Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
Примеры объяснительных записок:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка по причине опоздания на работу
Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc
Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.
Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
- Наименование организации
- Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
- Само наименования — «Объяснительная записка»;
- Дата составления и зарегистрированный номер документа;
- Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
- Непосредственно текст пояснения.
- Составитель и подпись.
Документ по структуре состоит из двух частей:
- Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;
- Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.
Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:
- Возникновение недостачи в кассе или на складе;
- Прогул или опоздание на рабочее место;
- В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность
Перечень наиболее встречающихся объяснительных:
- Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
- Объяснительная записка об ошибке в работе
- Объяснительная записка об опоздании на работу
- Объяснительная записка о невыполнении задания
- Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов
- Объяснительная записка в школу
- Объяснительная записка о невыполнении поручения
- Объяснительная записка в налоговую инспекцию
- Объяснительная записка кассира операциониста
- Объяснительная записка по травме в быту
- Объяснительная записка о невыполнении плана
- Объяснительная записка об появлении в нетрезвом виде
- Объяснительная записка о невыходе на работу
Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки. В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.
Связанные документы
Объяснительная записка — документ, составляемый в свободной форме. Главная цель такого документа — отразить мнение того или иного участника к определенной ситуации.
Ситуации, когда для объективной оценки необходимо объяснение всех ее участников, могут возникать в любой деятельности.
Важно правильно написать объяснительную записку. Пример написания будет приведен в данной статье.
Когда может потребоваться написание объяснительной
-
Самая распространенная сфера применения — это во взаимоотношениях между работником и работодателем. Опоздания на работу, нарушения режимов работы оборудования, иные ситуации, требующие расследования, описываются в виде объяснительной.
-
В школах часто возникают ситуации, когда родителям приходится писать объяснительные.
-
Студенты ВУЗов уже самостоятельно характеризуют те или иные ситуации и собственные поступки.
Как правильно написать объяснительную
Объяснительная записка, пример которой приведен в этот статье, применима в различных ситуациях. Записка составляется в деловом стиле и лаконичной форме.
Основные пункты следующие:
-
Правый верхний угол выделяется адресату. Обычно это руководитель предприятия, директор школы и т.д. (Директору ОАО «Луч» Петрову Ивану Сергеевичу).
-
Ниже автор указывает свои данные (от главного бухгалтера Ивановой Ирины Ивановны).
-
Далее следует слово «Объяснительная». Оно располагается в центре страницы.
-
Излагаются конкретные факты, относящиеся к ситуации. Обязательно точно указывать даты, время, фамилии. Нельзя здесь использовать ненормативную лексику или любую другую, отличную от делового стиля (15.11.2011 я не вышла на работу ввиду аварийной ситуации, произошедшей в моей квартире, а именно: прорвало трубу холодного водоснабжения. Вызвав аварийную бригаду, мне пришлось находиться дома, так как обеспечить доступ в помещение больше некому. Я живу одна. Ремонтные работы завершились в 16:00, о чем у меня имеется справка из коммунальной организации. Ввиду того, что дорога от дома на работу у меня занимает час, я решила не выходить на работу. Все вышеизложенные факты я сразу по мере их совершения сообщала своим коллегам по телефону).
-
Завершается объяснительная записка датой ее написания и подписью автора.
Объяснительная записка передается непосредственно руководителю на рассмотрение. По результатам рассмотрения должностное лицо принимает решение о наложении взыскания или иное.
Принятое решение указывается непосредственно на бланке объяснительной и передается кадровому работнику в работу.
Ниже расположена объяснительная записка, пример ее оформления, вариант которой можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Загрузка документа
«Объяснительная записка работника о причинах нарушения дисциплины/должностных (профессиональных) обязанностей (примерный образец)»
Имя файла документа: 44706
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 5,8 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Обязанности граждан по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации
- Обязанности дежурного спасателя по водоему в г. Черноголовка Ногинского района Московской области
- Обязанности лиц, руководящих стрельбой и обслуживающих стрельбу
- Обязанности основных должностных лиц, участвующих в организации физической подготовки в Вооруженных Силах Российской Федерации
- Обязанности руководителя занятий по плаванию
- Обязательные реквизиты поручений на исполнение бухгалтерских операций и отчетов об исполнении бухгалтерских операций
- Обязательные реквизиты ЭСИД по отзыву отложенных ЭПД
- Обязательные реквизиты ЭПД ПФ и ЭПД СФ в пакете ЭД (реестре направленных и проведенных платежей)
- Обязательные реквизиты ЭСИД-справки о приеме (неприеме) пакета ЭД
- Обязательные реквизиты ЭСИД-запроса о результатах контроля реквизита «Защитный код
- Обязательные реквизиты ЭСИД-ответа о результатах контроля реквизита «Защитный код
- Обязательные реквизиты ЭСИД по отзыву пакета ЭД
- Обязательные реквизиты ЭСИД — окончательной выписки из лицевого счета клиента
- Обязательные реквизиты квитанции на провоз ручной клади
- Обязательные реквизиты заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа
Понятие «Объяснительная записка» часто приравнивают к обычной объяснительной, хотя это – различные виды письменных разъяснений. Разумеется, ничего страшного не произойдет, если назвать объяснительную записку или объяснением, или объяснительной, или даже рапортом. Однако предприятиям и организациям, старающимся придерживаться стандартов делопроизводства, желательно разграничивать эти виды письменной информации.
Файлы в .DOC:Бланк объяснительной запискиОбразец объяснительной записки
В чем разница
Объяснительная (или объяснение) подается работником своему руководителю и содержит в себе информацию с изложением причины и личного отношения работника к тому или иному событию, имевшему место в процессе осуществления трудовой деятельности.
Писать объяснительные могут и рядовые работники, и должностные лица, и директора филиалов. В любом случае объяснительная направляется либо непосредственному начальнику, либо вышестоящему руководству.
Как правило, причиной написания объяснительных служат следующие факты:
- отсутствие работника на рабочем месте;
- прогул;
- любое нарушение трудовой дисциплины;
- несчастный случай на производстве;
- авария;
- неисполнение работником служебных обязанностей;
- результаты инвентаризации и т.д.
Писать объяснительные могут как виновники нарушений, так и свидетели. В любом случае в объяснительной должно быть указано, какое отношение имеет ее автор к тому или иному событию.
Что касается объяснительной записки, то составляется она должностным лицом при необходимости объяснить событие или происшествия с точки зрения этого должностного лица. Обычно объяснительные записки составляются непосредственным руководителем работника, виновного в происшествии или в нарушении трудовой дисциплины.
По сути, объяснительная записка является своего рода толкованием объяснений виновника или свидетелей для их дальнейшего представления вышестоящему руководству.
Не следует путать объяснительную записку с пояснительной запиской. Последняя также является способом объяснений, но составляется с целью конкретизации некоей производственной задачи, проекта или бухгалтерского отчета. В большинстве случаев пояснительная записка передается руководителю предприятия или звена в качестве приложения к проекту, отчету или плану.
Помимо выполнения функций доклада, объяснительная записка может быть единственным видом объяснений.
Например, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работник, виновный в нарушении трудовой дисциплины, вправе отказаться от написания объяснительной. В этом случае его непосредственный руководитель с целью дальнейшего привлечения работника к дисциплинарной ответственности должен составить акт об отказе писать объяснительную и направить вышестоящему руководителю объяснительную записку с изложением событий и доказательств вины работника в нарушении дисциплины.
По результатам изучения объяснительной записки руководитель сможет принять решение о наказании работника. В случае возникновения трудового спора объяснительная записка будет документом, подтверждающим обоснованность наказания.
Содержание записки
Рекомендуется начать объяснительную записку со слов «Довожу до вашего сведения», после чего приступить к изложению события. Поскольку объяснительная записка составляется должностным лицом, она должна включать в себя некую профессиональную или должностную оценку события и действий виновника. Например, в объяснительной записке по прогулу работника можно:
- дать краткую характеристику работника;
- сведения об отказе работника написать объяснительную;
- сведения о ложности доводов, которые привел в своей объяснительной работник.
Вполне допустимо включить в текст объяснительной записки и возможные предложения, связанные с событием. Например, можно предложить:
- подвергнуть виновного дисциплинарному взысканию;
- уволить прогульщика;
- создать специальную комиссию по расследованию события или аварии и т.д.
В качестве структурных элементов в объяснительной записке должны присутствовать:
- ФИО и должность руководителя, которому направляется записка;
- ФИО и должность лица, составившего объяснительную записку;
- дата составления записки;
- подпись составителя.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →