Общая характеристика электронных таблиц excel

Таким образом,
электронные таблицы относят к средствам
экспресс‑моделирования, обеспечивающим
выполнение разовых расчетов с изменяющимися
исходными данными, причем в короткие
сроки и с наименьшими усилиями. Электронные
таблицы пришли на смену достаточно
сложным проблемно-ориентированным
программным комплексам, выполняемым
на больших и мини-ЭВМ.

Первым русифицированным
табличным процессором стал пакет АБАК,
работающий под управлением операционной
системы М86. В дальнейшем наиболее широкое
распространение получил пакет ВАРИТАБ.

В электронных
таблицах как бы соединяются три
компонента: носитель информации,
устройство ввода и калькулятор. Любая
электронная таблица – это двумерный
массив строк и столбцов, размещаемых в
памяти ПЭВМ. Строки идентифицируются
буквами, столбцы (колонки) – цифрами.
Место пересечения строки и столбца
называется клеткой. Идентификаторами
клетки служат буква (либо сочетание
двух букв) и число, соответствующие
пересекающимся в этой клетке столбцу
и строке. Например, В6 обозначает клетку
на пересечении второго столбца (В) и
шестой строки. Каждому элементу таблицы
могут быть поставлены в соответствие
метка, число или формула для вычислений.
Экран дисплея при этом становиться как
бы «окном», через которое виден фрагмент
большой таблицы. Все манипуляции
пользователь производит с помощью
курсора, перемещая его по клеткам.
Ячейка, в которой в данный момент
находится курсор, является активной, и
к ней относятся все задаваемые операции.
Существо работы с таблицей сводится к
заполнению ее клеток (как текстовыми,
так и числовыми данными), выполнению
заданных операций над содержимым
столбцов и строк, просмотру на экране
дисплея и выдаче на печать любых частей
созданных заблаговременно шаблонов.
Величина таблицы в большинстве случаев
ограничивается лишь емкостью памяти.

Наиболее
распространенной электронной таблицей
на сегодняшний день является продукт
фирмы Microsoft: Microsoft Excel.

Excel позволяет
создавать таблицы, содержащие большое
количество различных типов данных,
легко их обрабатывать при помощи
встроенных в эту программу функций,
строить по результатам таблицы, и
отображать результаты в виде различных
диаграмм. Можно также перемещать таблицы
и отдельные их части в другие программы
MS Office, а также и в другие поддерживающие
соответствующую технологию обмена. При
использовании этих программ пользователю
не нужно глубоко разбираться в математике
— использование встроенных инструментов
электронных таблиц этого не требует.

Тема 2. Знакомство с microsoft excel 2010

2.1. Общие сведения

Microsoft Office Excel 2010
представляет собой мощный табличный
процессор, который широко используется
как рядовыми пользователями, так и
специалистами узкого профиля для работы
с электронными таблицами.

Электронная
таблица –
это информационная технология для
профессиональной работы с данными,
представляющая собой аналог обычной
таблицы и позволяющая производить
разнообразные вычисления с числовыми
данными. Электронные таблицы позволяют
автоматизировать выполнение однотипных
вычислений и пересчета с изменяющимися
исходными данными, а также обрабатывать
числовую информацию в массиве баз
данных, анализировать финансы, доходы,
налоги и так далее. В ячейки электронной
таблицы можно вносить текст, числа,
формулы. Электронные таблицы часто
используются в качестве простых баз
данных или как приложение для построения
графиков и диаграмм. Для управления
электронной таблицей созданы специальные
программные продукты – табличные
процессоры.

Табличный
процессор – комплекс
программных средств для математической,
статистической и графической обработки
текстовых и числовых данных в табличном
виде.

Основными
возможностями применения
Excel 2010
являются:

• решение числовых
  задач, требующих больших вычислений
  (создание отчетов, анализ результатов);

• создание диаграмм;

• организация
  списков (создание и использование
  сложно структурированных таблиц);

• доступ к данным
  других типов (возможность импортирования
  данных из множества различных источников);

• создание рисунков
  и схем (использование фигур и объектов
  SmartArt);

• автоматизация
  сложных задач (с использованием
  макросов).

Нововведениями
в Excel 2010
является следующее:

• новый пользовательский
  интерфейс, основанный на лентах и
  вкладках;

• большая размерность
  рабочих листов (количество строк 1 048
  576 против 65 536 в Excel 2003; количество столбцов
  16384 против 256 в Excel 2003);

• увеличение
  количества возможных уровней сортировки
  (до 64), уровней вложений в формуле (до
  64), аргументов функции (до 255), отображаемых
  в ячейке символов (до 32 000), отображаемых
  в списке автофильтра элементов (до 10
  000);

• новые форматы
  файлов (основанные на формате xml);

• таблицы на рабочих
  листах (новый объект с расширенными
  возможностями по работе с ним);

• стили и темы
  (усовершенствованные средства для
  оформления таблиц), добавление новых
  полезных шаблонов рабочих книг;

• улучшение внешнего
  вида диаграмм и графиков;

• усовершенствованный
  режим «Разметка страницы»;

• расширенные
  возможности условного форматирования
  (неограниченное количество накладываемых
  на ячейку условий, новые средства
  визуализации данных в зависимости от
  значений);

• обобщенные опции
  (сведение множества различных опций в
  одно диалоговое окно);

• средства SmartArt
  (полезные для построения схем и рисунков);

• автозаполнение
  формул (помощь при записи формулы в
  ячейку) и возможность изменения размера
  строки формулы при вводе;

• новые функции в
  списке функций (введены 5 новых функций);

• улучшенные сводные
  таблицы;

• улучшенные
  возможности масштабирования рабочих
  листов;

• использование
  центра управления безопасностью (для
  различных настроек доступа и работы с
  конкретным файлом);

• проверка
  совместимости с другими версиями Excel.

Чтобы упростить управление группой связанных данных и ее анализ, можно превратить диапазон ячеек в таблицу Excel (ранее Excel списком).

Элементы таблиц Microsoft Excel

Таблица может включать указанные ниже элементы.

• Строка заголовков.    По умолчанию таблица включает строку заголовков. Для каждого столбца таблицы в строке заголовков включена возможность фильтрации, что позволяет быстро фильтровать или сортировать данные. Дополнительные сведения см. в сведениях Фильтрация данных и Сортировка данных.

  

  Строку с заглавной строкой в таблице можно отключить. Дополнительные сведения см. в Excel или отключении Excel таблицы.

• Чередование строк.    Чередуясь или затеняя строками, можно лучше различать данные.

  

• Вычисляемые столбцы.    Введя формулу в одну ячейку столбца таблицы, можно создать вычисляемый столбец, ко всем остальным ячейкам которого будет сразу применена эта формула. Дополнительные сведения см. в статье Использование вычисляемой таблицы Excel столбцов.

  

• Строка итогов    После добавления строки итогов в таблицу Excel вы можете выбрать один из таких функций, как СУММ, С СРЕДНЕЕ И так далее. При выборе одного из этих параметров таблица автоматически преобразует их в функцию SUBTOTAL, при этом будут игнорироваться строки, скрытые фильтром по умолчанию. Если вы хотите включить в вычисления скрытые строки, можно изменить аргументы функции SUBTOTAL.

  Дополнительные сведения см. в этойExcel данных.

  

• Маркер изменения размера.    Маркер изменения размера в нижнем правом углу таблицы позволяет путем перетаскивания изменять размеры таблицы.

  

  Другие способы переумноизации таблицы см. в статье Добавление строк и столбцов в таблицу с помощью функции «Избавься от нее».

Создание таблиц в базе данных

В таблице можно создать сколько угодно таблиц.

Чтобы быстро создать таблицу в Excel, сделайте следующее:

1. Вы выберите ячейку или диапазон данных.

2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

3. Выберите стиль таблицы.

4. В диалоговом окне Форматировать как таблицу, если вы хотите, чтобы первая строка диапазона была строкой заглавных и нажмите кнопку ОК.

Также просмотрите видео о создании таблицы в Excel.

Эффективная работа с данными таблицы

Excel есть некоторые функции, которые позволяют эффективно работать с данными таблиц:

• Использование структурированных ссылок.    Вместо использования ссылок на ячейки, таких как A1 и R1C1, можно использовать структурированные ссылки, которые указывают на имена таблиц в формуле. Дополнительные сведения см. в теме Использование структурированных ссылок Excel таблиц.

• Обеспечение целостности данных.     Вы можете использовать встроенную функцию проверки данных в Excel. Например, можно разрешить ввод только чисел или дат в столбце таблицы. Дополнительные сведения о том, как обеспечить целостность данных, см. в теме Применение проверки данных к ячейкам.

Экспорт таблицы Excel на SharePoint

Если у вас есть доступ к SharePoint, вы можете экспортировать таблицу Excel в SharePoint список. Таким образом, другие люди смогут просматривать, редактировать и обновлять данные таблицы в SharePoint списке. Вы можете создать однонаправленную связь со списком SharePoint, чтобы на листе всегда учитывались изменения, вносимые в этот список. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт таблицы Excel в SharePoint.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Форматирование таблицы Excel

Проблемы совместимости таблиц Excel

При работе с текстовыми документами
приходится сталкиваться с таблицами. И, изучая Word, вы  рассматривали вопрос
работы с таблицами. Но назвать Word редактором, идеально приспособленным для
работы с таблицами, нельзя

Для этой цели служит специальная
программа табличный редактор — электронная таблица Excel.

Идея создания таблицы
возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в1979г

В 1987г. создали табличный процессор
Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический
интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом
функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.

Популярны табличные процессоры

§       
Microsoft Excel;

§       
SuperCalc;

§       
Abacus;

§       
Lotus 1-2-3;

§       
OpenOffice.org Calc;

§       
Gnumeric;

§       
KSpread;

§       
Quattro Pro.

Электронную
таблицу можно сравнить с шахматной доской. Вспомните, пожалуйста, визуально:
64 клетки – 8 строк и 8 столбцов. У каждой клетки есть своё имя, состоящее из
буквы латинского алфавита и числа. В электронной таблице аналогичная ситуация
за тем лишь исключением, что она состоит из 256 столбцов и 65536 строк.

Поскольку
в латинском алфавите всего 26 букв, то, начиная с 27-го столбца используются
двухбуквенные обозначения также в алфавитном порядке:

Последний, 256
столбец, имеет имя IV.

Запуск  MS Excel 
При
запуске MS Excel на экране появляется рабочая книга «Книга 1» содержащая 16
рабочих листов. 
Каждый лист представляет собой таблицу. 
В этих таблицах вы можете хранить данные с которыми будете работать.
Способы запуска MS Excel
1) Пуск — программы – Microsoft Office – Microsoft Excel.

2) В главном меню нажмите мышью на
«Создать документ» Microsoft Office, а на панели Microsoft Office –
пиктограмму «Создать документ».

На экране появляется окно диалога
«Создание документа». Для запуска MS Excel дважды нажмите мышью пиктограмму
«Новая книга»

§       
3) Двойной щелчок левой кнопкой мыши по ярлыку с программой.
 

Табличный процессор
– это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки
электронных таблиц.

Электронная таблица – это
работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая
и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.

  Каждый документ Excel представляет
собой набор таблиц — Рабочую книгу, которая состоит из одного или многих
листов. В случае необходимости, книга может содержать десятки и даже сотни
рабочих листов. Каждый лист имеет название. Это как бы отдельная электронная
таблица

¢ Основное
назначение табличного процессора – автоматизация расчетов в табличной
форме.

¢ Табличные
процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и
статистических расчетов. В состав процессора входят сотни встроенных
математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме
того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и
редактирования электронных баз данных.

Давайте
посмотрем среду таблицного процессора.

Рабочее
окно Excel содержит стандартную строку заголовка, меню и панели инструментов.
Под ними расположена панель, в составе которой имеются поле имени и строка
формул.

В строке состояния, находящейся в нижней
части окна программы Excel, выводится информация о состоянии программы,
режимах ее работы и выполняемых операциях.

При
запуске программы Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу.
Рабочая книга — это многостраничный документ Excel, каждая страница которого
называется рабочим листом. В окне документа отображается активная страница.
По умолчанию книга содержит три рабочих листа с именами Лист1, Лист2 и ЛистЗ.
Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально
возможное их количество — 255). На левом конце горизонтальной полосы
прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.

Главное меню. Все функции
Excel доступны через это меню. Во многих случаях приходится проходить длинный
путь через внутренние подчиненные меню и вкладки. Многие средства управления
продублированы в форме экранных кнопок-пиктограмм, содержащихся на
разных панелях инструментов.

Строка формул. Предназначена
для ввода и редактирования данных или формул.

Текущая
ячейка. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. В большинстве
операций используется именно она. Текущая ячейка обведена широкой рамкой
(указатель текущей ячейки), а ее номер (адрес) и содержание приведены в
строке формул. Перемещение текущей ячейки осуществляется при помощи
«стрелок» клавиатуры.

Маркер заполнения. Служит
для автоматизации ввода данных используя метод протягивания мышью.

Строка. Строка
адресуется номером строки, например 6. При необходимости обращения ко всем
элементам строки используется обозначение вида 6:6.

Столбец. Этот элемент
адресуется обозначающей его буквой, например F. Для обращения ко всем клеткам
столбца используется обозначение вида F:F.

Ячейка является
элементарной единицей данных в таблице. Адрес ячейки состоит из двух
компонентов: буквенного номера колонки и цифрового номера строки, например D5
(клетка, находящаяся на пересечении столбца D и строки 5).

Заголовки столбцов и строк.
Используются для адресации ячеек. Непосредственное нажатие на заголовки
выделяют ячейки принадлежащие столбцу или строке. С помощью заголовков также
задают ширину и высоту ячеек.

Переход
между листами осуществляется нажатием на соответствующую вкладку.

Пользователь
может сам задать листу любое удобное имя (например, склад). Для этого следует
дважды щелкнуть на вкладке листа и непосредственно ввести здесь нужное
имя.

А теперь давайте запишем основные
понятия.

¢ Ячейка
– элементарный объект электронной таблицы,
расположенный на пересечении столбца и строки.

¢ Строка
– все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне.

¢ Столбец
– все ячейки, расположенные в одном вертикальном
ряду таблицы.

Диапазон ячеек
– группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или
ее части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек,
охватывающих прямоугольную область таблицы.

А теперь давайте по ближе познакомимся 
с Exсel за компьютером .Садитесь за компьютеры.

Посмотрите, пожалуйста, на экран
своих компьютеров. Как и в текстовом редакторе, здесь имеются меню,
инструменты, рабочее поле, состоящее из клеток. Обозначение файла – КНИГА 1(в
WORDе файл назывался ДОКУМЕНТ 1) и эта книга состоит из страниц (ЛИСТ 1, ЛИСТ
2 и т.д.). Поэкспериментируйте, пожалуйста, на экране. Введите, пожалуйста, в
любые ячейки

1)    234,56

2)    АВС

3)    -34

4)    +7800000000

5)попробуйте выделить

Откройте, пожалуйста, Лист 2.

1) введите, пожалуйста, в
ячейку                 текст: Решение примеров.

2) Введите, пожалуйста, следующие
числа в соответствующие ячейки. (Учащиеся записывают на слух)

А2 – 22              В2 –
45               С2 – 7546

А3 —  34              В3 –
78              С3 — 77

А4 – 55            

А теперь ,давайте попробуем  вычислить,
с помощью формулы сколько вам лет.

В ячейку А1 нынешний год затем в
ячейку В1 введите год своего рождения .Сейчас в ячейку С1 нам нужно ввести
формулу. Для этого нажимаете на ячейку С1 и ставите знак равно. Потом
нажимаете мышкой ячейку А1-и нажимае не ячейку В1 ин нажимаем на интер чтобы
получился ответ.

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

«Назначение и возможности Microsoft Excel» 👇

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.