Описание базы данных excel

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

№п/п

Продукт

Категория продукта

Кол-во, кг

Цена за кг, руб

Общая стоимость, руб

Месяц поставки

Поставщик

Принимал товар

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.



Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Скачать пример

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений. Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных. Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака. А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок. Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы. Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля. Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки. В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы. Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека. Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество. Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена. Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор. Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон. Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона. Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках. Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация. В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных. Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку. Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

Можно выделить всю информацию, содержащуюся на листе Excel, скопировать ее и перенести в другую программу. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте «Копировать». Затем переключитесь на Access, выберите вкладку «Таблица», группу «Представления» и смело кликайте на кнопку «Представление». Выбирайте пункт «Режим таблицы» и вставляйте информацию, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Вставить».

Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».

Можно связать файл Excel с таблицей в программе Access. Для этого в «Экселе» нужно выделить диапазон ячеек, содержащих необходимую информацию, и, кликнув на них правой кнопкой мыши, задать имя диапазона. Сохраните данные и закройте Excel. Откройте «Аксесс», на вкладке под названием «Внешние данные» выберите пункт «Электронная таблица Эксель» и введите ее название. Затем щелкните по пункту, который предлагает создать таблицу для связи с источником данных, и укажите ее наименование.

Вот и все. Работа готова!

Источник

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

Введение

Сегодня область информационных технологий является одной из самых динамично развивающихся. В среднем, глобальные изменения в этой сфере происходят через пять лет. Поэтому возникает вопрос о самообразовании взрослых, не зависимо от их возраста.

Чаще всего среднестатистический человек сталкивается с проблемой сбора и обработки информации по определенной теме своих профессиональных интересов. Как правило, эти данные надо не только собрать, но и сделать простейший анализ по заданным категориям. Проще всего такие данные собираются в таблицы, а обработка предполагает выполнение логических и арифметических действий с полученными данными: сортировка, группировка, пересчет совпадения и так далее.

Математический анализ поставленной задачи приводит человека к модели простейшей реляционной базы данных [2, c.32]. Она предполагает, что данные можно представить в виде таблиц. Эти таблицы можно разделить по типу представленных данных на таблицы объектов и таблицы связей. Таблицы объектов дают полное описание элемента объема информации (объекта), который самодостаточен и не зависит от описания других элементов. Таблицы связи определяют отношения между таблицами объектов. В них вносится объединяющая разные объекты информация.

Конечно, полная реализация такой модели предполагает проверку выполнения всех требований к реляционной базе: отсутствие аномалий, определение типа нормальной формы, определение типов отношений между таблицами. Для реализации такой базы данных было бы уместнее использовать приложение, являющееся системой управления базой данных, такой как, например, MS Access. Однако не каждый сможет сразу самостоятельно разобраться во всех правилах и тонкостях этой программы. Поэтому, для начала надо попробовать разобраться с работой с простейшими базами данных в MS Excel. Табличный редактор Excel обладает мощной системой поддержки работы и с логическим управлением таблиц с данными, и с математическим аппаратом. При этом, он не требует у пользователя глубоких знаний о теории реляционных баз данных и позволяет получить очень большое количество сведений о внесенной базе в виде таблиц в книгу.

Списки в Excel

Таблицы, являющиеся частью базы данных, должны быть представлены в табличном редакторе MS Excel в виде списков [1, c. 90].

Список — это прямоугольный непрерывный диапазон ячеек, определяемый адресом левой верхней и адресом правой нижней ячейки, удовлетворяющий следующим правилам:

1.               Первая строка диапазона содержит заголовки столбцов.

2.               В столбцах информация однородная, то есть одного типа: числа, даты, символы.

3.               По строке идет описание равно одного события (покупка единицы товара, опрос одного человека, описание одного элемента).

4.               В диапазоне отсутствуют пустые ячейки.

Это описание классического списка. В принципе его можно «транспонировать», то есть поменять местами строки и столбцы.

Рассмотрим работу с простейшей базой на примере файла MS Excel, в котором внесены данные о покупке строительных товаров в некой фирме (рис. 1).

Рис. 1. Список на листе Excel

В этом файле существует три листа, названные Сделки, Клиенты и Товары. На листе Клиенты занесена информация о покупателя. Она оформлена в виде списка с заголовками: Код клиента, Фамилия, Отчество и Адрес. Такая таблица полностью описывает объект Клиент, и поэтому является таблицей объектов (рис. 2).

Рис. 2. Таблица Клиент

На листе Товары представлена таблица с полным описанием продаваемого товара. Эта таблица также является, во-первых, списком, а во-вторых, таблицей объекта. Очевидно отсутствие связи между таблицей Клиенты и таблицей Товары. При этом, описание каждого элемента в таблицах дано полное. Более того, для идентификации конкретной записи введены такие поля как Код клиента (в таблице Клиент) и Артикул (в таблице Товары). Благодаря им одна запись всегда может быть отличена от другой. Например, могут быть среди клиентов полные тезки, или, как видно из примера, может продаваться один и тот же по характеристикам товар, но в разной упаковке. Однако эти записи для табличного редактора отличаются, и поле отличия можно считать ключевым полем.

Рис. 3. Таблица Товары

Из теории баз данных известно, что ключевое поле в реляционной таблице может быть только простым, то есть может состоять только из одного поля. Это требование для таблиц Клиенты и Товары выполнено.

На рис. 1 представлена таблица — Сделки. В ней, помимо независимой информации о количестве товара, имеет зависимая информация, связывающая между собой таблицы Клиенты и Товары. К этим поля относятся: Фамилия клиента, Наименование и Сумма. Для внесения данных в поле Фамилия и для расчета суммы сделки в поле Сумма использовалась функция обработки массивов и ссылок ВПР (рис. 4). По значению в ячейке В2 восстанавливается информация из диапазона с листа Клиенты, то есть из таблицы объекта, из второго столбца. Как видно из рис. 2, во втором столбце стоит фамилия клиент

Рис. 4. Использование функции ВПР для заполнения столбца Фамилия клиента

Для поля Сумма из таблицы Товары восстанавливается информация из третьего столбца таблицы Товары. В этот столбце с наименованием Цена (рис. 3) введена стоимость единицы товара.

Итоговая сумма к выплате — это произведение количества товара (столбец Товар) на стоимость единицы товара. При этом стоимость единицы товара выбирается из таблицы Товары с помощью функции ВПР (рис. 5).

Рис. 5. Использование функции ВПР для заполнения столбца Сумма

Для восстановления данных в поле Наименование использовалась альтернативная функция обработки массивов и ссылок — ИНДЕКС (рис.6).

Рис. 6. Использование функции ИНДЕКС

Отличие этой функции от ВПР заключается в том, что в том, что в качестве первого параметра она получает диапазон, а далее она может динамически (через меняющееся значение в ячейках), или статически (через точное указание) находить данные, которые стоят на пересечении указанных строки и столбца. В нашем примере приведено смешанное определение: номер строки определяется по значению артикула D2, а номер столбца задан неизменным — второй(2).

Возможности функции ИНДЕКС более широкие, но требуют более внимательного отношения к задаче отбора данных. Поэтому, чаще пользователи обращаются к функции ВПР, у которой меньше возможностей, но которая более проста в использовании.

Сортировка

Основное назначение Excel, как уже отмечалось, — обработка данных. Наряду с простыми вычислениями здесь можно:

—        отсортировать данные (Сортировка),

—        выделить необходимое подмножество данных из совокупности имеющихся (Фильтр),

—        подвести итоги (Итоги).

Все эти действия, применимые к данным в списках в программе MS Excel 2013 собраны в меню Данные [1, c.95]. На рис. 7. приведена лента, соответствующая вкладке Данные.

Рис. 7. Вкладка Данные

Для того, чтобы применить любое из вышеперечисленных действия необходимо расположить указатель курсора на любой из ячеек списка и выбрать необходимое средство.

При выполнении самых различных задач возникает необходимость упорядочить данные. Так, например, числовые данные могут быть отсортированы в порядке возрастания или убывания, а текстовые данные можно расположить в алфавитном порядке. Для этого используется средство Сортировка. Как правило, сортировка производится над данными, расположенными в списке. Результатом сортировки будет новая таблица, содержащая ту же информация, но переупорядоченная. Порядок данных в новой таблице будет зависеть от условий сортировки.

Сортировка представлена в двух вариантах реализации: одноключевая и многоключевая.

Одноключевая сортировка предполагает работу только в одном столбце (или строке, если список расположен горизонтально). Чтобы её применить надо установить указатель курсора в сортируемый заголовок и выбрать сортировка от А до Я (или от Я до А), нажав соответствующую кнопку.

Если требуется провести многоключевую (многоуровневую) сортировку, то необходимо обратиться к кнопке Сортировка. В диалоговом окне необходимо задать параметры уровней сортировки (рис.

Рис. 8. Многоуровневая сортировка

После применения такой сортировки, в нашем примере сначала будут отсортированы клиенты по-фамильно, там, где данные клиентов совпали, отсортированы товары по наименованию, и где совпали оба поля: Фамилия и Наименование, будут отсортированы даты от начала года к концу.

Промежуточные итоги

Средство Промежуточный Итог меню Данные помогает организовать записи списка в группы, выводя под каждой из них итоговую информацию, другими словами позволяет вывести на экран данные, сгруппированные по тем или иным критериям и автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в таблице [1, c. 107].

Таким образом, это действие связано с математической обработкой данных и их группировкой. При использовании этого средства данные в списке (таблице) необходимо предварительно отсортировать по нужному столбцу.

При каждом изменении в отсортированном поле, стоящем на первом уровне сортировки, добавляются итоги по выбранным полям записи. Причем функция операции — это не только суммирование данных, но и вычисление количества (то есть сколько раз встречается заданное поле среди записей), среднее значение, максимум, минимум, произведение, отклонение и дисперсия (рис. 9).

Рис. 9. Настройка диалогового окна Промежуточные итоги

В результате применения не только вычисляются указанные значения по поля, но и происходит группировка данных на три уровня: общий (по таблице), промежуточные (по каждому переходу) и полный.

На рис. 10 представлен промежуточный вариант группировки. Основным недостатком этого действия является то, что после расстановки промежуточных итогов список перестает быть списком, так как в строках с промежуточными итогами появляются пустые ячейки. На рис. 10 это ячейки А37, В37, D37 и так далее. Поэтому, для вычисления промежуточных итогов делается копия всего списка, или части списка, и уже на ней проводятся вычисления.

Рис.10. Результат группировки

Щелкая поочередно на знаки структуры , можно создать итоговый отчет, скрыв подробности и отобразив только необходимые итоги.

Если итоги у Вас не получились, для их отмены есть кнопка Убрать все в диалоговом меню Промежуточные итоги (рис. 9).

Фильтрация

Фильтрация — это отбор данных по заданному условию. Те данные, что не удовлетворяют условию фильтров, из списка не удаляются, а скрываются [1, c. 99]. Условия фильтрации могут представлять собой как требования полного совпадения, например, фамилии клиента, так и попадания в какой-то промежуток, например, отбор сделок за первый квартал.

Вызов функции фильтра происходит при нажатии кнопки Фильтр.

На рис. 11 приведен пример фильтрации данных по полю Фамилия клиента. Отбор в данном случае идет по совпадению двух фамилий: Арбенин и Печорин.

Все записи с другими фамилиями будут скрыты. О том, что применен фильтр, нам говорят три указателя: наличие знака воронки у заголовков, по которым идет фильтрация, выделенные синим маркером номера строк и запись в строке состояния о том, сколько записей соответствует заданному фильтру.

После применения первого фильтра, также как и в сортировке, можно продолжить фильтрацию и установить дополнительные правила отбора. Например, добавить отбор по наименованию.

Рис. 11. Настройка Фильтра

Надо помнить, что существует жесткая система градации при выполнении фильтрации, и чтобы достигнуть правильного результата, надо заранее планировать последовательность фильтров.

Заключение

В заключении хотелось бы обратить внимание на то, что при самостоятельном изучении работы с пакетами прикладных программ очень важно заранее планировать направление исследования и начинать осваивать новое программное средство с простейших заданий.

Литература:

1.      Бурнаева Э.Г, Белкова А. Л., Леора С. Н.. Информатика. Работа в MS Excel 2007: Учебное пособие. — СПб: СПбГУ, 2012, 135 стр.

2.      Кириллов В.В, Громов Г. Ю. Введение в реляционные базы данных. — СПб: БХВ-Петербург, 2009, 464 стр.