Операции с файлами документов word

5.1. Загрузка файла с диска

Загрузка
файла с диска осуществляется кнопкойOfficeОткрытьили щелчком на кнопку панели быстрого
доступа. Откроется окно, представленное
на рисунке 2.

Рис.2. Общий вид окна открытие документа

1. Выбирают диск и папку, где зарегистрирован
   открываемый файл.

2. В поле имя файла можно записать имя
   загружаемого в память файла.

3. Можно выбрать шаблон просматриваемых
   файлов.

4. Окно, отображающее список зарегистрированных
   в выбранной папке файлов.

5.2. Запись файла на диск

Для
регистрации нового файла на диске или
сохранения документа с тем же именем
используют кнопкуOffice
 Сохранить…или кнопку наПанелибыстрогодоступаСохранить.

Для регистрации файла на диске с новым
именем используют команду Office
Сохранить
как…

В любом случае откроется окно Сохранение
документа.

Это окно по своей структуре похоже на
окно Открытие документа. Выбираем
диск и папку, где необходимо зарегистрировать
документ. В окнеИмя файла, удалив
предыдущую информацию, ввести имя файла.
Затем щелкают курсором мыши на командную
кнопкуСохранить.

5.3. Создание нового документа

Для создания нового документа задают
команду Office
СоздатьНовый
документ…или использовать кнопкуСоздать панелибыстрого доступа.

6. Вставка объектов в документ

Созданные в любом графическом редакторе
схемы, рисунки, графики или фотографии
можно вставить в документ.

6.1. Вставка рисунков в текстовый документ

Рисунки и клипы можно вставлять или
копировать в документ из множества
различных источников например, загружать
их с веб-узлов, копировать с веб-страниц
или вставлять из файлов из коллекций.
Можно управлять тем, как рисунок или
клип располагаются относительно текста
внутри документа

Для вставки рисунка необходимо выбрать
вкладку Вставка в группе Иллюстрации
щелкают на кнопку Клип. В раскрывшемся
окне нажимают кнопкуНачать, и из
коллекции вставляют в документ подходящий
рисунок (двойной щелчок на выбранный
рисунок).

Далее приступают к форматированию
вставленного рисунка. Для этого выделяют
рисунок и выбирают вкладку Работа с
рисунком. Используя кнопки вкладкиФорматредактируют рисунок (смотри
рис. 3).

Рис.3. Панель Настройка
изображения вкладки
Работа с рисункомФормат

Размервыделенного рисунка можно
установить мышью, используя маркеры по
контуру рисунка. С помощью мыши можно
перемещать рисунок по полю документа.
Удалить выделенный рисунок из текста
можно, нажав клавишуDelete.

6.1.1. Задание 1

Выбрать размер шрифта текста –12.

Набрать текст (обратите внимание в
тексте 1 абзац, границы вокруг текста
не устанавливать).

Ориентировать текст по ширине страницы
(для этого необходимо: выделить текст
и нажать кнопку По ширинегруппыШрифтвкладкиГлавная.

Установить красную строку абзаца. Для
этого выделите абзац и нажмите клавишу
Tab.

Вставить любые рисунки из группы Клип,
для рисунков задать необходимый размер
и тип обрамления текстаПо контурус помощью кнопки«Обтекание текстом»вкладкиФормат (или из контекстного
меню выбрать Формат рисунка, затем
Положения
Вокруг рамкиилиПо контуру), задать положение
рисунка в тексте, установить для одного
рисунка рамку с тенью (тень устанавливают
кнопкой группы «Эффекты тени» вкладкиФормат.

Сохранить документ на диске с именем
Задание 1.

Упражнение 2.5. Основные операции с файлами

Чтобы научиться быстро выполнять основные операции с файлами Word,
выполните следующее упражнение.

1. Запустите программу Word, выполнив команду Пуск-Программы-Microsoft Office-Microsoft Word 2007. Вы увидите, что программа автоматически создала документ с названием Документ1. Создадим еще один документ.
2. Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать в меню (см. рис. 2.2).
3. В открывшемся окне Создание документа щелкните на ссылке Новый документ (см. рис. 2.3). При этом окно Создание документа исчезнет, и откроется новое окно документа с названием Документ2.
4. Введите произвольный текст и нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого запуска.
5. В появившемся окне Сохранение документа при помощи панели адресов перейдите на Рабочий стол.
6. В поле Имя файла введите название документа (например, Мой первый документ ). Убедитесь, что в списке Тип файла выбран тип Документ Word (рис. 2.40).
7. Нажмите кнопку Сохранить.
8. Убедитесь, что в строке заголовка окна Word вместо названия Документ2 появилось название вашего файла (рис. 2.41).
9. Закройте окно программы, щелкнув на кнопке Закрыть в области заголовка.
10. Перейдите на Рабочий стол, найдите среди других файлов созданный вами и, щелкнув на его значке правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Открыть (рис. 2.42). Вы увидите, что загрузилась программа Word, и в ней открыт ваш файл.

    

    Рис.
    2.42.
    Открытие документа Word с Рабочего стола

Чтобы лучше закрепить основные операции с файлами, попробуйте
проделать те же действия, выполняя их другими способами: создавая файл
при помощи сочетания клавиш Ctrl+N, сохраняя его, используя команду Сохранить в меню Office, открывая из окна программы при помощи команды Открыть в меню Office и т. д. Умение быстро работать с документами вам
еще очень пригодится.

Если вы работаете сразу с несколькими документами, то часто бывает
удобно пользоваться командой Сохранить все. При ее выполнении будут
сохранены изменения во всех открытых документах. Для удобства можно
вынести кнопку данной команды на панель инструментов следующим
образом.

1. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите пункт Другие команды в меню.
2. В появившемся окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш раскройте список Выбрать команды из и выберите вариант Команды не на ленте (рис. 2.43).

   

   Рис.
   2.43.
   Выбор варианта Команды не на ленте в списке Выбрать команды из

3. Выберите команду Сохранить все и нажмите кнопку Добавить (рис. 2.44).

   

   увеличить изображение
   Рис.
   2.44.
   Добавление кнопки для вызова команды Сохранить все на панель быстрого запуска

4. Чтобы изменить положение новой кнопки на панели быстрого запуска, выделите строку Сохранить все и нажмите кнопку Вверх один или несколько раз. Команда, расположенная в списке внизу, будет находиться на панели справа, команда, расположенная вверху – слева.
5. Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить изменения. Посмотрите на обновленную панель быстрого запуска (рис. 2.45).

   

   Рис.
   2.45.
   Обновленная панель быстрого запуска

Еще одна возможность сохранения всех открытых документов —
назначение соответствующей команде сочетания клавиш, например Ctrl+S,
которое, напомним, по умолчанию используется для сохранения одного
документа. Если же назначить его команде Сохранить все, то это может
облегчить работу. Для назначения команде сочетания клавиш сделайте
следующее.

1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.
2. В окне Параметры Word выберите раздел Настройка.
3. Перейдите к области Сочетания клавиш и нажмите кнопку Настройка (рис. 2.46)

   

   Рис.
   2.46.
   Кнопка Настройка в окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш
4. В окне Настройка клавиатуры из списка Категории выберите строку Команды не на ленте, а из списка Команды — FileSaveAll.
5. Из списка Категории выберите строку Файл, а из списка Команды — FileSaveAll.
6. В строке Новое сочетание клавиш введите соответствующее сочетание (рис. 2.47).
7. Нажмите кнопку Назначить, а затем — Закрыть.

Автоматическое сохранение

В Word есть много возможностей, которые помогают пользователям не
забывать сохранять свою работу. Одна из них — автоматическое
сохранение документа. С его помощью можно задать интервал времени,
через который программа будет автоматически сохранять все внесенные в
документ изменения. При этом в случае сбоя программы будет шанс, что
последние введенные, но не сохраненные вручную данные сохранятся.

По умолчанию функция автоматического сохранения включена, и данные
сохраняются каждые 10 минут. Чтобы изменить интервал автосохранения,
сделайте следующее.

1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.
2. В окне Параметры Word выберите раздел Сохранение.
3. Перейдите к области Сохранение документов и в строке Автосохранение каждые укажите промежуток времени, через который Word будет сохранять вашу работу (рис. 2.48). Вы можете увеличить его до двух часов или уменьшить до одной минуты.

   

   Рис.
   2.48.
   Область Сохранение документов

Появление “окон” Windows произвело настоящую революцию среди пользователей компьютеров. Помню, как сложно было освоить использование мышки. И насколько удобно после Лексикона на DOS стало работать с текстами и таблицами в  офисных приложениях Microsoft. С тех пор вышло много релизов операционной системы. Ключевые редакторы MS Office, Word и Excel, претерпели немало модификаций. С каждым новым выпуском усложнялся функционал, менялся интерфейс. Работа с Microsoft Word в чем-то стала более удобной. С другой стороны, освоить инструментарий текстового редактора становится все сложнее. Например, изменение расширения с .doc на .docx в свое время создало проблему открытия файлов в разных сборках приложения. В статье рассмотрим основные инструменты MS Word, которые помогут сделать работу с текстами в этом приложении более понятной и, главное, удобной.

Смотрите также: Не работает Word в Windows 10 — причины и решение. 

Для того чтобы сразу создать вордовский документ с нуля, достаточно кликнуть правой кнопкой мышки по Рабочему столу или свободному месту в Проводнике. В открывшемся меню выбрать “Создать” и “Документ Microsoft Word”. Вновь созданному пустому файлу можно присвоить свое имя и сразу начать работать в редакторе.

Чтобы сформировать новый документ в самом приложении, в верхнем меню выберете “Файл” — “Создать”. Откроется окно с готовыми шаблонами Word. Подведя указатель мыши к предустановленному варианту, вы увидите подсказку. Кликаете два раза левой кнопкой мыши (ЛКМ) и выберите нужный шаблон нового документа.

В подменю “Файл” доступны операции с существующими документами. Можно сохранить текущий файл в новом месте компьютера, выбрав при этом другие приложения, например .pdf или XML-документ, веб-страницу. Для поиска по ключевым словам добавьте теги. Можно также присвоить общее название похожим файлам, что также помогает при сортировке большого количества документов.

Вкладка “Последние” предоставит выборочный доступ к недавно открытым файлам. Здесь же вы можете поместить интернет-версию документа в папку OneDrive на диске компьютера для последующей синхронизации с облачным хранилищем. Либо сразу выгрузить файл в облако Microsoft через “Добавление места”. Для выполнения этой операции требуется Учетная запись Microsoft

Активировав вкладку “Печать”, вы получите доступ к настройкам печати документа. Данное меню можно быстро вызвать из самого документа при помощи “горячих клавиш” Ctrl+P.

Если необходимо настроить общий доступ к документу в облаке, отправить по электронной почте, опубликовать в блоге либо преобразовать в онлайн-презентацию, воспользуйтесь функционалом “Общий доступ”.

Инструмент “Экспорт” дает возможность преобразовать файл в документ PDF/XPS, изменить тип файла на альтернативный. Данная операция в чем-то аналогична функционалу “Сохранить как” с выбором расширений, но производит более корректную конвертацию из одного приложения в другое.

Вкладка “Параметры” предоставляет доступ к более сложным настройкам, которые могут быть применены во всех документах приложения Word, либо только в существующем. Поэтому менять некоторые из них следует с определенной осторожностью. Здесь вы можете настроить язык по умолчанию, проверку правописания, режим автосохранения и многое другое.

Важный пользовательский функционал, доступный в “Параметрах” — настройка команд и иконок графического интерфейса “Лента”. Добавляйте полезные функции в меню быстрого доступа и удаляйте ненужные, чтобы ускорить и упростить работу с документами в MS Word.

Создание собственного шаблона документа

Предположим, у вас есть фирменный бланк, либо запланирована массовая рассылка стандартного письма. Чтобы каждый раз не копировать документ, достаточно создать собственный Шаблон. 

1. >Создайте документ-шаблон для дальнейшего использования в виде исходника.
2. Войдите в меню “Файл”, выберете “Сохранить как” или “Экспорт”. Затем кликнете два раза ЛКМ по кнопке “Шаблон (*dotx)”, либо выберете тип файла с таким же расширением. Сохраните документ в удобном месте.

Теперь каждый раз при открытии файла *dotx у вас будет стандартный шаблон под названием “Документ” с порядковым номером 1 / 2 / 3 и т.д., в который можно вносить необходимые изменения. Далее документ сохраняете под новым названием уже с обычным префиксом *docx.

Набор текста, форматирование и редактирование

Печатание текста в редакторе не вызывает сложностей. Прежде всего для удобства работы выбираем масштаб отображения страниц. Для этого в правом нижнем углу экрана передвигаем ползунок между знаками “-” и “+”.

Изначально параметры текста, размер и стиль шрифта устанавливаются разработчиком. Пользователь легко может изменить их несколькими способами — через верхнее меню, либо с помощью правой кнопки мыши при работе с выделенными фрагментами текста. Создание своего шаблона документа сохранит личные настройки. В Windows 10 меню настроек форматирования появляется автоматически при выделении текста.

Здесь выбираем варианты начертания и стиля текста:

• доступный шрифт из списка;
• верхний либо нижний регистр;
• начертание курсивом, полужирным, зачеркнутый или подчеркнутый текст;
• дополнительные эффекты.

Вкладка “Дополнительные” расширяет возможности работы со шрифтами. Чтобы откатить изменения к начальным, достаточно нажать кнопку “По умолчанию” либо “Очистить все форматирование”. 

В верхнем меню есть кнопка “Формат по образцу”, которая позволяет быстро переносить стили текста внутри документа и между разными файлами:

• поставьте курсор в то место документа, стиль текста которого вы хотите скопировать;
• нажмите кнопку с кистью;
• выделите фрагмент текста, к которому хотите применить копируемый формат.

Например, я хочу в данном документе применить стиль Заголовка первого уровня к Заголовку 2. Для этого я ставлю курсор на “Основы работы с Microsoft Word”, нажимаю на “кисточку” в верхнем меню, она становится активной, далее выделяю предложение “Создание и работа с файлами Ворд”. Все настройки форматирования первого фрагмента текста автоматически применяются ко второму.

Параметры страницы и форматирование абзацев

Выполняем предварительные настройки параметров станицы:

1. В основном Меню открываем вкладку “Вид” и устанавливаем режим “Разметка страницы”. Ставим галочку в окошко напротив надписи “Линейка”.

1. Щелкаем два раза ЛКМ по левому или верхнему полю страницы с цифрами (“Линейка”). В открывшемся меню настраиваем базовые параметры страницы:

• книжная или альбомная;
• размер полей, переплет; 
• режим отображения страниц;
• размер и источник бумаги.

Настройки могут быть применены ко всему документу, либо к выбранному фрагменту. Во втором случае выделенный текст отобразится на отдельной странице. 

Настроить размер полей можно при помощи мышки. Для этого поймайте на боковой или верхней “Линейке” край поля и передвиньте его на нужное расстояние.

Настройка абзацев

В Ворд можно создать индивидуальные настройки для разных абзацев, либо поменять отступы для всего документа: 

• выделите отдельный фрагмент;
• на “Линейке” при помощи мышки перемещайте указатели правого и левого отступа;
• так же меняйте “Отступ первой строки” для создания “красной строки”;
• в верхнем Меню откройте вкладку “Макет” и настройте отступы;
• откройте меню “Абзац”, установите нужные параметры.

Чтобы изменить “Отступ первой строки” и “Выступ” для всего текста в файле, выделите его при помощи клавиш Ctrl+A. Быстро применить настройки одного абзаца к другому можно при помощи уже знакомой кнопки “Формат по образцу”.

Также быстро изменить отступ на фиксированный интервал можно кнопками Основного меню “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ”.

Выравнивание текста

В редакторе Word существует четыре варианта горизонтального выравнивания всего текста, либо отдельных абзацев: по левому и правому краю, по центру и ширине. Для этого используйте кнопки Верхнего меню или окно “Абзац”.

Регулирование межстрочного интервала

Выделите весь текст или фрагмент. Воспользуйтесь кнопкой Интерфейсного меню или расширенными настройками в окне “Абзац”, выбрав вариант преднастроек или пользовательский.

Использование инструмента “Вставка”

Для работы с объектами, не относящимися к текстовому контенту, в редакторе Microsoft Word присутствует функционал вставки. Получите к нему доступ, открыв соответствующую вкладку в Интерфейсном меню.

Здесь доступно создание и импорт различных объектов. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

1.  “Титульная страница” предоставит доступ к набору шаблонов-обложек для быстрого создания заглавных страниц с предустановленными полями и готовым оформлением.

1. “Пустая страница” создает новый чистый лист в месте нахождения курсора.
2. Для разделения на страницы в произвольном месте документа используйте “Разрыв страницы”.
3. Для графического оформления данных предусмотрена вставка “Диаграммы”. Одновременно с выбором типа откроется окно приложения Excel для внесения данных и меню “Конструктора Диаграмм”.

В меню “Вставка” предусмотрено большое количество вставки сторонних объектов и интеграции с внешними приложениями, импорт из интернета и с локального компьютера. По сути, его функционал требует написания отдельной методички. Остановимся на трех наиболее популярных и востребованных объектах, используемых в Microsoft Word.

Читайте также: Как в MS Word сделать картинки одного размера. 

Таблица

Чтобы добавить таблицу, разверните соответствующее подменю и выберите количество строк и колонок. Произойдет автоматический переход в меню “Конструктор” с расширенными возможностями настройки таблицы.

Несколько полезных советов, как упростить работу с таблицами в Ворд.

1. Чтобы выделить всю таблицу, кликните ЛКМ по квадратику со стрелками рядом с левым верхним углом таблицы.

1. Для быстрого перехода в следующую ячейку воспользуйтесь клавишей Tab.
2. Чтобы создать новую строку внизу таблицы, установите курсор в последнюю ячейку и нажмите Tab.
3. Для произвольного добавления разделительных линий воспользуйтесь инструментом “Нарисовать таблицу”.

1. Инструмент “Таблица Excel” в меню “Вставка” — “Таблица” дает возможность создать внутри документа внедренный объект таблицы Excel с возможностью использования функционала соответствующего приложения.

1. Для дополнительной работы с таблицей удобнее всего использовать всплывающее меню, которые вызывается правой кнопкой мыши.
2. Чтобы выделить отдельные ячейки с текстом, разные строки, используйте мышку, одновременно удерживая Ctrl.

Фигуры

Еще один популярный инструмент создания и редактирования встроенных объектов в Ворд, используемый в качестве дополнительного оформления документа.

1. Откройте “Фигуры” в меню “Вставки”. В коллекции выберите подходящий объект.

1. Внедрите фигуру и в открывшемся подменю “Формат” отредактируйте параметры объекта. Добавьте дополнительные фигуры, взяв их из готовых шаблонов.

1. Дополнительное меню редактирования объекта вызывается правой кнопкой мышки.

Работать с фигурами достаточно просто. Они легко меняют размер, перемещаются по страницам. Их можно совмещать с текстом, поворачивать, менять цветовую палитру и линии.

Колонтитулы

Бывает, что в документах необходимо создать статичный контент, повторяющийся на всех страницах. Это могут быть реквизиты, логотип, иная информация или объект. Для этого воспользуйтесь инструментом создания и редактирования колонтитулов.

1. Войдите в меню “Конструктор” и выберите нижний или верхний колонтитул, либо номер страницы. Доступны варианты форматирования колонтитулов.

1. Заполните соответствующее поле колонтитула текстом, вставьте рисунок, либо задействуйте нумерацию страниц. Теперь контент будет автоматически отображаться на всех страницах документа.

Для быстрого входа в колонтитул достаточно два раза щелкнуть мышкой внизу страницы. Редактирование в колонтитулах выполняется так же, как и в обычном тексте Ворд.

Создание оглавления

Для быстрой навигации по многостраничному документу используйте “Содержание”. Прежде всего в документе необходимо создать заголовки различного уровня. С этой целью проще всего воспользоваться выбором стилей в Верхнем меню интерфейса.

1. Установите курсор на главный Заголовок документа, либо выделите его. В меню “Стили” активируйте вкладку “Заголовок” или “Заголовок 1”.

1. Далее в иерархическом порядке создайте стили форматирования для тайтлов следующего уровня: “Заголовок 2”, “Заголовок 3” и т.д.

1. Установите курсор в место документа, где будет находиться навигационный список. Откройте вкладку “Ссылки” и выберите “Оглавление”, определившись с вариантом компоновки Содержания. Список заголовков будет сформирован автоматически. Для перехода к нужному разделу удерживайте клавишу Ctrl и щелкните мышкой по ссылке.

Использование макросов

Инструментарий макросов в Microsoft Word используется для упрощения работы с индивидуальными настройками часто повторяющихся действий. Это функционал внутреннего программирования логики решения задач, которая не предусмотрена в стандартном наборе управления приложением. Для создания алгоритма используется вкладка “Макросы” в контекстном меню “Вид”.

Заключение

Возможности текстового редактора Microsoft Word очень обширны, описать их все в одной статье невозможно. К тому же, применение функционала программы зависит от задач конкретного пользователя при работе с текстами. Я привел примеры использования некоторых инструментов приложения, которые помогают упростить и ускорить работу в редакторе. Часть из них доступна начинающим юзерам, другие инструменты требуют более глубокого погружения в свойства программы. Главное, экспериментируя с Ворд, не забывайте создавать бэкапы важных документов. Настройте автоархивирование или почаще пользуйтесь “волшебной дискеткой” в левом верхнем углу графического интерфейса. 

Post Views: 305