Общий доступ к файлу excel онлайн - Word и Excel - помощь в работе с программами

Предоставление доступа к книге

Нажмите кнопку Поделиться.
Задайте разрешения.

Флажок Разрешить изменение в параметрах ссылки устанавливается автоматически. Если вы не хотите предоставлять разрешение на изменение файла, а только на его просмотр, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку Применить.
Введите имена или адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться файлом.
Добавьте сообщение (необязательно).
Нажмите кнопку Отправить.

Или выберите значок Копировать ссылку, чтобы получить ссылку на файл.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего работать вместе в Excel в Интернете, чтобы сразу видеть вносимые изменения.
В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.
Ячейки, с которыми работают другие пользователи, выделяются цветом. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Добавление, изменение, удаление, разрешение и отображение примечаний

Добавить примечание: выделите ячейку, к которой нужно добавить примечание, щелкните Рецензирование > Примечания > Новое примечание, введите текст примечания и нажмите клавиши CTRL+Enter.

В правом верхнем углу ячейки, содержащей примечание, появится небольшой лиловый флажок. Наведите на него указатель мыши, чтобы отобразить текст примечания.
Изменение: выделите примечание и нажмите Рецензирование > Примечания >Изменить примечание.
Удаление: выделите примечание и нажмите Рецензирование> Примечания > Удалить примечание.
Разрешение : выделите примечание, затем щелкните многоточие в правом верхнем углу и нажмите Пометить разрешенным.
Отображение выберитеРецензирование > Примечания> Показать примечания.

Беседа в процессе редактирования

Если другой пользователь работает над файлом вместе с вами, вы можете общаться с ним в чате.

Нажмите значок Чат.
Введите сообщение и нажмите клавишу ВВОД.

После закрытия файла беседы не сохраняются. Чтобы записи бесед сохранялись, используйте Microsoft Teams.

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

Создавать таблицы Excel.
Создавать, менять или просматривать сценарии.
Удалять листы.
Объединять либо разделять ячейки.
Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».

Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».

Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.

Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

Вкладка «Данные». «Подключения».

Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

Открываем меню Microsoft Office.
Нажимаем «Открыть».
Выбираем общую книгу.
Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
«Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

Почистить либо удалить журнал изменений.
Почистить содержимое файла.
Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».

В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.

Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».

Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.

Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Источник

Как создать общий доступ для таблицы Excel Online

Для многих пользователей сети Интернет, которые работают с документами, ежедневными задачами являются действия с таблицами в популярном редакторе Excel Online. В таблицах анализируют финансовые данные, систематизируют каталоги, ведут одновременный учет числовых и текстовых массивов. При этом часто возникает необходимость совместного редактирования табличных данных, это может быть и общая работа по созданию документа, и проверка уже созданных таблиц. Как создать общий доступ для таблицы Excel Online, какие для этого предусмотрены способы – подробно расскажем в этой статье.

Содержание

1 Кто из пользователей может совместно с вами редактировать таблицу Эксель Онлайн
2 Как для таблицы Excel Online создать общий доступ: способы и последовательность действий
- 2.1 Через ссылку на созданную таблицу Эксель Онлайн
- 2.2 Через предоставленный доступ к документу Excel Online

Кто из пользователей может совместно с вами редактировать таблицу Эксель Онлайн

В мощном и многофункциональном табличном редакторе предусмотрена возможность назначения пользователям определенных статусов, в которых указаны права при совместном редактировании таблиц. Таких статусов три:

«Читатель»: может ознакомиться с таблицей – открыть и прочитать;
«Комментатор»: может просмотреть и оставить свои замечания о документе, прав на изменение содержимого таблицы у него нет;
«Редактор»: имеет неограниченный доступ к таблице, может оставлять комментарии и менять содержимое.

Для адресата, которому вы разрешаете открыть созданную вами таблицу, необходимо указать один из перечисленных статусов, чтобы очертить рамки доступа к информации.

Как для таблицы Excel Online создать общий доступ: способы и последовательность действий

Разрешить открытие и знакомство с созданной вами таблицей можно несколькими способами. Чтобы правильно выполнить необходимые операции, пройдите по шагам инструкции.

Через ссылку на созданную таблицу Эксель Онлайн

Когда вы создадите онлайн ссылку, использовать ее смогут те сотрудники вашей компании, которым вы отправите веб-адрес таблицы.

Определите таблицу, которая нуждается в совместной работе, и откройте ее;
Справа в верхней части экрана нажмите на зеленую кнопку «Настройки доступа»;
В открывшейся системной форме присвойте таблице новое имя, либо нажмите команду «Пропустить»;
После перенаправления на страницу с окном настроек выберите для дальнейших действий нижний раздел и нажмите на команду «Разрешить всем, у кого есть ссылка»;
В форме «Скопируйте ссылку» установите один из трех статусов, в которых указаны разрешения для работы с таблицей;
Нажмите команду «Копировать ссылку» и далее – «Готово»;
Теперь на адрес любой электронной посты вы сможете отправить ссылку на таблицу и адресат, перейдя по ней, получит возможность работы с документом.

Если не указать особенность доступа «Для всех, у кого есть ссылка», можно просто нажать кнопку «Копировать ссылку». Если отправить такую ссылку по e-mail, доступ получит ограниченный круг добавленных абонентов.

Через предоставленный доступ к документу Excel Online

Этим способом доступ получат только те сотрудники, которые были добавлены вами в список для совместной работы.

После нажатия кнопки «Настройки доступа» перейдите к верхнему разделу окна настроек «Предоставьте доступ пользователям и группам»;
Установите курсор мыши в поле «Добавьте пользователей или группы», среди развернувшегося списка адресов электронной почты выберите тех, кому назначите совместную работу;
По умолчанию система отправит адресату уведомление о том, что ему разрешен доступ к документу, также можно направить текстовое пояснение;
Рядом с адресатом установите статус – перечень разрешенных операций с таблицей;
Завершите настройки командой «Отправить».

С помощью иконки «Настройки» (значок шестеренки) можно расширить права отдельных статусов, установив флажок около нужных особенностей:

«Редактор» может дополнительно получить право изменения доступа и установления его свойств;
«Читатель» и «Комментатор» могут дополнительно скачать, напечатать либо скопировать таблицу.

Все указанные операции также доступны, если активировать основное верхнее меню, открыв раздел «Файл» и перейдя по строкам «Открыть доступ» и далее – «Открыть доступ».

Источник

Share using co-authoring or the shared workbook feature

Updated on November 12, 2021

What to Know

Sign up for OneDrive if you don’t already have an active account.
Open the workbook and select Share > Sign In. Enter a name and choose a OneDrive folder, then select Save. Select Share again.
Under Sharing Options, select Invite People and enter the recipients’ email addresses. Check Can Edit to grant editing privileges.

With shared Microsoft Excel workbooks, you can collaborate with others by adding or modifying data, formulas, and formatting on the fly from multiple locations and devices. Here’s how to share an Excel file in Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, and Excel Online.

Sign Up for OneDrive

If you use Microsoft 365 or Microsoft Office, you may have an active OneDrive account. If not, or if you’re unsure, sign up for OneDrive before continuing. The only exception is if you intend to share an Excel file hosted on a SharePoint Online library or internal network, in which case, you don’t need a OneDrive account.

Before you can share a spreadsheet for co-authoring purposes, you must save it in the XLSX, XLSM, or XLSB format.

How to Share an Excel File in Microsoft 365 or Excel 2019

To share an Excel workbook:

Newer versions of Excel replaced the Shared Workbook feature with a service called co-authoring. It allows for similar collaboration and offers advanced tools that aren’t available in older versions of Excel.

Open the Excel workbook you wish to share.
Select Share, located in the upper-right corner of the screen and below the Search Sheet bar.
In the Share dialog box, select Sign In.

If you’re signed in to your Microsoft account, go to step 6.
When prompted for your Microsoft account credentials, follow the on-screen instructions to complete the authentication process.
Once signed in, return to the main Excel window and select Share again.
In the Name field, enter a title for the shared workbook.
Select the Place drop-down menu to choose where to share the file, for example, OneDrive. In most cases, this is the preferred location unless you use a SharePoint library or an internal network location.
Select Save.
The file uploads to the repository you chose in step 7. Select Share.
In the Sharing Options pop-up list, select Invite People.

You don’t have to share the workbook for collaboration purposes. If you’d rather share a read-only version, select Send a Copy.
In the Invite People dialog, type the email addresses of the people you want to share the workbook with. Separate each email address with a comma.

You can type names from your contacts in place of email addresses. In this case, you’re prompted to grant Excel access to the corresponding application.
Enter a message for the recipients, if desired.
The Can Edit option, accompanied by a check box, is disabled by default for precautionary purposes and dictates that the recipients can’t modify the Excel file. To remove this read-only restriction, select the check box so that the check mark appears.
Select Share. Your recipients are notified that a workbook has been shared with them.

How to Share a File in Excel Online

Just like Excel for Microsoft 365 and Excel 2019, the web-based version of Excel uses the co-authoring features in place of what used to be known as Shared Workbooks.

Go to Excel Online in a web browser and open the workbook you want to share.
Select Share, located in the upper-right corner of the browser window to display the Invite People dialog box.
In the To field, type the email addresses of the people you want to share the workbook with, each separated by a comma.
In the Add a quick note field, enter a relevant message for your recipients.
Select Recipients can edit.
Two drop-down menus appear. The first contains the following options: Recipients can edit (default) and Recipients can only view. If you choose the latter, your recipients receive the workbook with read-only restrictions.
The second drop-down menu dictates whether your recipients require a Microsoft account to access the document. Select the option that meets your needs.
Select Share. Your recipients are notified that a workbook has been shared with them.

How to Share a File in Excel 2016

Follow the Microsoft 365 instructions, as the co-authoring feature and the steps are similar. The main difference is the Share button, which appears in the upper-right corner and is represented by a head and torso alongside the word Share.

If you’d like, you can use the Shared Workbook feature. To do so, add the appropriate options to the Quick Access Toolbar by following the steps below.

Unless you have a specific need to enable the original Shared Workbook functionality, such as sharing on a restricted network with particular requirements, use co-authoring instead.

Add a Shared Workbook Button in macOS

To add the Shared Workbook functionality in macOS:

Select Excel > Preferences.
In the Excel Preferences dialog, select Ribbon & Toolbar, located in the Authoring section.
Select Quick Access Toolbar.
In the Choose commands from setting, select Review Tab.
In the list of options provided, select Share Workbook (Legacy) to highlight it.
Select the right bracket (>) found next to the Share Workbook (Legacy) option so that it moves to the list labeled Customize Quick Access Toolbar.
Select Save to complete the process. You can now begin the sharing process from the Excel toolbar.

Add a Shared Workbook Button in Windows

Follow these steps to add the Shared Workbook functionality to Excel 2016 for Windows:

Select File > Options > Quick Access Toolbar.
Select Choose commands from to expand it, then select All Commands.
Scroll down and select Share Workbook (Legacy) to highlight it.
Select Add.
Add each of the following commands, one at a time: Track Changes (Legacy), Protect Sharing (Legacy), Compare and Merge Workbooks.
After these items are added, select OK to return to the main Excel window. You can now begin the sharing process from the Excel toolbar.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Источник

Содержание

1 Особенности работы с общим файлом
2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
- 2.1 Открытие книги с совместным доступом
- 2.2 Как удалить пользователя
3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
4 Как сделать общий доступ к файлу Excel
- 4.1 Поделитесть полезным с друзьями:
  - 4.1.1 Как создать общий доступ Excel?
  - 4.1.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
  - 4.1.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
  - 4.1.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
- 4.2 Общий доступ в старых версиях Excel
- 4.3 Совместное редактирование в Excel 2016
- 4.4 Автосохранение: плюсы и минусы
- 4.5 Как отключить Автосохранение в Excel
- 4.6 Ссылки по теме

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

Создавать таблицы Excel.
Создавать, менять или просматривать сценарии.
Удалять листы.
Объединять либо разделять ячейки.
Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

Вкладка «Данные». «Подключения».
Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

Открываем меню Microsoft Office.
Нажимаем «Открыть».
Выбираем общую книгу.
Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
«Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

Почистить либо удалить журнал изменений.
Почистить содержимое файла.
Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Как сделать общий доступ к файлу Excel

В корпоративных сетях, как крупных, так и не очень, часто любят выкладывать документы на файловый сервер в общий доступ для нескольких пользователей и редактировать их удалённо, прямо на сетевом диске, не скачивая себе на компьютер. С электронными таблицами не всё так просто — по умолчанию общий доступ к файлу Excel отключен в параметрах документа, а значит можно будет открыть только одну его копию для одного пользователя. Чтобы включить совместный доступ в Экселе, надо в главном меню открыть раздел «Рецензирование» и найти группу «Изменения»:

В ней надо найти и нажать кнопку «Доступ к книге». Появится окно управления общим доступом к файлу Excel:

Здесь надо поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», после чего — нажать на кнопку «ОК».
Теперь при сохранении этого документа в названии будет отметка «», что означает что включен совместный общий доступ для файла Эксель.

Примечание: Обратите внимание на поле «Файл открыт следующими пользователями. В нём отображаются все, кто вносил изменения в этой книге. Чтобы посмотреть что было изменено конкретным пользователем, то нужно на вкладке «Рецензирование» нажать на кнопку «Исправления» и в меню выбрать пункт «Выделить исправления». Появится такое окно:

Здесь можно выбрать подходящий вариант отслеживания изменений — по времени, конкретным пользователем или в заданных ячейках. По умолчанию, они будут выделены на экране. При необходимости можно будет вынести изменения в отдельный файл.

Поделитесть полезным с друзьями:

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

Управление и изменение макросов
Добавлять рисунки и другие объекты
Группировать или скрывать столбца или строки
Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
Делать защиту листа
Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 10 531 times, 1 visits today)

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д.
При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда.
Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения.

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

… можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
Из вкладки Файл пропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy):
Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows.

Предупреждение: реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — :

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Ссылки по теме

Создание резервных копий ценных файлов
Статья про Автосохранение на сайте MSDN

Источник