Option buttons in excel

You can insert form controls such as check boxes or option buttons to make data entry easier. Check boxes work well for forms with multiple options. Option buttons are better when your user has just one choice.

To add either a check box or an option button, you’ll need the Developer tab on your Ribbon.

1. To add a check box, click the Developer tab, click Insert, and under Form Controls, click .

   

   To add an option button, click the Developer tab, click Insert, and under Form Controls, click .

   

2. Click in the cell where you want to add the check box or option button control.

   Tip: You can only add one checkbox or option button at a time. To speed things up, after you add your first control, right-click it and select Copy > Paste.

3. To edit or remove the default text for a control, click the control, and then update the text as needed.

   

Tip: If you can’t see all of the text, click and drag one of the control handles until you can read it all. The size of the control and its distance from the text can’t be edited.

Currently, you can’t use check box controls in Excel for the web. If you’re working in Excel for the web and you open a workbook that has check boxes or other controls (objects), you won’t be able to edit the workbook without removing these controls.

Important: If you see an «Edit in the browser?» or «Unsupported features» message and choose to edit the workbook in the browser anyway, all objects such as check boxes, combo boxes will be lost immediately. If this happens and you want these objects back, use Previous Versions to restore an earlier version.

If you have the Excel desktop application, click Open in Excel and add check boxes or option buttons.

A Radio Button in Excel (also called the Option Button) can be used to select one of the many choices/options.

You must have seen it on hundreds of web pages where you are asked to select an option by clicking on a small round shape next to the text. As soon as you select it, it gets a black dot in it (an indication that is marked).

The same thing can also be created in Excel. In this tutorial, I will refer to it as the Radio Button (as my Computer teacher taught me).

However, Excel refers to it as the ‘Option button’.

To insert a radio button in Excel, you need to have the developer tab enabled in your workbook.

Can’t see the developer tab?

Don’t worry.. here are the steps.

Get the Developer Tab in Excel Ribbon

Below are the steps for getting the developer tab in the ribbon in Excel 2013. While the screenshots I share here are of Excel 2013, the process is the same in Excel 2007 or 2010.

Now with the developer tab visible, you get access to a variety of interactive controls. Let’s get on with it and insert that radio button we were talking about.

How to Insert a Radio Button in Excel

Here are the steps to insert a radio button in Excel:

• Go to Developer Tab –> Controls –> Insert –> Form Controls –> Option Button.
  • You would see that there are two kinds of interactive controls: Form Control and Interactive Control. While Form Controls are made to use only within Excel workbooks, interactive controls can be used in user forms as well. Interactive controls provide a lot more flexibility and have extensive properties. In this tutorial, we will focus on Form Control Radio Button (also called Option button) only.
• Hover the mouse anywhere in the worksheet. You will see a plus icon (instead of the regular cursor). Click anywhere, and it will insert a radio button.
• Congratulations! You have inserted a radio button in Excel. You can click on the button and check it. However, there is one small problem. As of now, this radio button is useless – it does nothing. For this to work, it needs to be connected with a cell in the worksheet. Only then will you be able to record the response (whether a person selects either option 1, or option 2, or option 3…). To configure this radio button, right-click on it and select Format Control.
• In the Format Control dialogue box, in the Control tab, make the following changes:
  • Value: Checked (this makes sure that the radio button is checked by default when you open the workbook).
  • Cell Link: $A$1 (this is the cell linked to the radio button). You can manually enter this or select the cell to get the reference.
• Click OK.

Now your radio button is linked to cell A1. When you select the radio button, it will show 1 in cell A1.

The number you see in cell A1 (the linked cell) is the number of the radio button that has been selected. If you have multiple radio buttons, and if you select the second one, cell A1 will show 2.

Unlike checkboxes in Excel, in the case of a radio button, you can only select one of the radio buttons. This means that if you have more than one radio buttons, you can only select one of it (you can, however, group sets of radio buttons, covered later in this tutorial).

To work with radio buttons in Excel, you need to have more than one radio button in the worksheet. Let’s see how we can insert multiple radio buttons in Excel.

Adding Multiple Radio Buttons in Excel

There are three ways you can add multiple radio buttons in a worksheet in Excel.

#1 Inserting Radio Buttons using the Developer Tab

The easiest way is to use the developer tab and insert the radio buttons (as shown above). With this method, you need to repeat the steps as many times as many radio buttons you want.

This can be the method of choice when you have to insert only a couple of radio buttons in Excel.

An interesting thing to note here is that if you have linked the first radio button with a cell in the worksheet, all the radio buttons that you insert after it would be linked to that same cell. Also, you will be able to check only one of the radio buttons.

#2 Copy Pasting the Radio Buttons

A quick way to insert radio button is to copy and paste an existing radio button. You can do this by simply selecting the radio button and pressing Control + D.

This would create a copy of the existing radio button.

There are a couple of things you need to know when you use this method:

• When you copy and paste an existing radio button, the Caption Name (text that you see to the right of the radio button) is also copied, but the background name (the name that Excel uses to refer to that object) changes. See the image below to understand the difference between the caption name and background name.
• If the original radio button is linked to a cell in the worksheet, all the copied radio buttons would also be linked to that same cell.

#3 Drag and Fill Cells with Radio Buttons

When you copy and paste a cell that contains a radio button, it creates a copy of the radio button as well.

Similarly, if you have a radio button in a cell and you select and drag the cell (as shown below), it will create copies of the radio button.

These again follow the same rules discussed above:

• When you create a copy of a radio button by copy pasting (or dragging) a cell that already has the radio button, the Caption Name (text that you see to the right of the radio button) of the radio button gets copied, but the background name (that Excel uses to refer to that object) changes.
• If the original radio button is linked to a cell in the worksheet, all the copied radio buttons would also be linked to that same cell.

How to Group Radio Buttons in Excel

Imagine you have a survey with ten different questions. For each question, you can choose one answer (by clicking on the radio button for that answer). This means that you would make ten radio button selections in the survey.

Now to create such a survey in Excel, you would need to group the options with radio buttons, such that in a group, you can select only one option, but at the same time, you are allowed to check the radio button of some other group.

Something as shown below:

Here are the steps to group radio buttons in Excel:

This way, you can have any number of independent groups where you can make only one selection within the group, the selection across groups is independent.

Deleting Radio Buttons in Excel

You can easily delete a single radio button in Excel by selecting it and pressing the delete key. To select a radio button, you need to hold the Control key and the press the left button of the mouse.

If you want to delete multiple radio buttons:

• Hold the Control key and select all the ones that you want to delete.
• Press the Delete key.

If you have many radio buttons scattered in your worksheet, here is a way to get a list of all the radio buttons and delete at one go:

Note: The selection pane displays all the objects on the active worksheet only.

How to Fix the Position of a Radio Button in Excel

One common issue with using shapes and objects in Excel is that when you resize cells or hide/delete rows/columns, it also affects the shapes/radio buttons.

Something as shown below:

To stop the radio button from moving around when you resize or delete cells, do the following:

Now when you resize or delete cells, the radio button would stay put.

Enable Radio Buttons in a Protected Sheet in Excel

If you want to protect the entire worksheet, but want the radio buttons to work, here are the steps:

Now when you protect the entire sheet, the radio button would still be working. Since Excel protects all the locked cells only, having the linked cell unlocked still makes it work.

Examples of Using Radio Button in Excel

Here are some examples where radio button is used:

• KPI Dashboard in Excel (radio button used to extract data).
• Games of Thrones Dashboard (radio button used to sort data).

Radio Button Vs. Checkbox

While both the radio button and the checkbox looks similar, there are a few differences you need to know before using these.

A radio button allows a user to select only one of the radio buttons from a group. This means that if you have radio buttons for gender, you can only select one of the genders.

On the other hand, a checkbox is independent of other checkboxes, and you can select multiple at one time. For example, in a skill assessment survey, you can select multiple skills you have.

Here is the definition of radio button by Wikipedia that also covers the difference with a checkbox.

“A radio button or option button is a graphical control element that allows the user to choose only one of a predefined set of mutually exclusive options. The singular property of a radio button makes it distinct from a checkbox, which allows more than one (or no) item to be selected and for the unselected state to be restored.”

You May Also Like the Following Excel Tutorials:

• How to Insert a Scrollbar in Excel.
• Insert Checkmark in Excel.
• Complete Guide to Creating Excel Dashboards.
• Creating a Drop-down List in Excel.
• How to Create a Heat Map in Excel.

In this article, you will learn how to add and group radio buttons in Excel.

Add a Radio Button

In Excel, you can add radio buttons (also called “option” buttons) to collect a user’s answer to a certain question. This is done through the Developer tab in the Ribbon. In case that you don’t have it, you can add the Developer tab by customizing the Ribbon. To add a radio button to the worksheet, follow these steps:

1. In the Ribbon, go to Developer > Insert and choose Option Button under Form Controls.

2. Now the cursor turns into the cross, and you have to position and draw the option button box.

As a result of this step, the option button is created. By default, option buttons are named sequentially as Option Button 1, 2, etc. Also, the caption of the option button is the same as its name.

Change the Option Button Text

To change the text that appears next to the option button, you have to follow these steps.

1. Right-click the option button, and choose Edit Text.

2. Change the text to what you need. This example uses months, so this first option button should be labeled January.

As you can see, after this step, only the text of the option button is changed to January, while the name remains the same (Option Button 1).

Link the Option Button to a Cell

To be able to get a user’s answer, you need to link the option button to a certain cell. This way, you will get the number of the checked radio button. Say you want to store this value in cell D2.

1. Right-click the option button, and choose Format Control.

2. In the Format Object window, (1) go to the Control tab, (2) enter a cell where you want to get the result ($D$2), and (3) click OK.

Now, if the option button is unchecked, the value of cell D2 is 0.

If you check the option button, the value of cell D2 changes to 1.

Insert Multiple Option Buttons

Since option buttons expect only one answer, it’s necessary to have two or more option buttons for one question. Say you want to have 12 option buttons to allow the user to select a month. You can simply copy and paste the existing radio button, insert more buttons from the Developer tab, or drag and fill cells with more buttons. The last option is the easiest one, so we’ll show that method. You can add multiple radio buttons by following these steps:

1. In a case that the first radio button is positioned in a cell (in this case B2), you can position a cursor in the right lower corner of cell B2 until it changes to the black cross.

2. Now drag the cursor and drop it at Row 13, as you need to create 11 more radio buttons.

As you can see, you have a total of 12 radio buttons. Since all of them are copied from the first one, the caption is the same (January), but the names are different (from Option Button 1 to Option Button 12). Also, all radio buttons link to the same cell as the first one (D2). Therefore, if you select the fifth button, you will get 5 in D2.

Finally, you need to change manually text of every radio button to the appropriate month. After that, the radio buttons group looks like this.

Group Option Buttons

In case when you have multiple questions and multiple option buttons for each question, you will need to group radio buttons by question. Let’s say that, in addition from months, you also have products radio buttons in Column C. In this case, you would like to get one month (in cell D2), and one product (in D3) as an answer. Now, if you select May and Speakers, you get 16 in cell D2.

This happens, because Excel puts all option buttons in one group, and in this case, you can select only one option from the existing 17. To create two radio buttons groups (one for months and the other for products), you need to add a group box for each group. To do this, follow these steps.

1. In the Ribbon, go to Developer > Insert, and choose Group Box in the Form Control.

2. Now the cursor turns into the cross, and you have to position and draw the group box. In the first group box, you have to put all radio buttons for months. Therefore, you should draw the first group box around cells B2:B13.

As a result of this step, the group box for months is created. Now you need to repeat these two steps and create a group box around radio buttons for products (cells B2:B6). If you now link product radio buttons to cell D3, you should have the selected index for months in D2, and for products in D3.

As you can see in the Month group, October is selected, so cell D2 is 10. Also, in the Product group, Monitor is checked, so 2 is the result in D3. This way, you can create multiple option buttons groups for different questions.

Note: You can also use VBA code to add and group multiple radio buttons.

Unfortunately, adding radio buttons in Google Sheets is not possible.

Option buttons are a common input control in forms. It allows the users to see all available options and ensure that only one option is selected. In this guide, we’re going to show you how to insert an option button in Excel.

Download Workbook

Developer Tab and Option Button command

The command for adding option buttons can be found under the Developer tab, which is not active in Excel by default. This tab contains macro tools. along with other advanced controls, such as option buttons.

If the tab is missing in your Excel as well, follow the steps below.

1. Open Excel Options under File.
2. Select Customize Ribbon.
3. Find and mark the checkbox for Developer in the list box on the right.
4. Click the OK button to see the tab in the Ribbon.

Inserting an option button

Once the Developer tab is visible, you can find the Option Button command under the Insert button in the Controls section. When you click the Insert button, you will see the same controls under two sections:

• Form Controls
• ActiveX Controls

Clicking the Option Button button changes the cursor into a plus. Click anywhere to insert a default option button, or hold and drag the cursor to define the size of the option.

If you only need this control as a visual element, you can start to use your option button right away. On the other hand, you can bind your option buttons to a cell to retrieve the index value of the selected option.

Binding to a cell

1. Right-click on your option button.
2. Select Format Control.
   
3. Activate Control tab.
4. Enter or select a cell by using Cell link.
5. Click OK to apply.
   

After binding, click on an option button to see the index of selected option button in the cell.

By default, Excel assumes all option buttons in a worksheet are related with each other. To gather option buttons into multiple groups, you need to combine them under Group Boxes. You can bind each option button in different groups to different cells. This is necessary for using multiple option buttons in the same worksheet.

The Group Box command can also be found under the Insert button.

Hold down the mouse button to create big enough group box to fit all option buttons.

Modifying and multiplying option buttons

Now, let’s take a look at further configuration options for inserting an option button. First of all, you can change the default «Option Button 1», «Option Button 2», etc. names. You can change the label by right clicking the option button and selecting Edit Text.

You can use Excel’s drag and drop feature for copying an option button multiple times. However, you need to fit the option button into a cell first.

1. Use the circles around to adjust its size.
2. Once the option button is in a cell, select the cell.
3. Copy it down to by using tiny square at bottom right like a regular cell copying.

Радиокнопку в Excel (также называемую кнопкой выбора) можно использовать для выбора одного из множества вариантов / вариантов.

Вы, должно быть, видели его на сотнях веб-страниц, где вас просят выбрать вариант, щелкнув небольшую круглую фигуру рядом с текстом. Как только вы выберете его, на нем появится черная точка (обозначение, которое отмечено).

То же самое можно сделать и в Excel. В этом уроке я буду называть его переключателем (как меня учил мой компьютерный учитель).

Однако Excel называет ее «кнопкой выбора».

Чтобы вставить переключатель в Excel, в вашей книге должна быть включена вкладка разработчика.

Не видите вкладку разработчика?

Не волнуйтесь … вот шаги.

Ниже приведены шаги по размещению вкладки разработчика на ленте в Excel 2013. Хотя приведенные здесь скриншоты относятся к Excel 2013, в Excel 2007 или 2010 процесс такой же.

Теперь, когда вкладка разработчика отображается, вы получаете доступ к множеству интерактивных элементов управления. Давайте продолжим и вставим тот переключатель, о котором мы говорили.

Как вставить радиокнопку в Excel

Вот шаги, чтобы вставить переключатель в Excel:

• Перейдите на вкладку разработчика -> Элементы управления -> Вставить -> Элементы управления формы -> Кнопка выбора.
  • Вы увидите, что существует два типа интерактивных элементов управления: элемент управления формой и интерактивный элемент управления. Хотя элементы управления формами предназначены для использования только в книгах Excel, интерактивные элементы управления также могут использоваться в пользовательских формах. Интерактивные элементы управления обеспечивают большую гибкость и обладают обширными свойствами. В этом руководстве мы сосредоточимся только на радио-кнопке управления формой (также называемой кнопкой выбора)..
• Наведите указатель мыши на любое место на листе. Вы увидите значок плюса (вместо обычного курсора). Щелкните в любом месте, и он вставит переключатель.
• Поздравляю! Вы установили переключатель в Excel. Вы можете нажать на кнопку и проверить это. Однако есть одна небольшая проблема. На данный момент этот переключатель бесполезен — он ничего не делает. Чтобы это работало, его необходимо связать с ячейкой на листе. Только тогда вы сможете записать ответ (независимо от того, выберет ли человек вариант 1, вариант 2 или вариант 3…). Чтобы настроить этот переключатель, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Управление форматом».
• В диалоговом окне «Управление форматом» на вкладке «Управление» внесите следующие изменения:
  • Значение: установлен (это гарантирует, что переключатель установлен по умолчанию при открытии книги).
  • Ссылка на ячейку: $ A $ 1 (это ячейка, связанная с переключателем). Вы можете ввести это вручную или выбрать ячейку, чтобы получить ссылку.
• Щелкните ОК.

Теперь ваш переключатель привязан к ячейке A1. Когда вы выбираете переключатель, в ячейке A1 будет отображаться 1.

Число, которое вы видите в ячейке A1 (связанная ячейка), — это номер выбранного переключателя. Если у вас есть несколько переключателей, и если вы выберете второй, в ячейке A1 отобразится 2.

В отличие от флажков в Excel, в случае переключателя вы можете выбрать только один из переключателей. Это означает, что если у вас более одного переключателя, вы можете выбрать только один из них (однако вы можете сгруппировать наборы переключателей, о которых будет рассказано далее в этом руководстве).

Для работы с переключателями в Excel вам необходимо иметь более одного переключателя на листе. Давайте посмотрим, как мы можем вставить несколько переключателей в Excel.

Добавление нескольких радиокнопок в Excel

Есть три способа добавить несколько переключателей на лист в Excel.

# 1 Вставка радиокнопок с помощью вкладки разработчика

Самый простой способ — использовать вкладку разработчика и вставить переключатели (как показано выше). При использовании этого метода вам нужно повторять шаги столько раз, сколько вам нужно переключателей.

Это может быть предпочтительный метод, когда вам нужно вставить только пару переключателей в Excel.

Здесь интересно отметить, что если вы связали первый переключатель с ячейкой на листе, все переключатели, которые вы вставляете после него, будут связаны с этой же ячейкой. Кроме того, вы сможете выбрать только одну из радиокнопок.

# 2 Копирование и вставка радиокнопок

Быстрый способ вставить переключатель — скопировать и вставить существующий переключатель. Вы можете сделать это, просто выбрав переключатель и нажав Control + D.

Это создаст копию существующего переключателя.

При использовании этого метода вам необходимо знать несколько вещей:

• Когда вы копируете и вставляете существующий переключатель, имя заголовка (текст, который вы видите справа от переключателя) также копируется, но имя фона (имя, которое Excel использует для ссылки на этот объект) изменяется. См. Изображение ниже, чтобы понять разницу между названием заголовка и именем фона.
• Если исходный переключатель связан с ячейкой на листе, все скопированные переключатели также будут связаны с этой же ячейкой.

# 3 Перетащите и заполните ячейки с помощью радиокнопок

Когда вы копируете и вставляете ячейку, содержащую переключатель, она также создает копию переключателя.

Точно так же, если у вас есть переключатель в ячейке, и вы выбираете и перетаскиваете ячейку (как показано ниже), она создаст копии переключателя.

Они снова следуют тем же правилам, о которых говорилось выше:

• Когда вы создаете копию радиокнопки, копируя вставку (или перетаскивая) ячейку, в которой уже есть радиокнопка, имя заголовка (текст, который вы видите справа от радиокнопки) копируется, но имя фона (которое Excel использует для ссылки на этот объект) изменяется.
• Если исходный переключатель связан с ячейкой на листе, все скопированные переключатели также будут связаны с этой же ячейкой.

Как сгруппировать радиокнопки в Excel

Представьте, что у вас есть опрос с десятью разными вопросами. Для каждого вопроса вы можете выбрать один ответ (щелкнув переключатель для этого ответа). Это означает, что в опросе вы должны выбрать десять переключателей.

Теперь, чтобы создать такой опрос в Excel, вам нужно будет сгруппировать параметры с помощью переключателей, так что в группе вы можете выбрать только один вариант, но в то же время вам разрешено установить переключатель для какого-либо другого. группа.

Что-то вроде того, что показано ниже:

Вот шаги для группировки переключателей в Excel:

Таким образом, у вас может быть любое количество независимых групп, в которых вы можете сделать только один выбор внутри группы, выбор по группам будет независимым.

Удаление радиокнопок в Excel

Вы можете легко удалить один переключатель в Excel, выбрав его и нажав клавишу удаления. Чтобы выбрать радиокнопку, нужно удерживать клавишу Control и нажать левую кнопку мыши.

Если вы хотите удалить несколько переключателей:

• Удерживая клавишу Control, выберите все те, которые хотите удалить.
• Нажмите клавишу Delete.

Если на вашем листе разбросано много переключателей, вот способ получить список всех переключателей и удалить их за один раз:

Примечание. В области выбора отображаются все объекты только на активном листе.

Как исправить положение переключателя в Excel

Одна из распространенных проблем с использованием фигур и объектов в Excel заключается в том, что изменение размера ячеек или скрытие / удаление строк / столбцов также влияет на фигуры / переключатели.

Что-то вроде того, что показано ниже:

Чтобы переключатель не перемещался при изменении размера или удалении ячеек, выполните следующие действия:

Теперь, когда вы изменяете размер или удаляете ячейки, переключатель остается на месте.

Включение радиокнопок на защищенном листе в Excel

Если вы хотите защитить весь лист, но хотите, чтобы переключатели работали, выполните следующие действия:

Теперь, когда вы защищаете весь лист, переключатель все равно будет работать. Поскольку Excel защищает только все заблокированные ячейки, разблокировка связанной ячейки по-прежнему позволяет ей работать.

Примеры использования радиокнопки в Excel

Вот несколько примеров использования переключателя:

• Панель KPI в Excel (переключатель, используемый для извлечения данных).
• Панель управления Игры престолов (переключатель используется для сортировки данных).

Радиокнопка Vs. Флажок

Хотя и переключатель, и флажок выглядят одинаково, есть несколько отличий, которые вам нужно знать перед их использованием.

Радиокнопка позволяет пользователю выбрать только одну радиокнопку из группы. Это означает, что если у вас есть переключатели для пола, вы можете выбрать только один из полов.

С другой стороны, флажок не зависит от других флажков, и вы можете выбрать несколько одновременно. Например, в опросе по оценке навыков вы можете выбрать несколько навыков, которыми вы владеете.

Вот определение радиокнопки из Википедии, которое также покрывает разницу с помощью флажка.

«Радиокнопка или кнопка выбора — это графический элемент управления, который позволяет пользователю выбрать только один из предопределенного набора взаимоисключающих параметров. Уникальное свойство переключателя отличает его от флажка, который позволяет выбрать более одного (или ни одного) элемента и восстановить невыделенное состояние ».