Опись документов для архива образец скачать в word - Word и Excel

Опись дел постоянного хранения

На странице представлен образец документа «Опись дел постоянного хранения» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Опись

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 24,5 кб

Документы постоянного хранения должны сохраняться в архиве предприятия в течение всего периода его деятельности до момента полной ликвидации, после чего подлежат уничтожению. К такой документации относятся: приказы по основной деятельности, штатные расписания, номенклатуры и описи дел, бухгалтерские балансы, уставная документация, реестры держателей акций, годовые сметы, а также целый ряд других документов.

За годы деятельности компании накапливается огромное количество такой документации. Для ее упорядочивания, оптимизации и оперативного поиска нужного документа создается опись дел постоянного хранения. В нее входит вся документация, которая должна храниться на предприятии бессрочно. Этот документ формируется на основании данных описей, поступающих в архив от всех структурных подразделений компании.

Требования к оформлению описей дел постоянного хранения

Данная опись составляется работниками архива. Номера дел, которые включены в опись, должны продолжаться в течение нескольких лет. Правила допускают внесение в уже сформированный за год архив документов, обнаруженных позднее. Такие дела фиксируются в архиве под литерными номерами. Заполнение всех граф описи осуществляется на основании информации, которая отображена на обложке документов. Заголовки дел не должны повторяться. К данному документу необходимо составить предисловие, которое фиксирует общую структуру предприятия, категории дел, особенности построения списка и так далее. Опись представляет собой таблицу, в которую вносятся следующие данные:

год, за который сформирована опись;
номера документации по порядку;
индекс определенного дела;
название заголовка дела;
его крайние даты;
число страниц;
примечания.

Ниже фиксируется общее количество единиц хранения, а также литерные и пропущенные номера. Документ с обязательной расшифровкой подписи подписывает начальник архива и сотрудник, который составил опись.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Опись: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Опись» по всему сайту
«Опись дел постоянного хранения».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Опись особо ценных дел
Акт определения кадастровой стоимости земельных участков (приложение к оценочной описи земельных участков))
Бланк описи снабжения (приложение к контракту на модернизацию (переоборудование) судна)
Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств), оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма N 9-ТКр
Ведомость-опись поручений-обязательств (обязательств), оформленных покупателями за товары, проданные в кредит. Унифицированная форма N КР-3
Внутренняя опись документов личного (учетного) дела пострадавшего от несчастного случая на производстве (профзаболевания)
Внутренняя опись дела в администрации городского округа Рошаля Московской области
Внутренняя опись документов на проведение работ по сертификации продукции в области пожарной безопасности в Российской Федерации. Форма N 18 (рекомендуемая)
Внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела в Федеральной регистрационной службе

Источник

Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.

Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.

Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.

Опись – как инструмент контроля

Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда. Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.

В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.

Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.

Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.

Составляем опись

Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.

В таблице указывается:

порядковые номера документов,
обязательно название той или иной бумаги,
если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное количество таких листов,
как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.

Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Читать документ далее

Источник

Перейти к содержанию

Опись документов

На чтение 1 мин Просмотров 5.3к. Опубликовано 17.03.2022

Опись документов – перечень документов, отражающий их количество и состав. Необходима для передачи документации, отправки по почте, сдачи в архив. Составляется на основе рекомендаций и инструкций по делопроизводству.

Документы в описи нужно расположить в порядке иерархии, начиная с самых важных (учредительные документы, приказы, отчеты), и заканчивая письмами и прочими бланками.

Как оформлять?

Унифицированного бланка нет. Но любая опись должна содержать следующие сведения:

название,
дату и номер;
в таблице пишется название документа, количество страниц;
в конце ставиться подпись составителя.

Опись помогает систематизировать документацию, ничего не потерять. Так удобнее искать нужный документ в архиве.

Если опись сопровождает процесс приёмки-передачи, её нужно составить в 2-х экземплярах. Печати можно не ставить.

Скачать опись документов бесплатно

Бланк описи документов — doc — pdf

Заполненный образец описи документов для передачи в архив — docx — pdf

Заполненный образец описи документов для передачи в другую организацию — rtf — pdf

Источник

Как составить опись передаваемых документов

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
Дата составления.
Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Если документы передаются другой организации

Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Если дела передаются в архив

Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.

Подробнее: Правила ведения архивного делопроизводства

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Источник

Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2022

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

наименование организации, откуда исходит документация;
наименование организации, куда передается пакет;
дата составления перечня;
порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
общее количество листов для передачи;
Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

бухгалтерская отчетность;
кадровые бумаги;
уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

порядковый номер бумаги;
индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
итоговое количество листов в передаваемом деле;
дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Правила работы архивов организаций

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Читать продолжение в КонсультантПлюс

Источник