Order styles in word

Microsoft Word’s Styles Gallery can be fixed to show the styles you want, rearrange to the order you want, not the collection and order decided by Microsoft. 

It makes sense to have the styles you use most frequently in a prominent place in this panel, and Word allows you to both add styles to the gallery, and to rearrange the order of them once they’re there.  

Adding a Style to the Style Gallery

If the style you want to add is not in the Style Gallery at all, you can add it. First, open the Styles pane by clicking the arrow at the bottom right-hand corner of the Styles gallery, or pressing Ctrl + Alt + Shift + S.  

If the style you are looking for doesn’t show in the Styles pane, click Options at the bottom of the pane.

Under Select Styles to Show, you can now select either All Styles, or if you have already used the style, select In Use or In Current Document to only show your currently used styles in the Style pane.  

Once you have added the style to the Styles pane, you can now add it to the gallery. Hover over the style, click the arrow that appears, and select Add to Style Gallery. 

 Now if you drop down the Style Gallery, you should see your chosen style.  

Changing the Order of the Styles in the Style Gallery

Changing the order of the styles in the gallery is a little more complicated.  If you thought it would be a simple ‘drag and drop’ you’ll be disappointed. 

 Go back to the Styles pane and click the Manage Styles button at the bottom.  

On the Recommend tab, find the style that you want to move. (Use the Sort Order dropdown and the Show Recommended Styles Only checkbox to sort and filter the list if necessary.) 

Sort Order

Style Sort Order controls the position in the Style Gallery. 

LOWER sort numbers appear first. 

When you have found the style, choose Move Up, Move Down or Make Last. 

For larger jumps in position (like moving Quote at 99 to a better position) select it and click Assign Value.  

Enter the number for the position you want the style to appear in the gallery.  We have decided that apart from the Normal style, we will commonly be using three levels of headings, and that quotes are our next most commonly used style after that. We want the Quote style in fifth position, so we enter 5 then click OK. 

At the bottom of the dialog, we can also select whether you want this change to apply only to this document, or to all documents that use the same template.  

As you can see, the top four values are taken.  We chose ‘5’ but any value from 5 to 9 would put the style in the same position. 

TIP:  Leave gaps in the numbering so that future styles have a place to go.  Otherwise you might be stuck tediously renumbering existing styles to make a gap in the style gallery order.  Old time BASIC programmers might remember doing similar things with code line numbers back in the Stone Age <g>. 

Click OK and the Quote style should now be the fifth one in line in the Styles Gallery.  

NOTE: If, when you do this, you find the style does not appear in the position you expected, it may be because several styles have the same position number, and Word has got confused. Open the Manage Styles dialog again, and check the numbers down the side of the styles list.  

Keyboard Shortcuts for Styles in Word 

Styles for individual table cells in Word

Automatically Update Document Styles in Microsoft Word

Из урока 5 и урока 12 сделан важный вывод: в рабочей области «Стили» должно быть необходимое количество стилей текста. Из моего опыта: около 15 стилей текста. Только тогда будет полноценная работа со стилями. Итак, мы должны понять, что такое «Управление стилями»?

Причины появления лишних стилей рассмотрены на уроке 15. Давайте вспомним причины появления лишних стилей:

1. Появление
   встроенного стиля при некоторых условиях
2. Автоматическое
   определение нового стиля на базе встроенного
3. Копирование
   текста из других программ
4. Копирование
   текста, который имеет назначенный стиль, из одного документа в другой

От первой причины мы избавились на уроке 17, когда настраивали Word, – нам не грозит появление незапланированных встроенных стилей. Вторая причина работает вне зависимости от нашего желания. Две другие причины мы просто не отрабатывали, то есть не работали с буфером обмена (урок 16).

Скачайте документ тут и откройте его.

Мы аккуратно работали с документом на предыдущих уроках – и тем не менее в рабочей области «Стили» появились стили текста, которые не используются, либо используются от силы один раз:

Я внимательно рассмотрела стили текста в рабочей области «Стили» и создала такую таблицу:

1. Перечень стилей в рабочей области «Стили»
2. Перечень стилей, которые я использую в своем документе
3. Упорядоченный перечень стилей (порядок зависит от степени важности стиля текста, от частоты использования стиля)

(1) Имеющиеся стили	(2) Используемые стили	(3) Конечный список используемых стилей
Введение	Введение	Введение
Заголовок 1	Заголовок 1	Заголовок 1
Заголовок 2	Заголовок 2	Заголовок 2
Заголовок 3	Заголовок 3	Заголовок 3
Заголовок 4		Обычный
Заголовок 5		Основной
Обычный	Обычный	Список_номер
Основной	Основной	Список_6уква
Приложение	Приложение	Список_тире
Список_6уква	Список_6уква	Приложение
Список_номер	Список_номер	Оглавление 1
Список_тире	Список_тире	Оглавление 2
Оглавление 1	Оглавление 1
Оглавление 2	Оглавление 2
Оглавление 3
Верхний колонтитул
Гиперссылка
Нижний колонтитул

Итак, пред нами стоит задача: навести порядок в корзине,
которая называется «Рабочая область «Стили»».

По окончании урока вы
сможете:

1. Рассказать,
   какие задачи решает закладка «Рекомендации» в диалоговом окне «Управление
   стилями»
2. Скрыть
   неиспользуемые стили текста
3. Определить
   порядок появления стилей

1. Закладка «Рекомендации» в
диалоговом окне «Управление стилями»

Шаг 1. Для начала устанавливаем текстовый
курсор на названии документа

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Управление
стилями» (кнопка, которая расположена внизу слева рабочей области «Стили», эта
кнопка называется «Управление стилями»):

Первая кнопка в этом ряду называется «Создать стиль», вторая – «Инспектор стилей». Но кнопка «Управление стилями» включает в себя возможности этих двух кнопок, поэтому первые две копки рассматривать не будем. С этим диалоговым окном мы познакомились на уроке 36, когда делали файла шаблона Normal. На этом уроке мы работали с закладкой «По умолчанию». Но сейчас нас интересует закладка «Рекомендации»:

Я всегда призываю: учитесь читать диалоговые окна – там всё
написано! На мой взгляд диалоговое окно «Управление стилями» очень и очень
информативно. Но дьявол кроется в деталях.

Делаем выводы:

1. Число
   слева определяет место стиля текста в общем списке стилей (правда нумерация
   немного странная – после «2» идет сразу «10», но это на совести разработчиков
   программы Word).

Мы можем переместить стиль текста в списке вверх или вниз на одно значение (если выберем стиль текста с номером «2» и нажмём кнопку «Вниз», то этот стиль получит номер «3» и соответствующее расположение).  Мы можем сделать стиль текста последним в списке или присвоить конкретное значение.

Понять и запомнить!

Порядковый номер стиля текста в общем списке стилей – это ПРИОРИТЕТ!

Закройте диалоговое окно «Управление «стилями» и подведите курсор к названию стиля в рабочей области «Стили», например, выберите название стиля «Оглавление 1». Вы увидите всплывающие окно с полной характеристикой стиля (урок 4):

Я обвела слово
«Приоритет: 40» рамкой.

Понять и запомнить!

В пределах одного номера стили текста сортируются по алфавиту

Вернёмся к диалоговому
окну «Управление стилями», закладке «Рекомендации».

• В
  списке стилей текста присутствуют все стили, которые есть, как встроенные, так
  и созданные пользователем. Стили текста имеют три состояния:
• видимые (кнопка «Показать»
• скрытые до поры до времени (кнопка «Скрыть до использования»)
• скрытые (кнопка «Скрыть»)

Шрифт названия видимых
стилей имеет черный, а шрифт скрытых
стилей – светло—серый. Вы можете указать на название стиля «Без интервала», которое
имеет чёрную окраску, но тем не менее не присутствует в рабочей области
«Стили». Я отсылаю вас на урок 13, где мы настраивали параметры отображения рабочей
области «Стили»:

Установите режим
«Рекомендованные» в поле «Отображаемые стили» и вы увидите вот такой список рекомендованных
стилей плюс пользовательские стили в рабочей области «Стили»:

Давайте все-таки
зададим режим «В текущем документе» и вернёмся к диалоговому окну «Управление
стилями»:

Теперь, после
знакомства с закладкой «Рекомендации» диалогового окна «Управление стилями»,
приступаем к сортировке нашего списка стилей текста.

2. Сортировка списка стилей текста

Можно теперь вручную
разыскивать стили текста в списке, назначать стилям видимость или невидимость,
назначать порядковый номер в общем списке стилей. Но мы постараемся сделать
проще.

Шаг 1. Выделяем все стили текста (кнопка
«Выделить все»

Шаг 2. Присваиваем всем стилям текста
значение «Последний» (кнопка «Сделать последним)

Шаг 3. Скрываем все стили (кнопка
«Скрыть»):

В результате получаем
такую картину:

Так что же произошло?
Все в порядке. Все стили текста, кроме стилей таблиц, получили 100-тый номер и
благополучно отправились в конец списка стилей. А вот таблицы – это особый стиль,
которому невозможно поменять номер очереди или скрыть с глаз долой. Дело в том,
что список стилей таблиц прячется не в рабочей области «Стили», а совсем в
другом месте. Но о таблицах много позже. А пока примем, как данность, что в
диалоговом окне «Управление стилями» мы найдем абсолютно все стили.

В настоящий момент
стили таблиц нас не интересуют. Поэтому начинаем разбираться со стилями текста
документа.

Напомню, какой список
стилей нам нужен:

Приоритет	Порядок используемых стилей
1	Введение
2	Заголовок 1
2	Заголовок 2
2	Заголовок 3
3	Обычный
4	Основной
5	Список_номер
6	Список_6уква
7	Список_тире
8	Приложение
9	Оглавление 1
9	Оглавление 2

Шаг 4. Находим название стиля «Введение» (это нетрудно, так в пределах одного номера, в данном случае последнего, названия сортируются по алфавиту:

Шаг 5. Нажимаем кнопку «Показать» и
открываем диалоговое окно «Присвоение значения». В этом диалоговом окне
устанавливаем значение «1»:

Нажимаем ОК, но
остаемся в диалоговом окне «Управление стилями»

Теперь повторяем шаги
4 и 5 для остальных стилей текста, которые будут работать в нашем документе.

Шаг 6. Выделяем при помощи функциональной
клавиши Shift три первых названия стилей «Заголовок …» и в диалоговом окне
«Присвоение значения» устанавливаем значение «2»:

Почему три первых
Заголовка? А больше нам в этом документе не нужно!

Шаг 7. Выделяем стиль «Обычный» и в
диалоговом окне «Присвоение значения» устанавливаем значение «3»:

Шаг 8. Выделяем стиль «Основной» и в
диалоговом окне «Присвоение значения» устанавливаем значение «4»:

Шаг 9. Выделяем стиль «Список_номер» и в
диалоговом окне «Присвоение значения» устанавливаем значение «5»:

Шаг 10. Выделяем стиль «Список_буква» и в
диалоговом окне «Присвоение значения» устанавливаем значение «6»:

Шаг 11. Выделяем стиль «Список_тире» и в
диалоговом окне «Присвоение значения» устанавливаем значение «7»:

Шаг 12. Выделяем стиль «Приложение» и в
диалоговом окне «Присвоение значения» устанавливаем значение «8»:

Шаг 13. Выделяем при помощи функциональной
клавиши Shift два первых названия стилей «Оглавление …» и в диалоговом
окне «Присвоение значения» устанавливаем значение «9»:

Самое время и полюбоваться
результатом:

Всё вместе и всё по порядочку. И никто не сможет нам
диктовать свою волю! Нажимаем ОК и смотрим, что получилось:

Итак, в рабочей области «Стили» всего 12 стилей текста. То
есть необходимое и достаточное количество. Мы даже можем себе позволить
добавить ещё стилей. Например, практически наверняка, нам понадобиться стиль
для названия приложения, который мы назовем «Приложение_Название».

Понять и запомнить!

Максимальное количество стилей, используемых в документе, должно умещаться на одну страницу рабочей области «Стили». То есть следите за тем, чтобы в рабочей области «Стили» не появлялась полоса прокрутки

Я сделала два скриншота, чтобы вы увидели, картинку «Было — стало»:

Теперь вы сможете:

1. Рассказать,
   какие задачи решает закладка «Рекомендации» в диалоговом окне «Управление
   стилями»
2. Скрыть
   неиспользуемые стили текста
3. Определить
   порядок появления стилей

When Gina hovers the mouse over a style listed in the Styles task pane, Word shows her a synopsis of the formatting defined in the style. One of the things she often sees listed is «priority.» Gina wonders what a style’s priority means and how to go about changing it. She doesn’t even know why she would want to change it.

Good question, Gina! The priority value assigned to a style has to do with how that style is ordered in styles shown in the Styles task pane and, to a lesser degree, in the Quick Styles Gallery on the Home tab of the ribbon. Let’s take a look at how it works.

Start by displaying the Home tab of the ribbon and clicking the small icon in the lower-right corner of the Styles group. You should see the Styles task pane appear at the right side of the screen. If you hover the mouse pointer over a style, you should see some summary information about that style including, possibly, its priority. (See Figure 1.)

Figure 1. You may see a priority listed for a style in its summary.

I said «possibly» because not all styles show a priority. For instance, if a style has a priority of 1 (the highest priority), then the priority number is not shown in the summary. You can see this if you hover the mouse pointer over the Normal style; it does not display a priority in its summary.

Now, click the Manage Styles icon at the bottom of the Styles task pane. (It is the icon immediately to the left of the Options button.) Word displays the Manage Styles dialog box. You want to make sure that the Recommend tab is displayed. (See Figure 2.)

Figure 2. The Recommend tab of the Manage Styles dialog box.

It is the controls within this tab of the dialog box that allow you to both set priority levels for styles and to control whether they are hidden or not. The list of styles shown in the dialog box is sorted based on priority level. You can use the controls just below the list to adjust the priority you assign to any style selected in the style list. The Move Up and Move Down buttons should be self-explanatory—they move whatever style you selected either up or down in the priority list. You can also choose Move Last, which moves a style to the very end of the list, or click Assign Value, which allows you to specify whatever value you want, from 1 (highest priority) to 100 (lowest priority).

Note, as well, the three hide-related buttons (Show, Hide Until Used, and Hide). These allow you to control whether a particular style is shown in the Styles task pane (or the Quick Styles Gallery) or not. This «hide setting» is independent of the priority you may assign to a style.

The built-in styles provided by Microsoft all have initial priority values assigned to them, but you can modify those values as you see fit. Again, the goal would be to specify the order in which you want styles to appear in the Styles task pane and the Quick Styles Gallery. When you create a custom style, it is automatically given a priority value of 1 by Word, but you can modify that value as you see fit after the style is created.

I need to also point out that how styles are displayed in the Styles task pane is also controlled in a different dialog box. Remember that the name of the tab we’ve been working with is «Recommend.» This should give you a clue as to when the «hide settings» and the priority values come into play. Close the Manage Styles dialog box and then click the Options button at the bottom of the Styles task pane. This displays the Style Pane Options dialog box. (See Figure 3.)

Figure 3. The Style Pane Options dialog box.

Note the top two drop-down lists in the dialog box. The Select Styles to Show drop-down list should be set to Recommended. This causes the Styles task pane to only include those styles you marked as «Show» (not «Hide» or «Hide Until Used») on the Recommend tab of the Manage Styles dialog box.

The next drop-down list, Select How List is Sorted, specifies how you want the styles sorted in the Styles task pane. If you choose As Recommended, then the styles are sorted according to the priority assigned to each style.

Many people never bother with hiding styles or adjusting priority values, but if you spend some time doing so, you can make using styles easier than ever. Simply hide those you will never use and then adjust the priority values on the remaining styles. The only other alternative for making styles easier to use (and the one used by, perhaps, most people) is to display styles alphabetically, which makes Word ignore the priority value entirely. If you decide to go this route, simply use the Select How List is Sorted drop-down list in the Style Pane Options dialog box to choose Alphabetical.

Author Bio

With more than 50 non-fiction books and numerous magazine articles to his credit, Allen Wyatt is an internationally recognized author. He is president of Sharon Parq Associates, a computer and publishing services company. Learn more about Allen…

Стили в ворде

Просмотров 9.5к. Обновлено 4 сентября 2020

Стиль Word является предопределенным сочетанием шрифтов стиля, цвета и размера , которые могут быть применены к любому тексту в документе. Стили могут помочь вашим документам получить более профессиональный вид. Вы также можете использовать стили, чтобы быстро изменить несколько вещей в документе одновременно.

Содержание

1. Как применяются стили в ворде
2. Применить набор стилей
3. Как создать стиль в ворд
4. Изменить существующий стиль

Как применяются стили в ворде

Существующие стили в Word доступны в меню «Стили» на вкладке «Главная». Чтобы применить стиль, просто выделите текст и нажмите на выбранный шаблон. Используемая модель вставляется в рамку с выделенными краями.

Чтобы увидеть больше стилей Word, используйте стрелку в правой части меню «Стили» или откройте меню, нажав на стрелку меню.

Применить набор стилей

Наборы стилей включают комбинацию стилей заголовка и абзаца. Наборы стилей позволяют форматировать все элементы в документе одновременно, а не изменять каждый элемент отдельно.

На вкладке «Дизайн» щелкните стрелку раскрывающегося списка в группе «Форматирование документа».

Выберите нужный набор стилей из выпадающего меню.

Выбранный набор стилей будет применен ко всему документу.

Как создать стиль в ворд

Если вы хотите, применить параметры форматирования, которые недоступны в стилях Word, вы можете без проблем создать их и вставить в галерею стилей:

1. Нажмите на меню «Главная» в разделе «Стили» на стрелке в правом нижнем углу.
2. Выберите значок «Создать стиль» в «Стилях».

Дайте стилю имя и нажмите изменить.

Определите тип стиля. Вы можете выбрать между «Абзац», «Знак», «Связанный» (абзац и символ), «Таблица» и «Список».

1. Если стиль основан на существующем, вы можете установить его в разделе «Стиль на основе».
2. Вы также можете выбрать стиль для следующего абзаца в разделе «Стиль для следующего абзаца».
3. Определитесь с типом шрифта, размером и другими типами форматирования.
4. После подтверждения нажатием «OK» найдите свой новый стиль в меню «Стили».

Изменить существующий стиль

В Word вы также можете изменить уже существующие стили в коллекции стилей.

В группе «Стили» на вкладке «Главная» щелкните правой кнопкой мыши стиль, который хотите изменить, и выберите «Изменить» в раскрывающемся меню.

Появится диалоговое окно. Сделайте необходимые изменения форматирования, такие как стиль шрифта, размер и цвет. Если вы хотите, вы также можете изменить название стиля. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

Когда вы изменяете стиль, вы изменяете каждый экземпляр этого стиля в документе. Если в вашем документе где-то использовался этот стиль и вы поменяли, например, размер шрифта, то он автоматически обновится.

A Workaround

The workaround is to make a separate list somewhere, even on paper (!) or in your head, of what styles you want in the Styles Gallery and then remove everything (or nearly) and reinsert them in your desired order.

HOW TO:

Remove styles until your first choice style is at the front of the list. If necessary, remove all styles and add your first choice to be at the front. Proceed through your list, adding styles into the list in the order you desire.

Since you are identifying your top 6 or 10 styles, reinserting them into the list manually is not an onerous task.

This works if you only use your own defined styles. However, if you use some of the built-in styles, those may get bumped to the front of the list anyway. For instance, you usually only use Title once per document, so it’s not really a style you might want in your «Top 5» list, unless you need to be reminded to always give your document a title. But if you add it to the Quick Styles Gallery, it will always be near the front of the list.

If the previous post is true, and it appears to be so, that it is «currently not possible» to change the priority level, that’s very sad and another way that shows that Microsoft is not interested in Word being useful for professional writers and designers. (Changing the priority may be possible through editing the XML code, according to one post, but many people could not make that method work for them.)

This is a useful tool and it really should be simpler, if Word is to be a truly professional tool. Making the Style Gallery order drag-n-drop would be the «user friendly» thing to do. But since Word has far more amateur customers than professional, don’t hold your breath for it being done «right».