Общий вид microsoft excel

Специальность
34.02.01 «Сестринское дело»

Группы
9-1х

Лекция №12

«MS Excel: основные понятия, интерфейс»

1.     Назначение
и интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.

Современные технологии
обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость
представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого
представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны
относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие
объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных
работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения,
предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в
табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей
(алгебраических или логических соотношений) между ними. При
изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и
заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и
являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.
Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых
результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее
приемлемый.

При работе с табличными
процессорами создаются документы, которые также называют электронными
таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители
внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Таблица – форма
организации данных по строкам и столбцам. 
Электронная таблица –
компьютерный эквивалент обычной таблицы. 
Табличный процессор –
комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Электронная
таблица –
самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с
данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст,
даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы –
возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных
формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для
финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов,
автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших
объемов информации, заданных в табличном виде.

1.    
Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные
вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

2.   Осуществлять численное исследование (Что будет,
если? Как сделать, чтобы?);

3.  
Проводить статистический анализ;

4.   Реализовать функции базы данных – ввод, поиск,
сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;

5.   
Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их
невидимыми;

6.  
Наглядно представлять данные в виде диаграмм и
графиков;

7.   
Вводить и редактировать тексты;

8.   Осуществлять
обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки,
таблицы, подготовленные в других приложениях;

9.   Осуществлять
многотабличные связи.

1.1  
Основные
объекты табличного процессора MS Excel:

В табличном процессоре Excel информация хранится в
виде рабочей книги. Рабочая книга может содержать 255 листов,
расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с
диаграммой; лист макросов.

Основными понятиями табличного процессора Excel
являются:

1)  книга – это файл, используемый для
обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;

2)  лист – разделен на
строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист
состоит из 256 столбцов и 65536 строк;

3)  строка – горизонтальный набор
ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

4)  столбец – вертикальны набор
ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

5)  ячейка – минимальный
объект табличного процессора ;
область, определяемая пересечением столбца и строки
электронной таблицы (ЭТ);

6)  текущая (активная) ячейка – ячейка
ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

7) адрес ячейки буквенно-цифровой
код, который определяется названием (номером)
столбца и номером строки (A1, F123, AC72);

Адрес диапазона (блока)
ячеек — определяется адресом верхней
левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2:C7 → B2, B3, B4,
B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

9)      блок ячеек
(диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая
адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом
блоком. Например, D4:F13;

10)                  
ссылка – ссылка
указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в
формуле;

11)                  
абсолютная ссылка –
это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;

12)                  
относительная ссылка –
это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с
положением формулы.

13)                  
формула – это
конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических
операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом
выполнения формулы является некоторое новое значение.

Окно приложения табличного процессора Excel имеет
вид, представленный на рис. 5.1:

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

·          
Текст – последовательность букв, иногда
цифр или некоторых специальных символов.

·          
Числа могут включать цифры и
различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные
обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

·          
Дата и время вводятся в ячейки
электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

·          
Формулой в электронной таблице
называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со
знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1

·          
Функция представляет собой
программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе
формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

·          
Аргументами функции могут быть:
числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции;
логические значения и др.

Общая информация

Интерфейс Excel 2010
является дальнейшим развитием пользовательского
интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007. При создании интерфейса
разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложенияMicrosoft Office удобнее в работе. В результате
был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для
пользователей работу с приложениями Microsoft
Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

В
предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям
предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях
было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного
больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой:
слишком много программных возможностей, и их трудно найти.

В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан,
чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей,
предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить
загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше
отвлекались на поиск и могли больше
времени и энергии тратить на свою
работу.

Лента

Главный
элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой ленту, которая
идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо
традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).

увеличить изображение
Рис. 1.1. Лента

С помощью
ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы
управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики,
флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы,
собранные на вкладках.

Заменить
ленту панелями инструментов или меню предыдущих
версий приложения Microsoft Excel нельзя.

Удалить
ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть
(свернуть).

1.     Нажмите
кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий
вкладок (рис. 1.2).

увеличить изображение
Рис. 1.2. Сворачивание ленты

2.     Лента
будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3).

увеличить изображение
Рис. 1.3. Окно со свернутой лентой

Ленту можно
свернуть и иначе.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).

2.     В
контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Для
использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию
нужной вкладки, а затем выберите параметр или
команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно
выделить текст в документе Excel, щелкнуть
вкладку Главнаяи в группе Шрифт выбрать
нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы
быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления
ленты дважды щелкните вкладку.

Чтобы
свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl
+ F1.

Внешний вид
ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются
элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты
вкладки Главная при различной ширине окна.

увеличить изображение
Рис. 1.4. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024
точки

Рис. 1.5. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800
точек

Несмотря на скрытие
отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку
или стрелке кнопки названия группы, например, по значку Стили (рис. 1.6),
и будут отображены все элементы группы.

Рис. 1.6. Отображение
скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек

При существенном уменьшении
ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.

Рис. 1.7. Скрытие ленты и
вкладок при уменьшении ширины окна

То же происходит и при
существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна (рис. 1.8).

увеличить
изображение
Рис. 1.8. Скрытие ленты и
вкладок при уменьшении высоты окна

При увеличении размера окна
лента автоматически появляется снова.

В Microsot Excel 2007
содержание ленты для каждой вкладки было постоянно и неизменно. Нельзя было ни
добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. В нынешней
версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность
расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их,
создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках,
добавлять и удалять отдельные элементы и др.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).

2.     В
контекстном меню выберите команду Настройка
ленты.

Настройка ленты производится
в категории Настройка ленты окна Параметры
Excel (рис. 1.9).
Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и выберите необходимую команду для
восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений
ленты.

увеличить
изображение
Рис. 1.9. Настройка ленты

Вкладки

По умолчанию
в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная,
Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной
вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с
видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию
после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе
работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.
Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров
страниц документов. ВкладкаВставка предназначена
для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить
еще одну вкладку: Разработчик.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).

2.     В
контекстном меню выберите команду Настройка
ленты.

3.     В
категории Настройка ленты окна Параметры
Excel (см. рис. 1.9 )
установите флажок этой вкладки.

На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и
форм, а также функции для работы с XML.

Файлы и шаблоны, созданные в
версиях Excel до
2003 года, могли содержать пользовательские панели инструментов. Кроме
того, при установке на компьютер некоторых программ (например,
FineReader) в Excel автоматически
добавляются надстройки. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010
появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 1.10).

увеличить изображение
Рис. 1.10. Вкладка
Надстройки

Эта вкладка содержит
элементы надстроек, а также элементы панелей инструментов,
созданных в предыдущих версиях Excel. Каждаяпанель инструментов занимает отдельную строку ленты
вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся на панелях инструментов, вExcel 2010 могут отсутствовать.

Стандартный набор вкладок
заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Удаление фона(рис. 1.11).

увеличить изображение
Рис. 1.11. Отображение
вкладок в режиме Удаление фона

Помимо постоянных, имеется целый ряд
контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и
т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим
либо при выделении объекта или установке на негокурсора.

Например, при создании
колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 1.12).

увеличить изображение
Рис. 1.12. Контекстная
вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор

В некоторых случаях
появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами
появляются три вкладки:Конструктор, Макет и Формат (рис. 1.13).

увеличить изображение
Рис. 1.13. Контекстные
вкладки для работы с таблицами

При снятии выделения или
перемещении курсора контекстная
вкладка автоматически скрывается.

Не существует способов
принудительного отображения контекстных вкладок.

Элементы управления

Элементы управления на лентах
вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например,
на вкладкеГлавная имеются
группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со
стилями и редактирования (см. рис. 1.1 ).

Элементами управления являются
обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки сменю, флажки, значки (кнопки) группы.

Кнопки используются для
выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главнаяустанавливает полужирное
начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней
мышью (рис. 1.14).

увеличить изображение
Рис. 1.14. Использование
обычной кнопки

В некоторых случаях нажатие
кнопки вызывает диалоговое окно.

Раскрывающиеся кнопки имеют
стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или
палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются
на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например,
можно щелкнуть по стрелке
кнопки Граница группы Шрифт вкладки Главнаяи выбрать способ, вид и
расположение границы (рис. 1.15). Чтобы
еще раз назначить такую же границу, не нужно щелкать по стрелке,
достаточно щелкнуть по самой кнопке.

увеличить изображение
Рис. 1.15. Использование
раскрывающейся кнопки

В списке можно выбрать для
применения какого-либо параметра. Для этого надо щелкнуть по нему
мышью. Например, в спискеМакеты диаграмм вкладки Конструктор можно выбрать макет диаграммы (рис. 1.16).

увеличить изображение
Рис. 1.16. Использование
списка

Для просмотра списка в
пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад.
Но обычно список разворачивают,
для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 1.16).

При использовании
раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 1.17).

увеличить изображение
Рис. 1.17. Использование
раскрывающегося списка

В большинстве случаев можно
не открывая списка щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого
параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter.

Счетчики используют
для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения
пользуются кнопкамисчетчика Больше (Вверх) и Меньше
(Вниз) . Например, в счетчике Масштаб группы Вписать вкладки Разметка страницыможно установить
величину масштаба печати документа (рис. 1.18).

увеличить изображение
Рис. 1.18. Использование
счетчиков

Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать
клавишу Enter.

Нажатие некоторых кнопок не
приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие.
Например, щелкнув по кнопке Ориентация в группе Выравнивание вкладки Главная, в появившемся менюможно выбрать направление текста в ячейке (рис. 1.19).

увеличить изображение
Рис. 1.19. Использование
кнопки с меню

В некоторых случаях выбор
команды меню кнопки
вызывает диалоговое окно.

Флажки используются для
применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать вкладки Вид (рис. 1.20)
определяют отображение сетки
листа, строки формул и заголовков строк и столбцов.

увеличить изображение
Рис. 1.20. Использование
флажков

Для установки или снятия
флажка достаточно щелкнуть по нему мышью.

Значок (кнопка) группы –
маленький квадрат в
правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку
открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения
функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Формат
ячейки (рис. 1.21).

увеличить изображение
Рис. 1.21. Использование
значка группы

А значок группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена (рис. 1.22).

увеличить изображение
Рис. 1.22. Использование
значка группы

Не каждая группа имеет
значок.

Для каждого элемента
управления можно отобразить всплывающую подсказку о назначении этого элемента. Для этого
достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши.
Примеры всплывающих подсказок приведены на рис. 23 – рис. 25.

увеличить изображение
Рис. 1.23. Всплывающая
подсказка для элемента управления

увеличить изображение
Рис. 1.24. Всплывающая
подсказка для элемента управления

увеличить изображение
Рис. 1.25. Всплывающая
подсказка для элемента управления

В некоторых случаях в
подсказке отображается текст Для получения дополнительных сведений нажмите
клавишу F1. В этом случае при нажатии клавиши F1 появляется окно справочной системы со справкой, относящейся
непосредственно к выбранному элементу.

Вкладка (меню) «Файл»

Вкладка Файл всегда
расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет
собой меню (рис. 1.26).

увеличить изображение
Рис. 1.26. Вкладка (меню)
Файл раздел Сведения

Меню содержит
команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть,
Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для
настройки Excel (Справка,
Параметры).

Команды Сохранить как и
Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

Команда Сведения
(см. рис. 1.26 ) открывает
раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа
с предыдущими версиями Excel, работы с версиями
документа, а также просмотра и изменения свойства документа.

Команда Последние
открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения (рис. 1.26).

увеличить изображение
Рис. 1.27. Вкладка (меню)
Файл раздел Последние

Команда Создать
открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов (рис. 1.28).

увеличить изображение
Рис. 1.28. Вкладка (меню)
Файл раздел Создать

Команда Печать открывает
раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также
предварительного просмотра документа (рис. 1.29).

увеличить изображение
Рис. 1.29. Вкладка (меню)
Файл раздел Печать

Команда Сохранить
и отправить открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной
почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла
документа (рис. 1.30).

увеличить изображение
Рис. 1.30. Вкладка (меню)
Файл раздел Доступ

Команда Справка
открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений,
настройки параметров Excel (рис. 1.31).

увеличить изображение
Рис. 1.31. Вкладка (меню)
Файл раздел Справка

Команда Параметры
отображает диалоговое окно Параметры
Excel для настройки параметров Excel

Кнопка Выход завершает работу с приложением.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию
расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к
наиболее часто используемым функциям.

По умолчанию
панель содержит всего три кнопки: Сохранить,
Отменить, Вернуть (Повторить) .
Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или
удаляя существующие.

1.     Нажмите
кнопку Настройка панели
быстрого доступа.

2.     В
меню выберите наименование необходимого элемента (рис. 1.32).
Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.

увеличить изображение
Рис. 1.32. Настройка
панели быстрого доступа

3.     Для
добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды
(см. рис. 1.32 ).

4.     В
разделе Панель быстрого
доступа окна Параметры Excel в раскрывающемся
списке Выбрать команды из: выберите вкладку, в которой расположен добавляемый
элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить (рис. 1.33).

увеличить изображение
Рис. 1.33. Настройка
панели быстрого доступа

Для добавления на панель
любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому
элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель
быстрого доступа.

Для удаления элемента из
панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в
контекстном меню выбрать
команду Удалить с панели быстрого доступа.

Для восстановления
стандартного состава панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры
Excel(см. рис. 1.33 ) нажмите
кнопку Сброс и выберите команду Сброс только панели
быстрого доступа.

Мини-панели инструментов

Мини-панели инструментов содержит основные наиболее часто
используемые элементы для оформления текста документа, рисунков,диаграмм и других объектов

В отличие от других
приложений Office 2010
(Word, PowerPoint и
др.) в Excel 2010
мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для
отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области (рис. 1.34).

увеличить изображение
Рис. 1.34. Отображение
мини-панели инструментов

Мини-панели для оформления
рисунков и других объектов отображается при щелчке по объекту
правой кнопкой мыши. Мини-панель
инструментов для
оформления рисунка, например, содержит счетчики для изменения размера, кнопку для
поворота рисунка и обрезки изображения, кнопки для управления расположением
рисунка по слоям
(рис. 1.35).

увеличить изображение
Рис. 1.35. Мини-панель
инструментов для оформления рисунка

Состав элементов мини-панелей инструментов постоянный и неизменный.

Строка формул

В Excel 2010
удобнее, чем в предыдущих версиях организована работа со строкой формул.

Для просмотра и
редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки
формул. Для этого щелкните покнопке Развернуть строку формул (рис. 1.36).

увеличить изображение
Рис. 1.36. Увеличение
высоты строки формул

Если и в этом случае
отображается не все содержимое ячейки, можно
воспользоваться полосой прокрутки (рис. 1.37).

увеличить изображение
Рис. 1.37. Просмотр
содержимого ячейки в строке формул

Для того, чтобы привести
строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке Свернуть строку формул (см. рис. 1.37).

Для
изменения режима отображения значков несколько раз щелкните по кнопке
или щелкните по стрелке кнопки и выберите нужный режим (рис. 2.6).

увеличить изображение
Рис. 2.6. Выбор режима отображения значков папок и файлов

Для
практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список,
при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно
просмотреть некоторые свойства файлов.

В режиме
отображения Таблица, значки папок и файлов можно сортировать,
используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер(6 на рис. 2.2 ). При щелчке правой
кнопкой мыши по любой из этих кнопок появляется
контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки,
например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно
использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши
на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно
фильтровать файлыпо дате изменения (рис. 2.7).

увеличить изображение

Создание документов

Новый документ создается
автоматически сразу после запуска Excel.

Новый пустой документ или
документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Создать, после чего
отобразится раздел Создать.

2.     Для
создания нового пустого дважды щелкните по значку Новый документ или выделите этот значок и нажмите
кнопку Создать(рис. 2.16).

увеличить изображение
Рис. 2.16. Создание нового
пустого документа

3.     Для
создания документа на основе шаблона, установленного на компьютере, щелкните по
значку Образцы шаблонов (см.рис. 2.16).
Прокручивая список (рис. 2.17) выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопку Создать.
Для возврата в начало раздела Создать нажмите кнопку Домой.

увеличить изображение
Рис. 2.17. Создание
документа на основе установленного шаблона

4.     При
наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft
Office. В разделе Шаблоны Office.com (см.рис. 2.16) щелкните
по значку нужной группы шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся. Прокручивая
список (рис. 2.17), выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопкуЗагрузить.

увеличить изображение
Рис. 2.18. Создание
документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office

5.     Для
создания документа на основе одного из ранее использованных шаблонов щелкните
по значку Последние шаблоны (см.рис. 2.16). Выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопку Создать илиЗагрузить (рис. 2.19).

увеличить изображение
Рис. 2.19. Создание
документа на основе недавно использовавшихся шаблонов

Особенности сохранения
документов Excel 2010 в формате предыдущих версий Excel

Многие возможности Excel
2010 не поддерживаются в более ранних версиях.

При сохранении документа,
созданного в Excel 2010, в формате Книга Excel 97-2003 в нем будут произведены
изменения.

Перед сохранением файла в
формате Книга Excel 97-2003 можно проверить, нет ли в текущем документе
элементов содержимого или оформления, не поддерживаемых в старых версиях Excel.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.

2.     Нажмите
кнопку Поиск проблем и в появившемся меню выберите команду
Проверка совместимости (рис. 2.23).

увеличить
изображение
Рис. 2.23. Проверка
совместимости документа с предыдущими версиями Excel

3.     В
окне результатов проверки совместимости (рис. 2.24)
будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите
кнопку Продолжить.

увеличить
изображение
Рис. 2.24. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel

Нажав кнопку Выберите отображаемые версии (см.рис. 2.
24) можно выбрать версии Excel, для которых проводится проверка:
только Excel 97-2003, только Excel 2010 или для всех предыдущих версий.

Для того чтобы в последующем
такая проверка осуществлялась автоматически при сохранении файла установите
флажок Проверка совместимости
при сохранении документов (см.рис. 2.24).
В этом случае при каждой попытке сохранения файла будет появляться аналогичное
окно (рис. 2.25).

увеличить
изображение
Рис. 2.25. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel

Необходимо внести изменения
в книгу или для сохранения с потерями функциональности нажать кнопку Продолжить (см.рис. 2.25).

Для удобства список
несовместимых элементов можно скопировать на отдельный новый лист. Для этого в
окне Microsoft Excel —
проверка совместимости (см.рис. 2.24 и рис. 2.25)
нажмите кнопку Копировать на
новый лист. Новый лист будет добавлен в конец книги (рис. 2.26).

увеличить
изображение
Рис. 2.26. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel, выведенная на отдельный
лист

Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

При сохранении файла,
созданного в одной из предыдущих версий Excel, в файл Excel 2010,
появляется новый файл, а исходный файлостается в той же папке. Вместо этого можно
преобразовать файл таким
образом, чтобы файл формата Excel 2010 заменил старыйфайл.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.

2.     Нажмите
кнопку Преобразовать (рис. 2.27).

увеличить изображение
Рис. 2.27. Преобразование
файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

3.     В окне
предупреждения о
возможных изменениях в разметке документа (рис. 2.28) нажмите
кнопку ОК. Для удобства
дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о
преобразовании книг.

увеличить изображение
Рис. 2.28. Преобразование
файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

Закрытие файлов

Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Excel 2010.

Для закрытия единственного
открытого файла без завершения работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Закрыть.

Для одновременного закрытия
всех открытых
файлов и завершения
работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Выход.

Если файл был изменен, но не сохранен, то при
его закрытии появляется соответствующее предупреждение (рис. 2.29).

увеличить изображение
Рис. 2.29. Закрытие файла
с несохраненными изменениями

Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми
внесенными на данный момент изменениями.

Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения
изменений, внесенных в файл с
момента последнего его сохранения.

Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.

Если в процессе работы с
файлом от момента последнего сохранения изменений до его закрытия прошло некоторое время
(поумолчанию 10 минут), то срабатывает функция автосохранения документов Excel.
В этом случае при закрытии файла также появляется предупреждение (рис. 2.30).

увеличить изображение
Рис. 2.30. Закрытие файла
с несохраненными изменениями

Однако в этом случае, даже
если нажать кнопку Не
сохранять, в течение нескольких дней сохраняется копия (черновик) файла в последней его редакции.

Автосохраненную копию
текущего файла можно открыть.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.

2.     Щелкните
мышью по соответствующей ссылке (рис. 2.31).

увеличить изображение
Рис. 2.31. Открытие
автосохраненной копии файла

3.     Файл
будет открыт. При этом будет отображена панель сообщений (рис. 2.32).

увеличить изображение
Рис. 2.32. Автосохраненная
копия файла

Данную копию можно сохранить
как отдельный файл.

Можно в панели сообщений
нажать кнопку Восстановить (см.рис. 2.32), и тогда
данная копия заменит текущую версию файла.

При закрытии файла,
созданного в старых версиях Microsoft Excel, даже если в нем не производилось никаких
действий, появляется предупреждение о пересчете формул (рис. 2.33). Для
сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да. Формат файла при этом не
изменяется.

увеличить изображение
Рис. 2.33. Предупреждение
о пересчете формул при закрытии файла

Просмотр листов

Изменение
режима просмотра листа

Выбрать режим просмотра
листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010.

Ярлыки выбора основных
режимов просмотра книги расположены в правой части строки состояния (рис.3.1).
Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки
состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов
просмотра.

увеличить
изображение
Рис. 3.1. Выбор режима
просмотра листа

По умолчанию для вновь
создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим
используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel,
таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных
и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.

Режим Разметка страницы позволяет изменять данные и при этом
видеть их так, как они будут напечатаны на бумаге (рис.3.2).
В этом режиме обычно создают и оформляют колонтитулы.

увеличить
изображение
Рис. 3.2. Отображение
листа в режиме Разметка страницы

В режиме Страничный (рис.3.3) в
окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не
отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ
можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме
того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц.

увеличить
изображение
Рис. 3.3. Отображение
листа в режиме Страничный

При переходе в режим Страничный обычно появляется информационное окно Страничный режим. Для
дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК.
Перед этим можно поставить флажок Больше
не показывать это окно.

Во вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги можно выбрать еще один режим просмотра
— Во весь экран. Этот
режим обеспечивает скрытие большинства элементов окна для увеличения видимой
части документа (рис.3.4).

увеличить
изображение
Рис. 3.4. Отображение
листа в режиме Во весь экран

В отличие от других режимов
просмотра, режим Во весь экран устанавливается для всех листов книги
и всех открытых
файлов.

Чтобы вернуться в исходный
режим, следует нажать клавишу Esc.

Изменение масштаба
отображения листа

Изменить масштаб отображения
листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010.
Щелкните по кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со
знаком — (минус) для уменьшения (см. рис.3.1). Масштаб можно также
изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается,
щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся
контекстном меню выберите команду Масштаб.

Минимальный масштаб
отображения — 10 %, максимальный — 400 %.

Масштаб отображения листа
можно изменять также во вкладке Вид (рис.3.5).

увеличить изображение
Рис. 3.5. Изменение
масштаба отображения документа во вкладке Вид

Нажав кнопку Масштаб (см. рис.3.5) в диалоговом окне Масштаб (рис.3.6) можно установить требуемый
масштаб отображения листа.

увеличить изображение
Рис. 3.6. Изменение
масштаба отображения документа в диалоговом окне Масштаб

Можно подобрать масштаб
отображения листа.

1.     Выделите
фрагмент листа, который должен быть полностью отображен.

2.     Нажмите
кнопку Масштабировать
выделенный фрагмент (см. рис.3.5) в группе Масштаб вкладки Вид.

Для отображения листа в
масштабе 100 % нажмите кнопку 100%.

Одновременный
просмотр различных частей листа

Разделение
листа

Для того чтобы независимо
просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по
горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области
позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом
и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из
одной области большого листа в другую.

1.     Наведите
указатель мыши на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы
прокрутки или в правой
части горизонтальной полосы прокрутки (рис.3.7).

2.     Когда
указатель примет вид двунаправленной стрелки,
перетащите его вниз или влево.

увеличить изображение
Рис. 3.7. Вешки разделения
окна

Можно также выделить ячейку,
относительно которой следует разделить лист, и нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладкиВид.

Например, в таблице на рис.3.8 можно
просматривать в левой области листа данные столбцов A:D, а в правой части — K:Q. В верхней части можно
просматривать данные строк 1:11,
в то время как в нижних областях будут отображаться последние строки таблицы.

увеличить изображение
Рис. 3.8. Таблица с
разделением листа

При необходимости линии
разделения листа можно перемещать перетаскиванием.

Для прекращения режима
разделения листа следует нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.

Закрепление областей листа

Закрепление строк, столбцов
и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при
прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять
можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.

Для закрепления областей
листа используют кнопку Закрепить
области группы Окно вкладки Вид.

Обычно требует закрепить
верхнюю строку листа (названия столбцов таблицы) или первый столбец (названия
строк таблицы).

1.     Щелкните
по кнопке Закрепить области.

2.     В
меню (рис.3.9) выберите соответствующую
команду.

увеличить изображение
Рис. 3.9. Закрепление
областей листа

Для закрепления произвольной
области следует выделить ячейку ниже
закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов) и в меню
(см. рис.3.9) выбрать команду Закрепить области.

Например, при работе с
таблицей на рис.3.10 на листе
закреплена область столбцов с наименованием модели автомобиля и ценой (столбцы A и B ) и строки с названиями столбцов
таблицы (строка 1).

увеличить изображение
Рис. 3.10. Таблица с
закрепленной областью

Для отмены закрепления
строк, столбцов или областей листа щелкните по кнопке Закрепить области, в меню
выберите команду Снять закрепление областей.

Следует отметить, что
одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно

Скрытие и отображение
столбцов и строк

Временно ненужные для работы
столбцы и строки листа можно скрыть.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки. Если требуется скрыть
несколько столбцов или строк, то следует их выделить.

2.     В
контекстном меню выберите команду Скрыть.

Например, в таблице (рис.3.11) для работы временно не
нужны столбцы D:Н.

увеличить изображение
Рис. 3.11. Таблица до
скрытия столбцов

После скрытия этих столбцов
таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12.

увеличить изображение
Рис. 3.12. Таблица после
скрытия столбцов

При просмотре листа всегда
можно обнаружить факт скрытия столбцов или строк по нарушению
последовательности заголовков (см.рис.3.12).

Для отображения скрытых
столбцов можно выделить столбцы слева и справа от скрытых, щелкнуть правой
кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выбрать команду
контекстного меню Показать.
Аналогично можно отобразить и скрытые строки.

Для отображения всех скрытых
столбцов или строк необходимо выделить все ячейки листа. Затем для отображения
скрытых столбцов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого
столбца и выполнить команду контекстного меню Показать.
А для отображения скрытых строк следует щелкнуть правой кнопкой мыши по
заголовку любой строки и выбрать команду контекстного менюПоказать.

Скрыть столбец можно также
перетаскиванием влево его правой границы между заголовками столбцов до тех пор,
пока ширина столбца не будет равна нулю. Аналогично для скрытия строк можно
перетаскивать вверх нижнюю границу строки.

Перемещение по документу

Перемещение
по книге

Для перехода к нужному листу
книги достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части
окна книги (рис.3.13).

увеличить
изображение
Рис. 3.13. Перемещение
между листами книги

Если необходимый ярлык не
отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа можно
воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков, расположенными в левой части строки
ярлыков (см. рис.3.13).
При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы книги.

С целью увеличения числа
отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо вешку ярлыков,
расположенную между ярлыками и горизонтальной полосой
прокрутки (см. рис.3.13).

Можно просмотреть полный
список листов книги.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков.

2.     В
контекстном меню (рис.3.14)
выберите нужный лист.

увеличить
изображение
Рис. 3.14. Переход к
произвольному листу книги

Если в книге более 15
листов, для перехода к листу, ярлык которого не отображается в контекстном
меню, следует выбрать команду Все листы, а затем в диалоговом окне Переход к
листу текущей книги выбрать
нужный лист (рис.3.15).

увеличить
изображение
Рис. 3.15. Выбор
произвольного листа

Чтобы облегчить поиск нужных
ярлыков, их можно пометить разными цветами.

1.     Щелкните
по ярлыку листа правой кнопкой мыши.

2.     В
контекстном меню выберите команду Цвет ярлычка, а затем выберите цвет в палитре
цветов (рис.3.16).

увеличить
изображение
Рис. 3.16. Выбор цвета
ярлыка лист

Для последовательного
перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация
клавиш Ctrl + Page Up — переход к листу, расположенному
слева от активного листа, а Ctrl
+ Page Down — к листу,
расположенному справа.

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

MicrosoftExcel-
программа, обладающая эффективными
средствами обработки числовой информации,
представленной в виде электронных
таблиц. Она позволяет выполнять
математические, финансовые и статистические
вычисления с массивами данных, оформлять
отчеты, построенные на базе таблиц,
выводить информацию в виде графиков и
диаграмм.

Для запуска программы MS Excelнеобходимо выбрать команду “MicrosoftExcel” в меню
“Пуск”->“Программы”->“MicrosoftOffice”.

Типы документов Excel.

Excelимеет в своем составе
конверторы для импорта и экспорта файлов
различных типов.

1. документы
   Excel(расширение *.xls).
   Стандартный формат рабочей книгиExcel97-2003;

2. текстовый
   формат (расширение *.txt).
   Сохраняет книгу в виде текстового файла
   с различными разделителями (табуляции,
   пробелы) для использования в другой
   операционной системе и гарантирует,
   что символы табуляции, разрывы строк
   и другие символы будут интерпретироваться
   правильно. Сохраняет только активный
   лист;

3. шаблоны
   Excel(расширение *.xlt)
   — особый вид документа, предоставляющий
   специальные средства для создания
   типовых документов.

Основные элементы интерфейса.

Внешний вид программы
Microsoft
Excel
изображен на рис. 10.1.

Верхней строкой окна программы MS Excelявляется “строка заголовка”. Здесь
находится название табличного процессора,
системное меню и кнопки управления
размерами окна. В строке заголовка
находится наименование новой рабочей
книги — Книга 1, которая автоматически
создается при запуске программы.

Документ приложения Excelназывается рабочей книгой. Книга состоит
из листов, которые представляют собой
таблицы ячеек с числами и текстовой
информацией. ТаблицыExcelпохожи на базы данных, но предназначены
не столько для хранения информации,
сколько для проведения математических
и статистических расчетов. По умолчанию
их три, но их количество может изменяться
по желанию пользователя.

Под строкой заголовка располагается
“строка меню”. Каждый пункт меню
(“Файл”, “Правка”…) представляет
собой объединенную группу команд,
реализующих те или иные операции MS
Excel.

Под строкой основного меню располагаются
панели инструментов. Чаще всего их две:
“Стандартная” и “Форматирование”.
Кроме того, есть другие панели инструментов,
которые можно дополнительно отобразить
на экране. Набор кнопок на каждой панели
инструментов стандартный, но может быть
изменен. Можно удалять любые кнопки на
панелях или размещать новые, но стандартные
наборы всегда восстанавливаются при
новой установке этих панелей на экран
(см. лекцию 9 по MS Word).

Основную часть экрана занимает рабочая
область. Она организована в виде
электронной таблицы, состоящей из 256
столбцов и 65536 строк, на пересечении
которых образуются ячейки.

Рис. 10.1. Внешний вид программы
Microsoft
Excel.

Каждому столбцу и каждой строке присвоен
свой заголовок. Столбцы обычно нумеруются
латинскими буквами: А, В, С, D,… , АА, АВ…,
а строки числами от 1 до 65536, хотя иногда
используется и другой стиль ссылок,
когда и строки и столбцы нумеруются
числами. Таким образом, каждая ячейка
имеет свое обозначение, в котором
указывается соответствующий столбец
и строка и которое используется как
“адрес” ячейки или как “ссылка” на
ячейку, например, A1, B5,
АА2.

Строка, расположенная между панелями
инструментов и заголовками столбцов,
состоит из двух частей: поля имени и
строки формул. Поле имени содержит адрес
текущей ячейки. Текущая ячейка помечена
указателем (на рис. 10.1 текущей является
ячейка A1). По умолчанию,
ввод данных, формул и многие другие
действия относятся к текущей ячейке.
Указатель ячейки — светящую рамку вокруг
ячейки — часто называют табличным
курсором. “Строка формул” используется
для ввода и редактирования данных или
формул в ячейках рабочего листа. В ней
отображается содержимое текущей ячейки.

Справа и снизу рабочая область обрамлена
вертикальной и горизонтальной полосами
прокрутки, предназначенными для
перемещения по строкам и столбцам
рабочего листа.

В одной строке с горизонтальной полосой
прокрутки находятся ярлыки рабочих
листов и кнопки прокрутки ярлыков.
Ярлыки используются для быстрого
переключения между рабочими листами.
Ярлык текущего рабочего листа всегда
подсвечен (на рис. 10.1 подсвечен “Лист1”).
Переход к другому листу осуществляется
по щелчку мыши на его ярлыке. Перед
ярлыками находятся четыре кнопке
прокрутки ярлыков. Они помогают отыскать
нужный рабочий лист в том случае, если
рабочая книга содержит большое количество
рабочих листов, и в отведенной области
не хватает места для отображения всех
их ярлыков.

Самая нижняя строка — строка состояния.
В ней содержится информация о текущем
состоянии данной программы, а также о
включении некоторых режимов (NumLock,
CapsLock,ScrollLock). В процессе
работы здесь появляются комментарии к
производимым операциям.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.