Skip to content
Мы рассмотрим, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, создавать списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недопустимые записи, исправлять и удалять проверку данных.
При настройке рабочей книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все введенные данные точны и непротиворечивы. Кроме того, вы можете захотеть разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст — заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых значений, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет выполнять все эти действия во всех версиях Microsoft Excel 365, 2019, 2016, 20013, 2010 и более ранних версиях.
Что такое проверка данных в Excel?
Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) пользовательский ввод на рабочем листе. Технически вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные можно вводить в определенную ячейку.
Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:
- Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
- Разрешить только числа в указанном диапазоне.
- Разрешить ввод данных определенной длины.
- Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
- Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
- Проверка вводимого на основе другой ячейки.
- Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
- Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
- Найти неправильные записи в проверенных ячейках.
Например, вы можете настроить правило, которое ограничивает ввод данных 3-значными числами от 100 до 999. Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что было сделано неправильно:
Как сделать проверку данных в Excel
Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.
1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».
Напомним, где находится кнопка проверки данных в Excel. Выбрав одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку «Данные» > группа «Работа с данными» и нажмите кнопку «Проверка данных».
2. Создайте правило проверки Excel.
На вкладке «Параметры» определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующего:
- Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
- Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
- Формулы — позволяют выразить более сложные условия.
В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:
Настроив правило проверки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Проверка вводимых значений», или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить подсказку по вводу и/или сообщение об ошибке.
3. Подсказка по вводу (необязательно).
Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте соответствующую вкладку и выполните следующие действия:
- Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
- Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:
4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)
В дополнение к входному сообщению вы можете отобразить одно из следующих предупреждений, когда в ячейку введены недопустимые данные.
| Тип оповещения | Описание |
|---|---|
| Стоп (по умолчанию) |  Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Предупреждение |  Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Информация |  Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки. |
Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и задайте следующие параметры:
- Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
- В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
- Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
- Нажмите ОК.
И теперь, если пользователь введет недопустимые значения, Excel отобразит специальное предупреждение с объяснением ошибки (как показано в начале этого руководства).
Примечание. Если вы не введете собственное сообщение, появится стандартное предупреждение Stop со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, установленным для этой ячейки.
Как настроить ограничения проверки данных Excel
При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать новые критерии на основе собственной формулы. Ниже мы обсудим каждую из встроенных опций.
Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.
К примеру, чтобы ограничить ввод данных целым или десятичным числом, выберите соответствующий элемент в поле Тип данных. Затем выберите один из следующих критериев в поле Данные:
- Равно или не равно указанному числу
- Больше или меньше указанного числа
- Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел
Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:
Проверка даты и времени в Excel
Чтобы проверить даты, выберите «Дата» в поле «Тип данных», а затем выберите соответствующий критерий в поле «Значение». Существует довольно много предопределенных параметров на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равные, большие или меньшие определенной даты и т. д.
Точно так же, чтобы проверить время, выберите Время в поле Значение, а затем определите необходимые критерии.
Например, чтобы разрешить только даты между датой начала в B1 и датой окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:
Разрешить только будни или выходные
Чтобы разрешить пользователю вводить даты только будних или выходных дней, настройте пользовательское правило проверки на основе функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY).
Если для второго аргумента установлено значение 2, функция возвращает целое число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье). Так, для будних дней (пн-пт) результат формулы должен быть меньше 6, а для выходных (сб и вс) — больше 5.
Таким образом, разрешить только рабочие дни:
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6
Разрешить только выходные :
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5
Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:
=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6
Проверить даты на основе сегодняшней даты
Во многих случаях может потребоваться использовать сегодняшнюю дату в качестве начальной даты допустимого диапазона дат. Чтобы получить текущую дату, используйте функцию СЕГОДНЯ , а затем добавьте к ней нужное количество дней, чтобы вычислить дату окончания временного периода.
Например, чтобы ограничить ввод данных через 6 дней (7 дней, включая сегодняшний день), мы можем использовать встроенное правило даты с критериями в виде формул:
- Выберите Дата в поле Тип данных
- Выберите в поле Значение – между
- В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
- В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6
Аналогичным образом вы можете ограничить пользователей вводом дат до или после сегодняшней даты. Для этого выберите меньше или больше, чем в поле Значение, а затем введите =СЕГОДНЯ() в поле Начальная дата или Конечная дата соответственно.
Проверка времени на основе текущего времени
Чтобы проверить вводимые данные на основе текущего времени, используйте предопределенное правило времени с собственной формулой проверки данных. Для этого сделайте следующее:
В поле Тип данных выберите Время .
В поле Значение выберите «меньше», чтобы разрешить только время до текущего времени, или «больше», чтобы разрешить время после текущего времени.
В поле Время окончания или Время начала (в зависимости от того, какие критерии вы выбрали на предыдущем шаге) введите одну из следующих формул:
Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:
=ТДАТА()
Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:
=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))
Проверка длины текста
Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Тип данных и укажите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.
Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:
Примечание. Параметр «Длина текста» ограничивает количество символов, но не тип данных. Это означает, что приведенное выше правило разрешает как текст, так и числа до 15 символов или 15 цифр соответственно.
Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)
Чтобы добавить для проверки вводимых данных раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
- В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
- Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
- Нажмите ОК.
Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:
Примечание. Будьте осторожны с опцией «Игнорировать пустые ячейки», которая активна по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволит ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих случаях это справедливо и для формул проверки данных: если ячейка, указанная в формуле, пуста, любое значение будет разрешено в проверяемой ячейке.
Другие способы создания списка проверки данных в Excel
Предоставление списков, разделенных точкой с запятой, непосредственно в поле «Источник» — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся. В других сценариях можно действовать одним из следующих способов:
- Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
- Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
- Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.
Во всех этих случаях вы просто записываете соответствующую ссылку на диапазон либо элемент таблицы в поле Источник.
Разрешить только числа
В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создавать собственные правила с собственными формулами проверки данных.
Удивительно, но ни одно из встроенных правил проверки данных Excel не подходит для очень типичной ситуации, когда вам нужно ограничить пользователей вводом только чисел в определенные ячейки. Но это можно легко сделать с помощью пользовательской формулы проверки данных, основанной на функции ЕЧИСЛО(), например:
=ЕЧИСЛО(C2)
Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.
Примечание. Функция ЕЧИСЛО допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, а также даты и время, которые также являются числами в Excel.
Разрешить только текст
Если вы ищете обратное — разрешить только текстовые записи в заданном диапазоне ячеек, то создайте собственное правило с функцией ЕТЕКСТ (ISTEXT), например:
=ЕТЕКСТ(B2)
Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.
Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться с определенного символа или подстроки, выполните проверку данных Excel на основе функции СЧЁТЕСЛИ с подстановочным знаком:
=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)
Например, чтобы убедиться, что все идентификаторы заказов в столбце A начинаются с префикса «AРТ-», «арт-», «Aрт-» или «aРт-» (без учета регистра), определите пользовательское правило с этой проверкой данных.
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)
Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)
В случае, если есть 2 или более допустимых префикса, добавьте несколько функций СЧЁТЕСЛИ, чтобы ваше правило проверки данных Excel работало с логикой ИЛИ:
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)
Проверка ввода с учетом регистра
Если регистр символов имеет значение, используйте СОВПАД (EXACT) в сочетании с функцией ЛЕВСИМВ, чтобы создать формулу проверки с учетом регистра для записей, начинающихся с определенного текста:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)
Например, чтобы разрешить только те коды заказов, которые начинаются с «AРТ-» (ни «арт-», ни «Арт-» не допускаются), используйте эту формулу:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)
В приведенной выше формуле функция ЛЕВСИМВ извлекает первые 4 символа из ячейки A2, а СОВПАД выполняет сравнение с учетом регистра с жестко заданной подстрокой (в данном примере «AРТ-«). Если две подстроки точно совпадают, формула возвращает ИСТИНА и проверка проходит успешно; в противном случае возвращается ЛОЖЬ и проверка завершается неудачно.
Разрешить только значения, содержащие определенный текст
Чтобы разрешить ввод значений, которые содержат определенный текст в любом месте ячейки (в начале, середине или конце), используйте функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в сочетании с НАЙТИ (FIND) или ПОИСК (SEARCH) в зависимости от того, хотите ли вы совпадение с учетом регистра или без учета регистра:
Проверка без учета регистра:
ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))
Проверка с учетом регистра:
ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))
В нашем примере, чтобы разрешить только записи, содержащие текст «AР» в ячейках A2: A8, используйте одну из следующих формул, создав правило проверки в ячейке A2:
Без учета регистра:
=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))
С учетом регистра:
=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))
Формулы работают по следующей логике:
Вы ищете подстроку «AР» в ячейке A2, используя НАЙТИ или ПОИСК, и оба возвращают позицию первого символа в подстроке. Если текст не найден, возвращается ошибка. Если поиск успешен и «АР» найден в ячейке, мы получаем номер позиции в тексте, где эта подстрока была найдена. Далее функция ЕЧИСЛО возвращает ИСТИНА, и проверка данных проходит успешно. В случае, если подстроку не удалось найти, результатом будет ошибка и ЕЧИСЛО возвращает ЛОЖЬ. Запись не будет разрешена в ячейке.
Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты
В ситуациях, когда определенный столбец или диапазон ячеек не должны содержать дубликатов, настройте пользовательское правило проверки данных, разрешающее только уникальные записи. Для этого мы можем использовать классическую формулу СЧЁТЕСЛИ для выявления дубликатов :
=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1
Например, чтобы убедиться, что в ячейки с A2 по A8 вводятся только уникальные идентификаторы заказов, создайте настраиваемое правило со следующей формулой проверки данных:
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1
При вводе уникального значения формула возвращает ИСТИНА, и проверка проходит успешно. Если такое же значение уже существует в указанном диапазоне (счетчик больше 1), функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и вводимые данные не проходят проверку.
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон абсолютными ссылками на ячейки (A$2:$A$8) и используем относительную ссылку для верхней ячейки (A2), чтобы формула корректно изменялась для каждой ячейки в проверяемом диапазоне.
Как отредактировать проверку данных в Excel
Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:
- Выберите любую из проверенных ячеек.
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- Внесите необходимые изменения.
- Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
- Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля «Источник», и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список.
Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки
Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.
Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:
- Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
- Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
- Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».
Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V, и затем — Н.
- Нажмите ОК.
Подсказка. Вместо того, чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.
Как найти ячейки с проверкой данных в Excel
Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку «Главная» > группа «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Проверка данных» :
Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных. Если необходимо, из этих выбранных ячеек вы можете удалить проверку.
Как убрать проверку данных в Excel
В целом, есть два способа удалить проверку в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без мыши, разработанный фанатами Excel, которые никогда не отрывают руки от клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашку кофе:)
Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных
Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:
- Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
- На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
- На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».
Советы:
- Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
- Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».
Как видите, стандартный метод работает довольно быстро, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не имеет большого значения. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.
Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки
Изначально специальная вставка Excel предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. На самом деле она может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:
- Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите
Ctrl + С, чтобы скопировать ее в буфер обмена. - Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
- Нажмите
Ctrl + Alt + V, и затемН. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных». - Нажимаем ОК.
Советы по проверке данных в Excel
Теперь, когда вы знакомы с основами проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.
Проверка данных на основе другой ячейки
Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если вы решите позже изменить условия проверки, вы просто запишете новые значения на рабочем листе, не редактируя правило. Это сэкономит много времени.
Чтобы ввести ссылку на ячейку, либо введите ее в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.
Например, чтобы разрешить любое целое число, находящееся между 100 и 999, выберите критерии «минимум» и «максимум» в вкладке «Параметры» и введите в них адреса ячеек с этими числами:
Рис18
Вы также можете ввести формулу в ячейку, на которую указывает ссылка, и Excel проверит ввод на основе этой формулы.
Например, чтобы запретить пользователям вводить даты после сегодняшней даты, введите формулу =СЕГОДНЯ() в какую-нибудь ячейку, скажем, B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:
Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.
Правила проверки на основе формул
В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.
Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1:A10, используйте следующие формулы:
=МИН($С$2:$С$10)
=МАКС($С$2:$С$10)
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютная ссылка на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.
Как найти неверные данные на листе
Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из уже существующих значений не соответствуют критериям проверки.
Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Обвести неверные данные».
Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.
Как только вы исправите неверную запись, отметка автоматически исчезнет. Чтобы удалить все отметки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Удалить обводку неверных данных».
Как поделиться книгой с проверкой данных
Чтобы разрешить нескольким пользователям совместную работу над книгой, обязательно предоставьте к ней общий доступ после проверки данных.
После совместного использования книги ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.
Почему проверка данных Excel не работает?
Если проверка данных не работает должным образом на ваших листах, это, скорее всего, происходит по одной из следующих причин.
Проверка данных не работает для скопированных данных
Проверка данных в Excel предназначена для запрета ввода недопустимых данных непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.
Хотя нет способа отключить клавиши копирования/вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» и снимите флажок «Включить маркер заполнения и перетаскивания ячеек».
Проверка данных Excel не активна
Кнопка «Проверка данных» не активна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.
Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге
Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, невозможно изменить параметры проверки данных или настроить новые правила. Для этого сначала отмените общий доступ и/или снимите защиту с книги.
Неправильные формулы проверки данных
При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:
- Формула проверки не возвращает ошибок.
- Формула не ссылается на пустые ячейки.
- Используются правильные ссылки на ячейки.
Ручной пересчет формул включен
Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы снова изменить параметр расчета Excel на автоматический, перейдите на вкладку «Формулы» > группу «Расчет», нажмите кнопку «Параметры расчета» и выберите «Автоматически».
Проверьте правильность формулы проверки данных
Для начала скопируйте формулу проверки в какую-нибудь ячейку, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибку, такую как #Н/Д, #ЗНАЧ или #ДЕЛ/0!.
Если вы создаете пользовательское правило , формула должна возвращать логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ или приравненные к ним значения 1 и 0 соответственно.
Если вы используете критерий на основе формулы во встроенном правиле (как мы делали для проверки времени на основе текущего времени), он также может возвращать неправильное числовое значение.
Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку
Если вы активируете опцию «Игнорировать пустые ячейки» при определении правила (обычно выбрано по умолчанию), то следите, чтобы ваши формулы или условия не ссылались на пустую ячейку.
В случае, когда одна или несколько ячеек, на которые есть ссылки в вашей формуле, пусты, то в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.
Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки
При настройке правила проверки Excel на основе формулы помните, что все ссылки на ячейки в вашей формуле относятся к верхней левой ячейке в выбранном диапазоне.
Если вы создаете правило для нескольких ячеек и ваши критерии проверки содержат адреса конкретных ячеек , обязательно зафиксируйте ячейку в формуле при помощи абсолютной ссылки (со знаком $, например, $A$1), иначе ваше правило будет правильно работать только для первой ячейки.
Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.
Предположим, вы хотите ограничить ввод данных в ячейках с A2 по A8 целыми числами от 100 (минимальное значение) до 999. Чтобы проще было при необходимости изменить критерии проверки, используем ссылки на ячейки с этими значениями, как показано на скриншоте ниже:
Это правило будет корректно выполняться только для первой ячейки диапазона – A2. Для ячейки A3 критерии максимума и минимума изменятся на E3 и F3. Поскольку эти ячейки пусты, то условие ввода теперь – любое число больше либо меньше нуля. Правда, символьные значения и дробные числа вы вводить не сможете, так как продолжает действовать ограничение на тип данных – целые числа.
Чтобы исправить формулу, просто введите «$» перед ссылками на столбцы и строки, чтобы зафиксировать их: =$E$2 и $F$2. Или используйте клавишу F4 для переключения между различными типами ссылок.
Вот как вы можете добавить и использовать проверку данных в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь ещё увидеть вас в нашем блоге!
Мы рассмотрим, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, создавать списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недопустимые записи, исправлять и удалять проверку данных.
При настройке рабочей книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все введенные данные точны и непротиворечивы. Кроме того, вы можете захотеть разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст — заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых значений, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет выполнять все эти действия во всех версиях Microsoft Excel 365, 2019, 2016, 20013, 2010 и более ранних версиях.
Что такое проверка данных в Excel?
Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) пользовательский ввод на рабочем листе. Технически вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные можно вводить в определенную ячейку.
Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:
- Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
- Разрешить только числа в указанном диапазоне.
- Разрешить ввод данных определенной длины.
- Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
- Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
- Проверка вводимого на основе другой ячейки.
- Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
- Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
- Найти неправильные записи в проверенных ячейках.
Например, вы можете настроить правило, которое ограничивает ввод данных 3-значными числами от 100 до 999. Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что было сделано неправильно:
Как сделать проверку данных в Excel
Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.
1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».
Напомним, где находится кнопка проверки данных в Excel. Выбрав одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку «Данные» > группа «Работа с данными» и нажмите кнопку «Проверка данных».
2. Создайте правило проверки Excel.
На вкладке «Параметры» определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующего:
- Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
- Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
- Формулы — позволяют выразить более сложные условия.
В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:
Настроив правило проверки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Проверка вводимых значений», или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить подсказку по вводу и/или сообщение об ошибке.
3. Подсказка по вводу (необязательно).
Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте соответствующую вкладку и выполните следующие действия:
- Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
- Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:
4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)
В дополнение к входному сообщению вы можете отобразить одно из следующих предупреждений, когда в ячейку введены недопустимые данные.
| Тип оповещения | Описание |
|---|---|
| Стоп (по умолчанию) | Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Предупреждение | Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Информация | Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки. |
Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и задайте следующие параметры:
- Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
- В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
- Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
- Нажмите ОК.
И теперь, если пользователь введет недопустимые значения, Excel отобразит специальное предупреждение с объяснением ошибки (как показано в начале этого руководства).
Примечание. Если вы не введете собственное сообщение, появится стандартное предупреждение Stop со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, установленным для этой ячейки.
Как настроить ограничения проверки данных Excel
При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать новые критерии на основе собственной формулы. Ниже мы обсудим каждую из встроенных опций.
Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.
К примеру, чтобы ограничить ввод данных целым или десятичным числом, выберите соответствующий элемент в поле Тип данных. Затем выберите один из следующих критериев в поле Данные:
- Равно или не равно указанному числу
- Больше или меньше указанного числа
- Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел
Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:
Проверка даты и времени в Excel
Чтобы проверить даты, выберите «Дата» в поле «Тип данных», а затем выберите соответствующий критерий в поле «Значение». Существует довольно много предопределенных параметров на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равные, большие или меньшие определенной даты и т. д.
Точно так же, чтобы проверить время, выберите Время в поле Значение, а затем определите необходимые критерии.
Например, чтобы разрешить только даты между датой начала в B1 и датой окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:
Разрешить только будни или выходные
Чтобы разрешить пользователю вводить даты только будних или выходных дней, настройте пользовательское правило проверки на основе функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY).
Если для второго аргумента установлено значение 2, функция возвращает целое число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье). Так, для будних дней (пн-пт) результат формулы должен быть меньше 6, а для выходных (сб и вс) — больше 5.
Таким образом, разрешить только рабочие дни:
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6
Разрешить только выходные :
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5
Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:
=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6
Проверить даты на основе сегодняшней даты
Во многих случаях может потребоваться использовать сегодняшнюю дату в качестве начальной даты допустимого диапазона дат. Чтобы получить текущую дату, используйте функцию СЕГОДНЯ , а затем добавьте к ней нужное количество дней, чтобы вычислить дату окончания временного периода.
Например, чтобы ограничить ввод данных через 6 дней (7 дней, включая сегодняшний день), мы можем использовать встроенное правило даты с критериями в виде формул:
- Выберите Дата в поле Тип данных
- Выберите в поле Значение – между
- В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
- В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6
Аналогичным образом вы можете ограничить пользователей вводом дат до или после сегодняшней даты. Для этого выберите меньше или больше, чем в поле Значение, а затем введите =СЕГОДНЯ() в поле Начальная дата или Конечная дата соответственно.
Проверка времени на основе текущего времени
Чтобы проверить вводимые данные на основе текущего времени, используйте предопределенное правило времени с собственной формулой проверки данных. Для этого сделайте следующее:
В поле Тип данных выберите Время .
В поле Значение выберите «меньше», чтобы разрешить только время до текущего времени, или «больше», чтобы разрешить время после текущего времени.
В поле Время окончания или Время начала (в зависимости от того, какие критерии вы выбрали на предыдущем шаге) введите одну из следующих формул:
Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:
=ТДАТА()
Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:
=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))
Проверка длины текста
Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Тип данных и укажите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.
Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:
Примечание. Параметр «Длина текста» ограничивает количество символов, но не тип данных. Это означает, что приведенное выше правило разрешает как текст, так и числа до 15 символов или 15 цифр соответственно.
Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)
Чтобы добавить для проверки вводимых данных раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
- В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
- Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
- Нажмите ОК.
Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:
Примечание. Будьте осторожны с опцией «Игнорировать пустые ячейки», которая активна по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволит ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих случаях это справедливо и для формул проверки данных: если ячейка, указанная в формуле, пуста, любое значение будет разрешено в проверяемой ячейке.
Другие способы создания списка проверки данных в Excel
Предоставление списков, разделенных точкой с запятой, непосредственно в поле «Источник» — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся. В других сценариях можно действовать одним из следующих способов:
- Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
- Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
- Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.
Во всех этих случаях вы просто записываете соответствующую ссылку на диапазон либо элемент таблицы в поле Источник.
Разрешить только числа
В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создавать собственные правила с собственными формулами проверки данных.
Удивительно, но ни одно из встроенных правил проверки данных Excel не подходит для очень типичной ситуации, когда вам нужно ограничить пользователей вводом только чисел в определенные ячейки. Но это можно легко сделать с помощью пользовательской формулы проверки данных, основанной на функции ЕЧИСЛО(), например:
=ЕЧИСЛО(C2)
Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.
Примечание. Функция ЕЧИСЛО допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, а также даты и время, которые также являются числами в Excel.
Разрешить только текст
Если вы ищете обратное — разрешить только текстовые записи в заданном диапазоне ячеек, то создайте собственное правило с функцией ЕТЕКСТ (ISTEXT), например:
=ЕТЕКСТ(B2)
Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.
Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться с определенного символа или подстроки, выполните проверку данных Excel на основе функции СЧЁТЕСЛИ с подстановочным знаком:
=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)
Например, чтобы убедиться, что все идентификаторы заказов в столбце A начинаются с префикса «AРТ-», «арт-», «Aрт-» или «aРт-» (без учета регистра), определите пользовательское правило с этой проверкой данных.
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)
Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)
В случае, если есть 2 или более допустимых префикса, добавьте несколько функций СЧЁТЕСЛИ, чтобы ваше правило проверки данных Excel работало с логикой ИЛИ:
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)
Проверка ввода с учетом регистра
Если регистр символов имеет значение, используйте СОВПАД (EXACT) в сочетании с функцией ЛЕВСИМВ, чтобы создать формулу проверки с учетом регистра для записей, начинающихся с определенного текста:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)
Например, чтобы разрешить только те коды заказов, которые начинаются с «AРТ-» (ни «арт-», ни «Арт-» не допускаются), используйте эту формулу:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)
В приведенной выше формуле функция ЛЕВСИМВ извлекает первые 4 символа из ячейки A2, а СОВПАД выполняет сравнение с учетом регистра с жестко заданной подстрокой (в данном примере «AРТ-«). Если две подстроки точно совпадают, формула возвращает ИСТИНА и проверка проходит успешно; в противном случае возвращается ЛОЖЬ и проверка завершается неудачно.
Разрешить только значения, содержащие определенный текст
Чтобы разрешить ввод значений, которые содержат определенный текст в любом месте ячейки (в начале, середине или конце), используйте функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в сочетании с НАЙТИ (FIND) или ПОИСК (SEARCH) в зависимости от того, хотите ли вы совпадение с учетом регистра или без учета регистра:
Проверка без учета регистра:
ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))
Проверка с учетом регистра:
ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))
В нашем примере, чтобы разрешить только записи, содержащие текст «AР» в ячейках A2: A8, используйте одну из следующих формул, создав правило проверки в ячейке A2:
Без учета регистра:
=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))
С учетом регистра:
=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))
Формулы работают по следующей логике:
Вы ищете подстроку «AР» в ячейке A2, используя НАЙТИ или ПОИСК, и оба возвращают позицию первого символа в подстроке. Если текст не найден, возвращается ошибка. Если поиск успешен и «АР» найден в ячейке, мы получаем номер позиции в тексте, где эта подстрока была найдена. Далее функция ЕЧИСЛО возвращает ИСТИНА, и проверка данных проходит успешно. В случае, если подстроку не удалось найти, результатом будет ошибка и ЕЧИСЛО возвращает ЛОЖЬ. Запись не будет разрешена в ячейке.
Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты
В ситуациях, когда определенный столбец или диапазон ячеек не должны содержать дубликатов, настройте пользовательское правило проверки данных, разрешающее только уникальные записи. Для этого мы можем использовать классическую формулу СЧЁТЕСЛИ для выявления дубликатов :
=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1
Например, чтобы убедиться, что в ячейки с A2 по A8 вводятся только уникальные идентификаторы заказов, создайте настраиваемое правило со следующей формулой проверки данных:
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1
При вводе уникального значения формула возвращает ИСТИНА, и проверка проходит успешно. Если такое же значение уже существует в указанном диапазоне (счетчик больше 1), функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и вводимые данные не проходят проверку.
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон абсолютными ссылками на ячейки (A$2:$A$8) и используем относительную ссылку для верхней ячейки (A2), чтобы формула корректно изменялась для каждой ячейки в проверяемом диапазоне.
Как отредактировать проверку данных в Excel
Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:
- Выберите любую из проверенных ячеек.
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- Внесите необходимые изменения.
- Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
- Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля «Источник», и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список.
Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки
Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.
Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:
- Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
- Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
- Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».
Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V, и затем — Н.
- Нажмите ОК.
Подсказка. Вместо того, чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.
Как найти ячейки с проверкой данных в Excel
Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку «Главная» > группа «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Проверка данных» :
Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных. Если необходимо, из этих выбранных ячеек вы можете удалить проверку.
Как убрать проверку данных в Excel
В целом, есть два способа удалить проверку в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без мыши, разработанный фанатами Excel, которые никогда не отрывают руки от клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашку кофе:)
Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных
Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:
- Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
- На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
- На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».
Советы:
- Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
- Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».
Как видите, стандартный метод работает довольно быстро, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не имеет большого значения. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.
Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки
Изначально специальная вставка Excel предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. На самом деле она может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:
- Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите
Ctrl + С, чтобы скопировать ее в буфер обмена. - Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
- Нажмите
Ctrl + Alt + V, и затемН. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных». - Нажимаем ОК.
Советы по проверке данных в Excel
Теперь, когда вы знакомы с основами проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.
Проверка данных на основе другой ячейки
Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если вы решите позже изменить условия проверки, вы просто запишете новые значения на рабочем листе, не редактируя правило. Это сэкономит много времени.
Чтобы ввести ссылку на ячейку, либо введите ее в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.
Например, чтобы разрешить любое целое число, находящееся между 100 и 999, выберите критерии «минимум» и «максимум» в вкладке «Параметры» и введите в них адреса ячеек с этими числами:
Рис18
Вы также можете ввести формулу в ячейку, на которую указывает ссылка, и Excel проверит ввод на основе этой формулы.
Например, чтобы запретить пользователям вводить даты после сегодняшней даты, введите формулу =СЕГОДНЯ() в какую-нибудь ячейку, скажем, B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:
Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.
Правила проверки на основе формул
В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.
Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1:A10, используйте следующие формулы:
=МИН($С$2:$С$10)
=МАКС($С$2:$С$10)
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютная ссылка на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.
Как найти неверные данные на листе
Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из уже существующих значений не соответствуют критериям проверки.
Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Обвести неверные данные».
Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.
Как только вы исправите неверную запись, отметка автоматически исчезнет. Чтобы удалить все отметки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Удалить обводку неверных данных».
Как поделиться книгой с проверкой данных
Чтобы разрешить нескольким пользователям совместную работу над книгой, обязательно предоставьте к ней общий доступ после проверки данных.
После совместного использования книги ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.
Почему проверка данных Excel не работает?
Если проверка данных не работает должным образом на ваших листах, это, скорее всего, происходит по одной из следующих причин.
Проверка данных не работает для скопированных данных
Проверка данных в Excel предназначена для запрета ввода недопустимых данных непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.
Хотя нет способа отключить клавиши копирования/вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» и снимите флажок «Включить маркер заполнения и перетаскивания ячеек».
Проверка данных Excel не активна
Кнопка «Проверка данных» не активна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.
Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге
Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, невозможно изменить параметры проверки данных или настроить новые правила. Для этого сначала отмените общий доступ и/или снимите защиту с книги.
Неправильные формулы проверки данных
При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:
- Формула проверки не возвращает ошибок.
- Формула не ссылается на пустые ячейки.
- Используются правильные ссылки на ячейки.
Ручной пересчет формул включен
Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы снова изменить параметр расчета Excel на автоматический, перейдите на вкладку «Формулы» > группу «Расчет», нажмите кнопку «Параметры расчета» и выберите «Автоматически».
Проверьте правильность формулы проверки данных
Для начала скопируйте формулу проверки в какую-нибудь ячейку, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибку, такую как #Н/Д, #ЗНАЧ или #ДЕЛ/0!.
Если вы создаете пользовательское правило , формула должна возвращать логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ или приравненные к ним значения 1 и 0 соответственно.
Если вы используете критерий на основе формулы во встроенном правиле (как мы делали для проверки времени на основе текущего времени), он также может возвращать неправильное числовое значение.
Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку
Если вы активируете опцию «Игнорировать пустые ячейки» при определении правила (обычно выбрано по умолчанию), то следите, чтобы ваши формулы или условия не ссылались на пустую ячейку.
В случае, когда одна или несколько ячеек, на которые есть ссылки в вашей формуле, пусты, то в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.
Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки
При настройке правила проверки Excel на основе формулы помните, что все ссылки на ячейки в вашей формуле относятся к верхней левой ячейке в выбранном диапазоне.
Если вы создаете правило для нескольких ячеек и ваши критерии проверки содержат адреса конкретных ячеек , обязательно зафиксируйте ячейку в формуле при помощи абсолютной ссылки (со знаком $, например, $A$1), иначе ваше правило будет правильно работать только для первой ячейки.
Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.
Предположим, вы хотите ограничить ввод данных в ячейках с A2 по A8 целыми числами от 100 (минимальное значение) до 999. Чтобы проще было при необходимости изменить критерии проверки, используем ссылки на ячейки с этими значениями, как показано на скриншоте ниже:
Это правило будет корректно выполняться только для первой ячейки диапазона – A2. Для ячейки A3 критерии максимума и минимума изменятся на E3 и F3. Поскольку эти ячейки пусты, то условие ввода теперь – любое число больше либо меньше нуля. Правда, символьные значения и дробные числа вы вводить не сможете, так как продолжает действовать ограничение на тип данных – целые числа.
Чтобы исправить формулу, просто введите «$» перед ссылками на столбцы и строки, чтобы зафиксировать их: =$E$2 и $F$2. Или используйте клавишу F4 для переключения между различными типами ссылок.
Вот как вы можете добавить и использовать проверку данных в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь ещё увидеть вас в нашем блоге!
Вы когда-нибудь сталкивались с окном подсказки, как показано на скриншоте слева, при попытке ввести содержимое в ячейку? Это потому, что ячейка была ограничена для ввода определенного значения. В этой статье будет показано, как удалить ограниченные значения из ячеек в Excel.
Очистить ограниченные значения в ячейках в Excel
Быстро очищайте ограниченные значения в ячейках с помощью Kutools for Excel
Очистить ограниченные значения в ячейках в Excel
Чтобы удалить ограниченные значения в ячейках Excel, сделайте следующее.
1. Выберите ячейку, для которой нужно удалить ограниченное значение, затем щелкните Данные > проверка достоверности данных. Смотрите скриншот:
2. В дебюте проверка достоверности данных диалоговое окно, щелкните Очистить все под Настройки и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:
Теперь вы очистили ограниченное значение выбранной ячейки.
Быстро очищайте ограниченные значения в ячейках с помощью Kutools for Excel
Здесь представьте Очистить ограничения проверки данных полезности Kutools for Excel. С помощью этой утилиты вы можете одновременно удалить все ограничения проверки данных для одного или нескольких выбранных диапазонов.
1. Выберите диапазон или несколько диапазонов, в которых вы удалите все ограничения проверки данных. Нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Очистить ограничения проверки данных.
2. Во всплывающем Kutools for Excel диалоговое окно, нажмите OK чтобы начать снимать ограничения проверки данных.
Затем все ограничения проверки данных удаляются из выбранного диапазона (ов).
Если вы хотите получить бесплатную пробную версию (30-день) этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Статьи по теме:
- Как очистить содержимое поля со списком с кодом VBA в Excel?
- Как одновременно очистить содержимое и форматирование в ячейках в Excel?
- Как очистить содержимое именованного диапазона в Excel?
- Как очистить указанное содержимое ячейки при изменении значения другой ячейки в Excel?
- Как очистить указанное содержимое ячейки при открытии и выходе из книги Excel?
Лучшие инструменты для работы в офисе
Kutools for Excel Решит большинство ваших проблем и повысит вашу производительность на 80%
- Снова использовать: Быстро вставить сложные формулы, диаграммы и все, что вы использовали раньше; Зашифровать ячейки с паролем; Создать список рассылки и отправлять электронные письма …
- Бар Супер Формулы (легко редактировать несколько строк текста и формул); Макет для чтения (легко читать и редактировать большое количество ячеек); Вставить в отфильтрованный диапазон…
- Объединить ячейки / строки / столбцы без потери данных; Разделить содержимое ячеек; Объединить повторяющиеся строки / столбцы… Предотвращение дублирования ячеек; Сравнить диапазоны…
- Выберите Дубликат или Уникальный Ряды; Выбрать пустые строки (все ячейки пустые); Супер находка и нечеткая находка во многих рабочих тетрадях; Случайный выбор …
- Точная копия Несколько ячеек без изменения ссылки на формулу; Автоматическое создание ссылок на несколько листов; Вставить пули, Флажки и многое другое …
- Извлечь текст, Добавить текст, Удалить по позиции, Удалить пробел; Создание и печать промежуточных итогов по страницам; Преобразование содержимого ячеек в комментарии…
- Суперфильтр (сохранять и применять схемы фильтров к другим листам); Расширенная сортировка по месяцам / неделям / дням, периодичности и др .; Специальный фильтр жирным, курсивом …
- Комбинируйте книги и рабочие листы; Объединить таблицы на основе ключевых столбцов; Разделить данные на несколько листов; Пакетное преобразование xls, xlsx и PDF…
- Более 300 мощных функций. Поддерживает Office/Excel 2007-2021 и 365. Поддерживает все языки. Простое развертывание на вашем предприятии или в организации. Полнофункциональная 30-дневная бесплатная пробная версия. 60-дневная гарантия возврата денег.
Вкладка Office: интерфейс с вкладками в Office и упрощение работы
- Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint, Издатель, доступ, Visio и проект.
- Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
- Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!
Комментарии (1)
Оценок пока нет. Оцените первым!
Содержание
- Применение проверки данных к ячейкам
- Проверьте, как это работает!
- Скачивание примеров
- Ограничение ввода данных
- Запрос для пользователей на ввод допустимых значений
- Отображение сообщения об ошибке при вводе недопустимых данных
- Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек
- Как убрать ограничение по проверке данных в excel
- Применение проверки данных к ячейкам
- В этом курсе:
- Применение проверки данных к ячейкам
- Проверьте, как это работает!
- Скачивание примеров
- Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек
- Проверка данных в EXCEL
- A. Проверка введенных значений
- В. Отображение комментария, если ячейка является текущей.
- С. Вывод подробного сообщения об ошибке.
- D. Создание связанных диапазонов (списков)
- Е. Использование в правилах ссылок на другие листы
- F. Как срабатывает Проверка данных
- G. Поиск ячеек с Проверкой данных
Применение проверки данных к ячейкам
Проверка данных позволяет ограничить тип данных или значения, которые можно ввести в ячейку. Чаще всего она используется для создания раскрывающихся списков.
Проверьте, как это работает!
Выделите ячейки, для которых необходимо создать правило.
Выберите Данные > Проверка данных.
На вкладке Параметры в списке Тип данных выберите подходящий вариант:
Целое число, чтобы можно было ввести только целое число.
Десятичное число, чтобы можно было ввести только десятичное число.
Список, чтобы данные выбирались из раскрывающегося списка.
Дата, чтобы можно было ввести только дату.
Время, чтобы можно было ввести только время.
Длина текста, чтобы ограничить длину текста.
Другой, чтобы задать настраиваемую формулу.
В списке Значение выберите условие.
Задайте остальные обязательные значения с учетом параметров Тип данных и Значение.
Откройте вкладку Подсказка по вводу и настройте сообщение, которое будут видеть пользователи при вводе данных.
Установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек или наведении на них указателя пользователю отображалось сообщение.
Откройте вкладку Сообщение об ошибке, чтобы настроить сообщение об ошибке, и выберите Вид.
Теперь, если пользователь попытается ввести недопустимое значение, появится сообщение об ошибке с настроенным сообщением.
Скачивание примеров
Если вы создаете лист, на котором пользователи должны вводить данные, может потребоваться ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел либо разрешить ввод только положительных целых чисел. В Excel можно ограничить ввод данных в определенные ячейки с помощью функции проверка данных, предлагающей пользователям вводить допустимые данные при выделении ячейки и отображающей сообщение об ошибке, если пользователь вводит недопустимые данные.
Ограничение ввода данных
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
В поле Тип данных выберите тип данных, который нужно разрешить, и заполните ограничивающие условия и значения.
Примечание: Поля, в которых вводятся ограничивающие значения, помечаются на основе выбранных вами данных и ограничивающих условий. Например, если выбран тип данных «Дата», вы сможете вводить ограничения в полях минимального и максимального значения с пометкой Начальная дата и Конечная дата.
Запрос для пользователей на ввод допустимых значений
Когда пользователь щелкает ячейку, содержащую требования к вводу данных, можно отобразить сообщение о том, какие данные допустимы.
Выделите ячейки, в которых для пользователей нужно отображать запрос на ввод допустимых данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
На вкладке Подсказка по вводу установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
В поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Подсказка по вводу введите сообщение, которое должно отображаться.
Отображение сообщения об ошибке при вводе недопустимых данных
При наличии ограничений для данных и при вводе пользователем недопустимых данных в ячейку можно отображать сообщение об ошибке.
Выберите ячейки, в которых нужно отображать сообщение об ошибке.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
Н вкладке Сообщение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Сообщение введите сообщение, которое должно отображаться при вводе недопустимых данных.
Выполните одно из следующих действий.
В контекстном меню Вид выберите
Требовать от пользователей исправления ошибки перед продолжением
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, и требовать от них выбора варианта Да или Нет, чтобы указать, нужно ли продолжать
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, но разрешить продолжать после закрытия предупреждающего сообщения
Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек
Примечание: Первые два действия, указанные в этом разделе, можно использовать для добавления любого типа проверки данных. Действия 3–7 относятся к созданию раскрывающегося списка.
Выделите одну или несколько ячеек, к которым нужно применить проверку.
На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Проверка данных.
На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите Список.
В поле Источник введите значения списка, разделенные запятыми. Например, введите Низкий,Средний,Высокий.
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.
Протестируйте правильность работы проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки применяются, как вы хотите, а ваши сообщения появляются в нужный момент.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, можно проверить, достаточно ли ширины ячеек для отображения всех ваших записей.
Отмена проверки данных. Выделите ячейки, проверку которых вы хотите отменить, щелкните Данные > Проверка данных и в диалоговом окне проверки данных нажмите кнопки Очистить все и ОК.
В таблице перечислены другие типы проверки данных и указано, как применить их к данным на листе.
Разрешить вводить только целые числа из определенного диапазона
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В списке Разрешить выберите значение Целое число.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон.
Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение.
Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение.
Например, допустим, что вы проверяете значения в ячейке F1. Чтобы задать минимальный объем вычетов, равный значению этой ячейки, умноженному на 2, выберите пункт Больше или равно в поле Данные и введите формулу =2*F1 в поле Минимальное значение.
Разрешить вводить только десятичные числа из определенного диапазона
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Десятичный.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон.
Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение.
Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение. Например, для задания максимального значения комиссионных и премиальных в размере 6% от заработной платы продавца в ячейке E1 выберите пункт Меньше или равно в поле Данные и введите формулу =E1*6% в поле Максимальное значение.
Примечание: Чтобы пользователи могли вводить проценты, например «20 %», в поле Разрешить выберите значение Десятичное число, в поле Данные задайте необходимый тип ограничения, введите минимальное, максимальное или определенное значение в виде десятичного числа, например 0,2, а затем отобразите ячейку проверки данных в виде процентного значения, выделив ее и нажав кнопку Процентный формат 
на вкладке Главная в группе Число.
Разрешить вводить только даты в заданном интервале времени
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Дата.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения даты после определенного дня выберите ограничение Больше.
Введите начальную, конечную или определенную разрешенную дату.
Вы также можете ввести формулу, которая возвращает дату. Например, чтобы задать интервал времени между текущей датой и датой через 3 дня после текущей, выберите пункт Между в поле Данные, потом введите =СЕГОДНЯ() в поле Дата начала и затем введите =СЕГОДНЯ()+3 в поле Дата завершения.
Разрешить вводить только время в заданном интервале
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Время.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения времени до определенного времени дня выберите ограничение меньше.
Укажите время начала, окончания или определенное время, которое необходимо разрешить. Если вы хотите ввести точное время, используйте формат чч:мм.
Например, если в ячейке E2 задано время начала (8:00), а в ячейке F2 — время окончания (17:00) и вы хотите ограничить собрания этим промежутком, выберите между в поле Данные, а затем введите =E2 в поле Время начала и =F2 в поле Время окончания.
Разрешить вводить только текст определенной длины
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Длина текста.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для установки определенного количества знаков выберите ограничение Меньше или равно.
В данном случае нам нужно ограничить длину вводимого текста 25 символами, поэтому выберем меньше или равно в поле Данные и введем 25 в поле Максимальное значение.
Вычислять допустимое значение на основе содержимого другой ячейки
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите необходимый тип данных.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения.
В поле или полях, расположенных под полем Данные, выберите ячейку, которую необходимо использовать для определения допустимых значений.
Например, чтобы допустить ввод сведений для счета только тогда, когда итог не превышает бюджет в ячейке E1, выберите значение Число десятичных знаков в списке Разрешить, ограничение «Меньше или равно» в списке «Данные», а в поле Максимальное значение введите >= =E1.
В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля «Данные» не играет роли.
Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016, но функции аналогичны Excel в Интернете.
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса «ID-» и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков.
Ячейка с наименованием продукта (D2) содержала только текст.
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4.
Примечание: Необходимо сначала ввести формулу проверки данных в ячейку A2, а затем скопировать эту ячейку в ячейки A3:A10 так, чтобы второй аргумент СЧЁТЕСЛИ соответствовал текущей ячейке. Часть A2)=1 изменится на A3)=1, A4)=1 и т. д.
Адрес электронной почты в ячейке B4 содержал символ @.
Источник
Как убрать ограничение по проверке данных в excel
Применение проверки данных к ячейкам
В этом курсе:
- Перемещение и копирование ячеек и их содержимого
Статья - Изменение ширины столбцов и высоты строк в Excel
Статья - Поиск или замена текста и чисел на листе
Статья - Объединение и отмена объединения ячеек
Статья - Применение проверки данных к ячейкам
Статья - Импорт и экспорт текстовых файлов (в формате TXT или CSV)
Статья
Применение проверки данных к ячейкам
Проверка данных позволяет ограничить тип данных или значения, которые можно ввести в ячейку. Чаще всего она используется для создания раскрывающихся списков.
Проверьте, как это работает!
Выделите ячейки, для которых необходимо создать правило.
Выберите Данные > Проверка данных.
На вкладке Параметры в списке Тип данных выберите подходящий вариант:
Целое число, чтобы можно было ввести только целое число.
Десятичное число, чтобы можно было ввести только десятичное число.
Список, чтобы данные выбирались из раскрывающегося списка.
Дата, чтобы можно было ввести только дату.
Время, чтобы можно было ввести только время.
Длина текста, чтобы ограничить длину текста.
Другой, чтобы задать настраиваемую формулу.
В списке Значение выберите условие.
Задайте остальные обязательные значения с учетом параметров Тип данных и Значение.
Откройте вкладку Подсказка по вводу и настройте сообщение, которое будут видеть пользователи при вводе данных.
Установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек или наведении на них указателя пользователю отображалось сообщение.
Откройте вкладку Сообщение об ошибке, чтобы настроить сообщение об ошибке, и выберите Вид.
Теперь, если пользователь попытается ввести недопустимое значение, появится сообщение об ошибке с настроенным сообщением.
Скачивание примеров
Если вы создаете лист, на котором пользователи должны вводить данные, может потребоваться ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел либо разрешить ввод только положительных целых чисел. В Excel можно ограничить ввод данных в определенные ячейки с помощью функции проверка данных, предлагающей пользователям вводить допустимые данные при выделении ячейки и отображающей сообщение об ошибке, если пользователь вводит недопустимые данные.
- Какую версию вы используете?
- Более новые версии
- Office 2011
Ограничение ввода данных
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
В поле Тип данных выберите тип данных, который нужно разрешить, и заполните ограничивающие условия и значения.
Примечание: Поля, в которых вводятся ограничивающие значения, помечаются на основе выбранных вами данных и ограничивающих условий. Например, если выбран тип данных «Дата», вы сможете вводить ограничения в полях минимального и максимального значения с пометкой Начальная дата и Конечная дата.
Запрос для пользователей на ввод допустимых значений
Когда пользователь щелкает ячейку, содержащую требования к вводу данных, можно отобразить сообщение о том, какие данные допустимы.
Выделите ячейки, в которых для пользователей нужно отображать запрос на ввод допустимых данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
На вкладке Подсказка по вводу установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
В поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Подсказка по вводу введите сообщение, которое должно отображаться.
Отображение сообщения об ошибке при вводе недопустимых данных
При наличии ограничений для данных и при вводе пользователем недопустимых данных в ячейку можно отображать сообщение об ошибке.
Выберите ячейки, в которых нужно отображать сообщение об ошибке.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
Н вкладке Сообщение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Сообщение введите сообщение, которое должно отображаться при вводе недопустимых данных.
Выполните одно из следующих действий.
В контекстном меню Вид выберите
Требовать от пользователей исправления ошибки перед продолжением
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, и требовать от них выбора варианта Да или Нет, чтобы указать, нужно ли продолжать
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, но разрешить продолжать после закрытия предупреждающего сообщения
Ограничение ввода данных
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке Данные в разделе Работа с данными нажмите Проверить.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
В контекстном меню Тип данных выберите тип данных, который нужно разрешить.
В контекстном меню Данные выберите нужное условие ограничения и введите ограничивающие значения.
Примечание: Поля, в которых вводятся ограничивающие значения, помечаются на основе выбранных вами данных и ограничивающих условий. Например, если выбран тип данных «Дата», вы сможете вводить ограничения в полях минимального и максимального значения с пометкой Начальная дата и Конечная дата.
Запрос для пользователей на ввод допустимых значений
Когда пользователь щелкает ячейку, содержащую требования к вводу данных, можно отобразить сообщение о том, какие данные допустимы.
Выделите ячейки, в которых для пользователей нужно отображать запрос на ввод допустимых данных.
На вкладке Данные в разделе Работа с данными нажмите Проверить.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
На вкладке Подсказка по вводу установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
В поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Подсказка по вводу введите сообщение, которое должно отображаться.
Отображение сообщения об ошибке при вводе недопустимых данных
При наличии ограничений для данных и при вводе пользователем недопустимых данных в ячейку можно отображать сообщение об ошибке.
Выберите ячейки, в которых нужно отображать сообщение об ошибке.
На вкладке Данные в разделе Работа с данными нажмите Проверить.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
Н вкладке Сообщение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.
В поле Сообщение введите сообщение, которое должно отображаться при вводе недопустимых данных.
Выполните одно из следующих действий.
В контекстном меню Вид выберите
Требовать от пользователей исправления ошибки перед продолжением
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, и требовать от них выбора варианта Да или Нет, чтобы указать, нужно ли продолжать
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, но разрешить продолжать после закрытия предупреждающего сообщения
Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек
Примечание: Первые два действия, указанные в этом разделе, можно использовать для добавления любого типа проверки данных. Действия 3–7 относятся к созданию раскрывающегося списка.
Выделите одну или несколько ячеек, к которым нужно применить проверку.
На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Проверка данных.
На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите Список.
В поле Источник введите значения списка, разделенные запятыми. Например, введите Низкий,Средний,Высокий.
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.
Протестируйте правильность работы проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки применяются, как вы хотите, а ваши сообщения появляются в нужный момент.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, можно проверить, достаточно ли ширины ячеек для отображения всех ваших записей.
Отмена проверки данных. Выделите ячейки, проверку которых вы хотите отменить, щелкните Данные > Проверка данных и в диалоговом окне проверки данных нажмите кнопки Очистить все и ОК.
В таблице перечислены другие типы проверки данных и указано, как применить их к данным на листе.
Разрешить вводить только целые числа из определенного диапазона
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В списке Разрешить выберите значение Целое число.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон.
Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение.
Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение.
Например, допустим, что вы проверяете значения в ячейке F1. Чтобы задать минимальный объем вычетов, равный значению этой ячейки, умноженному на 2, выберите пункт Больше или равно в поле Данные и введите формулу =2*F1 в поле Минимальное значение.
Разрешить вводить только десятичные числа из определенного диапазона
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Десятичный.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон.
Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение.
Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение. Например, для задания максимального значения комиссионных и премиальных в размере 6% от заработной платы продавца в ячейке E1 выберите пункт Меньше или равно в поле Данные и введите формулу =E1*6% в поле Максимальное значение.
Примечание: Чтобы пользователи могли вводить проценты, например «20 %», в поле Разрешить выберите значение Десятичное число, в поле Данные задайте необходимый тип ограничения, введите минимальное, максимальное или определенное значение в виде десятичного числа, например 0,2, а затем отобразите ячейку проверки данных в виде процентного значения, выделив ее и нажав кнопку Процентный формат на вкладке Главная в группе Число.
Разрешить вводить только даты в заданном интервале времени
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Дата.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения даты после определенного дня выберите ограничение Больше.
Введите начальную, конечную или определенную разрешенную дату.
Вы также можете ввести формулу, которая возвращает дату. Например, чтобы задать интервал времени между текущей датой и датой через 3 дня после текущей, выберите пункт Между в поле Данные, потом введите =СЕГОДНЯ() в поле Дата начала и затем введите =СЕГОДНЯ()+3 в поле Дата завершения.
Разрешить вводить только время в заданном интервале
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Время.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения времени до определенного времени дня выберите ограничение меньше.
Укажите время начала, окончания или определенное время, которое необходимо разрешить. Если вы хотите ввести точное время, используйте формат чч:мм.
Например, если в ячейке E2 задано время начала (8:00), а в ячейке F2 — время окончания (17:00) и вы хотите ограничить собрания этим промежутком, выберите между в поле Данные, а затем введите =E2 в поле Время начала и =F2 в поле Время окончания.
Разрешить вводить только текст определенной длины
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Длина текста.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для установки определенного количества знаков выберите ограничение Меньше или равно.
В данном случае нам нужно ограничить длину вводимого текста 25 символами, поэтому выберем меньше или равно в поле Данные и введем 25 в поле Максимальное значение.
Вычислять допустимое значение на основе содержимого другой ячейки
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите необходимый тип данных.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения.
В поле или полях, расположенных под полем Данные, выберите ячейку, которую необходимо использовать для определения допустимых значений.
Например, чтобы допустить ввод сведений для счета только тогда, когда итог не превышает бюджет в ячейке E1, выберите значение Число десятичных знаков в списке Разрешить, ограничение «Меньше или равно» в списке «Данные», а в поле Максимальное значение введите >= =E1.
В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля «Данные» не играет роли.
Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016, но функции аналогичны Excel в Интернете.
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса «ID-» и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков.
Ячейка с наименованием продукта (D2) содержала только текст.
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4.
Примечание: Необходимо сначала ввести формулу проверки данных в ячейку A2, а затем скопировать эту ячейку в ячейки A3:A10 так, чтобы второй аргумент СЧЁТЕСЛИ соответствовал текущей ячейке. Часть A2)=1 изменится на A3)=1, A4)=1 и т. д.
Адрес электронной почты в ячейке B4 содержал символ @.
Проверка данных в EXCEL
history 26 октября 2012 г.
- Группы статей
- Имена
- Проверка данных
- Условное форматирование
При вводе большого количества информации в ячейки таблицы легко допустить ошибку. В EXCEL существует инструмент для проверки введенных данных сразу после нажатия клавиши ENTER – Проверка данных.
Инструмент Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) не был бы столь популярным, если бы его функциональность ограничивалась бы только собственно проверкой. Ниже кратко перечислены основные приемы работы с этим инструментом.
A. Проверка введенных значений
Как видно на рисунке снизу, условия проверки вводимого значения можно настроить очень гибко.
Можно разрешить ввод значений в ячейку только определенного типа, выбрав необходимое условие из выпадающего (раскрывающегося) списка:
- Целое число . В ячейку разрешен ввод только целых чисел, причем принадлежащих определенному диапазону;
- Действительное . В ячейку разрешен ввод только чисел, в том числе с десятичной частью (нельзя ввести текст, дату ввести можно);
- Дата. Предполагается, что в ячейку будут вводиться даты начиная от 01.01.1900 до 31.12.9999. Подробнее о формате Дата — в статье Как Excel хранит дату и время
- Время . Предполагается, что в ячейку с Проверкой данный этого типа будет вводиться время. Например, на рисунке ниже приведено условие, когда в ячейку разрешено вводить время принадлежащее только второй половине дня, т.е. от 12:00:00 до 23:59:59. Вместо утомительного ввода значения 12:00:00 можно использовать его числовой эквивалент 0,5. Возможность ввода чисел вместо времени следует из того, что любой дате в EXCEL сопоставлено положительное целое число, а следовательно времени (т.к. это часть суток), соответствует дробная часть числа (например, 0,5 – это полдень). Числовым эквивалентом для 23:59:59 будет 0,99999.
- Длина текста . В ячейку разрешен ввод только определенного количества символов. При этом ограничении можно вводить и числа и даты, главное, чтобы количество введенных символов не противоречило ограничению по длине текста. Например, при ограничении количества символов менее 5, нельзя ввести дату позднее 13/10/2173, т.к. ей соответствует число 99999, а 14/10/2173 — это уже 100000, т.е. 6 символов. Интересно, что при ограничении, например, менее 5 символов, вы не сможете ввести в ячейку формулу =КОРЕНЬ(2) , т.к. результат =1,4142135623731 (в зависимости от заданной в EXCEL точности), а вот =КОРЕНЬ(4) – сможете, ведь результат =2, а это только 1 символ.
- Список . Наверное, самый интересный тип данных. В этом случае ввод значений в ячейку можно ограничить ранее определенным списком. Например, если в качестве источника указать через точку с запятой единицы измерения товара шт;кг;кв.м;куб.м , то ничего другого, кроме этих 4-х значений из списка вам выбрать не удастся. В источнике можно указать диапазон ячеек, содержащий заранее сформированный список или ссылку на Именованную формулу . Пример приведен в статье Выпадающий (раскрывающийся) список
- Другой . В ячейку разрешен ввод значений удовлетворяющих более сложным критериям. Для задания критериев необходимо использовать формулу. Рассмотрим это условие подробнее.
При выбранном типе Другой, в поле Формула нужно ввести формулу для расчета логического значения. Если оно принимает значение ИСТИНА, то такое значение разрешено вводить в ячейку, если ЛОЖЬ, то ваше значение ввести не получится. В качестве аргумента формулы нужно использовать ссылку на саму ячейку, к которой применяется Проверка данных или ссылку на зависящую от нее ячейку. Например,
Введите формулу
Пояснение
Ячейка B2 содержала только текст
В Типе данных нет возможности выбрать тип Текст , поэтому приходится этого добиваться косвенно. Вы можете Проверку данных применить прямо к ячейке B2
Допустить ввод значения в ячейку B1 только в случае, если после ввода значение в ячейке D1 будет больше 100, в D2 меньше, чем 400
Проверку данных применяем к ячейке B1 . При этом в ячейке D1 введена формула =B1*2 , а в D2 – формула =B1*3 . Хотя эта формула эквивалентна ограничению Действительное с диапазоном от 50 до 133,33, но при более сложных связях ячеек, этот прием может быть полезен
Значение в ячейке, содержащей возраст работника ( С1 ), всегда должно быть больше числа полных лет работы ( D1 ) плюс 18 (минимальный возраст приема на работу)
При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек ( C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)
Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали уникальные значения
Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А
Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта ( B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков.
Проверку данных вводим для ячейки B5
При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например, $A$1:$A$20 ).
При использовании инструмента Проверка данных , предполагается, что в ячейку будут вводиться константы ( 123, товар1, 01.05.2010 и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать Условное форматирование .
В. Отображение комментария, если ячейка является текущей.
Используйте вкладку Сообщение для вывода , чтобы отображать комментарий.
В отличие от обычного примечания ( Рецензирование/ Примечание/ Создать примечание ), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция Показать все примечания ), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.
С. Вывод подробного сообщения об ошибке.
После ввода ошибочного значения Проверка данных может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог Msgbox() из VBA .
D. Создание связанных диапазонов (списков)
Если в качестве Типа данных на вкладке Параметры мы выберем Список , то сможем сформировать связанные диапазоны. Тема так обширна, что она выделена в отдельную статью Связанный список .
Е. Использование в правилах ссылок на другие листы
В EXCEL 2007 в Проверке данных , как и в Условном форматировании нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так =Лист2!$A$1 . Позволяют обойти это ограничение использование Имен .
Если в Проверке данных нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить Имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Проверке данных .
В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.
F. Как срабатывает Проверка данных
Проверка данных явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши ENTER . В этом случае появляется окно с описанием ошибки.
Если значения вставляются через Буфер обмена ( Вставить значения ) или с использованием сочетания клавиш CTRL + D (копирование значения из ячейки сверху) или копируются Маркером заполнения сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила Проверки данных , например если в ячейке источнике не определена Проверка данных , а данные из нее вставляются через Буфер обмен а с использованием комбинации клавиш CTRL+V .
Поясним на примере. Предположим, к ячейке А1 применена Проверка данных с условием проверки Другой , где в поле формула введено =СТРОКА(A1)=1 , т.е. для всех ячеек из первой строки условие Проверки данных будет принимать значение ИСТИНА, для других строк — ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.
Теперь выделим ячейку А2 и нажмем CTRL+D . Значение из А1 скопируется в А2 вместе с условием Проверки данных . Несмотря на то, что теперь условие Проверки данных будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку А2 и нажмем клавишу F2 (войдем в режим Правки), затем нажмем ENTER — появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.
Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без Проверки данных введем значение 4. Выделим эту ячейку, в Строке формул выделим значение 4 и скопируем его в Буфер обмена . Теперь выделим ячейку с Проверкой данных и нажмем CTRL+V . Значение вставилось в ячейку! Кроме того, Проверка данных осталась нетронутой в отличие от случая, когда через Буфер обмена , например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ).
G. Поиск ячеек с Проверкой данных
Если на листе много ячеек с Проверкой данных , то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ).
Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.
Источник
На чтение 6 мин Просмотров 21.7к. Опубликовано 11.05.2018
Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.
Содержание
- Условие проверки
- Любое значение
- Целое число
- Действительное
- Список
- Дата
- Время
- Длина текста
- Другой
- Сообщение об ошибке
- Отличие версий Microsoft Excel
- Сообщение для ввода данных
- Как отключить эту ошибку
- Примеры от компании Microsoft
- Заключение
- Видеоинструкция
Условие проверки
В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.
- Нажмите на любую клетку.
- Перейдите на вкладку «Данные».
- Кликните на выделенный инструмент.
- Выберите пункт «Проверка данных».
- После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.
Рассмотрим эти форматы более внимательно.
Любое значение
В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.
Целое число
Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.
Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».
Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.
Действительное
В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».
Список
Этот формат наиболее интересный.
Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.
- Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.
- Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.
- В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».
- Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.
Дата
Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.
Время
Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).
Длина текста
Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.
Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.
Другой
Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.
Сообщение об ошибке
При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.
- Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
- Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.
- Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
- Выбираем вид отображения:
- «Останов»;
- «Предупреждение»;
- «Сообщение».
- Указываем заголовок и текст уведомления.
- Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»
В качестве примера мы укажем следующие настройки.
- Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу [knopka]Enter[/knopka]. И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.
В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.
Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.
А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.
В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.
Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!
Отличие версий Microsoft Excel
Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.
Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.
В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.
Сообщение для ввода данных
Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.
- Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
- Откройте в меню раздел «Данные».
- Выберите инструмент «Работа с данными».
- Нажмите на иконку «Проверка данных».
- В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
- Укажите любой текст в указанных полях.
- Для продолжения нажмите на «OK».
- Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.
Как отключить эту ошибку
Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.
- Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
- Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
- Нажмите на инструмент «Работа с данными».
- Кликните на иконку «Проверка данных».
- Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
- Сохраняем изменения кликом на «OK».
- Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.
Примеры от компании Microsoft
Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.
Заключение
В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.
Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.
Видеоинструкция
Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.