Основные операции с ячейками в excel

Огромное количество пользователей Excel допускает одну и ту же ошибку. Они путают два принципиально разных типа операций: внутри ячейки и за над ней самой. Но разница между ними огромная.

Дело в том, что каждая ячейка – это полнофункциональный элемент, который являет собой поле ввода с большим количеством возможностей. Туда вводятся формулы, числа, текст, логические операторы и так далее. Сам же текст можно оформлять: менять его размеры и начертание, а также расположение внутри ячейки.

Например, на этой картинке видно, что текст внутри ячейки окрашен в красный цвет и имеет жирное начертание.

При этом важно обратить внимание на тот факт, что ячейка, которая показана на картинке, в данный момент находится в режиме редактирования содержимого. Понять, в каком конкретно состоянии находится ячейка в вашем случае, можно с помощью текстового курсора внутри. Но даже если его не видно, то ячейка может быть в режиме редактирования. Понять это можно по наличию активных кнопок подтверждения и отмены ввода. 

Важная особенность этого режима в том, что в нем невозможно совершать все возможные операции с ячейкой. Если посмотреть на панель инструментов ленты, то будет видно, что большая часть кнопок не активна. Вот в этом и выражена основная ошибка. Но давайте обо всем по порядку, начиная с самых азов и потом будем повышать уровень сложности, чтобы каждый мог почерпнуть что-то полезное.

Базовые понятия

Итак, основным элементом таблицы является ячейка. Она находится на пересечении колонки и строки, и поэтому у нее есть свой адрес, который можно использовать в формулах для того, чтобы указать на нее, достать определенные данные и так далее. 

Например, ячейка с адресом B3 имеет следующие координаты: строка 3, столбец 2. Увидеть его можно в левом верхнем углу, непосредственно под меню навигации. 

Второе важное понятие – рабочая книга. Это документ, открытый пользователем, который содержит перечень листов, какие в свою очередь состоят из ячеек. Любой новый документ изначально не содержит никакой информации, а в соответствующем поле вино адрес ячейки, выделенной на текущий момент.

Также отображается имя колонки и строки. Когда одна из ячеек выделена, на координатной панели соответствующие элементы будут выделены оранжевым цветом.

Чтобы ввести информацию, необходимо, как мы уже поняли выше, перейти в режим редактирования. Нужно выделить соответствующую ячейку путем левого клика по ней, а потом просто вводить данные. Также можно перемещаться между разными ячейками с использованием клавиатуры с помощью кнопок со стрелками.

Основные операции с ячейками

Выделение ячеек в один диапазон

Группировка информации в Excel осуществляется по специальному диапазону. В этом случае выделяется сразу несколько ячеек, а также, соответственно, строк и колонок. Если выделить их, отображается целая область, а в строке адреса приводится обобщенная информация по всем выделенным ячейкам.

Объединение ячеек

После того, как ячейки были выделены, теперь их можно объединять. Рекомендуется перед тем, как это делать, скопировать выделенный диапазон путем нажатия комбинации клавиш Ctrl+C и перенести в другое место с помощью клавиш Ctrl+V. Таким образом можно сохранить резервную копию данных. Это обязательно надо делать, поскольку при объединении ячеек вся содержащаяся в них информация стирается. И чтобы ее восстановить, необходимо иметь ее копию.

Далее необходимо нажать на кнопку, показанную на скриншоте. Там перечислено несколько способов объединения ячеек. Вам нужно выбрать тот, который больше всего подходит по ситуации.

Поиску требуемой кнопки. В навигационном меню нужно на вкладке «Главная» найти кнопку, которая была отмечена на предыдущем скриншоте, и отобразить выпадающий список. Мы выбрали пункт «Объединить и поместить в центре». Если эта кнопка неактивна, то нужно выйти из режима редактирования. Это можно сделать путем нажатия клавиши «Ввод». 

Если нужно скорректировать положение текста в получившейся большой ячейке, это можно сделать с помощью свойств выравнивания, которые находятся на вкладке «Главная».

Разделение ячеек

Это довольно простая процедура, которая в чем-то повторяет предыдущий пункт:

1. Выбор ячейки, которая раньше была создана в результате объединения нескольких других ячеек. Разделение других не представляется возможным. 
2. После того, как будет выделен объединенный блок, клавиша объединения загорится. После того, как по ней кликнуть, все ячейки будут разделены. Каждая из них получит свой собственный адрес. Пересчет строк и столбцов произойдет автоматически. 

Поиск ячейки

Очень легко не заметить важную информацию, когда приходится работать с большими объемами данных. Чтобы решить эту проблему, можно воспользоваться поиском. Причем искать можно не только слова, но и формулы, объединенные блоки и все, что угодно. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Убедиться, что открыта вкладка «Главная». Там есть область «Редактирование», где можно найти клавишу «Найти и выделить».
2. После этого откроется диалоговое окно с полем ввода, в который можно ввести то значение, которое надо. Также там есть возможность указать дополнительные параметры. Например, если нужно найти объединенные ячейки, необходимо нажать на «Параметры» – «Формат» – «Выравнивание», и поставить флажок возле поиска объединенных ячеек.
3. В специальном окошке будет выводиться необходимая информация.

Также есть функция «Найти все», чтобы осуществить поиск всех объединенных ячеек.

Работа с содержимым ячеек Excel

Здесь мы рассмотрим некоторые функции, позволяющие работать с вводимым текстом, функциями или числами, как осуществлять операции копирования, перемещения и размножения. Давайте рассмотрим по порядку каждую из них.

1. Ввод. Здесь все просто. Нужно выделить нужную ячейку и просто начать писать.
2. Удаление информации. Для этого можно использовать как клавишу Delete, так и Backspace. Также в панели «Редактирование» можно воспользоваться клавишей ластика.
3. Копирование. Очень удобно его осуществлять с помощью горячих клавиш Ctrl+C и вставлять скопированную информацию в необходимое место с помощью комбинации Ctrl+V. Таким образом можно осуществлять быстрое размножение данных. Его можно использовать не только в Excel, но и почти любой программе под управлением Windows. Если было осуществлено неправильное действие (например, был вставлен неверный фрагмент текста), можно откатиться назад путем нажатия комбинации Ctrl+Z.
4. Вырезание. Осуществляется с помощью комбинации Ctrl+X, после чего нужно вставить данные в нужное место с помощью тех же горячих клавиш Ctrl+V. Отличие вырезания от копирования заключается в том, что при последнем данные сохраняются на первом месте, в то время как вырезанный фрагмент остается лишь на том месте, куда его вставили. 
5. Форматирование. Ячейки можно менять как снаружи, так и внутри. Доступ ко всем необходимым параметрам можно получить путем нажатия правой кнопкой мыши по необходимой ячейке. Появится контекстное меню со всеми настройками.

Арифметические операции

Excel – это в первую очередь функциональный калькулятор, который позволяет осуществлять многоуровневые расчеты. Особенно это полезно для бухгалтерского учета. Эта программа позволяет совершать все мыслимые и немыслимые операции с числами. Поэтому нужно понимать, как работают различные функции и знаки, которые могут записываться в ячейку.

В первую очередь, нужно разобраться в обозначениях, которые указывают на ту или иную арифметическую операцию:

1. + – сложение.
2. – – вычитание.
3. * – умножение.
4. / – деление.
5. ^ – возведение в степень.
6. % – процент. 

Начинать ввод формулы в ячейке следует со знака «равно». Например, 

=7+6

После того, как вы нажмете кнопку «ВВОД» данные автоматически подсчитываются, и в ячейке отображается результат. Если в результате вычисления оказывается, что после запятой огромное количество цифр, то уменьшить разрядность можно с помощью специальной кнопки на вкладке «Главная» в разделе «Число».

Использование формул в Excel

Если необходимо составить итоговый баланс, то недостаточно одного лишь сложения. Ведь он состоит из огромного числа данных. По этой причине разработаны технологии, дающие возможность всего в пару кликов создать таблицу.

Чтобы было более наглядно, давайте создадим такую простую таблицу с данными, где надо рассчитать сразу несколько значений.

Чтобы получить итоговый результат достаточно просто просуммировать значения по каждой товарной позиции за первые две недели. Это легко, потому что можно и вручную ввести небольшое количество данных. Но что, тоже руками получать сумму? Что же нужно сделать для того, чтобы систематизировать имеющуюся информацию?

Если использовать формулу в ячейке, можно выполнять даже самые сложные вычисления, а также программировать документ на выполнение тех действий, которые требуются.

Причем формулу можно выбрать прямо из меню, который вызывается нажатием кнопки fx. Мы в диалоговом окне выбрали функцию СУММ. Чтобы подтвердить действие, необходимо нажать кнопку «Enter». Перед тем, как пользоваться функциями на деле, рекомендуется немного потренироваться в песочнице. То есть, создать тестовый документ, где немного отрабатывать различные формулы и смотреть, как они работают. 

Ошибки при вводе формулы в ячейку

В результате ввода формулы могут возникать разные ошибки:

1. ##### – эта ошибка выдается, если при вводе даты или времени получается значение, ниже нуля. Также она может показываться, если места в ячейке недостаточно, чтобы вместить все данные. 
2. #Н/Д – эта ошибка появляется если не получается определить данные, а также при нарушении порядка ввода аргументов функции.
3. #ССЫЛКА! В этом случае Excel сообщает, что был указан неверный адрес столбца или строки. 
4. #ПУСТО! Ошибка показывается, если арифметическая функция была построена неверно.
5. #ЧИСЛО! Если число чрезмерно маленькое или большое.
6. #ЗНАЧ! Говорит о том, что используется неподдерживаемый тип данных. Такое может происходить, если в одной ячейке, которая используется для формулы, текст, а в другой – цифры. В таком случае типы данных не соответствуют друг другу и Excel начинает ругаться.
7. #ДЕЛ/0! – невозможность деления на ноль.
8. #ИМЯ? – невозможно распознать имя функции. Например, там указана ошибка.

Горячие клавиши

Горячие клавиши позволяют облегчить жизнь, особенно если однотипные действия приходится часто повторять. Самые популярные горячие клавиши следующие:

1. CTRL + стрелка на клавиатуре – выбор всех ячеек, которые находятся в соответствующей строке или колонке.
2. CTRL + SHIFT + «+» – вставка времени, которое на часах в данный момент.
3. CTRL + ; – вставка текущей даты с функцией автоматической фильтрации соответственно правилам Excel.
4. CTRL + A – выделение всех ячеек.

Настройки оформления ячейки

Правильно выбранное оформление ячейки позволяет сделать ее более привлекательной, а диапазон – удобно читаемым. Есть несколько параметров оформления ячейки, которые можно настраивать.

Границы

В спектр возможностей электронных таблиц входит также и настройках границ. Для этого надо нажать на интересующие ячейки и открыть вкладку «Главная», где нажать на стрелку, расположенную справа от кнопки «Границы». После этого появится меню, в котором можно задать необходимые свойства границ.

Границы можно и нарисовать. Для этого нужно найти пункт «Нарисовать границы», который располагается в этом всплывающем меню.

Цвет заливки

Для начала нужно те ячейки, которые надо залить определенным цветом, выделить. После этого необходимо на вкладке «Главная» найти стрелку, расположенную справ от пункта «Цвет заливки». Появится всплывающее меню со списком цветов. Достаточно просто выбрать нужный оттенок, и ячейка автоматически заполнится.

Лайфхак: если навести курсор на разные цвета, можно увидеть, какой будет внешний вид ячейки после того, как ее зальют определенным цветом.

Стили ячеек

Стили ячеек – уже готовые варианты дизайна, которые можно добавить в пару кликов. Найти меню можно во вкладке «Главная» в разделе «стили ячеек».

Перейти к содержимому

К основнымоперациям над данными в ячейках относятся:редактирование,удаление,копирование,перемещениеиформатирование.

8.1Редактирование данных в ячейках

Эта операция
позволяет внести изменения в содержимое
активной ячейки (заменить, вставить или
удалить символ или последовательность
символов). Последовательность действий,
необходимых для редактирования данных
в ячейке:

1. Выделить ячейку,
содержимое которой необходимо изменить.

2. Активизировать
режим редактирования одним из способов:

• щелкнуть мышью
  в строке формул;

• дважды щелкнуть
  мышью в редактируемой ячейке;

• нажать клавишу
  F2на клавиатуре.

3. Внести изменения
в содержимое ячейки.

4. Щелкнуть на
кнопке Ввод()
в строке формул или нажать клавишуEnterна клавиатуре.

8.2.Удаление данных в ячейках

Эта операция
выполняется достаточно просто в следующем
порядке:

1. Выделить ячейку
или диапазон ячеек, содержимое которых
нужно удалить.

2. Для удаления
данных использовать один из способов:

• нажать клавишу
  Deleteна клавиатуре;

• выполнить команду
  Правка → Очиститьи выбрать
  одну из возможных опций:Все,Форматы,Содержимое,Примечания.

8.3.Копирование и перемещение данных

Для выполнения
этих операций используется буфер
обмен– это область памяти компьютера,
в которую помещаются данные, подлежащиекопированиюилиперемещению.
Используя буфер обмена, можно скопировать
одни и те же данные в другие диапазоны
рабочего листа или рабочей книги, т.к.
данные, занесенные в него, остаются в
нем до тех пор, пока они не будут заменены
другими. Кроме того, содержимое ячейки
можно скопировать как в отдельную
ячейку, так и в несколько других, т.е. в
диапазон ячеек.

Операции копирования
и перемещения похожи по принципу работы
и порядку их выполнения, а отличаются
результатом. При копированииисходные данные остаются на старом
месте, а их копии переносятся в новое
(указанное) место. Приперемещенииисходные данные удаляются (вырезаются)
с прежнего места и переносятся в новое.

Excelпозволяет выполнять эти операции одним
из возможных способов: черезменю
Правка, черезконтекстное меню,
посредствомперетаскивания границы
диапазона, с помощьюкнопок на
Стандартной Панели инструментов.

При использовании
команд меню Правкадолжна
соблюдаться следующая последовательность
действий:

1. Выделить ячейку
   или диапазон ячеек, содержимое которых
   нужно скопировать или переместить.

2. Выполнить команду
   Правка → Копировать(при
   копировании) илиПравка → Вырезать(при перемещении).

3. Выделить ячейку
   или первую ячейку диапазона, куда
   необходимо скопировать или переместить
   данные.

4. Выполнить команду
   Правка → Вставить.

При использовании
контекстного меню, необходимо:

1. Выделить ячейку
   или диапазон ячеек, содержимое которых
   нужно скопировать или переместить.

2. Щелкнуть правой
   клавишей мыши внутри ячейки или
   выделенного диапазона.

3. Выполнить команду
   Копировать(при копировании)
   илиВырезать(при перемещении).

1. Выделить ячейку
   или первую ячейку диапазона, куда
   необходимо скопировать или переместить
   данные и щелкнуть на ней правой клавишей
   мыши.

2. Выполнить команду
   Вставить.

Способ перетаскиванияявляется наиболее быстрым при выполнении
копирования или перемещения данных и
заключается в следующем:

1. Выделить ячейку
   или диапазон ячеек, содержимое которых
   нужно скопировать или переместить.

2. Установить курсор
   мыши на границу выделенного диапазона
   и перетащить его в нужное место. Таким
   образом данные будут перемещены.
   Для копирования данных необходимо при
   перетаскивании курсора мыши удерживать
   клавишуСtrl.

При использовании
кнопок на Стандартной Панели
инструментовнеобходимо:

1. Выделить ячейку
   или диапазон ячеек, содержимое которых
   нужно скопировать или переместить.

2. Щелкнуть кнопку
   Копировать(Вырезать)
   наСтандартной Панели инструментов.

3. Выделить ячейку
   или первую ячейку диапазона, куда
   необходимо скопировать или переместить
   данные и щелкнуть на ней правой клавишей
   мыши.

4. Щелкнуть кнопку
   ВставитьнаСтандартной Панели
   инструментов.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Главная » Microsoft Excel, Microsoft Office » Microsoft Excel.Операции с ячейками. Урок 2

Основной неделимой единицей информации в программе Microsoft Excel является ячейка. В этом уроке мы рассмотрим принцип взаимодействия ячеек друг с другом, другими словами, ни что иное, как…

Операции с ячейками.

Для того, чтобы перетащить содержимое конкретной ячейки, нужно первым делом сделать ее активной, а затем щелкнув по ее рамке и удерживая левую кнопку мыши , перетащить ее в нужное место. Если содержимое ячейки требуется не переместить, а скопировать – то нужно проделать ту же самую операцию, но только удерживая при этом еще и клавишу Ctrl.

Что еще может быть такого примечательного в этой рамке, которой выделена ячейка? Если приглядеться, то в нижнем ее правом углу, можно увидеть черный квадратик. Разумеется, здесь он присутствует не как элемент дизайна, а выполняет некоторый функционал.

Так, если потянуть за этот квадратик вниз, то будет скопировано все содержимое ячейки на строку вниз на столько строк, на сколько вы потянете этот квадратик. Но скопированы ячейки будут особенным образом. Т. е., допустим, что если бы в ячейке находились не просто данные, а какая-нибудь формула, то она скопировалась бы не в точности, а с учетом тех ячеек, над которыми выполняется операция, но с учетом той строки, в которую они были скопированы. Немного запутано? Тогда попробую пояснить на примере.

Допустим в ячейке A1 была сумма из двух чисел, А2 и А3. Причем, в каждой из них находится число 2.

Также у нас есть ячейки B2 и B3, в которых находится число 3.

Теперь же попробуем потянуть черный квадратик вправо. Что мы увидим? В ячейке B1 теперь находится сумма двух чисел – B2 и B3. А если мы встанем на ячейку B1, то увидим что содержимое ее стало таким — =СУММ(B2:B3).

Для наглядности привожу также скриншот.

Это бывает очень удобно в том случае, когда у вас есть два столбца, и скажем вы посчитали итоговое значение по первому из них. И чтобы для второго столбца не выполнять ту же рутинную операцию, достаточно будет просто потянуть квадратик вправо. Также и для следующего столбца.

Еще можно посчитать значения не соседнего столбца, а скажем пятого столбца. То есть, не трогая по сути соседние столбца. В этом случае, тянем уже не за квадратик, а становимся курсором мыши на вертикальную или горизонтальную линию и удерживая клавишу Ctrl, перетягиваем курсор туда, куда нам нужно (в этом случае возле стрелки появится маленький плюсик). Если же клавишу Ctrl при этом не удерживать, то произойдет просто перемещение ячейки с формулой.

Давайте разберем и такую ситуацию. Предположим, у нас есть список сотрудников и необходимо перевести их долларовый доход в рублевый. Вроде бы на первый взгляд ничего сложного, надо умножить доход на курс доллара. Собственно, так оно на самом деле и есть, но тут есть подводные камни, которые стоит принимать в расчет.

Дело в том, что перемножив значения одной ячейки на другую, мы тем самым посчитали доход в рублях. Теперь же, чтобы посчитать доход остальных сотрудников, нам по логике вещей, останется перетянуть черный квадратик ячейки вниз. Но вся проблема в том, что если мы это сделаем, то остальные ячейки заполнятся нулями.

Происходит так, потому что в ячейке D2 будет находиться формула = B3*C3. А в ячейке B3 у нас пустота, то есть ноль, при умножении на который и получится ноль.

А если бы мы попытались наоборот, совершить обратную операцию – перевести рублевый доход в долларовый, тем самым поделив этот доход на курс доллара, то у нас бы получилось деление на ноль. Вследствие этого Excel бы написал (#ДЕЛ/0!), что означает что на ноль делить нельзя.

Как же тогда быть в такой ситуации. Само собой напрашивается решение заполнить этот столбец одинаковыми значениями, потянув ячейку с курсом доллара вниз.

Но есть и другой альтернативный вариант. В нашей формуле мы можем заменить аргумент B2 на $B$2. Теперь это строка будет означать следующее: при копировании значение, изначально взятое из ячейки B2 не будет меняться. А если говорить о конкретно нашей записи, то она означает, что при копировании не будет меняться ни буква столбца, ни номер строки. Это очень удобно, потому что если курс доллара вскоре поменяет значение на другое, нам не надо будет оперировать с группой ячеек. Достаточно будет изменить только одну.

Что примечательно, мы сейчас с вами столкнулись с таким понятием, как абсолютный адрес ячейки, задав его в формуле – B2, в то время как C2 у нас остался неизменным(относительным). В зависимости от ситуации, можно будет задавать абсолютным либо только букву столбца, либо номер строки. Это уже все будет происходить на ваше усмотрение.

В программе есть такая фишка, что если мы хотим сделать какую-то ячейку абсолютной, нам не надо будет вставлять знак доллара, достаточно встать на строку формул, встать курсором на определенный адрес, допустим C2 и нажать клавишу F4 и значок доллара сначала будет подставляться при каждом нажатии поочередно сразу у столбца и ячейки, только у одной ячейки, только у одного столбца.

Оставить комментарий или два