Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.
Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.
Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.
Опись – как инструмент контроля
Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда. Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.
В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.
Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.
Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.
Составляем опись
Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.
В таблице указывается:
- порядковые номера документов,
- обязательно название той или иной бумаги,
- если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное количество таких листов,
- как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.
Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.
Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.
Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Перейти к содержанию
Опись документов
На чтение 1 мин Просмотров 5.3к. Опубликовано 17.03.2022
Опись документов – перечень документов, отражающий их количество и состав. Необходима для передачи документации, отправки по почте, сдачи в архив. Составляется на основе рекомендаций и инструкций по делопроизводству.
Документы в описи нужно расположить в порядке иерархии, начиная с самых важных (учредительные документы, приказы, отчеты), и заканчивая письмами и прочими бланками.
Как оформлять?
Унифицированного бланка нет. Но любая опись должна содержать следующие сведения:
- название,
- дату и номер;
- в таблице пишется название документа, количество страниц;
- в конце ставиться подпись составителя.
Опись помогает систематизировать документацию, ничего не потерять. Так удобнее искать нужный документ в архиве.
Если опись сопровождает процесс приёмки-передачи, её нужно составить в 2-х экземплярах. Печати можно не ставить.
Скачать опись документов бесплатно
Бланк описи документов — doc — pdf
Заполненный образец описи документов для передачи в архив — docx — pdf
Заполненный образец описи документов для передачи в другую организацию — rtf — pdf
Загрузка документа
«Опись документов»
Имя файла документа: opis_dokumentov
Доступный формат скачивания: doc
Размер текстовой версии файла: 26,0 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылки для скачивания, она очень скоро появится на этом месте
После появления ссылки, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Опись имущества
- Внутренняя опись документов дела
- Опись дел временного хранения
- Опись дел по личному составу
- Опись дел постоянного хранения
- Опись особо ценных дел
- Акт определения кадастровой стоимости земельных участков (приложение к оценочной описи земельных участков))
- Бланк описи снабжения (приложение к контракту на модернизацию (переоборудование) судна)
- Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств), оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма N 9-ТКр
- Ведомость-опись поручений-обязательств (обязательств), оформленных покупателями за товары, проданные в кредит. Унифицированная форма N КР-3
- Внутренняя опись документов личного (учетного) дела пострадавшего от несчастного случая на производстве (профзаболевания)
- Внутренняя опись дела в администрации городского округа Рошаля Московской области
- Внутренняя опись документов на проведение работ по сертификации продукции в области пожарной безопасности в Российской Федерации. Форма N 18 (рекомендуемая)
- Внутренняя опись документов дела
- Внутренняя опись документов дела в Федеральной регистрационной службе
Опись документов представляет собой письменный реестр, в который поименно включается каждый документ, входящий в ту или иную совокупность – в дело, в личное дело, в папку, в отчет, в почтовый конверт или иное хранилище.
Файлы в .DOC:Бланк описи документовОбразец описи документов
Правовая регламентация
Существует несколько инструкций и рекомендаций, относящихся к хранению документов в целом, и к составлению описи в частности. К общегосударственным нормативным актам относятся:
Кроме того, на предприятиях и организациях существуют собственные внутренние правила и нормы делопроизводства, в том числе и по хранению документов.
Опись управленческих документов
Документы, отражаемые в описи, должны быть систематизированы в зависимости от степени их важности или приоритетности.
В рамках делопроизводства предприятий и организаций описи подлежат документы, передающиеся на временное или постоянное хранение.
Опись документов, направляемых на хранение в архив, составляется на унифицированном бланке, утвержденном Росархивом в 20002 году
Описи документов, хранящихся в личных делах работников предприятий и организаций, хранятся вместе с делами в качестве их неотъемлемой части.
Начинается опись с момента заключения трудового договора и пополняется далее одновременно с приложением к делу новых документов. В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дата его издания или приобщения к личному делу.
Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составляемой на унифицированном бланке формы № ММ-3-06/338.
Опись приложений
Деловая переписка включает в себя направление адресату различных документов, прилагаемых к письму.
Функцию описи принимает на себя рубрика письма, именуемая «Приложения». При включении в рубрику «Приложения» списка прилагаемых документов, следует следить за расположением записей в порядке иерархии документов.
Опись почтовых вложений
Документы, вложенные в почтовое отправление, фиксируются при помощи специального бланка форма 107 Почты России. В бланке отражаются:
- наименование или ФИО получателя:
- наименование и количество единиц каждого вложенного в почтовое отправление документа;
- установленная отправителем стоимость каждого документа и итоговая стоимость всех вложенных документов.
Более подробно об особенностях отправки писем с описью вложения рассказано в отдельной статье нашего сайта.
Почтовый работник скрепляет опись своей подписью и штемпелем почтового отделения.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
- а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
- наименование предприятия,
- должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
- список описываемых документов,
- полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
- номер документа по порядку,
- затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
- дата составления и подписания,
- заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
- номера листов,
- примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.