Основные направления использования microsoft word в учебном процессе

Какие риски и преимущества ожидают учителя, желающего
использовать Текстовый редактор на уроке.

Многие учителя и учащиеся используют разные компьютерные
программы, но у них всех есть одна общая без которой невозможно обойтись – Microsoft
Word.

Офисное приложение Microsoft Word — это самое
популярное и самое распространенное офисное приложение американской фирмы
Microsoft.

С помощью Microsoft Word можно красиво
набирать тексты, редактировать, менять шрифт текста, цвет и фон, одним словом
можно создавать текстовые документы любой сложности, автоматизировать свою
работу, то есть заменять рутинные действия макрокомандами и процедурами.

Но с помощью Word можно не просто набрать текст, а
также оформить его по своему вкусу, включая в текст:

·        
таблицы,

·        
графики,

·        
картинки,

·        
фотографии ].

В моем кабинете математики используется интерактивная доска, а
она предполагает работу на ней не только учителя, но и учащихся. Ребята с
большим удовольствием выполняют на ней задания, совершенствуя не только знания
предмета, но и владение текстовым редактором. Я не отключаю автоматическую
проверку текста, поэтому ребята видят ошибки, которые уже выделила программа и
стараются сразу их исправить, это большой плюс данной программы.

Если учитель регулярно создаете однотипные документы, то для
удобства может создать специальную панель с набором соответствующих кнопок.

 Команда Масштаб дает возможность задать увеличение
документа. В выпадающем списке значений масштаба можно выбрать одно из
нескольких стандартных значений масштаба или же ввести свое значение, также
можно ввести значение масштаба в процентах. ]. Это все очень помогает учащимся
и мне на уроке. Ученики не стоят возле доски в недоумении, где найти нужные
инструменты, формулы и т.п., поэтому продуктивность урока увеличивается. Так
как многие учащиеся не имеют 100% зрение и им трудно рассмотреть мелкий текст,
который набирает ученик, то масштабирование помогает всем прочитать и
рассмотреть таблицу, рисунок, схему, диаграмму.

Математику невозможно представить без анализа таблиц,
диаграмм, схем для установления причинно-следственных связей. В 5-9 классах во
время урочной деятельности обучаю учащихся строить таблицы, диаграммы, схемы..
Это повышает качество изучаемого материала.

А какое удовольствие испытывают ученики 5-6 классов, когда
пишут текст разными цветами или подчеркивают, выделяют другим цветом главное
или понравившийся текст, выражение и т.п. Все это возможно благодаря текстовому
редактору.

Интерактивные тесты, кроссворды, ребусы повышают интерес
учащихся к предмету, а все это возможно при помощи гиперссылок, которые можно
выполнить при помощи данной программы.

Word — довольно мощный текстовый
редактор для работы с неспециализированными и офисными документами.
Безусловными плюсами этого текстового редактора являются:

1.      Наглядность: Word позволяет непосредственно при наборе
увидеть документ почти таким же, каким он получится при печати.

2.      Простота: при первом знакомстве Word относительно прост.
Пользоваться этим текстовым редактором может даже новичок.

3.      Многофункциональность: с помощью редактора Word можно
создавать даже очень сложные документы. Word поддерживает различные виды
форматирования, вставку графических элементов, вставку математических формул
почти любой сложности. У текстового редактора Word есть инструменты
для создания таблиц и графических элементов. У Word  одна
из лучших систем проверки орфографии и грамматики.

С другой стороны, у текстового редактора Word
есть недостатки:

1.      Документы MS Word занимают очень много места. (Пустой документ
MS Word может занимать порядка 20 Kb.)

2.      Word практически невозможно использовать
при написании специализированных текстов по математике, физике, химии
и т.д.

Использованные
источники:

1.      http://kursymaster.ru/word.php

2.      http://osvoenie-pk.ru/word.htm

3.      http://katpop.narod.ru/work/inf/word_t1.htm

Использование Microsoft Word в работе с классом

Microsoft Word содержит большое количество инструментальных средств, использование которых поможет Вам при создании дидактических материалов. Сначала учитель создает раздаточный материал, с которым впоследствии работают учащиеся. Ниже приводятся рекомендации по работе с дидактическими (раздаточными) материалами в электронном виде.

Создание структуры документа

В период приобретения навыков важно научить школьников пользоваться разнообразными инструментальными средствами, чтобы они прежде всего фокусировали свое внимание на содержании документа. Режим Структуры позволяет легко и быстро изменить структуру документа. Можно изменить порядок заголовков и текста документов, перемещая их, а также повышать или понижать уровень основного текста или заголовка.

Сохранение нескольких версий документа

Если возникла необходимость зафиксировать внесенные в документ изменения, можно сохранить несколько версий в одном документе при помощи функции Версии. При этом экономится и место на диске, так как сохраняются не полные версии документа, а только различия между ними. Если сохранено несколько версий документа, можно вернуться к предыдущей или более ранней версии, открыть, распечатать или удалить ее. Для учителей эта функция может оказаться очень полезной при рассмотрении ранних версий письменных работ учащихся.

Рецензирование документа

Используя функцию Рецензирование, учащиеся могут отправлять свои работы на рецензию, а также вставлять в нее необходимые комментарии, вносить исправления. При отправке файла автоматически создается форма запроса на рецензирование. При получении файла учитель вносит исправления в текст и отсылает файл обратно. При возвращении документа от рецензента автоматически предлагается объединить изменения. С помощью средств рецензирования изменения можно принять или отклонить.

Проверка правописания

В Microsoft Word можно настроить функцию Правописание, содержащую набор грамматических и орфографических правил. Проверку грамматики можно настроить путем выбора определенных правил или настройкой специальных стилей.

Графика

В любой документ Microsoft Word можно включать рисунки, отсканированные изображения, объекты WordArt, анимированный текст и т. п., чтобы работа выглядела более профессионально.

Примеры дидактических материалов

Ниже приведены примеры документов дидактических материалов, которые учитель может использовать в своей профессиональной деятельности.

Дополнительные материалы

Математический диктант, (639 КБ)

Кроссворд «Сезонные явления в жизни птиц», (39 КБ)

Лото «План местности», (30 КБ)

Раздаточный материал по природоведению, (101 КБ)

Строение насекомого, (25 КБ)

Прогулка за семенами , (50 КБ)

Удивительный мир галактик, (3199 КБ)

Литосфера, (2054 КБ)

Солнечная система. История исследований из века 16-го в век 21-й., (842 КБ)

Русские народные праздники. Святки. , (6427 КБ)

Примеры документов Microsoft Word

• Инструкции к заданиям.
• Дневники наблюдения за явлениями природы, погодой и т. д.
• Рабочие тетради.
• Нотные листы, партитуры.
• Конспекты занятий.
• Публикации для дополнительного чтения.
• Обзоры, рефераты:
  • научного доклада;
  • журнала;
  • доклада по книге или некоторого исторического события.
• Резюме.
• Сочинение.
• Шаблоны таблиц.
• Шаблоны для заполнения в исследовательской и лабораторной деятельности учащихся.
• Сравнительные формы.
• Опросы и тесты.

Появление компьютеров вызвало глобальный интерес к применению их во всех сферах жизни общества. Процесс компьютеризации представляет собой необратимый процесс развития, при котором происходит качественные улучшения, способствующие рационализации рабочего времени, если это время связано с процессом пользования офисного пакета программ, предназначенных для той или иной цели. Информатизация различных сфер общества является процессом привычным на сегодняшний день, с которым трудно спорить. Современный мир диктует новые требования, предъявляя новые способы и технологии средства. Компьютер давно не является экзотикой, а компьютерная грамотность становится компетентностью, который должен обладать современный и востребованный работник той или иной отрасли. В мире информационных технологий наметилось немало положительных тенденций. Претерпели изменение и усовершенствовались электронно-вычислительные машины, позволяя осуществлять человеку все больше операций с информацией и ее обработкой. Информация сегодня является очень актуальным звеном в работе практически во всех сферах жизни общества. Ее объем существенно растет и позволяет говорить об ее избыточности. В таком режиме человеку необходимо грамотно использовать данные и уметь создавать новые с помощью соответствующих программ. Обработка и передача информации имеет решающее значение как для повышения качества и доступности, так и для повышения эффективности процессов управления на различных уровнях. С помощью программных средств человек осуществляет эффективный синтез, анализ и структуру имеющихся данных, используя при этом интерфейс и функциональные возможности программного обеспечения. В каждой из отраслей используется разный набор программ, учитывая специфику данных и тип учреждения. В системе образовательного пространства внедрение информационных технологий является само собой разумеющейся необходимостью, поскольку вызвана целью систематизировать, упорядочить и обработать имеющийся набор данных. Образовательное пространство состоит из большого класса подразделений, в каждой из которых существует определенный набор данных, которые поддаются обработке и систематизации. Каждая такая отдельная микро организация имеет свой пакет документов, который представляет собой различные формы представления данных. Согласованная слаженная работа служб одной организации по обмену информацией в виде отчетов, списков и прочих нормативных документов является документооборотом. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях государственного управления, где и образовательная система не становится исключением. Документооборот своего рода движение документов с момента создания и отправки по месту требования до момента его получения интересующей стороной. Вопрос использования средств деловой коммуникации сегодня является актуальным. Для этих целей в образовательном учреждении используется то или иное программное обеспечение с имеющимся пакетом лицензионных программ. Одной из таких программ, позволяющих создавать текстовые документы является текстовый редактор Microsoft Word, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.

Текстовый редактор Word позволяет, благодаря своему функционалу, осуществлять операции с текстовыми данными. При необходимости создавать документ в данной программе пользователь использует три основные группы операций:

Операция ввода данных;

Операция редактирования;

Операция форматирования;

Операция сохранения документа и его распечатки.

Текстовый редактор прошел длительный путь развития от элементарной программы, выполняющей несколько операций до программы, имеющей целый набор функций, позволяющих осуществлять ряд важных для пользователя преобразований. Благодаря своему набору усовершенствованных функций текстовый редактор до сих пор пользуется популярностью у работников различных сфер, поскольку удобный интерфейс и возможности программы позволяют создать нужный фрагмент текста, представить его в нужной интерпретации.

Говоря о документообороте в образовательном учреждении, нужно заострить внимание на конкретных письменных формах, которые имеются в структуре документов. Каждый документ, находящийся в структуре документооборота имеет установленный состав и порядок расположения реквизитов. Существуют внутренние документы — официальные бланки, не выходящие за пределы образовательного учреждения, как правило, это акты, справки, устав, положение, документы, создаваемые для оперативных вопросов. В образовательном учреждении имеется секретарь, в обязанности которого входит контроль по делопроизводству. ответственный за соответствие всем нормам и правилам, согласно ГОСТу.

Спецификации формата Word не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. Говоря о документообороте, можно выделить несколько его видов.

Бумажный документооборот означает, что этапы передачи из одних рук в другие осуществляется посредством бумажной формы. В связи с появлением компьютеров и программных средств появился смешанный документооборот, принципом которого является передача электронного документа между компьютерами локальной сети, который в свою очередь был создан в соответствующей программной среде. Последним является безбумажный документооборот. Принцип этого вида заключается в полном его электронном компоненте, где сила документа подтверждается электронной подписью.

Рис.1. Смешанный документооборот

Использование программы Microsort Word в структуре образовательного учреждения регламентируется принятыми в организации уставом пользования лицензионным программным продуктом с одной стороны и бытующей привычкой принятия одной формы документооборота с другой. Программные продукты как и технологии значительно изменяются по мере требований пользователей и заказов общества. Сегодня существуют новые способы организации документооборота, которые сделают процесс передачи менее затратным с точки зрения пользования бумагой. Сегодня на рынке программных средств существуют другие возможности, которые предлагают целый ряд удобных для пользователя функций. Речь пойдет об офисе Microsoft Office 365. Данный пакет средств предлагает пользователям новый формат организации образовательного пространства в перспективе создания удобных сценариев реализации деятельности.

Рис.2. Организация коллективного документа online

Современный подход к совершенствованию документооборота с целью рационализации образовательного пространства создает новые условия работы, при которых возможны совместная деятельность, коллективные формы организации. Такой подход позволяет одной группе людей выполнять одновременно преобразования файла, находясь в режиме «здесь и сейчас», достаточно просто настроить доступ.

Пока сложно говорить о том, сможет ли такая монолитная формальная образовательная структура перевести свою деятельность в облако, но думаю, со временем информатизация возьмет свое первенство в каждой структуре, где она будет уместна.

Ряд улучшений, предлагаемых разработчиками в совокупности составляют благоприятные условия для пользования иным пакетом программных средств и технологий, помимо заявленных стандартных ранее форм работы, которые плотно закрепились в структуре различных подразделений.

Документооборот в образовательном учреждении будет эффективным, поскольку в новом пакете предлагается:

— совместная работа в реальном времени. Если сохранить документ в OneDrive или SharePoint и поделиться им с коллегами, которые используют Word 2016 или Word Online, можно сразу же видеть изменения, вносимые другими. После сохранения документа в Интернете нужно щелкнуть значок «Общий доступ» для создания ссылки или приглашения, отправляемого по электронной почте. После того как другие участники группы откроют документ и согласятся автоматически отправлять изменения, можно будет видеть их работу в режиме реального времени.

— представлена полезная информация на основе имеющихся данных. Интеллектуальный поиск на основе Bing позволяет изучать информацию прямо в Word 2016. Выделив слово или фразу, нужно щелкнуть их правой кнопкой мыши и выбрать команду «Интеллектуальный поиск». Откроется область «Аналитика» с определениями, вики-статьями, а также популярными поисковыми запросами по соответствующим темам.

— рукописные уравнения. Вводить в документы формулы стало намного проще. Можно в любой момент выбрать команду Вставка > Формула > Рукописное уравнение и добавить в документ сложное математическое уравнение. Если используется устройство с сенсорным экраном, вводить уравнения можно пальцем или пером от руки, и Word 2016 преобразует их в текст. Если нет такого устройства, для рукописного ввода можно использовать мышь. По мере ввода также можно удалять, выделять и исправлять ошибки.

Так как в структуре образовательного учреждения преподаватель при составлении конспекта урока использует редактор формул, то для него такая функция будет вполне приемлема.

— улучшенный журнал версий. Теперь с помощью команды Файл > Журнал можно просмотреть весь список изменений, внесенных в документ и получить доступ к предыдущим версиям.

— более удобный общий доступ. Команда «Общий доступ» позволяет делиться документом с другими людьми в SharePoint, OneDrive или OneDrive для бизнеса или отправлять его копию во вложении электронной почты.

— интеграция с OneDrive. Пользователь может получать доступ к своим документам Office независимо от того, где находится и какое устройство использует. Для этого документы надо предварительно сохранить в OneDrive. Таким образом, можно продолжить работу над документами с того места, на котором остановились, а также работать совместно с другими пользователями, находясь в офисе, дома или даже в пути.

— быстрое форматирование фигур. При вставке фигуры из коллекции «Фигуры» можно выбрать готовую заливку и цвета темы, чтобы быстро получить нужный результат.

Использование привычных технологий, как посчитают многие сотрудники области образования, школы, институты, колледжи, обеспечивает привычную стабильность, выработанную многими годами.

На смену устало используемых технологий, которые крепко укрепились в структуре образовательного труда, в системе документа оборота, следует, на мой взгляд, отойти от традиционных форм работы и перейти к новым условиям организации образовательного пространства.

Следующими программными продуктами, которые следует использовать в документообороте образовательных организаций с целью облегчить, рационализировать и максимально минимизировать транспортировку документов по структурным компонентам одного учреждения, является документы google.

По своим функциональным возможностям средства google для организации документооборота представляют больше возможностей, которые будут эффективными с точки зрения работы с документами. Среди таких возможностей можно выделить мгновенный анализ данных в виде графиков, статистических расчетов, процентного соотношения и т.д.

Функциональность онлайновых сервисов, которые предоставляет пользователям Google и прочие компании, расширяется день ото дня. Количество и многообразие различных проектов уже давно стало достаточным для того, чтобы большинство повседневных задач выполнялось с помощью всего одной программы — браузера. В режиме онлайн можно смотреть видео, работать с офисными документами, ну и, конечно же, общаться с другими пользователями.

Несмотря на то, что сервис «Документы Google» (Google Docs) ориентирован, главным образом, на тех, кто работает с документами и таблицами, его возможности уже давно вышли за рамки стандартных офисных задач. Сегодняшние «Документы Google» — это вполне легальный способ обмена файлами с другими интернет-пользователями, онлайновая система для распознавания текста, средство для быстрого просмотра своих файлов с портативных устройств и т.д.

Таким образом, на основании выше изложенного можно сделать вывод о том, что эффективными средствами организации образовательного пространства и документооборота станет эффективное средство информатизации, которое обладает прочным инструментарием, интерфейсом и функциональными возможностями, позволяющими качественно выполнять образовательные задачи.

Отвечая на вопрос темы: «Достаточно ли сегодня офисного пакета для организации документооборота в учебном заведении?», я отвечу, что не достаточно, обосновывая свое суждение на том, что технологии XXI века должны вести за руку учителя XXI века, действуя в едином тандеме, осуществляя образовательные задачи, не исказив при этом роль и значимость тех технологий, которые могут быть использованы в системе образовательных привилегий.

Литература

Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002.

Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004.

Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999.

Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива» 2001.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва. 2000.

Справочник руководителя Образовательного учреждения. № 4 2003 стр. 16–26

7. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр. 43–51

С появлением в различных операционных системах офисных программ работа с документами на компьютере значительно упростилась. Современные офисные программы представляют собой целый комплекс совместимых между собой программных продуктов, позволяющих вносить и обрабатывать любую информацию.

Надо отметить, что и в операционной системе DOS существовало немало офисных программ, обладающих не меньшим функционалом, однако все они нацелены были, главным образом, на подготовку документов к печати.

Современные офисные программы позволяют поместить подготовленный материал в интернете, отправить по электронной почте и даже выложить в виде ролика на всеобщее обозрение.

Самым популярным офисным пакетом программ стал комплект Microsoft Office, а в качестве альтернативы чаще всего используется бесплатный пакет с открытым кодом Open Office. Оба пакета практически идентичны по своей функциональности, однако во втором, ввиду его бесплатности и открытости, имеются небольшие ограничения.

Поскольку самой популярной операционной системой для пользователей компьютеров PC является Microsoft Windows, предпочтительнее использовать офисный пакет Microsoft Office, обеспечивающий достаточно стабильную работу в этой операционной системе.

Офисный пакет Microsoft Office состоит из пяти основных программных продуктов: Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access. В состав продукта на сегодняшний день входят также OneNote, Office Web Apps и Publisher. В зависимости от потребностей можно установить только необходимый набор программ или весь комплект.

Обычные пользователи используют только две программы из этого пакета — Word — текстовый процессор и Excel — табличный процессор. Продвинутые пользователи могут использовать в своей работе PowerPoint — систему подготовки презентаций, Outlook — органайзер и почтовый клиент и Access — систему управления базами данных.

По сравнению с первыми версиями текстовый процессор Word претерпел значительные изменения. Теперь это не просто текстовый редактор с возможностью вставки фотографий, рисунков, графики, диаграмм и таблиц. На сегодняшний момент Word является мощным средством для подготовки документов, создания электронных книг и макетов для бумажных изданий.

В текстовом процессоре Word имеются средства для проверки орфографии на любом языке, перевода с любого языка на любой язык, форматирования текста, автозамены, автоподстановки, расстановки переносов и так далее.

Табличный процессор Excel позволяет разместить в ячейках данные и выполнить над ними различные операции: форматирование, преобразование, вычисление математических, статистических, финансовых, текстовых и прочих функций. Удобное размещение документа на нескольких страницах позволяет связать страницы ссылками и формулами, создать диаграммы и графики. Система работы с данными позволяет динамически подгружать необходимые данные из других таблиц и баз данных, в том числе и из глобальной сети интернет.

Программа PowerPoint это система для подготовки презентаций. Некоторые используют ее для подготовки документов к печати, например, поздравительных открыток, что не является целесообразным. Главное предназначение этого программного продукта это видеомонтаж различных материалов, включая аудио, видео и спецэффекты, в единую презентацию.

Программа Access является системой управления базами данных. По сути, это средство для разработки своеобразных интерпретируемых программных продуктов в среде Windows. Возможности программы практически не ограничены, с ее помощью можно достаточно легко, зная алгоритм, написать альтернативу таким популярным программным продуктам, как 1С:Предприятие или Турбо-бухгалтер. При помощи встроенных скриптов можно запрограммировать практически любые действия, выполняемые в операционной системе.

Пакет Outlook является расширением встроенного в операционную систему Windows почтового клиента Outlook Express и содержит органайзер для составления расписания, как на ближайшее время, так и на долгую перспективу.

Новый продукт OneNote представляет собой записную книжку, в которой удобно систематизировать и сохранять в одном месте информацию о проделанной или планируемой работе. При помощи ссылок можно связать все документы различного формата — видео, аудио, текст, таблицы, презентации — в единый документ.

Программа Office Web Apps предназначена для публикации в интернете документов из любого офисного продукта.

Программа Publisher предназначена для форматирования рисунков и документов перед печатью.

Все офисные программы можно расширить за счет применения встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Application).