Основные формулы excel для собеседования

КУРС

EXCEL ACADEMY

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.

Работа каждого современного специалиста непременно связана с цифрами, с отчетностью и, возможно, финансовым моделированием.

Большинство компаний используют для финансового моделирования и управления Excel, т.к. это простой и доступный инструмент. Excel содержит сотни полезных для специалистов функций.

В этой статье мы расскажем вам о 13 популярных базовых функциях Excel, которые должен знать каждый специалист! Еще больше о функционале программы вы можете узнать на нашем открытом курсе «Аналитика с Excel».

Без опытного помощника разбираться в этом очень долго. Можно потратить годы профессиональной жизни, не зная и трети возможностей Excel, экономящих сотни рабочих часов в год.

Итак, основные функции, используемые в Excel.

1. Функция СУММ (SUM)

Русская версия: СУММ (Массив 1, Массив 2…)

Английская версия: SUM (Arr 1, Arr 2…)

Показывает сумму всех аргументов внутри формулы.

Пример: СУММ(1;2;3)=6 или СУММ (А1;B1;C1), то есть сумма значений в ячейках.

2. Функция ПРОИЗВЕД (PRODUCT)

Русская версия: ПРОИЗВЕД (Массив 1, Массив 2…..)

Английская версия: PRODUCT (Arr 1, Arr 2…..)

Выполняет умножение аргументов.

Пример: ПРОИЗВЕД(1;2;3)=24 или ПРОИЗВЕД(А1;B1;C1), то есть произведение значений в ячейках.

3. Функция ЕСЛИ (IF)

Русская версия: ЕСЛИ (Выражение 1; Результат ЕСЛИ Истина, Результат ЕСЛИ Ложь)

Английская версия: IF (Expr 1, Result IF True, Result IF False)

Для функции возможны два результата.

Первый результат возвращается в случае, если сравнение – истина, второй — если сравнение ложно.

Пример: А15=1. Тогда, =ЕСЛИ(А15=1;2;3)=2.

Если поменять значение ячейки А15 на 2, тогда получим: =ЕСЛИ(А15=1;2;3)=3.

С помощью функции ЕСЛИ строят древо решения:

Формула для древа будет следующая:

ЕСЛИ(А22=1; ЕСЛИ(А23<0;5;10); ЕСЛИ(А24<0;8;6))

ЕСЛИ А22=1, А23=-5, А24=6, то возвращается результат 5.

4. Функция СУММПРОИЗВ(SUMPRODUCT)

Русская версия: СУММПРОИЗВ(Массив 1;  Массив 2;…)    

Английская версия: SUMPRODUCT(Array 1; Array 2;…)

Умножает соответствующие аргументы заданных массивов и возвращает сумму произведений.

Пример: найти сумму произведений

Находим произведения:

ПРОИЗВ1 =1*2*3=6

ПРОИЗВ2 =4*5*6=120

ПРОИЗВ3 =7*8*9=504

Сумма произведений равна 6+120+504=630

Эти расчеты можно заменить функцией СУММПРОИЗВ.

= СУММПРОИЗВ(Массив 1;  Массив 2; Массив 3)

5. Функция СРЗНАЧ (AVERAGE)

Русская версия: СРЗНАЧ (Массив 1;  Массив 2;…..)  

Английская версия: AVERAGE(Array 1; Array 2;…..)

Рассчитывает среднее арифметическое всех аргументов.

Пример: СРЗНАЧ (1; 2; 3; 4; 5)=3  

6. Функция МИН (MIN)

Русская версия: МИН (Массив 1;  Массив 2;…..)  

Английская версия: MIN(Array 1; Array 2;…..)

Возвращает минимальное значение массивов.

Пример: МИН(1; 2; 3; 4; 5)=1  

7. Функция МАКС (MAX)

Русская версия: МАКС (Массив 1;  Массив 2;…..)  

Английская версия: MAX(Array 1; Array 2;…..)

Обратная функции МИН. Возвращает максимальное значение массивов.

Пример: МАКС(1; 2; 3; 4; 5)=5

8. Функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL)

Русская версия: НАИМЕНЬШИЙ (Массив 1;  Порядок k)   

Английская версия: SMALL(Array 1, k-min)

Возвращает k наименьшее число после минимального. Если k=1, возвращаем минимальное число.

Пример: В ячейках А1;A5  находятся числа 1;3;6;5;10.

Результат функции =НАИМЕНЬШИЙ (A1;A5) при разных k:

k=1; результат =1

k=2; результат=2

k=3; результат=5

9. Функция НАИБОЛЬШИЙ (LARGE)

Русская версия: НАИБОЛЬШИЙ (Массив 1;  Порядок k)   

Английская версия: LARGE(Array 1, k-min)

Возвращает k наименьшее число после максимального. Если k=1, возвращаем максимальное число.

Пример: в ячейках А1;A5  находятся числа 1;3;6;5;10.

Результат функции = НАИБОЛЬШИЙ (A1;A5) при разных k:

k=1;  результат = 10

k=2; результат = 6

k=3; результат = 5

10. Функция ВПР(VLOOKUP)

Русская версия: ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; {0 (ЛОЖЬ, т.е. точное значение);1(ИСТИНА, т.е. приблизительное значение)})    

Английская версия: VLOOKUP(lookup value, table, column number. {0;1})

Ищет значения в столбцах массива и выдает значение в найденной строке и указанном столбце.

Пример: Есть таблица находящаяся в ячейках А1;С4

Нужно найти (ищем в ячейку А6):

1. Возраст сотрудника Иванова (3 столбец)
2. ВУЗ сотрудника Петрова (2 столбец)

Составляем формулы:

1. ВПР(А6; А1:С4; 3;0) Формула ищет значение «Иванов» в первом столбце таблицы А1;С4 и возвращает значение в строке 3 столбца. Результат функции – 22
2. ВПР(А6; А1:С4; 2;0) Формула ищет значение «Петров» в первом столбце таблицы А1;С4 и возвращает значение в строке 2 столбца. Результат функции – ВШЭ

11. Функция ИНДЕКС(INDEX)

Русская версия: ИНДЕКС (Массив;Номер строки;Номер столбца);

Английская версия: INDEX(table, row number, column number)

Ищет значение пересечение на указанной строки и столбца массива.

Пример: Есть таблица находящаяся в ячейках А1;С4

Необходимо написать формулу, которая выдаст значение «Петров».

«Петров» расположен на пересечении 3 строки и 1 столбца, соответственно, формула принимает вид:

=ИНДЕКС(А1;С4;3;1)

12. Функция СУММЕСЛИ(SUMIF)

Русская версия: СУММЕСЛИ(диапазон для критерия; критерий; диапазон суммирования)

Английская версия: SUMIF(criterion range; criterion; sumrange)

Суммирует значения в определенном диапазоне, которые попадают под определенные критерии.

Пример: в ячейках А1;C5

Найти:

1. Количество столовых приборов сделанных из серебра.
2. Количество приборов ≤ 15.

Решение:

1. Выражение  =СУММЕСЛИ(А1:C5;«Серебро»; В1:B5). Результат = 40 (15+25).
2. =СУММЕСЛИ(В1:В5;« <=» & 15; В1:B5). Результат = 25 (15+10).

13. Функция СУММЕСЛИМН(SUMIF)

Русская версия: СУММЕСЛИ(диапазон суммирования; диапазон критерия 1; критерий 1; диапазон критерия 2; критерий 2;…)

Английская версия: SUMIFS(criterion range; criterion; sumrange; criterion 1; criterion range 1; criterion 2; criterion range 2;)

Суммирует значения в диапазоне, который попадает под определенные критерии.

Пример: в ячейках А1;C5 есть следующие данные

Найти:

1. Количество столовых приборов сделанных из серебра, единичное количество которых ≤ 20.

Решение:

1. Выражение  =СУММЕСЛИМН(В1:В5; С1:С5; «Серебро»; В1:B5;« <=» & 20). Результат = 15

Заключение

Excel позволяет сократить время для решения некоторых задач, повысить оперативность, а это, как известно, важный фактор для эффективности.

Многие приведенные формулы также используются в финансовом моделировании. Кстати, на нашем курсе «Финансовое моделирование» мы рассказываем обо всех инструментах Excel, которые упрощают процесс построения финансовых моделей.

В статье представлены только часть популярных функции Excel. А еще в Excel есть сотни других формул, диаграмм и массивов данных.

КУРС

EXCEL ACADEMY

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.

Microsoft Excel — инструмент №1 в работе

Excel – универсальное программное средство пакета MS Office предназначенное для работы с электронными таблицами. Функционал программы позволяет не только создавать, хранить, использовать информацию, но и решать куда более сложные аналитические задачи.

Знания персоналом базовых функций электронных таблиц – необходимое требование большинства современных компаний. В подавляющем количестве вакансий без опыта работы хотя-бы с основными формулами не обойтись – Excel своего рода лакмусовая бумажка определяющая компетентность сотрудника.

Почему на собеседовании так важны знания Excel? Дело в том, что любая организация стремиться к оптимизации временных затрат – это означает, что необходимо за короткий промежуток времени проанализировать, отфильтровать и консолидировать данные – разложить по полочкам и представить в более наглядной форме без особых усилий и глубоких математических познаний. Говоря о возможностях утилиты, стоит отметить, что они безграничны! Приложение значительно упрощает работу с числовой и символьной информацией, при осуществлением расчётов формул разной степени сложности (ВПР, СЦЕП, СУММЕСЛИ), использовании сводных таблиц, визуализации информации, построении диаграмм, блок-схем, написании макросов. О важности знания Excel красноречиво говорит тот факт, что программа неизменно входит в тройку лидеров популярности при заказе корпоративных курсов.

Устроиться на вакансию со знанием Excel? Легко!

Секрет любого собеседования в умении себя представить так, чтобы Вами заинтересовались и оценили по достоинству. Поэтому для успешного преодоления ступени отбора, следует как можно лучше подготовиться. В большинстве случаев «отсев» кандидатов происходит на основе резюме, по которому работодатель либо заинтересовывается, либо «отметает» потенциального работника. Этап «живой» встречи, как правило, показывает соответствует ли специалист тем представленным качествам. И здесь начинается самое интересное! Если с личностными характеристиками не до конца все понятно и работодатель может «сначала не просечь» даже проведя тестирование, то с профессиональными знаниями всё сразу становиться очевидным!

Оценка подготовки кандидата на собеседовании никогда не проходит без проверки базовых знаний компьютера, а именно программных средств пакета MS Office. По статистике каждый третий соискатель «проваливает» этот тест. С чем это связано и почему Excel вызывает сложность? Основная трудность заключается в том, что опытные работодатели кроме теоретического блока вопросов, в обязательном порядке дают тестовые задания на основе которых и производят отбор. И тут без практических навыков просто не обойтись. Эта часть интервью направлена на тестирование знаний по базовым функциям программы, а также по отработке основных формул расчёта, т.е. по той базе без которой невозможно успешная трудовая деятельность сотрудника. «Провал» происходит из-за неподготовленности соискателя, теоретически он может знать ответы на абсолютно все вопросы, но, когда дело доходит до демонстрации знаний, многие теряются и не могут решить элементарные задачи. Поэтому чтобы «не заблудиться в трёх соснах» функционала Excel, следует тщательно подготовиться. В первую очередь требуется знать: какие вопросы и задания чаще всего попадаются на собеседованиях?

Какие вопросы и задачи по Excel популярны на собеседованиях?

Педагоги наших курсов отличаются тем, что не «распыляются» на работу в школах и ВУЗах, где учебная программа далека от практики, а имеют многолетний стаж корпоративного обучения Excel именно организаций. Это даёт ценную информацию о том, какие функции программы чаще всего применяются фирмами, и соответственно на знание чего они будут делать акцент в ходе собеседования. Приводим ТОП 10 таких вопросов на знание Excel в порядке убывания популярности.

1. ВПР – функция позволяет решить задачи сравнения данных из разных таблиц и подгрузки информации из нескольких таблиц в одну.
2. Сводные таблицы – используются для отображения данных в более понятном виде, для выборки данных по критериям и для получения итогов.
3. СЦЕП, СЦЕПИТЬ – применяют для объединения данных из разных ячеек в одну. Например, выгрузка из 1С: Бухгалтерии размещает данные в одной ячейке и возникает задача разбить информацию по столбцам, а затем соединить то, что нужно.
4. СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН – эти функции суммируют не всё данные, а то, что удовлетворяет критерию.
5. СЧЁТЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИМН – позволяют подсчитать количество ячеек, соответствующих заданным критериям формулы.
6. Консолидация – инструмент позволяет собрать разрозненные однотипные данные в одну таблицу.
7. ЕСЛИОШИБКА – функция позволяет скрыть ошибочные данные и успешно пройти собеседование.
8. Промежуточные итоги – часто задействуют инструмент для получения итоговых сумм.
9. Условное форматирование – возможность применить требуемое форматирование только к данным, соответствующим тем или иным критериям.
10. ЕСЛИ – логическая функция проверки выполнения условия, использующаяся при решении «продвинутых» производственных задач.

Как проверить свои знания Excel и спать спокойно?

Как уже отмечалось ранее, чтобы заинтересовать работодателя, нужно показать все свои знания с наилучшей стороны, а без уверенности в себе и собственных силах это просто невозможно! Для того, чтобы чувствовать себя спокойным, нужно быть готовым ко всему и дальше большему. Поможет в этом Ваш верный друг – учебный центр «Альянс». На нашем сайте Вы можете проверить свою готовность к собеседованию по Microsoft Excel в любом формате: тесты, задачи, консультации.

Онлайн тестирование

Вариант для тех, кто желает получить быструю сводку своих знаний. Такой вариант позволит оценить свои умения по основным вопросам Excel и увидеть места, на которые нужно обратить внимание при дальнейшей подготовке, так как по результатам теста выводится разбор правильных ответов. У нас имеются несколько тестов по уровню сложности: базовые основы, расширенные возможности, эксперт.

Решение практических задач

Если Вы уже разобрались со своими сильными и слабыми сторонами, то в базе нашего сайта припасены практические тестовые задания, которые часто используются работодателями для проверки базовых знаний Excel. Задачи представляют собой кейсы на отработку вопросов и формул, входящих обязательный минимум знаний на собеседовании. Сначала нужно скачать файл с заданиями, а потом проверить себя загрузив файл с ответами.

Интервью с консультантом

Электронные таблицы не всем даются легко, поэтому для детальной проверки интересующих или вызывающих трудность вопросов, лучше всего обратиться к консультанту, знающему все тонкости программы и отрепетировать будущее интервью с работодателем. Консультант в выездном формате или онлайн не только смоделирует ход собеседования, но и объяснит трудные вопросы, поможет разобраться, даст практические советы, которые помогут успешно пройти тестирование у работодателя.

Интенсив подготовка Excel… Тяжело в учении – легко в трудоустройстве!

Что делать, если Вы прошли тестирование, результаты неутешительные, а собеседование «на носу»? Главное без паники! Всё решаемо, а главное в Ваших руках! И на этот случай на курсах «Альянс» есть решение – обучение Excel с репетитором, проводимое с выездом или онлайн, в зависимости от Ваших возможностей и предпочтений.

Преимущества индивидуальных занятий Excel видны невооруженным глазом:

Во-первых, экономность такого вида подготовки. Не нужно слушать всё подряд, как это происходит на групповых курсах, а можно взять хоть одно занятие. Индивидуальные уроки нацелены именно на результат теста и на те стороны, которые необходимо отработать – это гораздо экономнее нежели оплачивать обучение полностью и изучать, то в чём нет надобности.

Во-вторых, оперативность. К индивидуальному обучению Вы можете приступить сразу в день звонка. Групповые же занятия стартуют после набора группы слушателей, который может продлиться месяц, плюс сам период обучения. Оперативность крайне важна для «горящей» вакансии, на которую много претендентов и Вас пригласили на собеседование в ближайшие дни.

В-третьих, географическая доступность. Для таких занятий абсолютно не важно Ваше местоположение и даже страна проживания, ведь проходить подготовку с репетитором можно и онлайн.

В-четвертых, знание педагогом запросов работодателей. Индивидуальную подготовку ведёт преподаватель, обучающий персонал организаций более 20 лет, а потому отлично знает MS Excel, что востребовано в компаниях и какие вопросы будут на собеседовании.

Несмотря на все сложности электронных таблиц, всё решаемо! Главное вовремя поставить задачу и обратиться за помощью к надёжному наставнику. Курсы «Альянс» помогут подготовиться к собеседованию по Excel на «Ура»!

Поделиться:

Скачать PDF

Ниже приведены наиболее часто задаваемые формулы Excel в интервью.

1) формула суммы: = сумма (C2, C3, C4, C5)

В Excel формула SUM используется для расчета общего числа. Например, здесь мы вычислили общее количество компьютерных предметов, проданных в разных регионах США, используя формулу = SUM (C2, C3, C4, C5), в конце вы получите в общей сложности 20 500 долларов, как показано в следующей формуле. В формуле внутри скобки вы должны указать номер столбца или строки, который хотите добавить.

2) Средняя формула: = Средняя (C2, C3, C4, C5)

В Excel, средняя формула, используется для получения среднего для любого числа. Как мы рассчитали средние продажи компьютерных товаров в США. На первом снимке экрана показана формула, то есть = Среднее (C2, C3, C4, C5), которое мы применили для наших данных.

На приведенном ниже снимке экрана показана средняя сумма, которую мы сохранили после применения формулы.

3) формула SumIF = SUMIF (A2: A7, «Требуемые товары», D2: D7)

SumIF дает общее количество любых элементов для выбранных диапазонов. Например, здесь мы хотим рассчитать только общую сумму продаж для программных продуктов, для этого мы будем применять формулу как = SUMIF (A2: A7, «программное обеспечение», D2: D7). Здесь A2 и A7 определяют диапазон для программного обеспечения и так же, как мы можем найти объем продаж для оборудования. (A2: A7, «аппаратное обеспечение», D2: D7).

Ниже снимок экрана показывает общее количество продаж аппаратного и программного обеспечения в таблице.

Excel, безусловно, одна из самых необходимых программ. Она сделала жизнь множества пользователей легче. Excel позволяет автоматизировать даже самые сложные вычисления, и в этом заключается основное преимущество этой программы.

Как правило, стандартный пользователь применяет лишь ограниченный набор функций, в то время как существует множество формул, позволяющих реализовывать те же задачи, но значительно быстрее.

Это может быть полезно, если постоянно приходится выполнять множество однотипных действий, требующих большого количества операций.

Стало интересно? Тогда добро пожаловать в обзор самых полезных 15 формул Excel.

Немного терминологии

Перед тем, как непосредственно начать обзор функций, нужно разобраться в том, что же это такое. Под этим понятием подразумевается заложенная разработчиками формула, по которой осуществляются вычисления и на выходе получается определенный результат. 

Каждая функция имеет две основные части: имя и аргумент. Формула может состоять из одной функции или нескольких. Чтобы ее начать писать, нужно кликнуть дважды по требуемой ячейке и написать знак «равно».

Следующая составная часть функции – это имя. Собственно, им и является название формулы, которое поможет Excel понять, что хочет пользователь. Вслед за ним в скобках приводятся аргументы. Это параметры функции, учитываемые для выполнения определенных операций. Бывает несколько типов аргументов: числовые, текстовые, логические. Также вместо них нередко используются ссылки на ячейки или определенный диапазон. Каждый аргумент отделяется от другого с помощью точки с запятой.

Синтаксис – одно из главных понятий, характеризующих функцию. Под этим термином подразумевается шаблон для вставки определенных значений с целью обеспечить работоспособность функции.

А теперь давайте все это проверим на практике.

Формула 1: ВПР

Эта функция дает возможность найти требуемую информацию в таблице, а возвращенный результат вывести в определенную ячейку. Аббревиатура, обозначающая название функции, расшифровывается, как «вертикальный просмотр».

Синтаксис

Это довольно сложная формула, имеющая 4 аргумента, а ее использование имеет множество особенностей.

Синтаксис такой:

=ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

Давайте более подробно рассмотрим все аргументы:

1. Значение, которое ищется.
2. Таблица. Необходимо, чтобы было искомое значение, находящееся в первой колонке, а также значение, которое возвращается. Последнее располагается где-угодно. Пользователь может самостоятельно определиться, куда вставлять результат формулы. 
3. Номер столбца.
4. Интервальный просмотр. Если в этом нет необходимости, то можно не приводить значение этого аргумента. Оно являет собой логическое выражение, обозначающее степень точности совпадения, которое должно быть обнаружено функцией. Если указан параметр «Истина», то тогда Excel будет искать самое близкое значение к указанному в качестве искомого. Если же указан параметр «Ложь», то функция будет искать только те значения, которые находятся в первой колонке.

На этом скриншоте мы пробуем с помощью формулы понять, сколько просмотров было осуществлено по запросу «купить планшет».

Формула 2: Если

Эта функция необходима, если пользователь хочет задать определенное условие, при котором должен осуществляться расчет или выводиться конкретное значение. Она может принимать два варианта: истинное и ложное.

Синтаксис

В формулу этой функции входит три основных аргумента, и она выглядит так:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;«значение_если_истина»;«значение_если_ложь»).

Здесь под логическим выражением подразумевается непосредственно описывающая критерий формула. С ее помощью будут проверяться данные на предмет соответствия определенному условию. Соответственно, аргумент «значение если ложь» предназначен для той же задачи, с тем лишь отличием, что оно зеркально противоположное по смыслу. Простыми словами, если условие не подтвердилось, то программа осуществляет определенные действия.

Есть еще один вариант, как можно применять функцию ЕСЛИ – вложенные функции. Здесь может быть намного больше условий, вплоть до 64. Пример рассуждения, соответствующего формуле, приведенной на скриншоте, такой. Если ячейка А2 равна двум, то нужно вывести значение «Да». Если же она имеет другое значение, то необходимо проверить, равна ли ячейка D2 двум. Если да, то нужно выдать значение «нет», если и здесь условие оказывается ложным, то формула должна вернуть значение «возможно».

Не рекомендуется пользоваться вложенными функциями слишком часто, поскольку их использовать довольно тяжело, возможны ошибки. И потребуется немало времени, чтобы их исправить. 

Функция ЕСЛИ может применяться и с целью понять, пустая ли определенная ячейка. Чтобы добиться этой цели, необходимо использовать еще одну функцию – ЕПУСТО.

Тут синтаксис следующий:

=ЕСЛИ(ЕПУСТО(номер ячейки);«Пустая»;«Не пустая»).

Кроме этого, есть возможность применять вместо функции ЕПУСТО применять стандартную формулу, но указать, что при условии отсутствия никаких значений в ячейке.

ЕСЛИ – это одна из наиболее часто встречаемых функций, которая очень легко используется и она дает возможность понять, насколько истинны те или иные значения, получить результаты по разным критериям, а также определить, является ли определенная ячейка пустой.

Эта функция является фундаментом для некоторых других формул. Некоторые из них мы сейчас проанализируем более детально.

Формула 3: СУММЕСЛИ

Функция СУММЕСЛИ позволяет суммировать данные, при условии их соответствия определенным критериям.

Синтаксис

Эта функция, аналогично предыдущей, имеет три аргумента. Чтобы ее использовать, необходимо написать такую формулу, подставив необходимые значения в соответствующих местах.

=СУММЕСЛИ(диапазон;условие;[диапазон_суммирования])

Давайте более подробно поймем, что каждый из аргументов собой являет:

1. Условие. Этот аргумент позволяет передать в функцию ячейки, которые в дальнейшем подлежат суммированию.
2. Диапазон суммирования. Этот аргумент не является обязательным, и он дает возможность задать ячейки, которые необходимо суммировать, если условие оказывается ложным.

Так, в данной ситуации Excel суммировал данные о тех запросах, где количество переходов превышает 100000.

Формула 4: СУММЕСЛИМН

Если же условий несколько, то используется родственная функция СУММЕСЛИМН.

Синтаксис

Формула этой функции выглядит так:

=СУММЕСЛИМН(диапазон_суммирования; диапазон_условия1; условие1; [диапазон_условия2; условие2]; …)

Обязательными являются второй и третий аргументы, а именно «Диапазон условия 1» и «условие 1».

Формула 5: СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Эта функция пытается определить количество непустых ячеек, которые подходят под заданные условия в рамках диапазона, введенного пользователем.

Синтаксис

Чтобы ввести эту функцию, необходимо указать следующую формулу:

=СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий)

Что означают приведенные аргументы?

1. Диапазон – это совокупность ячеек, среди которой должен осуществляться подсчет.
2. Критерий – условие, учитываемое при выборе ячеек.

Например, этом примере программа посчитала число ключевых запросов, где количество переходов в поисковых системах превышает сто тысяч. В итоге, формула вернула число 3, что означает, наличие трех таких ключевиков.

Если говорить о родственной функции СЧЕТЕСЛИМН, то она, аналогично предыдущему примеру, предоставляет возможность использовать сразу несколько критериев. Ее формула следующая:

=СЧЁТЕСЛИМН(диапазон_условия1;условие1;[диапазон_условия2;условие2];…)

И аналогично предыдущему случаю «Диапазон условия 1» и «условие 1» – это обязательные аргументы, другие же можно не использовать, если нет такой необходимости. Максимально функция предусматривает возможность применять до 127 диапазонов вместе с условиями.

Формула 6: ЕСЛИОШИБКА

Эта функция возвращает заданное пользователем значение, если в процессе вычисления по формуле обнаруживается ошибка. Если же получившееся значение корректное, она оставляет его.

Синтаксис

У этой функции два аргумента. Синтаксис следующий:

=ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка)

Описание аргументов:

1. Значение – непосредственно формула, проверяемая на предмет багов.
2. Значение если ошибка – результат, появляющийся после того, как ошибка будет обнаружена.

Если говорить о примерах, то данная формула покажет в случае невозможности осуществления деления текст «Ошибка при вычислении».

Формула 7: ЛЕВСИМВ

Эта функция дает возможность выделить требуемое количество символов слева строки.

Ее синтаксис следующий:

=ЛЕВСИМВ(текст;[число_знаков])

Возможные аргументы:

1. Текст – строка, из какой требуется достать определенный фрагмент.
2. Число знаков – непосредственно количество знаков, которые нужно извлекать.

Так, в данном примере видно, как эта функция используется с целью посмотреть, какой будет внешний вид у тайтлов к страницам сайтов. То есть, поместится ли строка в определенное количество знаков или нет.

Формула 8: ПСТР

Эта функция дает возможность достать требуемое количество знаков с текста, начиная определенным символом по счету.

Ее синтаксис следующий:

=ПСТР(текст;начальная_позиция;число_знаков).

Расшифровка аргументов:

1. Текст – это строка, в которой содержатся необходимые данные.
2. Начальная позиция – это непосредственно положение того символа, который и служит началом для извлечения текста.
3. Число знаков – количество символов, которые формула должна вытащить из текста.

На практике эта функция может использоваться, например, чтобы упростить названия тайтлов, убрав слова, которые находятся в их начале.

Формула 9: ПРОПИСН

Эта функция все буквы, содержащиеся в определенной строке, делает прописными. Ее синтаксис следующий:

=ПРОПИСН(текст)

Аргумент только один – непосредственно текст, который будет обрабатываться. Можно использовать ссылку на ячейку.

Формула 10: СТРОЧН

По сути, обратная функция, которая делает строчными каждую букву заданного текста или ячейки.

Синтаксис у нее аналогичный, есть только один аргумент, содержащий текст или адрес ячейки.

Формула 11: ПОИСКПОЗ

Эта функция дает возможность найти требуемый элемент среди диапазона ячеек и выдать его положение.

Шаблон этой формулы такой:

=ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;тип_сопоставления)

Первые два аргумента обязательные, последний – нет.

Существует три способа сопоставления:

1. Меньше или равно – 1.
2. Точное – 0.
3. Самое маленькое значение, равно искомому или большего него -1.

В данном примере мы пытаемся определить, какой по какому из ключевых слов осуществляется до 900 переходов включительно.

Формула 12: ДЛСТР

Эта функция дает возможность определить, какая длина у заданной строки.

Ее синтаксис аналогичен предыдущей:

=ДЛСТР(текст)

Так, она может использоваться, чтобы определить длину описания статьи при SEO-продвижении сайта.

Также ее хорошо совмещать с функцией ЕСЛИ.

Формула 13: СЦЕПИТЬ

Эта функция дает возможность сделать несколько строчек из одной. Причем допустимо указание в аргументах как адресов ячеек, так и непосредственно само значение. Формула дает возможность записать до 255 элементов общей длиной не более 8192 символа, чего предостаточно для практики.

Синтаксис такой:

=СЦЕПИТЬ(текст1;текст2;текст3);

Формула 14: ПРОПНАЧ

Эта функция меняет местами прописные и строчные символы.

Синтаксис очень простой:

=ПРОПНАЧ(текст)

Формула 15: ПЕЧСИМВ

Эта формула дает возможность убрать все невидимые знаки (например, перенос строки) из статьи.

Ее синтаксис следующий:

=ПЕЧСИМВ(текст)

В качестве аргумента можно указывать адрес ячейки.

Выводы

Конечно, это не все функции, которые используются в Excel. Мы хотели привести такие, о которых не слышал среднестатистический пользователь электронных таблиц или использует редко. По статистике наиболее часто используются функции для вычисления и выведения среднего значения. Но Excel – это больше среда разработки, чем просто программа для электронных таблиц. В ней можно автоматизировать абсолютно любую функцию. 

Очень хочется надеяться, что это получилось, и вы почерпнули для себя много полезного.

Приложения Microsoft, такие как Word, Excel, PowerPoint, используются почти в каждой крупной организации, а также миллионы малых предприятий, фрилансеров и предпринимателей.

Для чего-то, что так популярно, имеет смысл иметь приличные знания о том, как эффективно использовать эти приложения. В некоторых должностях основная часть работы связана с ежедневной работой с этими приложениями.

Я был участником многих собеседований, где я видел, как кандидаты упоминали Excel как один из навыков, в котором они являются экспертами, но когда мне задали несколько вопросов по нему, опыт сошел на нет.

Если вы готовитесь к следующему собеседованию и указали Excel в качестве одного из своих навыков, найдите время, чтобы ответить на эти распространенные вопросы собеседования по Excel.

Я попытался охватить все популярные вопросы собеседования по Excel, которые мне задавали, а также некоторые, которые, как мне казалось, было бы полезно знать.

Это руководство также может быть использовано интервьюерами, которые хотят оценить навыки Excel кандидатов на собеседовании.

Примечание: я буду добавлять новые вопросы в это руководство. Вы можете добавить его в закладки, чтобы вернуться и проверить позже.

• Если у вас есть время, ответьте на все вопросы Excel.
• Если вы хотите узнать о конкретных темах, щелкните название темы в оглавлении. Затем вы можете ответить на все вопросы Excel по этой теме.
• По большинству вопросов было предложено продолжить чтение, а соответствующие руководства были связаны. Вы можете просмотреть эти руководства, чтобы глубже понять тему.
• Если вы хотите понять только основы, ответьте на все вопросы, кроме тех, которые указаны в полях, выделенных синим цветом. Вопросы Excel в синем поле относятся к продвинутому уровню.

Вопросы для собеседования по Excel Темы

Вопросы по форматированию Excel

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы для собеседования в формате Excel (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

Какие форматы данных существуют в Excel?

В Excel доступны следующие форматы:

• Текстовый формат — Это может включать текст, а также буквенно-цифровые строки (например, ABC123). Текстовая строка также может включать знаки препинания и символы.
• Числовой формат — Даже в числах есть разные форматы. Например, у вас могут быть десятичные дроби, дроби, разделители тысяч и т. Д. Независимо от того, какой формат был применен, вы можете использовать числа в таких вычислениях, как сложение, вычитание, деление и умножение.
• Формат даты — Самое важное, что нужно знать о датах, — это то, что они хранятся в Excel в виде чисел. Однако вы можете отформатировать его так, чтобы он отображался как даты. Например, 01.01.2019 будет сохранено в Excel как 43466, что является числом для данной даты. В Excel вы можете отображать даты в разных форматах, например длинное свидание (01 января2021-2022), короткое свидание (01-01-2019) и др.
• Бухгалтерский / Валютный формат — Когда вы применяете формат учета / валюты к числу, Excel добавляет символ валюты вместе с двумя десятичными знаками.
• Формат процента — Вы можете форматировать числа, чтобы они отображались в процентах. Например, вы можете сделать 0,1, чтобы отображалось как 10% при применении к нему процентного формата.

Как обернуть текст в Excel?

Перенос текста в Excel позволяет избежать выхода текста за пределы ячейки. Применяя параметр обтекания текстом, вы можете убедиться, что весь текст хорошо умещается в одной ячейке (хотя это может изменить его высоту).

Чтобы обернуть текст, выберите ячейку, перейдите на вкладку «Главная» и щелкните параметр «Обтекать текстом» в группе «Выравнивание». Обратите внимание, что это кнопка переключения, что означает, что если вы снова нажмете на нее, она развернет текст.

Как объединить ячейки в Excel?

Чтобы объединить ячейки, вам нужно сначала выбрать ячейки, которые вы хотите объединить, затем перейти на вкладку «Главная» и щелкнуть опцию «Объединить и центрировать» в группе «Выравнивание».

Обратите внимание, что хотя использование «Объединить и центрировать» позволяет выполнить свою работу, это не самый эффективный способ сделать это. Проблема использования «Объединить и центрировать» состоит в том, что полученные ячейки не будут отсортированы должным образом. Правильный способ объединения ячеек — использование опции «Центрировать по выделению».

Вы можете узнать больше о правильном слиянии ячеек здесь.

Для чего используется Format Painter?

«Format Painter» позволяет скопировать формат из ячейки и применить его к другой ячейке (или диапазону ячеек).

Вы можете узнать больше о Format Painter здесь.

Как бы очистить все форматирование, не удаляя содержимое ячейки?

Иногда вам может потребоваться удалить все форматирование (цвета, границы, стиль шрифта и т. Д.) И оставить простые простые данные. Вы можете сделать это, очистив все форматирование в Excel.

Для этого вам необходимо использовать опцию «Очистить форматы», которую можно найти на вкладке «Главная» в группе редактирования. Он становится видимым, когда вы нажимаете на раскрывающееся меню «Очистить».

Обратите внимание, что есть и другие параметры, такие как очистить содержимое, очистить комментарии и очистить гиперссылки. Если вы хотите все очистить — воспользуйтесь опцией «Очистить все».

Что такое условное форматирование?

Условное форматирование позволяет форматировать ячейку на основе значения в ней. Например, если вы хотите выделить все ячейки, в которых значение меньше 30, красным цветом, вы можете сделать это с помощью условного форматирования.

Вы можете узнать больше об условном форматировании здесь.

Как бы вы выделили ячейки с отрицательными значениями в нем?

Вы можете сделать это с помощью условного форматирования. Вот шаги:

• Выделите ячейки, в которых вы хотите выделить ячейки с отрицательным значением.
• Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Условное форматирование».
• Перейдите в раздел «Выделить правила ячеек» и нажмите «Меньше».
• В диалоговом окне «Меньше чем» укажите значение 0 и форматирование.

Как бы выделить ячейки с повторяющимися значениями?

Вы можете легко сделать это, используя условное форматирование. Вот шаги:

• Выберите данные, в которых вы хотите выделить повторяющиеся ячейки.
• Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Условное форматирование».
• Перейдите в раздел «Выделить правила ячеек» и нажмите «Повторяющиеся значения».

Как бы выделить ячейки с ошибками?

В Excel могут быть разные типы ошибок, такие как # N / A, # DIV / 0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME и #NUM.

Вы можете выделить все ячейки, содержащие любую из этих ошибок, с помощью условного форматирования.

Вот шаги, чтобы выделить ячейки с ошибками:

• Выберите данные, в которых вы хотите выделить ячейки с ошибками.
• Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Условное форматирование».
• Щелкните «Новое правило».
• В диалоговом окне «Новое правило форматирования» выберите параметр «Использовать формулу для определения ячеек для форматирования».
• В поле формулы введите = ISERROR (A1), где A1 — активная ячейка в выделенном фрагменте.
• Нажмите кнопку «Формат» и укажите цвет, которым вы хотите выделить ячейки.
• Щелкните ОК.

Как сделать текст невидимым в Excel?

Есть несколько способов сделать это:

• Вы можете просто сделать шрифт белым, и он будет казаться невидимым.
• [Лучший способ] Вы можете сделать текст невидимым, изменив пользовательский формат. Вот как это сделать. Выделите ячейку, нажмите Control + 1 (удерживая клавишу Ctrl, нажмите 1). Откроется диалоговое окно «Формат ячеек». В опции Custom введите ;;; в поле настраиваемого параметра. Это сделает текст невидимым (но он все равно останется).

Вопросы по формулам Excel

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы по формулам Excel для собеседований (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

Какой порядок операций используется при вычислении формул в Excel?

Ниже приведен порядок приоритета формул Excel:

• парентез (Bракетки)
• Exponentiation (^)
• Mультипликация или Division — оба имеют равный приоритет и оцениваются в зависимости от того, что наступит раньше
• Аddition или Subtraction — оба имеют равный приоритет и оцениваются в зависимости от того, что наступит раньше

Легкий способ запомнить это по аббревиатуре ПЕМДАС — это первый алфавит каждого оператора.

В чем разница между функцией и формулой в Excel?

Формула — это определяемое пользователем выражение, которое вычисляет значение. Функция — это предварительно определенная встроенная операция, которая может принимать указанное количество аргументов. Пользователь может создавать сложные формулы, в которых может быть несколько функций.

Например, = A1 + A2 — это формула, а = SUM (A1: A10) — это функция.

Какие, по вашему мнению, 5 основных функций в Excel?

Этот вопрос часто задают, чтобы понять, насколько кандидат удобен для работы с функциями Excel. Хотя в Excel более 450 функций и нет установленных критериев для выбора пятерки лучших, вот те, которые я считаю достойными:

• ВПР
• СЧЁТЕСЛИ
• СУММЕСЛИ
• ЕСЛИ ОШИБКА
• ИНДЕКС / МАТЧ

Я выбрал перечисленные выше функции, поскольку они не очень простые и весьма полезны для тех, кто занимается анализом в Excel. Вы также можете рассмотреть следующие функции — СУММПРОИЗВ, ТЕКСТ, СУММ, СРЕДНЕЕ, LEN / LEFT / RIGHT / MID.

Опять же, на этот вопрос нет правильного или неправильного ответа. Просто убедитесь, что вы знаете упомянутые функции.

Здесь вы можете найти подробные объяснения наиболее популярных функций Excel.

В чем разница между абсолютными и относительными ссылками на ячейки?

В Excel ссылка означает ссылку на ячейку, например A1, или ссылку на диапазон, например A1: A10.

Относительные ссылки: это ссылки на ячейки, которые изменяются при копировании и вставке формулы, содержащей ссылки. Чтобы дать вам простой пример, если вы поместите = A10 в ячейку A1, а затем скопируете ячейку A1 и вставите ее в ячейку A2, ссылка изменится на A11. Это происходит потому, что это относительная ссылка на ячейку, и она изменяется относительно ячейки, из которой скопирована.

Абсолютные ссылки: это ссылки, которые остаются неизменными и не меняют, скопируйте и вставьте формулу, в которой есть ссылки. Например, если вы поместите = $ A $ 10 в ячейку A1, а затем скопируете ячейку A1 и вставите ее в ячейку A2, ссылка все равно останется $ A $ 10. Знак $ перед алфавитом столбца и номером строки делает его абсолютным.

Вы можете узнать больше об абсолютных и относительных ссылках здесь.

С какими типами ошибок вы можете столкнуться в Excel?

При работе с Excel вы можете столкнуться со следующими шестью типами ошибок:

1. # Н / Д Ошибка: Это называется ошибкой «Значение недоступно». Вы увидите это, если воспользуетесь формулой поиска и не сможете найти значение (следовательно, недоступно).
2. # DIV / 0! Ошибка: Вы, вероятно, увидите эту ошибку при делении числа на 0. Это называется ошибкой деления.
3. #СТОИМОСТЬ! Error: ошибка значения возникает при использовании неправильного типа данных в формуле.
4. # ССЫЛКА! Ошибка: Это называется ошибкой ссылки, и вы увидите это, когда ссылка в формуле больше не действительна. Это может быть тот случай, когда формула ссылается на ссылку на ячейку, а эта ссылка на ячейку не существует (происходит, когда вы удаляете строку / столбец или рабочий лист, на которые ссылается формула).
5. # ИМЯ ОШИБКА: Эта ошибка, вероятно, является результатом неправильного написания функции.
6. #NUM ERROR: Числовая ошибка может возникнуть, если вы попытаетесь вычислить очень большое значение в Excel. Например, = 194 643 вернет числовую ошибку.

Как исправить ошибки при работе с формулами Excel?

Есть несколько способов исправить ошибки в Excel:

1. Вы можете выделить ошибки, используя условное форматирование. Это требует использования функции ISERROR в условном форматировании.
2. Вы можете использовать функцию ЕСЛИОШИБКА в Excel, чтобы получить конкретное значение, если формула возвращает ошибку.
3. Вы можете использовать ISERROR, чтобы получить TRUE в случае ошибки и FALSE в случае ее отсутствия.
4. Вы можете использовать функцию IFNA для устранения ошибки # N / A.

Какую функцию вы бы использовали для получения текущей даты и времени в Excel?

Могут использоваться следующие функции:

• СЕГОДНЯ () — эта функция не принимает аргументов и возвращает текущее значение даты.
• NOW () — эта функция не принимает аргументов и возвращает текущее значение даты и времени.

Помните, что даты и время хранятся в Excel в виде чисел. Таким образом, вы можете выполнять такие операции, как сложение / вычитание с этими датами.

Как можно объединить текст из нескольких ячеек с помощью формулы?

Чтобы объединить текст из разных ячеек, вы можете использовать любой из следующих трех методов:

1. Функция TEXTJOIN. Если вы используете подписку на Office 365, в вашей версии будет доступна функция TEXTJOIN. Щелкните здесь, чтобы узнать, как это работает.
2. Функция СЦЕПИТЬ — если вы хотите объединить значения в ячейках A1 и A2, вы можете использовать формулу = СЦЕПИТЬ (A1, A2)
3. Оператор амперсанда (&): работает так же, как функция СЦЕПИТЬ. Чтобы объединить текстовые строки в ячейках A1 и A2, используйте формулу = A1 & A2

Вы можете узнать больше о соединении строк в Excel здесь.

Какую формулу вы бы использовали для определения длины текстовой строки в ячейке?

Вы можете узнать длину строки в ячейке с помощью функции LEN.

Например, если вы хотите узнать длину строки в ячейке A1, вы можете использовать формулу = LEN (A1)

Каков синтаксис функции ВПР?

ВПР — определенно одна из самых популярных функций Excel. И это также один из самых часто задаваемых вопросов об Excel, который я видел в интервью.

Вот синтаксис ВПР:

= ВПР (значение_просмотра, массив_таблиц, номер_столбца, [поиск_диапазона])

• lookup_value — это искомое значение, которое вы пытаетесь найти в крайнем левом столбце таблицы. Это может быть значение, ссылка на ячейку или текстовая строка. В примере с оценочным листом это будет ваше имя.
• table_array — это массив таблиц, в котором вы ищите значение. Это может быть ссылка на диапазон ячеек или именованный диапазон. В примере с оценочным листом это будет вся таблица, содержащая оценки для всех по каждому предмету.
• col_index — это номер индекса столбца, из которого вы хотите получить совпадающее значение. В примере с оценочным листом, если вам нужны оценки по математике (который является первым столбцом в таблице, который содержит оценки), вы должны посмотреть в столбец 1. Если вы хотите получить оценки по физике, вы должны посмотреть в столбец 2.
• [range_lookup] — здесь вы указываете, хотите ли вы точное или приблизительное совпадение. Если опущено, по умолчанию используется ИСТИНА — приблизительное совпадение..

Если у вас есть время, я рекомендую ознакомиться с этим руководством по функциям ВПР, которое я создал с 10 практическими примерами.

Как бы вы избавились от начальных / конечных / двойных пробелов в тексте в Excel?

Чтобы избавиться от начальных, конечных и двойных пробелов, вам необходимо использовать функцию TRIM.

Например, если у вас есть текстовая строка в ячейке A1 и вы хотите удалить пробелы, вы можете использовать следующую формулу:

= ОБРЕЗАТЬ (A1)

Обратите внимание, что при этом не удаляются отдельные пробелы между словами.

Функция Excel TRIM хорошо справляется с удалением пробелов в Excel, однако она не работает, если в вашем наборе данных есть непечатаемые символы (например, разрывы строк). Чтобы удалить непечатаемые символы, вы можете использовать комбинацию функций ОБРЕЗАТЬ и ОЧИСТИТЬ.

Если у вас есть текст в ячейке A1, из которого вы хотите удалить пробелы, используйте следующую формулу:

= ОБРЕЗАТЬ (ЧИСТЫЙ (A1))

Вы можете прочитать больше об этом здесь.

Каковы известные ограничения функции ВПР?

Функция ВПР очень полезна, но также имеет несколько ограничений:

• Его нельзя использовать, если значение поиска находится справа. Чтобы функция ВПР работала, значение поиска всегда должно быть в крайнем левом столбце. Теперь это ограничение можно преодолеть, используя его с другими формулами, это имеет тенденцию делать формулы сложными.
• ВПР даст неверный результат, если вы добавите / удалите новый столбец в своих данных (поскольку значение номера столбца теперь относится к неправильному столбцу). Вы можете сделать номер столбца динамическим, но если вы планируете объединить две или более функций, почему бы в первую очередь не использовать INDEX / MATCH.
• При использовании с большими наборами данных это может замедлить вашу книгу.

Вы можете прочитать мое сравнение VLOOKUP Vs. ИНДЕКС / МАТЧ здесь.

Вот несколько примеров использования комбинации ИНДЕКС ПОИСКПОЗ в Excel.

Когда бы вы использовали функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ?

Когда вы работаете с табличными данными, вы можете использовать функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ, чтобы получить различные промежуточные итоги, такие как СРЕДНИЙ, СЧЁТ, МАКС, МИН, СТАНДОТКЛОН.

Одним из преимуществ функции SUBTOTAL является то, что она позволяет игнорировать скрытые / отфильтрованные ячейки. Поэтому, если у вас есть огромный набор данных, и вы фильтруете его на основе критериев или скрываете некоторые строки, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ будет автоматически обновляться, чтобы дать вам результат только для видимых ячеек.

Конечно, если вы не хотите, чтобы данные отфильтрованных / скрытых ячеек игнорировались, вы тоже можете это сделать.

Что такое изменчивые функции? Вы можете назвать несколько?

Неустойчивая функция пересчитывает формулу снова и снова (всякий раз, когда в таблице происходят какие-либо изменения). Это может значительно замедлить работу книги.

Очень простым примером изменчивой функции является функция NOW () (для получения текущей даты и времени в ячейке). Всякий раз, когда вы редактируете любую ячейку на листе, она пересчитывается. Это нормально, если у вас небольшой набор данных и меньшее количество формул, но если у вас большие электронные таблицы, это может значительно замедлить обработку.

Вот список изменчивых формул:

• Высоко изменчивый: RAND (), NOW (), TODAY ()
• Почти непостоянный: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

БОНУСНЫЙ СОВЕТ: Условное форматирование также непостоянно. Вы должны использовать его только там, где это необходимо.

Сочетания клавиш Excel

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы собеседования в Excel о сочетаниях клавиш, которые вам могут задать во время собеседования (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

Какие наиболее полезные сочетания клавиш вы используете?

Существуют сотни сочетаний клавиш Excel. Я перечисляю свои пять основных горячих клавиш, но если у вас есть собственный, не стесняйтесь использовать его.

1. КОНТРОЛЬ D чтобы заполнить содержимое ячейки выше.
2. SHIFT пробел , чтобы выделить всю строку (или CONTROL + пробел, чтобы выделить весь столбец).
3. КОНТРОЛЬ — удалить ячейки / строку / столбец. Откроется диалоговое окно удаления, в котором вы можете выбрать, что удалить.
4. КОНТРОЛЬ; для вставки текущей даты (CONTROL SHIFT; вставляет текущее время).
5. СТРАНИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВВЕРХ / СТРАНИЦА для циклического просмотра листов.

Вы можете прочитать следующие руководства, если вам нужно больше сочетаний клавиш:

• 20 сочетаний клавиш Excel, которые впечатлят вашего начальника
• 200+ сочетаний клавиш в Excel

Какой ярлык для открытия диалогового окна поиска и замены

• КОНТРОЛЬ F — Откроется диалоговое окно «Найти и заменить» с выбранной вкладкой «Найти».
• КОНТРОЛЬ H — Откроется диалоговое окно «Найти и заменить» с выбранной вкладкой «Заменить».

Что такое ярлык для проверки орфографии?

F7 — открывает диалоговое окно проверки орфографии.

Что такое ярлык для быстрого автоматического суммирования строк / столбцов?

ALT =

Если у вас есть числа в столбце / строке, вы можете быстро получить сумму с помощью этого сочетания клавиш Excel.

Каким ярлыком можно открыть новую книгу Excel?

КОНТРОЛЬ N

Это работает, только если у вас открыто приложение Excel.

Как выбрать все ячейки на листе

Вы можете использовать КОНТРОЛЬ A A — удерживая контрольную клавишу, дважды нажмите клавишу A.

Если у вас нет данных вокруг активной ячейки, нажатие клавиши A один раз выберет весь лист. Но в случае, если есть данные, однократное нажатие клавиши A выделит все данные и повторное нажатие выберет все ячейки на листе.

Как бы вы вставили новую строку в ту же ячейку?

Чтобы вставить новую строку в ту же ячейку, используйте ярлык ALT Enter — удерживая клавишу ALT, нажмите ввод.

Какой ярлык для вставки комментария в Excel?

SHIFT F2

Выберите ячейку, в которую вы хотите добавить комментарий, удерживая клавишу ALT, нажмите клавишу F2.

Если вы выбрали диапазон ячеек, он вставит комментарий только в активную ячейку.

Вопросы по сводной таблице Excel

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы собеседования в Excel о сводной таблице, которые вам могут задать во время собеседования (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

Что такое сводная таблица и когда бы вы ее использовали?

Сводная таблица — это функция Microsoft Excel, которая позволяет быстро суммировать огромные наборы данных (с помощью нескольких щелчков мышью).

Даже если вы новичок в мире Excel, вы можете легко использовать сводную таблицу. Для создания отчетов достаточно просто перетащить заголовки строк / столбцов.

В качестве примера: если у вас есть данные о продажах в 10 000 строк из четырех разных регионов, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы мгновенно узнать, каковы общие продажи в каждом регионе. Если вы хотите более детально изучить продажи каждого продукта в каждом регионе, вы можете легко это сделать (это буквально так же просто, как перетащить точку данных в поле).

Вы можете узнать больше о сводных таблицах здесь.

Каковы различные разделы сводной таблицы?

Сводная таблица состоит из четырех разных разделов:

• Область ценностей: Это область, в которой указываются значения.

• Площадь строк: Заголовки слева от области значений образуют область строк.

• Столбцы Площадь: Заголовки в верхней части области значений образуют область столбцов.

• Площадь фильтра: Это дополнительный фильтр, который можно использовать для дальнейшей детализации набора данных.

Что такое слайсеры?

Срезы были представлены в сводной таблице в версии Excel 2010 года.

Срез сводной таблицы позволяет фильтровать данные, когда вы выбираете один или несколько параметров в поле среза (как показано ниже).

Что такое сводная диаграмма

Когда вы создаете сводную таблицу, вы получаете сводку своих данных. Вы также можете нанести эту сводку на диаграмму, связанную с данными.

Эта диаграмма называется сводной диаграммой.

Одним из больших преимуществ использования сводной диаграммы является то, что она обновляется при изменении макета сводной таблицы. Например, если у вас есть общие продажи по регионам, и вы обновляете сводную таблицу, чтобы отображать данные о продажах для каждого продукта в регионах, сводная диаграмма будет соответствующим образом обновлена.

В чем разница между сводными диаграммами и обычными диаграммами?

Хотя сводные диаграммы великолепны и имеют возможность обновляться при обновлении сводной таблицы, они не так гибки, как обычные диаграммы.

В общем, вы можете выполнять множество настроек в обычной диаграмме Excel, но не в сводной диаграмме. Кроме того, если вы настроите сводную диаграмму, а затем обновите сводную таблицу, вы, вероятно, потеряете настройку.

Несмотря на ограничения, сводные диаграммы полезны и могут помочь создавать быстрые представления из сводной таблицы.

Как можно обновить сводную таблицу?

Чтобы обновить сводную таблицу, щелкните любую ячейку в сводной таблице, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Обновить».

Другой способ обновления сводной таблицы — выбрать любую ячейку в сводной таблице. Это активирует вкладку Инструменты сводной таблицы. На вкладке «Анализ» нажмите «Обновить».

Вы можете узнать больше об обновлении сводной таблицы здесь.

Можно ли группировать даты в сводных таблицах?

Если у вас есть записи с датой, вы можете легко сгруппировать их в следующие сегменты:

• Годы
• Кварталы
• Месяцы
• Недели
• Дни
• Часы / Минуты / Секунды

Параметр группировки данных в сводной таблице находится на вкладке «Анализ», которая становится видимой, когда вы выбираете ячейку в сводной таблице в области «Строки».

Вы можете узнать больше о группировке дат в сводной таблице здесь.

Что такое сводный кеш?

Сводный кэш — это то, что автоматически создается при создании сводной таблицы. Это объект, который содержит реплику источника данных. Хотя вы его не видите, он является частью книги и связан со сводной таблицей. Когда вы вносите какие-либо изменения в сводную таблицу, она не использует источник данных, а использует сводный кеш. Причина создания сводного кеша заключается в оптимизации работы сводной таблицы. Даже когда у вас есть тысячи строк данных, сводная таблица очень быстро суммирует их. Вы можете перетаскивать элементы в поля строк / столбцов / значений / фильтров, и это мгновенно обновит результаты. Pivot Cache обеспечивает быстрое функционирование сводной таблицы.

Можно ли сделать сводную таблицу из нескольких таблиц?

Да, вы можете создать одну сводную таблицу из нескольких разных таблиц. Однако в этих таблицах должна быть связь.

Например, если у вас есть две таблицы, одна с датой, идентификатором продукта и стоимостью продажи, а другая с идентификатором продукта и названием продукта, вы можете объединить их как общий столбец в идентификаторе продукта.

После того, как вы соединили эти таблицы, вы можете создать из них сводную таблицу.

Важнейшей частью этого является установка отношений между таблицами (где вы указываете отношения между двумя таблицами).

Вы можете прочитать об этом здесь.

Что такое вычисляемые поля в сводной таблице?

Вычисляемое поле позволяет вам добавить столбец к данным сводной таблицы, где вы можете использовать существующие столбцы для выполнения некоторых вычислений.

Приведу простой пример.

Предположим, у вас есть набор данных о розничных продавцах и вы создали сводную таблицу, как показано ниже:

Приведенная выше сводная таблица суммирует значения продаж и прибыли для розничных продавцов.

Теперь, что, если вы также хотите знать, какова была норма прибыли этих розничных продавцов (где норма прибыли равна «Прибыль», деленная на «Продажи»).

У вас есть несколько вариантов:

• Вы можете вернуться к исходному набору данных и добавить этот новый столбец. Это выполнимое, но не лучшее решение, поскольку оно изменяет исходный набор данных и увеличивает размер файла.
• Вы можете выполнить этот расчет вне сводной таблицы. Это нормально, если ваша сводная таблица статична, но если вы обновите таблицу или измените макет, вам придется снова выполнить вычисления.
• Вы добавляете вычисляемое поле.

Рассматривайте вычисляемое поле как виртуальный столбец, который вы добавили, используя существующие столбцы из сводной таблицы.

Использование вычисляемого поля сводной таблицы дает множество преимуществ:

• Вам не нужно обрабатывать формулы или обновлять исходные данные.
• Он масштабируемый, так как он автоматически учитывает любые новые данные, которые вы можете добавить в свою сводную таблицу. После добавления поля вычисления вы можете использовать его как любое другое поле в сводной таблице.
• Легко обновлять и управлять. Например, если показатели меняются или вам нужно изменить расчет, вы можете легко сделать это из самой сводной таблицы.

Вы можете узнать больше о вычисляемом поле сводной таблицы здесь.

Вопросы по диаграммам в Excel

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы собеседования в Excel о построении диаграмм, которые вам могут задать во время собеседования (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

Что такое столбчатая диаграмма?

Столбчатая диаграмма состоит из вертикальных полос, которые используются для сравнения значений во времени или двух значений для сравнения в разных категориях.

Например, вы можете использовать его, чтобы увидеть, как выросли продажи за эти годы. Или вы можете использовать его, чтобы сравнить, какая категория продуктов принесла больше продаж. Поскольку вы можете видеть все вертикальные полосы за один раз, их легче визуально увидеть и сравнить.

Вы также можете создавать кластерные столбчатые диаграммы, где у вас может быть несколько столбцов для одной и той же категории или года (как показано ниже).

Что такое гистограмма?

Гистограмма состоит из горизонтальных полос, которые используются для сравнения значений в разных категориях.

Например, вы можете использовать его, чтобы сравнить, какая категория продуктов принесла больше продаж. Или каков был ответ на опрос.

Вы также можете создавать сгруппированные гистограммы, где у вас может быть несколько столбцов для одной и той же категории (что-то, как показано ниже).

Что такое линейный график?

Линейный график полезен, когда вы хотите показать тенденцию за годы (или за другие периоды времени, такие как недели, месяцы или кварталы).

На линейном графике может быть несколько линий. Это позволит вам сравнивать разные категории за один и тот же период времени (как показано ниже).

Что такое точечная диаграмма?

Точечная диаграмма используется для сравнения двух наборов значений. Например, у вас могут быть данные о разных продуктах по двум ключевым показателям эффективности, и вы можете нанести эти данные на точечную диаграмму (как показано ниже).

Это позволяет увидеть, какие продукты хорошо работают по обоим KPI (верхний правый квадрант) или плохо работают по обоим KPI (нижний левый квадрант).

Вы можете увидеть пример точечной диаграммы в действии на панели инструментов KPI здесь.

Круговые диаграммы хороши? Следует ли его использовать в отчетах / на панели инструментов?

Есть две школы мысли.

Некоторые полностью ненавидят круговую диаграмму и рекомендуют никогда не использовать ее (например, эта статья). А есть некоторые (включая меня), которые иногда используют круговые диаграммы на информационных панелях в отчетах.

Многие менеджеры знакомы с круговыми диаграммами и считают их легко читаемыми. Поэтому, если вы хотите показать разбивку доходов по разделам (где у вас всего несколько подразделений), вы можете использовать круговую диаграмму.

Позвольте мне пояснить. Круговую диаграмму можно полностью заменить гистограммой. Дополнительных преимуществ от его использования нет. Но в некоторых случаях круговые диаграммы — это хорошая история (например, показывающая, что одно подразделение приносит ~ 75% дохода, как показано ниже).

Вам следует избегать использования круговых диаграмм:

• В случае, если разница в значениях незначительна. Разницу лучше представить на гистограмме.
• В случае, если на круговой диаграмме слишком много частей. В таких случаях он может выглядеть загроможденным.

Что такое диаграмма водопада? Когда бы вы его использовали?

Диаграмма водопада показывает различные значения (положительные и отрицательные), которые приводят к значению окончательного результата. Например, если вы анализируете чистую прибыль компании, вы можете отобразить все компоненты затрат на каскадной диаграмме.

Это поможет вам наглядно увидеть, как получается соотношение выручки к чистой прибыли после вычета всех затрат.

Что такое комбинированные диаграммы?

Комбинированные диаграммы — это диаграммы, в которых вы комбинируете более одного типа диаграмм. Популярным примером этого является отображение гистограммы с линейной диаграммой.

Комбинированные диаграммы позволяют вам представить и сравнить два разных набора данных, которые связаны друг с другом. Например, вам может быть интересно построить график показателей выручки компании, и в то же время вы сможете показать, как изменилась маржа прибыли. Комбинированная диаграмма (как показано ниже) — подходящий способ сделать это.

Что такое второстепенные оси на диаграмме?

На диаграмме есть ось Y, на которой вы показываете масштаб, в котором вы можете измерить диаграмму (гистограмма, линейная диаграмма или другие).

В случаях, когда у вас есть два показа двух разных типов наборов данных со значительной разницей в значениях, вы можете использовать вторичные оси.

В качестве примера: если вы хотите отобразить выручку и маржу чистой прибыли на одной диаграмме, вам нужно показать две разные оси. Это связано с тем, что цифры выручки могут быть в тысячах или миллионах, но маржа чистой прибыли будет выражаться в процентах и ​​всегда меньше 100%. В этом случае у вас должно быть две оси: одна показывает масштаб для дохода, а вторая — для маржи чистой прибыли.

Поэтому, когда вы добавляете другие оси, они называются вторичными осями. На рисунке ниже оси справа — это второстепенные оси.

Что такое маркированная диаграмма? Когда мы должны его использовать?

Маркированные диаграммы были разработаны экспертом по приборным панелям Стивеном Фью, и с тех пор они получили широкое признание как одно из лучших графических представлений, где вам нужно показать эффективность по отношению к цели.

Одно из преимуществ маркированных диаграмм — это то, что они содержат много информации и занимают мало места в вашем отчете или на информационных панелях.

Ниже приведен пример маркированной диаграммы:

Обратите внимание, что маркированные диаграммы не являются типом диаграммы по умолчанию в Excel, и для их создания необходимо выполнить несколько шагов.

Вы можете узнать больше о маркированных диаграммах здесь.

Вопросы по анализу данных Excel

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы об анализе данных на собеседовании в Excel, которые вам могут задать во время собеседования (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

Как заменить одно значение на другое в Excel?

Вы можете заменить одно значение другим с помощью функции НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ в Excel.

Для этого выберите набор данных и воспользуйтесь сочетанием клавиш — CONTROL H (удерживая клавишу управления, нажмите H). Откроется диалоговое окно «Найти и заменить».

В этом диалоговом окне вы можете указать значение, которое хотите изменить, и значение замены.

Если вы хотите узнать больше о функции «Найти и заменить», нажмите здесь.

Какие фильтры данных доступны в Excel?

В Excel вы можете фильтровать набор данных по типу данных.

В Excel доступны следующие типы фильтров данных:

• Текстовый фильтр
• Числовой фильтр
• Фильтр даты

Вы можете применить фильтр к набору данных, выбрав данные, затем щелкнув вкладку «Главная» и щелкнув значок «Фильтр».

Если у вас есть табличные данные и вы применяете фильтры на основе данных в столбце, Excel покажет вам соответствующий фильтр. Например, если у вас есть текстовые данные, вам будут показаны фильтры, относящиеся к тексту (например, текст содержит, начинается с, заканчивается на и т. Д.).

Ты c

Как можно отсортировать данные в Excel?

В Excel есть функция сортировки, которая может сортировать данные по тексту, числам или цветам.

Вот несколько способов сортировки данных в Excel:

• Выберите данные и щелкните один из двух значков сортировки на вкладке «Данные».
• Выберите данные и щелкните значок «Сортировка». Откроется диалоговое окно сортировки, и вы сможете указать столбец для сортировки и критерии (по возрастанию / убыванию).
• Примените фильтр данных и щелкните фильтр. Наряду с параметрами фильтра он также показывает параметры сортировки данных.

Вы можете узнать больше о сортировке данных здесь.

Что такое проверка данных?

Проверка данных позволяет вводить в ячейку только те данные, которые удовлетворяют критериям.

Например, если вы хотите, чтобы в ячейку вводились только числа, вы можете использовать для этого проверку данных. В случае, если кто-то вводит что-то, кроме чисел, Excel покажет ошибку и не допустит этого.

Параметры проверки данных доступны на вкладке данных.

Вы можете узнать больше о проверке данных здесь.

Проверка данных может быть очень полезной при создании форм в Excel. Например, если вы хотите, чтобы пользователь вводил только свой возраст, вы можете использовать проверку данных, чтобы убедиться, что ячейка принимает только числовое значение.

Как можно перенести набор данных в Excel?

Есть два популярных способа транспонирования данных в Excel:

• Использование диалогового окна Специальная вставка.
• Использование функции транспонирования.

В диалоговом окне «Специальная вставка» вам необходимо сначала скопировать данные, которые вы хотите транспонировать, выбрать ячейку, в которую вы хотите их вставить, щелкнуть правой кнопкой мыши и перейти к «Специальная вставка» и выбрать параметр «Транспонировать» (как показано ниже).

Вы можете узнать больше о переносе данных в Excel здесь.

Как выбрать все пустые ячейки в Excel?

Если вы работаете с набором данных, в котором есть пустые ячейки, вы можете легко выбрать эти ячейки в Excel. После выбора вы можете выделить их, удалить или добавить к ним какое-либо значение (например, 0 или NA).

Для этого вам необходимо использовать диалоговое окно «Перейти к специальному» в Excel.

Вот шаги, чтобы выбрать все пустые ячейки в Excel:

• Выберите весь набор данных (включая пустые ячейки)
• Нажмите F5 (откроется диалоговое окно «Перейти»).
• Нажмите кнопку «Специальный» (откроется специальное диалоговое окно «Перейти к»).
• Выберите «Пробелы» и нажмите «ОК» (при этом будут выбраны все пустые ячейки в наборе данных).

Вы можете узнать больше о выборе пустых ячеек в Excel здесь.

Как удалить дубликаты из набора данных?

В Excel есть встроенная функция, позволяющая удалять повторяющиеся ячейки / строки в Excel.

Вы можете найти возможность удалить дубликаты на вкладке «Данные».

Вот шаги, чтобы удалить дубликаты в Excel:

• Выберите данные.
• Щелкните вкладку «Данные», а затем выберите параметр «Удалить дубликаты».
• В диалоговом окне «Удаление дубликатов», если у ваших данных есть заголовки, убедитесь, что установлен флажок «Мои данные имеют заголовки». Выберите столбец, из которого вы хотите удалить дубликаты.
• Нажмите ОК.

Подробнее об удалении дубликатов в Excel вы можете прочитать здесь.

Что такое расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр Excel — как следует из названия — это расширенная версия обычного фильтра. Вы можете использовать это, когда вам нужно использовать более сложные критерии для фильтрации набора данных.

Вот некоторые различия между обычным фильтром и расширенным фильтром:

• Хотя обычный фильтр данных будет фильтровать существующий набор данных, вы можете использовать расширенный фильтр Excel для извлечения набора данных в другое место.
• Расширенный фильтр Excel позволяет использовать сложные критерии. Например, если у вас есть данные о продажах, вы можете отфильтровать данные по критерию, где торговый представитель — Боб, а регион — либо Север, либо Юг.

Вы можете узнать больше о расширенном фильтре Excel здесь.

Можно ли одновременно сортировать несколько столбцов?

Да, вы можете сортировать несколько столбцов в Excel.

Идея множественной сортировки состоит в том, чтобы отсортировать столбец, а затем отсортировать другой столбец, сохранив при этом первый столбец.

Ниже приведен пример многоуровневой сортировки в Excel.

Обратите внимание, что в этом случае сначала сортируется столбец A, а затем столбец B. В окончательном результате значения столбца A отсортированы, а значения столбца B отсортированы для каждого элемента в столбце A.

Чтобы выполнить многоуровневую сортировку, вам необходимо использовать диалоговое окно «Сортировка». Для этого выберите данные, которые вы хотите отсортировать, щелкните вкладку «Данные», а затем щелкните значок «Сортировка».

В диалоговом окне «Сортировка» вы можете указать детали сортировки для одного столбца, а затем, чтобы отсортировать другой столбец, нажмите кнопку «Добавить уровень». Это позволит вам сортировать по нескольким столбцам.

Вы можете узнать больше о сортировке данных по нескольким столбцам здесь.

Что такое таблица данных с одной переменной?

Одна таблица данных переменных в Excel больше всего подходит в ситуациях, когда вы хотите увидеть, как изменится окончательный результат при изменении одной из входных переменных.

Например, если вы хотите узнать, насколько изменится ежемесячный платеж при увеличении / уменьшении количества месяцев, вы можете настроить для него таблицу данных с одной переменной. Это может быть полезно, если вы хотите, чтобы ежемесячный платеж составлял менее 500 долларов США и знаете, какие у вас есть все варианты (6 месяцев, 9 месяцев, 12 месяцев и т. Д.)

Параметр для установки таблицы данных с одной переменной находится на вкладке «Данные» в раскрывающемся списке «Что, если».

Вы можете узнать больше о таблице данных с одной переменной здесь.

Что такое таблица данных с двумя переменными?

Таблица данных с двумя переменными в Excel больше всего подходит в ситуациях, когда вы хотите увидеть, как изменится окончательный результат при изменении двух входных переменных.

Например, если вы хотите узнать, насколько изменится ежемесячный платеж, если вы увеличите / уменьшите количество месяцев и процентную ставку.

Вы можете настроить для него таблицу данных с двумя переменными, которая покажет вам последний ежемесячный взнос на основе различных комбинаций процентной ставки и количества месяцев. Это может быть полезно, если вы хотите, чтобы ежемесячный платеж составлял менее 500 долларов, и вы знаете, какие у вас есть варианты.

Параметр для установки таблицы данных с двумя переменными находится на вкладке «Данные» в раскрывающемся списке «Что, если».

Вы можете узнать больше о таблице данных с двумя переменными здесь.

Что такое диспетчер сценариев?

Диспетчер сценариев в Excel может быть предпочтительным инструментом, когда у вас есть несколько переменных, и вы хотите увидеть влияние на конечный результат изменения этих переменных. Если у вас изменяются только одна или две переменные, вы можете создать одну или две. -таблица переменных данных. Но если у вас есть 3 или более 3 переменных, которые могут изменяться, тогда вам подойдет диспетчер сценариев.

Например, если вы региональный менеджер по продажам и у вас есть четыре подразделения, вы можете использовать диспетчер сценариев для создания различных сценариев (например):

• Ни в одном районе не наблюдается роста продаж.
• Область A увеличивается на 10%, но остальные 3 не растут.
• Области A и B увеличиваются на 10%, но два других не растут.

Вы поняли… верно?

С помощью диспетчера сценариев в Excel вы можете легко создавать сценарии и анализировать их один за другим или как сводку по всем сценариям.

Вы можете узнать больше о менеджере сценариев здесь.

Что такое поиск цели?

Goal Seek в Excel, как следует из названия, помогает вам в достижении значения (цели) путем изменения зависимого значения.

Например, если вы покупаете автомобиль и хотите узнать, на какой месячный платеж следует выбрать, чтобы ваш ежемесячный платеж не превышал 500 долларов, вы можете сделать это с помощью поиска цели.

Вы можете узнать больше о Goal Seek здесь.

Что такое решатель?

Решатель в Excel — это надстройка, позволяющая получить оптимальное решение при наличии большого количества переменных и ограничений. Вы можете считать это продвинутой версией Goal Seek.

С помощью Solver вы можете указать, каковы ограничения и цель, которую вам нужно достичь. Он выполняет вычисления в серверной части, чтобы дать вам возможное решение.

Вы можете узнать больше о Solver здесь.

Вопросы по Excel VBA

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы собеседования с Excel о VBA, которые вам могут задать во время собеседования (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

Что такое VBA?

VBA означает Visual Basic для приложений. Это язык программирования, который можно использовать для автоматизации задач в Excel.

Каковы преимущества использования VBA в Excel?

Хотя Excel имеет множество удивительных функций и возможностей, в нем может не быть всего, что вам нужно.

VBA позволяет расширить возможности Excel, создавая коды, которые могут автоматизировать задачи в Excel. Ниже приведены некоторые из вещей, которые вы можете сделать с помощью этого VBA:

• Автоматизируйте набор задач и сэкономьте время.
• Создавайте собственные функции Excel (на случай, если существующих функций недостаточно).
• Создавайте и делитесь своими кодами с другими людьми, чтобы они также могли автоматизировать задачи и экономить время.
• Создавайте собственные приложения.

Что такое макрос в Excel?

Макрос — это набор инструкций, написанных на языке VBA, которые Excel может понимать и выполнять. Макрос может состоять из одной строки или состоять из тысяч строк.

Во многих случаях люди склонны использовать код VBA и макрос как взаимозаменяемые.

Как можно записать макрос в Excel?

Даже если вы ничего не знаете о VBA, вы все равно можете создавать макросы и автоматизировать свою работу.

Вы можете сделать это, записав макрос.

Когда вы записываете макрос, Excel внимательно следит за выполняемыми вами шагами и записывает их на понятном языке — VBA.

Теперь, когда вы останавливаете запись, сохраняете макрос и запускаете его, Excel просто возвращается к сгенерированному коду VBA и выполняет те же действия.

Это означает, что даже если вы ничего не знаете о VBA, вы можете автоматизировать некоторые задачи, просто позволив Excel один раз записать ваши шаги, а затем повторно использовать их позже.

Вы можете записать макрос, используя параметр «Записать макрос», который доступен на вкладке «Разработчик» на ленте.

После записи макроса Excel сохраняет его с указанным вами именем, а затем вы можете легко повторно использовать его столько раз, сколько захотите.

Вы можете узнать больше о записи макроса здесь.

Каковы ограничения записи макроса в Excel?

Хотя запись макроса — отличный способ быстро сгенерировать код, он имеет следующие ограничения:

• Вы не можете выполнить код, не выбрав объект. Если вы хотите, чтобы средство записи макросов перешло на следующий рабочий лист и выделило все заполненные ячейки в столбце A, не выходя из текущего рабочего листа, то оно не сможет этого сделать. Потому что, если я попрошу вас сделать это, даже вы не сможете этого сделать (не покидая текущий лист). И если вы не можете сделать это самостоятельно, как регистратор макросов фиксирует ваши действия? В таких случаях вам нужно вручную перейти и создать / отредактировать код.
• Вы не можете создать пользовательскую функцию с помощью средства записи макросов. С помощью VBA вы можете создавать собственные функции, которые можно использовать на листе как обычные функции. Вы можете создать это, написав код вручную.
• Вы не можете запускать коды на основе событий. В VBA вы можете использовать множество событий, таких как открытие книги, добавление рабочего листа, двойной щелчок по ячейке и т. Д., Чтобы запустить код, связанный с этим событием. Для этого нельзя использовать записывающее устройство макросов.
• Вы не можете создавать петли с помощью записывающего макроса. Когда вы вводите код вручную, вы можете использовать возможности циклов в VBA (например, For Next, For Each Next, Do While, Do until). Но вы не можете этого сделать, когда записываете макрос.
• Вы не можете анализировать условия: Вы можете проверить условия в коде с помощью средства записи макросов. Если вы пишете код VBA вручную, вы можете использовать операторы IF Then Else для анализа условия и запуска кода, если оно истинно (или другого кода, если ложно).

Что такое UDF в Excel VBA?

UDF — это функция, определяемая пользователем в VBA. Их также называют пользовательскими функциями.

С помощью VBA вы можете создать пользовательскую функцию (UDF), которую можно использовать в рабочих листах, как обычные функции.

Это полезно, когда существующих функций Excel недостаточно. В таких случаях вы можете создать свои собственные пользовательские UDF для удовлетворения ваших конкретных потребностей.

Вы можете узнать больше о пользовательских функциях здесь.

Что такое события в VBA?

В Excel VBA событие — это действие, которое может инициировать выполнение указанного макроса.

Например, когда вы открываете новую книгу, это событие. Когда вы вставляете новый лист, это событие. Если дважды щелкнуть ячейку, это событие.

В VBA много таких событий, и вы можете создавать коды для этих событий. Это означает, что как только происходит событие, и если вы указали код для этого события, этот код будет немедленно выполнен.

Excel автоматически делает это, как только замечает, что произошло событие. Таким образом, вам нужно только написать код и поместить его в правильную подпрограмму обработки событий.

Вы можете узнать больше о событиях Excel VBA здесь.

Какие полезные циклы в VBA?

В Excel VBA есть следующие циклы:

• Для следующего цикла
• Сделать цикл
• До цикла
• Для каждого следующего цикла

Вы можете узнать больше о циклах Excel VBA здесь.

Какими способами можно запустить макрос в Excel?

Вы можете использовать следующие способы запуска макроса в Excel:

• Назначьте макрос фигуре
• Назначьте макрос кнопке
• Запуск макроса с ленты (вкладка разработчика)
• Запуск макроса из редактора VB
• Запуск макроса с помощью сочетания клавиш
• Вызов макроса из другого макроса

Вы можете узнать больше о запуске макроса здесь.

Что такое пользовательские формы?

UserForm — это диалоговое окно, которое можно спроектировать и построить в Excel VBA.

После создания их можно использовать разными способами в области рабочего листа Excel:

• Вы можете использовать его для получения ввода от пользователя.
• Вы можете сделать форму и записывать записи в Excel.
• Вы можете добавлять кнопки в UserForm и давать пользователю параметры. Вы также можете закодировать эти кнопки, чтобы каждый раз, когда пользователь нажимает кнопку, выполнялся определенный макрос.

Что такое надстройки?

Надстройка — это файл, который можно загрузить с помощью Excel при запуске.

Когда вы создаете надстройку и устанавливаете ее в Excel, она открывается всякий раз, когда открывается приложение Excel. У вас может быть много разных макросов в надстройке, и всякий раз, когда вы открываете Excel, эти коды доступны для использования.

Это полезно, поскольку вы можете создать надстройку, которая станет доступной для всех книг. Поэтому, если есть какие-то задачи, которые вам нужно выполнять часто, вы можете автоматизировать их, написав макрос, а затем сохранив их как надстройки. Теперь независимо от того, какой Excel вы открываете, вы можете использовать макрос.

Еще одним преимуществом надстройки является то, что вы также можете поделиться файлом надстройки с другими. Все, что им нужно сделать, это установить его один раз, и им также будут доступны те же макросы.

Вы можете узнать больше о создании надстройки здесь.

Вопросы о панели управления Excel

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы собеседования в Excel о панелях мониторинга, которые вам могут задать на собеседовании (щелкните вопрос, чтобы просмотреть ответ).

В чем разница между дашбордом и отчетом?

Отчет предназначен для предоставления соответствующих данных. Это может быть отчет, содержащий все данные или несколько диаграмм / визуализаций. Примерами отчетов могут быть данные о транзакциях продаж или данные опросов сотрудников.

Панель инструментов предназначена для ответов на вопросы с использованием данных. Это может быть, чтобы показать, какие регионы лучше работают по продажам или какие отстают с точки зрения отзывов сотрудников. Эти информационные панели могут быть статическими или интерактивными (где пользователь может делать выбор и изменять представления, а данные будут динамически обновляться).

Вы можете узнать больше о панелях мониторинга Excel здесь.

Какие вопросы вы должны задать клиенту / заинтересованному лицу перед созданием панели управления?

Хотя вопросы будут зависеть от случая к случаю, есть несколько вопросов высокого уровня, которые вы должны задать при создании панели мониторинга в Excel.

• Какова цель панели инструментов?
• Какие источники данных?
• Кто будет использовать эту панель управления Excel?
• Как часто нужно обновлять панель Excel Dashboard?
• Какую версию Office использует клиент / заинтересованное лицо?

Таких вопросов может быть много. Здесь цель состоит в том, чтобы четко определить, какой должна быть панель инструментов и для каких целей она служит.

Какие интерактивные элементы управления можно использовать на информационных панелях?

В Excel есть ряд интерактивных инструментов, которые можно использовать на информационной панели:

• Выпадающие списки
• Флажки
• Полосы прокрутки
• Радио-кнопки

Помимо этих обычных интерактивных инструментов, вы также можете использовать VBA для добавления дополнительных функций на свою панель инструментов.

Какие полезные типы диаграмм можно использовать на панели инструментов?

Одна из потребностей при создании приборной панели — показывать релевантные данные с помощью визуальных элементов. Диаграммы, которые могут рассказать хорошую историю и показать релевантную информацию, больше подходят для панели инструментов.

Поскольку обычно предполагается, что панель мониторинга умещается на одном экране, пространство для данных и визуальных элементов ограничено. В таких случаях могут пригодиться таблицы комбинаций.

Следующие диаграммы могут быть полезны при создании панели мониторинга:

• Комбинированные диаграммы
• Диаграммы разброса
• Bullet Chart
• График водопада
• Тепловые карты

Каковы лучшие практики при создании панели мониторинга в Excel?

Вот несколько рекомендаций по созданию панели мониторинга в Excel:

• Преобразование табличных данных в таблицы Excel: Создавать информационные панели с использованием таблицы Excel в качестве источника данных намного проще. Если у вас нет очень веских причин против, всегда конвертируйте внутренние данные в таблицу Excel.
• Нумерация ваших диаграмм / разделов: Это помогает, когда вы представляете панель инструментов и ссылаетесь на разные диаграммы / таблицы. Легче попросить людей сосредоточиться на диаграмме под номером 2, вместо того, чтобы говорить о линейной диаграмме или столбчатой ​​диаграмме в верхнем левом углу.
• Ограничить движение в области приборной панели: Несмотря на то, что рабочий лист Excel огромен, лучше удалить все строки / столбцы, кроме тех, которые имеют панель мониторинга.
• Закрепить важные строки / столбцы: Если вы хотите, чтобы некоторые строки / столбцы всегда были видны, вы можете их заморозить.
• Сделайте фигуры / диаграммы приклеенными: Пользователь может изменить ширину строки / столбца. Вы не хотите, чтобы фигуры и диаграммы смещались с исходного места. Так что лучше заставить их придерживаться своей позиции.
• Предоставьте руководство пользователя: Было бы неплохо добавить отдельный лист с подробными сведениями о том, как использовать панель управления. Это становится более полезным, когда у вас есть интерактивные элементы управления на панели управления.
• Экономьте место с комбинированными диаграммами: Поскольку пространство на панели инструментов ограничено (так как вам нужно разместить его на одном экране), использование комбинированных диаграмм может сэкономить ваше место.
• Используйте символы и условное форматирование: Вы можете сделать панель мониторинга более наглядной и удобной для чтения, используя символы и условное форматирование. Например, легче увидеть наименьшее значение в таблице, когда оно выделено красным, вместо того, чтобы просматривать все значения одно за другим.
• Используйте цвета с умом, чтобы показать контраст: Если вы хотите выделить точку данных в таблице или полосу на диаграмме, лучше выделить ее, выделив привлекательным цветом.

Другие вопросы по Excel

Это вопросы, которые я не мог вписать ни в одну из вышеперечисленных категорий. Итак, я собираю все это вместе (нажмите на вопрос, чтобы увидеть ответ).

Что такое таблица Excel?

Таблица Excel — это функция Excel. Это не то же самое, что табличные данные.

Когда вы конвертируете табличные данные в таблицу Excel, к ней добавляются несколько дополнительных функций, которые могут быть действительно полезными.

Согласно сайту справки Microsoft — «Таблица обычно содержит связанные данные в виде ряда строк и столбцов рабочего листа, которые были отформатированы как таблица. Используя функции таблицы, вы можете управлять данными в строках и столбцах таблицы независимо от данных в других строках и столбцах на листе ».

Вы можете узнать больше о таблицах Excel здесь.

Каковы преимущества использования таблицы Excel?

При преобразовании табличных данных в таблицу Excel к данным автоматически добавляются следующие функции:

• Вы можете использовать значок фильтра в заголовке каждого столбца для сортировки и фильтрации данных.
• Вы можете легко применить стили к таблице и отформатировать ее. Доступно множество встроенных стилей, которые можно использовать одним щелчком мыши.
• Вы можете использовать имя таблицы и имена столбцов вместо ссылок на ячейки в формулах.
• Когда вы добавляете новую строку / столбец к табличным данным, таблица Excel автоматически расширяется, чтобы покрыть новую строку / столбец как ее часть. А поскольку вы можете использовать имена таблиц / столбцов в формулах, вам не нужно обновлять формулы при добавлении новых строк / столбцов. Таблица Excel автоматически учитывает это.

Что такое структурированные ссылки?

Когда вы используете таблицу Excel, вам не нужно использовать ссылки на ячейки. Вместо этого вы можете использовать имя таблицы или имена столбцов. Эти ссылки называются структурированными ссылками.

Какие обычно используемые форматы файлов, в которых можно сохранить файл Excel?

Существует множество форматов файлов, в которых вы можете сохранить книгу Excel. Вот некоторые из наиболее часто используемых:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (если в файле есть макросы)
• .CSV
• .XLB (двоичный формат)
• .XLA (для надстроек)
• .PDF

Как уменьшить размер файла Excel?

Есть много способов уменьшить размер файла книги Excel:

• Удалить неиспользуемые данные
• Удалить неиспользуемые листы
• Удалить изображения или сжать эти изображения
• Удалите ненужное форматирование
• Удалите ненужные сводные таблицы. Это также поможет очистить сводный кеш.
• Сохраните файл в формате .XLSB

Прочитайте больше: 8 способов уменьшить размер файла в Excel

Какие шаги вы можете предпринять, чтобы справиться с медленными книгами Excel?

Для работы с медленными книгами Excel можно использовать следующие методы:

• Избегайте нестабильных функций, таких как КОСВЕННО, СМЕЩЕНИЕ и т. Д.
• Используйте вспомогательные столбцы вместо формулы массива
• Используйте условное форматирование только в случае крайней необходимости (так как оно тоже непостоянно).
• Используйте таблицы Excel и именованные диапазоны.
• Преобразуйте неиспользуемые формулы в значения.
• Храните все ссылочные данные на одном листе.
• Избегайте использования всей строки / столбца в ссылках.
• Используйте ручной режим расчета.

Вы можете узнать больше, как справиться с медленной книгой Excel здесь.

Сколько строк и столбцов на листе Excel?

Лист Excel (2007 и более поздние версии) содержит:

• 16 384 столбца
• 1 048 576 строк

Как добавить / удалить строки в Excel?

Чтобы добавить новые строки, щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку, в которую вы хотите вставить строку, и выберите параметр «Вставить». Это откроет диалоговое окно, которое вы можете использовать для вставки новых строк.

Точно так же, чтобы удалить ячейки / строки / столбцы, выберите их, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Удалить.

Как можно увеличивать или уменьшать масштаб в Excel?

В строке состояния Excel есть кнопки «Увеличить» и «Уменьшить». Вы можете щелкнуть знак плюса, чтобы увеличить масштаб, и знак минуса, чтобы уменьшить.

Вы также можете удерживать клавишу Control, а затем использовать колесо прокрутки мыши для увеличения и уменьшения масштаба.

Кроме того, на вкладке «Просмотр» есть возможность увеличивать и уменьшать масштаб в Excel.

Как защитить лист в Excel?

Вы можете защитить лист, щелкнув вкладку «Рецензирование» и выбрав параметр «Защитить лист».

Откроется диалоговое окно, в котором вы можете установить пароль. Если вы не хотите устанавливать пароль, оставьте поле пустым.

Что такое именованные диапазоны? В чем его преимущества?

Именованный диапазон — это функция в Excel, которая позволяет дать ячейке или диапазону ячеек имя. Теперь вы можете использовать это имя вместо ссылок на ячейки.

Использование именованного диапазона упрощает работу с формулами. Это становится особенно полезным, когда вам нужно создавать формулы, использующие данные с нескольких листов. В таких случаях вы можете создать именованные диапазоны, а затем использовать их вместо ссылок на ячейки.

Вы можете давать описательные имена этим именованным диапазонам, что также упрощает чтение и понимание формулы.Например, вы можете использовать = СУММ (ПРОДАЖИ) вместо = СУММ (C2: C11), что мгновенно сообщит вам, о чем формула.

Вы можете узнать больше об именованных диапазонах здесь.

Можете ли вы сделать так, чтобы строки / столбцы заголовка оставались видимыми при прокрутке?

Когда вы работаете с большими наборами данных, при прокрутке вниз или вправо строки и столбцы заголовков исчезают. Иногда это затрудняет понимание того, о чем идет речь.

Используя параметр «Закрепить области» в Excel, вы можете сделать строки / столбцы заголовков видимыми при прокрутке к удаленным точкам данных.

Параметры закрепления панелей доступны на вкладке «Просмотр» на ленте Excel.

Вы можете узнать больше о закрепленных панелях Excel здесь.

Как бы вы идентифицировали ячейки, в которых есть комментарии?

Ячейки, к которым добавлены комментарии, помечаются маленьким красным треугольником в правом верхнем углу ячейки. Когда вы наводите курсор на ячейку, комментарии становятся видимыми.

Как бы вы сохранили рабочий лист Excel в формате PDF?

Чтобы сохранить рабочий лист как документ PDF, вы можете указать тип файла как PDF при сохранении файла.

Для этого перейдите на вкладку «Файл», а затем нажмите «Сохранить как».

В диалоговом окне «Сохранить как» выберите место, где вы хотите сохранить файл, и используйте раскрывающийся список «Тип файла», чтобы выбрать PDF. Это сохранит весь рабочий лист как документ PDF.

Как создать гиперссылку в Excel?

Чтобы создать гиперссылку, выберите ячейку, в которой вы хотите разместить гиперссылку, и используйте сочетание клавиш Контроль K (удерживая клавишу Ctrl, нажмите клавишу K).

Откроется диалоговое окно «Вставить гиперссылку», в котором можно указать URL-адрес.

Вы также можете получить возможность добавить гиперссылку, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши.

Когда вы могли бы подумать о переходе с автоматического расчета на ручной расчет в Excel?

Хотя в большинстве случаев лучше всего подходит автоматический режим расчета, если у вас есть тяжелый файл с формулами, в котором пересчет занимает много времени каждый раз, когда вы меняете что-либо в листе, вы можете переключиться на ручной расчет.

После того, как вы перешли на ручной расчет, вам нужно обновлять каждый раз, когда вы хотите, чтобы лист пересчитывался.

Что такое Flash Fill?

Flash Fill — это замечательный инструмент, который был добавлен в Excel 2013 и доступен во всех последующих версиях.

Вы можете использовать Flash Fill в Excel, чтобы упростить ввод данных. Это умный инструмент, который пытается определить закономерности на основе введенных вами данных и делает это за вас.

Простыми примерами использования Flash Fill могут быть получение имени из полного имени, получение инициалов имени, форматирование телефонных номеров и т. Д.

Вы можете узнать больше о Flash Fill здесь.

Что такое ручка заполнения?

Маркер заполнения — это инструмент, который можно использовать для автозаполнения списков в Excel. Например, если вам нужно ввести числа от 1 до 20 в ячейку A1: A20, вместо того, чтобы вводить каждое число вручную, вы можете просто ввести первые два числа и использовать дескриптор заполнения для остального.

Маркер заполнения — это маленький квадрат, который вы увидите, если выберете две или более двух ячеек в Excel.

Когда вы наводите курсор на маркер заливки, курсор меняется на значок плюса. Теперь вы можете удерживать левую клавишу мыши и перетаскивать ее, чтобы добавить больше чисел в ряд.

Что такое подстановочные знаки в Excel?

В Excel есть три подстановочных символа:

• * (звездочка) — обозначает любое количество символов. Например, Ex * может означать Excel, Excel, Пример, Эксперт и т. Д.
• ? (вопросительный знак) — представляет собой один единственный символ. Например, Gl? Ss может быть Glass или Gloss.
• ~ (тильда) — используется для обозначения подстановочного знака (~, *,?) в тексте. Например, допустим, вы хотите найти точную фразу Excel * в списке. Если вы используете Excel * в качестве строки поиска, он даст вам любое слово, в начале которого есть Excel, за которым следует любое количество символов (например, Excel, Excels, Excellent). Чтобы специально искать excel *, нам нужно использовать ~. Таким образом, наша строка поиска будет выглядеть следующим образом: excel ~ *. Здесь наличие ~ гарантирует, что excel прочитает следующий символ как есть, а не как подстановочный знак.

Подстановочные знаки полезны, когда вы хотите использовать их в формулах или при фильтрации данных.

Вы можете узнать больше о подстановочных знаках здесь.

Что такое область печати и как ее настроить в Excel?

Область печати — это диапазон ячеек (смежных или несмежных), которые вы назначаете для печати при печати этого рабочего листа. Например, вместо печати всего рабочего листа, если я хочу напечатать только первые 10 строк, я могу установить первые 10 строк в качестве области печати.

Чтобы установить область печати в Excel:

• Выберите ячейки, для которых вы хотите установить область печати.
• Перейдите на вкладку «Макет страницы».
• Щелкните Область печати.
• Щелкните Установить область печати.

Вы можете узнать больше о Области печати здесь.

Как вставить номера страниц в Excel?

Вы можете вставить номера страниц с помощью диалогового окна Параметры страницы.

Вот как это сделать:

• Щелкните вкладку Макет страницы,
• В категории «Параметры страницы» щелкните значок средства запуска диалогового окна (который представляет собой значок с небольшой наклонной стрелкой в ​​правом нижнем углу группы).
• В диалоговом окне «Параметры страницы» щелкните вкладку «Верхний / нижний колонтитул».
• В раскрывающемся списке «Нижний колонтитул» выберите формат номера страницы.

Вы можете узнать больше о номерах страниц в Excel здесь.

Хотя я старался, чтобы это руководство «Вопросы и ответы на собеседование в Excel» не содержало ошибок, в случае, если вы обнаружите какие-либо ошибки в любом из вопросов, сообщите мне об этом в области комментариев.