Оформление рабочего листа excel

Оформление рабочих листов

Выбор шрифта

Изменить тип размер шрифта или исполнение текста можно, выделив соответствующие ячейки и выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог, в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне Пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание, — это разборчивость текста, при оформлении тем или иным шрифтом.

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчеркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.

Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат-Ячейки, а в появившемся диалоге — вкладку Число. Выбирается в группе слева строка Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона.

ЕСЛИ В качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать «решетку». Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т. е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут «в минус». Наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

Проверка орфографии

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить ее, нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку, начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис - Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте.

Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка орфографии.

Операторы

Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Существуют различные типы операторов. Математические операторы служат для выполнения арифметических функций над числами. Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную даты — программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

Перевычисление рабочих листов

По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетах это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить, автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис — Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.

Задание
№1. Первые шаги по освоению Excel

Задание.
Оформить
рабочий лист по образцу (рис.2.12), используя
в работе следующие приемы обработки
данных в Excel:

• ввести
  данные с представлением в различных
  форматах;

• заполнить
  ячейки вручную произвольными
  числами
  из заданного интервала с
  проверкой;

• освоить
  операцию автозаполнения ячеек формулами
  на примере случайных
  чисел
  из заданного интервала;

• освоить
  приемы автозаполнения ячеек упорядоченными
  значениями
  данных из заданного интервала с помощью
  окна Прогрессия;

— освоить
вычисление итоговой суммы;

• оформить
  внешний вид таблицы;

• сохранить
  книгу Excel
  в личной папке с именем «Фамилия
  студента»,
  например «Панов».

Порядок
выполнения задания.

1.1 Создать рабочую книгу Excel

Действия:

• Excel
  открывается
  щелчком левой кнопкой мыши по ярлыку
  
  панели Office.

Другой
вариант открытия Excel
достигается
действиями по схеме.

• Щелкнуть
  по кнопке Пуск
  панели
  задач►Программы►Microsoft
  Office►
  
  Microsoft
  Office
  Excel.
  На
  экране появится окно с именем файла
  Книга
  1.

либо

• Вызвать
  контекстное меню рабочего стола ►
  Создать ►Лист
  Microsoft
  Excel

1.2 Оформить заголовок задания

Действия:

• Выделить
диапазон ячеек A1:G1,
установив
курсор в ячейку А1
и нажав левую кнопку мыши протянуть до
ячейки G1
(рис.2.4).

Рис.
2. 1 Выделенный диапазон ячеек Al :G1

• Активизировать
команду Ячейки…
из группы команд Формат
главного меню. Появится диалоговое окно
Формат
ячеек (рис.2.5).

Рис.
2. 2 Вкладка Выравнивание
диалогового
окна Формат
ячеек

• Выбрать
вкладку окна Выравнивание,
установить
флажок объединение
ячеек и
нажать кнопку ОК.

В
результате ячейки диапазона объединятся
в одну ячейку.

• Ввести
текст заголовка в объединенную ячейку
по образцу (рис. 2.12).

1.3 Оформить шапку таблицы по образцу

Действия:

• Выделить
и объединить диапазон ячеек В2:С2,
по
аналогии с описанием действий в пункте
1.2,
но дополнительно установить флажок
Переносить
по словам вкладки
Выравнивание
диалогового
окна Формат
ячеек для
того, чтобы написать в ячейке текст в
две строки.

• Ввести
  текст по образцу «Представление
  данных …».

• В
  тексте перейти на вторую строку ячейки
  можно, установив мигающий курсор после
  слова «различных»
  с
  последующим нажатием сочетания клавиш
  <Alt+Enter>.

• По
  аналогии в ячейке А2
  ввести текст по образцу (рис. 2.12),
  предварительно включив флажок Переносить
  по словам вкладки
  Выравнивание
  в
  окне Формат
  ячеек (рис.
  2.5).

• Аналогично
  технологии оформления ячейки А2,
  оформить текстом ячейки D2,
  Е2,
  F2
  и G2по
  образцу (рис. 2.12).

1.4 Ввести данные в столбцы А и В.

Действия:

• Ввести
  текст в ячейки таблицы с A3
  по All
  по
  образцу (рис. 2.12)

• Установить
  курсор в ячейку В3.
  Нажать клавишу <F2>
  и, после появления мигающего курсора,
  ввести число 15,3.

Рис.
2. 3 Ввести информацию можно в поле Строка
формул

• Скопировать
значение ячейки В3
в соседние ячейки при помощи маркера
заполнения.

При
работе с числами используется метод
автозаполнения. Для этого используется
Маркер
заполнения —
небольшой черный квадрат в правом нижнем
углу выделенного диапазона. Попав на
маркер заполнения, указатель мыши
приобретает вид тонкого черного крестика.
Перетаскивание маркера заполнения
вниз/вправо рассматривается как операция
<размножения>
содержимого
ячейки в горизонтальном/вертикальном
направлении.

• Выделить
ячейку, содержащую данные/формулу,
установить указатель на маркер
заполнения. После появления черного
креста нажать левую кнопку мыши и
перетащить маркер заполнения в примыкающий
диапазон ячеек ВЗ:С11.

1.5 Отформатировать данные столбцов А и
В по образцу (рис. 2.12 )

Обратить
внимание на пять параметров форматирования
рабочего листа Excel.
Среди параметров формата есть — Изменение
высоты строк и ширины столбцов. Увеличить
ширину столбца А
до необходимых размеров, чтобы самый
длинный текст поместился по ширине
ячейки.

Действия:

• Установить
курсор на правую границу столбца А
до появления вертикальной палочки
пересечённой горизонтально расположенными
стрелочками, нажав левую кнопку мыши,
протянуть границу столбца вправо.

• Оформить
представление числа 15,3
в
форматах Excel
по образцу. Среди параметров формата
листа Excel
есть Форматирование
чисел. Выделить
ячейку С3.
В меню Формат
выбрать
команду Ячейки,
а
затем перейти к вкладке Число.
В
списке Числовые
форматы выбрать
— Общий
и
нажать кнопку ОК.

• Далее
выделять поочередно ячейки, формат
которых необходимо изменить (С4.
С5, …,С11).
Для выделенных ячеек выбирать и нажимать
кнопки требуемого формата.

В
итоге вид представления данных в
выбранных форматах должен соответствовать
образцу (рис. 2.12).

1.6 Заполнить диапазон ячеек D3:D11
произвольными значениями чисел, не
превышающих число 15,3 с проверкой вводимых
данных.

Действия:

• Выделить
диапазон ячеек D3:D11
Активизировать команду Проверка…
из группы команд Данные главного
меню. Откроется диалоговое окно Проверка
вводимых значений (Рис.2.8).

• Из
списка поля Тип данных выбрать —
Действительное, из списка Значение
выбрать — меньше или равно, в поле
Максимум ввести значение 15,3 и
нажать кнопку ОК.

• В
ячейки диапазона D3:D11
вручную ввести любые числа <= 15,3.

Рис.
2. 4 Окно для определения границ изменения
данных

• Для
проверки контроля ввода ввести, допустим,
в ячейку D5,
значение=32, Excel выведет
сообщение об ошибке!

• Установить
количество знаков после запятой можно
в поле Число десятичных знаков вкладки
Число окна Формат ячеек (Рис.2.9),
которое открывается по команде Формат>-
Ячейки…

Рис.
2. 5 Вкладка Число диалогового окна Формат
ячеек

1.7 Заполнить диапазон ячеек Е3:Е11 рядом
действительных случайных чисел X

[3,15] изменения значений, с двумя
фиксированными десятичными знаками
после запятой. Запись X

[3, 15] следует понимать так, что значения
случайных чисел в ячейках Е3:Е11 должны
не меньше числа 3 и не больше числа 15.

Действия:

• Выделить
  диапазон ячеек E3:F11
  и
  установить параметры для после дующего
  контроля вводимых/вычисляемых значений:
  >=3 и <=15, используя команду Проверка
  из
  группы команд Данные
  главного
  меню Excel.

• Выделить
  ячейку ЕЗ и ввести формулу = СЛЧИС()*12
  +3 двумя
  вариантами, описанными ниже.

Функция
СЛЧИС(
) возвращает
равномерно распределенное случайное
число X

[0, 1].
Новое случайное число возвращается
каждый раз, когда рабочий лист
перевычисляется. Чтобы получить случайное
вещественное число X

[а,
b],
можно использовать следующую формулу:

СЛЧИС()*(b-а)+а

Для
ввода функций можно воспользоваться
Мастером
функций (рис.
2.10), который активизируется нажатием
кнопки

Действия:

• Указать
  ячейку, в которую следует ввести формулу,
  и установить курсор в поле ввода формулы
  Панели формул.

• Активизировать
  Мастер функций,
  нажав
  кнопкуОткроется
  диалоговое окно Мастер
  функций (рис.2.10)

• Из
  списка категорий функций выбрать —
  математическая

• Из
  списка функций выбрать — СЛЧИС
  и
  нажать кнопку ОК

• Получив
  вид в строке формул =СЛЧИС(),
  ввести
  *12, затем ввести +3» чтобы завершить ввод
  формулы.

• Нажать
  клавишу <Enter>.
  В
  ячейке ЕЗ
  появится случайное число
  3и
  15.

• Выполнить
автозаполнение ячеек Е4:Е11
формулой,
введенной в ячейку Е3,
используя для этого маркер заполнения.

Внимание!
Числовые
значения диапазона ЕЗ:Е11
не должны совпадать с аналогичными
значениями из образца. Это связано со
спецификой функции СЛЧИС().

Рис.
2. 6 Диалоговое окно Мастера функций

1.8 Заполнить ячейки F3:F11 упорядоченным
рядом чисел из интервала [3,15] с шагом
1,5 по образцу (рис.2.12).

Действия:

• Установить
  курсор в ячейку F3,
  нажать клавишу <F2>
  и ввести число 3
  (начальное значение ряда), затем нажать
  клавишу <Enter>.
  После
  этого снова установить курсор в ячейку
  F3.

• Из
  группы команд Правка
  строки
  меню,
  выбрать команду Заполнить,
  затем
  щелкнув по значку ► справа, выбрать —
  Прогрессия.
  Откроется
  диалоговое окно Прогрессия
  (рис.
  2.11).

Рис.
2. 7 Окно Прогрессия

• Заполнить
  поля окна Прогрессия
  значениями
  по образцу, затем нажать кнопку ОК.
  В результате диапазон ячеек F3:F11
  заполнится
  значениями арифметической прогрессии
  от 3
  до
  15
  с шагом приращения равным 1,5.

• Заполнить
  столбец G
  рабочими днями первой половины марта
  месяца
  2008
  года,
  используя автозаполнение с помощью
  окна Прогрессия.

• Для
  выполнения вычисления итоговой
  суммы, ввести
  текст «Итого:»в
  ячейку А12
  и
  выровнять по правому краю. Установить
  курсор в ячейку D12
  и
  щелкнуть по кнопке Автосумма,
  стандартной
  панели инструментов, затем нажать
  клавишу <Enter>.
  В
  ячейке D12
  появится
  сумма значений ячеек диапазона D3:D11.

• По
аналогии вычислить итоговые
суммы в
ячейках Е12
и
F12.

1.9. Оформить внешний вид таблицы рабочего
листа.

Действия:

• Последовательно
выделять компоненты таблицы и использовать
параметры форматирования из группы
команд Формат:

• для
  шрифта введенного текста Формат
  ► Ячейки… ► Шрифт или
  Выравнивание;

• для
  обрамления ячеек таблицы Формат
  ► Ячейки… ► Граница;

• для
  заливки ячеек таблицы Формат
  ► Ячейки… ►
  Вид.

1.10 Сохранить файл в личной папке с именем
«Фамилия студента».

Рис.
2. 8 Образец таблицы по заданию №1 для
оформления в Excel

8

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

На экране огромный рабочий лист Excel состоит из большого количества столбцов и строк. Рабочий лист при печати разбивается на несколько по размеру печатного листа, как правило, А4. Для печати документа Excel необходимо научиться настраивать параметры страницы. Для того чтобы получить качественно распечатанные страницы, следует подготовить рабочие листы к печати, проверить, как располагаются строки и столбцы таблиц, соответствует ли ширина столбцов данным, помещенным в них. Чтобы посмотреть, как документ будет выглядеть в напечатанном виде, нужно воспользоваться предварительным просмотром.

Скачайте учебный файл тут и откройте его.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Задать режим «Разметка страницы»
2. Настраивать разметку страницы
3. Делать предварительный просмотр рабочих листов

1. Режим «Разметка страницы»

Шаг 1. Устанавливаем Режим страницы (лента Вид → группа команд Режимы просмотра → команда Режим страницы):

Строго говоря, при работе с таблицей я периодически переключаюсь в Режим страницы, чтобы отследить, как будет выглядеть таблица на листе бумаги.

Если ваш принтер печатает листы другого формата, вы всегда можете поменять размер печатного листа (лента Разметка страницы группа команд Параметры страницы → команда Размер):

При подготовке к печати мы работаем с лентой «Разметка страницы», но, на мой взгляд, лучше работать в специальном диалоговом окне «Параметры страницы».

Шаг 2. Это окно вызывается любой из кнопок групп «Параметры страницы», «Вписать» или «Параметры листа»:

В диалоговом окне 4 вкладки:

1. Страница
2. Поля
3. Колонтитулы
4. Лист

В зависимости от того, какую вы нажмете кнопку группы, диалоговое окно «Параметры страницы» будет открываться в соответствующей вкладке за исключением вкладки «Колонтитулы». Эта команда находится на ленте Вставка группа команд Текст:

Шаг 3. Чтобы вам не пришлось переключаться с ленты на ленту, создайте команду «Параметры страницы» на Панели быстрого доступа. Как это делать я рассказывала в статьях «Урок 18. Панель быстрого доступа» и «Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа». Всё это применимо и к Excel:

1. Кнопка выпадающего меню на Панели быстрого доступа
2. Команда «Другие команды…»
3. «Все команды» из выпадающего меню
4. Команда «Параметры страницы» (легко ищется по алфавиту)
5. Команда «Добавить» и ОК

Здесь обратите внимание, что списке всех команд есть две команды с одним именем. Вторая команда дополняется кнопкой выпадающего меню. Если вы добавите эту команду на Панель быстрого доступа, то вы сможете с её помощью вызвать команды с ленты Разметка страницы группа → Параметры страницы.

2. Разметка страницы

Каждый лист документа согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен иметь поля не менее:

• 20 мм ‒ левое;
• 10 мм ‒ правое;
• 20 мм ‒ верхнее;
• 20 мм ‒ нижнее.

Мы немного увеличим размер полей.

Шаг 1. Открываем диалоговое окно «Параметры страницы» (поскольку кнопка вызова у нас теперь на Панели быстрого доступа, то неважной какая лента открыта) → вторая вкладка Поля → устанавливаем левое поле – 3 см, правое поле – 1 см, верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 3 см:

Почему начали со второй вкладки?

Шаг 2. Вторая вкладка Страница → играем с масштабом. Для этой таблицы я установила масштаб – 105%. То есть таблица увеличилась в размерах:

Оптимально: установить сначала поля будущего печатного листа, а уж потом смотреть, есть ли смысл масштабировать таблицу. Но, если вы устанавливаете альбомную ориентацию страницы, то вначале работаем с вкладкой «Страница, а потом устанавливаем поля на вкладке «Поля».

3. Предварительный просмотр

Шаг 1. Для предварительного просмотра рабочего листа сделайте нажимаем команду «Просмотр» в диалоговом окне «Параметры страницы»:

1. Количество копий печатаемого документа
2. Выбор принтера (у меня на работе их несколько)
3. Выбор ориентации (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
4. Выбор размера (лента Вид → группа команд Режимы просмотра книги»)
5. Назначение полей (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
6. Выбор масштаба (лента «Разметка страницы → группа команд Вписать»)

Искренне не советую заниматься такими делами перед самой печатью.

Если у вас не открыто диалоговое окно «Параметры страницы», то в режим предварительного просмотра можно войти по команде Файл → Печать.

Теперь вы сможете:

1. Задать режим «Разметка страницы»
2. Настраивать разметку страницы
3. Делать предварительный просмотр рабочих листов