Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
Примеры объяснительных записок:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка по причине опоздания на работу
Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc
Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.
Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
- Наименование организации
- Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
- Само наименования — «Объяснительная записка»;
- Дата составления и зарегистрированный номер документа;
- Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
- Непосредственно текст пояснения.
- Составитель и подпись.
Документ по структуре состоит из двух частей:
- Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;
- Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.
Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:
- Возникновение недостачи в кассе или на складе;
- Прогул или опоздание на рабочее место;
- В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность
Перечень наиболее встречающихся объяснительных:
- Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
- Объяснительная записка об ошибке в работе
- Объяснительная записка об опоздании на работу
- Объяснительная записка о невыполнении задания
- Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов
- Объяснительная записка в школу
- Объяснительная записка о невыполнении поручения
- Объяснительная записка в налоговую инспекцию
- Объяснительная записка кассира операциониста
- Объяснительная записка по травме в быту
- Объяснительная записка о невыполнении плана
- Объяснительная записка об появлении в нетрезвом виде
- Объяснительная записка о невыходе на работу
Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки. В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.
Связанные документы
Объяснительная записка
⏬Объяснительная записка — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 27 Kb. Скачиваний: 100895. Формат документа: doc
Объяснительная записка – письменное обоснование совершения нарушения работником. Составляется добровольно либо по требованию работодателя. Проступок может быть любого характера, от опоздания до порчи имущества. Объяснение поможет прояснить ситуацию и в перспективе снять вину с составителя.
Адресат акта – руководитель организации. Содержание: ФИО работника, наименование организации и реквизиты. Центральное место уделяется письменному объяснению провинившегося лица. Сотруднику рекомендуется подробно описать обстоятельства нарушения, чтобы избежать наказания. Если имеет место ошибка или заблуждение, то данный факт также отображается в документе. Текст подписывается заявителем.
Объяснительная оформляется в двухдневный срок с момента возникновения нарушения. Умещается на одной странице А4, хотя законодательно не запрещено давать развернутый ответ, который поможет прояснить ситуацию.
Интересные материалы по теме:
- Приходный кассовый ордер (форма КО-1) — бланк и образец
- Заявление на отгул — скачать образец 2019 года
- Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора — образец документа
Объяснительная записка — документ, составляемый в свободной форме. Главная цель такого документа — отразить мнение того или иного участника к определенной ситуации.
Ситуации, когда для объективной оценки необходимо объяснение всех ее участников, могут возникать в любой деятельности.
Важно правильно написать объяснительную записку. Пример написания будет приведен в данной статье.
Когда может потребоваться написание объяснительной
-
Самая распространенная сфера применения — это во взаимоотношениях между работником и работодателем. Опоздания на работу, нарушения режимов работы оборудования, иные ситуации, требующие расследования, описываются в виде объяснительной.
-
В школах часто возникают ситуации, когда родителям приходится писать объяснительные.
-
Студенты ВУЗов уже самостоятельно характеризуют те или иные ситуации и собственные поступки.
Как правильно написать объяснительную
Объяснительная записка, пример которой приведен в этот статье, применима в различных ситуациях. Записка составляется в деловом стиле и лаконичной форме.
Основные пункты следующие:
-
Правый верхний угол выделяется адресату. Обычно это руководитель предприятия, директор школы и т.д. (Директору ОАО «Луч» Петрову Ивану Сергеевичу).
-
Ниже автор указывает свои данные (от главного бухгалтера Ивановой Ирины Ивановны).
-
Далее следует слово «Объяснительная». Оно располагается в центре страницы.
-
Излагаются конкретные факты, относящиеся к ситуации. Обязательно точно указывать даты, время, фамилии. Нельзя здесь использовать ненормативную лексику или любую другую, отличную от делового стиля (15.11.2011 я не вышла на работу ввиду аварийной ситуации, произошедшей в моей квартире, а именно: прорвало трубу холодного водоснабжения. Вызвав аварийную бригаду, мне пришлось находиться дома, так как обеспечить доступ в помещение больше некому. Я живу одна. Ремонтные работы завершились в 16:00, о чем у меня имеется справка из коммунальной организации. Ввиду того, что дорога от дома на работу у меня занимает час, я решила не выходить на работу. Все вышеизложенные факты я сразу по мере их совершения сообщала своим коллегам по телефону).
-
Завершается объяснительная записка датой ее написания и подписью автора.
Объяснительная записка передается непосредственно руководителю на рассмотрение. По результатам рассмотрения должностное лицо принимает решение о наложении взыскания или иное.
Принятое решение указывается непосредственно на бланке объяснительной и передается кадровому работнику в работу.
Ниже расположена объяснительная записка, пример ее оформления, вариант которой можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Объяснительная записка – это важнейший информационный документ, используемый в сфере трудовых правоотношений для доведения до сведения руководства по определённым вопросам. Как правило, речь практически всегда идёт об опоздании или ином нарушении трудовой дисциплины, должностной инструкции.
Файлы для скачивания:
Роль записки
Статья 193 действующей редакции Трудового кодекса устанавливает правила применения дисциплинарного взыскания к работникам со стороны работодателя. Исходя из оставленной в законе нормы, директор обязан затребовать со своего подчинённого письменные объяснения поступка, сложившейся ситуации. При чём срок написания объяснительной записки составляет 2 рабочих дня. Если по истечении этого периода время администрация компании не получит на стол запрашиваемый документ, работодатель получит право применить к сотруднику взыскание и без такового, составив при этом акт об отказе дать объяснения.
Процедура
Необходимо учесть, что закон напрямую не обозначает, какие нарушения считать грубыми, а какие – нет. Речь идёт, как правило, о различных опозданиях. В случае прогула или появления на рабочем месте в нетрезвом виде увольнения с соответствующей записью в трудовую книжку избежать не выйдет. Дело в том, что согласно статье 192 ТК РФ, работодатель самостоятельно определяет степень тяжести проступка. Если причины, описанные сотрудником в его объяснительной записке, удовлетворят директора, наказания может не последовать вовсе. Именно поэтому следует уделить должное внимание составлению данного документа.
Кому подать записку
Закон не содержит положений о посреднике в передаче объяснительной записки руководителю, однако зачастую добраться до директора лично является крайне затруднительной задачей. На практике имеет место передача официальной бумаги кому-то из руководящего состава организации: начальник отдела, заместитель начальника отдела. Вопрос о применении дисциплинарного взыскания относится к ведению кадровой службы. Было бы разумно отдать записку начальнику отдела кадров.
Напоминаем, что закон устанавливает сжатые временные рамки в два рабочих дня. Работник должен заручиться гарантией того, что документ в конечном итоге доберется до адресата. Для этого имеет смысл составить записку в двух экземплярах и проставить на обоих отметку о получении с автографом принявшего лица. Так нарушитель будет иметь подстраховку на случай утери бумаги.
Если работник не согласен с обвинением
Если работник не согласен с вменяемым ему работодателем обвинением, отказываться от написания объяснительной записки не стоит. Как уже было отмечено выше, директор в любом случае получит право на применение в отношении своего подчинённого дисциплинарного взыскания. В такой ситуации необходимо максимально детально изложить свою позицию на бумаге, чтобы начальник смог её понять.
Может сложиться ситуация, в которой работодатель накажет сотрудника, а тот всё равно будет не согласен с наказанием. В таких случаях необходимо обращаться с жалобой в трудовую инспекцию. Представители государственного органа разберутся в сложившемся инциденте, и, если работник окажется прав, снимут действие взыскания.
Форма документа
Действующее законодательство не предусматривает обязательных бланков для большинства используемых на практике записок, следовательно, все бумаги из этой категории могут быть написаны в свободной форме. Такое положение значительно упрощает задачу для неопытных работников. Следует отметить, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, стандартные для всех официальных бумаг. Речь идёт о следующих моментах:
- деловой стиль языка;
- обозначение, от кого и кому подаётся бумага;
- простановка реквизитов (дата, место);
- ссылка на случившийся инцидент (время, фабула).
Наличие ссылок на нормативно-правовые акты не является обязательным критерием, однако крайне рекомендуем их оформлять. Дело в том, что объясняющийся перед работодателем сотрудник стремится оправдать себя, подтверждая свою позицию положениями закона. Будет крайне предпочтительно оформить юридически грамотную официальную бумагу. Таким образом шансы на неприменение наказания вырастут.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Ранее по тексту уже отмечалось, что записка пишется в свободной форме. Для удобства работы с бумагой разделим её на три структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись работника.
Первым делом разберёмся именно с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, кому и от кого направляется документ. Для этого сначала в дательном падеже прописываем ФИО руководителя и его должность на предприятии, а затем в родительном ФИО работника и его должность согласно штатному расписанию. Чуть ниже указываем населённый пункт, в котором и происходят события, дату написания бумаги. Напоминаем, что короткие сроки проведения процедуры диктуются Трудовым кодексом и простановка даты имеет крайне большое значение.
Переходя к основной части, необходимо отметить, по поводу чего даются объяснения. Ссылаемся на имевший место инцидент, указывая конкретную дату и время (если известно), объясняем причины произошедшего. Если руководитель сочтёт их существенными, наказания может и не последовать.
Примерный образец
Как только все вышеуказанные моменты будут изложены на бумаге, можно переходить к подписанию. На записке должно появиться всего два автографа. Первый принадлежит непосредственно работнику-составителю, а второй – принявшему официальную бумагу лицу. При чём заверить подписями необходимо все два экземпляра объяснительной записки. Второй будет применён только в случае утраты первого. Отметим, что автографы обязательно должны быть расшифрованы.
После подачи документа на предприятие останется только ждать решения директора. Если оно не удовлетворит подчинённого, придётся обратиться в трудовую инспекцию.