка Вставить ссылку на.) Буква «p» и поле PAGEREF должны быть заключены в кавычки.

Дважды щелкнуть { GOTOBUTTON “p { PAGEREF _Ref317041789 }” } для перехода к обзору. Результат будет выглядеть следующим образом:

«Дважды щелкните для перехода к обзору».

If { IF Выражение1 Оператор Выражение2 Текст1 Текст2 }

В зависимости от результата сравнения двух выражений вставляет тот или иной текст. В основном документе слияния поле IF можно использовать для анализа записей данных, таких как почтовые индексы или номеров банковских счетов. Например, можно разослать письма только клиентам, проживающим в определенном городе.

Выражение1, Выражение2 – значения, которые требуется сравнить. Оператор-

оператор сравнения (>, <, =, <> ,>=, <=). Текст1, Текст2 – текст, который вставляется в случае истинности (Текст1) или ложности (Текст2) логического выражения. Если Текст2 не указан, а логическое выражение ложно, не будет вставлено никакого текста. Каждая строка, содержащая несколько слов, должна быть заключена в кавычки.

Пример: В приведенном ниже примере указано, что если заказ клиента равен или больше 100 единиц продукции, то будет выведено слово «Спасибо», а если клиент заказывает менее 100 единиц продукции, то будет выведено уведомление «Минимальный заказ равен 100 единиц».

{IF заказ>=100 “Спасибо” “Минимальный заказ равен 100 единиц”}

o MacroButton { MACROBUTTON ИмяМакроса Сообщение }

Вставка макроса, для запуска которого следует необходимо дважды щелкнуть значение поля MACROBUTTON или один раз щелкнуть поле MACROBUTTON, а затем нажать клавиши ALT+SHIFT+F9.

Макрос – действие или набор действий, используемые для автоматизации выполнения задач. Записываются на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA).

ИмяМакроса — имя макроса, который запускается, если дважды щелкнуть значение поля.

Сообщение – текст или рисунок, отображаемый на кнопке. Можно использовать поле, значением которого является текст или рисунок, например REF или INCLUDEPICTURE. Значение поля MACROBUTTON должно располагаться на одной строке, в противном случае возникнет ошибка.

Print { PRINT “Команды принтера ” }

Отправка управляющих команд на выбранный принтер. Значение отображается только при печати документа. Команды PostScript, внедренные в документ, выполняются в порядке их вставки, используя следующий синтаксис: { PRINT p Область “Команды” }

Действие команд PostScript распространяется на предварительно указанную область. Начало координат переносится в нижний левый угол области действия.

Дата и время (6 полей):

CreatDate { CREATEDATE [ @ «Формат даты/времени»] [Ключи] }

Вставка даты и времени первого сохранения документа под его текущим именем, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

По умолчанию используются форматы даты и времени, заданные в качестве региональных стандартов на панели управления Microsoft Windows.

Пример: чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Отчет составлен 20.11.96.»), необходимо поместить следующий текст и поле в верхний или нижний колонтитул.

Отчет составлен { CREATEDATE @ “ДД.ММ.ГГ” }

Date { DATE [ @ «Формат даты/времени «] [Ключи] }

Вставляет текущую дату. Чтобы вставить поле DATE, необходимо нажать кнопку Дата на панели инструментов Колонтитулы. Если не выбрать другой формат, дата будет отображена в формате, указанном в компоненте Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows. Чтобы изменить стандартный формат даты для Microsoft Word, выбрать в меню Вставка команду Дата и время и нажать кнопку По умолчанию.

Поле DATE также можно вставить в сам документ, выбрав Поле в меню Вставка, а затем указав требуемый формат отображения даты. Поля DATE и TIME могут отображать дату и/или время в зависимости от указанного формата.

EditTime { EDITTIME }

Вставка полного времени редактирования (в минутах) с момента создания документа, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

PrintDate { PRINTDATE [@ «Формат даты/времени»] [Ключи] }

Вставка даты и времени последней печати документа, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). По умолчанию используются форматы даты и времени, заданные в качестве региональных стандартов на панели управления Microsoft Windows.

SaveDate { SAVEDATE [@ «Формат даты/времени»] [Ключи] }

Вставка даты и времени последнего сохранения документа, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

По умолчанию используются форматы даты и времени, заданные в качестве региональных стандартов на панели управления Microsoft Windows.

Пример: Чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Документ сохранен 08.11.95 в 16:45»), поместить следующий текст и поля в верхний или нижний колонтитул.

Документ сохранен { SAVEDATE @ “dd.MM.yy ‘в’ HH:mm” }

Time { TIME [@ «Формат даты/времени»] }

Вставляет текущее время и дату. Чтобы вставить поле TIME, на панели инструментов Колонтитулы необходимо нажать кнопку Время . Если при использовании команды Дата и время (меню Вставка) был установлен флажок Обновлять автоматически, в документ будет вставлено поле TIME. Поля DATE и TIME могут отображать дату и (или) время в зависимости от указанного формата. Например, если в диалоговом окне Дата и время выбран формат «04.07.95 22:04», то будет вставлено поле { TIME @ “dd.MM.yy H:mm” }.

Нумерация (10 полей):

AutoNum { AUTONUM [Ключи] }

Последовательная нумерация абзацев. В абзацах, для оформления которых используются встроенные стили заголовков, нумерация начинается с 1 в начале каждого вложенного уровня. Если за заголовками, содержащими поля AUTONUM, следуют абзацы основного текста, также содержащие поля AUTONUM, нумерация абзацев основного текста начинается с 1 после каждого заголовка. Если заголовки не содержат полей AUTONUM, абзацы основного текста, содержащие поля AUTONUM, нумеруются непрерывно во всем документе.

AutoNumLgl { AUTONUMLGL [Ключи] }

Рис. 5

Автоматическая нумерация абзацев в юридических и технических документах. Нумерация отражает уровни заголовков, соответствующие используемым стилям заголовков. Если поля AUTONUMLGL вставлены в абзацы основного текста (при оформлении которых не используются встроенные стили заголовков), номер предшествующего заголовка добавляется к номеру абзаца. Например, если предшествующему заголовку соответствует номер 1.2.3, номера абзацев основного текста будут выглядеть следующим образом: 1.2.3.1, 1.2.3.2, 1.2.3.3 и т. п. Для того чтобы вставить поле необходимо использовать встроенные стили заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) (рис.5) для оформления заголовков в документе, а затем вставить поле AUTONUMLGL в начало каждого такого абзаца.

AutoNumOut { AUTONUMOUT }

Автоматическая нумерация абзацев в стиле структуры. Для того чтобы вставить поле необходимо использовать встроенные стили заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) для оформления заголовков в документе, а затем вставить поле AUTONUMOUT в начало каждого такого абзаца. Нумерация отражает уровни заголовков, соответствующие используемым стилям заголовков.

BarCode { BARCODE u “Текст” или Закладка b [Ключи] }

Вставляет почтовый штрих-код, используемый почтовой службой США для автоматического считывания адресов. Поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) BARCODE обеспечивает вставку либо штрих-кода адреса получателя (POSTNET), либо лицевой метки (FIM).

Для вставки почтовых штрих-кодов удобнее пользоваться командой Конверты и наклейки (меню Сервис, подменю Письма и рассылки). “Текст” или Закладка.

Рис. 6.

«Текст» или закладка: адрес получателя и почтовый индекс. Если после закладки указан ключ b, эта закладка (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) может заменять Текст. Например, закладка «ИНДЕКС1» представляет адрес в активном документе (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.); для его вставки используется команда Конверты и наклейки (меню Сервис, подменю Письма и рассылки). Кроме того, указанный текст может быть значением вложенного поля. b- если перед этим ключом указана закладка, то сведения о почтовом индексе извлекаются из адреса, который эта закладка определяет. f “буква”

вставляет лицевую метку (FIM) в зависимости от буквы: буква «A» обозначает оплаченный ответ; буква «C» — ответ за счет получателя. Буква «A» вставляется в том случае, если в диалоговом окне Параметры конверта установлен флажок Пометить лицевую сторону конверта. Чтобы напечатать метку ответа за счет получателя, необходимо включить режим отображения кодов полей (Код поля. Текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.) и изменить букву на «C». Для печати лицевых меток необходимо располагать штрих-кодом POSTNET. u определяет данный штрих-код как почтовый адрес (только для США).

Пример: Поля { BARCODE ИНДЕКС1 b u } и { BARCODE ИНДЕКС1 b u f “A” } вставляются с помощью команды Конверты и наклейки (рис.6): меню Сервис, подменю Письма и рассылки.

ListNum { LISTNUM [«Имя»] [Ключи] }

Вставка набора номеров в любом месте абзаца. Нумерация может быть взята из простого или многоуровневого списка. Имя связывает поле LISTNUM с определенным списком.

Для эмуляции поля AUTONUM, AUTONUMOUT и AUTONUMLGL используются имена NumberDefault, OutlineDefault и LegalDefault. l задает уровень в списке, изменяя стандартное поведение поля. s задает начальное значение для поля (указанное число должно быть целым).

Пример: В следующем примере поля LISTNUM используются для создания букв, которые отображаются на тех же строках, что и номера:

Page { PAGE [* Ключ формата] }

Вставка номера страницы, на которой расположено поле PAGE. Чтобы вставить поле PAGE, необходимо выберать в меню Вставка команду Номера страниц или нажать кнопку Номер страницы на панели инструментов (Панель инструментов. Строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, нажмите клавишу ALT, а затем клавиши SHIFT+F10.) Колонтитулы.

RevNum { REVNUM }

Вставка номера редакции документа, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Это свойство указывает, сколько раз документ был сохранен.

Пример: Для того чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Отчет за октябрь 1995 года, редакция: 12, напечатан 08.11.95. Подтверждаю (Полыхаев).»), вставить в верхний или нижний колонтитул (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.) следующий текст и поля:

{ TITLE }, редакция: { REVNUM }, напечатан { PRINTDATE }. { COMMENTS }

Section { SECTION }

Вставка номера текущего раздела (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.).

Пример: Чтобы напечатать номера страниц в формате «Стр. 4 раздела 2» на каждой странице документа, поместить следующие поля и текст в верхний или нижний колонтитул (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.).

Стр. { PAGE } раздела { SECTION }

SectionPages { SECTIONPAGES }

Вставка полного числа страниц в разделе (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.). Нумерация страниц в каждом разделе должна начинаться с 1.

Seq { SEQ Идентификатор [Закладка] [Ключи] }

Последовательная нумерация глав, таблиц, рисунков и других элементов документа. В случае добавления, удаления или перемещения элемента и соответствующего ему поля SEQ обновление остальных полей SEQ приведет к перенумерации элементов.

Поле LISTNUM также выполняет автоматическую нумерацию, существенно упрощая создание сложных нумерованных списков.

Проще всего вставить в документ поля SEQ, предназначенные для нумерации таблиц, рисунков и других элементов, с помощью команды Название (меню Вставка, подменю Ссылка).  Идентификатор— имя, присвоенное набору элементов, подлежащих нумерации (например «таблица»). Это имя должно начинаться с буквы и может содержать буквы, цифры и знаки подчеркивания. Длина имени не должна превышать 40 знаков. Закладка— имя закладки (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.), указывающей элемент в документе. Например, чтобы создать перекрестную ссылку на рисунок, необходимо пометить поле SEQ, содержащее номер этого рисунка, закладкой «Рис2», а затем вставить поле { SEQ рисунок Рис2 }.

c повторяет предыдущий номер для указанного набора элементов. Например, таким образом можно вставить номер главы в верхний или нижний колонтитул. h скрывает значение поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.). С помощью этого ключа можно создать перекрестную ссылку на поле SEQ, не печатая соответствующий номер. Например, можно сослаться на главу, имеющую номер, не печатая номер главы. Ключ h игнорируется при наличии ключа (*). n вставляет следующий номер для указанного набора элементов (используется по умолчанию). r n начинает нумерацию элементов с указанного номера n. Например, { SEQ рисунок r 3 } начинает нумерацию рисунков с номера 3. s начинает нумерацию элементов с заголовка указанного уровня. Например, { SEQ рисунок s 2 } начинает нумерацию рисунков со стиля (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) «Заголовок 2».

Сведения о документе(13 полей):

Autor { AUTHOR [ «Новое имя»] }

Вставка имени автора, указанного на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Первоначально именем автора нового документа или шаблона (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.) является имя, указанное на вкладке Пользователь в диалоговом окне Параметры (меню Сервис).

Comments { COMMENTS [«Новые заметки»] }

Вставка содержимого поля Заметки, находящегося на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл), для активного документа (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.) или шаблона (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.).

Пример: В следующем примере поле FILLIN используется для запроса заметок во время печати документа. Указанные заметки (например, «Новейшие данные об Урюпинской бирже») будут напечатаны в документе и добавлены в поле Заметки в диалоговом окне Свойства.

Заметки: { COMMENTS ” { FILLIN “Введите заметки:” } ” }

DocProperty { DOCPROPERTY “Имя”}

Вставка указанного свойства документа, введенного в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Имя— свойство документа из диалогового окна Свойства. Чтобы выбрать свойство, выбрать название свойства в поле Параметры диалогового окна Поле (меню Вставка).

FileName { FILENAME [Ключи] }

Вставка имени файла данного документа, указанного на вкладке Общие в диалоговом окне Свойства (меню Файл). p добавляет путь (Путь. Адрес, по которому операционная система находит папку или файл, например C:Семейный бюджетМарт.doc.) к имени файла.

Пример: Чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например «Документ: C:MSOFFICEWINWORDREPORTSОтчет за 4-й квартал.doc»), поместить следующий текст и поля в верхний или нижний колонтитул. Документ: { FILENAME p }

FileSize { FILESIZE [Ключи] }

Вставка размера файла, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). k отображает размер файла в Кбайтах, округляя его до ближайшего целого числа. m отображает размер файла в Мбайтах, округляя его до ближайшего целого числа.

Info { [ INFO ] Свойство [«Новое значение»] }

Вставка сведений об активном документе (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.) или шаблоне (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.), указанных в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Свойство— тип свойства. Указывает свойство в диалоговом окне Поле. Кроме того, свойства представляют собой отдельные поля Microsoft Word.

“Новое значение”- необязательный текст для обновления соответствующего поля в окне Свойства для активного документа или шаблона. Ниже перечислены свойства, для которых может быть указано новое значение: «Автор», «Заметки», «Ключевые слова», «Тема» и «Название».

LastSavedBy { LASTSAVEDBY }

Вставка имени последнего пользователя, изменившего и сохранившего данный документ, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Пример: Результат поля “Изменил: { LASTSAVEDBY }.” выглядит следующим образом.

«Изменил А. Волков»

NumChars { NUMCHARS }

Вставка числа знаков, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), в документ.

Пример: Поле { = { NUMCHARS } / { NUMWORDS } } вычисляет среднюю длину слова в документе.

NumPages { NUMPAGES }

Вставка числа страниц в документе, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

NumWords { NUMWORDS }

Вставка числа слов, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), в документ.

Пример: Поле { = { NUMCHARS } / { NUMWORDS } } вычисляет среднюю длину слова в документе.

Subject { SUBJECT [«НоваяТема»] }

Вставка темы документа, указанной в поле Тема на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Template { TEMPLATE [Ключи] }

Вставка имени файла шаблона (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.) документа, указанного на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл). p добавляет путь (Путь. Адрес, по которому операционная система находит папку или файл, например C:Семейный бюджетМарт.doc.) к имени файла.

Пример: Для того чтобы напечатать одинаковый текст на каждой странице документа (например, «Документ: Отчет.doc; шаблон: Проект.dot»), необходимо поместить следующий текст и поля в верхний или нижний колонтитул (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.):

Документ: { FILENAME }; шаблон: { TEMPLATE }

Title { TITLE [«НовоеНазвание»] }

Вставка названия документа, указанного в поле Название на вкладке Документ диалогового окна Свойства (меню Файл).

Сведения о пользователе (3 поля):

UserAddress { USERADDRESS [«НовыйАдрес»] }

Вставка адреса пользователя, указанного в поле Почтовый адрес на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Пример:

Поле	Образец результата
{ USERADDRESS }	Сергей Петрович Платов 112233 Москва Северный проспект, д. 12, кв. 24

UserInitials { USERINITIALS [«НовыеИнициалы»] }

Вставка инициалов пользователя, указанных в поле Инициалы на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис).

UserName { USERNAME [«НовоеИмя»] }

Вставка имени пользователя, указанного в поле Имя и фамилия на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Связи и ссылки (8 полей):

AutoText { AUTOTEXT ЭлементАвтотекста }

Вставка указанного элемента автотекста (Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.). Элемент автотекста можно выбрать в поле Имя элемента автотекста диалогового окна Поле.

Использование поля AUTOTEXT вместо вставки элемента автотекста позволяет обновить автоматически все вхождения элемента автотекста в документе в случае изменения этого элемента. Для вставки поля необходимо определить элемент автотекста, а затем вставить поле AUTOTEXT везде, где следует вставить этот элемент. В случае изменения этого элемента обновить поля AUTOTEXT, чтобы отразить его изменение в документе.

Пример: При обновлении следующего поля в документ будет вставлено текущее значение элемента автотекста «Отказ».

{ AUTOTEXT Отказ }

AutoTextList { AUTOTEXTLIST “Текст” s [«ИмяСтиля»] t [«Подсказка»] }

Создание контекстного меню, сформированного из элементов списка автотекста (Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.), имеющихся в активном шаблоне. Содержимое списка может меняться в зависимости от стиля (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.), примененного к элементам списка автотекста.

«Текст»— текст, который отображается в документе до раскрытия контекстного меню. Если текст содержит пробелы, его необходимо заключить в кавычки. «ИмяСтиля»— имя стиля элементов списка автотекста, которые следует включить в список. Этот стиль может быть стилем абзаца (Стиль абзаца. Сочетание начертания знаков и формата абзаца, которое хранится в виде именованного набора параметров. При использовании стиля к выделенному абзацу применяются сразу все атрибуты форматирования.) или стилем знака (Стиль знаков. Комбинация любых параметров форматирования знаков, которой назначено имя стиля.). Если имя стиля содержит пробелы, его необходимо заключить в кавычки. «Подсказка»— текст всплывающей подсказки (Всплывающая подсказка. Краткое описание, которое появляется, когда пользователь удерживает указатель мыши на объекте, например на кнопке или гиперссылке.), которая появляется на экране при установке указателя на значение поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.). Если текст содержит пробелы, его необходимо заключить в кавычки.

s указывает, что в список следует включить элементы, оформленные с использованием определенного стиля. При отсутствии этого ключа в список будут включены элементы, оформленные с использованием стиля текущего абзаца (Стиль абзаца. Сочетание начертания знаков и формата абзаца, которое хранится в виде именованного набора параметров. При использовании стиля к выделенному абзацу применяются сразу все атрибуты форматирования.). Если таких элементов нет, в список будут включены все элементы списка автотекста.

t— текст всплывающей подсказки (Всплывающая подсказка. Краткое описание, которое появляется, когда пользователь удерживает указатель мыши на объекте, например на кнопке или гиперссылке.), который должен отображаться вместо используемого по умолчанию.

Пример: При вводе { AUTOTEXTLIST “Список приветствий” s Приветствие t “Выберите приветствие” } будет отображено следующее:

В документе: Список приветствий

В подсказке: Выберите приветствие

В контекстном меню: список элементов автотекста, имеющих стиль Приветствие.

Hyperlink { HYPERLINK “ИмяФайла” [Ключи] }

Гиперссылки (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.) — это удобный способ перехода к другим документам. Конечный документ может находиться на жестком или сетевом диске (например документ Microsoft Word или книга Microsoft Excel) или по определенному адресу Интернета, может быть закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) или слайдом. Поле содержит отображаемый текст, который обычно оформляется как синий и подчеркнутый. Для выполнения перехода пользователь щелкает этот текст. Для вставки гиперссылок используется команда Гиперссылка (меню Вставка ). (Рис.7) Имя файла— файл, к которому следует перейти.

Рис. 7.

l указывает элемент конечного файла, например закладку, к которому следует перейти.

m добавляет координаты к гиперссылке для включения в серверную гиперкарту (Серверная гиперкарта. Рисунок, содержащий активные области (так называемые «гиперобласти»), при щелчке по которым открываются гиперссылки. Для серверной гиперкарты требуется сценарий на веб-сервере, определяющий активные области и соответствующие им гиперссылки.). n открывает конечный документ в новом окне. o задает текст всплывающей подсказки (Всплывающая подсказка. Краткое описание, которое появляется, когда пользователь удерживает указатель мыши на объекте, например на кнопке или гиперссылке.) для гиперссылки.

t указывает объект перенаправления ссылки.

IncludePicture { INCLUDEPICTURE “ИмяФайла” [Ключи] }

Вставляет указанный рисунок. Чтобы вставить поле INCLUDEPICTURE, в меню Вставка необходимо последовательно выбрать команды Рисунок и Из файла, нажать стрелку рядом с кнопкой Вставить, а затем выбрать команду Связать с файлом. Имя файла— имя графического файла.

c Конвертор указывает графический фильтр, который следует использовать.

d сохраняет в документе не сам рисунок, а только ссылку на него. Это позволяет уменьшить размер документа.

IncludeText { INCLUDETEXT “ИмяФайла” [Закладка] [Ключи] }

Вставка текста или рисунка, содержащегося в указанном документе. Пользователь может вставить весь документ или часть документа. В Microsoft Word, возможна только вставка фрагмента, помеченного закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). Поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) ранее называлось INCLUDE. Имя файла— имя документа. Закладка— имя закладки, ссылающейся на фрагмент документа, который следует вставить.

! запрещает обновление полей во вставленном тексте без предварительного обновления в исходном документе. c ИмяКласса. n определяет сопоставление имен для запросов XPath. Данный ключ необходим в случае, когда в файле XML, объявляющим имена, ключ x ссылается на элемент по имени. t определяет XSLT для форматирования данных XML.

x определяет XPath для возвращения части данных в файле XML.

Пример: Данное поле вставляет фрагмент файла, на который ссылается закладка «Обзор».

{ INCLUDETEXT “C:\Winword\Отчет.doc” Обзор }

Это поле вставляет элемент «Имя» в XML-документ Resume.xml и применяет к нему XSL-преобразование Display.xsl:

{ INCLUDETEXT “C:\Resume.xml” n xmlns:a=”resume-schema” t “C:\display.xsl” x a:Resume/a:Name }

Link { LINK ИмяКласса “ИмяФайла” [Фрагмент] [Ключи] }

Связывает данные, скопированные из другого приложения, с исходным файлом с помощью OLE (OLE. Технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связывания объектов.). Microsoft Word вставляет поле LINK при вставке данных, скопированных из другого приложения, в документ Microsoft Word с помощью команды Специальная вставка (меню Правка ). Имя класса— тип данных. Имя файла— имя исходного файла. Фрагмент-

фрагмент указанного файла или элемента, например диапазон ячеек в книге Microsoft Excel или закладка (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) в документе Microsoft Word.

a автоматически обновляет поле LINK; если требуется использовать обновление по запросу, удалите этот ключ. b вставляет связанный объект как точечный рисунок.

d сохраняет в документе не сам рисунок, а только ссылку на него. Таким образом можно уменьшить размер документа. p вставляет связанный объект (Связанный объект. Объект, созданный в файле-источнике и вставленный в файл назначения с поддержанием связи между этими двумя файлами. Связанный объект в файле назначения может быть обновлен при обновлении файла-источника.) как рисунок и др.

PageRef Quote { PAGEREF Закладка [* Ключ формата] }

Вставка номера страницы, на которую ссылается закладка (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). Для создания перекрестных ссылок выберите в меню Вставка команду Ссылка, а затем — команду Перекрестная ссылка.

* Ключ формата— необязательный ключ, позволяющий изменить стиль (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) номера страницы, который выбран в списке Формат номера в диалоговом окне Формат номера страницы (меню Вставка, диалоговое окно Номера страниц, команда Номера страниц). h создает гиперссылку (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.) на абзац, помеченный закладкой. p отображает в поле его положение относительно указанной закладки

Ref { [REF] Закладка [Ключи] }

Вставка текста или рисунка, помеченного указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). Закладка должна быть определена в активном документе (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.). Для вставки помеченного закладкой текста или рисунка из другого документа использовать поле INCLUDEPICTURE или INCLUDETEXT. Команда Перекрестная ссылка (меню Вставка, подменю Ссылка ) вставляет поля REF при создании перекрестных ссылок.

В большинстве случаев вместо поля REF можно использовать имя закладки. Использование поля REF не является обязательным, кроме случаев, когда имя закладки совпадает с именем поля (Имя поля. Название категории данных в источнике данных для слияния. Примерами имен полей могут служить категории «Город», «Область» и «Индекс», которые часто используются в списках адресов.). Например, если имя закладки «Author» совпадает с именем поля Microsoft Word, например AUTHOR, необходимо использовать полную форму поля REF. Поле { REF Author } вставит текст, помеченный закладкой «Author», в то время как поле { Author } вставит имя автора, указанное в поле Автор на вкладке Документ диалогового окна Свойства (меню Файл). Закладка— имя закладки.

d указывает число символов, которые следует использовать для отделения дополнительного номера (например, номер главы) от номера страницы.

f увеличивает номер сноски или примечания, помеченного закладкой, и вставляет соответствующий текст сноски или примечания (Примечание. Заметка или примечание, добавленное автором или рецензентом в документ. В Microsoft Word примечания отображаются в выносках на полях документа и в области проверки.). h создает гиперссылку (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.) на абзац, помеченный закладкой. n вставляет номер элемента, определенный для найденного абзаца (при его наличии). p отображает в поле его положение относительно указанной закладки.

r вставляет номер абзаца, помеченного закладкой, относительно контекста или положения в схеме нумерации без завершающих точек. t— при использовании с ключами n, r или w подавляет вывод знаков, не являющихся цифрами и разделителями. Например, при использовании этого ключа «Раздел 1.01» будет выглядеть как «1.01». w вставляет полный номер абзаца, помеченного закладкой.

Слияние (13 полей):

AddressBlock { ADDRESSBLOCK [Ключи] }

Вставка блока адресов слияния. Для настройки параметров данного поля (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) и его вставки можно использовать диалоговое окно Поле (меню Вставка). Однако при использовании данного поля для слияния проще вставить его на шаге 4 области задач Слияние, щелкнув ссылку Блок адресов. (Рис.8). При этом можно быстро указать элементы адреса и форматирование.

Рис. 8.

c указывает, включать ли название страны или региона. d указывает адрес, требующий форматирования в соответствии со страной или регионом получателя. Если данный ключ не используется, адреса форматируются в соответствии с параметрами, заданными в региональных настройках панели управления Microsoft Windows. e указывает на страну или регион, которые необходимо исключить из блока адресов. Данный ключ необходимо использовать, если список получателей содержит получателей как внутри страны, так и за ее пределами. f указывает формат имени и адреса путем использования шаблона прототипов полей слияния. l указывает код языка для форматирования адреса. По умолчанию используется код языка первого знака в документе.

Ask { ASK Закладка “Приглашение“ [Ключи] }

Предлагает пользователю ввести данные и присваивает закладку (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.) введенным данным. В то место документа, где следует напечатать введенные данные, после поля ASK необходимо вставить поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) REF. Для вычисления значения закладки с использованием сведений, введенных в другие поля, например в поле = (Формула), следует вставить имя закладки в инструкции соответствующего поля.

Приглашение выводится при каждом обновлении поля ASK. Введенные данные остаются присвоенными указанной закладке до тех пор, пока не будут введены новые. Если поле ASK используется в основном документе (Основной документ. В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.) слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.) (если не указан ключ o). Закладка— имя закладки, присвоенной данным, введенным в ответ на приглашение, например «ИмяКлиента». “Приглашение”— текст, который отображается в диалоговом окне, например «Введите имя клиента».

d “Ответ” задает ответ для использования по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговое окно приглашения. o- при использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные.

Database { DATABASE [Ключи] }

Вставляет результат выполнения запроса (Запрос. Средство поиска всех записей источника данных, удовлетворяющих заданным условиям. Для указания условий поиска в таких запросах используются операторы, кавычки, подстановочные знаки и скобки.) по базе данных в таблицу Microsoft Word. Если число столбцов превышает 62, то результат выполнения запроса оформляется в виде столбцов, разделенных знаками табуляции. Поле DATABASE содержит все сведения, необходимые для подключения к базе данных и выполнения запроса SQL (Язык SQL (Structured Query Language). Язык структурированных запросов и программирования баз данных, широко используемый для доступа, запросов, обновления и управления данными в реляционных СУБД.). Для повторного выполнения запроса следует обновить это поле.

b “Сумма” указывает, какие атрибуты формата, заданного с помощью ключа l, следует применить к таблице. c “Подключение”— инструкции по подключению к данным. d “ИмяФайла”- имя файла базы данных и путь (Путь. Адрес, по которому операционная система находит папку или файл, например C:Семейный бюджетМарт.doc.) к нему. f “НачальныйНомер” указывает номер первой записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.), которую следует вставить, например «f “2445”». h использует имена полей (Имя поля. Название категории данных в источнике данных для слияния. Примерами имен полей могут служить категории «Город», «Область» и «Индекс», которые часто используются в списках адресов.) базы данных в качестве заголовков столбцов таблицы. l “Формат” применяет формат из диалогового окна Автоформат таблицы (меню Таблица ) к результату выполнения запроса по базе данных. o— вставка данных в начале слияния. s “SQL”- инструкции SQL.

t “КонечныйНомер” указывает номер последней записи данных, которую следует вставить, например «f “2486”».

Пример: Следующее поле вставляется командой База данных при выполнении запроса по базе данных Microsoft Access посредством ODBC (Протокол ODBC (Open Database Connectivity). Стандартный способ совместного доступа к базам данных из других программ. Драйверы ODBC используют структурный язык запросов (SQL) для доступа к внешним данным.).

{ DATABASE d “C:\Data\Sales93.mdb” c “DSN=MS Access Databases; DBQ=C:\Data\Sales93.mdb; FIL=RedISAM” s “select * from ”Customer List” ” f “2445” t “2486” l “2” }

Fill-in { FILLIN [«Приглашение»] [Ключи] }

Предлагает пользователю ввести текст. Ответ печатается там, где расположено поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.). Если ответ требуется напечатать в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK.

Приглашение выводится при каждом обновлении поля FILLIN. Если поле FILLIN используется в основном документе (Основной документ. В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.) слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.) (если не указан ключ o).

При создании нового документа, основанного на шаблоне, который содержит поля FILLIN, обновление этих полей производится автоматически. “Приглашение”- текст, который отображается в диалоговом окне, например «Введите имя клиента». d “По умолчанию” задает ответ, используемый по умолчанию в случае, если в диалоговом окне отсутствует текст. o- при использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные.

Пример: Данное поле FILLIN упрощает ввод правильных данных, включая в запрос имя клиента из текущей записи данных, например: «Введите время визита, назначенное Ивану Петрову». Вставьте поле ASK или FILLIN в основной документ, а затем добавьте поле слияния в код поля .

{ FILLIN ” Введите время визита, назначенное { MERGEFIELD ИмяКлиента }:”}

GreetingLine { GREETINGLINE [Ключи] }

Вставка строки приветствия в документ слияния. Для настройки параметров данного поля и его вставки можно использовать диалоговое окно Поле (меню Вставка). Однако при использовании данного поля для слияния проще всего вставить его на панели задач Слияние, щелкнув ссылку Строка приветствия.  При этом можно быстро указать элементы адреса и форматирование. e указывает текст, который необходимо включить в поле слияния , если имя поля в источнике данных пусто. f указывает формат имени, включенного в поле.

l указывает код языка для форматирования имени. По умолчанию используется код языка первого знака в документе.

If { IF Выражение1 Оператор Выражение2 Текст1 Текст2 }

В зависимости от результата сравнения двух выражений вставляет тот или иной текст. В основном документе слияния поле IF можно использовать для анализа записей данных, таких как почтовые индексы или номеров банковских счетов.

Выражение1, Выражение2 – значения, которые требуется сравнить. Оператор-

оператор сравнения (>, <, =, <> ,>=, <=). Текст1, Текст2 – текст, который вставляется в случае истинности (Текст1) или ложности (Текст2) логического выражения. Если Текст2 не указан, а логическое выражение ложно, не будет вставлено никакого текста. Каждая строка, содержащая несколько слов, должна быть заключена в кавычки. (Пример на стр. 7).

MergeField { MERGEFIELD ИмяПоля [Ключи] }

Вставляет в основной документ  ссылку на поля данных . В основном документе слияния имя поля данных отображается внутри двойных угловых скобок (например «Имя»). При слиянии основного документа с выбранным источником данных  содержимое указанного поля данных будет вставлено вместо данного поля. Перед вставкой полей слияния необходимо выбрать источник данных для основного документа. ИмяПоля- имя поля данных, содержащееся в заголовке выбранного источника данных. b указывает текст, который вставляется перед полем MERGEFIELD, означающий, что поле содержит данные. f указывает текст, который вставляется после поля MERGEFIELD, означающий, что поле содержит данные. m указывает на то, что поле MERGEFIELD является полем соответствия. v разрешает вертикальное форматирование знаков.

Пример: Поместить следующие три поля MERGEFIELD вместе и использовать ключ f так, чтобы между тремя полями были интервалы только в том случае, если сведения, которые они содержат, расположены в источнике данных.

{ MERGEFIELD Обращение f ” ” }{ MERGEFIELD Имя f ” ” }{ MERGEFIELD Фамилия }

Результат:

Если все поля в наличии:
Г-жа Анна Петренко

Если поле «Имя» отсутствует в источнике данных, будет выведено:
Г-жа Петренко.

MergeRec { MERGEREC }

Отображение поля MERGEREC в качестве значения поля. Это поле  используется в основном документе  слияния для печати номера соответствущей записи данных в каждом итоговом составном документе.

В этом поле отображается порядковый номер записи данных в наборе записей, отобранных для слияния с основным документом. Оно не отображает фактический номер записи в источнике данных .

MergeSeq { MERGESEQ }

Подсчет числа записей данных , которые успешно объединены с основным документом. Microsoft Word начинает нумерацию записей с 1 при каждом слиянии документов. Этот номер может отличаться от значения, вставленного полем (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) MERGEREC.

Пример: Предположим, что слиянию подлежат только записи с десятой по двадцать пятую. Для первой из них (т. е. десятой) записи поле MERGESEQ напечатает «1», а поле MERGEREC — «10».

Next { NEXT }

Объединение следующей записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.) в текущем составном документе, а не в новом составном документе. Значение поля  NEXT не отображается при печати. Это поле используется при настройке основного документа  почтовой наклейки или конверта в процессе слияния.

Если же в одном составном документе, например каталоге или прейскуранте, требуется разместить данные из нескольких записей источника данных, то следует выбрать тип основного документа Каталог на первом шаге работы мастера слияния. Однако поле NEXT используется для отображения определенного числа записей данных в одном документе слияния.

Поле NEXT в основном документе следует разместить после первого набора полей слияния (MERGEFIELD), в противном случае первая запись данных будет пропущена. Этот набор полей следует повторить столько раз, сколько записей должно быть напечатано на каждой странице.

Поля NEXT нельзя использовать в сносках, примечаниях, колонтитулах и источниках данных, вкладывать в любые другие поля или использовать вместе с полем SKIPIF.

NextIf { NEXTIF Выражение1 Оператор Выражение2 }

Сравнивает два выражения. В случае истинности результата переходит к следующей записи данных  в текущем документе слияния. Поля слияния, следующие за полем  NEXTIF в основном документе, заменяются значениями полей из следующей (а не из текущей) записи данных. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ.

Поля NEXTIF нельзя использовать в сносках, примечаниях, колонтитулах и источниках данных, а также вкладывать в любые другие поля.

Set { SET Закладка “Текст” }

Присваивает значение указанной закладке, после чего имя этой закладки можно будет использовать в макросах и других полях, например IF. Чтобы напечатать значение закладки, следует вставить в документ поле REF. Закладка- имя закладки, которой присваивается указанный текст, например «Налог». “Текст”— значение, которое присваивается закладке. Текст должен быть заключен в кавычки; для чисел кавычки не являются обязательными. Текст может быть значением вложенного поля.

Skip If { SKIPIF Выражение1 Оператор Выражение2 }

В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных  в источнике данных  и начинает новый составной документ. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.

Если в качестве одного из выражений используется поле MERGEFIELD, его содержимое берется из текущей (а не из следующей) записи данных. Поле SKIPIF нельзя использовать вместе с полем NEXT.

Пример: В следующем примере анализируется содержимое поля «Заказ» текущей записи данных (если данное поле вставлено в основной документ. Для записей, у которых это поле содержит значение, меньшее 100, составной документ не создается.

{ SKIPIF { MERGEFIELD Заказ } < 100 }

Указатели (7 полей):

Index { INDEX [Ключи] }

Сборка предметного указателя (Предметный указатель. Список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.) и вставка его в документ. Предметный указатель (Элемент предметного указателя. Коды поля, отмечающие текст, который включается в предметный указатель. При пометке текста как элемента предметного указателя в документ добавляется поле XE, оформленное как скрытый текст.) собирается из элементов, помеченных с помощью полей XE. Чтобы вставить поле INDEX в меню Вставка

выберите команду Ссылка, а затем — Оглавление и указатели. (Рис.10).
b Закладка- при сборке анализируется только фрагмент документа, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). c Колонки создает предметный указатель, состоящий из нескольких колонок (до четырех).
d “Разделители”- при использовании с ключом s указывает число знаков (до пяти), которые следует использовать для отделения дополнительного номера (например номера главы) от номера страницы. e “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения элементов и номеров страниц. f “Идентификатор” включает в предметный указатель только элементы указанного типа. По умолчанию в предметный указатель включаются только элементы типа «I». g “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения диапазонов страниц. По умолчанию используется короткое тире (–). Пользователь может указать до пяти знаков, которые должны быть заключены в кавычки. Например, поле { INDEX g ” : ” } изображает элементы в виде «Поиск текста; 3 : 5».

h “Заголовок” вставляет текст, оформленный с помощью стиля (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) «Заголовок», между алфавитными группами предметного указателя. Этот текст должен быть заключен в кавычки. k “Разделители” указывает знаки, которые должны использоваться для разделения элемента предметного указателя и его перекрестной ссылки. По умолчанию используются запятая и пробел (, ). Знаки должны быть заключены в кавычки. l “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения номеров страниц. По умолчанию используются запятая и пробел (, ). Пользователь может указать до пяти знаков, которые должны быть заключены в кавычки. p “Диапазон” включает в предметный указатель только элементы, начинающиеся с указанных букв. r размещает дополнительные элементы на той же строке, что и основные. Двоеточия (:) отделяют основные элементы от дополнительных, а точки с запятыми (;) разделяют дополнительные элементы. Например, поле { INDEX r } изображает элементы в виде «Текст: ввод 5, 9; вставка 2; удаление 15». s включает дополнительный номер (например номер главы) перед номером страницы. Главы или другие элементы должны быть предварительно пронумерованы с помощью поля SEQ. По умолчанию используется дефис (-). Для изменения знака разделителя (Знаки разделителей. Знаки, выбираемые в качестве разделителей фрагментов текста при его преобразовании в таблицу или в качестве разделителей отдельных строк или столбцов, которые должны быть созданы при преобразовании текста в таблицу.) используйте ключ d. y разрешает использование текста йоми в элементах указателя. z определяет код языка, который Microsoft Word использует для создания индекса.

Пример: Поле { INDEX s глава d “.” } собирает предметный указатель для главного документа (Главный документ. Документ-контейнер, объединяющий в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.). Каждый вложенный документ является главой; заголовки глав содержат поля SEQ, осуществляющие их нумерацию. Ключ d отделяет номера глав от номеров страниц точкой (.). Предметный указатель, собранный таким полем, будет выглядеть следующим образом.

Аристотель, 1.2
Земля, 2.6
Юпитер, 2.7
Марс, 2.6

RD { RD “ИмяФайла”}

Указывает файл, который следует включить при сборке оглавления, таблицы ссылок (Таблица ссылок. Список ссылок на судебные решения, законодательные акты и правовые нормы в юридическом документе с указанием номеров страниц, где эти ссылки встречаются.) или предметного указателя (Предметный указатель. Список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.) с помощью поля TOC, TOA, или INDEX. Перед обновлением поля TOC или INDEX пользователь должен самостоятельно задать начальные номера страниц в файлах, указанных с помощью полей RD. Значение поля RD не отображается в документе. Пользователь не может самостоятельно разорвать связь с полем RD.

Для оформления поля RD используется скрытый текст (Скрытый текст. Формат знаков, позволяющий отображать или скрывать соответствующий текст. В документе Microsoft Word скрытый текст отображается с подчеркиванием пунктиром.). Чтобы увидеть это поле, нажмите кнопку Непечатаемые знаки . “ИмяФайла”-имя файла, который следует включить при сборке оглавления или предметного указателя. f указывает на то, что путь указан относительно текущего документа.

Пример: В данном примере поля, вставленные в один документ, собирают оглавление, включающее заголовки из трех указанных документов.

{ TOC }
{ RD C:\Руководство\Главы\Глава1.doc }
{ RD C:\Руководство\Главы\Глава2.doc }
{ RD C:\Руководство\Главы\Глава3.doc }

TA { TA [Ключи] }

Определяет текст и номер страницы для элемента таблицы ссылок (Таблица ссылок. Список ссылок на судебные решения, законодательные акты и правовые нормы в юридическом документе с указанием номеров страниц, где эти ссылки встречаются.). Для оформления поля TA используется скрытый текст. b задает использование полужирного начертания для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу. c “Категория” указывает категорию элемента, которая представляет собой порядковый номер категории в списке Категория (диалоговое окно Пометить ссылку). Этот номер определяет порядок ссылок в таблице ссылок. i задает курсивное начертание для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу в предметном указателе. l “ПолнаяФорма” определяет полную форму ссылки для данного элемента в таблице ссылок. Эта ссылка извлекается из поля Полная форма диалогового окна Пометить ссылку (меню Вставка, подменю Ссылка, команда Оглавление и указатели). r Закладка вставляет вместо номера страницы диапазон страниц, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). s “КраткаяФорма” определяет сокращенную форму для данного элемента в таблице ссылок. Эта ссылка извлекается из поля Краткая форма диалогового окна Пометить ссылку (меню Вставка, подменю Ссылка, команда Оглавление и указатели).

TC { TC “Текст ” [Ключи] }

Определяет элемент оглавления, списка таблиц, списка иллюстраций и т. д. Поле TC вставляется непосредственно перед текстом, который следует включить в оглавление. Для сборки оглавления предназначена команда Оглавление и указатели (меню Вставка, подменю Ссылка ), которая вставляет в документ поле TOC. Для оформления поля TC используется скрытый текст. (Скрытый текст. Формат знаков, позволяющий отображать или скрывать соответствующий текст. В документе Microsoft Word скрытый текст отображается с подчеркиванием пунктиром.) “Текст”- текст, который следует включить в оглавление для данного элемента. f Идентификатор- тип элементов, собираемых в список. Каждому типу списка типа присваивается уникальный идентификатор (обычно используются буквы латинского алфавита). l Уровень -уровень элемента оглавления. n -не отображает номер страницы для данного элемента.

TOA { TOA [Ключи] }

Создает и вставляет таблицу ссылок (Таблица ссылок. Список ссылок на судебные решения, законодательные акты и правовые нормы в юридическом документе с указанием номеров страниц, где эти ссылки встречаются.). Поле TOA предназначено для сборки элементов, помеченных с помощью полей TA (элементов таблицы ссылок). Для вставки поля TOA служит команда Оглавление и указатели (меню Вставка, подменю Ссылка ).

c “Категория” задает категорию элементов, которые должны быть собраны в таблице ссылок. Ключ c обязателен в каждом поле TOA. b Закладка- при сборке анализируется только фрагмент документа, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). e “Разделители” указывает символы (не более пяти), которые следует использовать для разделения элементов таблицы ссылок и соответствующих им номеров страниц. Символы должны быть заключены в кавычки. f- отмена оформления элемента таблицы ссылок, которое этот элемент имел в тексте документа. g “Разделители” указывает знаки, которые следует использовать для разделения диапазонов страниц. Символы должны быть заключены в кавычки. h включает в таблицу ссылок заголовок категории элементов. l задает символы (не более пяти), которые следует использовать для разделения номеров страниц. Символы должны быть заключены в кавычки. Если ключ l опущен, по умолчанию используются запятая и пробел (, ). p заменяет пять и более различных номеров страниц для одной ссылки выражением «по тексту.

s Идентификатор включает дополнительный номер (например, номер дела или номер раздела (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.)) перед номером страницы. d “Разделитель”- при использовании с ключом s указывает число символов (не более пяти), которые следует использовать для отделения дополнительного номера от номера страницы. Символы должны быть заключены в кавычки. Если ключ d опущен, по умолчанию используется дефис (-).

Пример: Поле { TOA e ” ” h c 1 p f } используется для сборки таблицы ссылок, относящихся к первой категории, имеющий заголовок «Дела».

Дела
Кузнецов против Мологиной, 58 Wn. 2d 243 (1961) 5, 6
Корпорация «Браво» против Корпорации «Быстро», 79 Wn. 2d 214 (1971) по тексту

TOC { TOC [Ключи] }

Сборка оглавления. Оглавление собирается из элементов, оформленных с помощью стилей (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) заголовков или помеченных с помощью полей TC. Поле TOC вставляется командой Оглавление и указатели (меню Вставка, подменю Ссылка).

a Идентификатор включает в оглавление элементы, названия которых присвоены с помощью команды Название (меню Вставка, подменю Ссылка ), опуская постоянную часть и номера названий элементов. b Закладка- при сборке анализируется только фрагмент документа, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). c “Идентификатор” включает в оглавление рисунки, таблицы, диаграммы или другие элементы, пронумерованные с помощью поля SEQ. Поля SEQ используются для нумерации элементов, названия которых присвоены с помощью команды Название (меню Вставка, подменю Ссылка). h Гиперссылки оформляет элементы оглавления как гиперссылки (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.). l Уровни включает в оглавление только поля TC, номер уровня которых не превышает указанный. n Уровни исключает из оглавления номера страниц для элементов всех или указанных уровней. o “Заголовки” включает в оглавление заголовки, оформленные с помощью встроенных стилей заголовков. (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) И др.

XE { XE “Текст” [Ключи] }

Определение текста и номера страницы для элемента предметного указателя (Элемент предметного указателя. Коды поля, отмечающие текст, который включается в предметный указатель. При пометке текста как элемента предметного указателя в документ добавляется поле XE, оформленное как скрытый текст.). Вставка поля XE включает заданный элемент в предметный указатель (Предметный указатель. Список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.). Для оформления поля XE используется скрытый текст. “Текст”- текст элемента, который следует включить в предметный указатель.

b использует полужирное начертание для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу в предметном указателе. f “Тип” определяет тип элемента (по умолчанию “i”). i использует курсивное начертание для оформления номеров страниц, соответствующих данному элементу в предметном указателе. r Закладка вставляет вместо номера страницы диапазон страниц, помеченный указанной закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.). t “Текст” вставляет указанный текст вместо номера страницы. Текст должен быть заключен в кавычки. И др. (Скрытый текст. Формат знаков, позволяющий отображать или скрывать соответствующий текст. В документе Microsoft Word скрытый текст отображается с подчеркиванием пунктиром.)

=(Formula) {= FORMULA [Закладка] [# Числовойформат] }

Для выполнения простых арифметических операций и вычисления математических выражений можно использовать поле = (Формула). Приведенное ниже поле = (Формула) суммирует значения элементов, помещенных в столбец таблицы Word.

Пример: Ключ числового шаблона (# “# #0,00 р.) добавляет к значению поля символ денежной единицы и разделитель групп разрядов.

Прибыль в этом месяце составила { = SUM(Table3 C2:C7) # “# #0,00 р. }

Прибыль в этом месяце составила 91 483,54 р.

Advance { ADVANCE [Ключи] }

Сдвиг начала текста, следующего за полем ADVANCE, на указанное расстояние вверх, вниз, вправо или влево относительно текущего положения или в заданную абсолютную позицию.

До использования данного поля необходимо настроить расположение текста с помощью команд Шрифт, Абзац или Табуляция, расположенных в меню Формат.

Использование некоторых ключей (Ключ. Специальная инструкция, вызывающая выполнение определенных действий при работе с полями. В основном ключи добавляются к полям для изменения результата.) поля ADVANCE может привести к наложению текста. С помощью поля ADVANCE нельзя переместить текст на предыдущую или следующую страницу или за пределы полей печати текущей страницы. d сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов вниз. u сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов вверх. l сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов влево.

r сдвигает следующий за полем текст на указанное число пунктов вправо. x сдвигает следующий за полем текст на указанное расстояние от левого края колонки, рамки (Рамка. Контейнер переменного размера, который можно поместить в любое место страницы. Для размещения текста или рисунков, содержащих примечания, сноски или определенные поля, вместо надписей следует пользоваться рамками.) или надписи. y сдвигает следующий за полем текст в указанную вертикальную позицию относительно страницы. При этом сдвигается вся строка, содержащая данное поле. Ключ y игнорируется, если указанная позиция находится вне полей страницы или он используется в таблице, надписи, сноске, примечании или колонтитуле (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.). Эффект использования данного ключа виден только в режиме разметки (Режим разметки. Режим отображения документа или других объектов в том виде, какой они будут иметь на бумаге. Например, заголовки, сноски, колонки и надписи занимают свои действительные места.).

Eq { EQ Ключи }

Вставка формулы. Для создания формул рекомендуется использовать редактор формул. Однако, если редактор формул не установлен или требуется создать встроенные формулы, можно использовать поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) EQ. Разорвать связь с полем EQ невозможно. Если дважды щелкнуть поле EQ, Microsoft Word преобразует его во внедренный (Внедрение. Способ вставки данных, созданных в одном приложении, таких как диаграмма или формулы, в другое приложение. При внедрении объекта его данные становятся частью документа. Все изменения, внесенные в объект, отражаются в документе.) объект редактора формул.

Ключи указывают, как составить формулу из заключенных в круглые скобки элементов. Ключи могут быть изменены пользователем путем добавления допустимых параметров. Чтобы использовать точку с запятой, левую скобку или обратную косую черту в формуле, следует ввести перед этим знаком обратную косую черту: ; ( \.

Некоторые ключи требуют указания списка элементов через запятую или точку с запятой. Запятые используются в том случае, если в качестве десятичного разделителя в системе задана точка (с помощью компонента настройки языка и стандартов панели управления Windows). Если десятичным разделителем в системе является запятая, используйте для разделения элементов списка точку с запятой.

Матрица: a()

Скобки: b()

Сдвиг: d()

Дробь: f(;)

Интеграл: i(;;)

Список: l()

Наложение: o()

Радикал: r(;)

Надстрочный и подстрочный знак: s()

Рамка: x()

Symbol { SYMBOL КодЗнака [Ключи] }

Вставка одного или нескольких знаков в кодировке ANSI. Однако проще всего вставить знак с помощью команды Знак (меню Вставка ).

Формат знака (Форматирование знаков. Форматирование, применяемое к выделенным знакам текста.) может быть указан с помощью ключей или применен к непосредственно к значению поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.). Формат знака, указанный с помощью ключей, обладает большим приоритетом.

КодЗнака – знак или код ANSI (десятичный или шестнадцатеричный). Шестнадцатеричные коды имеют формат 0xn, то есть перед шестнадцатеричным числом n следует указать префикс «0x» (нуль). a рассматривает указанный код как знак ANSI (Набор знаков ANSI. Используемый Microsoft Windows 8-битовый набор знаков, позволяющий представлять до 256 знаков (с кодами 0–255). Набор знаков ASCII является подмножеством набора ANSI.). f “Шрифт”- название шрифта, содержащего знак, который следует вставить, заключенное в кавычки. По умолчанию используется шрифт, примененный к коду поля (Код поля. Текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.) SYMBOL. h вставляет знак без изменения междустрочного интервала (Междустрочный интервал. Расстояние от опорной линии одной строки текста до опорной линии следующей строки. Если в строке используются несколько шрифтов различных размеров, междустрочный интервал автоматически устанавливается в соответствии с самым высоким знаком в данной строке.) абзаца. Вставка большого знака с использованием данного ключа может привести к наложению на предыдущие строки. j рассматривает указанный код как знак SHIFT-JIS. s пункты задает размер знака (в пунктах). u указывает на необходимость использования кодировки Юникод (Юникод. Стандарт кодировки знаков, разработанный консорциумом Unicode. Используя для представления каждого знака более одного байта, Юникод позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.).

Пример: Если используется шрифт Arial Cyr, значением поля { SYMBOL 163 } будет знак «ъ».

Значением поля { SYMBOL 211 f “Symbol” s 12 } будет знак © размером 12 пунктов.

Время на прочтение
11 мин

Количество просмотров 124K

– А ларчик просто открывался.
И.А. Крылов

О чём эта статья

В настоящей работе описываются способы автоматической организации нумерованных объектов при написании статей, рефератов, докладов, диссертаций и пр. При написании подобного рода материалов неизбежно возникает необходимость нумеровать те или иные объекты, например, формулы или пункты в списке используемой литературы. При этом многие авторы пользуются при написании текстовым редактором Microsoft Word.
В случае тривиальной «ручной» организации, при которой каждый номер прописывается непосредственно руками (обычно, в самом конце, когда текст полностью готов), автор работы может ошибиться в каком-либо номере, и все дальнейшие номера окажутся неверными. Более того, после рецензии те или иные части работы могут быть вставлены в текст или убраны из него. Последнее, зачастую, требует полной перенумерации объектов в документе. Таким образом, цель настоящей статьи состоит в доведении до читателя способов автоматической организации нумерации объектов, позволяющих избежать вышеописанные ситуации.
Предупреждение: в данную статью вошли лишь те приёмы, с которыми автор столкнулся при написании кандидатской диссертации. Описываемые способы организации нумерованных объектов не претендуют на единственность, полноту и оптимальность. Имеются другие интересные способы, например, в TeX. Несомненно, читатель сможет найти и иные способы достижения сформулированной цели. В любом случае, ознакомиться с подходами автора (хотя бы на досуге) следует любому заинтересованному читателю.

Основы работы с полями MS Word

В данном разделе описываются основные поля текстового редактора MS Word, необходимые для организации списков и ссылок на них, а также методы работы с ними.
Поле MS Word – это объект, принимающий то или иное значение в зависимости от ключевых слов и параметров этого поля. Для вставки поля в текст необходимо нажать сочетание клавиш Ctrl + F9 или выбрать соответствующее меню на ленте.

После вставки поля в тексте появятся серые фигурные скобки.

Отличить поля в тексте очень легко – достаточно выделить нужный блок текста. Все поля в выделенном фрагменте будут подсвечены серым цветом.

После того, как поле вставлено в текст, необходимо задать значение этого поля. Для задания значения тому или иному полю необходимо написать определённые ключевые слова, рассмотренные в разделе 2, внутри поля. После задания полю значения необходимо выделить блок текста, содержащий это поле, и нажать F9. Если в выделенном фрагменте окажутся несколько полей, то все они будут обновлены. Для обновления полей во всём документе необходимо выделить всё (Ctrl + a) и нажать F9. Обновить поле можно также с помощью нажатия на соответствующий пункт контекстного меню.
NB! Бывает, что все поля необходимо обновить два раза: первое обновление переупорядочит списки, а второе – расставит нужные значения ссылок.
Значение того или иного поля может быть изменено в любой момент. Для этого необходимо лишь выделить поле (или фрагмент текста, содержащий поля) и выбрать пункт «Коды/значения полей» контекстного меню.

Основные поля MS Word, необходимые для автоматической организации нумерованных объектов

В данном разделе описываются основные поля и ключи, используемые с этими полями. Данные поля позволяют организовать автоматическую нумерацию, списки и ссылки.
Для организации автоматической нумерации необходимо использовать следующие поля:

SEQ

Поле SEQ используется для создания нумерованных списков. Каждое поле SEQ увеличивает на единицу уникальную переменную, указанную в данном поле. Если такая переменная ни разу не использовалась, то её значение становится равным 1. Если поле с данной переменной вставить в ту или иную часть текста и полностью обновить документ, то нумерация всех полей, идущих после вставленного, автоматически увеличится на единицу.

NB! Желательно использовать осмысленные имена переменных, например: pic_chap1 – рисунки первой главы, fn_intro – формулы во введении и т.п. Авторы могут использовать любые имена переменных, но именно осмысленные имена позволят быстро сориентироваться в тексте и исправить его.
Важные ключи поля SEQ. Ключ «с» используется для вывода текущего значения переменной. В частности, с помощью закладки (SET) со значением поля с ключом «c» можно организовать автоматический вывод количества таблиц, рисунков, формул и других объектов, что будет показано ниже. Ключ «h» увеличивает значение переменной в том месте, где задано поле, не отображая само поле. Использование ключей «h» и «c» совместно, очевидно, допустимо, но не имеет смысла. Автор рекомендует воздержаться от подобного.

SET

Поле SET устанавливает закладку в данном месте документа.

Здесь lit_Z2009 – имя закладки, а «1» – текст закладки. Наиболее существенным является возможность использования вложенных полей, т.е. полей внутри полей. В частности, их можно использовать в качестве текста закладки. Для этого надо вставить поле вышеописанным способом, находясь внутри поля.

REF

Поле REF используется для создания ссылок и гиперссылок на закладки. Если закладка была определена где-либо в тексте, то сослаться на неё можно, например, так:

После обновления данного поля на его место будет вставлен текст закладки. Ключ «h» используется для задания гиперссылки на закладку. При нажатии на гиперссылку пользователь будет перемещён в место, заданное ссылкой. Ключ «* MERGEFORMAT» сбрасывает формат текста исходной ссылки, преобразуя его в формат текущей части текста.

PAGEREF

Поле PAGEREF работает так же, как и поле REF, за тем исключением, что текстом ссылки является номер страницы, на котором находится соответствующий объект, а не номер объекта.

Организация автоматической нумерации в документах

Перед тем, как начать описание способов автоматической нумерации объектов в документах, необходимо предупредить читателя об очевидном минусе предлагаемого подхода: для каждого типа объектов и для каждого элемента списков со ссылками придётся создавать свой уникальный идентификатор. В данном случае автор рекомендует заранее продумать систему уникальных имён и записать её где-нибудь, дабы она всё время была перед глазами. Огромным плюсом будет являться то, что при переносах, вставках, добавлении и удалении объектов и ссылок все объекты гарантированно будут иметь верные номера, а ссылки гарантированно будут указывать на нужные объекты.

Нумерация в названиях глав и разделов

Для названия глав и разделов можно воспользоваться стилями MS Word, после чего вставить автооглавление. Тем не менее, если вторая глава вдруг станет третьей или раздел 2.2 станет разделом 2.3, то перенумерация большого числа формул, таблиц и рисунков окажется хлопотным делом. Особые трудности вызовет перенумерация списка литературы, организованного в порядке появления. Чтобы избежать вышеописанного, рекомендуется задать каждой главе уникальное имя (исходя, вероятно, из её смысла). Кроме того, для глав необходимо определить уникальную переменную – имя поля SEQ. Например, именем настоящей главы может быть CHAP_USING_FIELDS, а переменная-счётчик глав – CHAP.

После определения того, как именовать и нумеровать главы, в заголовке пишется следующая (одна из следующих) строка:

1. { SEQ CHAP }. Организация автоматической нумерации в документах
2. { SEQ CHAP h }{ SET CHAP_USING_FIELDS “{ SEQ CHAP c }”}{ SEQ CHAP c }. Организация автоматической нумерации в документах

Разберём эти строки подробнее. Первая строка приводит к тому, что значение переменной CHAP увеличивается на единицу. После обновления поля, на его месте появится текущий номер главы. Такой способ нумерации подходит для объектов, ссылка на которые не планируется в тексте (например, для промежуточных формул). Если же требуется ссылка на объект, то необходимо использовать вторую конструкцию. В ней первое поле увеличивает значение переменной CHAP без вывода на экран, второе поле устанавливает закладку с именем CHAP_USING_FIELDS, задавая ей текст третьего поля – текущего значения (уже увеличенной на 1) переменной CHAP, а четвёртое поле выводит в данном месте текущее значение (уже увеличенной на 1) переменной CHAP. Следует обратить внимание на то, что третье поле вложено во второе поле. Такая конструкция используется потому, что нет чёткого понимания, какое поле обновится раньше и в каком случае – вложенное или идущее после, если бы только у одного из них был ключ «c». Опыт показал, что увеличение переменной в фоновом режиме и использование текущего значения приводит к желаемому результату. На этом приёме и построены все дальнейшие рассуждения.

Для нумерации разделов внутри главы необходимо задать переменную (уникальную для каждой главы, иначе в следующей главе разделы начнутся с номера n+1), а для каждого раздела необходимо определить уникальное имя.

В данном примере используется второй приём, описанный в нумерации глав, только теперь вложенными и идущими после оказываются два поля. Первое поле { SEQ SUBCHAP_FIELDS h } в фоновом режиме обновляет соответствующую переменную, определённую под разделы данной главы, поля 2-4 { SET SUBCHAP_USING_REF “{ SEQ CHAP c }.{ SEQ SUBCHAP_FIELDS c }”} задают ссылку со значением «ТЕКУЩАЯ ГЛАВА.ТЕКУЩИЙ РАЗДЕЛ», а поля 5-6 { SEQ CHAP c }.{ SEQ SUBCHAP_FIELDS c } вставляют в данное место документа значение «ТЕКУЩАЯ ГЛАВА.ТЕКУЩИЙ РАЗДЕЛ».
Следует ещё раз повторить, что для каждой главы и раздела (подглавы, параграфа) необходимо определить свои уникальные имена для задания ссылок на них, если это необходимо.

Автосодержание

Средства MS Word позволяют организовать автосодержание, однако рекомендуется использовать поля REF для задания ссылок на номера глав и поля PAGEREF для ссылок на страницы. Располагать их лучше в таблицах со скрытыми границами размера Nx3, где N — число элементов в автосодержании: разделы, подразделы и пр. В первом столбце будут содержаться номера пунктов, получаемые из полей REF. Во втором столбце будут содержаться имена элементов. (Увы и ах! Их придётся записать руками). В третьем столбце будут содержаться номера страниц, на которых находится соответствующее поле SET. Получение значений производится через PAGEREF.

Нумерация формул

Для нумерации формул нужно использовать те же конструкции, что и для нумерации глав и подразделов. Автор рекомендует размещать формулы в таблицах Nx2, где N – число формул, следующих подряд, скрывая границы таблиц и выставляя нужное выравнивание.

NB! При конвертации документа в pdf формулы часто отображаются неверно. В финальной версии диссертации автор заменил все формулы соответствующими рисунками через старый-добрый PrintScreen – MS Paint.

Нумерация таблиц и рисунков

Нумерация таблиц и рисунков делается так же, как и нумерация формул. Разница лишь в том, что соответствующим объектам лучше давать иные имена и придумывать для них другие переменные-счётчики, например, PIC_CHAP2, TABLE_BETTER_NPV и т.д.

Приведём пару примеров.

Абсолютно аналогичным образом строится работа с изображениями. Необходимо задать свои переменные-счётчики, имена и пр. В целом, с точки зрения автонумерации, нет никакой разницы между таблицей и рисунком. Вся разница заключается лишь в форматировании частей текста: иные названия, подписи снизу/сверху и пр.

Организация списка используемой литературы

Работа со списком литературы в целом похожа на работу с формулами, таблицами и рисунками, но всё же имеет одно существенное отличие. Из-за этого организация списка литературы была вынесена в отдельный раздел. В данном разделе детально описано построение списка используемой литературы в алфавитном порядке. Построение списка литературы в порядке появления в тексте описано не столь подробно, но может легко быть сделано по аналогии.

Оформление списка используемой литературы в алфавитном порядке в конце документа

Итак, в тексте возникла необходимость сделать ссылку на книгу, статью, журнал и т.п. Если они должны идти единым списком, оформление следует делать подряд по алфавиту. Если они должны идти по типам источников, то нужно записывать сперва книги по алфавиту, потом статьи по алфавиту и т.д. В смысле автонумерации это не имеет значения. Важен лишь порядок, в котором эти источники будут записаны, после чего им будут присвоены номера.
NB! Каждому источнику надо задать уникальное имя, которое будет использоваться для задания ссылок в тексте. Автор при написании диссертации пользовался форматом «lit_ИНИЦИАЛЫ_АВТОРОВ_ГОД» или «lit_ИНИЦИАЛЫ_АВТОРОВ_ПОСТФИКС_ГОД». Постфикс нужен для того, чтобы разделить те или иные работы, которые автор(ы) мог выпустить в течение одного года. Храните этот список уникальных имён перед глазами, т.к. к нему придётся часто обращаться.
При добавлении новых источников достаточно лишь вставить их в нужное место списка используемой литературы, сохраняя порядок, и дважды обновить документ. Обновление дважды требуется для обновления вложенных полей и внешних полей. Двойное обновление документа гарантирует как обновление списка литературы, так и обновление ссылок на него.

Если между авторами Chvatal [16] и Erlenkotter [17] нужно вставить какую-либо работу, то всё, что требуется сделать, это добавить пустую строку, скопировать в неё уже имеющийся пункт литературы (например, Chvatal [16]), заменить уникальное имя работы, заменить текстовое описание работы и дважды обновить весь документ.

Оформление ссылок на элементы списка используемой литературы в тексте

Теперь, пожалуй, очевидно, как сделать ссылки на литературу в тексте.

Оформление списка используемой литературы в порядке появления в тексте

Если предыдущий метод оказался понятен, то оформление списка литературы в порядке появления также не составит особого труда. Ссылки, задававшиеся в конце, теперь надо размещать непосредственно в тексте. Если данный источник встретился впервые, то указать конструкцию вида [{ SEQ LIT h }{ SET lit_ERL1978 “{ SEQ LIT c }”}{ SEQ LIT c }, стр. 18]. Если данный источник уже встречался ранее, то указать конструкцию вида [{ REF lit_ERL1978 h }, стр. 95]. В сам список, разумеется, нужно помещать поля { REF lit_ERL1978 h } – ссылки на появления источников в тексте. Вся трудность заключается в ручной расстановке полных названий источников. Однако если где-то в тексте произойдут изменения в порядке появления ссылок, то (после двукратного обновления) это сразу отразится на порядке в списке литературы, что может быть быстро исправлено вырезанием и вставкой. Дополнительный плюс: проверка порядка следования источников в данном случае является «контрольной суммой». Ошибки в порядке следования либо отсутствуют, либо, если таковые будут иметь место, очевидны.

Выгрузка документа в формат pdf с сохранением ссылок

Ну вот, пожалуй, и финал данной истории. Документ готов. Можно заняться его распространением, но не хочется отдавать оригинал. Имеются два способа. Первый состоит в замене ссылок их значениями средствами MS Office. Достигается это нажатием Ctrl+Shift+F9, однако автор крайне не рекомендует так делать.

Куда более интересной является выгрузка документа в формат pdf. При выгрузке можно заменить поля значениями, разбив тем самым ссылки на объекты, или оставить их. Преимущество второго случая (зачем всё это вообще делалось) состоит в том, что при чтении текста читатель может нажать на ту или иную ссылку для перемещения к нужной формуле, таблице, рисунку или элементу списка литературы. Включить или выключить данную опцию можно при сохранении в pdf: Create bookmarks using: Word bookmarks.

Параметры по ГОСТу (поля, абзац, размер бумаги, ориентация, разметка) устанавливают перед началом работы. Размер и начертание отдельных слов или предложений редактируется по ходу написания текста.

Шрифт и межстрочный интервал

При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:

Шрифт	Размер
Times New Roman	От 12
Verdana	12-13
Calibri	12
Arial	12-13

Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.

Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию». Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.

Поля и отступы

Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:

Поле	Отступ
Верхнее	2 см
Нижнее	2 см
Левое	3 см
Правое	1 см

Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.

Подробнее: Изменяем поля страницы в документе Microsoft Word

Красная строка – это строка, обозначающаяся отступом слева на расстоянии 1,25-1,27 см и обычно являющаяся первой в абзаце. Устанавливается через движение бегунка на линейке либо через диалоговое окно «Абзац». Помимо этого настраивают также отступы до и после абзаца и межстрочный интервал (по стандарту допустимо 1-1,5 строки, однако этот показатель увеличивается до 2, если при издании материала на бумажном носителе или в электронном виде масштаб заметно уменьшается).

Подробнее: Настраиваем отступы и интервалы в MS Word

Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», также вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев. По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.

Подробнее: Выравнивание текста в документе Microsoft Word

Оформление заголовков и подзаголовков

По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.

Подробнее: Делаем заголовок в документе Microsoft Word

При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:

• нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
• недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
• заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
• точки не проставляются после нумерации частей;
• если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
• обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
• перенос слов запрещен;
• в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.

Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.

Читайте также: Добавляем разрыв страницы в Microsoft Word

Нумерация

Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».

Подробнее: Как пронумеровать страницы в Microsoft Word

Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.

Текстовый редактор Word, установленный на компьютере, изначально настроен на определенный тип и размер шрифта, межстрочный и межбуквенный интервал, а также стандартные размеры полей документа (отступы от края листа бумаги до документа одинаковые). Его настройки по умолчанию подходят для обычных документов, но в некоторых случаях вам может потребоваться их настроить.

Обычные поля

При визуальном просмотре документа его левое, правое, верхнее и нижнее поля очевидны. Для наглядности рекомендуется включить отображение линейки документа. Для этого перейдите на вкладку «Вид» и в разделе «Показать» установите флажок напротив инструмента «Линейка». Видимость можно улучшить, включив инструмент «Сетка».

Как настроить поля в Word по своему вкусу? Поля документа «невооруженным глазом» можно изменить, захватив мышью треугольные значки на верхней линейке или линии границы слева. Но обычно следует задавать не приблизительные значения полей, а строго определенные.

Широкие возможности по изменению полей в Word открываются на вкладке «Разметка страницы». В выпадающем списке инструмента «Поля» пользователю предлагаются предустановленные размеры полей в Word для параметров страницы: обычные, узкие, средние, широкие и зеркальные. Иллюстрации слева поясняют сделанный выбор.

Как видите, «по ГОСТу» в обычных документах верхнее и нижнее поля — 2 см, левое — 3, правое — 1,5 см.

Зеркальные поля используются для документов, которые печатаются с обеих сторон, таких как книги или журналы. В них левые поля страницы являются отражением правых полей страницы.

Если обязательные поля для пользовательских документов не соответствуют указанным стандартом, то пользователь может задать поля точно. Для этого нужно нажать на пункт «Пользовательские поля».

В появившемся окне в разделе «Поля» пользователь может сделать поля страницы по своему усмотрению, задав размеры верхнего, нижнего, левого и правого полей с точностью до 1 мм. Вы можете полностью удалить поля, установив нулевые значения. В этом же разделе можно предусмотреть место для будущего переплета (например, для диплома), чтобы он не мешал чтению страниц. Следующий снимок экрана иллюстрирует этот случай.

При необходимости положение привязки можно изменить слева направо.

Настройки полей и/или позиции переплета можно применить ко всему документу или к текущей странице. Последний вариант выбирается после открытия списка «Применить» и выбора пункта «До конца документа».

Пользовательские настройки полей документа можно сохранить для последующего использования. Для этого нажмите на последний пункт в окне – «По умолчанию». Выбранный параметр под названием «Последнее значение пользователя» появится в раскрывающемся списке «Поля» (см второй снимок экрана).

Текстовые поля

Текстовое поле: надпись, представляющая цитату или примечание в документе. Его можно добавить в любом месте документа. Для этого перейдите на вкладку «Вставка», и в группе «Текст» откройте раскрывающийся список «Надпись».

В появившемся окне пользователь может выбрать один из 9 вариантов, предложенных для текстового поля. Форма набора текстовых полей будет вставлена ​​в соответствии с изображением и с учетом положения курсора. В качестве примера выберем седьмой вариант (газетная бумага, броская цитата).

В появившуюся форму можно ввести любой текст, после чего мышь, захватывая квадратики по краям, регулирует размер текстового поля.

Одновременно с текстовым полем в Word появляется новая вкладка «Средства рисования/форматирования», содержащая множество инструментов для преобразования созданного текстового поля. В качестве примера на следующем снимке экрана показан результат редактирования текстового поля с помощью инструмента «Текстовые эффекты/преобразование».

Помимо возможности вставить одно из предложенных выше девяти текстовых полей, в выпадающем списке «Надпись» на вкладке «Вставка» можно также нажать на последнюю строчку: «Нарисовать надпись». Затем, перемещая мышь, нарисуйте форму текстового поля в любом месте документа.

Ввод текста, коррекция размера, возможное дальнейшее редактирование ничем не отличаются от описанных выше.

Версии

Обычные и текстовые поля обсуждались в Word 2010. Как сделать поля в более ранних и более поздних версиях Word? В Word 2007 и 2013 — тоже. По сравнению с рассмотренными действиями, есть разница с самого начала в Word 2003. В этой версии задать поля можно, зайдя в меню (так раньше называлась вкладка) «Файл» и нажав «Инструмент настройки страницы» «. Следующие шаги аналогичны.