Ограничение на форматирование word

Enable and restrict editing in Microsoft Word

What to Know

• To enable editing, go to Review > Restrict Editing and uncheck all boxes in the Restrict Editing pane.
• To restrict formatting changes, under Formatting Restrictions, select Settings.
• To restrict changes to parts of a document, select Allow only this type of editing in the document.

This article explains how to enable and disable editing in Microsoft Word. These instructions apply to Microsoft Word for Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2010, and Word for Mac.

How Do I Enable Editing in Word?

You can only turn editing on and off if you are the owner of a document. Here’s how to turn on editing in documents that have previously been restricted:

1. Select the Review Tab, then select Restrict Editing.

2. In the Restrict Editing pane, uncheck Limit formatting to a selection of styles and Allow only this type of editing in the document.

How to Restrict Formatting Changes in Word

If you share a document with other people, you can restrict specific actions that users can take in the document. You can disable editing altogether and make the file read-only, or you can restrict editing to certain parts of the document. To restrict the formatting changes, follow the steps below.

1. Select the Review Tab, then select Restrict Editing.

2. Under Formatting Restrictions, select Settings.

3. In the pop-up window, check the Limit formatting to a selection of styles box.

4. Choose what to restrict, or select All. You must check the three boxes at the bottom separately. When you’re done, select OK.

5. Under Start Enforcement, select Yes, Start Enforcing Protection.

6. A prompt will appear to add a password to that portion of the document. Click OK, and the changes will take effect.

How to Restrict Changes to Certain Parts of the Document

Without making it read-only, restricting changes to certain parts of a shared document is also possible.

1. Select the Review Tab, then select Restrict Editing.

2. Under Editing Restrictions, select Allow only this type of editing in the document.

3. Select the drop-down to choose what you want to restrict (forms, comments, track changes). Choose No changes (Read Only) to restrict everything.

4. Under Exceptions (Optional), add any users you want to exempt from restrictions.

5. Under Start Enforcement, select Yes, Start Enforcing Protection.

6. A prompt will appear to add a password to that portion of the document. Click OK, and the changes will take effect.

FAQ

• Why can’t I enable editing in Word?

  The document is probably locked. To unlock it, you must sign in as the document owner and then remove the password protection restriction. Select File > Info > Protect Document > Encrypt with Password > remove the password > OK.

• Can you edit a scanned document in Word?

  Yes. As long as the document is in PDF format, you can edit a scanned document in Word. Just open the PDF in Word to convert the document.

• How do I turn off track changes in Word?

• How do I turn off AutoCorrect in Word?

  To change AutoCorrect settings in Word, go to File > Options > Proofing > AutoCorrect Options. From here, you can customize the feature or turn it off altogether.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

Если вы не сохраните документ Word как доступный только для чтения, любой, у кого есть копия файла, может его редактировать. Также в большинстве случаев довольно легко обойти защиту файла только для чтения. Это затрудняет защиту документа от ненужных изменений, если вы не решите изменить формат и сохранить его как PDF.

Однако это ограничивает любые изменения документа в целом. К счастью, Microsoft Word включает дополнительные элементы управления, которые позволяют защитить части документа Word от редактирования.

Вы можете ограничить изменения, ограничив доступные параметры форматирования или ограничив области, которые можно редактировать. Если вы являетесь частью домена Windows, вы также можете использовать службу управления правами (RMS), чтобы ограничить редактирование документов на основе вашей учетной записи. Вот что вам необходимо сделать, чтобы защитить части документа Word от редактирования.

Если вы хотите разрешить изменения в документе Word, но ограничить тип форматирования, который можно использовать (например, для поддержания заданного стиля), вы можете сделать это с помощью Ограничить редактирование меню.

Чтобы получить к нему доступ, откройте документ Word. На ленте нажмите Обзор> Ограничить редактирование. Появится панель меню справа.

Чтобы ограничить использование определенных стилей форматирования, выберите Ограничьте форматирование набором стилей флажок, затем нажмите Настройки вариант внизу.

В меню выберите стили, которые вы хотите разрешить в своем документе. Если вы хотите использовать минимальный рекомендуемый вариант Word (с доступными только базовыми стилями), нажмите Рекомендуемый минимум. Или нажмите Никто или же Все для выбора или снятия отметок со всех элементов.

Когда вы будете довольны выбранными параметрами форматирования, нажмите Хорошо для сохранения настроек.

Настройки форматирования будут применены после того, как вы внесете изменения в силу. Для этого нажмите кнопку Да, начать усиление защиты вариант.

в Начать усиление защиты введите контрольный пароль. Это не позволит пользователям без пароля отключить защиту. Однако, поскольку документ не зашифрован, эти ограничения можно легко обойти.

Или выберите Аутентификация пользователя, только авторизованным пользователям в домене Windows разрешено удалять пароль. Документ будет зашифрован, но этот выбор ограничен корпоративными или образовательными пользователями, использующими службу управления правами (RMS).

Нажмите Хорошо чтобы сохранить свой выбор.

После сохранения в документе будут доступны только выбранные вами параметры форматирования. Вы не сможете использовать другие параметры форматирования, не отключив принудительное исполнение и не вернув документ в нормальное состояние.

Ограничить редактирование документа Word по выделению

Если вы хотите ограничить изменения вашего документа определенными областями (например, отдельными абзацами или строками), вы также можете сделать это с помощью Ограничить редактирование меню.

Начните с открытия документа и нажатия Обзор> Ограничить редактирование. На панели меню справа щелкните значок Разрешить в документе только этот тип редактирования флажок, затем выберите Без изменений (только чтение) вариант.

Это предотвратит редактирование областей, на которые не распространяются исключения. Чтобы добавить исключение, выберите область документа (от одного слова до целого абзаца или страницы), затем нажмите кнопку Все флажок, указанный под Исключения (необязательно) категория.

Это позволит всем, у кого есть доступ к файлу, возможность редактировать этот раздел вашего документа. Если вместо этого вы хотите добавить более жесткие ограничения (например, чтобы разрешить только отдельным пользователям право редактировать раздел), выберите контент, затем нажмите кнопку Больше пользователей вариант.

Во всплывающем окне Добавить пользователей в меню добавьте имена локальных пользователей Windows или учетные записи пользователей в домене Windows. Нажмите Хорошо чтобы сохранить свой выбор.

Выбрав контент, установите флажок рядом с его именем пользователя, отображаемый в Физическим лицам раздел. Только этот пользователь сможет вносить изменения. Убедитесь, что Все флажок отключен, если вы хотите, чтобы это было так.

Чтобы подтвердить ограничения, нажмите кнопку Да, начать усиление защиты кнопка.

в Начать усиление защиты поле, введите пароль управления или выберите Аутентификация пользователя вместо этого предоставить контроль авторизованным пользователям домена. Нажмите Хорошо сохранить.

После сохранения только выбранные области документа будут поддерживать редактирование (выделены серым в документе). Если не указано иное, только пользователи, имеющие доступ к файлу, смогут вносить изменения в эти разделы.

Использование службы управления правами (RMS) для ограничения изменений в документах Word

В Служба управления правами (RMS) в Windows помогает предотвратить просмотр, редактирование или печать определенных документов неавторизованными пользователями. Этот тип защиты доступен только для пользователей домена Windows, например для университетских или корпоративных пользователей.

Вам нужно будет говорить с администратором сети, чтобы подтвердить, что в вашей сети включен RMS. Вам также потребуется достаточный пользовательский доступ, чтобы ограничить редактирование документа таким образом.

Если вы находитесь в домене Windows с поддержкой и доступом RMS, откройте документ Word. На ленте нажмите Файл> Информация.

В меню нажмите Защитить документ> Ограничить доступ> Ограниченный доступ и включить Ограничить разрешение на этот документ флажок установлен. В противном случае нажмите Подключитесь к серверам управления правами и получите шаблоны для подключения к подходящему серверу аутентификации в вашем домене.

При появлении запроса добавьте адреса электронной почты других пользователей, чтобы предоставить им удобный доступ к вашему документу. Это дает этим пользователям доступ к файлу, выбирая Читать или же + Изменить чтобы предоставить им доступ для чтения или записи. Нажмите Хорошо чтобы сохранить изменения.

После установки только эти пользователи будут иметь доступ для просмотра или редактирования документа. Доступ также разрешен только авторизованным пользователям домена.

Защита офисных документов

Защищая части документа Word от редактирования, вы можете разрабатывать более разнообразные типы документов. Например, ограничив некоторые разделы от изменений, вы можете превратить документ Word в заполняемую форму, которую пользователи могут заполнить и вернуть. Другие документы Office можно защитить аналогичным образом, с возможностью шифрования записных книжек OneNote и защиты отдельных страниц и разделов.

Если вы экспортируете документ Word в другой формат, вы все равно можете защитить файл от изменений. Если вы решите добавить пароли, например, к файлам PDF, вы можете ограничить круг лиц, имеющих доступ к файлу, защитив его от ненужных просмотров.

Ограничение и защита документа гарантирует, что вы будете в конечном итоге контролировать его продвижение.

Даже если вы хотите, чтобы другие рецензенты предлагали изменения и оставляли комментарии к документу, могут быть ситуации, когда вы хотите запретить им редактировать и изменять форматирование.

Кроме того, вы можете заставить все отслеживание изменений или ограничивать рецензентов только комментариями. Весь смысл в том, чтобы убедиться, что ваш документ не может быть изменен таким образом, который не соответствует вашему видению или стилю.

В этом уроке мы покажем вам, как ограничить форматирование и типы редактирования, которые другие рецензенты могут выполнять с вашим документом. Как только ваш документ приблизится к конечному состоянию, вы можете пометить его как окончательный, чтобы избежать непреднамеренных изменений.

Кроме того, вы можете ограничить доступ к вашему документу, чтобы включить только вашу команду рецензентов. Мы покажем вам, как защитить ваш документ паролем. Затем вы можете сообщить только вашей команде пароль, и никто другой не сможет открыть документ.

Мы начнем с того, что познакомим вас с ограничением форматирования в документе.

Ограничить форматирование в документе

Когда вы распространяете документ для просмотра другими, вы можете не захотеть, чтобы они изменили формат документа. Word позволяет ограничивать все или некоторые темы и стили, а также позволяет рецензентам изменять некоторые темы и стили. Для этого нажмите «Ограничить редактирование» в разделе «Защита» на вкладке «Обзор».

Панель «Ограничить редактирование» отображается справа от основного текста. В разделе «Ограничения форматирования» выберите «Ограничить форматирование выбранными стилями» и нажмите ссылку «Настройки…».

В диалоговом окне «Ограничения на форматирование» все стили в поле «Проверенные стили в настоящее время разрешены» выбираются по умолчанию. Чтобы выбрать только определенные стили, которые будут использоваться в документе, вы можете использовать кнопку «Нет», чтобы отменить выбор всех стилей, а затем выбрать те, которые вы хотите разрешить. Вы также можете использовать рекомендуемые минимальные стили Word, чтобы разрешить их, нажав «Рекомендуемый минимум». Выберите дополнительные ограничения в разделе «Форматирование» в нижней части диалогового окна, если это необходимо, и нажмите «ОК», когда закончите.

В следующем диалоговом окне отображается вопрос, хотите ли вы удалить стили, которые не разрешены. Мы рекомендуем вам этого не делать. Может оказаться, что вы захотите использовать эти стили в документе в будущем. Другие рецензенты не смогут их изменить или применить.

Нажмите «Нет», чтобы сохранить стили, которые не разрешены в вашем документе.

Прежде чем эти ограничения могут быть применены, вы должны начать обеспечивать защиту. Мы обсудим это после того, как покажем вам, как ограничить редактирование.

Ограничить редактирование в документе

Помимо ограничения форматирования для рецензентов документа, вы также можете ограничить тип редактирования рецензентов для документа. На панели «Ограничить редактирование» установите флажок «Разрешить только этот тип редактирования в документе» и выберите параметр в раскрывающемся списке, чтобы указать тип редактирования, который вы хотите разрешить в своем документе. Вы можете позволить другим рецензентам только отслеживать изменения, вводить комментарии или заполнять формы. Вы даже можете ограничить документ так, чтобы другие могли его только читать и не вносить никаких изменений.

Вы можете спросить, в чем разница между ограничением редактирования только отслеживаемыми изменениями и сохранением «Отслеживания изменений» заблокированным, как обсуждалось в уроке 2. На самом деле разницы нет; функциональность такая же. Вы можете использовать тот метод, который вам удобнее.

Вы можете указать исключения для ограниченного форматирования и редактирования или людей, которым разрешено свободно редактировать документ. Нажмите ссылку «Больше пользователей…» в разделе «Исключения (необязательно)» на панели «Ограничить редактирование».

В диалоговом окне «Добавить пользователей» вы можете добавить пользователей с текущего компьютера, из домена, в который входит текущий компьютер, или введя чей-либо адрес электронной почты. Разделяйте всех пользователей и адреса электронной почты точкой с запятой и нажмите «ОК», когда закончите.

Люди, которых вы добавили в диалоговом окне «Добавить пользователей», отображаются в поле «Отдельные лица» в разделе «Исключения (необязательно)» на панели «Ограничить редактирование». Выберите документ полностью или частично, который вы хотите, чтобы человек мог редактировать, а затем установите флажок для этого человека в поле «Отдельные лица».

Теперь, когда вы ограничили форматирование и редактирование документа по своему желанию, вы должны сказать Word, чтобы начать применять защиту, чтобы он вступил в силу. В разделе «Начать принудительное применение» на панели «Ограничить редактирование» нажмите «Да, Начать принудительную защиту».

В диалоговом окне «Начать принудительную защиту» убедитесь, что выбрана опция «Пароль», дважды введите пароль и нажмите «ОК».

Обратите внимание, что пароль не требуется и не полностью защищает документ (документ не зашифрован). Это просто помогает предотвратить отключение ограничений форматирования и редактирования.

Если вы выберете «Аутентификация пользователя», вы, вероятно, увидите следующую ошибку:

«Ваш компьютер не настроен для управления правами на доступ к данным (IRM). Чтобы настроить IRM, войдите в Office, откройте существующее сообщение или документ, защищенный IRM, или обратитесь в службу поддержки ».

Мы рекомендуем использовать пароль. Это намного проще.

После того как ограничения введены в действие, на панели «Ограничить редактирование» отображается соответствующий текст, позволяющий рецензенту выполнять только допустимые задачи редактирования и форматирования.

Удалить форматирование и редактирование ограничений в документе

Прежде чем завершить работу над документом, вы можете удалить ограничения на форматирование и редактирование документа. Для этого просто нажмите «Ограничить редактирование» в разделе «Защита» на вкладке «Обзор» еще раз, чтобы открыть панель «Ограничить редактирование», затем нажмите «Остановить защиту» в нижней части панели.

В диалоговом окне «Снять защиту с документа» введите пароль, который вы использовали при защите документа, и нажмите «ОК».

Избегайте непреднамеренных изменений в документе

После того, как все изменения были внесены в ваш документ, и вы готовы завершить его, вы можете защитить документ от случайных изменений. Для этого отметьте его как окончательный.

Нажмите на вкладку «Файл».

На экране «Информация» нажмите кнопку «Защитить документ» и выберите «Отметить как окончательный» в раскрывающемся меню.

В следующем диалоговом окне отображается сообщение о том, что документ будет помечен как окончательный и сохранен.

Нажмите «ОК», чтобы продолжить.

Другое диалоговое окно отображается, когда документ помечен как окончательный и установлен только для чтения. Нажмите «ОК», чтобы вернуться к экрану «Информация».

При следующем открытии документа в верхней части документа отображается желтая полоса, сообщающая, что документ помечен как окончательный, что препятствует редактированию. Обратите внимание, что есть кнопка «Все равно редактировать». Нажатие на эту кнопку позволяет редактировать документ.

ПРИМЕЧАНИЕ. Пометка документа как окончательного не защищает документ от изменений, о чем свидетельствует кнопка «Все равно редактировать». Это просто препятствует редактированию и предотвращает случайное редактирование. Чтобы другие люди не могли вносить изменения, ограничьте форматирование и редактирование документа, как обсуждалось ранее.

Если вы обнаружите, что документ не является окончательным, вы можете изменить статус «Помечено как окончательный». Для этого снова нажмите вкладку «Файл», чтобы открыть экран «Информация». Обратите внимание, что пункт «Защитить документ» выделен желтым цветом. Нажмите кнопку «Защитить документ» и выберите «Отметить как окончательный вариант» в раскрывающемся меню. Желтое выделение немедленно удаляется, и документ можно свободно редактировать.

Защитите свой пароль паролем

Вы также можете защитить свой документ от открытия тем, у кого нет доступа. Вы можете применить пароль к документу, поэтому при следующем открытии документа пользователь должен будет ввести пароль для доступа к нему.

Это может быть полезно, если вы хотите, чтобы только некоторые люди имели доступ к файлу. Примените пароль к файлу и убедитесь, что эти люди знают пароль.

Чтобы применить пароль к документу, откройте документ и перейдите на вкладку «Файл».

На экране «Информация» нажмите кнопку «Защитить документ», а затем выберите «Зашифровать паролем» в раскрывающемся меню.

В диалоговом окне «Зашифровать документ» введите пароль и нажмите «ОК».

Откроется диалоговое окно «Подтверждение пароля». Введите свой пароль еще раз и нажмите «ОК».

Пункт «Защитить документ» на экране «Информация» выделен желтым цветом, и отображается сообщение о том, что для открытия документа требуется пароль.

При следующем открытии документа открывается диалоговое окно «Пароль». Для продолжения открытия документа необходимо ввести пароль.

Чтобы удалить пароль из документа, просто перейдите на экран «Информация» еще раз, нажмите кнопку «Защитить документ» и выберите «Зашифровать с помощью пароля» в раскрывающемся меню. Очистите поле редактирования пароля и нажмите «ОК», чтобы удалить пароль.

Желтая подсветка элемента «Защитить документ» на экране «Информация» очищается.

Далее…

Здесь мы заканчиваем урок 4, и вы должны хорошо освоить навыки совместной работы над документами в Word. Всего за четыре коротких дня вы теперь знаете, что нужно знать, чтобы эффективно работать с другими людьми над одним документом. Вы можете создавать шаблоны, отслеживать изменения, добавлять комментарии и ограничивать форматирование и редактирование.

В последнем уроке мы завершим серию обсуждением вариантов управления версиями в Word, сравнением и объединением документов, а также совместным использованием документов в Интернете с помощью Microsoft OneDrive.