Основные инструменты текстового процессора word - Word и Excel

1.
Обрамление
и заливка текста.

2.
Колонтитулы.

3. Нумерация страниц.

4.
Примечания.

5. Сноски

6. Колонки.

7.
Cоздание
нумерованных и маркированных списков.

8.
Настройка Параметров
Страниц.

8.1.
Вкладка Поля.

8.2.
Вкладка Размер
бумаги.

8.3.
Вкладка Источник
бумаги.

9. Разбиение
документа на страницы. Организация
разрывов.

10. Выделение
текста — дополнительные инструменты.

10.1. Группа
Инструментов Редактирование.

10.2. Выделение
текста при помощи клавиши F8.

11.
Использование команд Отменить
и Повторить
при вводе.

12. Автоматический
ввод текста.

12.1.
Использование кнопки Повторить.

12.2.
Многократное использование и
распространение частей документа.

12.2.1.
Создание Стандартного
блока
для многократного использования
содержимого.

12.2.2.
Нахождение и использование стандартного
блока.

12.2.3.
Изменение содержимого стандартного
блока.

12.2.4.
Переименование стандартного блока.

12.3.
Использование Копилки.

13.
Автоматическая проверка правописания
и вставка текста и символов при помощи
слов из списка.

13.1.
Автозамена.

13.2.
Добавление записи в список автозамены
во время проверки правописания.

13.3.
Изменение содержимого в списке Автозамены.

13.4.
Переименование записи в списке Автозамены.

14. Автосохранение
текстов.

15.
Восстановление текста (после отказа
или сбоя компьютера)

1.Обрамление и
заливка текста.

Основные
инструменты:

Вкладка Главная
— Группа ИнструментовАбзац – двойная кнопкаНастройка Границ
выделенных ячеек или текста с
раскрывающейся16-тикнопочной
панелью дает возможность использовать
различные опции, назначение которых
ясно из изображения кнопки и подписи
к ней. (См. Рис. 1)

Рис.1
16-ти кнопочная панель двойной кнопки
Настройка Границ
выделенных ячеек или текста

Если этих
инструментов недостаточно, необходимо
выполнить:

вкладка Разметка
страницы— Группа Инструментов
Фон страницы — кнопка Границы
страниц — диалоговое окноГраницы
и заливка, имеющее три вкладки:

вкладка
Граница
(См. Рис. 2)
содержит инструменты:

а) раздел Тип– для выбора обрамления;

б) раздел Тип
(линии)– для выбора типа, цвета и
ширины линии (соответствующие списки);

в) окно Образецс 4-мя кнопками отмены соответствующих
границ;

г) раскрывающийся
список Применитьс различными
опциями (в зависимости от состояния
документа – по умолчанию – кАбзацу).

д) кнопка Параметры– вызывает соответствующее диалоговое
окно Параметры границы и заливкидля изменения расстояний между границами
и текстом.

Рис.2
Вкладка Граница
диалогового окна
Границы и заливка

Вкладка Страница
(См. Рис. 3) организует обрамление
страниц и аналогична вкладкеГраница.
Она имеет дополнительный списокРисунокдля обрамления страницы
оригинальными рисунками. Кроме
того, раскрывающийся списокПрименитьимеет опции:

к всему
документу;
к этому разделу;
к этому разделу
(1-й страницы);
к этому разделу
(кроме 1-й страницы)

Кнопка Параметрывызывает диалоговое окноПараметры
границы и заливки, в котором:

Флажок Всегда
впередиопределяет вывод сначала
границы, а потом уже текста страницы,
Назначение
остальных инструментов ясно из их
названий.

Рис.3
Вкладка Страница
диалогового окна
Границы и заливка

Вкладка
Заливка (См.
Рис. 4) содержит инструменты:

раздел Заливкас раскрывающимся списком цветов заливки.
Здесь, если стандартная палитра цветов
не устраивает пользователя, командаДругие цветавызывает диалоговое
окноЦвета, в котором можно
подобрать абсолютно любой цвет;
раздел Узорс раскрывающимися списками узоров
заливки и цвета фона узора;
окно просмотра
Образец;
раскрывающийся
список Применитьс различными
опциями (в зависимости от состояния
документа – по умолчанию – кАбзацу).

Рис.
4 Вкладка Заливка диалогового окна
Границы и заливка – раскрывающийся
список Заливка — команда Другие цвета
— диалоговое окно Цвета.

Все три вкладки
содержат кнопку Горизонтальная линия
для вызова соответствующего
диалогового окна с предлагаемыми
различными вариантами отображения
горизонтальных линий.

Источник

Часть 1. Основные понятия и функции
текстового процессора

В этой статье на примере процессора MS
Word излагается технология создания текстовых
документов, тесно связанная с другими
приложениями компьютерной технологии, — в
первую очередь с электронными таблицами, базами
данных и сетью Интернет.

Хотя эти статьи не являются ни курсом
делопроизводства, ни курсом верстки, особое
внимание уделено “литературным” вопросам
подготовки документа, который, в частном случае,
может быть и служебной запиской, и руководством
пользователя, и оригинал-макетом книги,
передаваемым в типографию для тиражирования.

Рассказ о текстовых документах мы
разделили на две части. В части 1 рассматриваются
общие вопросы, которые помогут вам получить
целостное представление о постановке задачи и
механизмах создания текстового документа:

— задачи, решаемые текстовым
процессором;

— основные понятия процессора;

— окно MS Word и основные
инструментальные средства процессора.

В заключение части 1 изложены
рекомендации и требования, связанные с
“литературным” оформлением текстового
документа.

В части 2 на ряде примеров излагаются
принципы технологии подготовки как
структурных элементов текстового документа, так
и документа в целом.

1. Редакторы текстов и документов

Текстовые процессоры предназначены
для создания, редактирования и отображения
произвольных текстовых документов — от
конфетной обертки или визитной карточки до
многотомной энциклопедии со множеством таблиц,
рисунков, указателей.

Многие элементы текстового документа
(таблицы, рисунки и т.п.) имеют графическую
природу, и поэтому текстовый документ
принципиально отличается от текстового файла.
Поэтому редакторы текстовых документов чаще
всего называют текстовыми процессорами.

Ныне наиболее известны процессоры
“Лексикон”, Microsoft Word, WordPerfect и др.

Кроме того, особое место в группе
пакетов, работающих с документами, занимают так
называемые настольные издательские
системы (НИС) — Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как
правило, издательские системы используются
только для подготовки набранного документа к
тиражированию (верстка, макетирование издания).
Для набора текста удобнее применять
текстовые процессоры (типа MS Word), а для создания и
редактирования иллюстраций — графические
системы (типа CorelDRAW! — векторные изображения или
Adobe Photoshop — растровые изображения). Впрочем,
современный Word давно примыкает к НИС, и его
полиграфические возможности (см. часть 2) так
велики, что почти любую книгу можно подготовить к
печати, не прибегая к услугам издательских
систем.

Тем не менее Word не предназначен для
изготовления полиграфической продукции особо
сложной структуры — например, всевозможных
атласов, многокрасочных (“глянцевых”) журналов
и т.п.

MS Word — один из основных элементов
офисной технологии Microsoft, которая по разным
причинам стала стандартом де-факто в российских
организациях.

Вам
необходимо четко различать три текстовых
редактора, которые уже много лет функционируют в
среде Windows.

1. Блокнот, создающий текстовые файлы
“канонического” формата в кодировке CP-1251 или
Unicode.

2. WordPad — текстовый процессор
(упрощенный вариант MS Word, ранее Write), создающий
форматированные текстовые документы и способный
служить OLE-сервером.

3. Мощный текстовый процессор MS Word.

2. Основные задачи текстового
процессора

Формулируя задачи, которые должен
решать текстовый процессор, нам нужно
ориентироваться на некий усредненный,
обобщенный “образ” документа. Иными словами, мы
должны перечислить задачи, которые приходится
решать большинству пользователей (например,
при подготовке такой книги, как наша).

Прежде всего текстовый процессор
должен обслуживать “макрооперации”:

1) основной стандарт редактирования;

2) базовый набор операций: работу с
блоками (фрагментами) текста — выделение блока,
перемещение, копирование и удаление; поиск и
замену фрагментов текста; печать файла или его
фрагмента;

3) подготовку полноценного
форматированного текстового документа (с
графикой, таблицами и т.д.).

В свою очередь, при решении третьей
группы задач процессор должен обладать
следующими возможностями.

· Форматирование символов с
применением “типографских” шрифтов TrueType (OpenType)
и возможностью присваивать выделенной
последовательности символов произвольные начертания
(обычный, полужирный, курсив, полужирный
курсив). Кроме того, пользователь должен
иметь возможность подчеркивать символы,
преобразовывать их в ^{верхние} и _нижние
индексы, в капитель; изменять расстояние между
символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать
сжатый текст или текст разрядкой, смещать
символы относительно базовой линии строки.

· Форматирование абзацев с
установкой границ абзаца на странице (между
полями), установкой отступа или выступа в первой
(красной) строке, установкой междустрочного
интервала, c выравниванием текста в границах
абзаца и т.д.

· Форматирование страниц с
вставкой колонтитулов и сносок.

· Автоматизированное
составление указателей — в первую очередь
предметного указателя и оглавления документа.

· Вставка в документ и обработка
графических объектов (фотографий,
рисунков, диаграмм, рисованных объектов и др.).

· Вставка в документ и обработка таблиц.

· Табуляция в абзацах.

· Создание многоколоночных
документов (в том числе в “газетном стиле”).

· Проверка правописания и
автоматический перенос слов с учетом языка
документа или его фрагментов.

· Поиск синонимов и антонимов слов
по тезаурусу.

· Декоративные функции:
обрамление объектов документа (абзацев, страниц,
ячеек таблиц, графики) различными типами рамок и
заливка рамок — цветом, оттенком серого, узором;
создание художественных надписей, буквиц и т.п.

· Вставка в документы объектов,
созданных в других приложениях.

· Выполнение требований,
предъявляемых к оригинал-макету документа, —
например, устранение “висячих строк”, запрет
отрывать заголовок от следующего абзаца и др.

· Вставка разрывов страниц,
произвольных символов, названий структурных
элементов документа — рисунков, таблиц, формул.

· Создание перекрестных ссылок и
гиперссылок.

· Регистрация исправлений,
сравнение версий документа, рецензирование,
вставка примечаний и скрытого текста.

· Механизмы оптимизации работы
над документом (автотекст, автозамена) и т.д.

· Печать документов в двух
ориентациях (книжной и альбомной); размещение
нескольких страниц на одном листе; печать
конвертов и почтовых наклеек.

· Слияние данных из
различных источников (например, адресов из
таблицы MS Word), с основным документом (например, с
письмом в разные адреса) и др.

3. Основные понятия текстового
процессора

3.1. Что такое Microsoft Word

После запуска MS Word процессор по
умолчанию предлагает вам начать создание нового
документа под условным наименованием Документ1
(Document1). Шаблон этого документа (Обычный) хранится
в стандартном файле Normal.dot (см. следующий пункт).
Вы можете подготовить документ (или часть
документа), а затем сохранить его на диске
(команда [Файл-Сохранить как…]) в виде файла с
произвольным именем и расширением doc.

Открытие и сохранение
файлов-документов выполняется по стандартным
правилам Windows. С помощью вкладки [Сервис—Параметры…/Сохранение]
вы можете заранее указать промежуток времени
(например, 20 минут), по истечении которого Word
будет автоматически сохранять ваш документ.
На этой же вкладке мы рекомендуем вам установить
флажок “Всегда создавать резервную копию”.

В отличие от Paint Word является многооконным
приложением. Это означает, что вы можете
одновременно открыть несколько документов,
причем часть из них может быть готовыми файлами,
а часть — заготовками (без имени, но с
обозначениями Документ1, Документ2 и т.д.).

Максимальное число одновременно
открытых документов определяется памятью
машины, вашими потребностями и способностью
лавировать при работе между несколькими окнами.

Как уже говорилось, MS Word позволяет разделить
(расщепить) окно документа на два подокна
(команда [Окно-Разделить]) и одновременно
работать с разными частями одного и того же
документа.

В новых версиях MS Word используется
модифицированный стандарт MDI, — для каждого
открытого документа открывается копия окна
приложения.

Предусмотрены и средства
конвертирования файла из одного формата в
другой; в частности, новый MS Word позволяет
сохранять файлы в форматах Word 6.0/95, htm, rtf и
многих других. Кроме того, Word дает возможность
восстанавливать текст из любого файла.

3.2. Шаблоны документов

Пользователи часто работают с
документами определенного типа, например, — с
отчетами, деловыми письмами, календарями,
приглашениями и т.д. Документы одного типа обычно
имеют сходные элементы (например, одинаковые
фрагменты текста), сходный стиль оформления,
требуют специфического подбора пиктограмм
панелей инструментов и т.п. Word позволяет
упростить подготовку нового документа,
предлагая для него специальную заготовку — шаблон.
В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для
документов общего типа (Normal, Обычный), для
расписаний встреч, факсов, резюме, дипломов,
сертификатов и т.д. Пользователь имеет
возможность по команде [Файл-Создать…] создавать
собственные шаблоны, например, бланки писем с
логотипом и реквизитами фирмы, заготовки
договоров или приглашений и т.п.

Шаблон — это служебный файл с
расширением dot, который содержит
всевозможную информацию о структуре и
оформлении документов конкретного типа, а также
инструментарий для подготовки таких документов:

— фрагменты стандартного текста с
форматированием, принятым для документов этого
типа (например, для служебной записки или
поздравления);

— стили;

— элементы автотекста;

— макросы;

— меню, панели инструментов и
сочетания клавиш.

Для документов общего типа
предусмотрен стандартный шаблон Обычный
(Normal.dot).

3.3. Структура страницы

Чтобы не запутывать вас
многочисленными возможностями форматирования
страницы в текстовых процессорах, рассмотрим
лишь один формат, который использует подавляющее
большинство пользователей.

Страница — это лист бумаги формата A4
(210х297 мм). Будем считать, что задана односторонняя
печать без переплета в книжной ориентации.

Общий формат страницы показан на рис.
1:

1 — верхнее поле: расстояние между
верхним краем страницы и верхним краем первой
строки на странице;

2 — нижнее поле: расстояние между
нижним краем страницы и нижним краем последней
строки на странице;

3 — левое поле: расстояние между левым
краем страницы и левым краем всех строк, не
имеющих отступа по левому краю;

4 — правое поле: расстояние между
правым краем страницы и правым краем всех строк,
не имеющих отступа по правому краю;

5 — от края до верхнего колонтитула:
расстояние от верхнего края страницы до верхнего
края этого колонтитула;

6 — от края до нижнего колонтитула:
расстояние от нижнего края страницы до нижнего
края этого колонтитула.

Поля страницы (в см) устанавливают
на вкладке Поля команды [Файл-Параметры
страницы…], а нумеруют страницы с помощью
команды [Вставка-Номера страниц…]. Кроме
того, левое и правое поля страницы можно
изменить, передвигая методом “Drag-and-Drop” края
серых областей на горизонтальной линейке.

Рис. 1. Общий формат страницы в
текстовом процессоре

На странице мы различаем следующие
структурные элементы:

· основной текст;

· верхний и нижний колонтитулы;

· сноски.

Основной текст страницы — это строки и
абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев
могут быть заголовками; рисунки и таблицы могут
иметь подписи.

Колонтитул размещается в
верхней или нижней части страницы и содержит
некоторую информацию, которая как-то
идентифицирует данный документ (номер раздела,
название документа или раздела, дату, марку фирмы
и т.п.). В колонтитул входит номер страницы.
Колонтитулы автоматически воспроизводятся на
каждой странице документа.

Чтобы вставить и отредактировать
верхний (Header) или нижний (Footer) колонтитул,
необходимо выбрать команду [Вид-Колонтитулы].
Колонтитул обычно связан с определенным стилем
(см. п. 5).

Сноска — это примечание к
слову или словосочетанию, которое может
находиться или в нижней части страницы, или в
конце документа. Каждая сноска помечается либо
автоматически (порядковым номером со сквозной
нумерацией — 1, 2, …), либо пометкой по вашему
выбору (например, звездочкой или номером). Сноска
обычно связана с определенным стилем (см. п. 5).

Чтобы вставить сноску, необходимо
выбрать команду [Вставка-Сноска…] (или
[Вставка-Ссылка
Сноска…]); чтобы отредактировать сноску,
надо выбрать команду [Вид-Сноски].

Все
сноски данной страницы в отличие от колонтитула
располагаются в пределах места, отведенного
основному тексту страницы. Поэтому, чем больше
сносок вы набрали на данной странице, тем меньше
места останется для основного текста. Правда,
если сносок слишком много, часть их может перейти
на другую страницу.

3.4. Ориентация

Если вас не устраивает книжная
ориентация текста, описанная выше (например, в
документе имеются многоколоночные таблицы), вы
можете на вкладке [Файл-Параметры
страницы…/Размер бумаги] включить радиокнопку
Альбомная (landscape, ориентация). Строки текста
будут располагаться вдоль длинной стороны листа.

3.5. Символы, слова, строки, предложения

В позицию текстового курсора может
быть введен любой символ из любого шрифта,
подключенного к Windows. Символ — минимальная
единица текстовой информации. Если для какого-то
символа текущего шрифта нет клавиши (или вы не
помните ее), — например, “№”, “е”, — введите
символ клавишами { + NNN}, где NNN — десятичный код
символа (при включенном индикаторе NumLock).

Слово — это произвольная
последовательность букв и цифр,
ограниченная с обоих концов служебными
символами. Служебный символ — это пробел, точка,
запятая, дефис и т.п.

Строка — произвольная
последовательность символов между левой и
правой границами абзаца (см. ниже).

Предложение — произвольная
последовательность слов между двумя точками.

3.6. Абзац

Абзац (paragraph) — это структурный
элемент текстового файла или текстового
документа, представляющий собой, по мнению
автора текста, законченный по смыслу фрагмент
изложения.

В большинстве простых текстовых
редакторов абзац — это группа смежных строк
файла, первая из которых начинается с отступом (в
начале строки находится несколько пробелов), а
все последующие начинаются с отличного от
пробела символа. Концом абзаца считается строка,
за которой следует либо конец файла, либо строка
с отступом.

В процессоре Word абзац — это
произвольная последовательность символов,
замкнутая символом “Возврат каретки” (код 13).

Допускаются пустые абзацы (одиночные
символы “Возврат каретки”).

Абзац — простейшее, но
фундаментальное понятие Word.

Абзац всегда начинается с новой
строки, однако в отличие от многих текстовых
редакторов Word не требует обязательного отступа вправо
в первой (красной) строке абзаца. Первая строка
может начинаться с отступом влево по
отношению к остальным строкам абзаца (“висячая
строка”), с нулевым отступом или, как обычно, с
отступом вправо. Word фактически рассматривает
абзац как одну длинную “строку”, размещая
набранные слова в строке страницы (в пределах
границ абзаца) и перенося слово на новую строку,
если оно не уместилось в текущей.

Далее мы рассмотрим принципиально
важные для нас характеристики абзаца.

В нашей книге понятия “параметры”,
“атрибуты”, “свойства”, “характеристики”,
“признаки” часто считаются синонимами.
Применительно к абзацу параметрами мы будем
считать характеристики его формата,
а атрибутами — требования, предъявляемые к
положению абзаца на странице.

Параметры абзаца устанавливают на
вкладке Отступы и интервалы диалогового окна
<Абзац> команды [Формат-Абзац…]
(Format-Paragraph…). Перечислим все параметры абзаца:

— отступ левой границы абзаца от
границы левого поля страницы

(–5 Ј О_л Ј
+5);

— отступ правой границы абзаца от
границы правого поля страницы

(–5 Ј О_п Ј +5);

— отступ или выступ первой (красной)
строки абзаца по отношению к левой границе всех
остальных строк абзаца (О 0; В 0);

— междустрочный интервал;

— дополнительный интервал перед
абзацем (в пунктах) — И_пд 0;

— дополнительный интервал после
абзаца (в пунктах) — И_пс 0;

— способ выравнивания текста
относительно границ абзаца.

Отступы. Все отступы отсчитываются
от границ полей (не страницы!) в сантиметрах.
Значение О_л и О_п может быть
отрицательным. Условно мы отметили этот факт
значениями –5 и +5, хотя в действительности
значения отрицательных отступов зависят от
ширины страницы, — строка абзаца может выходить
за пределы границы поля, но не может оказаться вне
страницы.

Отступ всех строк от правой
границы поля всегда равен О_п (в см),
например, 2,5; –1 и т.д. Если О_п < 0, строка
переходит на правое поле.

Алгоритм установки левого отступа
сложнее.

Если в списке первая строка: окна
<Абзац> выбран элемент Отступ или (нет),
первая строка будет набираться с отступом О_л
+ О (от границы левого поля), а остальные — с
отступом О_л.

Если в указанном списке выбран элемент
Выступ, то первая строка будет набираться с
отступом О_л, а все остальные — с отступом В
+ О_л(от границы левого поля).

Междустрочный интервал можно
выбрать из списка междустрочный: одинарный,
полуторный, двойной, минимум, точно или
множитель. По умолчанию предлагается одинарный
интервал, величина которого равна максимальному
кеглю шрифта в данной строке плюс небольшой
добавок, зависящий от шрифта. Если вы хотите
выбрать интервал минимум, точно или множитель,
то в поле значение: придется указать интервал
в пунктах или множитель (например, 1,2; 3 и т.п.).

Примечание. Если в строке окажутся
слишком крупные символы, рисунки или формулы,
интервал автоматически увеличится.

Отбивка. В книгах и газетах между
смежными абзацами часто вставляют небольшой дополнительный
промежуток (чтобы текст лучше читался). Этот
промежуток в полиграфии называют отбивкой.
Отбивку можно задать (в пунктах) в полях Интервал
перед: (отбивка сверху, И_пд 0) или Интервал после:
(отбивка снизу, И_пс 0).

Помните, что общий промежуток между
абзацами всегда равен сумме Ипс (верхнего
абзаца) и Ипд (нижнего абзаца) плюс междустрочный
интервал.

Рис. 2. Примеры абзацев

На рис. 2 в качестве примера
наглядно показаны четыре абзаца с разными
параметрами. Пунктирной чертой отмечены поля
страницы.

В абзаце 1 задан выступ первой
строки и О_л < 0;
О_п > 0. В абзаце 2 нулевой В (О); О_л = 0, О_п
< 0; междустрочный интервал увеличен, и между
абзацами 1 и 2 установлена небольшая отбивка.

Абзацы 3 и 4 следуют один за другим без
отбивки, причем в абзаце 3 задан отступ первой
строки и О_л =
= О_п = 0 (обычная практика). В абзаце 4 задан отступ
первой строки и О_л < 0; О_п = 0.

Между вторым и третьим абзацами
указана большая отбивка (одним из способов:
большим И_пс второго абзаца, большим И_пд
третьего абзаца или суммой И_пс + И_пд)_.

Выравнивание текста в границах абзаца
(alignment). Это — одна из характеристик абзаца в
текстовом документе. Для каждого абзаца с
помощью радиокнопок панели инструментов или раскрывающегося
списка в диалоговом окне команды [Формат-Абзац…/Отступы
и интервалы] можно указать один из четырех
способов выравнивания: “По левому краю”
(абзаца), “По центру” (в границах абзаца на
странице или в строке ячейки), “По правому краю”
(абзаца) и “По ширине” (текст абзаца
выравнивается по левой и правой границам абзаца
на странице или в ячейке). При выравнивании “По
ширине” промежутки между словами на строке
абзаца могут увеличиться. Для их уменьшения
используют перенос слов (см. часть 2). Ниже
показаны все способы выравнивания.

Атрибуты. На вкладке [Формат-Абзац…/Положение
на странице] можно установить флажки атрибутов
текущего абзаца:

1) запрет висячих строк (о висячих
строках будет подробно рассказано в части 2 этой
статьи);

2) не разрывать абзац;

3) не отрывать от следующего;

4) с новой страницы.

Установка флажка 2) означает, что
текущий абзац целиком окажется на одной
странице.

Активизированный флажок 3) означает,
что если следующий абзац приходится переносить
на другую страницу, за ним последует и текущий
абзац.

Примечание. В частности, этот флажок
устанавливается автоматически, если текущий
абзац форматирован стилем Заголовок 1,
Заголовок 2 и т.д. Иными словами, заголовок любого
уровня не может занимать последнюю строку на
странице.

Установка флажка 4) означает, что
текущий абзац будет начат с новой страницы.

3.7. Таблицы

На страницах документа могут
размещаться специфические объекты MS Word —
таблицы.

Каждая таблица состоит из
некоторого количества строк и столбцов;
на пересечении строки и столбца находится ячейка
таблицы.

Работа с таблицами (меню [Таблица])
подробно описана в части 2 этой статьи.

3.8. Поля

В документах Word предусмотрен особый
структурный элемент — поле (field). Информация,
которая вводится в поля, служит специальным
целям. Например, если вы введете в строку текста
поле “Дата”, на месте этого поля при открытии
документа будет автоматически появляться текущая
дата. Если вы введете в строку поле
“Предметный указатель”, Word автоматически
включит значение этого поля (которое вы наберете
или укажете) в предметный указатель.

Любое поле можно ввести с помощью
универсальной команды [Вставка-Поле…],
однако для наиболее важных типов полей (например,
для предметного указателя) предусмотрены
отдельные команды в пункте меню [Вставка], —
например, [Оглавление и указатели…].

С помощью переключателей на вкладках Вид
и Печать окна команды [Сервис-Параметры…]
вы можете выдать поля на экран и (или) на печать.
Следует различать код поля и значение
поля. Поле выдается на экран и печать в фигурных
скобках, причем сначала указывается код, а
затем значение поля, например: { XE
“Окно:документа” } (в данном случае это
элемент предметного указателя). С помощью
полей ведется, в частности, непосредственный
обмен данными в приложениях Windows.

3.9. Формы

Форма — это структурированный
документ с пустыми именованными полями ввода
(или другими элементами управления),
предназначенный для заполнения физическим или
юридическим лицом и дальнейшей ручной или
автоматизированной обработки.

В роли форм могут выступать: анкеты,
всевозможные бланки, опросные листы, тесты,
избирательные бюллетени, справки, контракты,
договора, расписки; диалоговые окна (реже окна
документов) для ввода просмотра и модификации
данных в ИС и т.д.

Разработчики MS Word различают три типа
форм:

— web-формы;

— печатные формы;

— электронные формы.

Web-форма отображается
обозревателем Интернета на web-странице.
Пользователь (зритель) заполняет такую форму
(например, оформляет заказ на товар или заявку на
участие в конференции, заполняет личную анкету) и
нажимает какую-либо кнопку (например, Отправить).
Форма пересылается в базу данных на сервере HTTP
(протокол Web) и там обрабатывается.

Печатная форма чаще всего
создается как обычный текстовый документ (часто
с применением табличной технологии), а затем
печатается и заполняется вручную или на пишущей
машинке, — как стандартный бланк.

Что касается электронной формы, то
предполагается, что она заполняется
пользователем непосредственно в Word, а затем
передается в базу-адресат по электронной почте
или на один из серверов сети. Специальное
приложение может выполнить необходимые операции
над электронными формами: сортировку, выборку,
суммирование и т.п.

Примечание. В статье об MS Excel показан
пример анкеты, которая, строго говоря, может
одновременно служить и печатной, и электронной
формой. В самом деле, анкету можно просто
распечатать в необходимом количестве
экземпляров, а затем раздать персонам для
заполнения. С другой стороны, пользователь
может заполнить анкету в Excel, сохранить ее в файле
с каким-либо заранее обусловленным именем и
переслать файл как вложение по той же
электронной почте.

В MS Word создается, как правило, шаблон
электронной формы. Для этого фактически
используется технология визуального
программирования, позволяющая с помощью панели
инструментов “Элементы управления”
спроектировать своеобразное диалоговое окно с
текстовыми полями (полями ввода), флажками,
раскрывающимися списками. При этом создатель формы
может воспользоваться разнообразными
декоративными функциями процессора (вставить
картинки, логотипы, “залить” участки формы
цветом, узором и т.п.).

Пользователь формы выбирает
команду [Файл-Создать…], затем задает шаблон
формы, открывает его и заполняет как обычное
диалоговое окно. Затем форму необходимо
сохранить под каким-либо именем ([Файл-Сохранить
как…]) и переслать по назначению.

Рис. 3. Пример электронной формы

На рис. 3 показан пример простой
электронной формы, не требующий пояснений. В
форме использованы основные элементы
управления: текстовые поля, раскрывающийся
список (он показан целиком), флажок, радиокнопки.

3.10. Язык текстового документа

Word фактически является
“интернациональной” программой: он позволяет с
равным успехом набирать и русские, и английские,
и, скажем, немецкие тексты, независимо от
“родного” языка вашей версии продукта.

Тем не менее язык абзаца (абзацев)
может служить одним из его параметров, которым
пользуется система проверки правописания,
рассмотренная в части 2.

Любой фрагмент документа (абзац или
выделенная последовательность абзацев) может
быть явно объявлен принадлежащим тому или иному
языку. Для этого необходимо выбрать команду [Сервис-ЯзыкВыбрать язык…] и
в ее окне диалога выбрать язык из списка Пометить
выделенный текст как…, т.e. выбрать элемент Русский, Английский (США ) и т.д. Такое же окно можно
получить и при модификации или создании стиля
абзаца (см. часть 2).

Если фрагмент документа содержит
текст на разных языках, для автоматического
определения языка при проверке правописания в
этом же окне можно установить флажок Определять
язык автоматически.

3.11. Структура документа

Каждый документ обычно делится на
структурные разделы, которые называются
по-разному: части, главы, параграфы, пункты,
подпункты и т.д. Каждый раздел имеет заголовок,
снабженный каким-либо текстовым обозначением
или номером, например: Глава 5, 3.2, 5.4.1 и т.п.

Word не знает, что такое глава, что такое
параграф или пункт. Для этой программы
существует только понятие “заголовок” (heading),
причем допускаются заголовки девяти уровней
— от первого (наивысшего) до девятого.

Каждый заголовок — это абзац.
Любому абзацу вы можете присвоить статус
заголовка того или иного уровня. Например, абзацу

Глава 2. Персональный компьютер и его
системы

можно присвоить статус “Заголовок 1”.

В нашем учебнике используются
заголовки трех уровней:

· Заголовок 1 — Глава
2. Персональный компьютер…

· Заголовок 2 — 2.2.
Представление и организация данных…

· Заголовок 3 — 2.2.2.
Байт

Обратите внимание, что в нумерации
заголовков мы придерживаемся определенного
порядка: высший уровень мы отмечаем названием
“Глава”, второй и третий уровни —
структурированным номером (2.2, 2.2.2).

Таким образом, при таком подходе
процессору MS Word совершенно безразлично
конкретное содержание (включая номер) того
абзаца, который мы объявили заголовком, скажем,
второго уровня.

Процесс управления заголовками
средствами программы Word будем называть структурированием
документа. Разумеется, выделять, нумеровать,
форматировать заголовки и составлять оглавление
можно и вручную, однако Word позволяет резко
упростить эту работу.

Во-первых, мы можем одним щелчком мыши
присвоить любому абзацу статус заголовка любого
уровня (т.е. форматировать абзац стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.).

Во-вторых, если нас не устраивает
внешний вид заголовка того или иного уровня,
можно изменить его стиль (см. часть 2), и все
заголовки того же уровня автоматически
изменят свой внешний вид в соответствии с новым
стилем.

В-третьих, при желании можно поручить
процессору дополнительную работу —
автоматически пронумеровать все заголовки в
соответствии с их иерархией и выбранным вами
форматом номера.

В-четвертых, с помощью Word можно
составить оглавление документа (Table of Contents),
причем и в этом случае заголовку конкретного
уровня приписывается определенный стиль
оформления: Оглавление 1, Оглавление
2 и т.д. Обычно стиль строки оглавления
отличается от стиля заголовка в тексте. При этом
в оглавление можно включить только заголовки,
уровень которых не ниже заданного (например,
заголовки с первого по третий уровень). Это
позволяет избежать слишком подробных и плохо
читаемых оглавлений.

В целом такой механизм дает
возможность в дальнейшем как угодно
модифицировать документ (вставлять или удалять
разделы, добавлять и удалять текст в разделах), —
при этом оглавление легко заменить или обновить.

Кроме того, MS Word позволяет
сформировать и другие справочные разделы
документа: предметный указатель (терминов),
список иллюстраций, таблицу ссылок.

4. Окно процессора Word

4.1. Общие сведения

Общий вид окна приложения MS Word
(совместно с окном документа) показан на рис.
4. Окно содержит все стандартные элементы,
рассмотренные нами ранее.

На рис. 4 показаны зона заголовков,
горизонтальное меню, три панели инструментов
(две вверху и одна внизу), полосы прокрутки,
линейки и строка состояния.

Рис. 4. Общий вид окна Word

Перечислим элементы окна, специфичные
для процессора Word.

1) На горизонтальной линейке
“укреплены” треугольники. Верхний треугольник
(слева) предназначен для установки отступа в
первой (красной) строке абзаца, а пара нижних
треугольников (слева и справа), как правило,
применяются для установки отступов абзаца от
границ полей страницы (т.е. установки левой и
правой границ абзаца). Эти отступы можно
установить, передвигая треугольники вдоль
линейки методом “Drag-and-Drop”. Кроме того, с помощью
нижних треугольников можно переместить
разделители столбцов таблицы.

На линейках имеются деления, причем
светлые участки линейки — это ширина и высота
области текста на странице, а серые участки
слева, справа, сверху и снизу — это поля
страницы.

2) В левой части горизонтальной полосы
прокрутки находятся четыре кнопки выбора режима
отображения: слева направо — Обычный, Web-документ,
Разметка страницы и Структура.

3) В строке состояния находятся четыре
вспомогательных поля: ЗАП, ИСПР, ВДЛ и ЗАМ.
Для активизации поля необходимо дважды щелкнуть
на нем мышью, — надпись на поле становится
черной.

· ЗАП — на экран выдается окно
<Запись макроса>, и вы можете приступить к
визуальному созданию макроса (см. часть 2).

· ИСПР — процессор
переключается в режим записи и отображения исправлений
(см. часть 2).

· ВДЛ — указатель мыши
переключается в режим выделения.

· ЗАМ — процессор
переключается из режима вставки символов в
режим замещения (замены).

Для восстановления стандартного
состояния переключателя ИСПР, ВДЛ или ЗАМ
дважды щелкните на нем мышью.

Примечание. Для переключения между
режимом вставки и замены символов можно
использовать клавишу . По умолчанию перед началом работы
процессор Word устанавливает режим вставки.

4.2. Отображение документа на экране

Как уже говорилось ранее, текстовый
документ может иметь четыре^* основных
режима отображения на экране:

· режим Обычный;

· режим Web-документа;

· режим Разметка страницы;

· режим Структура документа.

Обычный режим устанавливается по
умолчанию.

Чтобы установить режим отображения,
необходимо воспользоваться любым из двух
способов: 1) выбрать пункт меню [Вид] и
щелкнуть мышью на одной из четырех радиокнопок: [Обычный],
[Web-документ], [Разметка страницы] или [Структура];
2) щелкнуть мышью на любой из четырех кнопок в
группе полей выбора в левой части горизонтальной
полосы прокрутки.

Как использовать режимы отображения?
Наиболее универсальным является режим
разметки страницы. В этом режиме вы видите
документ именно таким, каким он появится на
бумаге после распечатки (точнее, почти таким).
Отделку текста целесообразно вести именно в
режиме разметки страницы; более того, некоторые
элементы документа (например, колонтитулы) можно
вставлять только в этом режиме. Если ваша
работа с Word в основном заключается в отделке
текста, советуем вам “забыть” о режиме Обычный
и пользоваться только режимом Разметка
страницы.

На старых машинах работа в этом режиме
отличалась низкой производительностью, особенно
при прокрутке документа и вводе символов. На
современных ПК разница в производительности
между этими режимами практически незаметна,
однако в обычном режиме вы не видите ни
колонтитулов, ни сносок, ни номеров страниц
(границей раздела между страницами служит
пунктирная черта).

Режим структуры документа (Структура)
следует устанавливать только в одном случае: при
форматировании заголовков документа. Далее мы
покажем, что можно обойтись и без этого режима.

4.3. Основные инструментальные средства

MS Word располагает теми же
инструментальными средствами, что и остальные
приложения Microsoft Office. Главное в этих средствах:
инструментальная триада “горизонтальное меню —
панели инструментов — контекстное меню”, а
также другие элементы интерфейса, тщательно
изученные нами в статье “Графический интерфейс
пользователя”.

4.4. Ввод текста в программе Word

При вводе текста необходимо следовать
основному стандарту редактирования, описанному
нами в статье о текстовых файлах.

Принципиальное упрощение этого
стандарта, предусмотренное в Word, заключается в
том, что для перехода на новую строку вам не
нужно нажимать клавишу . Когда набираемый текст достигает
правого края абзаца, Word автоматически переходит
на новую строку. При этом, если необходимо, на
новую строку будет перенесено либо последнее
слово текущей строки, либо часть слова (если
допускается автоматический перенос — см. часть
2).

Закончив набор абзаца, нажмите
клавишу .
В текстовом процессоре Word символ, посылаемый в
текст при нажатии , служит не концом строки, а концом
абзаца.

Если вы хотите перейти на новую строку в
пределах абзаца, нажмите+.

Для переключения алфавита
(английского на русский и наоборот) можно
использовать два способа: либо нажать левые
клавиши + (или + , — в зависимости от настройки
клавиатуры в Панели управления), либо щелкнуть
левой кнопкой мыши на пометке En (Ru) на
панели задач и выбрать язык в небольшом меню.

Позиция ввода очередного символа
отмечается текстовым курсором — мерцающей
вертикальной чертой. Конец набранного текста
(жирная горизонтальная черта) появляется в обычном
режиме отображения и в режиме структуры
документа.

Позиция текстового курсора называется
также точкой вставки (insertion point). Эта точка
определяет позицию документа, в которой
появляются:

· копируемый (перемещаемый)
фрагмент документа;

· содержимое буфера обмена при
выполнении команды [Правка-Вставить] или один
из фрагментов буфера обмена Office после щелчка на
одном из значков панели “Буфер обмена”;

· таблица, создаваемая в документе
по команде [Таблица-Добавить Таблица];

· вставляемые графические
объекты и объекты OLE.

Структурный элемент документа, в котором
находится текстовый курсор, называется текущим
(current) — текущее слово, текущий абзац, текущая
страница и т.д.

В отличие от многих текстовых
редакторов Word позволяет выдавать на экран
изображения непечатаемых символов (пробела,
маркера конца абзаца, маркера конца ячейки,
символа Tab). Пробел отображается небольшой черной
точкой, маркер конца абзаца — символом ¶, маркер
конца ячейки таблицы — символом ¤, знак
табуляции — символом и.

При отделке текста эти символы
помогают управлять размещением абзацев,
переносами, форматированием ячеек таблиц и т.д. В
панели инструментов “Стандартная” имеется
переключатель ¶, с помощью которого можно
включить или выключить показ на экране всех
непечатаемых символов. Рекомендуется отключать
отображение непечатаемых символов перед печатью
документа, перед составлением оглавления и
указателей (иначе вы можете забыть о
существовании на страницах каких-либо
“паразитных” текстов).

Примечание. Переключатель ¶
соответствует флажку Все на вкладке [Сервис-Параметры…/Вид].
Если вы не видите на экране знака табуляции,
установите флажок Знаки табуляции на вкладке
Вид окна команды [Сервис-Параметры…].

5. Стили оформления

Мы рассматриваем два типа стилей
оформления:

· стиль абзаца, представляющий
собой следующую совокупность параметров
форматирования: все характеристики шрифта, все
характеристики абзаца, табуляцию, границы и
заливку, язык, вид рамки, нумерацию (если данный
абзац станет элементом списка-перечисления (см.
часть 2));

· стиль символов,
представляющий собой следующую совокупность
параметров форматирования: все характеристики
шрифта, границы и заливку, язык.

В процессоре MS Word аппарат стилей
играет очень важную роль:

— во-первых, вы можете создать
необходимые вам стили абзаца и (или) символов и
при необходимости применять их к тексту (т.е.
должным образом форматировать его) одним щелчком
мыши (или нажатием кнопки, или сочетания клавиш).
Например, можно создать стили рисунка, номера
рисунка и т.п. Это значительно упрощает работу;

— во-вторых, встроенные стили Нижний колонтитул, Верхний колонтитул,
Номер страницы, Текст сноски вообще
избавляют вас от необходимости заботиться о
форматировании этих элементов документа;

— в-третьих, встроенные стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.
позволяют вам автоматически составить
оглавление документа (без этих стилей Word не смог
бы отличить обыкновенный абзац от заголовка).

Любой стиль вы можете изменить по
своему усмотрению.

Список имеющихся стилей оформления
можно выдать на экран двумя способами: либо
щелкнув на кнопке раскрывающегося списка в левой
части панели “Форматирование” (рис. 4 на с. 14),
либо выбрав команду [Формат-Стиль…]. В этом
списке названия стилей абзаца помечены символом
“¶”, а названия стилей символов — буквой а.

В новейших версиях Word пометки
отсутствуют, а работа со стилями ведется с
помощью команд [Формат-Стили и
форматирование…] и [Сервис-Шаблоны и
надстройки].

Подробно работа со стилями описана в
части 2.

6. Восстановление текстов

В ряде случаев текстовый документ, на
подготовку которого затрачено много сил,
невозможно открыть ни одним приложением на вашем
ПК. Причин может быть много: физический дефект в
заголовке файла, “работа” вируса,
несовместимость двух приложений (того, в котором
создавался документ, и того, в котором его нужно
открыть) и т.д. В этом случае при открытии файла в
списке Тип файлов: необходимо выбрать
элемент Восстановление текста из
любого файла (*.*), указать имя файла и нажать
кнопку Открыть. Файл будет открыт как двоичный,
т.е. служебная информация будет
проигнорирована, а весь обнаруженный в файле
текст будет форматирован стилем Обычный.
(Таким способом в MS Word можно открыть даже
графический файл, — правда, на экране вы увидите
просто “абракадабру”.)

Обычно в тексте, который появится на
экране, будет много изъянов (например, потеряны
некоторые буквы), однако вы добились главного —
огромные куски текстовой информации можно
привести в “божеский” вид, не набирая их заново.

7. Общие принципы подготовки
текстового документа

Авторы рукописных текстов (статей,
докладов, записок и т.п.) обычно отвергают
претензии к внешнему виду своих произведений,
ссылаясь на плохой почерк, нехватку времени и т.д.
Однако оправдать внешние погрешности
современного документа, изготовленного
инструментальными средствами текстового
процессора и отпечатанного на лазерном принтере,
гораздо труднее, — их можно объяснить либо
малограмотностью автора, либо его неуважением к
читателю. Поэтому мы сочли необходимым
подготовить минимальный комплект
рекомендаций по оформлению текстового
документа, следуя которым вы могли бы без опаски
предъявить свое произведение любому адресату:
собственному другу, издательству или канцелярии
Президента РФ.

Разумеется, этот комплект не
претендует на полноту и строгость: с одной
стороны, это не курс делопроизводства (например,
правильно составить докладную министру — это
целая наука); с другой стороны, это не курс
верстки (верстальщик и технический редактор —
это самостоятельные и уважаемые профессии).

7.1. Как выбирать шрифты документа

Сотни шрифтов “TrueType”, которыми обычно
располагают владельцы компьютера, не должны
вызывать особых эмоций у пользователей.

Дело в том, что при создании более или
менее стандартного текстового документа —
статьи, реферата, книги (особенно гуманитарной) —
достаточно использовать не более двух-трех
шрифтов, иначе текст получится слишком пестрым и
плохо читаемым.

Книжный текст набирают обычно шрифтом
кегля 10–12 (пунктов), в документах меньшего
масштаба и более узкого применения (рефератах,
пояснительных записках, рукописях статей)
уместно использовать более крупный кегль — 11–14.

Примечание. До того как статья
появилась в печати, ее текст принято называть рукописью,
даже если он напечатан на лазерном принтере,
скажем, шрифтом “Times New Roman” (наиболее
распространенный ныне шрифт).

Моноширинные шрифты (типа Courier) используют только для
выделения фрагментов информации специального
характера, — например, исходных текстов
программ, простых формул, каких-то стандартных
фраз (вроде “Курить запрещается”) и т.п. Правда,
некоторые организации в России до сих пор
требуют представления документов в шрифте Courier, имитирующем шрифт пишущей
машинки.

Не следует злоупотреблять выделениями
в текстовых документах — шрифтом или
начертанием. Слишком много выделений придает
документу либо неряшливый, либо слишком
эмоциональный характер. Если вы хотите выделить
слово или словосочетание в книжке
образовательного или научного жанра, лучше всего
использовать курсив (например, алгоритм), а в
художественных произведениях, публицистике и
т.п. более уместны полужирный шрифт или
разрядка. Впрочем, из этих рекомендаций возможны
многочисленные исключения.

Вместе с тем существуют области
профессиональных и любительских занятий, в
которых широко применяются как “экзотические”,
декоративные шрифты (изготовление рекламы,
поздравлений, календарей и т.п.), так и
профессиональные шрифты — для географов,
астрономов, геологов, шахматистов, музыкантов и
т.д.

Примечание. Помните, что каждый
шрифт, как и программа, — промышленный продукт и
защищается законодательством. Изготовление
шрифта — это не забава, а сфера деятельности
некоторых коммерческих фирм, которая служит им
источником существования.

Наконец, следует иметь в виду, что в
документ текстового процессора часто включают
текстовые фрагменты, изготовленные средствами
других приложений (OLE-серверов, графических
редакторов и т.п.). Например, с помощью OLE-серверов
Microsoft WordArt и Microsoft Equation вы можете включать в
документ художественные надписи, выполненные по
своему произволу, сложные математические
уравнения, химические формулы и т.д. Точно так же
средствами современных графических редакторов
вы можете изготовить тексты самой причудливой
формы.

7.2. Прописные и строчные буквы

Как ни странно, даже образованные люди
иногда путают строчные, прописные и “заглавные”
буквы. Напомним, что в слове “Радуга” буква Р — прописная,
а остальные буквы — строчные. Иногда
прописные буквы называют заглавными. Хотя
нормами русского языка не предусмотрено особо
строгих правил употребления строчных и
прописных букв, пользователи часто
перестраховываются, набирая прописные символы
где надо и где не надо. Между тем следует иметь в
виду, что даже такие сочетания, как “президент
РФ” или “московский мэр”, в обычном тексте
пишутся со строчной буквы. Прописные буквы
употребляются в основном:

— в начале предложения и в
аббревиатурах (МВД, ОБСЕ, SQL и т.п.);

— для обозначения имен собственных
— физических лиц, организаций, планет и т.п., —
например, Московский университет, Луна и др.);

— в письмах и обращениях (г-н
Президент);

— в заголовках разделов, крупных глав
и т.д.;

— чтобы подчеркнуть масштаб понятия
(Сеть, Великая Депрессия, Вселенная) или в
качестве стилистического приема, для придания
эмоционального оттенка тексту (пиетет, ирония и
т.п.), например: рука Мастера.

Написание “Вы” не только уместно, но и
обязательно в письмах и обращениях, но в обычном
тексте, обращаясь, скажем, к читателю, следует
писать только “вы” (например, “чтобы
создать выноску, вам необходимо…”).

Такие сочетания, как “Московский
Институт Повышения Квалификации Работников
Образования”, нельзя не признать малограмотными
(интонация неуместного пиетета или, наоборот,
литературной иронии), и уж совсем недопустимо
составлять из прописных букв в обычном тексте
название рядового произведения (“КУРС
КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНОЛОГИИ”, все примеры — из
подлинных текстов).

7.3. Служебные знаки

Под служебными знаками мы понимаем
всевозможные знаки препинания и пунктуации:
кавычки, скобки, точку, запятую, двоеточие, дефис
и т.д.

Если служебный знак (например, кавычки)
является первым в слове или завершает
предложение (например, точка), между этим знаком и
первой буквой слова (последней буквой
предложения) никогда не набирайте пробел.
Запятая или точка, оторвавшиеся от слова
(набранные через пробел), делают текст
неряшливым. Примеры недопустимых текстов: фирма
“ Тюльпан”, Солнце взошло из-за тучи ., Ветер ,
поднявшийся в горах, и т.п.

Не путайте дефис (минус, -) и длинное
и короткое тире (—, –). Дефис чаще всего
применяется в сложных словах (вроде MS-DOS,
контр-адмирал, научно-технический), а тире — это
знак пунктуации. Дефис имеется на клавиатуре, а
тире набирают обычно нажатием клавиш + + “серый минус”. Короткое тире ( + “серый минус”,
“серый минус” означает правую клавиатуру)
применяют и для обозначения знака
арифметической операции “минус”.

Если предложение заканчивается двоеточием,
то следующее предложение должно, как правило,
начинаться со строчной буквы. Прописная
буква после двоеточия производит неприятное
впечатление (за редким исключением, когда это
оправдано специфическим характером текста).

Кавычки. Большинство шрифтов TrueType
содержит пять кодов, пять вариантов кавычек:
прямые кавычки (34,»), открывающие и закрывающие
кавычки (147 и 148, “”), угловые кавычки (171 и 187, «»). В
литературном тексте всегда предпочтительнее
употребление парных (угловых) кавычек
(например, «Тюльпан» или, в крайнем случае,
“Тюльпан”), однако помните, что в формальных
языках, которыми широко пользуются в
компьютерных технологиях (в командах программ,
макросах, при записи формул в Excel, в запросах Access и
Интернет), применяются исключительно прямые
кавычки (иногда апострофы), например: «Наберите
код клиента». Обычно на одной из вкладок окна
команды [Сервис-Параметры…] или в окне
команды [Сервис-Автозамена…] (на вкладке Автоформат)
можно установить автоматическую замену прямых
кавычек на парные, однако при необходимости вы
можете пользоваться известным вам клавиатурным
способом ввода нужных кавычек: + <код>.

Скобки. На клавиатуре имеются
четыре пары скобок: круглые (()), квадратные ([]),
фигурные ({}) и угловые (<>). Пользуйтесь ими по
своему усмотрению.

Особые требования при верстке
документа. Возможности использования
процессора MS Word для верстки оригинал-макета
печатного издания рассмотрены в части 2 статьи.
Например, при верстке часто используется вставка
специальных символов (команда [Вставка-Символ…])
— неразрывного пробела, длинного тире, знаков
©,®,™ и т.д.

Коротко о главном в части 1

1. Текстовый документ может содержать
информацию любой природы: текст, графические
объекты, звук, анимированные изображения,
видеоклипы (фильмы). Текстовые документы
создаются средствами текстовых процессоров типа
MS Word, “Лексикон”, WordPerfect и др.

2. Основные задачи и возможности
текстового процессора: форматирование символов
с применением “типографских” шрифтов TrueType, с
возможностью присваивать выделенной
последовательности символов произвольные начертания
(обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив) и
возможностью подчеркивать символы,
преобразовывать их в ^{верхние} и _нижние
индексы, в капитель; изменять расстояние между
символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать
сжатый текст или текст разрядкой, смещать
символы относительно центра строки;
форматирование абзацев с установкой границ
абзаца на странице (между полями), установкой
отступа или выступа в первой (красной) строке,
установкой междустрочного интервала, c
выравниванием текста в границах абзаца и т.д.;
форматирование страниц с вставкой
колонтитулов и сносок; автоматизированное
составление указателей, — в первую очередь
предметного указателя и оглавления документа;
вставка в документ и обработка графических объектов
(фотографий, рисунков, диаграмм, рисованных
элементов и др.); вставка в документ и обработка таблиц;
создание многоколоночных документов (в том числе
в “газетном стиле”); проверка правописания и
автоматический перенос слов с учетом языка
документа или его фрагментов; декоративные
функции: обрамление объектов документа (абзацев,
страниц, ячеек таблиц, графики) различными типами
рамок и заливка рамок — цветом, оттенком серого,
узором; создание художественных надписей, буквиц
и т.п.; вставка в документы объектов, созданных в
других приложениях; выполнение требований,
предъявляемых к оригинал-макету документа, —
например, устранение “висячих строк”, запрет
отрывать заголовок от следующего абзаца и др.;
создание перекрестных ссылок и гиперссылок;
регистрация исправлений, сравнение версий
документа, рецензирование; механизмы оптимизации
работы над документом (автотекст, автозамена) и
т.д.; печать документов в двух ориентациях
(книжной и альбомной); размещение нескольких
страниц на одном листе; печать конвертов и
почтовых наклеек и др.

3. Основные понятия текстового
процессора: структура страницы; символы, слова,
строки, предложения; абзац; язык текстового
документа; графические объекты; таблицы; поля;
формы; структура документа.

4. Приложение Windows MS Word располагает
стандартным графическим интерфейсом
пользователя: горизонтальное, нисходящее и
контекстное меню, панели инструментов, механизмы
настройки программы и отображения документа на
экране.

5. Основные средства текстового
процессора: способы отображения документа на
экране (как в целом, так и отображение
непечатаемых элементов документа); принципы
ввода текста; выделение фрагментов текста и
графических объектов; работа с буферами обмена;
принципы форматирования; способы создания
колонок в текстовом документе; cортировка данных
в текстовом документе (документ как простая база
данных); шаблоны документов; стили оформления;
отмена команд; печать документов и многое другое.

6. Предполагается, что документ, подготовленный
средствами текстового процесса, может
представлять собой законченное литературное
произведение, которое может выступать в роли
полиграфического продукта. Поэтому в данной
статье рассмотрены основные требования,
предъявляемые к документу нормами русского
языка, и требования к потребительским качествам
документа как полиграфического продукта.

* В новых версиях Word имеется еще Режим чтения.

Источник

Идея полного обзора функциональности MS Word появилась во время разговора с Евгенией Крюковой, в ходе которого обнаружилась странная ситуация. Мы выяснили, что ежедневно работаем с Word’ом, но едва ли используем даже 10 % возможностей этой программы. Вам знакома эта проблема? Тогда гайд исправит ситуацию: поможет эффективнее использовать MS Word, экономить время и усилия с помощью малоизвестных функций и трюков.

Зачем знать все функции MS Word

Все возможности текстового редактора Microsoft знать и использовать необязательно. Вы можете успешно решать рабочие задачи, изредка переключаясь между вкладками «Главная» и «Вставка». Но вы будете работать еще эффективнее, если вооружитесь даже несколькими трюками из этого обзора.

Вот простой пример, знакомый вебмастерам. Некоторые специалисты перед переносом текста из документа Word в редактор CMS копируют контент в «Блокнот». Это очищает текст от форматирования Word, которое может конфликтовать с шаблонными форматами «движка». Так вот, «Блокнот» вам не нужен. Чтобы решить проблему, достаточно выделить текст в Word и нажать кнопку «Удалить все форматирование».

Обратите внимание, обзор написан для версии Word’а 2013 года. Актуальной стабильной версией программы является MS Word 2016, выпущенная в сентябре 2015 года. Однако эта версия программы пока не стала основной. Убедиться в этом можно, ознакомившись с результатами опроса участников группы «Контент-маркетинг».

Как создать и сохранить документ MS Word

Чтобы создать документ, откройте рабочую папку. Нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Создать — Microsoft Word Document».

Чтобы легко находить документ, назовите его.

Также вы можете запустить MS Word через меню «Пуск». Обратите внимание на иллюстрацию.

При запуске через меню пуск вы создали новый документ с названием по умолчанию. Назовите его и сохраните в выбранную папку, чтобы не потерять. Для этого нажмите на значок «Сохранить» или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+F12.

Нажмите кнопку «Компьютер», чтобы сохранить документ на компьютере. Также вы можете поместить его на облачный диск OneDrive.

Назовите документ и сохраните его в выбранную папку.

Вы создали и сохранили документ. Приступайте к работе.

Как использовать возможности вкладки «Главная»

Инструменты на панели управления MS Word объединяются с помощью тематических вкладок. Такой тип интерфейса называется лентой. По умолчанию открывается основной набор инструментов, выделенный на вкладке «Главная».

Ниже описаны задачи, которые можно решать с помощью инструментов вкладки «Главная».

Блок инструментов «Буфер обмена»

Вы можете копировать, вырезать и вставлять контент. Чтобы воспользоваться опциями «Вырезать» и «Копировать», выделите нужный фрагмент текста.

Обратите внимание на варианты вставки. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить форматы или сохранить текст без форматирования. Также вы можете воспользоваться специальными режимами вставки.

Зачем нужна специальная вставка? Например, представьте, что вам необходимо работать с текстом, скопированным из другого документа или с сайта. Исходное форматирование может не совпадать с форматированием вашего документа.

Эта проблема решается с помощью специальной вставки. Воспользуйтесь соответствующим меню. В открывшемся окне выберите вариант «Неформатированный текст».

Теперь вам будет удобнее форматировать скопированный контент.

С помощью меню «Буфер обмена» вы можете выбрать скопированный ранее контент и вставить его в документ. Чтобы открыть буфер обмена, нажмите на отмеченную на иллюстрации стрелку. Выберите нужный элемент. С помощью выпадающего меню выберите опцию «Вставить». Также вы можете удалить скопированный элемент из буфера.

Вы можете настраивать параметры вставки по умолчанию. Для этого воспользуйтесь меню «Вставить – Вставка по умолчанию».

Укажите подходящие настройки и сохраните изменения. Обратите внимание на параметры вставки в другой документ. Большинство пользователей может заменить дефолтное значение «Сохранять исходное форматирование» на «Сохранить только текст».

Блок инструментов «Шрифт»

Чтобы изменить шрифт по умолчанию, воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации выпадающим меню. Обратите внимание, чтобы изменить существующий текст, фрагмент необходимо выделить перед выбором шрифта.

С помощью соответствующего меню вы можете выбрать подходящий размер шрифта. Обратите внимание на возможность увеличить или уменьшить шрифт выделенного фрагмента. Отметьте текст и воспользуйтесь кнопками, отмеченными на иллюстрации.

Выбрать подходящий регистр можно с помощью соответствующего меню. Выделите нужный фрагмент текста, воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой и выберите нужный вариант.

Вы можете выделить фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркиванием. Для этого выделите контент и воспользуйтесь отмеченными кнопками. С помощью выпадающего меню вы можете выбрать способ подчеркивания текста.

Чтобы зачеркнуть фрагмент текста, выделите его и воспользуйтесь соответствующей кнопкой.

С помощью кнопок X₂и X² можно добавить подстрочный и надстрочный текст.

С помощью отмеченных кнопок можно изменить цвет, выделить текст маркером или применить к нему эффекты.

Обратите внимание на возможность настройки расширенных параметров шрифта. Чтобы войти в меню, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

На вкладке «Шрифт» укажите подходящие параметры основного текста и заголовков. С помощью кнопки «По умолчанию» вы можете вернуть дефолтные настройки, а с помощью кнопки «Текстовые эффекты» выбрать дополнительные эффекты.

Блок инструментов «Абзац»

Чтобы создать маркированный, нумерованный или многоуровневый список, воспользуйтесь показанными на иллюстрации выпадающими меню.

Чтобы создать маркированный или нумерованный список, установите курсор на новую строку и нажмите на соответствующую кнопку. С помощью выпадающего меню выберите подходящий знак маркера.

С помощью меню «Определить новый маркер» вы можете использовать дополнительные знаки.

Чтобы создать многоуровневый список, в соответствующем выпадающем меню выберите опцию «Изменить уровень списка».

Выбрать подходящий стиль списка можно в библиотеке. А меню «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка» помогут вам создать собственный шаблон списка.

Вы можете выбрать подходящий способ выравнивания текста с помощью соответствующего меню. Чтобы обеспечить читабельность текста, используйте выравнивание по левому краю.

При необходимости измените междустрочный интервал. В большинстве случаев вам подойдет стандартный интервал 1,15. Если вы готовите документ для детей или пожилых людей, увеличьте интервал до 1,5 или 2,0. Дальнейшее увеличение интервала снизит читабельность текста.

С помощью заливки можно выделить фрагмент текста цветом. Например, вы можете выделить абзац или ячейку таблицы. Чтобы добавить фон, выделите фрагмент текста и выберите с помощью выпадающего меню «Заливка» подходящий цвет.

С помощью меню «Границы» можно управлять границами ячеек в таблицах. Выделите интересующие вас ячейки. С помощью выпадающего меню выберите подходящее действие.

Блок инструментов «Стили»

С помощью меню «Стили» выберите подходящий стиль оформления текста. Если хотите применить его к существующему контенту, выделите соответствующий фрагмент и определите стиль. Чтобы использовать стиль для создаваемого контента, установите курсор на чистую строку и выберите подходящий вариант оформления. Например, вы можете использовать соответствующий стиль для заголовков.

Блок инструментов «Редактирование»

С помощью меню «Найти» вы можете быстро искать интересующий вас контент. Обратите внимание на доступ с помощью выпадающего меню к расширенным настройкам поиска.

Функцию «Заменить» удобно использовать во время редактирования текста. Например, можно автоматически заменить в тексте слово «копирайт» на «копирайтинг». Для этого воспользуйтесь меню «Заменить», укажите нужные слова в полях «Найти» и «Заменить на».

Нажмите кнопку «Заменить все». После обработки запроса программа сообщит число выполненных замен.

Используйте функцию «Выделить» для быстрого выделения контента. Например, вы можете в два клика выделить весь текст, выбрать произвольные объекты или выделить фрагменты с одинаковым форматированием.

С помощью функции «Свернуть ленту» вы можете спрятать инструменты управления программой. На панели останутся только вкладки.

Чтобы вернуть инструменты на панель, раскройте любую вкладку и воспользуйтесь опцией «Закрепить ленту».

Как использовать возможности вкладки «Вставка»

На вкладке «Вставка» находятся инструменты, с помощью которых можно вставлять различные объекты в документ MS Word.

Блок инструментов «Страницы»

В меню «Титульная страница» можно выбрать шаблон титульной страницы для документа.

С помощью функций «Пустая страница» и «Разрыв страницы» можно создать пустую страницу или перейти к новой странице. Например, если вам необходимо вставить пустую страницу между абзацами, установите между ними курсор и воспользуйтесь функцией «Пустая страница».

Блок инструментов «Таблицы»

С помощью выпадающего меню «Таблица» вы можете вставить или нарисовать в документе таблицу. Это можно сделать несколькими способами.

Чтобы быстро добавить таблицу, воспользуйтесь графическим инструментом. Выделите с помощью курсора мыши необходимое количество ячеек в таблице. После этого установите курсор на выделенную область и нажмите левую кнопку мыши.

Функция «Вставить таблицу» позволяет указать вручную число строк и столбцов. Также вы можете выбрать способ определения ширины столбцов.

Функция «Нарисовать таблицу» позволяет выполнить соответствующее действие. Используйте ее для создания нестандартные таблиц. Например, вы можете нарисовать таблицу с разным числом ячеек в строках.

Чтобы определить свойства нарисованной таблицы, воспользуйтесь соответствующим меню.

С помощью меню «Таблицы Excel» можно вставить в документ MS Word таблицы из MS Excel. В меню «Экспресс-таблицы» вы найдете шаблоны таблиц.

Блок инструментов «Иллюстрации»

С помощью функции «Рисунки» вы можете вставить в документ изображение с жесткого диска компьютера. Меню «Изображения из интернета» позволяет найти подходящие фото в Сети.

В результатах поиска приоритет отдается фото, распространяемым по лицензии Creative Commons.

Функция «Фигуры» поможет добавить в документ шаблонную фигуру, например, сердечко, звездочку или стрелку. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню откройте каталог и выберите подходящую фигуру.

С помощью курсора мыши определите размер и расположение фигуры в документе.

Оформите фигуру с помощью функций «Заливка», «Контур», «Эффекты».

Функция SmartArt позволяет вставить в документ графические объекты. С помощью выпадающего меню выберите тип и подходящий рисунок.

Установите курсор на элементы рисунка и добавьте текст.

Обратите внимание на возможность менять цвет объектов SmartArt.

С помощью меню «Диаграмма» в документ можно добавить диаграммы. Обратите внимание на возможность выбора типа графика.

Вставьте необходимые значения в таблицу данных.

С помощью меню «Снимок» вы можете сделать снимок области экрана и вставить его в документ. Для этого с помощью выпадающего меню выберите опцию «Вырезка экрана», а с помощью курсора мыши выберите область, которую хотите снять.

Блок инструментов «Надстройки»

В надстройках вы найдете магазин приложений Office. В нем есть платные и бесплатные инструменты для решения специальных задач. Чтобы выбрать подходящее приложение, нажмите на кнопку «Магазин» и воспользуйтесь поиском. Также вы можете просматривать инструменты по категориям.

Например, с помощью приложения MailChimp for MS Word вы можете создавать Email-кампании прямо в документе. Чтобы воспользоваться приложением, нажмите кнопку «Доверять». Возможности инструмента станут доступными после авторизации.

В меню «Мои приложения» отображается список установленных приложений. Вы можете удалить неиспользуемые и добавить новые инструменты.

Функция «Википедия» позволяет искать информацию на соответствующем ресурсе непосредственно из документа MS Word. Также вы можете быстро вставить изображения из «Википедии» в документ.

Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку и выделите слово или термин, значение которого хотите найти. Для работы инструмента необходим доступ к интернету.

Чтобы вставить изображение, нажмите на знак «плюс», отмеченный на иллюстрации.

Также можно вставить в документ текстовую цитату из «Википедии». Для этого выделите нужный фрагмент и нажмите знак «плюс».

Инструменты мультимедиа

С помощью инструмента «Видео из интернета» вы можете вставить в документ соответствующие объекты. Чтобы воспользоваться функцией, нажмите кнопку «Видео из интернета», найдите видео с помощью поиска на YouTube или в Bing, выделите и вставьте объект.

Теперь видео можно просмотреть в документе MS Word. Для этого понадобится доступ к интернету.

Функция «Ссылки»

С помощью выпадающего меню «Ссылки» можно вставлять в документ гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки. Чтобы вставить гиперссылку, скопируйте URL веб-страницы в буфер обмена. Затем выделите фрагмент текста, который станет анкором ссылки.

В выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Гиперссылка». Вставьте скопированный URL и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Закладка» позволяет быстро переходить к отмеченным разделам текста. Чтобы добавить закладку, выделите нужный фрагмент текста, а в выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Закладки». Назовите закладку и нажмите «Добавить».

Чтобы быстро перейти к заложенному контенту, выберите меню «Закладка», выберите нужную закладку и нажмите «Перейти».

Функция «Примечание»

Функцию «Примечания» удобно использовать при групповой работе с документом. Чтобы добавить к тексту примечание, выделите фрагмент текста и нажмите отмеченную кнопку.

Чтобы изменить, удалить или пометить примечание готовым, установите на него курсор и откройте контекстное меню с помощью правой кнопки мыши. Выберите необходимую опцию.

Блок инструментов «Колонтитулы»

С помощью инструментов группы «Колонтитулы» можно добавить на страницы верхние и нижние колонтитулы, а также пронумеровать страницы документа.

Чтобы добавить верхний колонтитул, воспользуйтесь соответствующим меню. Выберите шаблон колонтитула.

Введите текст. Для сохранения изменений закройте окно колонтитулов.

Чтобы удалить или изменить колонтитул, воспользуйтесь соответствующими опциями в меню «Верхний колонтитул».

Аналогичным способом можно работать с нижним колонтитулом.

С помощью функции «Номер страницы» можно пронумеровать страницы документа. Для этого с помощью выпадающего меню выберите расположение и шаблон нумерации.

Блок инструментов «Текст»

С помощью функции «Текстовое поле» можно выделить фрагмент текста в документе. Используйте его, если нужно оформить врезку, цитату, определение. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите шаблон текстового поля.

Добавьте текст и сохраните изменения.

Функция «Просмотреть экспресс-блоки» позволяет вставить автотекст, свойства документа или поле. Например, вы можете вставить дату публикации, название, адрес и телефон организации и другие данные.

С помощью меню «Добавить объект WordArt» можно добавить в документ визуально привлекательную надпись. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. Выберите подходящий объект и добавьте текст.

Функция «Добавить буквицу» позволяет оформить абзацы с помощью выделяющейся заглавной буквы. Установите курсор в начале абзаца. С помощью соответствующего меню выберите расположение заглавной буквы. Обратите внимание на возможность изменять параметры буквицы. Вы можете выбрать шрифт, высоту и расстояние от текста.

Добавьте в документ строку для цифровой подписи. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. В открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

Функция «Дата и время» поможет добавить в документ актуальную дату и время. Нажмите на соответствующую кнопку, выберите формат отображения даты и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Объект» позволяет вставить в документ объекты или текст из файла. Чтобы вставить текст из файла, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню. Найдите на жестком диске файл, текст которого хотите вставить в документ, и нажмите «Вставить».

Блок инструментов «Символы»

Функция «Уравнение» поможет вставить в документ математическую формулу. С помощью выпадающего меню выберите стандартную формулу или перейдите к конструктору. Добавьте необходимые значения и сохраните изменения.

С помощью меню «Символ» в документ можно вставить отсутствующие на клавиатуре символы. Обратите внимание на возможность вставить дополнительные символы из диалогового окна.

Как использовать возможности вкладки «Дизайн»

С помощью инструментов вкладки «Дизайн» вы можете изменить оформление документа. Если хотите изменить стандартные настройки, начните с выбора темы.

Чтобы отменить изменения, воспользуйтесь опцией «Восстановить тему шаблона» или выберите тему «Стандартная».

В меню стили выберите подходящий по вашему мнению стиль.

Функция «Цвета» позволяет вручную настроить цвет шрифта основного текста, заголовков и гиперссылок. Вы можете выбрать стандартный набор цветов или указать цвета для разных элементов стиля самостоятельно.

С помощью меню шрифты можно быстро настроить шрифт для заголовков и основного текста. Вы можете выбрать стандартные пары или указать шрифт вручную.

Меню «Интервал между абзацами» можно использовать для изменения соответствующих настроек. Есть возможность удалить интервал, выбрать стандартные или задать собственные значения.

С помощью меню «Эффекты» можно выбрать дополнительные эффекты оформления. Функция «По умолчанию» будет полезна, если вы хотите применять настройки дизайна к новым документам.

Блок инструментов «Фон страницы»

Функция «Подложка» позволяет выбрать стандартную или настроить пользовательскую подложку. Чтобы задать параметры вручную, воспользуйтесь опцией «Настраиваемая подложка».

С помощью функции «Цвет страницы» можно изменить соответствующую настройку. Обратите внимание на опцию «Способы заливки». С ее помощью вы можете добавить на страницы текстуру, узор и рисунок.

Функция «Границы страницы» позволяет добавлять на страницы границы. Используйте шаблонные или собственные настройки.

Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»

Инструменты вкладки позволяют менять разметку страниц документа.

Блок инструментов «Параметры страницы»

Функция «Поля» позволяет выбрать стандартные или указать собственные параметры полей. Чтобы задать пользовательские значения, воспользуйтесь опцией «Настраиваемые поля».

Функция «Ориентация» дает возможность выбрать книжную или альбомную ориентацию листов документа. С помощью меню «Размер» можно менять размеры листов. По умолчанию используется размер A4.

В меню «Колонки» вы можете указать число колонок на листе. Функции «Разрывы» и «Номера строк» позволяют настроить разрывы страниц и добавить нумерацию строк соответственно. Меню «Расстановка переносов» дает возможность включить перенос слов со строки на строку по слогам. По умолчанию эта функция выключена. Не меняйте эту настройку без необходимости.

Блок инструментов «Абзац»

С помощью функции «Отступ» вы можете регулировать отступ от левого или правого края до абзаца. Чтобы воспользоваться функцией, установите курсор в начале выбранного абзаца и задайте значение отступа.

С помощью функции «Интервал» можно изменить интервал между выбранными абзацами. Для этого установите курсор перед выбранным абзацем и установите значения.

Блок инструментов «Упорядочение»

Функция «Положение» позволяет задать расположение объекта в тексте. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите выбранный рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

Функция «Обтекание текстом» дает возможность выбрать способ обтекания объекта текстом. Чтобы протестировать инструмент, выделите рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

С помощью кнопки «Область выделения» вы можете вывести в область задач список объектов. С помощью функций «Выровнять», «Группировать» и «Повернуть» можно выполнить соответствующие действия с выделенными объектами.

Как использовать возможности вкладки «Ссылки»

С помощью инструментов на вкладке «Ссылки» вы можете управлять сносками, ссылками, добавлять оглавление, предметный указатель и таблицу ссылок.

Блок инструментов «Оглавление»

Функция «Оглавление» позволяет создать в документе оглавление. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите опцию «Автособираемое оглавление». Программа включит в оглавление заголовки всех уровней. Если выбрать опцию «Ручное оглавление», придется указывать названия разделов самостоятельно.

Функция «Добавить текст» позволяет добавить или удалить из таблицы текущий заголовок. Функция «Обновить таблицу» дает возможность включить в оглавление новые разделы.

Блок инструментов «Сноски»

С помощью меню «Вставить сноску» вы можете добавить соответствующий элемент. Выделите фрагмент текста, к которому относится сноска, и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

С помощью функции «Вставить концевую сноску» можно добавить сноску в конец документа. Используйте выпадающее меню «Следующая сноска» и функция «Показать сноски» для быстрого перехода между сносками.

Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»

С помощью меню «Вставить ссылку» вы можете сослаться на источник информации, например, на книгу. Установите курсор рядом с фрагментов текста, к которому относится ссылка. Нажмите соответствующую кнопку, в открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

С помощью функции «Управление источниками» можно редактировать список, сортировать и удалять источники.

Выпадающее меню «Стиль» позволяет выбрать стиль ссылок. С помощью функции «Список литературы» в документ можно вставить соответствующую информацию.

Блок инструментов «Названия»

Функция «Вставить название» позволяет добавить название или подпись к изображениям, таблицам и формулам в документе. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите нужный объект и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку. Добавьте информацию и сохраните изменения.

С помощью функции «Список иллюстраций» вы можете добавить в документ соответствующую информацию.

С помощью меню «Перекрестная ссылка» добавьте в текст перекрестные ссылки на абзацы, рисунки и другие объекты.

Блок инструментов «Предметный указатель»

Функция «Пометить элемент» позволяет добавлять объекты в предметный указатель. Чтобы использовать инструмент, выделите объект, например, фрагмент текста или рисунок, воспользуйтесь соответствующим меню и заполните информацию.

С помощью меню «Предметный указатель» настройте отображение предметного указателя в документе.

Блок инструментов «Таблица ссылок»

С помощью функции «Пометить ссылку» можно включить соответствующий элемент в таблицу. А функция «Таблица ссылок» позволяет вставить в документ список ссылок.

Как использовать возможности вкладки «Рассылки»

Инструменты вкладки помогут организовать физическую и электронную рассылки.

Блок инструментов «Создать»

Функция «Конверты» позволяет корректно добавить информацию на бумажные конверты. Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную кнопку и добавьте необходимую информацию. Теперь можете напечатать данные на конверте. Обратите внимание на поле «Подача». Здесь указан способ подачи конверта в принтер.

Функция «Наклейки» поможет корректно напечатать информацию на наклейках для посылок, конвертов, CD.

Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»

Функция «Начать слияние» позволяет отправить сообщение нескольким получателям. Например, можете отправить письмо или электронное сообщение. Для этого нажмите кнопку «Начать слияние» и выберите опцию «Пошаговый мастер слияния». Следуйте подсказкам в области задач.

«Пошаговый мастер слияния» объединяет инструменты групп «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение».

Выберите тип документа и нажмите «Далее».

Выберите основу для создания письма: текущий документ, шаблон или существующий документ. Создайте список получателей. Для этого выберите опции «Создание списка – создать» и введите данные.

Напишите сообщение, просмотрите его и завершите работу с мастером. Теперь можете напечатать объединенный документ или отправить его в виде электронного сообщения.

Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»

Используйте вкладку «Рецензирование» для правок и оценки документа.

Блок инструментов «Правописание»

С помощью отмеченной на иллюстрации кнопки можете запустить штатное средство MS Word для поиска ошибок и опечаток. Обратите внимание, программа «видит» не все ошибки, а также иногда предлагает исправления там, где ошибок нет.

Функция «Определить» поможет определять значение неизвестных слов. Обратите внимание, для использования инструмента необходимо выбрать в магазине приложений словарь и установить его. Меню «Тезаурус» позволяет подобрать синонимы к выделенным словам. Функция «Статистика» показывает число слов, знаков, абзацев и строк в документе или его фрагменте.

Блок инструментов «Язык»

Меню «Перевод» позволяет автоматически перевести выделенное слово или фразу. Выделите интересующий вас контент и воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой.

Функция «Язык» позволяет выбрать язык проверки правописания, а также настроить языковые параметры.

Блок инструментов «Примечание»

С помощью инструментов блока можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять примечания. Обратите внимание, примечания можно создавать также с вкладки «Вставка».

Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»

С помощью функции «Исправления» можно отслеживать внесенные в документ изменения. Обратите внимание на меню «Область проверки». Оно позволяет выбрать способ отображения списка изменений: внизу или сбоку от документа.

Инструменты блока «Изменения» позволяют принимать или отклонять изменения, а также переходить к предыдущему или следующему исправлению.

Функция «Сравнить» дает возможность сравнивать версии документов и объединять исправления нескольких пользователей. Функции «Блокировать авторов» и «Ограничить редактирование» защищают документ от нежелательных для вас действий других пользователей.

Как использовать возможности вкладки «Вид»

Инструменты вкладки «Вид» позволяют настроить отображение документа.

Блок инструментов «Режимы просмотра»

С помощью инструментов блока можно выбрать режим просмотра страницы. Например, вы можете просмотреть структуру документа.

Блок инструментов «Показ»

С помощью инструментов группы можно включить отображение линейки, сетки и области навигации. Последняя функция позволяет быстро переходить к нужному разделу документа.

Блок инструментов «Масштаб»

Функция «Масштаб» помогает выбрать произвольный масштаб отображения документа. Функция «100 %» позволяет вернуться к стандартному масштабу в один клик.

Функции «Одна страница» и «Несколько страниц» настраивают отображение на экране одной или нескольких страниц соответственно. Меню «По ширине странице» увеличивает ширину страницы до ширины окна.

Функция «Новое окно» открывает текущий документ в новом окне. Это удобно, если вы редактируете контент и хотите сверяться с оригиналом. Функция «Упорядочить все» объединяет несколько документов в одном окне. Функция «Разделить» необходима, чтобы в одном окне работать с разными частями документа.

С помощью функции «Рядом» вы можете расположить два документа в одном окне рядом друг с другом. Это удобно при необходимости сравнить содержание.

С помощью функции «Перейти в другое окно» можно быстро переходить в другие открытые документы.

Функция «Макросы» автоматизирует часто выполняемые задачи. Чтобы воспользоваться инструментом, необходимо создать макрос. Например, представьте, что вам часто приходится выделять фрагменты текста полужирным курсивом. Чтобы выполнять это действие автоматически, создайте макрос. Действуйте так:

Выделите произвольный фрагмент текста. В выпадающем меню «Макросы» выберите опцию «Запись макроса».

Выберите способ запуска макроса: с помощью кнопки на панели инструментов или сочетания клавиш на клавиатуре.
Задайте сочетание клавиш для активации макроса.

Нажмите кнопку «Назначить» и выполните команды, которые необходимо включить в макрос. Для этого перейдите на вкладку «Главная», выберите выделение полужирным и курсивом.
Вернитесь в меню «Макросы» и остановите запись.
Проверьте работу макроса. Для этого выделите фрагмент текста и нажмите заданное сочетание клавиш.

Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word

Ниже вы найдете список лайфхаков, с помощью которых можно быстро решать стандартные задачи при работе с MS Word:

Используйте контекстное меню. Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Чтобы выделить абзац, трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову.

Чтобы вставить на страницу текст-заполнитель, напишите следующие символы: =lorem(2,2). С помощью цифр в скобках определите количество абзацев и строк заполнителя. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.

Чтобы быстро создать надстрочную или подстрочную надпись, выделите нужное слово и нажмите сочетание клавиш «Ctrl +» или «Ctrl Shift +» соответственно.
Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl и установите курсор на любом слове.
Выбирайте тип сохраняемого файла. Например, вы можете сохранить данные в формате PDF. Для этого выберите опцию «Сохранить как» и выберите нужный тип файла.

Чтобы создать горизонтальную линию, введите три дефиса подряд и нажмите клавишу Enter.
Чтобы напечатать тире, воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt + 0151.
Чтобы быстро переместить фрагмент текста, выделите его, нажмите F2, установите курсор на место вставки и нажмите Enter.

Нужны ли все функции Word рядовому пользователю

Наверняка нет. Для повседневной работы вы можете использовать несколько инструментов MS Word, которые знаете и к которым привыкли. А с помощью этого обзора можно расширить собственный арсенал, найти быстрый способ решения тех или иных задач. Помните, что инструменты Word организованы с помощью вкладок. В свою очередь, на вкладках инструменты группируются в блоки, позволяющие решать близкие задачи.

В комментариях поделитесь предложениями и замечаниями к обзору. Также расскажите о трюках, которые вы используете при работе с MS Word.

Источник

Лекция
№4.

Тема: текстовые
процессоры.

Цели
занятия:
познакомить студентов с основными элементами текстового редактора, возможностями
программы Word, элементами окна Word, форматированию и использованию
графических изображений в документах Microsoft Word.

MICROSOFT
WORD
представляет собой приложение для обработки текстов. Его можно использовать для
создания писем, отчетов, накладных, брошюр, романов и других текстовых
документов.

Текстовый
документ
– это любая информация, изображенная символами клавиатуры компьютера.

Документы,
созданные в WORD , могут содержать как текст, так и графику, и другие объекты,
например, звук и видео клипы.

Загрузка
WOPD
.

Стандартная: Пуск
Программы Microsoft WORD

Через панель
Microsoft OFFICE

Через ярлык
программы.

Через открытие
документа WORD .

После входа в
программу открывается окно редактора.

Окно
программы WORD содержит стандартные элементы управления окном:

Заголовок;

Строка меню;

Панели
инструментов – Стандартная и Форматирование;

Линейки прокрутки;

Строка состояния.

Строка
меню
программы WORD состоит из следующих разделов:

Файл –
работа с файлами документов.

Правка –
редактирование документа.

Вид –
настройка окна программы и вида документа.

Вставка –
вставка в документ рисунков, диаграмм, математических формул, нестандартных
символов и других объектов.

Формат –
форматирование документа (установка параметров шрифта, абзаца, стиля и пр.).

Сервис –
сервисные функции (проверка орфографии, параметры настройки WORD ).

Таблица –
работа с таблицами.

Окно –
работа с окнами документов.

? –
справочная информация про WORD .

Обычно на экране
мы видим две панели инструментов Стандартная и Форматирование. Они содержат
кнопки для быстрого доступа к командам меню. Если навести указатель мыши на
любую кнопку, то появляется всплывающая подсказка, а в строке состояния
появляется краткое описание этой команды.

Рассмотрим некоторые
команды первых трех пунктов меню, параллельно изучая соответствующие кнопки.

Меню Файл.

Создать. При
выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем
выбрать шаблон для создаваемого документа: Общие, Письма и факсы, Записки,
Другие документы, WEB-страницы. Кнопка Создать на панели инструментов быстро
создает обычный документ.

Открыть. При
выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем найти
нужный документ, чтобы его прочесть, исправить или распечатать. Этому пункту
меню соответствует кнопка Открыть на панели инструментов.

Закрыть. Эта
команда закрывает открытый документ. Ей соответствует кнопка y в правом верхнем
углу окна документа.

Сохранить. Эта
команда предназначена для сохранения открытого в данный момент документа. При
первом выборе этой команды или при нажатии кнопки сохранить появляется
диалоговое окно, в котором мы можем указать имя файла, в котором будет сохранен
документ и, если необходимо, папку. При повторном выборе этой команды документ
будет сохраняться в этом же файле.

Сохранить
как…
Если необходимо сделать копию документа или сохранить его в другом месте
(например, на дискете), то используется эта команда. В диалоговом окне нужно
указать другое имя ил путь.

Параметры
страницы.
Эта команда устанавливает параметры страницы для размещения на ней документа.
Диалоговое окно состоит из 4 вкладок: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги и
Макет. Рассмотрим первые две. На вкладке Поля устанавливаются отступы от краев
бумаги до начала текста. Расстояние указывается в см. На вкладке Размер бумаги
мы можем выбрать стандартный размер или указать его в см. (если это позволяет
принтер) и ориентацию текста на листе – Книжная или Альбомная.

Предварительный
просмотр.
Эта команда показывает как будет выглядеть документ при печати. Ей
соответствует кнопка на панели инструментов.

Печать. Эта
команда устанавливает параметры печати, например можно указать номера страниц,
которые нужно печатать, число копий и т.д. Кнопка Печать на панели документов
печатает весь документ только одну копию.

Меню Правка.

Отменить.
Последовательно отменяет выполненные действия и введенный текст.

Повторить
или вернуть.
Повторяет последнее действие или возвращает, то что мы отменили командой
отменить. Эти команды имеют соответствующие им кнопки на ПИ.

Вырезать,
Копировать, Вставить – работа с буфером обмена.

Выделить
все –
выделяет весь документ.

Меню Вид.

Первые пять команд
определяют вид документа на экране компьютера:

Обычный. В этом
случае мы видим большой бесконечный белый лист с текстом на нем. В этом режиме
WORD работает быстрее, но он не очень удобный.

Электронный
документ.
Экран делится на две части, в правой части размещается документ, а в левой –
комментарии к нему.

Разметка
страницы.
Самый удобный режим. В нем документ выглядит так, как он будет выглядеть при
печати, причем, сверху и слева располагаются линейки, в которых можно
устанавливать абзацные отступы.

Структура. Этот
режим удобно использовать, если документ содержит всевозможные разделы, главы и
пр.

Главный
документ.
Этот режим используется тогда, когда приходится работать с большим, текстом,
состоящим из нескольких файлов, например с книгой. Он позволяет объединить
насколько файлов в одно целое.

Панели
инструментов.
При обращении к этому пункту меню появляется еще одно подменю, в котором
находиться список всех возможных панелей инструментов. Если установить галочку
слева от соответствующей панели, то она выведется на экран.

Линейка.
Установив или убрав галочку возле этой команды, мы можем вывести или убрать с
экрана линейки.

Ввод и
редактирование текста.

Текст
вводится
с клавиатуры в месте расположения мигающего курсора. Указатель мыши в виде
латинской буквы I не является местом ввода текста. С его помощью можно
перемещать курсор, щелкнув кнопкой мыши в нужном месте текста.

Для
вставки
символов или слов нужно переместить курсор в нужное место и просто набирать
текст или символы. Остальной текст будет сдвигаться вправо.

Для
удаления
символа слева от курсора нужно нажать BACKSPACE, а справа – DEL.

Основные
элементы текстового документа.

Работая с
редактором Word, вы имеете дело с символами, словами, строками и предложениями
текста.

Символы, слова,
строки, предложения. В позицию текстового курсора может быть введен любой
символ (с кодом 32-255) из любого шрифта, подключенного к Windows.

Символ —
минимальная единица текстовой информации. Если для какого-то символа текущего
шрифта нет клавиши или вы не помните ее (например, «№», «е»), введите символ
клавиши Alt+ONNN, где NNN — десятичный код символа. Для вставки символа можно
выбрать в меню Вставка команду Символ, затем выбрать вкладку Символы или
Специальные символы, указать нужный символ и щелкнуть кнопку «Вставить».

Слово — это
произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов
служебными символами.

Служебный
символ
— это пробел, точка, запятая, дефис и т. п.

Строка —
произвольная последовательность символов между левой и правой границей абзаца.

Предложение
— произвольная последовательность слов между двумя точками.

Абзац —
это произвольная последовательность символов, замкнутая символом «Возврат
каретки» (код 13), который вводится нажатием клавиши Enter.

Допускаются и
пустые абзацы (одиночные символы «Возврат каретки»).

Абзац —
простейшее, но фундаментальное понятие Word. Абзац всегда начинается с новой
строки, однако, в отличие от многих текстовых редакторов, Word не требует
обязательного отступа вправо в первой (красной) строке абзаца. Первая строка
может начинаться с отступом влево по отношению к остальным строкам абзаца
(«висячая строка»), с нулевым отступом или, как обычно, с отступом вправо.

Word фактически
рассматривает абзац как поток текста в одну длинную строку, размещая набранные
слова в строке страницы и перенося слово на новую строку, если оно не
уместилось в текущей.

WORD позволяет
легко форматировать символы и абзацы. Встроенные программы проверки орфографии
и грамматики проверяют документ не только после его завершения, но и в процессе
создания. Существующие средства работы с объектами позволяют создавать
привлекательные документы для печати, отображения на экране и размещения в
INTERNET . И, наконец, поддержка формата HTML обеспечивает хороший инструмент
для начинающих дизайнеров WEB -страниц.

Форматирование
символов.

С целью повышения
информативности текста применяется форматирование символов. Различают следующие
основные атрибуты символов текста: гарнитура (рисунок символов), размер,
начертание, цвет. Для задания параметров форматирования предназначены команды
меню Формат. Для этих же целей используется и панель инструментов
форматирования, основные инструменты которой представлены на рис. 3.

Рис. 3.

Для применения
форматирования к ранее введенному тексту необходимо его выделить, затем на
панели инструментов Форматирование выбрать название шрифта в поле Шрифт, как
показано на рис. 3, в поле Размер шрифта задать необходимый размер шрифта. Если
нужно изменить начертание, то нажмите кнопку «Ж» (полужирный), «К» (курсив) или
«Ч» (подчеркивание). Для задания цвета символов щелкните стрелку на ярлыке Цвет
текста и в предложенной палитре выберите нужный цвет.

Если символам
текста требуется придать особую выразительность, то применяются эффекты
«Утопленный», «Приподнятый», «Контур» и «С тенью». Для их применения выделите
текст, который необходимо отформатировать, затем в меню Формат выберите команду
Шрифт. Выбрав в окне Шрифт вкладку Шрифт, включите необходимые параметры в
группе Эффекты.

Щелкая по
вкладкам Интервал, Анимация, вы можете определить интервал между символами, а
также выбрать вид эффекта анимации.

Форматирование
абзацев.

При форматировании
используются следующие атрибуты абзаца:

Отступ —
изменение положения текста относительно левого и правого полей.

Отступ
первой строки
— положение текста в первой строке относительно левой границы абзаца.

Междустрочный
интервал
— величина расстояния между строками текста. По умолчанию используется
одинарный междустрочный интервал. Выбранный междустрочный интервал появится
между всеми строками текста в выделенном абзаце или в абзаце, содержащем место
вставки.

Выравнивание —
выравнивание выделенных абзацев относительно отступов.

Интервал (перед и
после абзаца).

Положение на
странице.

Колонки.

При большой длине
строки для лучшего восприятия текста читателем его разбивают на колонки. Для
создания колонок следует переключиться в режим разметки страницы, выбрав в меню
Вид команду Разметка страницы.

Для создания
колонок из части текста документа выделите требуемую часть текста и выберите в
меню Формат команду Колонки.

В диалоговом окне
Колонки укажите тип колонок и их число, задайте ширину колонок и
промежутков между ними, включите, если требуется, разделитель между колонками.
В поле Применить выберите область применения разбиения текста на колонки. По
изображению текста в поле Образец оцените получающееся разбиение, внесите
коррективы в параметры разбиения и завершите настройку параметров колонок,
щелкнув кнопку «ОК».

Примечание. Текст
в колонтитулах, примечаниях и рамках не может быть оформлен в виде газетных
колонок. Для оформления текста в этих областях следует использовать таблицы.

Границы и
заливка.

Для выделения
текста или абзаца текста используются границы, для повышения выразительности текста
задний план заполняется каким-либо узором выбранного вами цвета.

Чтобы выделить
абзац границей, сделайте щелчок в любом месте абзаца. Чтобы установить границу
только для определенного текста, такого, как слово, выделите текст. Выберите
команду Границы и заливка в меню Формат. Для получения подсказки
о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком «?», а затем щелкните
интересующий вас параметр диалогового окна.

На вкладке Граница
выберите нужные параметры: вариант рамки, тип, цвет и толщину линии.
Просмотрите в поле Образец выбранную схему оформления абзаца или текста. При
этом вы можете щелчком кнопки включить или выключить границы. Убедитесь, что в
списке Применить к выбран верный параметр (абзацу или тексту). Щелкнув кнопку
«Параметры», вы можете определить отступ границ от текста. Выбрав вкладку
Заливка, установите цвет заливки, тип узора и цвет фона. Убедитесь, что в
списке Применить к выбран верный параметр (абзацу или тексту).

Выбрав вкладку Страница,
вы можете определить границы на странице. В поле Применить к определите
диапазон применения границ на странице: ко всему документу, этому разделу и
т.п. Для вступления в силу заданных вами параметров оформления абзаца (текста)
с границей и заливкой щелкните кнопку «ОК». Для отмены нажмите клавишу Esc.

Таблицы в
Microsoft Word.

Microsoft Word
предоставляет пользователю возможность разместить информацию на листе в сложном
формате, включив ее в ячейки таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк.
Основной структурный элемент таблицы — ячейка, т. е. фрагмент документа на
пересечении столбца и строки. Ячейку таблицы можно считать «микродокументом» —
это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам
«нормального» текста. Ячейка может состоять из нескольких строк (абзацев),
содержать рисунки и рисованные объекты; текст ячейки можно форматировать по
обычным правилам (включая выравнивание).

Можно создать
новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки либо преобразовать существующие
абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно
также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого, как
база данных или электронная таблица.

Наиболее быстрый
путь создания простой таблицы — щелкнуть кнопку «Добавить таблицу» в панели
инструментов Стандартная, а затем, перетащив курсор мыши по сетке, указать
нужное число строк и столбцов. Можно преобразовать существующий текст в
таблицу, для чего сначала нужно выделить его, а затем выбрать в меню Таблица
команду Преобразовать в таблицу.

С помощью новой
команды Нарисовать таблицу в панели инструментов Стандартная можно легко
создать более сложную таблицу, например такую, которая содержит ячейки разной
высоты или различное количество столбцов на строку, — метод, сходный с
рисованием таблицы от руки.

Для выделения
таблицы, строк или столбцов выберите в меню Таблица команду Выделить,
затем выберите вариант (Таблица, Строка, Столбец, Ячейка).

Использование
графических изображений в документах Microsoft Word.

В документах
Microsoft Word используются два основных типа изображений: графические объекты
и рисунки. Графические объекты включают автофигуры, схемы, кривые, линии и
объекты WordArt. Эти объекты являются частью документа Microsoft Word. Для
изменения этих объектов, а также цветов, заливок, границ и других параметров
служит панель инструментов Рисование.

Инструменты
панели Рисование в Microsoft Word. Для отображения в окне Word
панели инструментов Рисование щелкните кнопку «Рисование» в панели инструментов
Стандартная или выберите в меню Вид команду Панели инструментов — Рисование. На
панели инструментов Рисование расположены инструменты для рисования,
управления и форматирования всех видов графических объектов. Назначение
большинства инструментов этой панели интуитивно понятно, их названия и
назначения можно просмотреть с помощью всплывающей подсказки

Рис. 15.

Назначение
инструментов панели Рисование: выполнить действия с выделенным объектом;
выбрать объект; вставить автофигуру; нарисовать линию; стрелку; прямоугольник;
овал; надпись; объект WordArt; вставить диаграмму; добавить картинку; добавить
рисунок; задать цвета заливки, линий и шрифта; определить тип линии; тип
штриха, вид стрелки; определить стиль тени, объем

При выделении
рисунка на экране появляется панель инструментов Настройка изображения (рис. 16),
которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ,
регулировки яркости и контрастности, а также для использования рисунка в
качестве подложки.

Рис. 16.

Для создания
рисунка Microsoft Word выберите в меню Вставка команду Объект, а затем —
вкладку Создание. Из списка Тип объекта выберите тип Рисунок Microsoft Word. С
помощью панели инструментов Рисование вставьте и отредактируйте нужные
графические объекты. По окончании работы выберите в меню Файл команду Закрыть
рисунок для возврата в Word.

Контрольные
вопросы.

1. Каково
назначение текстовых процессоров? Опишите функциональные возможности
современных текстовых процессоров.

2. Охарактеризуйте
возможности текстового процессора Microsoft Word.

3. Опишите
все известные вам способы запуска Microsoft Word. В чем преимущества и
недостатки каждого?

4. Опишите
элементы окна Microsoft Word и их назначение. Чем отличается панель
инструментов Стандартная от панели Форматирования?

5. Назовите
пиктограммы панели инструментов Стандартная, которые полностью дублируют
команды горизонтального меню.

6. Опишите
способы выделения элементов в окне документа Microsoft Word.

7. Каково
назначение непечатаемых символов? Зачем они нужны на экране? Как включить
отображение непечатаемых символов в документе?

8. Что такое
абзац текста, чем он отличается от предложения? Какие параметры оформления
абзаца вы знаете?

9. Что такое
текстовый редактор?

10. Основные функции,
предназначение текстового редактора.

Литература.

1.
Безручко
В. Т. Практикум по курсу «Информатика».l: Учеб. пособие. — 2-е изд.-,2003.

2.
Практикум
по информатике/ А. А. Землянский; Г. А. Кретова; Ю.Р. Стратонович; Под ред. А.
А. Землянского. -М.: КолосС, 2003.

3.
В.
Ф. Лянович, С.О. Краморов. Основы информатики.Изд.3-е.- Ростов-н/ Д: изд-во
«Феник», 2004.

4.
Информатика:
Учебник. -3-е перераб. Изд./ Под ред.Н. В. Макаровой. -М.: Финансы и
статистика,2003.

5.
Microsoft
Word 2000: Пер. с англ ./ Дж. Крейнак. — М.:ООО «Издательство АСТ»,2004.

6.
Стратонович
Ю. Р., Яшкова Е. А. Текстовый редактор MS Word: Учеб. Пособие. — М.: МСХА,
2005.

7. Шафрин
Ю.А. Информационные технологии. — М.: Лаборатория Базовых Знаний, 1998. — 704
с.

8.
Угринович
Н. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие для
общеобразовательных учреждений. — М.: БИНОМ, 2001. — 464 с. (Глава 12.
Технология обработки числовых данных в электронных таблицах, с. 311–328.)

9. uchinfo.com.ua›exclusive/word/word1.htm

10. metod-kopilka.ru›МОУ
СОШ

Источник

Анастасия Николаевна Королева

Эксперт по предмету «Информатика»

Задать вопрос автору статьи

Определение 1

Microsoft Word (или просто Word) — компьютерная программа для работы с текстовыми документами, в которых необходимо сложное форматирование: выделение заголовков, списков, вставка таблиц, иллюстраций и прочих дополнительных визуальных элементов

Такие программы называют текстовыми процессорами. Word относится к классу WYSIWYG-редакторов. WYSIWYG расшифровывается как What You See Is What You Get, что можно перевести как «что видишь — то и получишь». Это значит, что изображение документа на экране монитора будет соответствовать тому, которое получится при распечатывании на бумаге.

История Microsoft Word и его современное состояние

Хотя продукт появился на рынке еще в 1985 г., в первые годы своего существования он не пользовался широкой популярностью. Ранние версии Word работали в среде MS-DOS и на компьютерах Macintosh. Поначалу Word не относился к классу WYSIWYG, хотя, например, его версия 5.5 для MS-DOS (1991 г.) уже содержала большинство пунктов меню, характерных для современных текстовых процессоров.

Рисунок 1. Интерфейс Microsoft Word 5.5 для MS-DOS. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Переломным событием в истории Word стало появление операционной системы Windows 3.0 (1991 г.). Графический интерфейс позволил Microsoft превратить свой продукт в полноценный инструмент класса WYSIWYG не только на компьютерах Macintosh, но и на IBM-совместимых. Это позволило резко увеличить долю охваченного рынка. Основной тогдашний конкурент Microsoft Word — текстовый процессор Word Perfect не смог адекватно отреагировать на появление новой ОС и довольно быстро сошел со сцены.

Рисунок 2. Интерфейс первой версии Microsoft Word для Windows. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

«Основы текстового редактора Microsoft Word» 👇

Объединение корпорацией Microsoft программ Word, Excel, Access и Outlook в единый офисный пакет (Microsoft Office), произошедшее в начале 2000-х годов, еще более упрочило ее положение на рынке офисных программ и способствовало его монополизации.

В настоящее время актуальной версией продукта является Microsoft Word 2016, выпускаемый для Windows и MacOS. Microsoft Word распространяестя в составе Microsoft Office на коммерческой (платной) основе. Бесплатными альтернативами являются текстовые процессоры пакетов OpenOffice, LibreOffice.

Следует отметить, что в ходе развития Word форматы файлов, в которых он сохранял свои документы, существенно менялись. Нужно учитывать это при переносе документов с компьютера на компьютер. Часть информации может потеряться при преобразовании из новых форматов в устаревшие.

Обзор меню и инструментов Microsoft Word

Главное меню Microsoft Word (с версии 2013 г. оно называется лентой) состоит из вкладок (Главная, Вставка и т.д.). На них сгруппированы иконки и другие элементы управления, позволяющие быстро выполнить те или иные действия. Помимо ленты, интерфейс Word обладает множеством удобных инструментов, размещенных по периметру окна.

Рисунок 3. Элементы управления современных версий Microsoft Word. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Рассмотрим назначение основных вкладок ленты Word.

Главная: здесь сосредоточены основные команды для работы с Microsoft Word — копирование, вставка, форматирование абзацев и выбор стиля документа; вкладка Главная становится активной при запуске программы по умолчанию;
Вставка: содержит инструменты, позволяющие вставлять в документ диаграммы, таблицы, рисунки, фигуры, титульные листы и прочие визуальные объекты;
Дизайн: эта вкладка появилась в последней версии и открывает доступ к настройкам документов Microsoft Word, таким как форматирование, оформление границ страницы; это позволяет подготовить документ к печати, чтобы он имел опрятный и современный вид;
Разметка страницы: здесь производятся изменения настроек форматирования, таких как ширина полей, ориентация (портретная, альбомная), разрывы страниц и т.д.; как и предыдущая, эта вкладка полезна при предпечатной подготовке;
Ссылки: вкладка позволяет добавлять в документ заметки, сноски цитаты, заголовки, оглавление, список литературы; такие элементы особенно полезны при подготовке научных публикаций;
Рассылки: здесь можно быстро составить письмо, оформить адрес на конверте или создать серийные наклейки;
Рецензирование: открывает широкие возможности для коллективной работы, такие как добавление примечаний и отслеживание исправлений сотрудничающими авторами;
Вид: позволяет переключаться между режимами просмотра документа, и при необходимости разделять экран, чтобы видеть сразу два фрагмента одного и того же текста; это бывает полезно как при подготовке к печати, так и при вычитке объемных документов;
Контекстные вкладки: не имеют фиксированного положения, а появляются на ленте меню при работе с определенными инструментами, такими как вставка таблиц или рисунков; эти вкладки содержат подобранные по функционалу группы команд, позволяющие быстро выполнять смежные задачи.

Некоторые сторонние программы, например, Adobe Acrobat, добавляют собственные инструменты и вкладки (надстройки или плагины) в ленту меню.

Безопасность при работе с Word

Документы, редактируемые в Microsoft Word, могут содержать конфиденциальную информацию. Ее можно защитить с помощью паролей.

В программе предусмотрены 3 типа паролей:

для открытия документа;
для изменения документа;
пароль для ограничения форматирования и редактирования.

Замечание 1

Основную защиту документа от несанкционированного доступа обеспечивает пароль для открытия документа. Остальные типы паролей в Word могут быть легко удалены и служат скорее для организации коллективной работы, чем для предотвращения несанкционированного доступа.

Рисунок 4. Как защитить документ паролем. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Угрозу при работе в Microsoft Word могут также представлять так называемые макросы — пользовательские минипрограммы, написанные на специальном скриптовом языке. Они позволяют автоматизировать рутинные действия, но если макросы получены из сторонних источников, то могут содержать вредоносные фрагменты кода. Чтобы не стать жертвой злоумышленников, пользователям рекомендуется отключать запуск макросов по умолчанию.

Рисунок 5. Как отключить макросы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

Поиск по теме

Источник

Часть 1. Основные понятия и функции текстового процессора

1. Редакторы текстов и документов

2. Основные задачи текстового процессора

3. Основные понятия текстового процессора

4. Окно процессора Word

5. Стили оформления

6. Восстановление текстов

7. Общие принципы подготовки текстового документа

Коротко о главном в части 1

Как создать и сохранить документ MS Word

Как использовать возможности вкладки «Главная»

Блок инструментов «Буфер обмена»

Блок инструментов «Шрифт»

Блок инструментов «Абзац»

Блок инструментов «Стили»

Блок инструментов «Редактирование»

Как использовать возможности вкладки «Вставка»

Блок инструментов «Страницы»

Блок инструментов «Таблицы»

Блок инструментов «Иллюстрации»

Блок инструментов «Надстройки»

Инструменты мультимедиа

Функция «Ссылки»

Функция «Примечание»

Блок инструментов «Колонтитулы»

Блок инструментов «Текст»

Блок инструментов «Символы»

Как использовать возможности вкладки «Дизайн»

Блок инструментов «Фон страницы»

Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»

Блок инструментов «Параметры страницы»

Блок инструментов «Абзац»

Блок инструментов «Упорядочение»

Как использовать возможности вкладки «Ссылки»

Блок инструментов «Оглавление»

Блок инструментов «Сноски»

Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»

Блок инструментов «Названия»

Блок инструментов «Предметный указатель»

Блок инструментов «Таблица ссылок»

Как использовать возможности вкладки «Рассылки»

Блок инструментов «Создать»

Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»

Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»

Блок инструментов «Правописание»

Блок инструментов «Язык»

Блок инструментов «Примечание»

Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»

Как использовать возможности вкладки «Вид»

Блок инструментов «Режимы просмотра»

Блок инструментов «Показ»

Блок инструментов «Масштаб»

Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word

Нужны ли все функции Word рядовому пользователю

История Microsoft Word и его современное состояние

Обзор меню и инструментов Microsoft Word

Безопасность при работе с Word

Часть 1. Основные понятия и функции
текстового процессора

2. Основные задачи текстового
процессора

3. Основные понятия текстового
процессора

7. Общие принципы подготовки
текстового документа