Основными
элементами рабочего окна являются:
-
Строка заголовка
(в ней указывается имя программы) с
кнопками управления окном программы
и окном документа (Свернуть, Свернуть
в окно или Развернуть во весь экран,
Закрыть); -
Строка основного
меню (каждый пункт меню представляет
собой набор команд, объединенных общей
функциональной направленностью) плюс
окно для поиска справочной информации. -
Панели инструментов
(Стандартная, Форматирование и др.). -
Строка формул,
содержащая в качестве элементов поле
Имя и кнопку Вставка функции (fx),
предназначена для ввода и редактирования
значений или формул в ячейках. В поле
Имя отображается адрес текущей ячейки. -
Рабочая область
(активный рабочий лист). -
Полосы прокрутки
(вертикальная и горизонтальная). -
Набор ярлычков
(ярлычки листов) для перемещения между
рабочими листами. -
Строка состояния.
1.3 Структура электронных таблиц
Файл, созданный
средствами MS Excel, принято называть
рабочей книгой.
Рабочих книг создать можно столько,
сколько позволит наличие свободной
памяти на соответствующем устройстве
памяти. Открыть рабочих книг можно
столько, сколько их создано. Однако
активной рабочей книгой может быть
только одна текущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляет
собой набор рабочих
листов, каждый
из которых имеет табличную структуру.
В окне документа отображается только
текущий (активный) рабочий лист, с которым
и ведётся работа. Каждый рабочий лист
имеет название, которое отображается
на ярлычке листа в нижней части окна. С
помощью ярлычков можно переключаться
к другим рабочим листам, входящим в ту
же рабочую книгу. Чтобы переименовать
рабочий лист, надо дважды щёлкнуть
мышкой на его ярлычке и заменить старое
имя на новое или путём выполнения
следующих команд: меню Формат,
строка Лист
в
списке меню, Переименовать.
А можно и, установив указатель мышки на
ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть
правой кнопкой мыши, после чего в
появившемся контекстном меню щёлкнуть
по строке Переименовать
и
выполнить переименование. В рабочую
книгу можно добавлять (вставлять) новые
листы или удалять ненужные. Вставку
листа можно осуществить путём выполнения
команды меню Вставка,
строка Лист
в
списке пунктов меню. Вставка листа
произойдёт перед активным листом.
Выполнение вышеизложенных действий
можно осуществить и с помощью контекстного
меню, которое активизируется нажатием
правой кнопки мышки, указатель которой
должен быть установлен на ярлычке
соответствующего листа. Чтобы поменять
местами рабочие листы нужно указатель
мышки установить на ярлычок перемещаемого
листа, нажать левую кнопку мышки и
перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий лист (таблица)
состоит из строк и столбцов. Столбцы
озаглавлены прописными латинскими
буквами и, далее, двухбуквенными
комбинациями. Всего рабочий лист содержит
256 столбцов, поименованных от A до IV.
Строки последовательно нумеруются
числами от 1 до 65536.
На пересечении
столбцов и строк образуются ячейки
таблицы. Они
являются минимальными элементами,
предназначенными для хранения данных.
Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес
ячейки состоит
из имени столбца и номера строки, на
пересечении которых расположена ячейка,
например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются
при записи формул, определяющих
взаимосвязь между значениями,
расположенными в разных ячейках. В
текущий момент времени активной может
быть только одна ячейка, которая
активизируется щелчком мышки по ней и
выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет
роль курсора. Операции ввода и
редактирования данных всегда производятся
только в активной ячейке.
На данные,
расположенные в соседних ячейках,
образующих прямоугольную область, можно
ссылаться в формулах как на единое
целое. Группу ячеек, ограниченную
прямоугольной областью, называют
диапазоном.
Наиболее часто используются прямоугольные
диапазоны, образующиеся на пересечении
группы последовательно идущих строк и
группы последовательно идущих столбцов.
Диапазон ячеек обозначают, указывая
через двоеточие адрес первой ячейки и
адрес последней ячейки диапазона,
например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек
можно осуществить протягиванием
указателя мышки от одной угловой ячейки
до противоположной ячейки по диагонали.
Рамка текущей (активной) ячейки при этом
расширяется, охватывая весь выбранный
диапазон.
Для ускорения и
упрощения вычислительной работы Excel
предоставляет в распоряжение пользователя
мощный аппарат функций рабочего листа,
позволяющих осуществлять практически
все возможные расчёты.
В целом MS Excel
содержит более 400 функций рабочего листа
(встроенных функций). Все они в соответствии
с предназначением делятся на 11 групп
(категорий):
-
финансовые функции;
-
функции даты и
времени; -
арифметические
и тригонометрические (математические)
функции; -
статистические
функции; -
функции ссылок и
подстановок; -
функции баз данных
(анализа списков); -
текстовые функции;
-
логические функции;
-
информационные
функции (проверки свойств и значений); -
инженерные функции;
-
внешние функции.
Запись любой
функции в ячейку рабочего листа
обязательно начинается с символа равно
(=). Если функция используется в составе
какой-либо другой сложной функции или
в формуле (мегаформуле), то символ равно
(=) пишется перед этой функцией (формулой).
Обращение к любой функции производится
указанием её имени и следующего за ним
в круглых скобках аргумента (параметра)
или списка параметров. Наличие круглых
скобок обязательно, именно они служат
признаком того, что используемое имя
является именем функции. Параметры
списка (аргументы функции) разделяются
точкой с запятой (;). Их количество не
должно превышать 30, а длина формулы,
содержащей сколько угодно обращений к
функциям, не должна превышать 1024 символов.
Все имена при записи (вводе) формулы
рекомендуется набирать строчными
буквами, тогда правильно введённые
имена будут отображены прописными
буквами.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Для автоматизации обработки данных, представленных в табличной форме, используются специальные программы, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.
Мы познакомимся с табличным процессором Microsoft Excel.
Окно табличного процессора Excel содержит стандартную строку заголовка, строку меню и панели инструментов. В основном мы будем использовать панели инструментов Стандартная и Форматирование.
Документ в Excel называется рабочей книгой, которая в свою очередь делится на рабочие листы. Между рабочими листами можно переключаться внизу окна.
Основная часть окна табличного процессора — рабочий лист. Рабочий лист состоит из (256) столбцов и (65 536) строк. Столбцы именуются латинскими буквами (одно- и двухбуквенными именами) в алфавитном порядке в направлении слева направо. Строки нумеруются сверху вниз, начиная с (1).
Ячейка — это место пересечения столбца и строки.
Имя ячейки составляется из буквенного обозначения столбца и номера строки.
На рисунке выделена ячейка А1. Она имеет такое имя, потому что находится в столбце А и первой строке.
Адрес ячейки — имя ячейки.
Диапазон — идущие подряд ячейки в строке или прямоугольнике.
Диапазон задаётся следующим образом: D4:D15, F6:F18, B2:K10. Указывается начальная и конечная ячейки диапазона, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов.
Табличный курсор — элемент таблицы, который показывает на текущую или активную ячейку.
Активная ячейка — это ячейка электронной таблицы, которая используется в данный момент или готова к вводу или редактированию содержащихся в ней данных.
Обрати внимание!
В ячейках может содержаться текст, число либо формула.
Текст используется для оформления таблиц, числами задаются количественные характеристики, с помощью формул производят математические вычисления.
Формулы являются своеобразными инструкциями, определяющими порядок вычислительных действий. Они могут содержать имена ячеек, числа, знаки операций и обращения к функциям.
Арифметические операции «сложение», «вычитание», «умножение» и «деление» обозначаются соответственно символами «+», «-», «*» и «/».
При решении задач мы будем использовать функции суммирования (СУММ), вычисления среднего арифметического значения (СРЗНАЧ), нахождения максимума (МАКС) и минимума (МИН).
При вычислении по формуле используется порядок операций, принятый в математике.
Для его изменения можно применять круглые скобки.
Изменение содержимого любой ячейки приводит к автоматическому пересчёту значений всех ячеек таблицы, в которых есть ссылки на данную.
Электронные таблицы не только автоматизируют расчёты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.
Меняя значения исходных данных, можно проследить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее подходящий.
При первом запуске Excel 2010 на экран выводится окно, содержащее элементы управления, соответствующие стандартной настройке. Это окно условно можно разделить на несколько областей (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Окно Excel
Microsoft Excel 2010 при стандартной настройке перечислены ниже.
1. Вкладка Файл.
В версии Office 2010 у каждого приложения есть такая вкладка, заменившая собой кнопку Office версии 2007. Набор команд, доступ к которым открывается при щелчке на этой кнопке, позволяет вам выполнять привычные действия. В более ранних версиях офисных программ эти команды находились в меню Файл. Это, в частности, команды создания, сохранения и открытия документов.
2. Панель быстрого доступа.
При создании документов того или иного типа мы часто используем одни и те же команды. Чтобы каждый раз не «блуждать» в поиске нужной команды по всему интерфейсу программы, самые «популярные» команды вынесены на панель быстрого доступа в виде маленьких кнопок с картинками. Эти кнопки носят название инструментов, и щелчок мышью любой из них приводит к выполнению соответствующей команды Excel. Панель быстрого доступа является настраиваемой.манды Excel. Панель быстрого доступа является настраиваемой. По умолчанию на ней всего три кнопки, но путем настройки на нее можно вывести любое количество команд Excel.
3. Поле задания имени объекта.
Это удобное средство для назначения имен различным объектам таблицы (рисункам, диаграммам, отдельным ячейкам и группам ячеек). В дальнейшем можно осуществлять доступ к именованным объектам по их именам.
4. Строка формул.
В эту строку вы будете вводить формулы для вычисления различных значений. Эта же строка позволяет редактировать текст уже введенной формулы или просматривать его в том случае, если в самой таблице вместо формул отображаются их вычисленные значения.
5. Кнопки управления основным окном программы.
Эти кнопки позволяют развернуть, свернуть в кнопку или закрыть основное окно Excel.
6. Кнопки управления дочерними окнами программы.
Эти кнопки позволяют разворачивать, сворачивать и закрывать отдельные книги Excel внутри основного окна, которое при этом остается открытым.
7. Заголовки столбцов таблицы.
Для доступа к отдельным ячейкам внутри электронной таблицы используются имена ячеек, представляющие собой комбинацию имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Соответственно, имена столбцов отображаются в их заголовках. По умолчанию стандартная таблица Excel 2007 содержит 16 384 столбца, обозначенных сочетаниями букв латинского алфавита, начиная с A и заканчивая XFD.
8. Номера строк таблицы.
По умолчанию стандартная таблица Excel содержит 1 048 576 строк (более миллиона!), пронумерованных подряд. Методика доступа к ячейкам в таблице Excel напоминает игру «морской бой» и не должна вызывать у вас затруднений.
9. Навигатор по листам книги.
Книга Excel по умолчанию содержит 3 таблицы, называемые листами. Но в принципе количество листов в книге не ограничено ничем, кроме объема доступной физической памяти компьютера (поскольку книга загружается в память целиком). Таким образом, листов в книге может оказаться гораздо больше, чем может поместиться в области отображения их ярлычков. В этом случае «прокрутку» ярлычков внутри отведенной для них зоны можно осуществлять при помощи навигатора.манды Excel. Панель быстрого доступа является настраиваемой. По умолчанию на ней всего три кнопки, но путем настройки на нее можно вывести любое количество команд Excel.
10. Ярлычки листов.
По умолчанию в книге Excel листы имеют имена Лист 1, Лист 2 и Лист 3. Однако пользователь может давать добавляемым листам иные произвольные имена, а также изменять существующие стандартные имена листов.
11. Строка состояния.
В этой строке идентифицируется состояние тех или иных параметров Excel, а также некоторых свойств редактируемого документа. Различные области строки состояния не только являются индикаторами, но одновременно выступают в качестве инструментов. Это значит, что щелчок на некоторых значках строки состояния позволяет изменить соответствующий параметр.
12. Лента инструментов.
В Excel 2010 вы не найдете команд меню, к которым, возможно, уже привыкли в других программах Windows. Все команды, которые можно выполнить в Excel, объединены в группы по функциям и отображаются теперь только в виде красивых значков (инструментов). На первый взгляд эта красота может показаться неудобной, поскольку отсутствует текст. Но не переживайте: при наведении указателя мыши на любой из инструментов вы увидите развернутую и подробную подсказку (рис. 1.2), которая, безусловно, дает куда больше информации об инструменте (или команде), чем одно-два слова в названии команды меню.
Рис. 1.2. Подсказка для команды Условное форматирование
Я не зря уточнил, что так выглядит окно Microsoft Excel 2010 при стандартной настройке. Дело в том, что диапазон, в котором можно изменять внешний вид этой программы, добавляя и убирая те или иные элементы интерфейса и инструменты, очень велик. Благодаря такой гибкости вы можете легко настроить Excel «под себя», изменив ряд параметров, и внешне программа может при этом очень сильно измениться.
Упражнение
Щелкните мышью на листе Excel. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + →. Курсор в таблице переместится в самый ее конец. Убедитесь, что заголовком последнего столбца являются буквы XFD.
Упражнение
Щелкните мышью на листе Excel. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + ↓. Курсор в таблице переместится к последней строке. Убедитесь, что номер последней строки равен 1 048 576.
Рис. 13.2. Главное окно Microsoft Excel 2003:
1 – строка состояния; 2 – кнопки прокрутки ярлычков; 3 – ярлычок листа;
4 – заголовок строки; 5 – заголовок столбца; 6 – указатель ячейки; 7 – строка формул; 8 – кнопка вызова системного меню; 9 – строка заголовка;
10 – строка меню; 11 – панели инструментов; 12 – кнопка «Свернуть» (до значка пиктограммы); 13 – кнопка «Развернуть»; 14 – кнопка «Закрыть»;
15 – полоса вертикальной прокрутки линейки; 16 – полоса горизонтальной прокрутки линейки
После запуска Excel на экране отображается Главное окно программы (рис. 13.2, 13.3) чистой рабочей книгой. Основным элементом является окно программы. Каждая прикладная программа в Windows выполняется в отдельном окне, размеры которого можно изменить. После завершения работы с программой окно программы будет закрыто.
СТРОКА ЗАГОЛОВКА
Верхняя строка окна, которая содержит имя приложения «Microsoft Excel», называется строкой заголовка (кнопка 9) (рис. 12.2). С обеих сторон она ограничена кнопками. Слева в строке заголовка находится кнопка 8 для вызова системного меню, на которой изображен знак «Microsoft Excel». В системном меню содержатся команды, предназначенные для выполнения операций над окнами. Открыть меню можно с помощью щелчка мышью на кнопке.
В правой части строки заголовка находятся кнопки, с помощью которых можно быстро активизировать некоторые команды системного меню. Для выполнения операций над окнами могут использоваться три различных значка – кнопки 12, 13, 14. Кнопка 12 соответствует команде меню «Minimize» (Свернуть) и служит для сворачивания окна программы до размера значка (пиктограммы) на панели задач. После нажатия кнопки 13, окно программы будет занимать весь экран (полноэкранное представление), что соответствует активизации команды системного меню «Maximize» (Развернуть).
Кнопка 14 соответствует команде «Close» (Закрыть) и служит для выхода из программы Excel.
СТРОКА МЕНЮ
Под строкой заголовка находится строка меню (кнопка 10), в которой содержатся все команды программы Excel. С помощью щелчка мышью можно открыть выбранное ниспадающее меню, и на экране будут представлены содержащиеся в нем команды. Открытие меню с помощью клавиатуры выполняется посредством использования комбинаций клавиш. Каждое имя меню и каждая команда меню содержат подчеркнутую литеру. В сочетании с клавишей «Alt» эта литера служит для открытия меню или для вызова команды. Для открытия меню «Файл» следует нажать клавишу «Alt», а затем – клавишу с литерой «F».
С помощью двукратного нажатия клавиши «Esc» можно полностью закрыть меню. При однократном нажатии клавиши «Esc» меню будет закрыто, однако имя меню останется выделенным (оно будет представлено на другом, более темном фоне), и при этом нельзя будет выполнять операции в рабочей области.
Для закрытия меню с помощью мыши без выбора команд следует произвести щелчок левой кнопки мыши в области рабочего листа вне меню. Для перехода из открытого меню в другое меню достаточно щелкнуть на имени нужного меню. При этом предыдущее меню будет закрыто, так как нельзя открыть одновременно более одного меню. Кнопка системного меню не содержит литер. Для открытия системного меню окна Excel с помощью клавиатуры следует последовательно нажать клавишу «Alt» и клавишу пробела. Открыть системное меню окна рабочей книги можно с помощью клавиш «Alt» и «-».
Для выбора команды следует сначала открыть соответствующее меню. После открытия меню первая команда в нем будет выделена более темным фоном. Для активизации команды следует выполнить щелчок левой кнопки мыши на ее имени. Чтобы активизировать команду с помощью клавиатуры, нужно нажать клавишу с подчеркнутой литерой. В результате выбора некоторых команд открываются дополнительные подменю или диалоговые окна, в которых задаются параметры для выполнения команды. Имена таких команд отмечены треугольником (подменю) или троеточием (диалоговое окно).
Возле имен некоторых команд меню указаны функциональные клавиши или клавиатурные комбинации, с помощью которых можно активизировать выполнение данной команды.
ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ
Под строкой меню расположены две строки панелей инструментов (кнопка 11) (пиктографических меню) (рис. 13.2), в Excel 2007 панель инструменов сформирована в виде групп. Команды расположены по группам команд.. Excel предоставляет пользователю возможность создавать собственные панели инструментов или модифицировать уже существующие.
Каждая панель инструментов содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), которые предназначены для активизации выполнения определенных команд меню и функций программы.
СТРОКА ФОРМУЛ
Одинаковая для всех версий Excel. Под строками панелей инструментов располагается строка формул (кнопка 7) (рис.
13.2) которая предназначена для обработки содержимого ячейки. Она разделена на три части (рис. 13.3).
Рис.13.3 Три кнопки строки формул
Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки, которое можно редактировать с помощью кнопок, расположенных в центре строки. Редактирование можно производить и непосредственно в самой ячейке, но для обработки текстов, имеющих большую длину, гораздо удобнее воспользоваться строкой формул, поскольку длинный текст отображается в ней полностью.
Для перехода в режим редактирования содержимого текущей ячейки в строке формул следует нажать клавишу «F2» или выполнить щелчок мышью в правой части строки формул.
Если выполнить двойной щелчок на ячейке, то она станет текущей, и также произойдет переход в режим редактирования в строке формул.
Кнопка с изображением крестика служит для отмены последнего действия. Кнопка с изображением галочки служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки и соответствует клавише «Enter». Третья кнопка fx активизирует Мастер функций для работы с функциями.
В левой части строки формул (поле имени) указан адрес активной ячейки или выделенной области. Если для некоторых областей заданы имена, то они представлены в поле списка под полем имени и могут использоваться для быстрого перехода к желаемой области.
СТРОКА СОСТОЯНИЯ
В нижней части окна программы находится строка состояния (кнопка 1) (рис. 13.2). В левой части строки отображаются различные текстовые сообщения. При открытии уже существующей рабочей книги в строке состояния в графическом виде отображается процесс ее загрузки, и всегда видно, какая часть файла уже загружена. Строка состояния информирует пользователя также о том, можно ли вводить данные в рабочем листе или выбирать команду. В этом случае в ней появляется слово «Готов».
В правой части строки состояния в маленьких полях указан статус некоторых функций клавиатуры или текущий режим ввода.
ОКНО РАБОЧЕЙ КНИГИ
В окне рабочей книги находится рабочая книга, которая содержит по умолчанию три листа. Пользователь может вставить в рабочую книгу дополнительные листы (максимальное количество листов в рабочей книге – 256). Чтобы вставить новый лист, для этого нужно установить курсор мыши на лист, который уже есть, нажать правую кнопку мыши, и в контекстном меню выбрать команду «Добавить…». В появившемся меню выбрать «Лист», после нажать кнопку «ОК» (рис. 13.4)
Рис. 13.4 Вставка листа, группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007
Листы рабочей книги можно переименовать, дать свое имя. Для этого нужно воспользоваться нажатием правой кнопки на имени листа. Выбрать команду «Переименовать».
Рабочая книга, открываемая при загрузке программы, имеет временное имя «Книга 1». Если создается новая рабочая книга, ей присваивается имя «Книга 2».
Переход между различными листами рабочей книги выполняется с помощью ярлычков листов (кнопка 3) (рис. 13.5). После щелчка левой кнопки мыши на ярлычке нужного листа этот лист будет представлен на переднем плане в окне рабочей книги.
Рис. 13.5 Переименование лист, группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007
Для удаления листа из рабочей книги следует выбрать команду «Удалить» из контекстного меню ярлычка листа. В открывшемся диалоговом окне будет выдано предупреждение о том, что в случае удаления листа содержащаяся в нем информация будет уничтожена. Таким образом, пользователь получит последнюю возможность отметить выполнение этой операции.
Рис. 13.6 Удаление листа, группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007
Если возникла необходимость переместить лист на новую позицию, следует позиционировать курсор мыши на ярлычке листа и перетащить последний при нажатой левой кнопке мыши в нужное место. При перемещении рабочего листа над строкой, содержащей ярлычки листов, появляется указатель на позицию, куда можно вставить лист. После отпуска левой кнопки мыши лист будет вставлен в это место. Лист будет скопирован, если во время перемещения, клавиша «Ctrl» держать нажатой.
Для выполнения этой операции с помощью меню следует выбрать команду «Переместить/Скопировать лист» из меню «Правка» или та же команда из контекстного меню и указать в диалоговом окне в поле списка «Перед листом» имя листа, перед которым будет вставлен активный лист (13.7). При включенной опции «Создавать копию» активный лист будет скопирован в новую позицию.
Рис. 13.7 Команда «Переместить/Скопировать лист», группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007
Документ Microsoft Excel – или рабочая книга – состоит из рабочих листов. Каждый
рабочий лист имеет имя (ярлык рабочего листа). По умолчанию листы именуются
Лист1, Лист2, ЛистЗ, Диаграмма1; они могут быть следующих типов:
–
рабочий лист — электронная таблица;
–
лист диаграммы — графическое представление данных
электронной таблицы.
При необходимости можно добавлять новые листы,
достаточно щелкнуть на кнопке «Вставить лист».
Листы можно переименовывать: дважды щелкнуть
на название листа, и откроется его название для редактирования (рис.4).
Рисунок 4 – Редактирование названия листа
Если щёлкнуть правой кнопкой на ярлычке листа,
то можно из контекстного меню выбрать команду «Удалить» и удалить лист (рис. 5).
Рисунок 5 – Удаление листа
Рабочий лист
представляет собой сетку из строк и столбцов. Максимальный размер рабочего
листа — 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами от А до
Z и от АА до IV. Строки именуются числами от 1 до 65536.
На пересечении строки и столбцов рабочего листа
расположены ячейки (клетки). Каждая ячейка имеет адрес, который
образуется по следующему правилу:
, например, А10.
Ввод и редактирование данных производится в активной
ячейке. Активная ячейка выделяется жирной рамкой. Её имя содержится в поле
имени.
Диапазон (блок, интервал) ячеек — это прямоугольная область в таблице, содержащая несколько выделенных
ячеек. Адрес диапазона образуется как: 
например 
.
Выделение данных в таблице
Есть различные способы выделения данных в таблице.
Ячейка выделяется щелчком на ней. Всю таблицу можно выделить, если щелкнуть на
прямоугольники в левом верхнем углу таблицы (рис. 6).
Рисунок 6 – Выделение таблицы
Чтобы выделить строку, нужно щелкнуть на
номере строки, чтобы выделить столбец, нужно щелкнуть на его названии (рис. 7).
Рисунок 7 – Выделение столбца
Можно выделить несколько ячеек, для этого
нужно при выделении удерживать нажатой клавишу Ctrl. Для того чтобы
выделить 2 несмежных диапазона ячеек, нужно выделить вначале один диапазон, а
затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить второй (рис. 8).
Рисунок 8 – Выделение несмежных ячеек
Способы ввода данных в ячейку, форматы
ячейки, запись вещественных чисел в разных формах
При вводе данных в ячейку пользователь может
задавать формат этой ячейки. Делать это можно двумя способами:
–
щёлкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав из
контекстного меню соответствующую строку «Формат ячейки»;
–
щёлкнув в Ленте на вкладке «Главная» и выбрав нужную
кнопку для форматирования.
В ячейки рабочего листа можно вводить данные
двух типов:
–
константы;
–
формулы.
Константы — это значения, которые не
изменяются до тех пор, пока их не изменяют преднамеренно. Константы могут быть
следующих типов:
–
числовые,
–
текстовые (надписи),
–
даты и времени суток,
–
логические значения,
–
ошибочные значения.
Формула может содержать не более 1024
символов. Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.
Все формулы в MS Excel должны начинаться со
знака равенства. Без этого знака все введенные символы рассматриваются как
текст или число, если они образуют правильное числовое значение.
Формулы содержат вычисляемые элементы
(операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны
ссылок, заголовки, имена, функции.
По умолчанию вычисление по формуле
осуществляется слева направо, начиная с символа «=». Для изменения порядка
вычисления в формуле используются скобки.
В Excel включено 4 вида операторов:
–
арифметические,
–
текстовые,
–
операторы сравнения,
–
адресные операторы.
Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над
числами. Результатом вычисления формул, содержащих арифметические операторы,
всегда является число. К арифметическим операторам относятся: 
Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел.
Результатом вычисления формул, содержащих операторы сравнения, являются
логические значения Истина или Ложь. К операторам сравнения
относятся: 
Текстовый оператор
осуществляет объединение
последовательностей символов в единую последовательность.
Адресные операторы
объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К адресным операторам
относятся:
–
: — оператор диапазона,
ссылающийся на все ячейки между границами диапазона включительно;
–
, — оператор
объединения, ссылающийся на объединение ячеек диапазона. Например,
СУММ(В5:В15,С15:С25);
–
» » — оператор пересечения, ссылающийся на
общие ячейки диапазона. Например, в формуле СУММ(В4:С6 B4:D4) ячейки В4 и С4
являются общими для двух диапазонов. Результатом вычисления формулы будет сумма
этих ячеек.
Приоритет выполнения операций:
1.
операторы ссылок (адресные) «:», «,», « »;
2.
знаковый минус «-»;
3.
вычисление процента %;
4.
арифметические ^, *, /, +, -;
5.
текстовый оператор &;
6.
операторы сравнений =, <, >, <=, >=,
<>.
Если точно непонятно, в каком порядке MS
Excel станет выполнять операторы в формуле, целесообразно
использовать скобки даже тогда, когда на самом деле в них нет никакой
необходимости. Кроме того, при дальнейших модификациях скобки облегчат чтение и
анализ формул.
После ввода формулы в ячейку рабочего листа на экране в окне рабочего
листа в ячейку выводится результат вычисления.
При создании формул, содержащих ссылки на
ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от
содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении
содержимого этих ячеек. С помощью ссылок в формулах можно использовать данные,
находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же
ячейки в нескольких формулах. Также можно ссылаться на ячейки, находящиеся на
других листах книги, или в другой книге, или даже на данные другого приложения.
Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные
других приложений называются удалёнными.
В Excel существуют три типа ссылок:
–
относительные,
–
абсолютные,
–
смешанные.
Относительная
ссылка указывает на ячейку, основываясь на её положении относительно ячейки, в
которой расположена формула, к примеру, «на три строки ниже». При перемещении
формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую
переносится формула. Например, если в ячейке В2 записана формула
, то при копировании её в ячейку
B3 формула будет иметь следующие относительные ссылки 
; при копировании в 
формула будет такая: 
Абсолютными называются
ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не
изменяются при копировании формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед
именем столбца и именем строки.
Смешанные ссылки —
это ссылки, которые являются комбинацией абсолютных и относительных ссылок.
Например, фиксированный столбец и относительная строка: $B8.
Ссылки на ячейки других листов книги имеют
следующий формат:
, например, 
Если имя рабочего листа содержит пробелы, то
оно заключается в одинарные кавычки, например,
.
MS Excel позволяет ссылаться на диапазон ячеек
нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объёмной.
Например, 
.
Ссылки на ячейки других книг имеют следующий
формат:
, например:
В MS Excel предусмотрен
ещё один стиль ссылок, называемый R1C1[6]. При использовании этого стиля MS
Excel ссылается на ячейки по номерам строк и столбцов. В этом
режиме относительные ссылки выводятся не в терминах их реальных координат, а в
терминах их отношения к ячейке, в которой расположена формула.
Адрес ячейки С5 в такой системе будет
выглядеть как R5C3. Относительные, абсолютные и смешанные ссылки в такой
системе можно реализовать при помощи следующих конструкций типа:
–
RC – относительная ссылка на текущую ячейку;
–
R3C3 – абсолютная ссылка на ячейку $С$3;
–
RC6 – ссылка на ячейку из шестого столбца в текущей
строке;
–
RC[-3] – ссылка на ячейку, которая находится левее
на три столбца в текущей строке;
–
RC[4] – ссылка на ячейку, отстоящую на четыре
столбца правее в той же строке;
–
R[3]C[-4] – ссылка на ячейку, отстоящую на три
строки ниже и на четыре столбца левее от текущей ячейки.
Также для расчётов удобно использовать встроенные или пользовательские
функции листа.
Значения, над которыми функция выполняет
операции, называются аргументами.
Аргументы могут быть представлены константами
(числами, текстом, логическими значениями или ссылками) или формулами. Формулы
в свою очередь могут содержать другие функции, называемые вложенными. В MS Excel разрешается до семи уровней вложения функций в одной
формуле.
В общем виде любая функция может быть записана
в виде:
Существуют следующие правила ввода функций:
–
Имя функции всегда вводится после знака 
.
–
Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие
на начало и конец списка аргументов.
–
Между именем функции и знаком 
пробел не ставится.
–
Вводить функции рекомендуется строчными буквами.
Если ввод функции осуществлен правильно, Excel сам преобразует строчные буквы в
прописные.
Для ввода функций можно использовать Мастер
функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на вкладке Ленты
Формула или в строке формул (рис. 9).
Рисунок 9 – Кнопка Вставка функция
Мастер функций позволяет выбрать нужную
функцию из списка и выводит для настройки диалоговое окно (рис. 10, 11).
Рисунок 10 – Диалоговое окно Мастера функций
Рисунок 11 – Диалоговое окно для настройки аргументов
функции СУММ()
Excel содержит широкий набор функций,
позволяющих выполнять стандартные вычисления. Виды функций перечислены ниже:
–
математические;
–
инженерные, предназначенные для выполнения
инженерного анализа (работа с комплексными переменными; преобразование чисел из
одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в
другую);
–
информационные, для определения типа данных,
хранимых в ячейках;
–
логические, предназначенные для проверки выполнения
условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).
–
статистические, необходимые для выполнения
статистического анализа данных.
–
финансовые, предназначенные для проведения стандартных
финансовых расчётов (вычисление суммы платежа по ссуде, объёма периодических
выплат по вложению или ссуде, стоимости вложения/ссуды по завершении всех
платежей);
–
функции баз данных, предназначенные для анализа
данных из списков или баз данных.
–
функции для обработки текста (преобразование,
сравнение, сцепление строк и т. д.);
–
функции работы с датой и временем, позволяющие
анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах;
–
нестандартные функции, созданные пользователем для
собственных нужд с помощью встроенного языка программирования Visual Basic for
Application.
Если при записывании формулы допущены ошибки,
появится окно с сообщением об ошибках и советами по их исправлению. Если ошибки
исправить не удалось, лучше удалить формулу, составить и записать ее заново,
так как допущенные ошибки не дадут продолжить работу и сохранить документ.
Если при наборе формулы были допущены ошибки,
то в ячейку будет выведено значение ошибки. В MS Excel
определено семь ошибочных значений:
Таблица 1 – Сообщения об
ошибках
|
Сообщение об ошибке |
Описание ошибки |
|
1 |
2 |
|
#ДЕЛ/0! |
Попытка деления на 0. Обычно возникает, |
|
#ИМЯ? |
В формуле используется имя, отсутствующее в |
|
#ЗНАЧ! |
В формуле указан аргумент или операнд |
Продолжение таблицы 1
|
1 |
2 |
|
#ССЫЛКА! |
Отсутствует диапазон ячеек, на который |
|
#Н/Д |
Нет данных для вычислений. Аргумент функции Любая формула, которая ссылается на ячейки, |
|
#ЧИСЛО! |
Задан неправильный аргумент функции. Либо |
|
#ПУСТО! |
В формуле указано пересечение диапазонов, |
При поиске ошибок целесообразно использовать
вспомогательную функцию отслеживания зависимостей, которая позволяет графически
представить на экране связи между различными ячейками. Эта функция представляет
на экране влияющие и зависимые ячейки (вкладка Формула).
Рисунок 12 – Кнопки отслеживания зависимостей
Влияющие ячейки —
это ячейки, значения которых используются формулой, расположенной в активной
ячейке. Если ячейка имеет влияющие ячейки, значит, она обязательно содержит
формулу.
Зависимые ячейки —
это ячейки, которые содержат формулы, ссылающуюся на активную ячейку. Ячейка, имеющая
зависимые ячейки, может содержать и формулу, и константное значение.
Функция позволяет:
–
просмотреть все влияющие ячейки: будут указаны все
ячейки, на которые есть ссылки в формуле активной ячейки;
–
просмотреть все зависимые ячейки; будут указаны все
ячейки, в которых есть ссылка на активную ячейку;
–
определить источник ошибки; прослеживается путь
появления ошибки до ее источника. Excel выделяет ячейку, которая содержит
первую формулу в цепочке ошибок, рисует стрелки из этой ячейки к выделенной и
выводит окно сообщения. После нажатия кнопки OK Excel рисует стрелки из ячеек,
которые содержат значения, вовлекаемые в ошибочные вычисления.
Существуют также три специальные логические
функции ЕОШ, ЕОШИБКА и ЕНД, позволяющие перехватывать ошибки и значения #Н/Д и
предотвращать их распространение по рабочему листу. Функции имеют следующий
формат:
–
=ЕОШ(значение);
–
=ЕОШИБКА(значение);
–
=ЕНД(значение).
Эти функции проверяют значение аргумента или
ячейки и определяют, содержат ли они ошибочное значение. Функция ЕОШ проверяет
значение на все ошибки, за исключением #Н/Д, ЕОШИБКА отслеживает все ошибочные
значения, а ЕНД проверяет только появление значения #Н/Д.
В принципе аргумент «значение» может быть
числом, формулой или строкой символов, но обычно это ссылка на ячейку или
диапазон. В противном случае проверяется только одна ячейка диапазона – та,
которая находится в том же столбце или строке, что и формула. Обычно функции
ЕОШ, ЕОШИБКА и ЕНД используются в качестве логических выражений функции ЕСЛИ.
С другими возможностями табличного процессора MS
Excel вы познакомитесь, выполняя практические работы.