Организация защиты данных в excel

Excel позволяет защитить свою работу, предотвращая открытие книги без пароля, предоставление Read-Only доступа к книге или даже просто защиту книги, чтобы не удалять формулы по ошибке. В этой теме мы обсудим различные способы использования основных параметров для защиты и распространения Excel файлов.

Предупреждение: 

• Если вы забудете или потеряете свой пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить.

• Не следует думать, что книги или листы, защищенные паролем, являются безопасными. Всегда соблюдайте осторожность при распространении книг Excel, которые могут содержать важные персональные данные, такие как номера кредитных карт, номера социального страхования (SSN) или имена сотрудников.

• Защита на уровне листа не является функцией безопасности. Она просто запрещает изменение заблокированных ячеек на листе.

Ниже описаны различные варианты защиты данных в Excel.

• На уровне файла: вы можете заблокировать файл Excel с помощью пароля, чтобы его было невозможно открыть или изменить. Здесь есть несколько вариантов:

  • Шифрованиефайлов. При выборе этого параметра вы указываете пароль и Excel файл. Это предотвращает открытие файла другими пользователями. Дополнительные сведения см. в Excel файла.

  • Установка пароля для открытия или изменения файла.Вы указываете пароль для открытия или изменения файла. Используйте этот параметр, если нужно предоставить доступ только для чтения или изменить доступ для разных пользователей. Дополнительные сведения см. в Excel файла.

  • Пометитькак окончательный. Используйте этот параметр, если вы хотите пометить файл Excel как окончательную версию и запретить дальнейшие изменения, внесенные другими пользователями. Дополнительные сведения см. в документе, книге или презентации.

  • Ограничить доступ.Если у вашей организации есть разрешения на управление правами на доступ к данным (IRM), вы можете применить к документу любые из доступных разрешений IRM. Дополнительные сведения см. в документе, книге или презентации.

  • Цифроваяподпись: в файл Excel цифровые подписи. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

    Примечание: Для добавления цифровой подписи нужен действительный сертификат, выданный центром сертификации (ЦС).

• На уровне книги: вы можете заблокировать структуру книги с помощью пароля. Это предотвращает добавление, перемещение, удаление, скрытие и переименование листов другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Защита книги.

• Уровень листа.С помощью защиты листа вы можете управлять работой пользователя на листах. Вы можете указать, что именно пользователь может делать на листе, тем самым убедившись в том, что никакие важные данные на листе не будут затронуты. Например, может потребоваться, чтобы пользователь добавлял только строки и столбцы или только сортировать и использовать автофилер. После включения защиты листа можно защитить другие элементы, такие как ячейки, диапазоны, формулы и ActiveX или элементы управления формы. Дополнительные сведения о защите см. в этой теме.

Какой уровень защиты нужно использовать?

• Чтобы управлять доступом пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файлов. Предположим, что в файле Excel хранятся еженедельные отчеты участников группы. Вы не хотите, чтобы его смогли открывать сотрудники, которые не входят в вашу группу. Возможны два варианта:

  • Если вы не хотите, чтобы другие люди открывали ваш файл: Вы можете зашифровать Excel файл, который используется чаще всего. По сути, это означает, что вы блокируете его паролем, и никто, кроме вас, не может открыть его.

  • Если вы хотите включить доступ только для чтения или изменить доступ для разных пользователей: Возможно, вы хотите, чтобы руководители вашей группы могли редактировать еженедельный отчет о состоянии, но участники группы должны иметь доступ только для чтения. Вы можете защитить Excel, указав два пароля: один для открытия, а другой — для изменения. Позднее вы можете поделиться с командой необходимыми паролями в зависимости от того, как они должны получить доступ.

• Чтобы контролировать действия со структурой книги, используйте защиту на уровне книги. Предположим, что книга с отчетом содержит несколько листов (по одному для каждого участника группы). Вы хотите, чтобы каждый участник мог добавлять данные на свой лист, но не мог изменять какие-либо листы в книге, например добавлять или перемещать их.

• Чтобы управлять работой пользователей на отдельном компьютере, используйте защиту на уровне таблицы. Предположим, что все листы в книге с отчетом содержат одинаковые данные, например заголовки строк или макет, и вы не хотите, чтобы их кто-то менял. Защитив лист, можно позволить пользователям выполнять только определенные действия на нем. Например, вы можете разрешить пользователям вводить данные, но запретить удаление строк или столбцов, или же позволить им только вставлять гиперссылки либо сортировать данные.

Вы можете применять один или несколько уровней защиты в зависимости от потребностей вашей организации. Можно использовать все варианты или любое их сочетание — ваше решение зависит только от того, как вы хотите защитить данные в Excel. Например, можно зашифровать общий файл Excel, а также включить защиту книги и листа, при этом используя в личной книге только защиту листа, чтобы случайно не удалить формулы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Защита файла Excel

Защита книги

Защита листа

Microsoft Excel предоставляет пользователю несколько, условно выражаясь, уровней защиты — от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла шифрами крипто-алгоритмов семейства RC4. Разберем их последовательно…

Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку

Самый простой способ. Позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату октябрьской революции вместо даты заключения договора и т.п.) Чтобы задать такую проверку ввода, необходимо выделить ячейки и выбрать на вкладке Данные (Data) кнопку Проверка данных (Data Validation). В Excel 2003 и старше это можно было сделать с помощью меню Данные — Проверка (Data — Validation). На вкладке Параметры из выпадающего списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных:

Соседние вкладки этого окна позволяют (при желании) задать сообщения, которые будут появляться перед вводом — вкладка Сообщение для ввода (Input Message), и в случае ввода некорректной информации — вкладка Сообщение об ошибке (Error Alert):

 

 Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений

Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю менять содержимое ячеек любого заданного листа. Для установки подобной защиты следуйте простому алгоритму:

1. Выделите ячейки, которые не надо защищать (если таковые есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells). На вкладке Защита (Protection) снимите флажок Защищаемая ячейка (Locked). Все ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа. Все ячейки, где вы этот флаг снимете, будут доступны для редактирования несмотря на защиту. Чтобы наглядно видеть, какие ячейки будут защищены, а какие — нет, можно воспользоваться этим макросом.
2. Для включения защиты текущего листа в Excel 2003 и старше — выберите в меню Сервис — Защита — Защитить лист (Tools — Protection — Protect worksheet), а в Excel 2007 и новее — нажмите кнопку Защитить лист (Protect Sheet) на вкладке Рецензирование (Reveiw). В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто попало не мог снять защиту) и при помощи списка флажков настроить, при желании, исключения:

Т.е., если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо установить первых три флажка. Также можно разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные средства работы с таблицами.

Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить защиту листа с разными паролями на разные диапазоны ячеек.

Чтобы сделать это выберите на вкладке Рецензирование (Review) кнопку Разрешить изменение диапазонов (Allow users edit ranges). В версии Excel 2003 и старше для этого есть команда в меню Сервис — Защита — Разрешить изменение диапазонов (Tools — Protection — Allow users to change ranges):

В появившемся окне необходимо нажать кнопку Создать (New) и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон и пароль для доступа к этому диапазону:

Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка, Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать «в своем огороде».

Уровень 3. Защита листов книги

Если необходимо защититься от:

• удаления, переименования, перемещения листов в книге
• изменения закрепленных областей («шапки» и т.п.)
• нежелательных изменений структуры (сворачивание строк/столбцов при помощи кнопок группировки «плюс/минус»)
• возможности сворачивать/перемещать/изменять размеры окна книги внутри окна Excel

то вам необходима защита всех листов книги, с помощью кнопки Защитить книгу (Protect Workbook) на вкладке Рецензирование (Reveiw) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Защита — Защитить книгу (Tools — Protection — Protect workbook):

Уровень 4. Шифрование файла

При необходимости, Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги, используя несколько различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Такую защиту проще всего задать при сохранении книги, т.е. выбрать команды Файл — Сохранить как (File — Save As), а затем в окне сохранения найти и развернуть выпадающий список Сервис — Общие параметры (Tools — General Options). В появившемся окне мы можем ввести два различных пароля — на открытие файла (только чтение) и на изменение:

Ссылки по теме

• Как установить/снять защиту на все листы книги сразу (надстройка PLEX)
• Подсветка незащищенных ячеек цветом
• Правильная защита листов макросом

Довольно часто в электронных таблицах Excel хранятся важные данные, к которым надо ограничить доступ или защитить от изменения. В Microsoft Excel есть несколько встроенных механизмов, позволяющих защитить как весь файл целиком, так и отдельные его части.

Давайте рассмотрим эти способы применительно к наиболее актуальным на сегодняшний день версиям Microsoft Excel 20102013.

Защита файла

Для того, чтобы защитить файл паролем, надо открыть меню «Файл» -> «Защитить книгу» -> «Зашифровать паролем» и в открывшемся окне ввести пароль.

После этого пароль будет запрашиваться при каждом открытии файла.

Еще один вариант защиты файла: «Файл» -> «Сохранить как» -> «Обзор» (для Excel 2013), затем перейти в «Сервис» -> «Общие параметры».  В открывшемся окне можно указать не только пароль на открытие, но и отдельный пароль на изменение файла.

Теперь после ввода пароля на открытие у вас есть выбор. Можно либо ввести дополнительный пароль для изменения файла, либо открыть файл только для чтения.

Защита структуры книги

Как уже было сказано, Excel позволяет защитить не только весь файл целиком, но и отдельные части документа. Например, можно защитить структуру книги, для чего надо перейти на вкладку «Рецензирование», выбрать на ленте пункт «Защитить книгу» и ввести пароль.

После этого станет невозможно производить какие либо действия с листами (удаление, перемещение, переименование и пр.). Также будет недоступно изменение закрепленных областей, сворачивание строкстолбцов с помощью группировки и прочие изменения структуры книги. Для того, чтобы вернуть возможность изменений, надо еще раз нажать на «Защитить книгу» и ввести пароль для отмены.

Защита листа

Защита листа позволяет запретить изменение содержимого ячеек конкретного листа. Для этого идем на вкладку «Рецензирование» и выбираем «Защитить лист». В открывшемся окне задаем пароль, а также выбираем действия, которые разрешено производить с ячейками без снятия защиты.

Теперь при попытке изменить содержимое защищенной ячейки будет выдано предупреждение и предложено снять защиту листа.

Можно защищать не весь лист, исключив отдельные ячейки. Для отключения надо выделить ячейки, которые не требуется защищать, кликнуть на них правой клавишей мыши и выбрать пункт «Формат ячеек». Затем перейти на вкладку «Защита» и убрать флажок «Защищаемая ячейка». Ячейки со снятым флажком будут доступны для редактирования не смотря на защиту листа.

Защита диапазона

Как вариант, можно выбрать на листе несколько диапазонов ячеек и защитить их разными паролями. Для этого на вкладке «Рецензирование» выбираем «Разрешить изменение диапазонов». В открывшемся окне жмем «Создать» и вводим название диапазона, выбираем ячейки, входящие в этот диапазон и указываем пароль для доступа. Дополнительно по кнопке «Разрешения» можно указать пользователей, которым разрешен доступ к диапазону без пароля. Настроив диапазоны жмем кнопку «Защитить лист», дальше все как в предыдущем пункте.

В этом случае при попытке произвести какие либо действия с ячейкой будет выведен запрос пароля для диапазона, в который эта ячейка входит.

Заключение

И в заключение несколько слов о том, насколько надежна защита средствами Excel. Скажу сразу, защита книги или отдельного листа крайне ненадежна и ломается без особых усилий. При этом можно даже обойтись без программ для подбора паролей.

Защита всего файла — дело другое. Тут используется полноценное 128-битное шифрование по алгоритму AES, так что при использовании грамотного пароля взломать защиту очень непросто. Впрочем, не стоит питать иллюзии, при наличии большого желания и вычислительных мощностей это всего лишь вопрос времени. Также напомню, что пароль не может воспрепятствовать пользователю скопировать иили удалить файл, для этого надо использовать другие механизмы защиты.

Excel предоставляет
пользователю несколько «уровней»
защиты — от простой защиты отдельных
ячеек до шифрования всего файла
симметричным алгоритмом семейства RC4.
Разберем их последовательно…

Уровень 0. Защита
от ввода некорректных данных в ячейку

Самый
простой способ. Позволяет проверять
что именно пользователь вводит в
определенные ячейки и не разрешает
вводить недопустимые данные (например,
отрицательную цену или дробное количество
или дату октябрьской революции вместо
даты заключения договора и т.п.) Чтобы
задать такую проверку ввода, необходимо
выделить ячейки и выбрать в меню Данные
— Проверка
(Data — Validation). На
вкладке Параметры из выпадающего списка
можно выбрать тип разрешенных к вводу
данных.

Уровень 1. Защита
ячеек листа от изменений

Мы можем полностью
или выборочно запретить пользователю
менять содержимое ячеек любого заданного
листа. Для установки подобной защиты
следуйте простому алгоритму:

Выделите
ячейки, которые не надо защищать (если
таковые есть) и в меню Формат — Ячейки —
вкладка Защита снимите флажок Защищаемая
ячейка.
Все ячейки, для которых этот флажок
останется установленным, будут защищены
при включении защиты листа.

Для
включения защиты текущего листа выберите
в меню Сервис
— Защита — Защитить лист.
В открывшемся диалоговом окне можно
задать пароль (он будет нужен, чтобы кто
попало не мог снять защиту) и при помощи
списка флажков разрешить исключения:

Т.е., если мы хотим
оставить пользователю возможность,
например, форматировать защищенные и
незащищенные ячейки, необходимо
установить первых три флажка. Также
можно разрешить пользователям использовать
сортировку, автофильтр и другие удобные
средства работы с таблицами.

Уровень 2. Выборочная
защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается,
что с файлом будут работать несколько
пользователей, причем каждый из них
должен иметь доступ в свою область
листа, то можно установить защиту листа
с разными паролями на разные диапазоны
ячеек.

Чтобы
сделать это выберите в меню Сервис
— Защита — Разрешить изменение диапазонов
.

В появившемся окне
необходимо нажать кнопку Создать и
ввести имя диапазона, адреса ячеек,
входящих в этот диапазон и пароль для
доступа к этому диапазону.

Повторите эти
действия для каждого из диапазонов
разных пользователей, пока все они не
окажутся в списке. Теперь можно нажать
кнопку Защитить лист (см. предыдущий
пункт) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке
доступа к любому из защищенных диапазонов
из списка, Excel будет требовать пароль
именно для этого диапазона, т.е. каждый
пользователь будет работать «в своем
огороде».

Уровень 3. Защита
листов книги

Если необходимо
защититься от:

удаления,
переименования, перемещения листов в
книге

изменения закрепленных
областей («шапки» и т.п.)

нежелательных
изменений структуры (сворачивание
строк/столбцов при помощи кнопок
«плюс/минус»)

возможности
сворачивать/перемещать/изменять размеры
окна книги внутри окна Excel то неободима
защита листов книги через меню Сервис
— Защита — Защитить книгу
.

Уровень 4. Шифрование
файла

При
необходимости, Excel предоставляет
возможность зашифровать весь файл
книги, используя богатый набор различных
алгоритмов шифрования. Такую защиту
можно включить в меню Сервис
— Параметры — вкладка Безопасность.

Мы можем ввести
два различных пароля — на открытие файла
(только чтение) и на изменение. Тип
(алгоритм) шифрования выбирается после
нажатия на кнопку Дополнительно
(Advanced).

Защита данных в
ячейках

Для защиты отдельных
ячеек надо воспользоваться командой
«Сервис»-«Защита»-«Защитить
лист». Прежде чем защищать лист,
выделите ячейки, которые надо оставить
незаблокированными, а затем в меню
«Формат» выберите команду «Ячейки».
В открывшемся окне диалога «Формат
ячеек» на вкладке «Защита» снимите
флажок «Защищаемая ячейка».

Скрытие ячеек и
листов

Чтобы включить
режим скрытия формул, надо:

выделить нужные
ячейки;

выбрать
«Формат»-«Ячейки» (Ctrl+1);

на вкладке «Защита»
установить флажок «Скрыть формулы»;

выбрать
«Сервис»-«Защита»-«Защитить
лист»;

в окне диалога
«Защитить лист» установить флажок
«Содержимого».

После этого при
активизации ячеек, содержащих скрытые
формулы, эти самые формулы не выводятся
в строке формул, хотя результаты
вычислений видны.

1. Создание диаграмм
   в MS Excel.

Диаграммы являются
средством наглядного представления
данных и облегчают выполнение сравнений,
выявление закономерностей и тенденций
данных. Например, вместо анализа
нескольких столбцов чисел на листе
можно, взглянув на диаграмму, узнать,
падают или растут объемы продаж по
кварталам или как действительные объемы
продаж соотносятся с планируемыми.

Создание диаграммы

Для создания
диаграммы, необходимо сначала ввести
данные для диаграммы на лист Excel. Выберите
данные и затем с помощью мастера диаграмм
поэтапный процесс выбора типа диаграммы
и различных параметров диаграммы для
диаграммы. Чтобы сделать это, выполните
следующие действия.

• Запустите Excel и
  откройте книгу.

• Выделите ячейки,
  содержащие данные, которые нужно
  отобразить на диаграмме.

• На Вставка меню,
  нажмите кнопку Диаграммы для запуска
  мастера диаграмм.

• В
  Мастер диаграмм — шаг 1 из 4:
  тип диаграммы диалоговое окно укажите
  тип диаграммы, который требуется
  использовать для диаграммы. Для этого
  выполните одно из следующих действий.

1. Нажмите кнопку
   Стандартные типы Вкладка. Чтобы
   просмотреть образец как будут выглядеть
   данные при выборе одного из стандартных
   типах диаграмм, предоставляемых
   Microsoft Excel, выберите тип диаграммы,
   выберите подтип диаграммы, который
   требуется просмотреть и нажмите кнопку
   Нажмите клавишу и просмотр результата.

Выберите тип
диаграммы, выберите тип диаграммы,
выберите подтип диаграммы, и нажмите
кнопку Далее.

2 Нажмите кнопку
Пользовательские типы Вкладка. Выберите
встроенный нестандартный тип диаграммы
или создать собственный тип диаграммы,
нажмите кнопку Определяемые пользователем
-или- Встроенные. Выберите тип диаграммы,
и нажмите кнопку Далее.

• В
  Мастер диаграмм — шаг 2 из 4
  — источник данных диаграммы диалоговое
  окно, можно указать диапазон данных и
  способ отображения рядов на диаграмме.

Если диаграмма
отображается должным образом, нажмите
кнопку Далее.

Если требуется
изменить диапазон данных или рядов
диаграммы, выполните одно из следующих
действий и нажмите кнопку Далее.

На Диапазон данных
Щелкните Диапазон данных поле, а затем
выделите ячейки на листе.

Укажите ряд,
отображаются в столбцах или строках.

На Серии Вкладка,
добавить и удалить ряд или измените
диапазоны листа, имена и значения для
каждого ряда на диаграмме.

• В
  Мастер диаграмм — шаг 3 из 4:
  параметры диаграммы диалоговое окно,
  можно изменить внешний вид диаграммы
  больше при выборе параметров диаграммы
  на шести вкладках. Как изменить эти
  параметры, просмотрите образец диаграммы
  убедитесь в том, что диаграмма выглядит
  должным образом.

После завершения
выбора необходимые параметры диаграммы,
нажмите кнопку Далее.

• На Заголовки
  вкладки, можно добавить или изменить
  названия диаграммы и осей.

• На Оси вкладки,
  можно задать параметры отображения
  для основных осей диаграммы.

• На Линии сетки
  вкладки, можно отобразить или скрыть
  линии сетки.

• На Условные
  обозначения вкладки, можно добавить
  легенду диаграммы.

• На Метки данных
  вкладки, можно добавить подписи данных
  к диаграмме.

• На Таблицы данных
  вкладки, можно отображать или скрывать
  таблицы данных.

• В
  Мастер диаграмм — шаг 4 из 4:
  размещение диаграммы диалоговое окно
  выберите папку для размещения на
  диаграмме, выполнив одно из следующих
  действий:

• Нажмите
  кнопку
  На новом листе
  Чтобы отобразить диаграмму на новом
  листе.

• Нажмите кнопку
  Как объект в для отображения на диаграмме
  как объект в лист.

• Нажмите кнопку
  Окончание.

Перейти к началу
страницы

Изменение внешнего
вида диаграммы

После создания
диаграммы можно изменить параметры
диаграммы таким образом, чтобы он
выглядел должным образом. Чтобы сделать
это, щелкните правой кнопкой мыши
диаграмму и выберите одно из следующих
действий:

Тип диаграммы: это,
можно изменить тип диаграммы.

Источник данных:
это, можно изменить диапазон или диапазоны
листа для каждого ряда на диаграмме.

Параметры диаграммы:
это, можно задать параметры диаграммы.

Расположение: это,
можно изменить расположение, в котором
отображается диаграмма.

Кроме того Microsoft
Excel предлагает множество параметров
форматирования, которые можно использовать
для настройки нескольких диаграммы.
Можно дважды щелкнуть различных элементов
диаграммы для изменения этого конкретного
элемента. Затем появится диалоговое
окно, можно выбрать параметры, относящиеся
к элементу диаграммы для изменения его
внешнего вида. Например можно применить
цвета, границ и заливки для различных
элементов диаграммы, добавлять рисунки
для элементов диаграммы, изменить
форматирование оси и номер и изменять
шрифт, размер и выравнивание текста в
диаграмме.

1. .
   MS
   PowerPoint.
   Возможности программы презентации.
   Основные понятия.

PowerPoint

PowerPoint XP — приложение
для подготовки презентаций, слайды
которых выносятся на суд общественности
в виде распечатанных графических
материалов или посредством демонстрации
электронного слайд-фильма. Создав или
импортировав содержание доклада, вы
сможете быстро украсить его рисунками,
дополнить диаграммами и анимационными
эффектами. Элементы навигации дают
возможность генерировать интерактивные
презентации, управляемые самим зрителем.

Файлы
программы PowerPoint
называются презентациями
а их элементы – слайдами.

Слайды могут
содержать различную информацию.

Чтобы
создать новый слайд, нужно выполнить
команду Вставка
– Создать слайд
или щелкнуть по кнопке Создать
слайд

Шаблон
оформления – это
шаблон, формат которого можно использовать
для подготовки других презентаций.

Выполнить команду
Формат – Разметка слайда.

Справа появятся
макеты с различным содержимым.

1. )
   Окно приложения MS
   PowerPoint.
   Режимы отображения слайдов.

После запуска
PowerPoint на экране открывается окно
программы. Структура и внешний вид
программы в значительной мере определяется
пользователем. Во время первого обращения
к PowerPoint это окно будет похоже на
представленное на рисунке (Рис. 6.4.0.). На
рисунке показаны все основные компоненты
рабочего окна PowerPoint. Строка заголовка
окна PowerPoint

Верхняя строка
экрана называется строкой заголовка
(Рис. 6.4.1.). В ней стоит имя активного
приложения, т.е. Microsoft® PowerPoint и название
редактируемого документа. Кроме того,
в строке заголовка есть еще четыре
кнопки: одна у левого края и три у правого.
Строка меню

Под строкой заголовка
имеется строка меню (Рис. 6.4.0.). Строка
меню содержит названия отдельных меню
программы. Она активизируется нажатием
клавиши [Alt] или нажатием левой клавиши
мыши на необходимом пункте меню. При
наведении курсора мыши на пункт меню,
он выделяется, становится как бы выпуклым,
по отношению к остальным пунктам. В
строке меню перечислены группы команд:

“Файл” – Служит
для открытия, закрытия, сохранения и
других операций с файлами, а также
печати, предварительного просмотра и
редактирования размеров и параметров
страницы.

“Правка” –
Предназначено для работы с элементами
презентаций и использования основных
инструментов PowerPoint.

Вид” – С помощью
этого пункта меню можно осуществить
установки просмотра документа и
управление расположением панелей
инструментов в презентации.

“Вставка” – Служит
для вставки символов и дополнительных
элементов форматирования презентаций.

“Формат” – Служит
для форматирования текста и абзацев.

“Сервис” –
Предназначено для проверки орфографии,
установки переносов.

“Показ слайдов”
– Позволяет производить настройку
показа и проводить показы слайдов.

“Окно” – Служит
для работы с окнами документа и разбиение
окна на панели.

“Справка” – Вызов
справки по генератору презентаций
PowerPoint.

Каждая группа
объединяет набор команд, имеющих общую
функциональную направленность.

Строка состояния

Находится у нижней
кромки окна PowerPoint 97 и содержит различную
информацию о текущем состоянии документа.

Панели инструментов

Под строкой меню
располагаются панели инструментов,
которые в значительной степени облегчают
и ускоряют работу. На панелях инструментов
расположены кнопки со значками. Это –
кнопки команд, которые можно найти и в
меню. Для добавления какой-либо панели
инструментов на экран необходимо навести
курсор на уже существующую панель
инструментов и щелкнуть правой кнопкой
мыши. На вашем экране появится меню, в
которой необходимо выбрать ту панель
инструментов, которую вы хотите добавить
или убрать с экрана. Если в вашем окне
нет ни одной панели инструментов, то
нужно выбрать пункт меню Вид – Панели
инструментов – Настройка. На экране
появится диалоговое окно “Настройка”
(Рис. 6.4.2.) в котором необходимо указать
какие панели инструментов вы хотите
вывести на экран. Также можно выполнить
команду Вид – Панели инструментов, и в
раскрывшемся списке выбрать одну из
панелей инструментов, которую вы хотите
убрать с экрана или вывести на экран.

1. Создание
   новой презентации в MS
   PowerPoint
   (мастер автосодержания, шаблон
   оформления).

Мастер автосодержания

Мастер автосодержания
помогает выбрать один из нескольких
шаблонов содержания и способы его
оформления. Шаблон представляет собой
презентацию с заранее установленными
цветами слайда и текстовыми стилями.
На каждом шаге мастер автосодержания
запрашивает определенную информацию
о создаваемой презентации. По завершении
работы мастера создается презентация
в режиме структуры с титульным слайдом
и несколькими слайдами с заголовками,
в которые затем можно добавить собственный
текст и рисунки.

При выборе
переключателя шаблон оформления
открывается диалоговое окно Создать
презентацию с шаблонами. В диалоговом
окне имеются вкладки Презентации и
Шаблоны оформления для создания
презентаций по шаблонам. Шаблоны,
расположенные на вкладке Презентации,
охватывают широкий спектр тем и имеют
некоторые элементы художественного
оформления. Они совпадают с шаблонами,
которые использует мастер автосодержания.
Шаблоны, расположенные на вкладке
Дизайны презентации, позволяют выбрать
определенный стиль оформления презентации.
После двойного щелчка по шаблону,
появляется диалоговое окно, содержащее
24 макета разметки слайдов.

После выбора
переключателя пустая презентация также
открывается диалоговое окно с 24 макетами
разметки слайдов. В новой презентации
используются цветовая схема, стиль
заголовка и стили текста презентации,
принимаемые по умолчанию.

Переключатель
открыть презентацию позволяет открыть
существующую презентацию PowerPoint.

Примечание 1. Чтобы
при запуске PowerPoint диалоговое окно
(рисунок 1) не выводилось, нужно выполнить
команду Сервис4Параметры, выбрать
вкладку Вид, снять флажок диалог при
запуске.

Примечание 2. Если
PowerPoint уже запущен, то можно создать
новую презентацию:

· используя
мастер автосодержания командой
Файл4Создать, выбрать вкладку Общие,
затем Мастер автосодержания;

· по шаблону
командой Файл4Создать, выбрать вкладку
Презентации или Шаблоны оформления;

· без использования
шаблона командой Файл4Создать, выбрать
вкладку Общие, затем Новая презентация
или использовать кнопку Создать на
Стандартной панели инструментов.

Конечно, PowerPoint не
знает, что именно вы хотите сказать, но
разработчикам программы хорошо известно,
каким образом умелые докладчики строят
свои презентации. Мастер автосодержания
предлагает достаточное количество
хорошо отработанных макетов презентаций,
среди которых можно найти варианты,
раскрывающие следующие темы:

доклады по общим
вопросам;

доклады по служебным
вопросам;

описания проектов;

отчеты о продажах
и маркетинге;

сообщения в стиле
Карнеги.

Чтобы создать
базовую структуру презентации, выполните
следующие шаги.

Выберите команду
Файл > Создать (File > New). В области задач
приложения в окне Создание презентации
щелкните на пункте из мастера
автосодержания.

В первом, вступительном
окне мастера автосодержания щелкните
на кнопке Далее (Next).

В окне Вид презентации
(Presentation Type) щелкните на кнопке нужной
категории или на кнопке Все (All), чтобы
увидеть все предлагаемые шаблоны

Подыщите в списке
шаблонов презентацию подходящего типа.
Для примера давайте выберем пункт План
продаж (Marketing Plan).

Затем щелкните на
кнопке Далее.

В следующем окне
мастера выберите стиль презентации.
Здесь предлагается пять вариантов:

Презентация
на экране (On-screen
presentation);

Презентация в
Интернете (Web-presentation);

Черно-белые
прозрачки
(Black and white overheads);

Цветные
прозрачки
(Color overheads);

Слайды
35 мм
(35mm slides).

Выберите положение
переключателя Презентация на экране и
щелкните на кнопке Далее.

В появившемся окне
параметров презентации в поле Заголовок
презентации (Presentation Title) введите заголовок.

В поле Нижний
колонтитул (Footer) введите текст Предложения
на следующий год, который будет появляться
в нижнем колонтитуле каждого слайда.

Оставьте установленными
флажки Дата последнего обновления (Data
Last Update) и Номер слайда (Slide Number), которые
инициируют добавление даты создания
презентации и номера слайда на все
слайды последовательности (рис. 13.21).

Щелкните на кнопке
Далее.

В последнем окне
мастера автосодержания щелкните на
кнопке Готово (Finish). В результате появится
новая презентация, структура которой
показана на рис. 13.22. Обратите внимание,
что слайды созданной презентации
снабжены не только заголовками, но и
предполагаемым текстовым содержанием.

Сохраните полученную
презентацию в файле План продаж.ppt. Она
пригодится в следующих упражнениях.

На основе базовой
структуры, сформированной мастером
автосодержания, легко построить свой
собственный доклад. Для этого нужно
лишь подправить заголовки и наполнить
пункты презентации конкретными фактами.
При желании можно сменить оформление
и добавить необходимые диаграммы и
рисунки. Как это делается, вы узнаете
из следующих упражнений.

ШАБЛОНЫ ОФОРМЛЕНИЯ

Microsoft PowerPoint дает
возможность создавать шаблоны оформления,

которые могут
применяться в презентации, чтобы придать
ей законченный, профессиональный вид.

Шаблон
оформления – это
шаблон, формат которого можно использовать
для подготовки других презентаций.

1. Настройка анимации
   в презентациях MS
   PowerPoint.

Анимации в
презентациях нужны для того , чтоб
оживить презентацию.

Для этого необходимо
—-

• выбрать нужный
  слайд, и перейдите на вкладку анимация;(
  здесь находятся все настройки для
  создания анимации на слайдах)

• далее выберете
  тот объект на слайде, которому вы хотите
  применить анимацию , выберете любой из
  предложенных эффектов анимации, для
  ТОго чтобы просмотреть эффект нажмите
  на кнопку просмотр расположенную в
  левой части ленты ( вам будет
  продемонстрирован текущий эффект
  анимации )

• Открыв
  список ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
  ПАРАМЕТРЫ
  ( расположенный в правой части группы
  АНИМАЦИИ) вы сможете просмотреть весь
  список анимации. В данном списке переходы
  представлены по типу отображения и
  значению и разделяются на ВХОД,
  ВЫДЕЛЕНИЕ , ВЫХОД
  ( анимация типа: вход
  —— предназначена
  для первых слайдов презентации ( и как
  будто открывает показ слайдов)

Выделение
—— вы сможете выделить необходимый
слайд

Выход——
вы сможете завершить показ слайдов

• Для
  каждого вида анимации , имеются свои
  собственные параметры, изменив их вы
  сможете раскрыв список параметры
  эффектов и
  выбрав необходимые настройки (
  предложенные варианты позволяют
  изменять свойство эффекта анимации
  такие как направление
  действи

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #

  18.02.2016115.2 Кб2I.doc

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Данные в Excel можно защищать от постороннего вмешательства. Это важно, потому что иногда вы тратите много времени и сил на создание сводной таблицы или объемного массива, а другой человек случайно или намеренно изменяет либо вовсе удаляет все ваши труды.

Рассмотрим способы защиты документа Excel и его отдельных элементов.

Защита ячейки Excel от изменения

Как поставить защиту на ячейку в Excel? По умолчанию все ячейки в Excel защищаемые. Это легко проверить: кликаем на любую ячейку правой кнопкой, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК – ЗАЩИТА. Видим, что галочка на пункте ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА проставлена. Но это еще не значит, что они уже защищены от изменений.

Зачем нам эта информация? Дело в том, что в Excel нет такой функции, которая позволяет защитить отдельную ячейку. Можно выбрать защиту листа, и тогда все ячейки на нем будут защищены от редактирования и другого вмешательства. С одной стороны это удобно, но что делать, если нам нужно защитить не все ячейки, а лишь некоторые?

Рассмотрим пример. Имеем простую таблицу с данными. Такую таблицу нам нужно разослать в филиалы, чтобы магазины заполнили столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО и отправили обратно. Во избежание внесения каких-то изменений в другие ячейки, защитим их.

Для начала освободим от защиты те ячейки, куда сотрудники филиалов будут вносить изменения. Выделяем D4:D11, правой кнопкой вызываем меню, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК и убираем галочку с пункта ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА.

Теперь выбираем вкладку РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ – ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ. Появляется такое окно, где будут проставлены 2 галочки. Первую из них мы убираем, чтобы исключить любое вмешательство сотрудников филиалов, кроме заполнения столбца ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Придумываем пароль и нажимаем ОК.

Внимание! Не забудьте свой пароль!

Теперь в диапазон D4:D11 посторонние лица смогут только вписать какое-то значение. Т.к. мы ограничили все остальные действия, никто не сможет даже изменить цвет фона. Все средства форматирования на верхней панели инструментов не активные. Т.е. они не работают.



Защита книги Excel от редактирования

Если на одном компьютере работает несколько человек, то целесообразно защищать свои документы от редактирования третьими лицами. Можно ставить защиту не только на отдельные листы, но и на всю книгу.

Когда книга будет защищена, посторонние смогут открывать документ, видеть написанные данные, но переименовать листы, вставить новый, поменять их расположение и т.п. Попробуем.

Прежнее форматирование сохраняем. Т.е. у нас по-прежнему можно вносить изменения только в столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Чтобы защитить книгу полностью, на вкладке РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ выбираем ЗАЩИТИТЬ КНИГУ. Оставляем галочки напротив пункта СТРУКТУРУ и придумываем пароль.

Теперь, если мы попробуем переименовать лист, у нас это не получится. Все команды серого цвета: они не работают.

Снимается защита с листа и книги теми же кнопками. При снятии система будет требовать тот же пароль.