Как перейти с Excel на Таблицы
Как использовать Таблицы для совместной работы
Далее: Как экспортировать таблицы
Содержание
- Как предоставить доступ к таблице
- Как добавлять комментарии и назначать задачи
- Как отправить электронное письмо соавторам
- Как вернуться к предыдущей версии или переименовать ее
- Как создавать фильтры и представления фильтров
- Как защитить контент
- Как ограничить доступ, запретить скачивание, печать или копирование
- Как указать срок действия доступа
- Как узнать, кто просматривал таблицу
Как предоставить доступ к таблице
Excel:
|
Таблицы:
|
|---|---|
|
Excel 2013
Excel 2010 |
Как предоставить доступ отдельным пользователям
Как предоставить доступ по ссылке
Подробнее о том, как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске…
|
Как добавлять комментарии и назначать задачи
Excel:
|
Таблицы:
|
|---|---|
|
Excel 2013
Excel 2010 |
|
Как отправить электронное письмо соавторам
Excel:
|
Таблицы:
|
|---|---|
|
Excel 2013 Excel 2010 |
Чтобы продолжить разговор, который неудобно вести в комментариях, отправьте соавторам сообщение по электронной почте прямо из Таблиц.
|
Как вернуться к предыдущей версии или переименовать ее
Если вы являетесь владельцем таблицы или у вас есть права на ее редактирование, вы можете просмотреть ее предыдущие версии и восстановить их.
Как посмотреть разные версии таблицы и восстановить нужную
- Выберите Файл
История версий
- Чтобы показать только версии, которым присвоены названия, установите переключатель Только версии с названиями в положение ВКЛ.
- Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла.
Под временной отметкой показаны следующие сведения:
- имена пользователей, работавших над документом;
- квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
- Чтобы вернуться к одной из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.
Как задать название версии
Как создавать фильтры и представления фильтров
Excel:
|
Таблицы:
|
|---|---|
|
Excel 2013
Excel 2010 |
Чтобы отфильтровать данные в таблице, создайте фильтр. Если вы хотите, чтобы для других пользователей данные выглядели по-прежнему, создайте представление фильтра. Как создать фильтр
Как создать представление фильтра
Подробные сведения можно найти в статьях Как сортировать и фильтровать данные и Как создать, переименовать или сохранить режим фильтрации.
|
Как защитить контент
Excel:
|
Таблицы:
|
|---|---|
|
Excel 2013
Excel 2010 |
Если в таблице содержится конфиденциальная информация, вы можете запретить пользователям вносить в нее изменения.
Подробнее о том, как защитить данные в таблице…
|
Как ограничить доступ, запретить скачивание, печать или копирование
Excel:
|
Таблицы:
|
|---|---|
|
Excel 2013
Excel 2010 |
Если в таблице содержится конфиденциальная информация, вы можете запретить пользователям скачивать, печатать и копировать ее.
|
Как указать срок действия доступа
Как настроить срок действия доступа
Если вы сотрудничаете с пользователями за пределами организации (например, внешними клиентами или агентствами), вам может потребоваться ограничить им доступ к определенным файлам после завершения проекта.
Как указать срок действия доступа
- В верхей части листа нажмите Настройки доступа.
- Настройте доступ, если ещё не сделали этого.
- Выберите Расширенные.
- Наведите указатель мыши на имя пользователя и нажмите «Открыть временно»
- Укажите, когда нужно автоматически закрыть доступ.
- Нажмите Сохранить изменения
Примечание. Окончание периода доступа не может приходиться на текущую дату. Если вам требуется отозвать права пользователя на работу с файлом немедленно, просто закройте доступ.
Как узнать, кто просматривал таблицу
Как узнать, кто просматривал таблицу
Если у вас есть права на редактирование таблицы, вы можете посмотреть:
- кому к ней предоставлен доступ;
- кто ее просматривал;
- график просмотров в динамике.
В правом верхнем углу нажмите «История изменений» .
Если вы не хотите, чтобы ваши просмотры отражались в истории активности таблицы, измените настройки конфиденциальности.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.
Далее: Как экспортировать таблицы
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Содержание
- 1 Особенности работы с общим файлом
- 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
- 2.1 Открытие книги с совместным доступом
- 2.2 Как удалить пользователя
- 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
- 3.1 Метод 1 В веб-браузере
- 3.2 Метод 2 В приложении Google Диск
- 4 Предупреждения
-
- 4.0.1 Как создать общий доступ Excel?
- 4.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
- 4.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
- 4.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
-
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
Нельзя:
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
| Недопустимо | Реально |
| Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
| Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
| Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
| Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
| Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
| Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
| Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
| Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
| Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
| Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
| Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
| Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
2 метода:В веб-браузереВ приложении Google Диск
Google Диск упрощает совместное использование документов и файлов. Файл можно сделать общедоступным, чтобы любой пользователь мог получить доступ к нему через ссылку. Эту ссылку можно сообщить любому человеку или общедоступный файл может найти любой пользователь. Открыть общий доступ к файлу довольно просто.
Метод 1 В веб-браузере
-
Войдите в Google Диск. Убедитесь, что вы авторизовались в учетной записи, в которой хранится нужный файл. Перейдите на страницу drive.google.com в браузере и войдите в свою учетную запись Google.
-
Щелкните правой кнопкой мыши по нужному файлу.
- Выберите «Совместный доступ».
Откроется окно «Совместный доступ».
- Также можно открыть файл и нажать кнопку «Совместный доступ».
-
Щелкните по «Расширенные». Эта опция находится в правом нижнем углу окна.
- Выберите «Включить для всех в интернете».
Для этого нажмите «Изменить» > «Включить для всех в интернете». Теперь файл станет полностью общедоступным, то есть любой человек сможет найти его, введя поисковый запрос или ссылку.
- Также можно выбрать «Включить для всех, у кого есть ссылка». Файл станет общедоступным, но получить к нему доступ можно только по ссылке.
- Установите права доступа.
С помощью меню в окне «Совместный доступ» разрешите пользователям редактировать файл. По умолчанию они могут только просматривать файл. Чтобы разрешить редактирование, в указанном меню выберите «Редактировать могут все».
- Чтобы разрешить добавление комментариев, в меню выберите «Комментировать могут все».
-
Щелкните по «Сохранить». Внесенные изменения будут сохранены.
-
Поделитесь файлом с другими пользователями. Добавьте адреса электронной почты в поле в нижней части окна «Совместный доступ». Выбранным пользователям будет отправлено электронное письмо с предложением просмотреть файл.
-
Предоставьте ссылку другим пользователям. Сделайте это, когда файл станет общедоступным. Нажмите «Копировать ссылку» в окне «Совместный доступ», а затем поделитесь ею с нужными людьми. Ссылку можно отправить по электронной почте, опубликовать на странице или форуме в социальных сетях или вставить в чат.
Выберите «Совместный доступ».
Выберите «Включить для всех в интернете».
Установите права доступа.
Метод 2 В приложении Google Диск
-
Запустите приложение Google Диск. Его можно скачать бесплатно в Play Маркете или Apple App Store.
-
Нажмите кнопку «ⓘ» (Информация) рядом с нужным файлом. Откроется информация об этом файле.
-
Коснитесь опции «Обмен ссылками отключен». Она расположена в разделе «У кого есть доступ». Так файл станет общедоступным, то есть любой пользователь, у которого есть ссылка, сможет получить доступ к этому файлу.
- Установите права доступа.
Нажмите «Обмен ссылками включен». Откроется меню доступа. По умолчанию люди со ссылкой могут только просматривать файл. Чтобы разрешить редактировать файл, в меню выберите «Редактировать могут все».
- Чтобы разрешить добавление комментариев, в меню выберите «Комментировать могут все».
-
Отправьте ссылку. Нажмите «Отправить ссылку» в верхней части страницы. Также ссылку можно скопировать в буфер обмена устройства и поделиться ею через приложение для отправки сообщений, по электронной почте или в социальных сетях.
Предупреждения
- Скорее всего, как только файл станет общедоступным, информация, которая хранится в нем, никогда уже не будет конфиденциальной. Поисковые системы, архивные боты или другие пользователи могут хранить эту информацию и публиковать ее в разных местах.
Информация о статье
Эту страницу просматривали 5909 раза.
Была ли эта статья полезной?
Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.
Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.
Как создать общий доступ Excel?
Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.
Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.
История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.
Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления
В появившимся окне настройте что и как выводить
Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:
Если отметите такие галочки:
То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.
Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения
Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.
Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.
Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.
Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.
Разберем содержание окна поподробнее:
Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.
Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).
Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.
Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.
Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.
Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.
Так же нельзя делать:
- Управление и изменение макросов
- Добавлять рисунки и другие объекты
- Группировать или скрывать столбца или строки
- Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
- Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
- Делать защиту листа
- Невозможна работа с формулами массива
В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?
Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:
(Visited 10 535 times, 4 visits today)
Здравствуйте, дорогие читатели! Сегодня я расскажу о том, как создать гугл таблицу с общим доступом. Чтобы информация была максимально полезной и понятной, представлю ее в виде пошаговой инструкции и сопровожу скриншотами. Ну и как вишенка на торте, покажу, как использовать некоторые полезные функции: создавать новые копии таблицы, добавлять фильтры, новые листы, графики, диаграммы и гиперссылки.
Содержание
- Как создать новую Google таблицу
- Закрываем доступ к файлу
- Основные функции
- Заключение
Для того чтобы начать работать с таблицами от Google (Sheets или же просто Google Excel) вам понадобится gmail почта. Если она у вас есть – отлично. Если нет – придется регистрироваться. Когда с этим будет покончено, можно переходить к работе с документами.
Итак, открыв поисковик от Google и авторизовавшись в почте, нажмите на следующую кнопку:
Пролистайте чуть ниже и щелкните по иконке с экселем:
Отлично, теперь вы находитесь в разделе гугл документы: таблицы. Интерфейс у сервиса простой, присутствуют готовые шаблоны, которыми можно в любой момент воспользоваться. Все, что вам для этого нужно – нажать на любой из них. Ну, или просто создайте «Пустой файл»:
А теперь давайте создадим новую табличку и откроем к ней общий доступ. Для этого нажмите «Пустой файл».
Как видите, интерфейс схож с аналогичным софтом, но уже от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в excel, вам не придется долго во всем разбираться.
Чтобы открыть доступ к файлу, в документе введите название (красная стрелочка) и щелкните «Настройки доступа» (оранжевая стрелочка):
Перед вами должно появиться окошко настроек общего доступа:
А теперь идем по одному из двух вариантов:
- Создаем ссылку-приглашение;
- Отправляем приглашение конкретному человеку по электронной почте.
Если вам нужно пригласить большое количество пользователей, рассылка приглашений через ввод почты будет слишком затратной по времени. На такой случай существует полезная функция – открыть доступ для людей, прошедших по ссылке-приглашению. Для этого нажмите кнопку «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» во втором (нижнем) блоке, после чего появится искомое приглашение, а также настройки доступа:
Выбрав «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» вам останется только назначить права, скопировать приглашение и отправить его вашим работникам:
А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить одному, ну может двум людям.
Итак, чтобы отправить приглос ограниченному числу работников вам нужно ввести в первом блоке его email, после чего появится специальное поле, в которое вводится сообщение, а также настраиваются права доступа:
Закончив с этим, нажимаете «Отправить» и эти люди через некоторое время получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, верно?
На этом, в общем-то всё. Разве что из важного я еще должен упомянуть про настройки приватности. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку в верхнем блоке справа вверху. Откроется меню, в котором можно выставить настройки доступа, которые будут нужны:
Вам может быть интересно — «Что такое промокоды для оплаты заказов в интернете и как с их помощью экономить на покупках?».
Закрываем доступ к файлу
Чтобы закрыть доступ к файлу вам нужно:
- Если вы отправляли ссылки-приглашения.
Снова открываете «Настройки доступа» и во втором блоке ставите «Доступ ограничен». Нажимаете готово и все, дело сделано.
- Если отправляли приглашение по email.
В этом случае все намного проще. Открыв «Настройки доступа», напротив имени и почты сотрудника жмете по полю с уровнем его прав и выбираете «Удалить».
Готово!
Основные функции
Если вы решили работать с гугл таблицами и тем более делать их общими, советую изучить все доступные функции, чтобы в будущем не терять время. Ниже я расскажу про основные, о которых чаще всего спрашивают меня или задают вопросы в интернете.
- Как создать копию гугл таблицы.
Для этого в меню нажмите «Файл»:
И выберите «Создать копию»:
Останется ввести название, выбрать, копировать ли настройки и комментарии и нажать «Ок»:
Готово!
- Как создать фильтр.
В меню нажимаем «Данные»:
И щелкаем «Создать Фильтр»:
Чтобы отфильтровать данные нажмите на треугольничек и выберите параметры фильтрации:
Ну а чтобы убрать фильтр, снова нажмите «Данные» и выберите «Отключить»:
- Как создать лист.
Чтобы создать новый лист достаточно нажать в самом низу документа, слева, на маленький плюсик:
- Создаем гиперссылку.
Для этого в меню нажимаем на «Вставка»:
Выбираем «Ссылка»:
Вводим url-адрес и анкор:
Готово. Ну а на случай, если вдруг понадобится внести изменения, достаточно щелкнуть по ссылке и появится небольшое окошко, в котором будут три кнопки: сделать копию, внести изменения и кнопка удаления:
- Как создать график или диаграмму.
Тут тоже все просто. Как и в случае с гиперссылкой, щелкаем «Вставка»:
И выбираем «Диаграмма»:
Появятся настройки, в которых выставляем данные и выбираем тип диаграммы (или меняем ее на подходящий график):
Готово. Если же вам понадобится внести изменения в данные, щелкните по трем точкам справа сверху и нажмите «Настройки», «Удалить» или любой другой подходящий пункт:
Вам может быть интересно — «Как пользоваться ВКонтакте».
Заключение
Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».
Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.
Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!
( 3 оценки, среднее 5 из 5 )
Как сохранить, переместить и дать совместный доступ к Google таблице
Итак, вы создали таблицу в Google Документах. Совершать какие-то дополнительные действия, чтобы сохранить данные, не нужно. В этом состоит положительное отличие от обычного табличного процессора. Гугл таблица автоматически сохраняет ваши данные, как только вы их изменили. Мы же поговорим сейчас о сохранении и размещении всего вашего файла таблиц на Google Диске и о совместном доступе к Google таблице.
Сохранение и перемещение Гугл таблицы.
По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог Google Диска. При этом вы можете переместить вашу таблицу в любое другое место. Для этого нажмите по значку «Переместить объект». Создавайте папки в Google Диске и размещайте в них свои проекты.
Или же можно перемещать ваши таблицы и другие документы в самом Google Диске так же, как вы это делаете в проводнике Windows.
Общий доступ к таблице – крайне полезно для работы.
Мы уже говорили о том, что совместная работа над таблицами вместе с коллегами или партнерами является одним из важнейших преимуществ Google Sheets. Теперь нет необходимости обмениваться таблицами при помощи электронной почты и искать, какие же изменения внесли в них ваши коллеги.
Возможность совместной работы с документом очень важна в тех случаях, когда несколько человек совместно работают над решением общей проблемы, решают совместно какую-либо задачу. И вместо того, чтобы пересылать друг другу файлы по электронной почте, отмечая в них свои дополнения и замечания, здесь можно это сделать в режиме реального времени. При этом можно оставить комментарий, задать вопрос, который тут же увидят ваши коллеги. Согласитесь, это может сэкономить массу времени.
Для того, чтобы разрешить совместный доступ к Гугл таблице, нажмите в правом верхнем углу кнопку “Настройки доступа”.
Теперь вы сможете добавить тех, кто вместе с вами будет работать над этой таблицей. Также вы сможете установить для каждого из них права по редактированию и комментированию таблицы, либо дать только возможность просмотра данных.
Здесь же можно получить внешнюю интернет-ссылку на Google таблицу, чтобы отправить ее затем вашим коллегам и партнерам.
Для этого нажмите «Включить доступ по ссылке».
Доступны также расширенные настройки (если нажать на “Расширенные”).
В панели расширенных настроек общего доступа вы снова видите ссылку для общего доступа. Вы можете отправить её своим партнерам при помощи электронной почты, месседжера, либо просто опубликовать в интернете на своей персональной страничке в социальной сети.
Чуть ниже находится список тех, кто уже имеет доступ к таблице и пункт “Изменить”. Здесь вы можете изменить статус доступа с “Доступен только вам” на общий доступ либо по ссылке, либо по вашим индивидуальным приглашениям.
Тут же вы при необходимости сможете сменить владельца файла, передав его другому человеку. Для этого нажмите справа от имени будущего владельца значок со стрелочкой вниз и выберите в появившемся списке “Владелец”.
По умолчанию все люди, которых вы таким образом пригласили, имеют возможность только просматривать таблицу. Чтобы кто-то из них смог её редактировать, необходимо использовать следующий пункт расширенных настроек “Пригласить пользователей”. Введите имена или адреса людей и каждому из них дайте право на редактирование либо добавление комментариев к таблице.
Если вы этого не сделаете, то такое разрешение они должны будут запросить у вас дополнительно, когда получат ссылку на таблицу.
И, наконец, в опции “Настройки владельца” вы можете ограничить возможность добавления новых людей.
Предположим также, что вы не хотите чтобы ваши данные свободно ещё где-то использовались. Запретите копирование и печать таблицы для тех, кто может её только просматривать и комментировать, но не имеет прав на ее изменение.
Советы по эффективной работе с Google таблицами:
Вариант 1: Веб-сайт
По умолчанию на сайте рассматриваемого сервиса нельзя создавать Google Таблицы с общим доступом, так как данный параметр меняется вручную для каждого существующего шаблона. Нужные настройки при этом доступны без каких-либо ограничений, но только в рамках ваших собственных документов, тогда как чужие подобным образом может редактировать только владелец.
Официальный сайт Google Таблиц
- Чтобы предоставить общий доступ к таблице, в первую очередь необходимо открыть или создать новый документ, коснувшись кнопки «+» или определенного блока на главной странице веб-сайта, как было описано в другой инструкции. После этого внесите все необходимые изменения, если создали новый лист, и можете переходить к следующему шагу.
Подробнее: Открытие Google Таблицы на компьютере
- Находясь на главной странице созданного и открытого документа, на верхней панели разверните меню «Файл» и выберите пункт «Открыть доступ» в одноименном разделе. Кроме этого, аналогичное окно можете открыть путем нажатия отмеченной кнопки «Настройки доступа» в правой части верхней панели.
- Щелкните левой кнопкой мыши по нижней области всплывающего окна и разверните выпадающий список «Доступ ограничен». Здесь необходимо установить параметр «Доступно пользователям, у которых есть ссылка», предоставляющий дополнительные настройки.
- Для изменения прав пользователей на чтение и редактирование документа в рамках той же области всплывающего окна можете развернуть список «Читатель» и выбрать одно из представленных значений на свое усмотрение. Здесь следует выбирать с осторожностью, потому что пользователь с правами «Редактора» может менять содержимое и параметры оригинального документа без каких-либо ограничений.
- Если вас не устраивает вариант с общедоступной ссылкой, можете развернуть окно «Предоставьте доступ пользователям и группам», в текстовое поле через запятую ввести адреса электронной почты всех, кому нужно открыть доступ, и установить уровень прав. В результате после отправки приглашения каждый человек получит письмо с возможностью перехода, просмотра и изменения содержимого таблицы.
- Кроме прочего, в качестве альтернативы можете открыть раздел «Открыть доступ» в меню «Файл» на верхней панели сервиса и выбрать «Опубликовать в интернете». После нажатия кнопки «Опубликовать» во всплывающем окне, на экране отобразится постоянная ссылка, которая позволит интегрировать таблицу на внешний сайт и читать содержимое каждому перешедшему пользователю.
Учитывайте, что если отменить общий доступ по ссылке можно без каких-либо проблем через то же самое окно с параметрами таблицы, то при публикации в интернете такой возможности не будет. Единственным решением тогда может стать только перенос данных на другой лист и удаление документа вместе со всеми связанными ссылками.
Вариант 2: Мобильное приложение
На мобильных устройствах предоставить доступ к Google Таблице можно аналогичным образом через настройки документа после создания или открытия. При этом инструкция будет в полной мере актуальна для всех поддерживаемых платформ, как в плане возможностей, так и визуального оформления.
Скачать Google Таблицы из Google Play Маркета
Скачать Google Таблицы из App Store
- Из-за того, что настройки общего доступа можно поменять только для заранее созданного и открытого документа, это необходимо сделать на главной странице официального приложения. Выполните подготовительные работы, включая оформление таблицы, руководствуясь отдельными инструкциями на нашем сайте, и только после этого переходите к следующему этапу.
Подробнее: Открытие Google Таблицы на телефоне
- Разобравшись с подготовкой и открытием листа с данными, в правой части верхней панели нажмите кнопку с тремя вертикально расположенными точками, откройте категорию «Доступ и экспорт» и выберите «Предоставить доступ». В качестве альтернативы также можете коснуться иконки пользователя со знаком «+», чтобы открыть настройки в обход главного меню.
- На странице «Совместный доступ» первым делом можно предоставить доступ к документу определенным пользователям по имени или адресу электронной почты. Для этого коснитесь блока «Укажите пользователя или группу» и введите требуемые инициалы одного или сразу нескольких адресатов.
- После указания данных для приглашения пользователей под указанным полем появится выпадающий список, через который можно и нужно выбрать один из трех уровней прав от «Читателя» до «Редактора». И хотя статус автоматически будет закреплен за перечисленными людьми после отправки сообщения с последующим подтверждением, в будущем это легко можно исправить через настройки документа.
Дополнительно отметим, что если вы не хотите рассылать письма и уведомления, ограничившись только предоставлением доступа к таблице, можете развернуть меню с тремя точками в правом верхнем углу экрана и воспользоваться опцией «Пропустить рассылку уведомлений». В результате доступ будет предоставлен, но пользователь об этом узнает только при посещении личного кабинета.
- Еще один способ открытия общего доступа к документу заключается в получении и отправке прямой ссылки на таблицу, что позволит предоставить одинаковые права каждому получателю. Чтобы выполнить данную задачу, снова перейдите на страницу «Совместный доступ» и в нижней части экрана нажмите отмеченную кнопку.
- В рамках блока «Настройки ссылок» коснитесь пункта «Ограниченный доступ» и на представленной странице установите значение «Все, у кого есть ссылка». После этого нужно в обязательном порядке развернуть дочерний список «Читатель» и выбрать один из трех пунктов в зависимости от прав, которые нужно предоставить другим пользователям.
- Получить непосредственно саму ссылку для отправки нужным людям можете в разделе «Управление доступом», коснувшись значка в правой части верхней панели. Тут же учитывайте, что адрес не меняется в зависимости от пользователя, и потому доступ легко могут получить посторонние.
Изменить адрес документа или заблокировать доступ определенному пользователю не получится, и потому не предоставляйте его к важным документам без необходимости. В то же время ограничить возможность просмотра все же можно, но только одновременно для всех читателей данной Google Таблицы.
Еще статьи по данной теме: