Основные функции excel доклад - Word и Excel - помощь в работе с программами

Содержание

Введение

1: MicrosoftExcel

1.1 Понятие и возможности MS Excel

1.2 Основные элементы окна MS Excel

1.3 Структура электронных таблиц

1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах

2: Анализ данных. Использование сценариев

2.1 Анализ данных в MS Excel

2.2 Сценарии

2.3 Пример расчета внутренней скорости оборота инвестиций

Заключение

Список литературы

Введение

Microsoft Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения

Microsoft Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Более подробно в этой курсовой будет представлено приложение MSExcel, его функции и возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.

1. Microsoft Excel

1.1 . Microsoft Excel . Понятия и возможности

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

1.2. Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

1.3 Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

10.инженерные функции;

11.внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах

При работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не совершать распространенных ошибок.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

В ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть ####### (решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения полученного числа.

Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

1. #ИМЯ? – неправильно введено имя функции или адрес ячейки.

2. # ДЕЛ/0! – значение знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).

3. #ЧИСЛО! – значение аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2), .

4. #ЗНАЧ! – параметры функции введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное перечисление.

5. #ССЫЛКА! – неверная ссылка на ячейку.

2. Анализ данных. Использование сценариев

2.1 Анализ данных

Данные — сведения:

— полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций;

— представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excelтип данных – тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Например, в большинстве инструментах анализа данных используются именно числовые значения. Если вы попробуете ввести текстовое значении, то программа отреагирует сообщением об ошибке.

Типы данных:

1. Текстовый

2. Числовой

3. Число

4. Числовые символы

5. Дроби

6. Дата и время

7. Даты

8. Время

9. Формулы

Анализ данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение различной информации.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных.

Таблицы данных являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

MsExcel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся :

· Обработка списка с помощью различных формул и функций;

· Построение диаграмм и использование карт MsExcel;

· Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

· Структуризация рабочих листов;

· Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);

· Консолидация данных;

· Сводные таблицы;

· Специальные средства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

2.2 Сценарии

Одно из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе сегодняшней информации.

Сценарии являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если» (Анализ «что-если». Процесс изменения значений ячеек и анализа влияния этих изменений на результат вычисления формул на листе, например изменение процентной ставки, используемой в таблице амортизации для определения сумм платежей.).

Сценарий — это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

При разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.

Все сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария. После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария, значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.

Для защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются только тогда, когда установлена защита листа.

Если требуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговый отчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке Отчет .

Во многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров, которыми можно управлять.

Диспетчер сценариев открывается командой Сервис/Сценарии (рис. 1). В окне диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.

2.3 Пример расчета внутренней скорости оборота инвестиций

Исходные данные: затраты по проекту составляют 700 млн. руб. Ожидаемые доходы в течение последующих пяти лет, составят: 70, 90, 300, 250, 300 млн. руб. Рассмотреть также следующие варианты (затраты на проект представлены со знаком минус):

— -600; 50;100; 200; 200; 300;

— -650; 90;120;200;250; 250;

— -500, 100,100, 200, 250, 250.

Рис 1. Окно Диспетчер сценариев

Решение:

Для вычисления внутренней скорости оборота инвестиции (внутренней нормы доходности) используется функция ВСД (в ранних версиях — вндох):

ВСД — Возвращает внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств, представленных их численными значениями. Эти денежные потоки не обязательно должны быть равными по величине, как в случае аннуитета. Однако они должны иметь место через равные промежутки времени, например ежемесячно или ежегодно.

Внутренняя ставка доходности — это процентная ставка, принимаемая для инвестиции, состоящей из платежей (отрицательные величины) и доходов (положительные величины), которые осуществляются в последовательные и одинаковые по продолжительности периоды.

ВСД (Значения; Предположения )

Значения — это массив или ссылка на ячейки, содержащие числа, для которых требуется подсчитать внутреннюю ставку доходности.

· Значения должны содержать, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное значение.

· ВСД использует порядок значений для интерпретации порядка денежных выплат или поступлений. Убедитесь, что значения выплат и поступлений введены в правильном порядке.

· Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит текст, логические значения или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.

Предположение — это величина, о которой предполагается, что она близка к результату ВСД.

В нашем случае функция для решения задачи использует только

аргумент Значения, один из которых обязательно отрицателен (затраты по проекту). Если внутренняя скорость оборота инвестиций окажется больше рыночной нормы доходности, то проект считается экономически целесообразным. В противном случае проект должен быть отвергнут.

Решение приведено на рис. 2. Формулы для расчета:

• в ячейке В14:

=ВСД(В5: В10)

• в ячейке С14:

=ЕСЛИ(В14>В12);«Проект экономически целесообразен»;

«Проект необходимо отвергнуть»)

Рис 2. Расчет внутренней скорости оборота инвестиций

2. Рассмотрим этот пример для всех комбинаций исходных данных. Для создания сценария следует использовать команду Сервис | Сценарии | кнопка Добавить (рис. 3). После нажатия на кнопку ОК появляется возможность внесения новых значений для изменяемых ячеек (рис. 4).

Для сохранения результатов по первому сценарию нет необходимости редактировать значения ячеек— достаточно нажать кнопку ОК ( для подтверждения значений, появившихся по умолчанию, и выхода в окно Диспетчер сценариев.

Рис 3. Добавление сценария для комбинации исходных данных

Рис 4. Окно для изменения значений ячеек.

3. Для добавления к рассматриваемой задаче новых сценариев достаточно нажать кнопку Добавить в окне Диспетчер сценариев и повторить вышеописанные действия, изменив значения в ячейках исходных данных (рис. 5).

Сценарий «Скорость оборота 1 » соответствует данным (-700; 70; 90; 300; 250; 300), Сценарий «Скорость оборота 2 » — (-600; 50; 100; 200; 200; 300),

Сценарий «Скорость оборота 3 » — (-650; 90; 120; 200; 250; 250).

Нажав кнопку Вывести, можно просмотреть на рабочем листе

результаты расчета для соответствующей комбинации исходных значений.

Рис 5. Окно Диспетчер сценариев с добавленными сценариями

4. Для получения итогового отчета по всем добавленным сценариям следует нажать кнопку Отчет в окне диспетчера сценариев. В появившемся окне отчет по сценарию выбрать необходимый тип отчета и дать ссылки на ячейки, в которых вычисляются результирующие функции. При нажатии на кнопку ОК на соответствующий лист рабочей книги выводится отчет по сценариям (рис. 6).

Рис 6. Отчет по сценариям расчета скорости оборота инвестиций

Заключение

Характерной чертой современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

Список литературы

1. Официальный сайт компании MicrosoftCorp. в Internet: www.microsoft.com/rus

2. «Анализ данных в Excel» — Джинжер Саймон: издательство – «Диалектика», 2004г.

3. «MicrosoftOfficeExcel для студента» — Л.В. Рудикова: издательство – «БХВ-Петербург»; 2005г.

4. Симонович С., Евсеев Г. «Excel». – «М.: ИНФРА-М», 1998.

5. «Обучение. Excel 2000». – М.: Издательство «Media», 2000.

6. «Основы информатики: Учеб. Пособие» / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова и др.; Под ред. А.Н. Морозевича. – Мн.: «Новое знание», 2001.

7. ЛанджерМ. «Microsoft Office Excel 2003 для Windows». – «НТПресс» – 2005.

Источник

^* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

РЕФЕРАТ

«Excel
— назначение и основные

функциональные
возможности»

Содержание

Введение

1.
Функции Excel

1.1
Финансовые

1.2
Дата и время

1.3
Логические

1.4
Математические

1.5
Ссылки и массивы

1.6
Текстовые

1.7
Проверка свойств и значений

1.8
Работа с базой данных

1.9
Мастер диаграмм

Список
используемой литературы

Введение

Excel
— пожалуй, самая популярная сегодня
программа электронных таблиц. Ею
пользуются деловые люди и ученые,
бухгалтеры и журналисты. С ее помощью
ведут разнообразные списки, каталоги
и таблицы, составляют финансовые и
статистические отчеты, обсчитывают
данные каких-нибудь опросов и состояние
торгового предприятия, обрабатывают
результаты научного эксперимента, ведут
учет, готовят презентационные материалы.
Для ведения домашней бухгалтерии Excel
тоже вполне подходит.

Основное
отличие электронных таблиц от тех
табличек, которые можно строить в
Microsoft
Word
и других текстовых редакторах, состоит
в том, что настоящие электронные таблицы
оснащены возможностью производить
вычисления. Ведь вордовская табличка
— это просто способ расположения слов
и чисел, вы не сможете попросить свой
текстовый редактор, к примеру, посчитать
сумму чисел по столбцу, а результат
поместить в такую-то ячейку. То есть
попросить-то сможете, а вот посчитать
всего этого Word
не сумеет. Зато Excel
сумеет.

Excel
может вычислять суммы по столбцам,
строкам или любым иным группам ячеек,
перемножать и делить, брать проценты;
он сумеет посчитать среднее арифметическое,
дисперсию или срок погашения кредита.
В нем вообще можно использовать множество
стандартных функций — финансовых,
математических, логических, статистических.

Оформление
таблиц может быть самым разнообразным
(а это немаловажно, когда нужно распечатать
прайс-лист, справку или презентационный
материал), возможности форматирования
данных — как в хорошем текст-процессоре:
можно менять шрифты, начертания, выделять
строки, столбцы или отдельные ячейки
текста цветом, рамочками и линеечками,
закрашивать области фоном или цветом,
строить по табличным данным графики и
диаграммы, вставлять в таблицу картинки
и т.д. и т.п.

Программа
Excel
достаточно мощная, возможности ее,
особенно в последних версиях, весьма
обширны. Одних только математических,
логических, бухгалтерских, статистических
функций, которые Excel
умеет выполнять над табличными данными,
— более двухсот штук.

1.
Функции Excel

1.1
Финансовые

В
категории Финансовые множество
специальных функций, вычисляющих
проценты по вкладу или кредиту,
амортизационные отчисления, норму
прибыли и самые разнообразные обратные
и родственные величины.

Например,
функция ПЗ (в XP
переименована в ПЛТ «плата») позволит
рассчитать сумму, которую придется
выплатить, взяв (или, наоборот, получить,
предоставив кому-то) кредит. Причем в
качестве аргументов используются Норма
(норма прибыли или годовая процентная
ставка), Кпер (количество периодов
погашения), Выплата (фиксированные
ежемесячные или ежегодные платежи — в
счет погашения кредита плюс проценты
(в XP
это называется Пс «приведенная
стоимость»)) и Бс (будущая стоимость;
равна нулю, если вы рассчитываете за
этот период полностью отдать (получить)
долг), Тип — равен 1, если выплаты происходят
в начале периода, и 0, если в конце.

Обратными
и родственными к ПЗ являются: функции
КПЕР, позволяющая рассчитать время
(количество периодов) погашения; функция
БЗ (БС) — будущее значение (будущая
стоимость) вклада или кредита; функция
ПЛПРОЦ (ПРОЦПЛАТ) — платежи по процентам
и т.д. и т.п.

Вводя
процентную ставку по вкладу или кредиту,
необходимо записать ее либо со знаком
процента (25%), либо в виде сотых долей
(0,25). Если же написать просто 25, то это
будет понято как 2500%. Причем Excel,
в отличие от нас, совершенно не волнует
тот факт, что в условиях крепкого рубля
и низкой инфляции таких ставок уже не
бывает…

1.2
Дата и время

Большинство
функций этой категории ведает
преобразованиями даты и времени в
различные форматы. Две специальные
функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в
ячейку текущую дату (первая) и дату и
время (вторая), обновляя их при каждом
вызове файла или при внесении любых
изменений в таблицу. Такую ячейку стоило
бы иметь в бланках счетов, самых свежих
прайс-листах, каких-нибудь типовых
договорах: вы просто распечатываете
файл, а текущая дата ставится сама.

1.3
Логические

В
этой категории всего шесть команд, но
о четырех из них стоит поговорить
подробнее, поскольку они значительно
расширяют наши возможности в применении
всех остальных команд. Команда ЕСЛИ
позволяет организовать разного рода
разветвления. Формат ее:

=ЕСЛИ
(логическое_условие; когда_неверно)

В
качестве логического условия выступают
равенства и неравенства с использованием
знаков > (больше), < (меньше), = (равно),
>=(больше или равно), <=(меньше или
равно), <> (не равно). Пример: =ЕСЛИ
(С1>D1*B5;
”УРА! ”; ”УВЫ…”) — если число в ячейке
С1 больше, чем произведение D1
и В1, то в нашей ячейке будет радость, а
если меньше — разочарование. В функцию
ЕСЛИ может быть вложена другая функция
ЕСЛИ, а в нее еще одна — «и так семь
раз». Пример: =ЕСЛИ (С1>100; ”УРА! ”;
ЕСЛИ(Е1=1; G1;
G2))
— если ячейка С1 больше ста, то в нашей
ячейке будет написано «Ура! «, а
если меньше либо равна — то в нее
скопируется содержимое ячеек G1(при
Е1, равном 1) или G2
(при Е1, не равном 1)

Команда
И позволяет создать несколько условий,
которые можно использовать в команде
ЕСЛИ. Все условия в команде И должны
быть выполнены, только тогда функция
принимает значение истина. Если хоть
одно условие не выполнено, то значение
ее ложь. Формат:

=И(логическое_условие_1;
логическое_условие_2)

Всего
логических условий может быть до 30 штук.
Пример совместного использования
функций ЕСЛИ и И:

ЕСЛИ(И(Е1>1;
G2=”Ура!
”); ”Угадал”; ”Не угадал”) — если ячейка
Е1 больше единицы, а в G2
находится слово «Ура! «, то в нашей
ячейке окажется слово «Угадал»
(истина), если же какое-то из логических
условий не выполнено (ложь), получим «Не
угадал».

Команда
ИЛИ тоже позволяет задать несколько
условий, но иным образом. Если хоть одно
из них выполнено, то функция принимает
значение истина. И только когда все
заданные условия неверны, подучим ложь.
Формат такой же, как у функции И,
использовать ее совместно с ЕСЛИ можно
точно так же.

Команда
НЕ инвертирует, переворачивает полученное
значение: была истина, станет ложь, и
наоборот.

Пример:
=ЕСЛИ(НЕ(С1>D1*B5);
”УРА! ”; ”УВЫ…”) — «УРА!» появляется,
когда С1 не больше D1*B5.

1.4
Математические

Категория
Математические (Мат. И тригонометрия)
— одна из самых густонаселенных в Excel
(60 команд в 5.0 и 50 в более поздних). Никаких
особых хитростей в ней нет. Если SIN,
значит, синус, если ASIN,
значит, арксинус. Если LN
— то натуральный логарифм, если LOG10
— то десятичный, а если LOG
— то по произвольному основанию.

Функция
ГРАДУСЫ преобразует радианную меру
угла в градусную, функция РАДИАНЫ делает
обратную операцию. Есть функция ПИ,
которая позволит использовать в
вычислениях эту математическую константу,
а также СЛЧИС — генератор случайных
чисел. Желающие могут поупражняться в
переводе арабских цифр в римские
(РИМСКОЕ). Функция ОСТАТ вычисляет
остаток от деления, ЧАСТНОЕ — делит
нацело. Excel
также умеет выполнять некоторые операции
с матрицами (МУМНОЖ — умножение матриц,
МОБР — взятие обратной матрицы, МОПРЕД
— вычисление определителя и т.д.). Что же
касается суммирования, то кроме СУММ
есть также СУММПРОИЗВ (сумма произведений),
а также ряд «квакающих» сумм: СУММКВ
(сумма квадратов), СУММРАЗНКВ (сумма
разностей квадратов), СУМКВРАЗН (сумма
квадратов разностей) и даже СУММСУММКВ
(сумма сумм квадратов).

1.5
Ссылки и массивы

Эта
категория в Excel
5 называется Просмотр и ссылки, в следующих
версиях — Ссылки и массивы. В ней находятся
функции, позволяющие обратиться к
массиву данных (по колонке, строке,
прямоугольному интервалу) и получить
из него самую разнообразную информацию:
номера столбцов и строк, в него входящих,
их количество, содержимое нужного вам
элемента массива; можно найти, в какой
ячейке этого массива находится нужное
число или текст и т.д.

1.6
Текстовые

В
этой группе десятка два команд! С их
помощью мы сможем посчитать количество
символов в ячейке, включая пробелы
(ДЛСТР), узнать код символа (КОД-СИМВ),
узнать, какой символ стоит первым
(ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке
текста, поместить в активную ячейку
некоторое количество символов из другой
ячейке (ПСТР), поместить в активную
ячейку весь текст из другой ячейки
заглавными (ПРОПИСН) или сточными буквами
(СТРОЧН), проверить, совпадают ли две
текстовые ячейки (СОВПАД), найти некоторый
текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим
(ЗАМЕНИТЬ).

1.7
Проверка свойств и значений

Эта
категория в 5.0 называется Информационные,
а в более поздних — Проверка свойств и
значений. Здесь находятся команды, с
помощью которых можно получить информацию
о типе данных в ячейке (число там
находится, текст или какая-то иная
информация), о формате, о текущей
операционной среде, о типе ошибки,
возникшей в формуле, и проч.

1.8
Работа с базой данных

Функция
для обсчета данных в базе были впервые
выделены в отдельную категорию в Excel
97. Здесь можно найти команды статистического
обсчета (БДДИСП — дисперсия по выборке
из базы, БДДИСПП — дисперсия по генеральной
совокупности, ДСТАНДОТКЛ — стандартное
отклонение по выборке), операции со
столбцами и строками базы, количество
непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и
т.д.

Электронные
таблицы.

Строки
каждой таблицы пронумерованы цифрами,
а столбцы — буквами. Таким образом, у
каждой ячейки на листе есть свой
уникальный адрес (имя). Например,
выделенная рамочкой ячейка в левом
верхнем углу имеет адрес А1. если же мы
хотим обратиться к этой ячейке из другого
листа книги, то в адрес добавится название
данного листа: Лист 1! А 1 (восклицательный
знак служит разделителем). Более того,
если мы захотим обратиться к ячейке из
другого файла, в адрес добавится еще и
его имя и путь к нему.

То,
что ячейка А1 выделена рамочкой, означает,
что она активна и можно немедленно
что-нибудь в нее ввести с клавиатуры. В
каждой ячейке таблицы может находиться
число, текст либо формула. Это не все,
что может находиться в ячейке, но самое
существенное.

Простейшая
формула — это, например, сумма. Объяснив
программе, что именно надо суммировать,
мы в заданной ячейке получаем результат.
Конечно увидим мы в ней число, но в
отличие от «просто числа» это будет
вычисленным. И если измениться значение
каких-либо ячеек, входящих в область
суммирования, то автоматически поменяется
и результат.

Поставим
курсор на ячейку А1 и введем число, какое
нам вздумается. Закончив, нажмем Enter
(или стрелку вниз) и окажемся в ячейке
А2. введя таким образом пяток чисел, в
ячейке А6 напишем формулу для их
суммирования: =А1+А2+А3+А4+А5 и нажмем на
Enter
(букву А надо вводить в английской
раскладке клавиатуры). Excel
посчитает сумму и запишет ее в ячейку
А6. Суммирование, впрочем, лучше выполнять
по-другому, с привлечением к общественно
полезному труду стандартных функций
Excel.
Для этого выделим мышкой ячейки с А1 по
А5 (это и будет область суммирования), а
потом нажмем кнопку суммирования (сигму)
на панели инструментов. В ячейке А6 тут
же появится вычисленная сумма.

Стоит
теперь перейти на любую из ячеек с А1 по
А5 и ввести другое число, как сумма тут
же изменится. Конечно, изменится она
после того, как вы закончите набор и
нажмете Enter,
Tab,
любую стрелку или ткнем мышкой в другую
ячейку.

Точно
так же формула отследит изменения, если
мы решим очистить ячейку (клавиша Del),
удалить ячейку иди группу ячеек (Правка
> Удалить) или, наоборот, добавим новые
строки (Вставка > Строки) и заполним
пустые ячейки в них. Причем Excel
не станет пугаться, если в какой-то
ячейке вместо числа стоит текст — просто
не обратит на это внимание. Такой подход
можно только приветствовать, потому
что он позволит нам в дальнейшем вставлять
в таблицы любые текстовые комментарии
и заголовки, не заботясь о том, чтобы
исключить их из области действия формул.

Чтобы
увидеть, как выглядит формула, созданная
с помощью кнопки-сигмы, перейдем стрелками
или встанем мышью на эту ячейку и поглядим
на строку формул. Слева в отдельном
окошечке (оно называется полем имени)
написано: А6. Этот адрес (имя) ячейки, где
мы находимся. А рядом стоит и сама
формула: =СУММА(А1: А5). СУММ (в англоязычной
версии SUM)
— это операция суммирования, а в скобках
написано, что суммируются ячейки в
интервале от А1 до А5.

В
Excel
формулой считается только такое
выражение, которое начинается со знака
равенства.

Если
поставить мышкой курсор в строку формул,
можно будет что-то поправить в ней
вручную. А если дважды щелкнуть по ячейке
А6 или нажать F2,
то править можно будет прямо в самой
ячейке, а в строке формул наши действия
будут продублированы. Excel
XP,
особенно услужливый, тут же покажет
желтенькую справку-подсказку с описанием
синтаксиса команды. Если я захочу, чтобы
в область суммирования входили также
данные из столбцов В и С. Тогда я могу
написать в ячейке А6 =СУММА(А1: С5), задавая
суммирование по прямоугольнику, верхняя
левая вершина которого — в ячейке А1, а
нижняя правая — в С5.

Если
нужно считать сумму по всему столбцу
(вы собираетесь впоследствии добавлять
новые данные в таблицу, но не желаете
каждый раз переписывать формулу), то в
качестве аргумента можно задать, скажем,
А: А. При этом произойдет сложение всех
ячеек столбца и результат будет помещен
в ячейку… В какую? Ведь если сумму
записать в этот же столбец (например, в
ячейку А6, как мы делали до сих пор), то
она тоже попадает в область суммирования.
Excel
должен записать в А6 вычисленную сумму,
но ему тут же придется добавить и это
число к сумме, записав новый результат
туда же, в А6. Вместо этого Excel
сообщит, что не правы, скорее всего, вы.
Невозможно, напишет, допустить циклические
ссылки. Так что сумму по всему столбцу
или по строке (в этом случае пишем так:
=
СУММ(1:1))
надо помещать в другом столбце или в
другой строке.

При
выполнении итерационных вычислений,
начиная с Excel
97, циклические ссылки допустимы. Но это
достаточно сложные материи.

Если
нам нужно просуммировать только столбцы
А и С, а В пропустить. Тогда мы пишем =
СУММ(А1:
А5; С1: С5). Двоеточие задает интервал,
точка с запятой — перечисление.

На
самом деле все описанные выше операции
можно проделать и мышкой. Например,
встать в ячейку D6,
где будет находиться сумма, нажать на
сигму — в ячейке сразу возникнет
незаполненная формула =
СУММ(),
а потом мышкой выделить либо прямоугольный
блок А1: А5 (сумма по трем столбцам), либо
сперва ячейки с А1 по А5, а затем, держа
нажатой клавишу Ctrl,
— с С1 по С5 (сумма по двум столбцам
вразбивку). Можно даже разом выделить
весь столбец — щелкнув мышкой по его
имени, например по букве А вверху столбца.
Строка выделяется аналогично — щелчком
по ее номеру слева.

По
мере выделения в скобках будут появляться
имена ячеек. Чтобы подтвердить окончание
ввода, жмем Enter.

Иногда
возникает необходимость в формуле
использовать данные из другой таблицы.
Так, для того чтобы прибавить к нашей
сумме ячейку А1, находящуюся на четвертом
листе, пишем: =
СУММ(А1:
А5) +Лист4! А1.

Как
только мы стали редактировать формулу,
в строке формул появились новые кнопки.
Смысл их таков. Щелчок мышью по галочке
подтверждает внесенные нами изменения,
по крестику — отменяет.

При
редактировании формул у нас появляется
новое окно-список Функции. Одним щелчком
мыши можно взять оттуда любую из десяти
функций, которыми пользовались в
последнее время.

Когда
мы выделяем мышкой ячейки, расположенные
не в столбик, а в строку, сумма появится
не внизу, а справа от выделенной группы
ячеек. Формула будет выглядеть примерно
так: =СУММ(А1: D1).
Если мы выделим мышкой прямоугольную
область, например первые пять ячеек
столбцов А, В и С, и нажмем на сигму. Это
позволит вычислить сумму по каждому из
столбцов и напишет в свободные ячейки
внизу.

Если
же нам хочется подобным образом посчитать
сумму по каждой строке этого прямоугольника,
то, выделяя блок А1: С5, надо захватить и
пустой столбик D(А1:
D5).
Тогда при нажатии кнопки суммирования
в столбце D
окажутся суммы, вычисленные по строкам.
Если выделить, кроме блока с данными,
также пустой столбец справа и пустую
строку снизу и нажать на сигму, то Excel
напишет нам суммы и по строкам, и по
столбцам.

В
XP
кнопка сигма превратилась в меню, в
котором имеется список нескольких самых
часто используемых команд. Кроме обычного
суммирования тут есть вычисление
среднего арифметического по строке или
столбцу (Среднее), подсчет количества
чисел — пустые ячейки, тест и формулы
команда не учитывает (Число), а также
вычисление максимума и минимума.

1.9
Мастер диаграмм

Проще
всего диаграмма строится, если заранее
выделить необходимый фрагмент таблицы,
причем хорошо бы, чтобы левый столбец
содержал названия строк, а первая строка
— названия столбцов. Тогда мастер сразу
включит их в диаграмму, расположив по
осям или вставив в легенду. Нажав кнопку
мастер диаграмм, мы вызываем мастера
создания диаграмм. Мастер делает четыре
шага. Сначала нам предлагается выбрать
тип диаграммы. Тут и круговая, и кольцевая,
и гистограмма, и линейчатая и т.д. и т.п.
А на странице Нестандартные есть еще
«деревянная», «парящие бруски»…

На
втором шаге надо выбрать диапазон
данных. Для удобства проведения этой
операции можно нажать на кнопку справа
от строки Диапазон, и окно свернется в
строчку. Необходимо выделить мышью
нужные строки и столбцы своей таблицы,
а потом нажать ту же кнопку еще раз. Но
если все было выделено заранее, второй
шаг нам не нужен: сразу жмем кнопку Далее
>. На этом шаге можно еще задать, какие
данные будут отложены по оси Х, а какие
по оси Y
(переключатель Ряды в: сроках или
столбцах). Третий шаг. Водим заголовок
диаграммы, название осей, ставим или
убираем осевые линии, легенду и прочие
детали оформления.

И
наконец, задаем, куда диаграмму следует
поместить — на отдельный лист или на
один из имеющихся. Жмем кнопку Готово
и получаем то, что заказали.

Готовую
диаграмму, если она таки совсем оправдала
наши ожидания, можно еще подредактировать.
Щелкаем по любому элементу диаграммы,
и он выделяется (отмечается черными
квадратиками), щелкаем по пустому месту
внутри диаграммы, и она выделится вся.
Теперь можно выделенный элемент или
всю диаграмму скопировать или удалить
(Del),
передвинуть мышью в нужное место,
уменьшить или растянуть (за черные
квадратики).

Однократный
щелчок по уже выделенным заголовкам
(шапке, подписям) позволит поменять в
них текст.

Двойной
щелчок на выделенном фрагменте позволит
его переоформить (в Excel
5.0 надо вначале выделить всю диаграмму,
а потом дважды щелкать). Если щелкаем
по шапке, попадаем в диалоговое окно
Форматирование названия диаграммы,
если по оси — в Форматирование оси. Можно
дважды щелкнуть по любой из линий
(столбиков, кривых, секторов или что мы
там выбрали) и поменять какие-то параметры
отдельно по каждой группе (например,
поменять цвет). Если щелкать в стороне
от кривых или столбиков, то попадем в
Форматирование области диаграммы или
Форматирование области построения.
Даже параметры линий сетки можно
отредактировать, если дважды щелкнуть
по одной из них. Щелкая по этим же
элементам правой кнопкой мыши, мы будем
получать контекстное меню — для каждого
элемента свое.

Диаграмма
динамически связана с исходными данными.
Если мы что-то в таблице поменяли, то
изменится и диаграмма. А если что-то
испортили (возникла ошибка), то и диаграмма
испортится, и в ней появятся сообщения
об ошибках.

Список
используемой литературы

1.
Александр Левин: Excel
— это очень просто!

Источник

Липецкий индустриально-строительный колледж
(ЛИСК)

ДОКЛАД

На тему: Microsoft Office Excel

2019г.

Введение

Microsoft
Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в
себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии
Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения.

Microsoft
Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые
популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с
информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word,
электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации
презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти
приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную
редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft
Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для
документирования и графического представления информации.

Программа
MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

•
использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

•
изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом
MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами
информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и
организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет
широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше
время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями
Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством
информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Более
подробно в этой работе будет представлено приложение MSExcel, его функции и
возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.

Microsoft
Excel: Понятия и возможности

Табличный
процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых
приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно
упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение
практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно
представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с
данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В
сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA),
табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет
решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность
электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания
связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется
автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту
значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем
самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные
возможности электронных таблиц:

1. проведение
однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация
итоговых вычислений;

3. решение
задач путём подбора значений параметров;

4. обработка
(статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение
поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка
табличных документов;

7. построение
диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание
и анализ баз данных (списков).

Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1.
Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном
программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь
экран, Закрыть);

2.
Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд,
объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска
справочной информации.

3.
Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4.
Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка
функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в
ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5.
Рабочая область (активный рабочий лист).

6.
Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7.
Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8.
Строка состояния.

Структура
электронных таблиц

Файл,
созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг
создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на
соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько
их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая
(открытая) книга.

Вставку
листа можно осуществить путём выполнения команды меню» Вставка, строка «Лист» в
списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение
вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню,
которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен
быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами
рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа,
нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий
лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными
латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист
содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно
нумеруются числами от 1 до 65536.

На
пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются
минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка
имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на
пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек
используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями,
расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть
только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется
рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования
данных всегда производятся только в активной ячейке.

На
данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область,
можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную
прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются
прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно
идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек
обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней
ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить
протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки
по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая
весь выбранный диапазон.

Для
ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение
пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять
практически все возможные расчёты.

В
целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций).
Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1.
финансовые функции;

2.
функции даты и времени;

3.
арифметические и тригонометрические

(математические
функции);

4.
статистические функции;

5.
функции ссылок и подстановок;

6.
функции баз данных (анализа списков);

7.
текстовые функции;

8. логические
функции;

9. информационные
функции (проверки свойств и значений);

10. инженерные
функции;

11. внешние
функции.

Запись
любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно
(=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или
в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией
(формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и
следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка
параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком
того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы
функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать
30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна
превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать
строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными
буквами.

Возможные
ошибки при использовании функций в формулах

При
работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не
совершать распространенных ошибок.

Исследования
показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей
деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась
проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для
получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика,
большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить
два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться
итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма).
И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается
просуммировать.

В
ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть #######
(решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения
полученного числа.

Следующие
значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих
формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

1. #ИМЯ? – неправильно введено
имя функции или адрес ячейки.

2. # ДЕЛ/0! – значение
знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).

3. #ЧИСЛО! – значение
аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2), .

4. #ЗНАЧ! – параметры функции
введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное
перечисление.

5. #ССЫЛКА! – неверная ссылка
на ячейку.

Анализ
данных. Использование сценариев

Данные — сведения:

— полученные путем измерения,
наблюдения, логических или арифметических операций;

— представленные в форме,
пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excel тип данных – тип,
значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на
рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип
данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных,
который можно применять к данной ячейке.

Например, в большинстве
инструментах анализа данных используются именно числовые значения. Если вы
попробуете ввести текстовое значении, то программа отреагирует сообщением об
ошибке.

Типы данных:

1. Текстовый

2. Числовой

3. Число

4. Числовые символы

5. Дроби

6. Дата и время

7. Даты

8. Время

9. Формулы

Анализ
данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее
общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из
экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение
различной информации.

Работа с таблицей не
ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе
область, где бы ни требовался

анализ этих данных.

Таблицы
данных являются частью блока задач, который иногда называют инструментами
анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек,
показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на
результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления
нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения
результатов всех различных вариантов на одном листе.

MsExcel
представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в
списке. К средствам анализа относятся :

• Обработка списка с помощью
различных формул и функций;

• Построение диаграмм и
использование карт MsExcel;

• Проверка данных рабочих
листов и рабочих книг на наличие ошибок;

• Структуризация рабочих
листов;

•
Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);

• Консолидация данных;

• Сводные таблицы;

• Специальные средства анализа
выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

Сценарии

Одно
из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе
сегодняшней информации.

Сценарии
являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа
«что-если» (Анализ «что-если». Процесс изменения значений ячеек и анализа
влияния этих изменений на результат вычисления формул на листе, например
изменение процентной ставки, используемой в таблице амортизации для определения
сумм платежей.).

Сценарий
— это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и
могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для
прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и
сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из
этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно
создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого
количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного
набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме
этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в
котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных
параметров.

При
разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед
началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий
первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.

Все
сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего
необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на
ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в
диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое
значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария.
После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария,
значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.

Для
защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части
диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет
пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то
пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются
только тогда, когда установлена защита листа.

Если
требуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговый
отчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке «Отчет».

Во
многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров,
которыми можно управлять.

Диспетчер
сценариев открывается командой «Сервис/Сценарии.»

В окне
диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый
сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить
несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.

Заключение

Характерной чертой
современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует
от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество
принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость
научного принятия управленческих решений.

При помощи этого продукта
можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более
400 математических, статистических, финансовых и других специализированных
функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы
представления данных, создавать иерархические структуры.

Программа MS Excel, являясь
лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции
развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла
собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и
удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые
содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

Источник

Обновлено: 15.04.2023

Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.

Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.

Основные функции Excel:

− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;

− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

− построение графиков и диаграмм.

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение — .xlsх. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Рабочий лист — это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384 столбца, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита и 1048576 строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки — цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка — это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Office , которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.

Рис. 1.1. Структура рабочего листа

Строка меню.

Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Рис. 1.2. Вид строки меню

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.

Рис. 1.3. Вид строки формул

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки. Например А2. Если надо задать адрес ячейки, которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей книги. Например: Лист 1!А1 или =[Работа1]Задание1!$B$4 .

Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:

— Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

Ссылки в Excel бывают 3-х видов:

— Относительные ссылки (пример:A1);

— Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

— Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

Относительные ссылки

Относительные ссылки на ячейки — это ссылки, значения которых изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.

Например, ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая — на три ячейки ниже в том же столбце, вторая — на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.

Рис. 1.4. Относительная ссылка

Абсолютные ссылки

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.

Рис. 1.5. Абсолютная ссылка

Смешанные ссылки

Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или $B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.

Рис. 1.6. Смешанная ссылка

Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия — адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.

Рис. 1.7. Диапазон ячеек

В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.

Автозаполнение

Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам

Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

— введите в ячейку первый член ряда;

— подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

— удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;

— после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Понятие формулы

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Перемещение и копирование формул

Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.

Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.

Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул

Таблица 1

Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени

Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число

Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции

Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны

Неверная ссылка на ячейку

Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки

Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка

Функции Excel

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.

Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, — описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ — имя функции; В1:В5 — аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.

При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой .

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Липецкий индустриально-строительный колледж
(ЛИСК)

На тему : Microsoft Office Excel

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

• использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

• изменить и восстанавливать связи.

Более подробно в этой работе будет представлено приложение MSExcel, его функции и возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.

Microsoft Excel: Понятия и возможности

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

Структура электронных таблиц

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

10. инженерные функции;

11. внешние функции.

Возможные ошибки при использовании функций в формулах

Анализ данных. Использование сценариев

— полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций;

— представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excel тип данных – тип, значения хранящегося в ячейке.

4. Числовые символы

Анализ данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение различной информации.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе область, где бы ни требовался

анализ этих данных.

MsExcel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся :

• Обработка списка с помощью различных формул и функций;

• Построение диаграмм и использование карт MsExcel;

• Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

• Структуризация рабочих листов;

• Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);

• Специальные средства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

Сценарий — это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

Все сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария. После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария, значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.

Для защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются только тогда, когда установлена защита листа.

В окне диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.

Основные сведения о Microsoft Excel, его расширение. Запуск и завершение программы. Создание, загрузка и сохранение фалов – документов. Содержание окна программы, панель инструментов, настройка экрана. Основные и стандартные функции MS Excel, их свойства.

Рубрика	Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	12.06.2014
Размер файла	15,7 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

На тему: Microsoft Office Excel

Проверила: Абдыжапарова Н. О.

Что такое Microsoft Excel?

Запуск и завершение программы

Создание, загрузка и сохранение фалов — документов

Окно программы MS Excel

Настройка экрана Excel

Функции MS Excel

Стандартные функции MS Excel

Выбранная тема на данный момент очень актуальна. С развитием техники большинство людей заполняют таблицы на ЭВМ. Для заполнения таблиц на ЭВМ существует программа Microsoft Excel. Microsoft Excel-мощный редактор таблиц, предназначенный для выполнения всех процессов обработки таблиц: от создания табличных документов, до расчета математических функций, построения к ним графиков, а также создание интерактивных тестов и использование их для проверки знаний учащихся. Знания по работе с Microsoft Excel подготавливают к изучению других приложений фирмы Microsoft, таких как Word и PowerPoint, так как они имеют похожий интерфейс и одинаковые функции для работы с текстом и графикой. Тема по созданию тестов в электронных таблицах меня увлекла в начале учебного года. Я научился создавать в Microsoft Excel простые тесты, с использованием стандартных функций и интерактивных тестов с макросами. В своём реферате я сначала рассмотрел основные понятия об электронных таблицах, а затем выложил алгоритмы создания простых и интерактивных тестов.

Что такое Microsoft Excel?

Программа Microsoft Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управление Windows. Документом MS Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В каждом файле .XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, и каждая из них называется рабочим листом. В представлении электронная таблица Excel состоит из 16384строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, C,…,Z, AA, AB,…AZ. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы — ячейка. В любую ячейку можно ввести исходные данные — число или текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять. Для указания на конкретную ячейку таблицы используется адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится. На рабочий лист можно наложить графический рисунок и диаграмму. Объекты и диаграммы не связаны с определённой ячейкой, они обозначаются именами. Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации.

Запуск и завершение программы

MS Excel — стандартное приложение Windows. Ссылка на MS Excel обычно находится в подчиненном меню пункта Главного меню Программы или в группе Microsoft Office Диспетчера программ. Вы запускаете и завершаете программу любым из стандартных способов.

Создание, загрузка и сохранение фалов — документов

После запуска MS Excel по умолчанию предлагает вам начать создание нового документа под условным наименованием Книга1. Можно подготовить документ, а затем сохранить его на диске в виде файла с произвольным именем и расширением .XLS. Сохранение файлов — документов выполняется по стандартным правилам Windows. Как и Word, Excel является многооконной программой. Это означает, что можно одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть — заготовками. Excel позволяет разделить окно таблицы на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Расщепить окно таблицы можно либо с помощью разделителей окна, либо с помощью команды [Окно — Разделить].4.

Окно программы MS Excel

Настройка экрана Excel

Как и программа Word, Excel предусматривает несколько вариантов. Настройка экрана Excel:

Окно документа также должно быть полноэкранным. При необходимости разверните окно документа.

Чтобы выдать на экран обе панели инструментов, необходимо установить соответствующие флажки в диалоговом окне команды [Вид — Панели инструментов…],- точно также как и процессоре Word.

Многие элементы окна можно выдавать на экран с помощью флажков вкладки [Сервис — Параметры…/Вид].

Необходимо установить на этой вкладке флажки, обеспечивающие показ на экране:

заголовков строк и столбцов;

горизонтальной полосы прокрутки;

вертикальной полосы прокрутки;

При необходимости установить масштаб изображения 100%.

Функции MS Excel

Функции задаются с помощью математических и других формул, которые выполняют вычисления над заданными величинами, называемыми аргументами функции в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, значений ошибок или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргумента. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции. Ввод формул можно выполнить либо непосредственно в ячейке, либо в строке формул. При вводе функций можно использовать раскрывающийся список функций, который становится доступен приводе формулы. В этом списке содержатся 10 наиболее часто используемых функций. В нижней строке списка находится строка Другие функции. При выборе этой функции на экране появляется диалоговое окно Мастер функций, в верхней части которого можно выделить нужную группу функций, а в нижней — конкретную функцию из группы. Аргументы в функции могут быть обязательными и необязательными. В справке Microsoft Excel необязательные аргументы выделены менее жирным шрифтом. Если при вызове функции какие-либо из аргументов опущены, то точка с запятой после опущенного аргумента все равно ставится. Если в аргументах функции используются ссылки на ячейки и диапазоны, можно вводить их непосредственным выделением с помощью мыши. Если текстовое значение указывается в функции непосредственно, то его необходимо заключить в кавычки. Текстовые значения в ячейке, включая кавычки, могут иметь длину до 255 знаков. Если текст заключает в себе двойные кавычки (» «), то их нужно заключить в дополнительные кавычки.

еxcel файл панель инструмент

Стандартные функции MS Excel

Стандартные функции в MS Excel подразделяются на следующие основные группы:

Функции для работы с датами и временем;

Функции для работы со ссылками и массивами;

Функции для работы с базами данных;

Функции для проверки свойств и значений;

Функции, определяемые пользователем;

Математика и тригонометрия.

В данном реферате я рассказала о структуре программы Microsoft Excel, о том, как запускать и завершать работу с этой программой, описала вид окна программы Microsoft Excel, раскрыла функции и перечислила список стандартных функций Microsoft Excel.

Программа Microsoft Excel представляет собой электронную таблицу, которая состоит из строк и столбцов. Запускается эта программа, любым из стандартных способов. В Microsoft Excel файлы можно создавать, загружать и сохранять. Excel позволяет разделить окно таблицы на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Окно программы по структуре похоже на окно программы MS Word. Оно содержит все стандартные элементы: заголовок, горизонтальное меню, две панели инструментов, полосы прокрутки, строка состояния. Также в этой программе можно произвести настройку экрана. Microsoft Excel может осуществлять множество функций, которые подразделяются на следующие группы: финансовые, функции для работы с датами и временем, математические, статистические, функции для работы со ссылками и массивами, функции для работы с базами данных, текстовые, логические, функции для проверки свойств и значений, функции, определяемые пользователем, инженерные, информационные, математика и тригонометрия.

1. Долженков В. А., Колесников Ю. В. Microsoft Excel 2003.- СПб.: БХВ-Петербург, 2006.- 1024с.:ил.

2. Долженков В. А., Колесников Ю. В. Microsoft Excel 2002.- СПб.: БХВ-Петербург, 2003.- 1072с.:ил.

3. Шафрин Ю. А. Информационные технологии: В 2 ч. Ч. 2: Офисная технология и операционные системы.- М.: Лаборатория базовых знаний, 2000.- 336с.

Подобные документы

Табличный процессор Microsoft Excel 2000 — окна программы, меню, панель инструментов и буфер обмена. Создание, открытие и сохранение рабочей книги, завершение работы с Microsoft Excel, формат данных. Работа с базами данных и диаграммами, печать таблиц.

курсовая работа [1,4 M], добавлен 29.12.2011

Панели как основные визуальные средства редактирования документов, их размещение и конфигурация в различных программах Microsoft Office. Панели текстового редактора Microsoft Word и Excel, основные их функциональные возможности и предназначение.

лабораторная работа [885,6 K], добавлен 31.05.2009

Принцип работы и особенности интерфейса табличного процессора Microsoft Office Excel. Описание правил адресации ячеек, освоение приемов их выделения и заполнения данными. Обобщение приемов ввода и редактирования данных в ячейках. Элементы окна Excel.

лабораторная работа [2,7 M], добавлен 15.11.2010

Установка, запуск и настройка программы Excel. Создание рабочего листа. Назначение панели инструментов. Оформление страниц и печать. Создание и сохранение файлов книг. Форматирование и редактирование данных. Работа с формулами, функциями и диаграммами.

реферат [3,1 M], добавлен 09.01.2011

Анализ программы Microsoft Excel. Способы оформления элементов таблицы различными цветами. Этапы подготовки табличных документов. Характеристика табличного процессора EXCEL. Особенности проведения однотипных расчетов над большими наборами данных.

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel есть одним из наиболее популярных программ в мире. [3]

Ценной возможностью Excel есть возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется с помощью объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обделываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, разрешая легко работать, изменять его и руководить расчетами. [3]

С помощью Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать больше 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать разные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничные методы графического представления данных: кроме нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, что настраиваются типы, помогают наглядно отобразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу по Excel, по достоинству оценят помощь «мастеров» — вспомогательных программ, которые помогают при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предвиденных дальнейших шагах и показывая, в зависимости от планированного ответа, результат, проведут пользователя «за руку» за всеми этапами построения диаграммы кратчайшим путем. [3]

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением к ней данных и построением диаграмм. Тяжело вообразить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включенный мощный инструмент анализа — Сводная таблица. С ее помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержать большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими клацаньями кнопкой мыши приводить их в удобный и читается вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программ-мастера. [3]

В Microsoft Excel есть два основных типа объектов: книга и письмо.

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, который используется для обработки и хранение данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Письма служат для организации и анализа данных, которые можно вводить и редактировать одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисление на основе данных с нескольких листов. После создания диаграммы можно поместить на письмо с соответствующими данными или на отдельное письмо диаграммы. [3]

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного письма на другого нужно указать соответствующий ярлык. Название активный лист выделен жирным шрифтом. [3]

В Microsoft Excel очень много разнообразных функций, например:

1. Финансовые, среди множество специальных функций, вычисляющих проценты по депозиту или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и разнообразнейший обратные и родственные величины.

2. Функции даты и времени – большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в разные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в каморку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесение любых изменений в таблицу.

3. Логические функции– эта категория включает 6 логических команд, среди которых ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ.

4. Математические функции– эта категория — одна из наиболее густонаселенных в Excel (больше 100 функций). Никаких особых ухищрений в ней нет. Но есть довольно много функций на все случаи.

5. Ссылка и массивы.В этой категории находятся функции, которые разрешают обратиться к массиву данных (по колонке, строке, прямоугольному интервалу) и получить из него разнообразнейший информацию: номера столбцов и строк, у него входят, их количество, содержимое нужного вам элемента массива; можно найти, в какой каморке этого массива нужное число или текст и т.д.

6. Текст – В этой группе десятка два команд. С их помощью можно сосчитать количество символов в воротничке, включая пробелы (ДЛСТР), узнать код символа (КОДСИМВ), узнать, какой символ стоит первым (ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке текста, поместить в активную каморку некоторое количество символов из другой воротнички (ПСТР), поместить в активную каморку весь текст из другого каморки большими (ПРОПИСН) или сточными буквами (СТРОЧН), проверить, или совпадают две текстовые каморки (СОВПАД), найти некоторый текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим (ЗАМЕНИТЬ).

7. Проверка свойств и значения – здесь находятся команды, с помощью которых можно получить информацию о типе данных в воротничке (число там находится, текст или какая-то другая информация), о формате, о текущей операционной среде, о типичных ошибках, которые возникли в формуле, и т.п..

8. Работа с базой данных – здесь можно найти команды статистического учета (БДДИСП — дисперсия по выборке из базы, БДДИСПП — дисперсия по генеральной совокупности, ДСТАНДОТКЛ — стандартное отклонение по выборке), операции со столбцами и строками базы, количество непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и т.д.

9. Мастер диаграмм – встроенная программа EXCEL, что упрощает работу с основными возможностями программы. [3]

Назначение MS Excel.

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые, бухгалтеры, журналисты и т.д., с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь. [3]

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. Вначале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows. [3]

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов. [3]

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических. [3]

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система «растет» вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные. [3]

Заключение.

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени. [1]

Читайте также:

Как убрать сообщение в правом нижнем углу

Не приходит сообщение рнкб

Сообщение о любом композиторе эпохи возрождения

Чаковская м с текст как сообщение и воздействие на материале английского языка

Сообщение на тему электромонтажные и сборочные технологии

Источник

Основные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

· проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

· автоматизация итоговых вычислений;

· решение задач путём подбора значений параметров;

· обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

· проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

· подготовка табличных документов;

· построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

· создание и анализ баз данных (списков).

Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

· Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.

· Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.

· Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.

· На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.

· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.

Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.

Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.

После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.

Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.

То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.

В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.

В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).

Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.

Источник