Правильный расчет отпускных волнует бухгалтеров, кадровиков (больше – даты и сроки) и самих работников. С помощью средств Excel некоторые расчетные операции можно автоматизировать. Рассмотрим варианты создания простых программок.
Расчет количества дней отпуска
Составим программку для контроля количества положенных работнику дней отпуска. Государственные праздники не входят в отпускные периоды. Поэтому сначала сделаем таблицу в Excel с государственными праздниками.
Чтобы преобразовать текстовый формат в числовой, используем функцию ДАТАЗНАЧ.
Формула объединяет значения ячеек В3, С3 и результат функции ГОД. Чтобы показать даты праздников в прошлом году, ставим «-1». В будущем году – «+1». Для столбца на 2018 год – «+2».
На 2-м листе сделаем табличку для расчета количества дней, положенных к отпуску.
Это первый блок таблицы. Во втором блоке покажем общий стаж, сколько дней отработано за период и сколько дней отпуска положено работнику. Шапка блока:
Чтобы автоматически устанавливалась текущая дата, используется функция СЕГОДНЯ.
Для расчета общего стажа на текущую дату применяем формулу:
Количество отработанных дней – разница между текущей датой и датой приема (=D$3-C4).
Чтобы найти, сколько дней отпуска наработано на текущую дату, используем следующую формулу:
Размножаем формулы на весь столбец.
Третий блок – найдем расчетный период для количества дней отпуска за первый год. Начало периода – ссылка на ячейку с датой приема на работу. Конец периода находим по формуле: =ДАТАМЕС(G4;12)-1, где G4 – начало расчетного периода.
Четвертый блок – данные по отпускам за период. Количество дней отпуска и начальную дату проставляем вручную. Делаем вспомогательный столбец для расчета конечной даты отпуска с учетом праздников. Формула:
Excel прибавляет к начальной дате отпуска количество дней за минусом 1. Затем проверяет наличие праздничных дат в диапазоне. Если таковые имеются, прибавляет их число к количеству отпускных дней.
Формула для расчета конечной даты отпуска:
Общее число отгулянных дней нашли по формуле: =ЕСЛИ(ИЛИ(I4=»»;J4=»»);0;I4+I5).
По такому же алгоритму формируем данные для второго, третьего и последующих лет работы. В конце таблички можно дать итоговый столбец, где будет рассчитываться количество оставшихся для отпуска дней.
Как рассчитать отпускные за год в Excel
Схема расчета отпускных выглядит так:
- Найти сумму заработной платы за год, предшествующий отпуску. Сюда входят только те платежи, которые предусмотрены по контракту. Не учитываются разовые премии, оплата больничного листа, материальная помощь и т.п.
- Рассчитать среднемесячный заработок. Для этого сумму годовой зарплаты делим на 12.
- Рассчитать средний дневной заработок. Необходимо разделить среднемесячную зарплату на среднее число календарных дней в месяце (29,3).
- Средний дневной заработок умножить на количество дней отпуска.
Тимохин И.И. идет в отпуск с 01.02.2016 на 14 дней. Ежемесячный оклад согласно контракту – 20 000 рублей. Предусмотрена надбавка в размере 1 500 рублей ежемесячно и премия 20%.
Расчетный период – с 01.02.2015 по 31.01.2016 гг.
Данные о зарплате работника за период, предшествующий отпуску:
Месяц, оклад, надбавка (процент), данные по больничному листу и материальной помощи вносятся вручную (светло голубые ячейки). Количество дополнительных выплат может быть любым (в зависимости от особенностей предприятия).
Таблица данных о зарплате имеет следующие столбцы для расчетов:
Формулы, которые были использованы для введения данных о зарплате:
- количество рабочих дней (В3):
- надбавка (D3): =C3*$D$1
- фактически отработанное время (Е3) :=ЕСЛИ(I3>0;B3-ЧИСТРАБДНИ(G3;H3);B3)
- премия (F3):=ЕСЛИ(B3=E3;C3*20%;(C3/30,5*E3)*20%)
- число дней, когда человек был на больничном (I3)=ЕСЛИ(ИЛИ(G3=»»;H3=»»);»»;(H3-G3)+1)
- итого начислено (L3) : =ЕСЛИ(J3<=0;C3+D3+F3+J3+K3;(C3/30,5*E3)+D3+F3+J3+K3)
На отдельном листе делаем еще одну табличку «Производственный календарь» с праздниками в каждом месяце:
На отдельном листе делаем табличку для расчета отпускных:
Формула для ячейки С2: =зарплата!L3-зарплата!K3-зарплата!J3. В расчет отпускных не входят все дополнительные выплаты. Если они будут в таблице с начислениями, то впоследствии их можно извлечь из конечной цифры.
Входят ли отпускные в расчет отпускных? Нет. Оплата предыдущего отпуска в новый расчет не включается.
По закону расчетный период считается в календарных днях. Если человек отработал месяц согласно графику (без выходных, командировок и т.п.), то этот месяц полностью включается в период.
Для подсчета полных месяцев(C19):
А так же сумма отработанных дней в неполных месяцах(C20):
Обратите внимание! Формулы в ячейках C19 и C20 выполняются в массиве для этого после их ввода следует нажимать комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter.
Делаем дополнительную табличку:
Формула для расчета количества дней: =29,3*$H$14+29,3/30*$G$6.
Формулы для расчета средней заработной платы и отпускных:
Точно так же рассчитываются отпускные при увольнении в Excel и компенсации за неиспользованный отпуск.
Чтобы рассчитать отпускные по уходу за ребенком в Excel, нужно выполнить следующие операции:
- Найти средний заработок за два предшествующих отпуску календарных года.
- Полученную величину разделить на количество календарных дней расчетного периода.
- Средний дневной заработок умножить на 30,4 и на 40%.
Материалы:
- Скачать расчет среднего заработка для отпускных;
- Скачать пример расчета количества дней отпуска.
Для применения алгоритма подойдут приведенные выше таблицы и формулы.
2 минуты на чтение
13 579 просмотров
Содержание 
Для того чтобы бухгалтеру провести правильный расчет отпускных необходимо знать следующее:
- длительность расчетного периода, который учитывается при подсчете среднего заработка;
- суммарный заработок работника за расчетный период;
- средний дневной заработок работника;
- итоговую сумму отпускных.
Формула расчета отпускных
Расчет отпускных регламентируется Трудовым кодексом РФ статьей 139. Формула расчета имеет следующий вид:
Подробнее про формулу расчета отпускных читайте в статье → «Расчет отпускных выплат. Формула. Пример»
Калькулятор расчета отпускных в Excel
Инструкция по пользованию калькулятора расчета отпускных
Шаг 1. Введите зарплату за 12 последних месяцев. Укажите свою заработную плату за последние 12 месяцев до выхода в отпуск. К примеру вы выходите в отпуск в марте 2016 года, значит необходимо указать доходы за следующие месяцы (февраль 2016 — март 2015 включительно).
Шаг 2. Введите период отпуска.
Шаг 3. На третьем шаге происходит расчет количества календарных дней отпуска, средний заработок за день и сумма полагающихся отпускных.
Скачать калькулятор расчета отпускных в Excel
Рекомендуем похожие статьи
Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику. Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск. В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.
Внимание! Выдавать отпускные сотруднику необходимо не менее чем за три дня до начала отпуска. При нарушении этого условия, работник организации имеет законное право отказаться от ухода в отпуск. Кроме того, это может повлечь за собой административное наказание со стороны контролирующих органов и штрафы.
Скачать образец и бланк записки-расчёта о предоставлении отпуска по форме Т-60
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк записки-расчета о предоставлении отпуска работнику по форме Т-60 .docСкачать образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику по форме Т-60 .doc
Кто заполняет записку-расчет Т-60
Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.
Документы, служащие основанием для составления записки-расчета
В качестве документального обоснования для составления записки расчета служат график отпусков, заблаговременно составленный в организации, приказ руководства компании о предоставлении планового отпуска тому или иному сотруднику, платежная ведомость и РКО.
Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.
В свою очередь будущий отпускник должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он согласен с периодом и условиями ежегодного планового оплачиваемого отпуска.
Заполнение лицевой стороны Т-60
- В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).
- Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
- В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.
- Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)
- В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.
Заполнение оборотной стороны формы Т-60
Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.
За основу берется информация о доходах за последние 12 месяцев работы на предприятии. Напротив каждого указанного месяца пишется сумма, начисленная сотруднику за этот период. Затем вписывается общее количество дней, за которые рассчитывается отпуск и вычисляется среднедневной размер заработной платы. Посмотреть расчёт отпускных с примерами.
Таблица «Начислено» включает в себя все расчетные начисления отпускнику. В столбец под номером 8 (сумма за отпуск) нужно вписать результат умножения среднедневного заработка на количество планируемых отпускных дней.
При каких-то дополнительных начислениях, полагающихся сотруднику их также нужно внести в соответствующие столбцы документа. В 15 столбец вносится общая сумма, из которой потом нужно вычесть размер удержанного подоходного налога и вписать получившийся итог в 23 столбец данного расчета.
Получившаяся в результате сумма и будет той, которую необходимо выдать на руки работнику в качестве отпускных. Эту цифру нужно внести в документ как в числовом выражении, так и обязательно прописью. Бухгалтер, производивший расчеты должен поставить внизу листа свою подпись с расшифровкой.
Таким образом, записка-расчет по форме Т-60 является внутренним документом организации и подлежит обязательному бухгалтерскому учету, заполнение ее в полной мере должно отражать все сведения, касающиеся работника, в том числе его личные данные, а также выплаты, произведенные ему в отчетном периоде. На основе этой информации делается подробный расчет отпускных, которые получит сотрудник при уходе в отпуск.
Перейти к содержимому
08.01.2023
Унифицированная форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).
Начало действия постановления: 03.04.2004.
Скачать бланк: Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику № Т-60 в excel
Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Инструкции / рекомендации по заполнению форм (Выдержка из Пост. Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1):
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60)
Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.
Унифицированная форма Т-60 применяется в случаях предоставления работникам отпусков. В статье вы найдете полезную информацию о порядке заполнения этой формы, а также заполненный образец.
Работник уходит в отпуск: оформляем расчет отпускных
Отпуск — приятное во всех отношениях событие, но только не для работников бухгалтерии в сезон отпусков. В крупной компании рассчитывать отпускные приходится регулярно. Рассмотрим, как это происходит, на примере.
В ООО «Бригантина» для оформления кадровых и бухгалтерских документов используют автоматизированную программу, и при расчете очередных основных и (или) дополнительных отпусков эта система формирует унифицированную форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — именно она служит первичным документом в данной ситуации.
Как исправить ошибку, допущенную в первичном документе, смотрите в этом материале.
«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» унифицированной формы Т-60 утверждена постановлением Госкомитета по статистике от 05.01.2004 № 1.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Скачать бланк формы Т-60 можно на нашем сайте:
Скачать бланк формы Т-60
ВАЖНО! Трудовым кодексом регламентирован порядок предоставления основных (ст. 114, 115) и дополнительных (ст. 116–119) отпусков, а также описаны особенности их предоставления (ст. 120–128).
Работник ООО «Бригантина» инженер Тарасов П. Г. с 25 мая уходит в отпуск на 28 календарных дней. Как бухгалтер заполнил справку-расчет Т-60, рассмотрим далее.
Заполняем форму Т-60 и выплачиваем отпускные
Унифицированная форма Т-60 по сотруднику Тарасову П. Г. заполняется с учетом:
- расчетного периода: с мая 2021-го по апрель 2022 года (12 календарных месяцев, предшествующих отпуску);
- заработка работника за указанный период (в соответствии с постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 о порядке расчета средней зарплаты).
Расчет среднего дневного заработка и суммы отпускных применяемая компанией система произвела в автоматическом режиме.
А вам это помогут сделать рекомендации и расчетные примеры от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Дополнительно смотрите статью «Расчет количества дней отпуска в 2022 году – пример».
Посмотреть и скачать заполненный образец можно на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец формы Т-60
ВАЖНО! Рассчитанную сумму отпускных нужно выдать не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Сам день выплаты в этот срок не входит. При этом если отпуск начинается в понедельник, то выплатить отпускные в пятницу нельзя. За несвоевременную выплаты отпускных положен штраф.
Отпускные Тарасову П. Г. были выплачены 21 мая, как и требуется по ТК РФ. Для этого бухгалтер оформил платежную ведомость унифицированной формы Т-53.
Подробнее о том, как заполнить форму Т-53, см. в материале «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)».
Итоги
Расчет отпуска — серьезная процедура, от правильности проведения которой зависит сумма отпускных, а значит, и настроение отпускника. Для этого удобно использовать форму Т-60, образец заполнения которой можно скачать на нашем сайте.
Посмотреть, как оформляется отпуск в других ситуациях, можно в статьях:
- «Как оформить перенос отпуска по желанию работника?»;
- «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
- «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».