Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.
Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.
Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.
Опись – как инструмент контроля
Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда. Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.
В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.
Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.
Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.
Составляем опись
Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.
В таблице указывается:
- порядковые номера документов,
- обязательно название той или иной бумаги,
- если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное количество таких листов,
- как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.
Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.
Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.
Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Перейти к содержанию
Опись документов
На чтение 1 мин Просмотров 5.3к. Опубликовано 17.03.2022
Опись документов – перечень документов, отражающий их количество и состав. Необходима для передачи документации, отправки по почте, сдачи в архив. Составляется на основе рекомендаций и инструкций по делопроизводству.
Документы в описи нужно расположить в порядке иерархии, начиная с самых важных (учредительные документы, приказы, отчеты), и заканчивая письмами и прочими бланками.
Как оформлять?
Унифицированного бланка нет. Но любая опись должна содержать следующие сведения:
- название,
- дату и номер;
- в таблице пишется название документа, количество страниц;
- в конце ставиться подпись составителя.
Опись помогает систематизировать документацию, ничего не потерять. Так удобнее искать нужный документ в архиве.
Если опись сопровождает процесс приёмки-передачи, её нужно составить в 2-х экземплярах. Печати можно не ставить.
Скачать опись документов бесплатно
Бланк описи документов — doc — pdf
Заполненный образец описи документов для передачи в архив — docx — pdf
Заполненный образец описи документов для передачи в другую организацию — rtf — pdf
Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.
Основное назначение
Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:
- отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
- оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.
Передаточная опись, образец 2022
Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:
- наименование организации, откуда исходит документация;
- наименование организации, куда передается пакет;
- дата составления перечня;
- порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
- общее количество листов для передачи;
- Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.
Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.
Основные разновидности
Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:
- к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
- к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.
В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:
- бухгалтерская отчетность;
- кадровые бумаги;
- уставная документация.
Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.
Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.
Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:
Сдаточный перечень документации
Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:
- крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
- срок хранения.
Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.
Опись дел постоянного хранения
Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.
Правила работы архивов организаций
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Читать продолжение в КонсультантПлюс
Опись документов представляет собой письменный реестр, в который поименно включается каждый документ, входящий в ту или иную совокупность – в дело, в личное дело, в папку, в отчет, в почтовый конверт или иное хранилище.
Файлы в .DOC:Бланк описи документовОбразец описи документов
Правовая регламентация
Существует несколько инструкций и рекомендаций, относящихся к хранению документов в целом, и к составлению описи в частности. К общегосударственным нормативным актам относятся:
Кроме того, на предприятиях и организациях существуют собственные внутренние правила и нормы делопроизводства, в том числе и по хранению документов.
Опись управленческих документов
Документы, отражаемые в описи, должны быть систематизированы в зависимости от степени их важности или приоритетности.
В рамках делопроизводства предприятий и организаций описи подлежат документы, передающиеся на временное или постоянное хранение.
Опись документов, направляемых на хранение в архив, составляется на унифицированном бланке, утвержденном Росархивом в 20002 году
Описи документов, хранящихся в личных делах работников предприятий и организаций, хранятся вместе с делами в качестве их неотъемлемой части.
Начинается опись с момента заключения трудового договора и пополняется далее одновременно с приложением к делу новых документов. В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дата его издания или приобщения к личному делу.
Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составляемой на унифицированном бланке формы № ММ-3-06/338.
Опись приложений
Деловая переписка включает в себя направление адресату различных документов, прилагаемых к письму.
Функцию описи принимает на себя рубрика письма, именуемая «Приложения». При включении в рубрику «Приложения» списка прилагаемых документов, следует следить за расположением записей в порядке иерархии документов.
Опись почтовых вложений
Документы, вложенные в почтовое отправление, фиксируются при помощи специального бланка форма 107 Почты России. В бланке отражаются:
- наименование или ФИО получателя:
- наименование и количество единиц каждого вложенного в почтовое отправление документа;
- установленная отправителем стоимость каждого документа и итоговая стоимость всех вложенных документов.
Более подробно об особенностях отправки писем с описью вложения рассказано в отдельной статье нашего сайта.
Почтовый работник скрепляет опись своей подписью и штемпелем почтового отделения.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Загрузка документа
«Опись документов»
Имя файла документа: opis_dokumentov
Доступный формат скачивания: doc
Размер текстовой версии файла: 26,0 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылки для скачивания, она очень скоро появится на этом месте
После появления ссылки, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Опись имущества
- Внутренняя опись документов дела
- Опись дел временного хранения
- Опись дел по личному составу
- Опись дел постоянного хранения
- Опись особо ценных дел
- Акт определения кадастровой стоимости земельных участков (приложение к оценочной описи земельных участков))
- Бланк описи снабжения (приложение к контракту на модернизацию (переоборудование) судна)
- Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств), оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма N 9-ТКр
- Ведомость-опись поручений-обязательств (обязательств), оформленных покупателями за товары, проданные в кредит. Унифицированная форма N КР-3
- Внутренняя опись документов личного (учетного) дела пострадавшего от несчастного случая на производстве (профзаболевания)
- Внутренняя опись дела в администрации городского округа Рошаля Московской области
- Внутренняя опись документов на проведение работ по сертификации продукции в области пожарной безопасности в Российской Федерации. Форма N 18 (рекомендуемая)
- Внутренняя опись документов дела
- Внутренняя опись документов дела в Федеральной регистрационной службе