Опись документов представляет собой письменный реестр, в который поименно включается каждый документ, входящий в ту или иную совокупность – в дело, в личное дело, в папку, в отчет, в почтовый конверт или иное хранилище.
Файлы в .DOC:Бланк описи документовОбразец описи документов
Правовая регламентация
Существует несколько инструкций и рекомендаций, относящихся к хранению документов в целом, и к составлению описи в частности. К общегосударственным нормативным актам относятся:
Кроме того, на предприятиях и организациях существуют собственные внутренние правила и нормы делопроизводства, в том числе и по хранению документов.
Опись управленческих документов
Документы, отражаемые в описи, должны быть систематизированы в зависимости от степени их важности или приоритетности.
В рамках делопроизводства предприятий и организаций описи подлежат документы, передающиеся на временное или постоянное хранение.
Опись документов, направляемых на хранение в архив, составляется на унифицированном бланке, утвержденном Росархивом в 20002 году
Описи документов, хранящихся в личных делах работников предприятий и организаций, хранятся вместе с делами в качестве их неотъемлемой части.
Начинается опись с момента заключения трудового договора и пополняется далее одновременно с приложением к делу новых документов. В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дата его издания или приобщения к личному делу.
Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составляемой на унифицированном бланке формы № ММ-3-06/338.
Опись приложений
Деловая переписка включает в себя направление адресату различных документов, прилагаемых к письму.
Функцию описи принимает на себя рубрика письма, именуемая «Приложения». При включении в рубрику «Приложения» списка прилагаемых документов, следует следить за расположением записей в порядке иерархии документов.
Опись почтовых вложений
Документы, вложенные в почтовое отправление, фиксируются при помощи специального бланка форма 107 Почты России. В бланке отражаются:
- наименование или ФИО получателя:
- наименование и количество единиц каждого вложенного в почтовое отправление документа;
- установленная отправителем стоимость каждого документа и итоговая стоимость всех вложенных документов.
Более подробно об особенностях отправки писем с описью вложения рассказано в отдельной статье нашего сайта.
Почтовый работник скрепляет опись своей подписью и штемпелем почтового отделения.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте.
Это обязательно необходимый документ при осуществлении и систематизации учета особо важных и ценных дел, где содержится достоверная информация предприятия. Опись документов, его бланк может быть унифицированной.
Они в обязательном порядке составляются при подготовке документов хозяйствующих субъектов для сдачи в архив. Прием документов в архив регламентируется своими нормативными актами, которые соответственно предъявляют определенные требования к порядку оформления описей сдаваемых документов.
Необходимость описи
Опись — это упорядоченное перечисление названий (наименований) документов, содержащихся в том или ином комплекте сведений. В нем отражают краткое содержание документов.
Важность изготовления описей документов трудно переоценить. Это объясняется тем, что, в последствии, спустя некоторое время, при возникновении необходимости выяснения различных обстоятельств в тех или иных вопросах, неизбежно приходится обращаться к письменным сведениям.
А они содержатся в документах, которые можно отыскать в архивных материалах. Там все систематизировано и упорядочено в описях документов размещенных по временным параметрам, то есть по датам.
Таким образом можно сделать вывод о необходимости описей. Цель составления описей – упорядочение, систематизация, оформление и сохранность документов.
Составление описи документов. Бланк
Описи желательно выполнять на фирменных бланках организации, хотя это никакими нормативными актами не регламентируется.
В самом начале, наверху страницы необходимо озаглавить текст с указанием принадлежности вносимых в опись документов. Если необходимо, указать его номер.
Зачастую опись имеет табличную форму, состоящую из нескольких столбцов. Это номер по порядку, наименование, номер самого документа по регистру, дата его создания, количество страниц.
Можно по усмотрению делопроизводителя добавить другие столбцы: номер страницы, ценность, примечание и так далее.
В графе (столбце) примечании при необходимости совершаются надписи о характерных особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
Количеству наименований соответствует количество строк в таблице описи. В конце таблицы описи заносится итоговое количество документов и их величину экземпляров цифрами и прописью.
В конце описи указывается фамилия, инициалы и должность, исполнителя (составителя) и руководителя. Также их подписи и дата изготовления описи. Количество экземпляров описи может регулироваться по необходимости
При необходимости можно указать в завершении описи сдал, принял с указанием фамилий и инициалов.
Ниже расположена типовая опись документов, бланк и образец которой можно скачать бесплатно.
Перейти к содержанию
Опись документов
На чтение 1 мин Просмотров 5.3к. Опубликовано 17.03.2022
Опись документов – перечень документов, отражающий их количество и состав. Необходима для передачи документации, отправки по почте, сдачи в архив. Составляется на основе рекомендаций и инструкций по делопроизводству.
Документы в описи нужно расположить в порядке иерархии, начиная с самых важных (учредительные документы, приказы, отчеты), и заканчивая письмами и прочими бланками.
Как оформлять?
Унифицированного бланка нет. Но любая опись должна содержать следующие сведения:
- название,
- дату и номер;
- в таблице пишется название документа, количество страниц;
- в конце ставиться подпись составителя.
Опись помогает систематизировать документацию, ничего не потерять. Так удобнее искать нужный документ в архиве.
Если опись сопровождает процесс приёмки-передачи, её нужно составить в 2-х экземплярах. Печати можно не ставить.
Скачать опись документов бесплатно
Бланк описи документов — doc — pdf
Заполненный образец описи документов для передачи в архив — docx — pdf
Заполненный образец описи документов для передачи в другую организацию — rtf — pdf
Опись документов
На странице представлен образец документа «Опись документов» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: Опись
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 26,0 кб
Каждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот. Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы. Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов. При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.
Что необходимо вносить в бланк описи
Опись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:
- номер по порядку;
- наименование документов;
- количество страниц в них.
Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка. Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.
В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.
Скачать образец документа
Скачать в .doc
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Скачать в .doc
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Опись: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Опись» по всему сайту
- «Опись документов».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Опись имущества
- Внутренняя опись документов дела
- Опись дел временного хранения
- Опись дел по личному составу
- Опись дел постоянного хранения
- Опись особо ценных дел
- Акт определения кадастровой стоимости земельных участков (приложение к оценочной описи земельных участков))
- Бланк описи снабжения (приложение к контракту на модернизацию (переоборудование) судна)
- Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств), оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма N 9-ТКр
- Ведомость-опись поручений-обязательств (обязательств), оформленных покупателями за товары, проданные в кредит. Унифицированная форма N КР-3
Как составить опись передаваемых документов
Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.
Нормы составления
Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Включите в бланк следующие сведения:
- Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.
Если документы передаются другой организации
Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).
При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.
Если дела передаются в архив
Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.
Подробнее: Правила ведения архивного делопроизводства
Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях