Книги, содержащие модель данных и визуализации данных, часто бывают очень большими и иногда превышают ограничения на размер файлов, накладываемые SharePoint Online или Office в Интернете в Microsoft 365.
В следующей таблице Excel 2010 2010 г. 2016 г. 2016 г. 2016 г. 2016 г. 2016 г. 2016 г. 2016 г. Советы по уменьшению размера модели см. в Excel модели данных с эффективным использованием памяти и надстройки Power Pivot.
Вы также можете использовать оптимизатор размера книги. Оно анализирует ваши книги Excel и при возможности дополнительно сжимает их.
|
Продукт или платформа |
Максимальный предел |
|---|---|
|
Excel 2013 |
В 32-битной среде выделяется 2 ГБ виртуального адресного пространства, предоставленного в совместный доступ Excel, книге и надстройкам, которые работают в том же процессе. Доля адресного пространства, выделяемого для модели данных, может достигать 500–700 мегабайт (МБ), но может быть и меньше, если загружаются другие модели данных и надстройки. 64-разрядная среда не накладывает жестких ограничений на размер файлов. Размер книги ограничен только объемом доступной памяти и ресурсами системы. |
|
SharePoint Server 2013 (1) |
Максимальный размер файла для отправки в библиотеку документов:
Максимальный размер файла для обработки книги в службах Excel:
|
|
Excel в Интернете в Office 365 3 |
Предельный общий размер файла — 250 МБ. Ограничения основного содержимого листа (все данные, хранящиеся не в модели данных) определяются согласно ограничениям размера файлов для книг в SharePoint Online. |
|
Power BI Pro или бесплатная служба |
0–250 МБ Узнайте, как уменьшить размер Excel книги для Power BI. |
(1) На SharePoint Server обратите внимание, что значения по умолчанию значительно ниже максимально допустимых. Попросите администратора SharePoint повысить пределы объема файлов, если ваш файл слишком велик для отправки или обработки. Дополнительные сведения о границах и ограничениях программного обеспечения для SharePoint Server 2013.
(2) Максимальный Upload размер должен быть настроен для каждого веб-приложения администратором SharePoint администратором. Администратор служб должен настроить максимальный размер книги в службах Excel. Дополнительные сведения для администраторов можно найти в окне Настройка максимального размера Upload на сайте TechNet.
(3) Ограничения в Microsoft 365 не настраиваются, но могут изменяться со временем. Последние сведения Microsoft 365 в Enterprise для служб. Вы также можете увидеть ограниченияSharePoint в Интернете.
Тема 1
РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL
1. Списки
По структуре организации данных рабочие листы можно разделить на две категории: списки и формы. Список – это рабочий лист, предназначенный для хранения информации о множестве различных объектов, например список служащих, база данных заказчиков, прейскурант, список заказов, полученных в течение года (рис. 1). Т.е. список – это подборка тематически связанных данных, представленных на одном рабочем листе.
Рис. 1. Пример списка в Microsoft Excel: 1- заголовок рабочего листа; 2- пустая строка отделяет заголовок от списка; 3- строка заголовка столбцов; 4- пустая ячейка в списке.
Форма – это рабочий лист, предназначенный для работы с информацией о конкретном предмете, например заказ на товар, отчет о расходах за данный месяц, счет-фактура конкретного клиента (рис. 2).
1
Рис. 2. Пример формы.
Почти любую информацию в Excel можно представить в виде списка. По существу, любой набор строк рабочего листа, содержащий информацию на определенную тему, является списком. Для обработки данных в списках Excel предоставляет ряд мощных средств. Но для того, чтобы использовать их преимущества, при создании списка необходимо придерживаться следующих правил.
1.Размещайте на рабочем листе не больше одного списка. Для размещения нескольких списков используйте другие листы той же рабочей книги. Некоторые средства Excel, предназначенный для обработки информации в списках, например, фильтры, могут одновременно использовать только один список.
2.Для каждого столбца создайте заголовок. Первую строку в списке следует использовать для заголовков столбцов. Заголовки должны описывать данные столбца. Excel допускает только одну строку заголовков в списке, поэтому если в заголовке необходимо использовать несколько слов, разместите текст заголовка в одной ячейке, но отформатируйте ее так, чтобы слова текста автоматически переносились на новую строку. Не оставляйте
2
пустой строки между заголовками столбцов и данными. Если требуется выделить заголовок, используйте такие средства, как увеличение высоты строки с заголовками, добавление границ ячеек или серой заливки. На рис. 1 заголовки столбцов списка размещены в строке 4. В заголовках используется формат автоматического переноса слов текста на новую строку.
3.Отделите заголовки столбцов от заголовка рабочего листа.
Если над заголовками столбцов нужно поместить заголовок рабочего листа или какие-либо другие заголовки, не забудьте оставить между ними одну пустую строку. Поскольку Excel допускает только одну строку заголовков, пустая строка отделить список от заголовка рабочего листа. На рис. 1 показан заголовок листа в строках 1 и 2. Строка 3 оставлена пустой, чтобы отделить список от заголовка.
4.Избегайте появления в списке пустых строк и столбцов. Хотя и допускается наличие пустых ячеек в списке, в нем не должно быть пустых строк и столбцов. Если в список вставлены пустые строки или столбцы для того, чтобы отделить одни данные от других, то для этой цели лучше увеличить высоту строки или ширину столбца, а пустые строки и столбцы следует удалить. На рабочем листе, показанном на рис. 1, имеется несколько пустых ячеек, но пустых столбцов и строк нет.
5.Результаты подсчета по столбцам следует отделить от списка. Результаты вычислений под списком нужно отделить от самого списка, оставив для этого пустую строку. Результаты вычислений, размещенные справа от списка, отделять не нужно.
6.Отделите список от других данных на рабочем листе. Для этого оставьте между ними пустые строки и столбцы. Excel использует их для распознавания «границ» списка.
2.Использование списка в качестве базы данных
Базы данных – это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или
3
задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части.
Чаще всего базы данных используются для хранения информации о многочисленных однородных объектах и событиях, таких, как расписание поездов, списки персонала, номенклатуры товаров и т.п.
Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.
Система Excel является не только электронной таблицей, но и своего рода системой управления базами данных. Какие признаки СУБД имеются в работе с электронными таблицами Excel? Такими признаками являются: ввод данных с помощью форм, средства сортировки и фильтрации, система запросов к внешним базам данных и др.
Базы данных состоят из одной или нескольких таблиц или списков с информацией. Базы данных бывают двух типов – простые и реляционные. Реляционная база данных – это база, в которой информация представлена в нескольких связанных таблицах, данные из которых могут отображаться одновременно. В Excel используются простые базы данных, а в Access, FoxPro и dBASE – реляционные.
В основе баз данных Excel лежат списки. Работая с электронными таблицами, вы привыкли к тому, что таблицы состоят из строк и столбцов. В базах данных аналогами строк и столбцов являются соответсвенно записи и поля. Каждая запись (строка таблицы) включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а поля (столбцы таблицы) содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов. Т.к. Excel
4
использует простые базы данных, состоящие из одного списка (одной таблицы) с информацией, иногда под списком и таблицей понимается одно и то же.
Таким образом, Excel:
•строка таблицы соответствует записи базы данных;
•столбец таблицы соответствует полю базы данных;
•заголовки столбцов таблицы соответствуют именам полей;
•диапазон ячеек, из которых состоит список соответствует базе
данных.
Поскольку списки размещаются на рабочем листе Excel, структура
листа накладывает естественные ограничения на будущие базы данных: число полей не может превышать 256, а число записей – 65535 минус один. Последняя цифра обусловлена тем, что полное число строк на листе равняется 216 — 1 (=65535), и первая строка обычно используется для ввода имен полей.
Перед тем, как приступить непосредственно к созданию базы данных, рекомендуется сначала воссоздать ее мысленно и сделать набросок на бумаге. Нужно хорошо представлять себе структуру базы данных (организацию хранения данных), то есть, из каких полей будет состоять список, и каков будет формат данных, которая и определяет возможности будущей обработки информации.
Структура списка определяется структурой одинаково организованных записей, его составляющих. Под структурой записи принято понимать совокупность ее полей (их имена, типы, назначение). Пусть, например, мы хотим создать список, содержащий информацию о студентах, обучающихся в нашем университете. Структура такого списка может быть достаточно простой (табл. 1).
В ячейках списка чаще всего хранятся константы соответствующих основных типов: числовые, текстовые, даты и времени. Кроме того, допустимо использование так называемых вычисляемых полей, содержащих
5
формулы. В нашем примере (рис. 3) это возраст. В качестве вычисляемого поля может выступать в зависимости от предметной области, например, стоимость партии товара, время до истечения срока годности продукта, стоимость услуги и т.п.
|
Таблица 1 |
||||
|
№ |
Имя поля |
Тип поля |
Назначение |
Комментарий |
|
п/п |
||||
|
1. |
Фамилия |
Текстовое |
Эти поля предназначены |
Строки состоят из букв |
|
2. |
Имя |
Текстовое |
для хранения ФИО |
кириллицы без |
|
3. |
Отчество |
Текстовое |
студента |
ведущих и хвостовых |
|
4. |
Факультет |
Текстовое |
Название факультета |
пробелов, первый |
|
символ – прописная |
||||
|
буква |
||||
|
5. |
Курс |
Текстовое |
Номер курса |
|
|
6. |
Группа |
Текстовое |
Название группы |
Четырехсимвольная |
|
строка: первые три |
||||
|
символа – |
||||
|
специальность, |
||||
|
четвертый – буква, |
||||
|
кириллицы, задающая |
||||
|
номер группы |
||||
|
7. |
Дата рождения |
Дата |
Дата рождения студента |
Например, «15.06.90» |
|
8. |
Возраст |
Вычисляемое |
Возраст в годах |
Вычисляется по |
|
формуле: |
||||
|
текущий год – год даты |
||||
|
рождения |
При формировании вычисляемых полей необходимо придерживаться двух основных правил:
1)ссылки на ячейки внутри списка, а это поля одной и той же записи, должны быть относительными;
2)ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.
3.Ввод и редактирование данных в базе данных
Данные можно вводить непосредственно в рабочий лист, просто добавляя к списку новые строки и пользуясь правилами и приемами ввода и редактирования данных. Но можно для ввода использовать форму данных, которая представляет собой диалоговое окно для создания и редактирования записей (рис. 4).
6
Рис. 3
Рис. 4. Форма: 1- название формы; 2- заголовки столбцов списка выступают именами полей.
Форма данных вызывается командой меню Данные→ Форма. Чтобы форма отобразилась на экране, на листе должна быть, по крайней мере, одна строка данных (одна запись). Однако удобнее работать с диалогом формы, когда на листе имеются как минимум две строки, из которых верхняя строка представлена названиями столбцов (названиями полей). Тогда Excel распознает структуру будущей базы данных и выведет в форму содержание записей.
7
Ввода данных с помощью форм осуществляется следующим образом.
1.Укажите в списке ячейку, начиная с которой будут добавляться в список новые записи.
2.Выберите в меню Данные команду Форма и в открывшемся диалоговом окне (рис. 4) щелкните на кнопке Добавить.
3.В пустые поля формы введите данные новой записи (рис. 5). Для перехода к следующему полю пользуйтесь клавишей Tab или щелчком мышью, а для перехода к предыдущему полю – комбинацией Shift+Tab.
Рис. 5. Форма для добавления новой записи.
4.Отменить добавление записи можно щелчком по кнопке Вернуть. После этого вы вернетесь к предыдущей введенной записи.
5.Заполнив необходимые текстовые поля, нажмите Enter или щелкните по кнопке Добавить. После этого запись будет внесена в список, а поля будут очищены для набора следующей записи.
6.Завершив ввод записей, закройте диалоговое окно щелчком на кнопке Закрыть.
8
После ввода записи в список ее можно удалить обычными средствами (например, выделить запись и нажать Delete), но можно удалить и с помощью формы. Следует помнить, что, когда вы удаляете запись, используя форму, запись удаляется окончательно. Операцию удаления записи с помощью формы отменить нельзя.
Для удаления записи с помощью формы необходимо:
1.Щелкните по любой ячейке из списка.
2.Выполните команду меню Форма→ Данные.
3.Выберите нужную запись в форме, пользуясь вертикальной полосой прокрутки или кнопками Назад и Далее.
4.Нажмите кнопку Удалить;
5.В открывшемся при этом диалогом окне с предупреждением «Запись, выведенная на экран, будет удалена» нажмите кнопку ОК.
6.Закройте форму щелчком по кнопке Закрыть.
4.Сортировка данных
Сортировка – это изменение относительного положения данных в списке в соответствии со значением или с типом данных. Данные обычно сортируются по алфавиту, по численному значению или по дате.
По умолчанию в Excel принят следующий порядок сортировки:
Если содержимым ячеек являются числа, то они сортируются в порядке возрастания: от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
Если в ячейки записан текст, то при сортировке производится сравнение содержимого ячеек по символам слева направо (регистр при сортировке не учитывается).
Строки списка (записи) могут быть отсортированы на основе данных любого из столбцов (полей). Следует различать сортировку, производимую по одному столбцу, и сортировку по нескольким столбцам.
Сортировка по одному параметру
9
Рассмотрим приемы сортировки по одному столбцу или параметру.
Сортировка по одному столбцу без выделения. Для проведения сортировки по одному столбцу надо выполнить следующие действия.
1.Выделите любую ячейку в столбце, по которому следует провести сортировку. Например, если список на рис. 1 нужно отсортировать
валфавитном порядке фамилий студентов, то выделить ячейку в столбце Фамилия.
2.Щелкнуть на кнопке Сортировка по убыванию или Сортировка по возрастанию стандартной панели инструментов (рис. 6).
Рис. 6. Кнопки Сортировка по убыванию и Сортировка по возрастанию стандартной панели инструментов.
Excel автоматически выделит весь список и осуществит сортировку записей. Строки будут упорядочены на основе данных того столбца, по которому происходит сортировка (для рис. 7. это столбец Фамилия), при этом строки таблицы переставляются целиком. Заголовки (подписи) столбцов в процесс сортировки по умолчанию не попадают.
Рис. 7. Результаты сортировки.
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Здравствуйте,помогите, пожалуйста с реализацией этого:
Основные понятия баз данных в Excel
Область таблицы можно рассматривать как базу данных (список). Столбцы этой таблицы называются полями, а строки называются записями.
Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:
— первая строка базы данных (таблицы Excel) должен содержать неповторяющиеся имена полей;
— остальные ряды базы данных содержат записи, которые не должны быть пустыми рядами;
— информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.
Формирование данных списка в Excel
Это можно сделать, вводя данные непосредственно в электронную таблицу или используя форму.
Наиболее простой метод ввода информации в базу данных — это впечатывание данных в ячейки электронной таблицы. Ввод и удаление записей и полей осуществляется аналогично таким же действием над рядами и столбцами обычной электронной таблицы.
Чтобы сделать ввод данных более простым и эффективным, можно использовать экранные формы, с помощью которых можно добавлять, редактировать, удалять записи, осуществлять поиск в базе данных значительно быстрее.
Формы — это окно диалога, упрощающее управление базой данных. Вот некоторые аспекты работы с формой:
— в окне расположена только одна запись, доступная для редактирования или добавления;
— в форме можно увидеть значительно больше полей записи, чем в табличном поле и списке. Фактически, в зависимости от размера экрана, можно видеть не менее 18 полей в одной форме;
— когда удаляете или добавляете записи с помощью формы, Excel автоматически перестраивает интервал списка;
— работа с помощью формы в высшей степени безопасна для данных. Excel предотвращает путаницу данных при добавлении записей и требует подтверждения при удаления записей. Полезной особенностью форм является то, что Excel создаст форму автоматически, основываясь на структуре базы данных. Чтобы посмотреть форму, выделите ячейки базы данных и затем выберите функцию Форма в меню Данные. Форма списка абитуриентов приведена на рис. 8.1.
Сортировка данных в ячейках в Excel
Данные в ячейках можно сортировать по возрастанию и по убыванию, используя одновременно до трёх ключей. Excel может использовать заголовки полей для «названий» полей (рис. 8.2).
Порядок сортировки:
1. Выделите (включая заголовки) те ячейки, строки и столбцы, которые вы собираетесь сортировать.
2. Выберите Данные, Сортировка.
3. Укажите первый ключ для сортировки. Если столбцы подписаны, их названия будут в списке.
4. Задайте тип сортировки – по возрастанию или по убыванию. Если нужна дополнительная сортировка, перейдите ко второму критерию и выберите нужный пункт.
5. Когда все параметры сортировки будут установлены, щелкните на OK и проверьте результаты.
Фильтрование данных списка в Excel
Одной из проблем, присущих большим спискам, является сложность поиска и выделения из них нужной информации. Некоторую помощь оказывает сортировка, хотя все равно работать приходится с целым списком. Если необходимо определить данные, которые нужны для работы, а затем с помощью Excel вывести на экран только эти записи используют процедуру фильтрования данных.
Выделите все ячейки с данными, включая заголовки столбцов.
В меню Данные выберите Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации.
Автофильтр не позволяет вводить условия для разных столбцов, объединенных логическим ИЛИ, а также более сложные логические условия. В этом случае следует команду Расширенный фильтр из меню Данные.
Использование расширенного фильтра
Прежде чем выполнять вызов диалогового окна Расширенный фильтр, необходимо сформировать диапазон условий. Обычно его размещают перед исходным списком, т.е. в первых строках рабочего листа, что обеспечивает постоянный доступ к критерию для внесения изменений. Диапазон условий должен включать заголовки строк исходного списка и хотя бы одну строку с критериями отбора записей списка.
Значения условий фильтрации, размещенные в одной строке диапазона критериев, объединяются логической функцией И, а значения условий, заданные в разных строках области критериев, связываются функцией ИЛИ. Диапазон условий должен отделяться от исходного списка, по крайней мере, одной пустой строкой. Формирование диапазона условий фильтрации на одном листе с исходным списком показано на рис. 8.4.
Скопируйте заголовки столбцов «I», «II», «III», «Итого» в соседние ячейки.
Т.к. по полям «I», «II», «III» необходимо провести фильтрацию по двум критериям, то добавьте дополнительные столбцы (см. рис. 8.4).
Задайте условия фильтрации: в первой строке в первом поле «I» задайте “>=17,5”, во втором поле «I» — “<=25”, в поле «Итого» “>75”; во второй строке в первом поле «II» задайте “>=17,5”, во втором поле «II» — “<=25”, в поле «Итого» “>75”; аналогично оформите третью строку. Т.о. получается логическое условие – (тройка по I контрольной работе И итоговый балл – хорошо или отлично) ИЛИ (тройка по II контрольной работе И итоговый балл – хорошо или отлично) ИЛИ (тройка по III контрольной работе И итоговый балл – хорошо или отлично).
После ввода условий в область критериев, в меню Данные выберите команду Расширенный фильтр.
Заполните поля (рис. 8.5). В поле Исходный диапазон укажите диапазон ячеек исходного списка. В поле Диапазон условий введите ссылку на ячейки области критериев. Это выделение можно сделать с помощью мыши.
Щелкните по кнопке ОК. В исходном списке скроются строки, не удовлетворяющие условиям критерия.
Результат фильтрации списка можно скопировать в другую область рабочего листа, на котором находится исходный список, или на отдельный лист текущей книги. С копией отфильтрованной таблицы можно выполнить новые действия, не испортив исходный список.
Командой Данные – Фильтр — Отобразить все верните список в исходное состояние.
Когда результат фильтрации необходимо разместить в другом месте по отношению к исходному списку, то необходимо выполнить следующие правила:
— строка заголовков для результата фильтрации должна быть скопирована на тот же рабочий лист, что и диапазон условий;
— начинать фильтрацию списка надо с рабочего листа, на котором расположен диапазон условий.
Выделите диапазон условий и скопируйте его на новый лист.
Заполните окно команды Расширенный фильтр (рис. 8.6.). В окне Расширенный фильтр щелкните в поле Скопировать результат в другое место, а в поле Поместить результат в диапазон введите ссылку на крайнюю верхнюю ячейку нового места расположения результата.
Условия и результаты фильтрации для задания 6 приведены на рис. 8.7.
Задание 7. Подведите итоги: сколько в группе отличников (итоговый балл >= 91), хорошистов (балл >= 75 и < 91), троечников (балл >= 45 и < 75) и двоечников (балл < 45).
Для создания промежуточных и общих итогов в списке применяют команду Итоги из меню Данные.
Формирование итогов
Подведение итогов можно осуществлять по нескольким показателям: определению количества элементов списка, суммированию величин, нахождению максимального, минимального или среднего значения, а также использовать более сложные статистические функции, такие как поиск стандартного отклонения или дисперсии.
Перед использованием команды Итоги следует провести сортировку данных.
Добавьте после поля «Итоги» новое поле «Ученик». В ячейки поля введите формулу, позволяющую определить, кем – отличником, хорошистом, троечником или двоечником – является тот, или иной ученик (используйте функцию ЕСЛИ).
Отсортируйте весь список по убыванию итогового балла. Вторичную сортировку организуйте по полю «Фамилия» по возрастанию.
Выделите любую ячейку списка.
Дайте команду Итоги из меню Данные. По этой команде откроется диалоговое окно Промежуточные итоги (рис. 8.8). В нем задаются поле, при каждом изменении значения которого будут вычисляться итоговые значения (в нашем случае – «Ученик»), и операция (подсчет количества), которая будет применяться к значениям полей, отмеченных в списке Добавить итоги по («Ученик»).
Щелчок по кнопке ОК вставляет итоговые строки и структурирует список (фрагмент списка с итогами приведен на рисунке 8.9).
В процессе подведения промежуточных итогов Excel автоматически структурирует рабочий лист. При этом взаимосвязанные данные группируются вместе. Вертикальные линии слева на полях рабочего листа заканчиваются вверху рядом кнопок, называемых кнопками уровня.
Щелкая на пронумерованные кнопки уровней, можно скрывать детали таблицы, чтобы показать только нужную информацию.
Щелкните по кнопке 1-го уровня. Рабочий лист отображает только общий итог по всем данным. Чтобы вернуть все записи списка щелкните либо кнопку «плюс» первого уровня, либо кнопку третьего уровня, отвечающего за все элементы базы данных.
Щелкните по кнопке второго уровня. Рабочий лист отображает только итоговые значения. Восстановите полный список.
Для приведения списка в исходное состояние, когда промежуточные итоги больше не нужны, дайте команду Данные, Итоги и, в открывшемся окне, щелкнуть по кнопке Убрать все.
Последний раз редактировалось TALGAT 26 янв 2012, 14:15, всего редактировалось 2 раз(а).
Базы данных (БД) — набор упорядоченной информации, которая хранится в одном месте. Их создают, чтобы быстро находить, систематизировать и редактировать нужные данные, а при необходимости собирать их в отчёт или показывать в виде диаграммы.
Специализированных программ для формирования и ведения баз данных много. В том же MS Office для этого есть отдельное приложение — Microsoft Access. Но и в Excel достаточно возможностей для создания простых баз и удобного управления ими. Есть ограничение — количество строк базы данных в Excel не должно быть больше одного миллиона.
В статье разберёмся:
- как выглядит база данных в Excel;
- как её создать и настроить;
- как работать с готовой базой данных в Excel — фильтровать, сортировать и искать записи.
База данных в Excel — таблица с информацией. Она состоит из однотипных строк — записей базы данных. Записи распределены по столбцам — полям базы данных.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Названия полей — шапка таблицы — определяют структуру базы данных. Они показывают, какую информацию содержит база. В примере выше это имя менеджера автосалона, дата продажи, модель и характеристики автомобиля, который он продал.
Каждая запись — строка таблицы — относится к одному объекту базы данных и содержит информацию о нём. В нашем примере записи характеризуют продажи, совершённые менеджерами автосалона.
При создании базы данных нельзя оставлять промежуточные строки полностью пустыми, как на скриншоте ниже. Так база теряет свою целостность — в таком виде ей нельзя управлять как единым объектом.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Разберём пошагово, как создать базу данных из примера выше и управлять ей.
Создаём структуру базы данных
Выше мы определили, что структуру базы данных определяют названия полей (шапка таблицы).
Задача для нашего примера — создать базу данных, в которой будут храниться все данные о продажах автомобилей менеджерами автосалона. Каждая запись базы — одна продажа, поэтому названия полей БД будут такими:
- «Менеджер»;
- «Дата продажи»;
- «Марка, модель»;
- «Цвет»;
- «Год выпуска»;
- «Объём двигателя, л»;
- «Цена, руб.».
Введём названия полей в качестве заголовков столбцов и отформатируем их так, чтобы они визуально отличались от дальнейших записей.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Создаём записи базы данных
В нашем примере запись базы данных — одна продажа. Перенесём в таблицу всю имеющуюся информацию о продажах.
При заполнении ячеек с записями важно придерживаться одного стиля написания. Например, Ф. И. О. менеджеров во всех строках вводить в виде «Иванов И. И.». Если где-то написать «Иван Иванов», то дальше в работе с БД будут возникать ошибки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На этом же этапе важно проконтролировать, подходит ли формат ячеек данным в них. По умолчанию все ячейки получают общий формат. Чтобы в дальнейшем базой данных было удобнее пользоваться, можно изменить формат там, где это нужно.
В нашем примере данные в столбцах A, C и D должны быть в текстовом формате. Данные столбца B должны быть в формате даты — его Excel определил и присвоил автоматически. Данные столбцов E, F — в числовом формате, столбца G — в финансовом.
Чтобы изменить формат ячейки, выделим нужный столбец, кликнем правой кнопкой мыши и выберем «Формат ячеек».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся меню выберем нужный формат и настроим его. В нашем примере для ячейки «Цена, руб.» выберем финансовый формат, уберём десятичные знаки (знаки после запятой) и выключим отображение символа ₽.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Также изменить формат можно на панели вкладки «Главная».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Присваиваем базе данных имя
Для этого выделим все поля и записи базы данных, включая шапку. Нажмём правой кнопкой мыши и выберем «Имя диапазона».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне вводим имя базы данных без пробелов.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — мы внесли в базу данных информацию о продажах и отформатировали её. В следующем разделе разберёмся, как с ней работать.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сейчас в созданной базе данных все записи расположены хаотично — не упорядочены ни по датам, ни по фамилиям менеджеров. Разберёмся, как привести БД в более удобный для работы вид. Все необходимые для этого функции расположены на вкладке «Данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Для начала добавим фильтры. Это инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент.
Подробнее о фильтрах в Excel говорили в этой статье Skillbox Media.
Выберем любую ячейку из базы данных и на вкладке «Данные» нажмём кнопку «Фильтры».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками.
Предположим, нужно показать только сделки менеджера Тригубова М. — нажмём на стрелку поля «Менеджер» и оставим галочку только напротив него. Затем нажмём «Применить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — в базе отражены данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация. Чтобы её снять, нужно нажать на этот дополнительный значок и выбрать «Очистить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Записи БД можно фильтровать по нескольким параметрам одновременно. Для примера покажем среди продаж Тригубова М. только автомобили дешевле 2 млн рублей.
Для этого в уже отфильтрованной таблице откроем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажмём на параметр «Выберите». В появившемся меню выберем параметр «Меньше».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем в появившемся окне дополним условие фильтрации — в нашем случае «Меньше 2000000» — и нажмём «Применить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь БД показывает только те проданные менеджером авто, цена которых ниже 2 млн рублей.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Кроме этого, в Excel можно установить расширенный фильтр. Он позволяет фильтровать БД по сложным критериям сразу в нескольких столбцах. Подробно о том, как настроить расширенный фильтр, говорили в статье.
Сортировка — инструмент, с помощью которого данные в БД организовывают в необходимом порядке. Их можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел, по дате.
Для примера отсортируем сделки выбранного менеджера в хронологическом порядке — по датам. Для этого выделим любую ячейку в поле «Дата продажи» и нажмём кнопку «Сортировка».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне выберем параметр сортировки «От старых к новым» и нажмём «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — теперь все сделки менеджера даны в хронологическом порядке.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
То же самое можно сделать другим способом — выбрать любую ячейку столбца, который нужно отсортировать, и нажать на одну из двух кнопок рядом с кнопкой «Сортировка»: «Сортировка от старых к новым» или «Сортировка от новых к старым». В этом случае данные отсортируются без вызова дополнительных окон.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Кроме стандартной сортировки в Excel, можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем. Эта функция полезна, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется отсортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов.
Подробнее о пользовательской сортировке в Excel говорили в этой статье Skillbox Media.
В процессе работы базы данных могут разрастись до миллиона строк — найти нужную информацию станет сложнее. Фильтрация и сортировка не всегда упрощают задачу. В этом случае для быстрого поиска нужной ячейки — текста или цифры — можно воспользоваться функцией поиска.
Предположим, нужно найти в БД автомобиль стоимостью 14 млн рублей. Перейдём на вкладку «Главная» и нажмём на кнопку «Найти и выделить». Также быстрый поиск можно задавать с любой вкладки Excel — через значок лупы в правом верхнем углу экрана.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне введём значение, которое нужно найти, — 14000000 — и нажмём «Найти далее».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — Excel нашёл ячейку с заданным значением и выделил её.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
- В этой статье Skillbox Media собрали в одном месте 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.
- Также в Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
- Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.
Другие материалы Skillbox Media по Excel
- Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами
- Как установить фильтр и расширенный фильтр в Excel: детальные инструкции со скриншотами
- Как сделать ВПР в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
- Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами
- Основы Excel: как использовать функцию ЕСЛИ
- Как сделать сводные таблицы в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
5
Лабораторная работа № 8
«Работа с электронной таблицей Excel как с базой данных.
Сортировка и фильтрация данных»
Цели работы:
-
познакомиться с использованием электронной таблицы как базы данных;
-
научиться осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям; научиться производить сортировку информации.
Задание 1. Заполните таблицу, содержащую информацию о планетах Солнечной системы согласно рисунку 8. 1 и сохраните ее под именем раб_6.xls.
Рис. 8. 1.
Единицы измерения, используемые в таблице:
-
период обращения по орбите — в земных годах;
-
среднее растояние от Солнца — в млн. км;
-
экваториальный диаметр — в тыс. км;
-
масса — х1024 кг.
Основные понятия баз данных
Область таблицы А2:F12 можно рассматривать как базу данных. Столбцы А, В, C, D, E, F этой таблицы называются полями, а строки с 3 по 12 — записями. Область A2:F2 содержит имена полей.
Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:
-
первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей;
-
остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;
-
информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т. е. только цифры или только текст.
Основная работа с любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.
Фильтрация данных
Команды Данные, Фильтр позволяют выделять (фильтровать) нужные записи. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр — Автофильтр, так и через ручной — Расширенный.
Автофильтр
П
ри использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее. Затем нужно выполнить команды Данные, Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации. В появляющемся подменю пункт Условия вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации (см. рис. 8.2). Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическим И или ИЛИ.
Рис. 8. 2.
Задание 2. С использоованием Автофильтра осуществить поиск планет, начинающихся на букву С или букву Ю с массой менее 600х1024 кг.
2.1. Выполните команды Данные, Фильтр, Автофильтр.
На полях появились кнопки.
2.2. Нажмите на кнопку в поле Планета. Выберите пункт Условие.
2.3. В диалоговом окне задайте критерии согласно рис. 8. 2. и нажмите на кнопку ОК.
Проверте! В базе данных остались планеты Солнце, Юпитер, Сатурн.
2.4. Нажмите на кнопку на поле Масса. Выберите пункт Условие.
2.5. В диалоговом окне задайте критерий: Масса
Проверте! Остался только Сатурн.
2.6. Выполните команды меню Данные, Фильтр, Все.
Задание 3. С использованием Автофильтра самостоятельно:
-
Осуществите поиск планеты, имеющтх экваториальный диаметр менее 50 тыс. Км. И массу менее 4х1024 (ответ:Меркурий, Марс, Плутон);
-
Осуществите поиск планет, находящихся от Солнца на расстоянии не менее 100 млн.км, имеющих массу в диапазоне от 3х1024 до 500х1024кг, а так же не долее 2 спутников (ответ:Венера, Земля, Нептун).
Расширенный фильтр
При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать) три области (см. рис. 8. 3.):
-
Интервал списка — область базы данных (А2:F12);
-
Интервал критериев — область, где задаются критерии фильтрации (А14:F15);
-
Интервал извлечения-область,в которой будут появляться результаты фильтрации (А17:F21).
И
мена полей во всех интервалах должны точно совпадать.
Рис. 8. 3.
Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.
Если необходимо получать результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать Копировать на другое место (см.. рис. 8. 4.)
Задание 4. С использованием Расширенного фильтра осуществить поиск планет с периодом обращения более 10 земных лет и количеством спутников не менее 2.
4.1. Создайте интервал критерии поиска в интервал критериев.
4.3. Поместите курсор в область базы данных.
Рис. 8. 4
4.4. Выполните команды Данные, Фильтр, Расширенный фильтр.
4.5. Установите Копировать на другое место.
4.6. Проверьте правильность задания интервалов. Нажмите кнопку ОК.
Проверте! Должны быть найдены планеты Юпитер, Сатурн, Уран, Нептун.
Задание 5. Сохраните результаты в файле planeta..xls..
Задание 6. Распечатайте результаты работы, предварительно введя в строку 13 заголовок «Критерии поиска», а в строку 16 заголовок «Результаты поиска».
Задание 7 . С использованием Расширенного фильтра самостоятельно:
-
Найдите планеты, имеющие период обращения более 2 световых лет и экваториальный диаметр более 50 тыс. Км (ответ: Уран, Плутон );
-
Осуществите поиск планет, находящихся от Солнца на расстоянии более 1000 млн.км.., а так же имеющих более 1 спутника (ответ: Сатурн, Уран, Нептун).
Сортировка данных
Команды Данные, Сортировка позволяют упорядочивать (сортировать) базу данных.
Для выполнения сортировки необходимо выделить область базы или поместить в нее курсор, а затем выполнить команды Данные, Сортировка. При этом появится диалоговое окно. Нужно установить Сортировать по и выбрать название поля, по которому нужно производить сортировку (см. рис.8. 5.)
Рис. 8. 5.
Кроме того, необходимо указать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку ОК.
После указанных действий база будет упорядочена. Символьные поля упорядочиваются в алфавитном порядке.
Задание 8. Отсортируйте данные в таблице в порядке убывания количества спутников.
Задание 9. Отсортируйте данные в таблице в алфавитном порядке названий планет.
Задание 10. Отсортируйте данные в порядке увеличения их расстояния от солнца.
Задание 11. Подведите итоги.
Проверьте:
-
знаете ли вы, что такое: база данных; имя поля; поле; запись; требования к базе;
-
умеете ли вы: производить поиск информации в базе по различным критериям;
-
производить сортировку информации.
Предъявите преподавателю:
-
файл раб_6.xls;
-
файл planeta.xls;
-
распечатку файла planeta.xls.
Учитель информатики Ющенко А.П. МОУ СОШ с УИОП №29 г. Георгиевск