Обработка текстовой информации в текстовом процессоре microsoft word

Технология обработки текстовых документов

2.1. Основы технологии обработки текстов

Обработка
текстов — один из наиболее распространенных
видов работ, выполняемых на персональном
компьютере. Это обусловлено тем, что
деятельность любого учреждения неизбеж­но
требует создания многих видов документов,
без которых не­возможно решать задачи
планирования, финансирования,
кре­дитования, бухгалтерского учета
и отчетности, оперативного управления,
кадрового обеспечения деятельности
учреждения. Для создания документов
используются специальные програм­мы
— текстовые редакторы. Существует
большое количество текстовых редакторов,
различающихся набором предоставляе­мых
пользователю функций, легкостью освоения,
операционны­ми системами, в которых
они могут работать, быстродействием,
стоимостью, распространенностью и
другими параметрами. Не­смотря на
различия, в большинстве текстовых
редакторов ис­пользуются одни и те
же принципы работы. Данное обстоятель­ство
позволяет использовать в качестве
примера для уяснения технологии обработки
текстовой информации текстовый про­цессор
MS
Word.

Прикладная
программа MS
Word
представляет
документ как совокупность символов,
логически связанных между собой и
об­разующих завершенную лексическую
конструкцию. Во внешней памяти компьютера
документ хранится как файл с расширением
*.doc.
Документ
состоит из объектов, каждый из которых
облада­ет своими свойствами. Основное
содержание документа состав­ляет,
как правило, текст — набор символов,
вводимых с помощью клавиатуры. Эти
символы образуют текстовые объекты:
слова, предложения и абзацы. Текстовые
объекты располагаются на страницах
так, как они будут отображаться на
бумажном но­сителе при выводе документа
на печать.

Рассмотрим
подробнее текстовые объекты, составляющие
документ.

Символ
—
наименьший элемент текста, вводимый в
доку­мент при однократном нажатии
клавиши. В документе символы отображаются
как буквы, цифры, знаки препинания.
Нажатие некоторых клавиш вводит в текст
непечатаемые символы (табл. 2.1). Эти
символы не отображаются в документе
при вы­воде его на печать. Для того
чтобы увидеть эти символы на мо­ниторе
компьютера при подготовке документа к
печати, следует использовать кнопку на
панели инструментов ¶.

Таблица
2.1.
Перечень непечатаемых символов

Символ	Значение символа	Клавиша (соче­тание клавиш)	Отображение символа в режиме показа непе­чатаемых символов
Пробел	Пустой промежуток между символами или словами	Пробел	•
Конец строки	Команда программе начать печать текста с новой строки	Shift + Enter	∟
Табуля­тор	Команда программе начать ввод символа с новой позиции табуляции	Tab	→
Конец абзаца	Команда программе перейти к следующему абзацу текста	Enter	¶

Следует
отметить, что программы обработки текста
позволя­ют включать в текст и специальные
символы. Они создаются специальными
программами, входящими в состав текстовых
ре­дакторов, и хранятся в специальных
таблицах. Фрагмент такой таблицы
представлен на рис. 2.1.

Слово
—
набор символов, ограниченный с двух
сторон про­белами или знаками препинания
(точками, запятыми и т. д.).

Строка
—
набор слов или символов, расположенных
в одну линию (без переносов).

Предложение
—
набор символов и слов, ограниченный с
двух сторон знаками препинания (точками,
восклицательными или вопросительными
знаками, многоточием).

Рис.
2.1. Пример таблицы символов

Абзац
—
произвольная последовательность
символов, замк­нутая символом «Возврат
каретки» (клавиша Enter).
В
документе абзац представляет собой
часть текста, содержащую закончен­ную
мысль. Необходимость принудительного
обозначения конца абзаца обусловлена
тем, что программы обработки текста не
мо­гут осуществить анализ смысла
текста.

Страница
—
часть текста, ограниченная линиями
разделения страниц. Страница представляет
собой сложный объект, обяза­тельными
элементами которого являются поля (рис.
2.2).

Поля
— области страницы, где не может
размещаться текст. Исключение составляют
верхнее и нижнее поля, в которых мо­жет
размещаться служебная информация. Эти
элементы страни­цы называются
колонтитулами. В качестве колонтитула
может быть использован текст и/или
рисунок (номер страницы, дата печати
документа, логотип организации, название
документа, имя файла, фамилия автора и
т. п.). Область страницы, на кото­рой
может располагаться текст, называется
полем текста или ло­гической страницей.
Текст может располагаться на некотором
расстоянии от боковых (левого/правого)
полей. Это расстояние называется
отступом. При нулевом отступе границы
текста сов­падают с границами полей.
Иногда при оформлении текста пер­вую
строку абзаца размещают с отступом от
левого поля. Такую строку называют
красной.

Рис.
2.2. Схема страницы документа

Раздел
—
часть страницы или группа страниц с
одинаковыми параметрами оформления.
Дело в том, что зачастую возникает
необходимость создать документ с разной
ориентацией стра­ниц — вертикальной
и горизонтальной, разные колонтитулы,
непоследовательную нумерацию и т. д.
Или же внутри одной страницы с одноколонным
текстом нужно поместить текст,
рас­положенный в нескольких колонках.
Текстовый объект «раздел» позволяет
обеспечить такое оформление документов.

Свойства
объекта, которые могут быть изменены
пользовате­лем, называются его
атрибутами. Рассмотрим атрибуты
тексто­вых объектов документа.

Любой
текст может быть представлен как
совокупность сим­волов. Для обозначения
размера и рисунка символов, используе­мых
при создании документа с помощью программ
обработки текста, применяется термин
«шрифт». Любой текстовый редак­тор
дает возможность использовать различные
виды шрифтов, каждый из которых может
иметь достаточно большое количество
модификаций, различающихся своими
атрибутами, основными из которых
являются:

• гарнитура
  шрифта — совокупность наборного
  материала, имеющего одинаковый характер
  рисунка символов, кото­рый определяется
  видом элементов, составляющих их
  (сим­волов) (рис. 2.3).

Рис.
2.3. Элементы текстовых символов

По
внешнему виду различают шрифты с
засечками и рубле­ные (без засечек).
Горизонтальные засечки как бы подчеркивают
строку под символами. В результате такой
текст легко восприни­мается глазами,
и поэтому шрифты с засечками служат для
на­бора основного текста документов.
Рубленые шрифты, как пра­вило,
используются в заголовках и подписях
к рисункам.

По
способу формирования изображения
символов шрифты делятся на растровые
и векторные. Изображение растрового
символа кодируется по точкам в битовой
карте (матрице), а за­тем без изменений
отображается на экране или бумаге
принтера. Матрица растрового шрифта,
как правило, представляет собой квадрат
(например 8×8
или
16×16
пикселей).
Существенный недостаток растровых
шрифтов состоит в ухудшении качества
при увеличении символа. В этом случае
изображение символа приобретает
ступенчатые очертания.

При
создании векторного шрифта рисунок
символа не коди­руется по точкам, а
описывается совокупностью геометрических
фигур. Поэтому при воспроизведении
символа его контур рас­считывается
по определенным формулам. Это позволяет
легко изменять масштаб векторных шрифтов
без потери качества изо­бражения.

В
среде Windows
для
работы с документами, как правило,
ис­пользуются векторные шрифты
специального формата TrueType.
При
этом один и тот же шрифт применяется и
для вывода сооб­щений на экран, и для
распечатки текста на принтере. Техноло­гия
TrueType
позволяет
реализовать принцип WYSIWYG
(What
You
See
Is
What
You
Get).
Это
означает, что документ, распеча­танный
на принтере, будет выглядеть так же, как
и на экране монитора.

Каждый
шрифт TrueType
имеет
название (имя), например: Arial,
Times
New
Roman,
Symbol.
Шрифты
TrueType
делятся
на моноширинные и пропорциональные. В
моноширинных шриф­тах все символы
имеют одинаковую ширину, например,
символ «.» (точка) занимает столько же
места, сколько буква «ж». В про­порциональных
шрифтах ширина каждого символа разная.
Точ­ка занимает совсем мало места,
промежуточную ширину имеет буква «н»,
а буквы «ж», «ш» — шире всех других.

В
качестве примеров различных шрифтов
можно привести:

• шрифт
  Times
  New
  Roman
  —
  пропорциональный с засеч­ками;

• шрифт
  Arial
  —
  пропорциональный рубленый;

• шрифт
  Courier
  New
  —
  моноширинный с засечками.

Набор
доступных для работы шрифтов определяется
не про­граммой текстового редактора,
а операционной системой MS
Windows;

• начертание
  шрифта. Каждый шрифт имеет четыре
  вариан­та начертания: обычный,
  полужирный, наклонный
  (часто на­зываемый курсивом)
  и подчеркнутый.
  Могут также исполь­зоваться комбинации
  начертания, например, одновремен­но
  полужирный,
  наклонный и подчеркнутый:

• размер
  символов. Символы имеют размер, называемый
  кег­лем. Величина кегля измеряется
  в пунктах (пт, pt).
  1
  пт =1/72″. Данная запись означает, что
  1 пт равен 1/72 части дюйма (2,54 см).
  Следовательно, символы раз­мером 12
  пт имеют высоту около 4,2 мм. Соотношение
  ме­жду единицами измерения приведено
  в табл. 2.2.

Кроме
этих атрибутов, можно изменять и другие:
цвет симво­лов, их подчеркивание,
видоизменения символов, интервал меж­ду
ними. Представление о других атрибутах
шрифта дает рис. 2.4, на котором изображено
диалоговое окно форматирования шриф­та
в текстовом процессоре MS
Word
(команда
Формат/Шрифт).

Таблица
2.2.
Соотношение между единицами измерения

Единица измерения	Дюйм (1″)	Сантиметр (1 см)	Пункт (1 пт)
Дюйм (1″)	1	2,54	72
Сантиметр (1 см)	0,39	1	28,35
Пункт (I пт)	1/72	0,035	1

Рис.
2.4.
Атрибуты шрифта в MS
Word

Для
текстового процессора MS
Word
абзац
— это часть тек­ста, введенная между
двумя нажатиями клавиши Enter.
Основ­ными
атрибутами абзацев являются выравнивание,
отступы и интервалы.

Различается
четыре вида выравнивания (рис. 2.5): по
левому краю (1),
по центру (2), по правому краю (3)
и
по ширине (4).

Представление
об атрибутах абзаца даст рис. 2.6, на
котором изображено диалоговое окно
форматирования шрифта в тексто­вом
процессоре MS
Word
(команда
Формат/Абзац).

Атрибут
«отступ» характеризует расстояние от
края текста до соответствующей внутренней
границы бокового поля. Для задания

Рис.
2.5. Пример различного выравнивания
абзацев

Рис.
2.6. Атрибуты абзаца в MS
Word

отступов
можно использовать не только диалоговое
окно Абзац,
но и маркеры на горизонтальной линейке
(рис. 2.7).

Рис.
2.7. Элементы
форматирования абзаца

Что
касается атрибута «интервал», то
различают:

• интервалы
  междустрочные — расстояние между
  строками внутри абзаца;

• интервалы
  между абзацами — расстояние от последней
  стро­ки предыдущего абзаца до первой
  строки последующего.

Основными
атрибутами страницы являются: се размер,
ши­рина полей и ориентация страницы,
которая может быть книж­ной или
альбомной (рис. 2.8).

Совокупность
страниц с одинаковыми атрибутами
образует раздел. Кроме того, раздел
создастся и тогда, когда на одной странице
размещается текст с разным числом
колонок. Таким образом,
могут иметь место случаи, когда на одной
странице располагается несколько
разделов.

Рис.
2.8.
Варианты ориентации страницы А4: а
— книжная; б
— альбомная

И
наоборот, один раздел мо­жет состоять
из нескольких страниц. Так, на рис. 2.9
представ­лен документ, в котором
каждый из трех разделов занимает по
одной странице.

Рис.
2.9. Пример
документа, состоящего из трех разделов

К
разделам применяется самый высокий
уровень формати­рования документов
MS
Word.
К
сожалению, в этом текстовом процессоре
нет универсальной команды, которая
открывала бы диалоговое окно для
выполнения операции форматирования
разделов. Эти команды находятся в разных
пунктах меню:

• Файл/Параметры
  страницы,

• Формат/Колонки;

• Вставка/Разрыв.

Последняя
команда позволяет пользователю управлять
раз­мещением разделов (рис. 2.10).

Итак,
документ, создаваемый с помощью текстового
процес­сора MS
Word,
имеет
сложную структуру. Его основу составляют
текстовые объекты — разделы, страницы,
абзацы и символы. До­кумент состоит
из одного или нескольких разделов, хотя
боль­шинство служебных документов
имеет в своем составе только один раздел.
Раздел состоит из одного или нескольких
абзацев. Абзацы могут состоять из
символов, число которых может быть
различным: от одного до нескольких
сотен. В зависимости от этого абзац
(абзацы) может размещаться на одной или
несколь­ких страницах документа.
Представление о структуре документа
как сложного объекта дает схема,
представленная на рис. 2.11.

Рис.
2.10. Диалоговое окно Вставка/Разрыв

Рис.
2.11. Иерархия текстовых объектов документа

Зачастую
текст, создаваемый с помощью текстовых
процессо­ров, нуждается в пояснении
с помощью наглядных примеров или образов.
Изображение, которое включается в текст
с этой целью, называется иллюстрацией.
В качестве иллюстраций в документ могут
включаться изображения, созданные как
специальными приложениями, так и
средствами, входящими в состав текстового
процессора. Текстовый процессор MS
Word
позволяет
в полной мере реализовать эти возможности.
Так, с помощью команды.

Вставка/Рисунок
в текст документа можно включить
графические объекты, созданные с помощью
разных средств (рис. 2.12).

Рис.
2.12. Меню команды Вставка/Рисунок

Команда
Картинки
позволяет вставить в текст рисунки,
вхо­дящие в комплект поставки пакета
Microsoft
Office.
Они
хранят­ся в папке
C:\MicrosoftОfficeProgramFilesmediacagcat.
При
этом каждой картинке, хранящейся здесь,
соответствует опреде­ленный набор
ключевых слов. Поэтому выбор подходящей
кар­тинки существенно облегчается,
так как пользователь может указать, что
именно ему требуется. Так, например,
ключевому слову «компьютер» в текстовом
процессоре MS
Word
отвечают
картинки, часть которых приведена на
рис. 2.13.

Рис.
2.13. Картинки, найденные по ключевому
слову «компьютер»

С
помощью команды Из
файла
можно вставить графические файлы,
созданные в среде различных графических
редакторов, например Adobe
PhotoShop,
Corel
Draw,
3 D
Studio
Max,
GIMP
и
др. Кроме того, изображение в документ
можно импортиро­вать непосредственно
со сканера или с цифровой камеры с
по­мощью соответствующей команды.

Для
включения в текст документа отдельных
графических объектов могут быть
использованы графические приложения,
входящие в состав текстового процессора.

Организационная
диаграмма. Данная команда позволяет
вклю­чить в текст документа шесть
типов диаграмм, выражающих от­ношения
между объектами (рис. 2.14).

Рис.
2.14. Варианты организационных диаграмм
в MS
Word:
а
структура отношений подчинения; б
— структура непрерывного процесса; к
структура с центральным элементом; г
—
иерархическая структура с базовым
элементом; д
— перекрывающиеся множества; е
— последовательность достиже­ния
цели

Объект
WordArt.
С
помощью этой команды в текст документа
можно ввести художественно оформленную
надпись. Программа позволяет выбрать
один из тридцати вариантов ее оформления
(рис. 2.15). Кроме того, пользователь может
не только выбрать тип
и размер шрифта, но и изменить некоторые
свойства такой надписи.

Рис.
2.15. Варианты начертания надписи WordArt

Диаграмма.
Диаграмма является способом графического
представления числовых данных, хранящихся
в таблицах. Это позволяет визуально
представить соотношение различных
значе­ний и динамику их изменения.
Программа включает большое количество
различных типов диаграмм (рис. 2.16). Каждый
тип диаграмм служит для определенных
целей. Обычно пользователь не ограничен
жесткими правилами использования
какого-либо типа диаграмм.

Рис.
2.16. Типы диаграмм MS
Word

Рис.
2.17. Панель
инструментов Рисование

Кроме
этих графических объектов пользователь
может соз­дать и другие с помощью
инструментов Рисование.
Доступ к ним открывается после запуска
соответствующей панели инструмен­тов
(рис. 2.17).

Свойства
графических объектов документа

Ряд
свойств графических объектов документа
может быть из­менен пользователем
для придания документу наибольшей
вы­разительности. Представление о
них даст содержание диалогово­го окна
Формат
рисунка
(рис. 2.18). Такие свойства, как цвета и
линии, размер графического объекта не
требуют пояснений. Ат­рибут Положение
определяет положение графического
объекта по отношению к тексту.

Рис.
2.18. Атрибуты графических объектов

Дело
в том, что объекты в документе могут
образовывать не­сколько слоев. Основным
является слой, где располагается текст.
Графические объекты могут располагаться:

1. в
   том же слое;

2. в
   слое «перед текстом»;

3. в
   слое «за текстом».

При
расположении графических и текстовых
объектов в од­ном слое рисунок может
либо располагаться в тексте, либо
обте­каться им. В случае, если графический
объект помещается в слое «за текстом»,
текст будет читаться на фоне рисунка.

В
процессе создания документа можно
выделить несколько этапов. Практика
показывает, что целесообразно соблюдать
оп­ределенную последовательность в
их реализации:

1. ввод
   текста в документ;

2. исправление
   орфографических, синтаксических и
   стили­стических ошибок, удаление
   ненужных повторов, ввод уточне­ний
   при необходимости;

3. структурирование
   текста, т. с. выделение в нем однород­ных
   по смыслу фрагментов — глав, параграфов,
   абзацев;

4. вставка
   в текст иллюстраций — схем, рисунков,
   диаграмм и т. п.;

5. размещение
   объектов документа на страницах (одной
   или нескольких) нужным образом и придание
   им необходимых свойств.

Таким
образом, можно утверждать, что в процессе
обработки текста выполняются процедуры,
изменяющие либо его содержа­ние, либо
его форму. Группу операций, изменяющих
содержа­ние документа, принято называть
редактированием. К их числу относятся
добавление, удаление, перемещение или
исправление текста или графики. Другую
группу операций составляют опера­ции
форматирования. При этом под форматированием
понима­ются преобразования, определяющие,
в каком виде текст появ­ляется на
странице.

При
обработке текста следует помнить, что:

• все
  операции выполняются над объектами;

• свойства
  объекта могут быть изменены только
  тогда, когда этот объект выделен;

• для
  выделения объектов используется курсор;

• при
  выполнении операций Правка/копировать
  или Прав­ка/вырезать
  выделенный объект помещается в буфер
  обме­на, откуда может быть вставлен
  в любое место этого же или другого
  документа с помощью команды Правка/вставить.

Компьютер,
как и любое автоматическое устройство,
спосо­бен решать только формализованные
задачи. К числу таких за­дач, решаемых
при редактировании, можно отнести:

• удаление,
  вставку, замену или перемещение любого
  фраг­мента текста;

• копирование
  текстового фрагмента;

• поиск
  заданной последовательности символов
  и замену, если нужно, другой
  последовательностью;

• вставку
  графических объектов;

• орфографический
  контроль.

Современные
текстовые процессоры, к числу которых
отно­сится MS
Word,
позволяют
автоматизировать некоторые функ­ции
редактирования. Рассмотрим подробнее
возможности MS
Word
по
автоматизации процесса редактирования.

Автозамена
— это функция автоматического обнаружения
и исправления опечаток, неправильных
слов, грамматических ошибок и неправильного
регистра букв. Например, при вводе слова
«эффект»
с последующим пробелом программа без
вмеша­тельства пользователя исправит
неправильно введенный текст на «эффект».
Кроме того, автозамена позволяет быстро
встав­лять фрагменты текста, рисунки
и символы. Например, для вставки символа
© следует ввести (с).
Эта функция реализуется с помощью списка
автозамены.

Рис.
2.19. Диалоговое окно Автозамена

Фрагмент
этого списка пред­ставлен на рис.
2.19.

Для
автозамены используется таблица
объектов. Элементы этой таблицы позволяют
обнаруживать и исправлять опечатки,
неправильные слова, грамматические
ошибки и общеупотреби­тельные символы.
В список автозамены нетрудно добавить
но­вые элементы или удалить ненужные.
Параметры автозамены ус­танавливаются
с помощью команды Сервис/Параметры
автоза­мены.
Использование данной функции позволяет:

• исправлять
  наиболее распространенные опечатки;

• вставлять
  специальные символы при вводе заранее
  задан­ной последовательности
  стандартных;

• быстро
  вставлять заранее определенные блоки
  текста или графики.

Последняя
возможность реализуется в режиме
Автотекст,
который
предназначен для быстрого и удобного
ввода в текст отдельных слов или
фрагментов текста. Автотекст служит
одним из инструментов хранения и быстрой
вставки текста, рисунков, полей, таблиц,
закладок и других часто используемых
элементов. В составе Microsoft
Word
поставляется
обширный список встроенных элементов
автотекста, классифицированных по
различ­ным категориям. Например, при
создании письма можно вос­пользоваться
такими элементами списка автотекста,
как привет­ствия и прощания. Пользователь
имеет также возможность создавать
собственные элементы списка автотекста.
Оформление часто используемых сложных
или больших по объему элементов в виде
элементов списка автотекста позволяет
избежать необхо­димости их повторного
ввода. Кроме того, использование
авто­текста целесообразно использовать
для хранения фрагментов текста с
определенным форматированием или
стилем. Напри­мер, если требуется
ежемесячно отправлять клиентам отчет,
со­держащий один и тот же длинный
текст заявления, удобно соз­дать для
этого заявления элемент списка автотекста.

Поиск
и замена.
Для быстрого поиска необходимых
фрагмен­тов текста служит функция
Найти.
Программа, реализующая эту функцию,
позволяет осуществлять не только поиск
текста, но и его замену и переход к
необходимому месту документа, которое
может быть указано путем задания номеров
страниц, разделов, строк, сносок, таблиц,
рисунков, формул, а также задания имен
закладок, примечаний, полей. Поиск и
замена осуществляются по команде
Правка/Найти
{Правка/Заменить).
Параметры по­иска (замены) задаются
с помощью соответствующего диалого­вого
окна (рис. 2.20).

Рис.
2.20. Диалоговое окно Найти
и заменить
(вкладка Найти)

Текстовый
процессор MS
Word
позволяет
осуществить быст­рый поиск и замену
специальных знаков и элементов документа,
таких как разрывы разделов, страниц,
строк и колонок, знаки табуляции и т. п.
Для реализации этой возможности следует:

• нажатием
  кнопки Больше
  (рис. 2.21) развернуть диалоговое окно
  Найти
  и заменить
  (вкладка Заменить);

• установить
  флажок Подстановочные
  знаки;

Рис.
2.21. Диалоговое окно Найти
и заменить
(вкладка Заменить)

• нажать
  кнопку Специальный.

• выбрать
  необходимый подстановочный знак после
  раскры­тия списка (рис. 2.22).

Рис.
2.22. Диалоговое окно Найти
и заменить
с перечнем подстановочных знаков

Кроме
того, при поиске и замене можно использовать
и другие подстановочные знаки. Некоторые
из них представлены в табл. 2.3.

Полный
перечень подстановочных знаков приводится
в па­раграфе «Поиск и замена» главы
«Работа с текстом» справки MS
Word.

Таблица
2.3.
Подстановочные знаки, используемые в
MS
Word

Искомый символ	Подстановочный знак	Пример
Любой символ	?	При вводе «г?д» будут найдены слова «гад», «гид» и «год»
Любая последова­тельность символов	*	При вводе «г*д» будут найдены слова «год» и «город»
Начало слова	<	При вводе «<(горо)» будут найдены слова «город» и «гороскоп»
Конец слова	>	При вводе «(чик)>» будут найдены слова «мальчик» и «пальчик»
Один из указанных знаков	[ ]	При вводе «д[ыо]м» будут найдены слова «дым» и «дом»

Автоматическая
проверка правописания
является одной из функций текстового
процессора, обеспечивающих автоматиза­цию
процесса редактирования документа.
Однако для того что­бы обеспечить
эффективную ее реализацию, необходимо
пра­вильно определить язык документа.
MS
Word
способен
сделать это автоматически. Для этого
необходимо выполнить команду
Сервис/Язык/Выбрать
язык
и установить (поставить) флажок Определять
язык автоматически
(рис. 2.23). Соответствующие орфографические

Рис.
2.23. Диалоговое окно Язык

словари,
наборы грамматических и стилисти­ческих
правил, а также порядок сортировки
подключаются толь­ко после правильного
определения языка.

Включить
функцию проверки правописания можно с
помо­щью команды Сервис/Правописание,
которая позволяет выбрать но отдельности
орфографию и синтаксис путем установки
соот­ветствующих флажков в дополнительном
диалоговом окне Пара­метры
(рис. 2.24).

Рис.
2.24. Диалоговое окно Сервис/Правописание

При
включении автоматической проверки
орфографии и грамматики флажки не
выделять слова с ошибками
в группах Ор­фография
и Грамматика
автоматически снимаются. Это позволя­ет
выделять орфографические и грамматические
ошибки волни­стым подчеркиванием.
Если отображение волнистых подчеркива­ний
нежелательно, можно установить эти
флажки. При проверке правописания слова
с возможными орфографическими ошибка­ми
— красными волнистыми линиями, а слова
с возможными грамматическими ошибками
подчеркиваются зелеными волни­стыми
линиями. Сущность проверки орфографии
в MS
Word
со­стоит
в сравнении проверяемого слова с
записанным в словаре программы. Если
проверяемое слово есть в словаре, то
текстовый процессор переходит к проверке
следующего. В противном случае пользователь
может либо изменить слово в соответствии
со слова­рем, либо внести это слово в
словарь пользователя. Для этого в
диалоговом окне Правописание
(рис. 2.25) следует нажать кнопку Добавить.
Если же нажать кнопку Пропустить
все,
слово записы­вается в словарь
исключений.

Рис.
2.25. Диалоговое окно Правописание

Следует
знать, что при первом запуске текстовый
процессор автоматически создает первый
пользовательский словарь под именем
Custom.dic.
Остальные
пользовательские словари состав­ляются
пользователем.

Поля
являются мощным средством автоматизации
процесса редактирования документа. Они
служат для размещения в доку­менте
переменных данных и создания составных
документов: конвертов, наклеек и т. п.
Поле — это специальный код, встро­енный
в программу. Он содержит команды,
предписывающие текстовому процессору
вставить в документ определенный
объ­ект. Так, поля позволяют вставить
номер страницы, текущую дату, текущее
время, пометить элементы предметного
указателя, создать оглавление или
предметный указатель, напечатать
доку­менты слияния, выполнить
вычисления.

Поле
в документе имеет две формы отображения:
код и зна­чение. Код определяет значение
поля и включает символы поля (фигурные
скобки), вид поля и инструкции. Значение
поля —это объект (текстовый или
графический), который включается в
документ после выполнения текстовым
процессором инструк­ции, заданных
кодом поля (рис. 2.26). Форму отображения
поля пользователь может изменить с
помощью клавиш Shift
+
F9
или
контекстного меню, вызываемого правой
клавишей мыши при наведении курсора на
этот объект.

Рис.
2.26. Формы отображения молей

Для
вставки поля в документ используется
команда Встав­ка/
Поле.
Затем в диалоговом окне Поле
необходимо выбрать ка­тегорию поля
и задать его свойства (рис. 2.27). Кроме
того, поля являются результатом выполнения
и некоторых других команд, например:

• Вставка
  → Ссылка
  →
  Название;

• Вставка
  → Номера
  страниц;

• Таблица
  →
  Формула
  и т. д.

Рис.
2.27. Диалоговое окно Поле

Наиболее
часто в документах встречаются поля:
PAGE,
кото­рое
вставляется при добавлении номера
страницы, и DATE,
ко­торое
вставляется при выборе команды
Вставка/Дата
и время
с последующей установкой флажка Обновлять
автоматически.

Отдельного
упоминания заслуживает то обстоятельство,
что поля вставляются автоматически
при создании предметного ука­зателя,
оглавления и списка иллюстраций с
помощью команды Вставка/Ссылка/Оглавление
и указатели
(рис. 2.28).

Рис.
2.28. Диалоговое окно Оглавление
и указатели

Кроме
того, использование полей позволяет
организовать автоматическое обновление
сведений о документе (фамилию ав­тора,
имя файла и т. п.), выполнить вычисления,
установить свя­зи с другими документами
и объектами, создать перекрестные ссылки
и многое другое. Коды полей в тексте
документа отобра­жаются внутри
фигурных скобок ( { } ) в режиме показа
непеча­таемых символов.

Сущность
форматирования заключается в изменении
свойств документа в целом и/или объектов
в его составе с целью прида­ния им
желаемой формы. Программы обработки
текста разраба­тывались в предположении,
что в конечном счете текстовый до­кумент
будет перенесен на бумажный носитель.
Поэтому объек­ты документов,
обрабатываемых с помощью этих программ,
располагаются на страницах так, как они
будут отображаться на бумажном носителе
при выводе документа на печать. Исходя
из этого, при форматировании документа
в целом целесообразно в первую очередь
определить параметры его страниц. На
практике известны случаи, когда страницы
одного документа должны от­личаться
друг от друга ориентацией, шириной
полей, содержани­ем колонтитулов,
количеством колонок в тексте. Для того
чтобы обеспечить возможность придания
различных свойств страницам одного
документа, внутри него выделяются
разделы. Раздел доку­мента — это его
часть, которой присвоены определенные
пара­метры форматирования страницы.
Новый раздел создастся, если требуется
изменить такие параметры, как нумерацию
строк, чис­ло столбцов или колонтитулы.
Чтобы разбить документ на разде­лы,
необходимо ввести символ конца раздела.
Если конец разде­ла не указан, документ
обрабатывается как один раздел.

При
форматировании текстовых объектов
изменяются свой­ства всех его
фрагментов. Так, в случае выделения
текста всего документа или одного из
его разделов команда Формат/Шрифт
позволит
изменить свойства всех символов, входящих
в этот фрагмент, а команда Формат/Абзац
— всех абзацев данного фраг­мента.

Текстовый
процессор MS
Word
предоставляет
возможность автоматизировать некоторые
операции форматирования. Одна из таких
возможностей реализуется командой
Сервис/Парамет­ры
автозамены/Автоформат при вводе
(рис. 2.29). Очевидно, что установка флажков
в соответствующих полях диалогового
окна включает ту или иную функцию
форматирования.

Автоматическое
форматирование документа осуществляется
либо непосредственно при вводе, либо
по его завершении. При этом текстовый
процессор выполняет анализ использования
ка­ждого абзаца в документе (например
определяет, является ли аб­зац
заголовком или элементом нумерованного
списка), а затем к каждому элементу
применяется соответствующий стиль.

Применение
стиля представляет собой еще одну
возможность автоматизации оформления
текста. Стиль — это поименованная
совокупность параметров оформления. В
текстовом процессоре MS
Word,
начиная
с версии 2000, различают стили символов,
аб­зацев, списков и таблиц. Использование
стилей позволяет обес­печить
однообразное оформление выделенных
фрагментов текста. Пользователь
может использовать встроенные стили,
изме­нять их или создавать свои.

Рис.
2.29. Возможности автоформатирования

Стиль
символа определяет форматирование
выделенного фрагмента текста, задавая
его атрибуты, которые можно устано­вить
с помощью команды Формат/Шрифт.
При этом в списке стилей, который
открывается в области задач по команде
Фор­мат/Стили
и форматирование,
такие стили помечаются знач­ком а.

Стиль
абзаца задаст параметры форматирования
выделенного фрагмента, определяя внешний
вид абзаца, т. с. выравнивание текста,
отступы, позиции табуляции, междустрочный
интервал и границы. Кроме того, в него
можно дополнительно включить ат­рибуты
символов. В списке стилей панели
Форматирование
сти­ли абзацев помечаются значком ®.

Стиль
списка, кроме атрибутов абзаца, содержит
параметры форматирования списков (знаки
нумерации или маркеры, их выравнивание
и положение в пределах интервала,
используемого для отступа, а также
положение текста относительно знака
нуме­рации или маркера). Такие стили
помечаются в списке стилей условным
изображением списка.

Стиль
таблицы задает вид границ, заливку,
выравнивание текста и шрифты в таблице.
Справа от стилей таблиц в списке стилей
панели Форматирование
отображается значок таблицы.

Для
создания стилей служит команда
Формат/Стили
и фор­матирование,
в результате выполнения которой
появляется соот­ветствующее диалоговое
окно (рис. 2.30).

Рис.
2.30. Параметры форматирования, определяемые
стилем

В
процессе создания стиля в полях данного
окна необходимо:

1. ввести
   уникальное имя создаваемого стиля;

2. выбрать
   из списка объект, для форматирования
   которого предполагается использовать
   данный стиль (знак, абзац, список или
   таблицу);

3. выбрать
   стиль, на базе которого создается новый;

4. указать
   путем выбора из списка стиль следующего
   абзаца;

5. задать
   необходимые параметры форматирования.
   Для это­го можно использовать кнопки,
   содержащиеся в диалоговом окне, или же
   выбрать один из объектов из списка,
   который от­крывается при нажатии на
   кнопку Формат
   (шрифт, абзац, табу­ляция, граница,
   язык, рамка, нумерация).

Помимо
того, что стили позволяют автоматизировать
про­цесс форматирования документа,
использование некоторых из них дает
возможность автоматизировать некоторые
операции по созданию документов.
Например, применение стиля Заголо­вок
необходимо для того, чтобы автоматически
создать оглав­ление документа. При
использовании стиля Название
объекта можно
сформировать перечень иллюстраций
(рисунков, таб­лиц, формул).

Текстовые
процессоры обеспечивают возможность
создания многоколонного текста. В этом
случае текст в колонках непре­рывно
перетекает из нижней части одной колонки
в верхнюю часть следующей колонки. Можно
задать число колонок, про­межутки
между ними и вставить вертикальные
разделители ме­жду колонками. Можно
форматировать текст таким образом,
чтобы колонки различались шириной или
были одинаковыми (рис. 2.31). Многоколонный
текст в документе выделяется как его
раздел.

Рис.
2.31. Свойства многоколонного текста

В
некоторых случаях фрагмент документа
может быть оформлен как список. Список
— это перечисление однородных элементов
текста, содержащих перечисление. Примером
списков могут служить перечни товаров,
пунктов распорядка дня, дейст­вий
и.т.п. Списки в тексте оформляются так,
что выделяется ка­ждый элемент этого
перечня. В зависимости от способа
выделе­ния различаются списки
маркированные, нумерованные и
мно­гоуровневые. Для создания списков
каждый элемент перечня должен оформляться
как самостоятельный абзац. Этот способ
оформления реализуется командой
Формат/Список
(рис. 2.32).

Рис.
2.32. Возможности оформления списков

Описанные
возможности текстовых процессоров
позволяют пользователю решить почти
все задачи, возникающие при созда­нии
документов. Однако практика работы с
документами пока­зывает, что этого
недостаточно. Иногда при работе с
документа­ми может возникнуть
необходимость использования дополни­тельных
объектов, предназначенных для повышения
наглядности текста, облегчения понимания
содержания документа, обеспече­ния
возможности быстрого доступа к нужному
месту документа.

К
числу объектов, которые могут быть
использованы для по­вышения наглядности
текста, можно отнести следующие:

1. Надписи,
   которые представляют собой контейнер
   для тек­ста или графики, местоположение
   и размеры которого можно изменять.
   Надписи используются для помещения на
   страницу нескольких блоков текста или
   для придания тексту ориентации, отличной
   от ориентации остального текста
   документа. При вставке надписи вокруг
   нее отображается полотно, но при
   необ­ходимости надпись можно перетащить
   за пределы полотна. Для вставки надписи
   используется соответствующая кнопка
   Н, рас­положенная на панели инструментов
   Рисование.

2. Названия
   — нумерованные надписи (например
   «Рисунок 1»), которую добавляют к таблице,
   рисунку, формуле или друго­му объекту.
   Название состоит из текста, обозначающего
   название объекта, и номера. Текст
   названия пользователь может выбрать
   из списка, а номер автоматически
   определяется программой. Вставка
   данного объекта осуществляется с
   помощью коман­ды Вставка/Ссылка/Название.
   Эта команда вызывает появление
   диалогового окна Название
   (рис. 2.33). Затем следует либо вы­брать
   объект из раскрывающегося списка в
   поле Подпись
   этого окна, либо дополнить этот список.
   Для этого используется кноп­ка
   Создать.

Рис.
2.33. Диалоговое окно Название

1. Перекрестные
   ссылки — указание на объект, который
   нахо­дится в другой части документа,
   например «см. рис. I.». Можно создать
   перекрестные ссылки на заголовки,
   сноски, закладки, на­звания и
   нумерованные абзацы. Перекрестная
   ссылка состоит из авторского
   (необязательного) текста и ссылки на
   позицию объек­та в диалоговом окне.
   Пример приведен на рис. 2.34. В
   этом при­мере текст на странице,
   расположенной справа, содержит
   пере­крестную ссылку на объект
   (рисунок 2-31), расположенный на предыдущей
   странице. Для вставки перекрестной
   ссылки исполь­зуется команда
   Вставка/Ссылка/Перекрестная
   ссылка.

2. Иногда
   в тексте могут встречаться термины или
   выраже­ния, которые нуждаются в
   пояснениях. С этой целью в документ
   включаются сноски.

Рис.
2.34. Пример перекрестной ссылки

Они
используются в документе для поясне­ний,
комментариев и ссылок на другие документы.
При этом для подробных комментариев
лучше использовать обычные, а для ссылок
на источники — концевые сноски.
Ограничения на длину и оформление текста
сносок отсутствуют. Сноска состоит из
двух связанных частей: знака сноски и
текста сноски. По умолчанию обычные
сноски располагаются в конце каждой
страницы, а концевые сноски — в конце
документа. Можно из­менить положение
обычных сносок таким образом, чтобы они
отображались непосредственно под
текстом. Аналогично можно изменить
положение концевых сносок, чтобы они
располагались непосредственно после
каждого раздела (рис. 2.35). В качестве
знака сноски могут использоваться
отдельные символы или их совокупность,
которые указывают на наличие в сноске
дополни­тельных сведений, содержащихся
в тексте сноски.

Допускается
изменение разделителя сносок — линии,
отде­ляющей текст документа от текста
сноски. Сноски включаются в текст с
помощью команды Вставка/
Ссылка/ Сноска.

1. Современные
   текстовые процессоры учитывают
   особенно­сти взаимодействия
   исполнителей в процессе создания
   докумен­та. Предположим, руководителю
   организации необходимо подго­товить
   доклад. В этом случае он определяет его
   замысел, который включает

Рис.
2.35. Пример сносок

тему
и сроки доклада, а также требования к
нему. Затем он ставит задачу на подготовку
этого доклада одному из сотруд­ников
(референту), который готовит задания
для разработчиков доклада, т. е. определяет
тему, сроки исполнения и требования к
отдельным частям доклада. Разработчики
доклада после получе­ния задания
готовят назначенные им части доклада
и в установ­ленные сроки передают их
референту. После этого референт
компилирует доклад из подготовленных
частей и редактирует его. Готовый доклад
передается руководителю для окончательной
редакции. Эти операции могут повторяться
до тех пор, пока ру­ководитель не
примет решение о готовности доклада.

Очевидно,
что в процессе такой работы возникает
необходи­мость отобразить в тексте
документа те изменения, которые вно­сятся
в него руководителем и референтом. Кроме
того, целесо­образно предоставить
разработчику или референту возможность
включить примечания, чтобы обосновать
тот или иной тезис доклада.

Для
упрощения проверки документов в
диалоговом режиме MS
Word
предоставляет
пользователю возможность просто
по­метить и просмотреть записи
исправлений и примечания.

Записанное
исправление представляет собой пометку
удале­ния, вставки и других изменений,
внесенных в документ. Запись исправлений
осуществляется с помощью панели
инструментов Рецензирование
(рис. 2.36).

Рис.
2.36. Панель инструментов Рецензирование

Записанное
исправление оформляется как выноска
(рис. 2.37).

Рис.
2.37. Внешний вил записанного исправления

Примечание
представляет собой заметку, добавленную
авто­ром или рецензентом в документ.
В Microsoft
Word
примечания
отображаются в выносках на полях
документа и на панели ре­цензирования
(рис. 2.38). Для вставки примечаний служит
ко­манда Вставка/
Примечание.

Рис.
2.38. Внешний вид примечания

В
процессе работы с документом возникает
необходимость обращения к различным
его фрагментам. При небольшом объе­ме
документа такое перемещение по тексту
не вызывает затруд­нений. Для облегчения
перемещения между различными частя­ми
многостраничных документов целесообразно
прибегнуть к структурированию текста.
Структура документа отражает его
ло­гическую организацию. Как правило,
для этой цели использует­ся иерархическая
структура. Так, книга может быть разделена
на главы. В свою очередь, главы делятся
на параграфы, а послед­ние — на абзацы.
С целью идентификации таких фрагментов
текста им присваиваются заголовки. В
документах заголовком принято считать
текст, оформленный как отдельный абзац,
ко­торый служит для обозначения того
или иного его фрагмента. Для того чтобы
текстовый процессор отличал заголовки
от дру­гих текстовых объектов документа,
при их оформлении исполь­зуется стиль
заголовка.

Текстовый
процессор MS
Word
различает
девять уровней за­головков. Пример
оформления заголовков различного уровня
приведен на рис. 2.39. С помощью заголовков
создается иерар­хическая структура
документа. Таким образом, с точки зрения
текстового процессора заголовок
представляет собой абзац, ко­торому
назначен стиль Заголовок.

Рис.
2.39. Оформление заголовков в MS
Word

В
качестве примера такой логической
организации докумен­та приведена
структура данной главы (рис. 2.40).
Отформатиро­ванные таким способом
заголовки позволяют автоматически
создавать оглавление документа, которое
представляет собой поле, содержащее
команду на формирование списка заголовков
документа.

Современные
текстовые процессоры представляют
пользова­телю возможности быстро
перемещаться по тексту многостра­ничных
документов. В качестве ориентиров для
быстрого обра­щения к той или иной
части документа используются как
тек­стовые, так и графические объекты.
Быстрый переход из одной части большого
документа в другую осуществляется с
помощью команды Правка/Перейти.
В диалоговом окне, которое пользо­ватель
вызывает с помощью данной команды, он
должен указать необходимый ему объект
(рис. 2.41).

Рис.
2.40. Пример структуры документа

Рис.
2.41. Меню Правка
и диалоговое окно Перейти

Для
облегчения перемещения по тексту
документа может быть использован и
такой объект текстового процессора,
как за­кладка. Закладка
—
это элемент документа, которому присвоено
уникальное имя. Это имя можно использовать
для последующих ссылок. Например, можно
использовать закладку для определе­ния
текста, который необходимо проверить
позже. Для создания закладок используется
команда Вставка/
Закладка
(рис. 2.42).

Рис.
2.42. Диалоговое окно Закладка

Принципиальная
особенность текстового процессора MS
Word
заключается
в том, что любой документ создается этой
про­граммой на основе заранее созданной
заготовки. В качестве та­кой заготовки
может служить либо уже существующий
документ, либо шаблон.

В
первом случае процедура создания нового
документа будет включать в себя следующие
операции:

1. открытие
   нужного документа;

2. его
   обработка путем редактирования и
   форматирования;

3. сохранение
   обработанного документа под новым
   именем.

При
необходимости создания документа,
аналогом которого

пользователь
не располагает, в его основу должен быть
положен шаблон. Это особый вид документа,
предоставляющий специ­альные средства
для создания нового. Другими словами,
каждый документ Microsoft
Word
основан
на шаблоне [3]. Шаблон опре­деляет
основную структуру документа и содержит
настройки до­кумента, такие как
элементы автотекста, шрифты, назначенные
сочетания клавиш, макросы, меню, параметры
страницы, фор­матирование и стили. По
своей сущности шаблон представляет
собой файл с расширением .dot.

Текстовый
процессор имеет в своем составе общие
шаблоны и шаблоны документов. Разница
между этими двумя группами шаблонов
заключается в том, что общие шаблоны
содержат на­стройки, доступные для
всех документов. В то же время шабло­ны
документов, например шаблоны записок
или факсов, имеют настройки, доступные
только для документов, основанных на
соответствующих шаблонах.

Общие
шаблоны, поставляемые в составе текстового
процес­сора, позволяют создать новый
документ, веб-страницу и сооб­щения
электронной почты. В этом случае новый
документ соз­дается на основе шаблона
Normal.dot.

При
работе над документом, как правило,
можно использо­вать только те настройки,
которые сохранены в шаблоне, при­соединенном
к этому документу, или в шаблоне
Normal.dot.
Для
использования настроек, хранящихся в
другом шаблоне, можно загрузить нужный
шаблон в качестве общего шаблона. После
загрузки шаблона элементы, сохраненные
в этом шаблоне, доступ­ны в любом
документе до окончания текущего сеанса
работы с Microsoft
Word.
Следует
помнить, что загруженные настройки и
шаблоны выгружаются при завершении
работы Microsoft
Word.

При
сохранении шаблона Microsoft
Word
автоматически
вы­бирает расположение, заданное для
типа файлов шаблоны поль­зователя
(меню Сервис,
команда Параметры,
вкладка Расположе­ние).
По умолчанию используется папка Шаблоны
и се подпапки. Шаблоны, сохраненные в
других папках, не будут отображаться в
диалоговом окне Шаблоны.
При необходимости пользователь мо­жет
сохранить в этой папке и файл с расширением
.doc,
который
в д;1льнейшем также может быть использован
в качестве шаблона.

Шаблоны,
сохраненные в папке Шаблоны,
отображаются в диалоговом окне с тем
же названием (рис. 2.43).

Данное
окно содержит вкладки, соответствующие
различным типам документов. Каждой
такой вкладке соответствует папка с
тем же названием, которая вложена в
папку Шаблоны.
Для ото­бражения в этом окне
пользовательских вкладок для хранения
вновь созданных шаблонов следует создать
в папке Шаблоны
но­вую вложенную папку. После этого
появляется возможность со­хранять в
ней новые шаблоны. Любой файл с расширением
.doc,
сохраняемый
в папке Шаблоны,
также используется как шаблон.

Итак,
шаблон может содержать следующие
элементы:

• текст
  или формат, одинаковый для всех документов
  этого типа, например, для служебной
  записки или отчета;

• стили;

• элементы
  автотекста;

Рис.
2.43. Диалоговое окно Шаблоны

• макросы;

• меню
  и присвоенные сочетаниям клавиш
  операции;

• панели
  инструментов.

Следовательно,
для создания документа на основе шаблона
необходимо:

1. выбрать
   шаблон из списка, представленного в
   диалоговом окне Шаблоны,

2. заполнить
   свободные поля шаблона;

3. сохранить
   документ в соответствующей папке,
   присвоив ему имя и расширение .doc.

Если
ни один из шаблонов, находящихся в папке
Шаблоны,
не соответствует потребностям
пользователя, можно создать но­вый.
Чтобы создать нужный ему шаблон,
пользователь должен:

1. с помощью
   команды Файл/Создать
   вызвать панель задач Создание
   документа;

2. в
   разделе Шаблоны
   панели задач Создание
   документа
   вы­брать пункт На
   моем компьютере
   (рис. 2.44);

3. на
   основе шаблона Normal.dot
   сформировать
   заготовку, придав ей необходимое
   содержание и должную форму;

4. сохранить
   ее как шаблон. Для этого при сохранении
   дан­ного файла следует выбрать место
   в папке Шаблоны
   и присвоить имя с расширением .dot.

Рис.
2.44. Панель задач Создание
документа

С
помощью текстового процессора MS
Word
можно
созда­вать и обрабатывать любые
документы, независимо от их объе­ма.
Однако при работе с документами, объем
которых превыша­ем 20 страниц,
пользователь начинает испытывать
неудобства при необходимости обращения
к тексту, расположенному в раз­ных
частях такого документа. Текстовый
процессор MS
Word
позволяет
пользователю избежать этого путем
использования особой технологии работы
с документами большого объема. Сущность
этой технологии заключается в том, что
большой до­кумент создастся как
составной, образованный несколькими
до­кументами, объем которых не создает
неудобств пользователю.

В
этом случае большой документ представляет
собой оболоч­ку, в которую помещаются
файлы, составляющие его содержа­ние.
Эта оболочка, или контейнер, называется
главным доку­ментом. Отдельные файлы,
объединенные главным документом,
получили название вложенных документов.

В
главном документе можно создать
оглавление, предметный указатель,
перекрестные ссылки и колонтитулы для
всех вложен­ных документов. Для
создания главного документа образуется
его структура путем создания заголовков
каждого вложенного документа. В качестве
вложенных документов в главный доку­мент
также можно добавлять существующие
документы. Суще­ственное значение
при этом имеет расположение файлов
глав­ного и вложенных документов в
одной папке. Работа с главным документом
осуществляется в режиме структуры. В
этом режиме зaголовки
документа смешены в зависимости от их
уровня в структуре
документа. Переход в данный режим
осуществляется с помощью команды
Вид/Структура.
При переходе в этот режим появляется
панель инструментов Структура
(рис. 2.45).

Рис.
2.45. Панель инструментов Структура

Для
вновь создаваемого документа необходимо
ввести заго­ловки для главного
документа и дня каждого из вложенных
до­кументов. Каждый заголовок должен
представлять собой один абзац, т. е. ввод
каждого заголовка следует завершать
нажатием клавиши ENTER.
Затем
требуется назначить соответствующий
стиль каждому заголовку. Очевидно, что
целесообразно исполь­зовать стиль
«Заголовок
1»
для
заголовка главного документа, а стиль
«Заголовок
2»
для
каждого вложенного документа. При
на­значении стилей заголовкам можно
использовать соответствую­щие кнопки
на панели инструментов Структура.
Также можно преобразовать в главный
уже существующий документ. Для это­го
необходимо создать структуру в
существующем документе, используя
приемы, описанные ранее.

После
создания главного документа в него
следует помес­тить вложенные документы.
Для этого необходимо с помощью курсора
указать место размещения вложенного
документа внут­ри главного. Это должна
быть пустая строка между существую­щими
вложенными документами. Затем на панели
инструментов Структура
нужно нажать кнопку Вставить
вложенный доку­мент.
В
результате выполнения данной команды
появится диалоговое окно Вставка
вложенного документа.
В этом окне следует выбрать файл, который
требуется вставить, и ввести его имя в
поле Имя
файла.
Ввод этого файла осуществляется нажа­тием
кнопки Открыть.
Как объект текстового процессора,
вло­женный документ будет представлять
собой отдельный раздел результирующего
документа. Полезно вспомнить, что
непечатае­мый символ Разрыв
раздела
хранит сведения о таких элементах
форматирования раздела, как поля,
ориентация страницы, ко­лонтитулы и
последовательность номеров страниц.
Вложенные документы отображаются в
главном документе как гиперссылки. Для
работы с содержимым вложенного документа
его необходи­мо открыть из главного.
Следует учитывать, что после добавле­ния
вложенного документа в главный, его
нельзя перемещать и удалять из папки,
где он находился в этот момент, без
предварительного удаления из главного
документа. Кроме того, переиме­новывать
вложенные документы можно только из
главного.

Сохранение
главного документа осуществляется как
обычно помощью команды Файл/Сохранить
как.
При сохранении главного документа
каждому вложенному документу автоматиче­ски
присваивается имя файла, которое
составляется из первых символов
заголовка вложенного документа. Например,
вложен­ный документ, который начинается
с заголовка «Глава
1»,
полу­чит название «Глава
1.doc».

В
практической деятельности достаточно
часто приходится сталкиваться с
необходимостью создания документов,
имеющих общее содержание, но отличающихся
реквизитами адресата. На­пример, при
массовой рассылке документов на бланке,
сообще­ний но факсу или по электронной
почте, создании почтовых на­клеек,
конвертов, каталогов и т. п. Текстовый
процессор MS
Word
позволяет
легко решить подобную задачу с помощью
так называемых составных документов.
Такой документ создается путем слияния
основного документа с источником данных.

В
операции слияния основным называется
документ, содер­жащий данные, которые
при слиянии остаются неизменными во
исех производных документах, например
обратный адрес или текст письма. Источник
данных представляет собой файл,
со­держащий сведения, предназначенные
для объединения с основ­ным документом.
В нем должны содержаться данные,
свойст­венные каждому конкретному
получателю. Так, в качестве ис­точника
данных могут быть использованы списки
имен и адресов, которые должны быть
включены в основной документ.

Механизм
создания составных документов
рассматривает ад­ресата составного
документа как объект, обладающий
опреде­ленными свойствами. Хранилищем
данных о свойствах адресата является
источник данных. Он представляет собой
таблицу, в столбцах которой размещены
данные, характеризующие одно из свойств
адресата. Каждый столбец источника
данных должен иметь заголовок,
соответствующий одному из свойств
(реквизитов) адресата. Файл источника
по умолчанию сохраняется как таблица
базы данных (расширение .mdb)
в папке Мои
источники данных,
которая вложена в системную папку Мои
документы.
Пользователь
может самостоятельно выбрать и другое
место хра­нения источника данных.
Такая возможность предоставляется ему
при создании этого файла.

Для
того чтобы обеспечить создание составного
документа, в основном документе должны
быть указаны позиции, предназна­ченные
для включения в него данных из источника.
Для их обо­значения используются
поля. В составном документе использу­ются
поля слияния, имена которых определяются
заголовками столбцов источника данных.
Поэтому для использования сведе­ний
из источника данных необходимо сначала
подключиться к нему. Таким образом, при
вставке данных полей в основной до­кумент
они отображают сведения из соответствующих
столбцов в источнике данных. Схематически
это представлено на рис. 2.46.

Рис.
2.46. Схема создания составного документа.

Остается
отметить, что для создания составных
документов используется команда
Сервис/Письма
и рассылки.
Эта команда предоставляет пользователю
сформировать итоговый документ одним
из двух способов:

• с
  помощью Мастера
  слияния,

• с
  помощью команд, отображаемых на панели
  слияния.

Независимо
от избранного способа последовательность
дей­ствий пользователя включает в
себя:

• создание
  основного документа;

• выбор,
  а при его отсутствии, создание источника
  данных;

• включение
  в основной документ полей слияния;

• непосредственно
  слияние основного документа с данными,
  расположенными в источнике.

2.2.
Работа в среде текстового процессора
MS
Word

Задание
N9
1.
Ввод и редактирование текста

Цель
работы — освоение приемов ввода и
редактирования текста.

Содержание
работы:

1. Ознакомление
   с интерфейсом программы.

2. Ввод
   текста.

3. Редактирование
   текста.

Ознакомление
с интерфейсом программы

1. Открыть
   программу MS
   Word.

2. Убедиться
   в наличии на экране панелей инструментов
   Стандартная
   и Форматирование.
   При отсутствии данных пане­лей вывести
   их, остальные убрать.

3. Переключить
   экран в режим просмотра Обычный.

4. Включить
   отображение на экране непечатаемых
   символов.

Примечание.
При необходимости с помощью справочной
системы уяснить действие команд меню
Вид,
сущность режимов просмотра документов
и возмож­ности по просмотру и скрытию
знаков форматирования.

Ввод
текста

1. Открыть
   программу МS
   Word.

2. Найти
   справку по вопросу автозамены (рис.
   2.47)

Рис.
2.47.
Фрагмент структуры справочной системы
MS
Word

1. Проанализировать
   содержание текста, предназначенного
   для ввода, обратив внимание на те
   фрагменты, которые встреча­ются
   наиболее часто:

В наше время мало кто решится оспаривать тот факт, что именно компьютеры и основанные на их использовании информационные технологии определяют уровень и темпы развития современной ци­вилизации. Работа на персональном компьютере всегда связана с создани­ем текстов. Это могут быть тексты отдельных программ на каком-ли­бо языке программирования (Бейсик, Паскаль, Фортран и другие) или же просто тексты (статья, отчет, письмо и т. д.). Для того чтобы созда­вать, а также редактировать (исправлять, изменять) тексты, сущест­вуют специальные программы. Такая программа носит название «текстовый редактор» или «текстовый процессор». Текстовый про­цессор сложнее, чем редактор, и обладает большими функциональ­ными возможностями для оформления текстов. Особенно ярко свои возможности текстовый процессор проявля­ет при составлении текстов в учрежденческой деятельности. С этой целью используется до 50% выпускаемых в мире персональных ком­пьютеров. Это обусловливается тем, что тексты при электронной об­работке оказываются избавленными от подчисток и исправлений. Кроме того, тексты часто повторяются, отличаясь только несколькими числами или формулировками, как, например, варианты договоров, справок, накладных и т. д. В этих случаях применение компьютера позволяет быстро создавать новый текст, отредактировав старый.

1. Ввести
   текст в новый документ. Для ускорения
   этого про­цесса создать необходимые
   элементы автотекста (например, текст
   первого абзаца) и автозамены (тир
   — текстовый
   процессор).

2. Сохранить
   документ в личной папке под именем
   упр_1_1.

Р Е Ф Е Р А Т

Обработка текстовой информации средствами
свободного программного обеспечения

Выполнила: Ершова Н. В. , учитель МБОУ школы,
I квалификационной категории

Содержание

Введение………………………………………………………………………3

Глава 1. Текстовые редакторы
и  текстовые
процессоры ……….……….4

.. 1.1 Понятие и общее назначение…………………………………………4

… 1.2 Виды текстовых редакторов………………………………………….6

Глава 2. Текстовый редактор Microsoft Word………………………………8

. 2.1 Свойства окна Word……………………………………………………9

2.2 Особенности
Microsoft Word…………………………………………..10

Глава 3. Работа с информацией в Microsoft Word…………………………11

3.1 Создание документа………………………………………..……………11

3.2 Редактирование текстового документа.…………………..……………13

3.3 Сохранение и
печать  документа………………………….……………17

Глава
4. Обработка текстовой информации……..…………………………21

4.1.
Форматирование документа………………………………………….21

4.2.
Форматирование абзацев………………………………………………22

4.3.
Нумерованные и маркированные списки………………….…..…….24

4.4.
Стили  форматирования………………………………………..……..25

4.5.
Оглавление документа…………………………………….………….28

4.6.
Таблицы………………………………………………………………..28

4.7.
Гипертекст……………………………………………………………..29

Глава
5. Дополнительные возможности Word……………………………..31

  5.1.
Компьютерные словари и системы машинного перевода текста…..31

  Системы
оптического распознавания документов……………………….32

Заключение……………………………………………………………………35

Список использованной
литературы…………………………………………37

Введение

Несмотря на
широкие возможности использования компьютеров для обработки самой разной
информации, самыми популярными по-прежнему остаются программы, предназначенные
для работы с текстом. При подготовке текстовых документов на компьютере
используются три основные группы операций: операции ввода, операции
редактирования и оформление документа.

Программы,
предназначенные для обработки текстовой информации, называют текстовыми
редакторами. Текстовый редактор (процессор) предоставляет очень широкие
возможности манипулирования текстовыми документами. Основными функциями
текстовых редакторов и процессоров являются: ввод и редактирование символов
текста; возможность использования различных шрифтов символов; копирование и
перенос части текста с одного места на другое; автоматическую нумерацию
страниц; создание таблиц и построение диаграмм; проверка правописания слов и
подбор синонимов; построение оглавлений и предметных указателей; распечатка
готового текста на принтере и др.

Сегодня
практически все мощные текстовые редакторы входят в состав интегрированных
программных пакетов, предназначенных для нужд современного офиса.

Для
создания на компьютере документов с использованием текстового редактора
необходимо овладеть технологией обработки информации, для редактирования
изображения с помощью графического редактора – технологией обработки
графической информации, для проведения вычислений в электронных таблицах –
технологией обработки числовой информации и так далее.

Цель выпускной
аттестационной работы состоит в том, чтобы показать основные средства и
технологии обработки текстовой информации, изучить функциональные возможности
текстового процессора Microsoft Word.

Глава 1. Текстовые редакторы и  текстовые процессоры

1.1 Понятие и общее назначение

Со времен изобретения письменности
текстовые документы используются для хранения и передачи данных. В современном
понимании текстовым документом является и короткая записка, и толстая
иллюстрированная книга.

В связи с многообразием возможностей
создания и оформления текстовых документов, пользователю предоставляется
многообразие программных продуктов по работе с этими документами. Условно их
можно разбить на текстовые редакторы и текстовые процессоры

Для обработки текстовой информации на
компьютере используются приложения общего назначения — текстовые редакторы.

Текстовые редакторы — это программы
для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов. Редактирование
текста – это комплекс операций по внутренней (смысловой) и внешней
(оформительской) работе над текстом. Современный документ может содержать,
кроме текста, и другие — объекты  — таблицы, диаграммы, рисунки и т.д.

Программа Блокнот (NotePad)
– текстовый процессор, предназначен для создания небольших, объемом до 50
килобайт, неформатированных текстов. Создаваемые файлы имеют текстовый формат *.txt
в кодовой таблице Windows.

Чаще всего блокнот используют для
проверки, и в некоторых случаях написания, HTML кода для вэб-страниц. Это
связано с тем что, блокнот записывает в свой файл только чистый код символов
без форматирования, что является очень удобным для программистов. И иногда это
просмотр .dll, .inf, .cfg и .bat файлов, которые небольшие по размерам, но
важные по содержанию.

Дальнейшее развитие возможностей
текстового редактора получено в текстовом процессоре WordPad, который, также
как и «Блокнот», встроен в операционные системы Windows 9X.

Редактор Word Pad, входящий в состав
Windows, не называется особо мощным. Никаких излишеств, присущих, например,
Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также какими-либо особенными
возможностями форматирования: Word Pad не поддерживает даже такую простую
функцию, как выравнивание текста по обоим краям.

Более совершенные текстовые
редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например,
поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.),
называют иногда текстовыми процессорами.

Текстовые процессоры – это программы,
предоставляющие более широкий круг (в сравнении с редакторами) возможностей
форматирования (шрифты, таблицы, формулы), создания документов, содержащих
данные разных типов (вставка графических, звуковых данных), создания
электронных документов. Типичным представителем этой группы является текстовый
процессор Word.

Существует еще одна отдельная группа
текстовых процессоров – это настольные издательские системы. Пример подобной
системы Adobe Page Maker. В чем-то они похожи на обычные текстовые процессоры,
позволяют набирать и форматировать документ, но, как правило, используются для
верстки. Издательские системы имеют широкий спектр читаемых форматов, т.е.
возможность работать с файлами, созданными во многих других программах:
текстовых, графических, чертежных. Текст легко можно вставить внутрь любого
рисунка, и рисунок можно вставить в текст; кроме того, имеются средства для
рисования простых фигур внутри самой программы. В цветных изданиях есть
возможность поработать с цветовой гаммой, в полиграфии это называют разложением
цвета на отдельные составляющие. Для подготовки к публикации в Интернете
web-страниц используют специализированные приложения (например, Microsoft
FrontPage или Macromedia Dreamweaver).

Редактирование текста — это весь
комплекс операций по внутренней и внешней работе над текстом. Каждый текст
можно «кроить», т.е. вырезать из него куски, «склеивать»
их, вставлять в рабочий материал части из других текстов, менять их местами и
пр. Можно изменять расположение текста на странице, формат строк и абзацев,
вставлять в текст иллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.).

 

1.2.  Виды
текстовых редакторов

Современные текстовые процессоры
предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов.

Наиболее известные редакторы текстов
можно условно разделить на 3 группы:

1) процессоры общего назначения
(«Лексикон», Microsoft Word, Word Perfect и др.)

2) редакторы научных документов
(ChiWriter, TeX и др.)

3) редакторы исходных текстов
программ (Multi-Edit, встроенные редакторы систем программирования BASIC,
Pascal и т.д.)

Рассмотрим подробнее несколько процессоров
общего вида. Редактор WordPad не называется особо мощным. Никаких излишеств,
присущих, например, Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также
какими-либо особенными возможностями форматирования: не поддерживает такую
простую функцию, как выравнивание текста по обоим краям, зато справляется
вполне успешно с написанием письма, реферата и другими задачами. Данный
редактор имеет несколько управляющих элементов: текстовое меню, кнопочную
панель операций, панель форматирования и управляющую линейку

Рисунок 1.

С помощью WordPad можно: работать со
шрифтами; сохранять тексты, как в своем формате, так и в других форматах;
вставлять в текст картинки форматов.

Блокнот (Notepad) — текстовый
процессор позволяет создавать простые файлы без форматирования

Рисунок 2.

Чаще всего блокнот используют для
проверки, и в некоторых случаях написания, HTML кода для вэб-страниц. Это
связано с тем что, блокнот записывает в свой файл только чистый код символов
без форматирования, что является очень удобным для программистов.

И иногда это просмотр. dll,. inf,.
cfg и. bat файлов, которые небольшие по размерам, но важные по содержанию.

Microsoft Word — основа любого офиса
и самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. С помощью Word
можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в
него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения.

Глава 2.
Текстовый редактор Microsoft Word

 

2.1 Свойства  окна Word

Word (часто — MS Word, WinWord или
просто Word) — это текстовый редактор, выпускаемый фирмой «Microsoft»
в составе пакета «Microsoft Office». Первая версия была написана
Ричардом Броди в 1983г.

Word является одной из самых
совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает
выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. В документ
Word можно помещать текст, рисунки, таблицы, диаграммы и графики, а также
автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки в тексте.

В настоящее время наиболее популярным
является текстовый процессор  Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, но
сих пор многие пользуются  ыMicrosoft Word
2003.

После запуска Word открывается новый
документ с именем Документ 1, который расположен в центральной части Главного
окна и представляет собой рабочую область. Здесь можно набирать и
корректировать нужный текст.

Окно программы Microsoft Word состоит из
следующих элементов: строка заголовка, строка меню, панели инструментов,
измерительные линейки, полосы прокрутки, текстовое поле, строка состояния.

Рисунок 3.

В строке заголовка выводится название
активного документа.

Строка меню содержит следующие
пункты: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка.

В меню Файл содержатся команды, с
помощью которых можно создавать, открывать или сохранять документы. С помощью
меню Правка можно редактировать документ. Меню Вид позволяет выбирать форму
представления документа на экране и управлять индикаций элементов главного окна
Word. Меню Вставка позволяет вставлять в текст различные объекты: сноски,
примечания, принудительные разрывы страниц, рисунки, графики и т.д. С помощью
меню Формат можно форматировать текст. В меню Сервис существуют команды для
проверки орфографии и исправления опечаток в документе. В меню Таблица
находятся все команды, необходимые для работы с таблицами. С помощью меню Окно
можно переключаться с работы над одним документом на работу с другим и изменять
расположение окон документов в Главном окне Word. В меню Справка можно найти
все, что необходимо для получения помощи при работе Word.

Горизонтальная управляющая линейка
служит для установки в выделенных абзацах позиций табуляции и отступов, а также
для настройки ширины столбцов в документах газетного типа. Передвигая мышью,
нижние треугольники на линейке, можно установить правый и левый абзацный
отступ. Аналогично с помощью верхнего треугольника можно установить
«красную строку».

Справа и внизу от документа
расположены полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки текста. Они
применяются в тех случаях, когда весь текст не помещается на экране и требует
прокрутки вверх — вниз или влево — вправо.

В нижней части Главного окна Word
находится строка состояния, на которую выводится информация о положении
текстового курсора в документе и о текущем режиме работы.

Word является многооконным
процессором. Это означает, что можно одновременно открыть несколько документов,
причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть — заготовками (без
имени, но с обозначениями Документ1, Документ2 и т.д.)

 

2.2 Особенности Microsoft Word

К особенностям Word можно отнести:

1. создание таблиц;

2. разработка форм и макросов;

3. копирование объектов;

4. работу с большими документами и
др.

Главные функции Word по работе с
текстовым документом:

·  Набор
текста

·  Корректирование
набранного текста

·  Вырезание
кусков текста, их запоминание

·  Нахождение
в тексте нужных слов или предложений

·  Замена
слов одно на другое частично или полностью

·  Форматирование
текста

·  Автоматическая
нумерация страниц

·  Выделение
части текста Ж, К, Ч шрифтом.

·  Табуляция
строк

·  Возможность
увидеть на экране текст в готовом виде

·  Широкий
выбор шрифтов.

·  Возможность
вставки в текст формул, таблиц, рисунков.

·  Автоматический
поиск и исправление грамматических ошибок и т.д.

Проверяется не только правописание,
но и склонение, спряжение, и пунктуация. Указанное слово сопоставляется с его
написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для
редактирования. При этом пользователю предлагается выбор: провести исправление;
игнорировать ошибку; добавить данное слово во вспомогательный словарь.

Глава 3.
Работа с информацией в Microsoft Word

 

3.1 Создание документа

Самый простой способ создания нового документа, это
использование шаблонов. Шаблоны — стандартные заготовки документов
определенного типа, использующиеся для облегчения подготовки документов.
Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов
различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений.
Начиная составлять определенный документ, сначала вызывается шаблон этого типа
документов, а уже затем он заполняется. Составление документа при этом сводится
к заполнению его определенных полей текстом. Один раз сделанный на основе
стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания
документов определенного вида.

Для того чтобы отредактировать уже существующий документ,
надо сначала открыть его. Как только документ открыт, его можно редактировать,
распечатывать или просто читать.

Наиболее часто используемые операции
в текстовом процессоре — копирование, перемещение и удаление фрагментов текста.
Технология выполнения этих операций включает в себя несколько этапов: выделение
части текста; перенос выделенного фрагмента в буфер промежуточного хранения;
перемещение курсора в нужное место документа; копирование выделенного фрагмента
из буфера в место документа, указанное курсором.

Также в Word возможно удалить символ,
слово, строку, фрагмент текста, предварительно выделив соответствующий элемент
текста, а затем применение либо клавиши <Delete>, либо операции удаления.
Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется
размещенным после него текстом.

Для удобства работы еще существует операция откатки. Для
реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность
действий по изменению текста в виде последовательных шагов. Специальной
командой откатки пользователь может вернуть документ к состоянию, которое было
несколько шагов назад. Глубина возможной откатки зависит от мощности используемого
компьютера и других причин.

Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы
над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию,
размеры полей (рисунок 4).

 

Рисунок
4.

Формат 
страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления
целесообразно  выбрать формат страницы А4(21х29,7 см), который соответствует
размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов
подходит формат А3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для
писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Ориентация
задаёт расположение страницы на экране монитора. Для обычных текстов чаще всего
используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов –
альбомная.

На
странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого
и левого), которые определяют расстояния от краёв страницы до границ текста.

Для вывода на каждой странице документа одинакового текста
(например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний
и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно
изменять.

Страницы документа рекомендуется нумеровать, причем номера можно
размещать вверху или внизу страницы по центру, справа или слева.

3.2 Редактирование  текстового документа

Редактирование — преобразование, обеспечивающее добавление,
удаление, перемещение или исправление содержания документа. Редактирование
документа обычно производится путем добавления, удаления или перемещения
символов или фрагментов текста. И Форматирование — преобразование, изменяющее
форму представления документа. Любой документ состоит из страниц, поэтому в
начале работы над документом необходимо задать значения параметров страницы:
формат, ориентацию, поля и др. Стандартным является формат страницы А4
(21х29,7см). Существуют две возможные ориентации страницы — книжная и
альбомная. Для обычных текстов чаще используется книжная ориентация, а для
таблиц с большим количеством столбцов – альбомная.

Основой большинства
документов является текст, т. е. последовательность различных символов:
прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков
препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста
целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера)
десятипальцевому «слепому» методу ввода символов.

Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536
символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера.
Для ввода некоторых знаков математических операций, букв греческого алфавита,
денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов. Для
ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу {Enter}.

Рисунок  5. Таблица символов
текстового редактора Microsoft Word

Большинство современных документов
содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы,
диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ
изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные
в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в
соответствующих приложениях.

При решении задач по физике или математике часто необходимо
вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления  и использования
специальных математических знаков.  Для ввода формул в текстовые   редакторы встроены
специальные редакторы формул.(рис. 3.3).

 

Рисунок 6.

Редактирование документа производится путем копирования,
перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа.
Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на
клавиатуре при нажатой клавише {Shift}.

Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т.
е. вставить его копии в указанные места документа:

• после
выделения фрагмента документа и ввода команды  Копировать выделенная
часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);

• с помощью
мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в
определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый
фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;

• для
многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.

Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в
указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Рисунок 7.

Например, если исходный документ содержит слово «информатика*, то
после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста «форма»
документ примет вид, отображенный в таблице.

Таблица. Операции
редактирования документа

В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить
одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то
процесс замены отнимет много времени и сил.

К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти
и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем
документе (например, замену слова «ЭВМ» на слово «компьютер»)

Проверка правописания. В
процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в
написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.

Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие
текстовые редакторы систему проверки правописания, которая содержит
орфографические словари и грамматические правила для нескольких языков (это
позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки
правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой
линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает
варианты их исправления (рис. 3.5).

Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как
непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде
пользователя.

Рисунок 8.

Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в
начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция
Автозамена, которая автоматически исправляет такие опечатки.

Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь
автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например,
неправильное «програма» должно заменяться на правильное «программа).

Сохранение исправлений. В
процессе работы над документом могут участвовать несколько пользователей.

Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть
просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются
подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты зачеркнутым шрифтом
красного цвета).

В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть
проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.

 

3.3 Сохранение и печать документов

Операция сохранения записывает
отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для
постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым
процессором автоматически. В текстовом процессоре Word документу присваивается
тип. DOC (рисунок 9).

                                        Рисунок
9.

Важным фактором защиты создаваемых документов является
функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция
сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового
процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении
работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон,
положение курсоров в окнах и т.п.

В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической
файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа
необходимо сохранить.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет
способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых
файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и
оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми
редакторами.

Формат ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее
универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть
прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах.
Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а
недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в
котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата яв­ляется
большой информационный объем файлов.

Формат DОС (документ Word, расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью
сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является
универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Формат Web-страница (расширение
в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях,
так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом
сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут
сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого
формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием
специализированных программ (браузеров) в любых операционных системах.

Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое
преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и
сохранении.

Распечатка документа — создание
твердой (бумажной) копии документа. Для печати готового текстового документа
надо зайти в меню Файл и нажать команду Печать. Выставив нужные параметры
подтвердить и нажать ОК (рисунок 10).

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 10.

Перед выводом документа на печать полезно выполнить
предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть
документ, напе­чатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру
принтера.

Вид напечатанного
документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от
используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты,
используемые в разных принтерах.

При выводе документа на печать необходимо установить параметры
печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и
др.

Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера:
ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.

Глава 4.
Обработка текстовой информации

4.1. Форматирование
документа

Для представления содержания документа в более понятной и
выразительной форме применяется форматирование. Символы являются основными
объектами, из которых состоит текстовый документ, поэтому, прежде всего,
необходимо правильно установить основные параметры, определяющие их внешний
вид: шрифт, размер, начертание и цвет.

Шрифт — это полный набор символов (букв, цифр, знаков пунктуации,
математических знаков, а также специальных символов) определенного рисунка.
Каждый шрифт имеет свое название, например Times New Roman, Arial, Courier New и др.

По способу представления в компьютере различаются растровые и
векторные шрифты. Для представления растровых шрифтов используются методы
растровой графики, когда символы шрифта представляют собой группы пикселей.
Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными
коэффициентами (например, MS Sans Serif 8, 10, 12 и т. д.). В
векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и допускают
произвольное масштабирование.

Обычно различные символы шрифта имеют и различную ширину, например
буква «Ш» шире, чем буква «А». Однако имеются и моноширинные шрифты, в которых
ширина всех символов одинакова. Примером такого шрифта является шрифт Courier New.

Существует и еще одно деление всех шрифтов: шрифты с засечками
(например, Times New Roman) и рубленые (например, Arial). Считается, что шрифты
с засечками легче воспринимаются глазом, и поэтому в большинстве печатных
текстов используются именно они. Рубленые шрифты используют обычно для
заголовков, выделений в тексте и подписей к рисункам.

Единицей измерения
размера шрифта является пункт (1 пт = 0,376
мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах (обычно от 1 до 1638
пунктов), причем в большинстве редакторов по умолчанию используется шрифт
размером 10 пт.

Кроме обычного начертания символов могут применяться полужирное, курсивное
и полужирное курсивное начертания.

Можно установить дополнительные параметры форматирования символов:
подчеркивание символов различными типами линий, видоизменение вида символов
(верхний индекс, нижний индекс, зачеркнутый символ), изменение расстояния между
символами (разреженный, уплотненный шрифт) и др.

Если планируется многоцветная печать документа, то для различных
групп символов можно задать различные цвета, выбранные из предлагаемой
текстовым редактором палитры.

При выводе документа на печать необходимо установить параметры
печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и
др.

Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера:
ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.

4.2. Форматирование абзацев

Абзац выделяет в тексте его часть, представляющую законченный по
смыслу фрагмент документа, окончание которого служит естественной паузой для
перехода к новой мысли. В компьютерных текстовых документах абзац заканчивается
управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием
клавиши {Enter} и отображается символом II, если включен режим отображения непечатаемых символов.

Абзац может состоять из любого набора символов, рисунков и
объектов других приложений. Форматирование абзацев позволяет подготовить
правильно и красиво оформленный документ.

Выравнивание абзацев. Выравнивание отражает расположение текста
относительно границ полей страницы. Чаще всего используют четыре способа
выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по правому краю и по
ширине.

По левому краю — левый край
абзаца ровный, а правый край абзаца рваный.

По центру — оба края
имеют неровные очертания, каждая строка абзаца симметрична по горизонтали  относительно
середины.

По правому краю — правый
край ровный, а левый  рваный.

По ширине — оба края
ровные, т. е. располагаются точно по границам полей страницы. В этом случае
последняя строка абзаца ведет себя, как при выравнивании влево.

Отступ первой строки (красная строка). Чаще всего абзац начинается
отступом первой строки. Отступ может быть различных типов: положительный,
отрицательный и нулевой.

Положительный (отступ) — первая строка абзаца начинается правее всех остальных строк
абзаца, применяется в обычном тексте.

Отрицательный (выступ) —
первая строка выходит влево относительно остальных строк, применяется в
словарях и определениях.

Нулевой — применяется
для абзацев, выровненных по центру, и для обычного текста.

Весь абзац целиком может иметь отступы слева и справа, которые
отмеряются от границ полей страницы. Так, эпиграф к художественному
произведению или реквизиты адресата в заявлении имеют отступ слева, а при
изготовлении углового штампа можно использовать отступ справа.

Отступ абзаца слева — все
строки абзаца смещены на заданное расстояние вправо.

Отступ абзаца справа — все
строки абзаца смещены на заданное расстояние влево.

Расстояние между строками документа можно изменять, задавая
различные значения междустрочных интервалов (одинарный, двойной и т.
д.). Для визуального отделения абзацев друг от друга можно устанавливать
увеличенные интервалы до и после абзаца.

4.3. Нумерованные и маркированные списки

Списки являются удобным вариантом форматирования абзацев по
единому образцу и применяются для размещения в документе различных перечней.

В нумерованных списках элементы списка последовательно
обозначаются с помощью чисел (арабских или римских) и букв (русского или
латинского алфавитов). При создании, удалении или перемещении элементов
нумерованного списка автоматически меняется вся нумерация. Пользователь может
установить свою систему нумерации, например начать список с любого номера,
пропустить номер и т. д.

Пользователь может установить удобный формат номеров (размер и
начертание шрифта, отступ номера от поля страницы, расстояние от номера до
текста и т. д.), например:

Нумерованный список

1.   Первый элемент

2.   Второй элемент

3.   Третий элемент

В маркированных списках элементы списка обозначаются с помощью
маркеров (специальных значков): •,•,•=> и пр.

Пользователь может выбрать тип маркера, изменить его размер и
цвет, а также выбрать в качестве маркера любой символ из таблицы символов:

Маркированный список

•   Первый элемент

•   Второй элемент

•   Третий элемент

Многоуровневые списки
можно использовать для отображения иерархических перечней (например,
иерархической файловой системы). В многоуровневых списках в пункты списка более
высокого уровня  вставляются списки более низкого уровня (вложенные списки).
Тип вложенного списка может совпадать с типом основного списка, но может и
отличаться от него.

В качестве примера рассмотрим многоуровневый  список, в котором на
первом уровне находится нумерованный список из трех элементов, в первый элемент
которого вложен маркированный список из двух элементов второго уровня, а во
второй элемент — нумерованный список из двух элементов второго уровня:

1. Первый
элемент нумерованного списка (первый уровень)

·       
Первый элемент маркированного
списка (второй уровень)

·       
 Второй элемент маркированного
списка (второй уровень)

2.                
Второй элемент нумерованного
списка (первый уровень)

2.1.         Первый элемент нумерованного списка (второй уровень)

2.2.          Второй элемент нумерованного списка (второй уровень)

3.    Третий
элемент нумерованного списка (первый уровень)

4.4. Стили
форматирования

Для каждого абзаца можно задать свои параметры форматирования
абзаца, символов и списков. При таком подходе изменение параметров
форматирования для каждого абзаца необходимо производить отдельно и вручную.

Однако при создании многостраничных документов удобнее
использовать стили форматирования. Каждому стилю форматирования присваивается
название, и устанавливаются все необходимые параметры форматирования шрифта,
абзаца или списка.

Если задать параметры стиля форматирования, а затем применить его
к выделенному фрагменту документа, то все абзацы выделенного фрагмента
автоматически получат параметры форматирования, заданные данным стилем. Если не­обходимо
изменить параметры форматирования абзацев, до­статочно изменить параметры
форматирования стиля.

Например, при оформлении документов, в том числе и учебников, используются
несколько различных стилей:

• Заголовок 1  (используется для задания параметров
форматирования названий глав);

• Заголовок 2 (используется для задания параметров
форматирования названий параграфов);

• Заголовок 3 (используется для задания параметров
форматирования названий пунктов);

• Нумерованный список (используется для задания параметров
форматирования перечня контрольных вопросов);

• Многоуровневый нумерованный список (используется для
задания параметров форматирования перечня тестовых заданий);

• Обычный (используется для задания параметров
форматирования абзацев текста учебника).

Например, если не нравится вид заголовков, то можно  изменить
параметры форматирования стилей заголовков, и заголовки автоматически
приобретут новый вид во всем электронном варианте документа.

4.5.
Оглавление документа

В процессе создания
документа в нем создаются заголовки, например в школьном  учебнике заголовок
имеет каждая глава, параграф и пункт. Для того чтобы заголовки отличались по
внешнему виду друг от друга, а также от основного текста, для них используются
различные стили форматирования.

После создания объемного документа целесообразно вставить в
документ оглавление, которое позволит читателю лучше ориентироваться в
содержании документа. Оглавле­ние представляет собой список заголовков,
содержащихся в документе, с указанием страниц.

Оглавление документа, включающего главы, параграфы и пункты,
является многоуровневым списком, в котором заголовки размещаются на
соответствующих уровнях списка. Так, в оглавлении учебника на первом уровне
размещены названия глав (стиль Заголовок 1), на втором уровне — названия
параграфов (стиль Заголовок 2), на третьем уровне — названия пунктов
(стиль Заголовок 3).

Если составлять оглавление вручную, то после каждого внесения
изменений в документ необходимо переделывать и оглавление. В мощных текстовых
редакторах оглавление генерируется автоматически.

При необходимости можно повышать или понижать уровень заголовков,
тем самым перестраивая оглавление. Внешний вид оглавления можно настраивать,
задавая индивидуальные параметры форматирования шрифта и абзаца для каждого
уровня оглавления.

Оглавление документа фактически является примером гипертекста, так
как щелчок по пункту оглавления при нажатой клавише {Ctrl} приводит к переходу в
соответствующее место документа (Рисунок 12).

Рисунок 12.

4.6. Таблицы

Таблицы используются при создании текстовых документов, содержащих
большое количество однотипных названий (например, расписание уроков), числовых
данных (например, таблица Менделеева) или изображений с текстовой подписью
(например, алфавит в букваре).

Таблицы состоят из строк и столбцов, на пересечении которых
образуются ячейки. В ячейках таблиц могут быть размещены данные различных типов
(текст, числа или изображения).

В документ можно вставить
пустую таблицу, указав необходимое количество строк и столбцов, а также их
высоту и ширину. Можно преобразовать уже имеющийся текст в таблицу, при этом
требуется указать разделитель текста (например, символ конца абзаца), который
позволит текстовому редактору автоматически распределить выделенный текст по
ячейкам создаваемой таблицы.

В дальнейшем параметры таблицы можно модернизировать:

•  вставлять или удалять строки, столбцы и ячейки;

•  изменять ширину столбцов и высоту строк с помощью мыши
(перетаскиванием границ) или заданием их точных значений в сантиметрах или
процентах;

• изменять размеры отдельных ячеек, разделять их на несколько
ячеек или объединять с соседними ячейками.

Можно подобрать подходящий внешний вид таблицы, изменив тип,
ширину и цвет границ ячеек, а также цвет фона ячеек. Изменение внешнего вида
таблицы можно провести автоматически, используя готовые форматы, или настроить
вручную (Рисунок 13).

При размещении в таблице чисел можно производить над ними
вычисления по формулам. Так, если в таблице  содержатся цены всех устройств, из
которых состоит компьютер, то можно вычислить его общую цену. Для этого в
последнюю ячейку третьего столбца необходимо ввести формулу =SUM(ABOVE), которая обеспечивает
суммирование чисел во всех вышерасположенных ячейках данного столбца таблицы.

Таблицы широко используются в Интернет-магазинах для представления
информации о товарах. Действительно, в этом случае документ должен содержать
большое количество строк, включающих текст (наименования товаров), изображения
(фотографии товаров) и числа (цены товаров).

Рисунок 13.

4.7.
Гипертекст

Для отображения в «плоском» (линейном) тексте смысловых связей
между основными разделами или понятиями можно использовать гипертекст.
Гипертекст позволяет структурировать документ путем выделения в нем слов-ссылок
— гиперссылок. При активизации гиперссылки (например, с помощью щелчка мышью)
происходит переход на фрагмент текста, заданный в ссылке.

Гиперссылка
состоит из двух частей: указателя ссылки и адресной части ссылки. Указатель
ссылки — это объект (фрагмент текста или изображение), который визуально
выделяется в документе (обычно синим цветом и подчеркиванием). Адресная часть
гиперссылки представляет собой название закладки в документе, на который
указывает ссылка.

Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное
имя. Закладки размещаются на тех страницах документа, куда должны
осуществляться переходы по гиперссылкам.

Гиперссылки могут указывать на закладки, размещенные не только в
том же документе, но и в других документах. Примерами систем документов,
объединенных гипертекстовыми ссылками в единое целое, являются справочные
системы операционных систем и приложений. Активизация гиперссылки вызывает в
окно документ со справочной информацией

Технология гипертекста, распространенная на Web-страницы в Интернете,
формирует Всемирную паутину, связывающую миллиарды документов на сотнях
миллионов компьютеров в единое информационное пространство.

Глава 5.
Дополнительные  возможности Word

5.1.
Компьютерные словари и системы машинного перевода текстов

Компьютерные словари. Словари необходимы для перевода текстов с одного
языка на другой. Существуют тысячи словарей для перевода между сотнями языков
(англо-русский, немецко-французский и т. д.), причем каждый из них может
содержать десятки тысяч слов. В бумажном варианте словарь представляет собой
толстую книгу объемом в сотни страниц, в которой поиск нужного слова является
достаточно долгим и трудоемким процессом.

Компьютерные словари могут содержать переводы на разные языки
сотен тысяч слов и словосочетаний, а также предоставляют пользователю
дополнительные возможности. Во-первых, компьютерные словари могут являться
многоязычными — давать пользователю возможность выбрать языки и направление
перевода (например, англо-русский, испанско-русский и т. д.).

Во-вторых, компьютерные словари могут кроме основного словаря
общеупотребительных слов содержать десятки специализированных словарей по
областям знаний (техника, медицина, информатика и др.).

В-третьих, компьютерные словари обеспечивают быстрый поиск
словарных статей: «быстрый набор», когда в процессе набора слова возникает список
похожих слов; доступ к часто используемым словам по закладкам; возможность
ввода словосочетаний и др.

В-четвертых, компьютерные словари могут являться мультимедийными,
т. е. предоставлять пользователю возможность прослушивания слов в исполнении
дикторов, носителей языка.

Процесс глобализации мира приводит к необходимости частого обмена
документами между людьми и организациями, находящимися в разных странах мира и
говорящими на различных языках.

В этих условиях использование традиционной технологии перевода
«вручную» тормозит развитие межнациональных контактов. Перевод многостраничной
документации вручную требует длительного времени и высокой оплаты труда
переводчиков. Перевод полученного по электронной почте письма или
просматриваемой в браузере Web-страницы необходимо осуществлять срочно, и нет времени пригла­сить
переводчика.

Системы компьютерного перевода позволяют решить эти проблемы. Они,
с одной стороны, способны переводить многостраничные документы с высокой
скоростью (одна страница в секунду), с другой стороны, переводить Web-страницы «на лету», в режиме
реального времени.

Системы компьютерного перевода осуществляют перевод текстов,
основываясь на формальном «знании»: синтаксиса языка (правил построения
предложений), правил словообразования и использовании словарей.
Программа-переводчик сначала анализирует текст на одном языке, а затем
конструирует этот текст на другом языке.

Современные системы компьютерного перевода позволяют достаточно
качественно переводить техническую документацию, деловую переписку и другие
специализированные тексты. Однако они не применимы для перевода художественных
произведений, так как не способны адекватно переводить метафоры, аллегории и
другие элементы художественного творчества человека.

5.2.
Системы оптического распознавания документов

Системы оптического распознавания символов используются при
создании электронных библиотек и архивов путем перевода книг и документов в
цифровой компьютерный формат.

Сначала с помощью сканера необходимо получить изображение страницы
текста в графическом формате. Далее для получения документа в текстовом формате
необходимо провести распознавание текста, т. е. преобразовать элементы
графического изображения в последовательность текстовых символов.

Системы оптического распознавания символов сначала определяют
структуру размещения текста на странице и разбивают его на отдельные области:
колонки, таблицы, изображения и т. д. Далее выделенные текстовые фрагменты
графического изображения страницы разделяются на изображения отдельных символов.

Для отсканированных документов типографского качества (достаточно
крупный шрифт, отсутствие плохо напечатанных символов или исправлений)
распознавание символов проводится путем их сравнения с растровыми шаблонами.

Растровое изображение каждого символа последовательно
накладывается на растровые шаблоны символов, хранящиеся в памяти системы
оптического распознавания. Результатом распознавания является символ, шаблон
которого в наибольшей степени совпадает с изображением:

Распознаваемый
символ «Б» накладывается на растровые шаблоны символов (А, Б, В и т. д.)

При распознавании документов с низким качеством печати
(машинописный текст, факс и т. д.) используется векторный метод распознавания
символов. В распознаваемом изображении символа выделяются геометрические
примитивы (отрезки, окружности и др.) и сравниваются с векторными шаблонами
символов. В результате выбирается тот символ, для которого совокупность всех
геометрических примитивов и их расположение больше всего соответствует
распознаваемому символу:

Распознаваемый
символ «Б» накладывается на векторные шаблоны символов (А, Б, В и т. д.)

Системы оптического распознавания символов являются
«самообучающимися» (для каждого конкретного документа они создают
соответствующий набор шаблонов символов), и поэтому скорость и качество
распознавания многостраничного документа постепенно возрастают.

С появлением первого карманного компьютера Newton фирмы Apple в 1990 году начали
создаваться системы распознавания рукописного текста. Такие системы преобразуют
текст, написанный на экране карманного компьютера специальной ручкой, в
текстовый компьютерный документ.

При заполнении документов большим количеством людей (например, при
сдаче выпускником школы единого государственного экзамена (ЕГЭ)) используются
бланки с пустыми полями. Данные вводятся в поля печатными буквами от руки.
Затем эти данные распознаются с помощью систем оптического распознавания форм и
вносятся в компьютерные базы данных.

Сложность состоит в том, что необходимо распознавать символы,
написанные от руки, которые довольно сильно различаются у разных людей. Кроме
того, такие системы должны уметь определять, к какому полю относится
распознаваемый текст.

 

 

Заключение

В последнее время компьютерные
технологии продвигаются очень интенсивно, и это способствует бурному развитию
программного обеспечения. Каждые полгода выходят продукты с множеством
нововведений. Так и текстовые редакторы не стоят на месте. С каждым разом все
больше и больше функций заключают в себе данные программы. Но их развитие
поставлено таким образом, что с каждой новой версией программа сохраняет
предыдущий набор возможностей и пользователь может использовать как старые, так
и новые функции, последние введены лишь для облегчения работы с программой.

На сегодняшний день Word — одна из
самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая
предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической
информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить
любой документ — от простой записки до макета сложного издания.

В процессе написания работы
становится ясно, что Word  – одна из самых
совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает
выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией.

В выпускной аттестационной работе были
рассмотрены следующие вопросы:

·       
графический интерфейс среды Мiсrоsoft Word;

·       
стилевое оформление в текстовом редакторе;

·       
создание шаблонов, оглавления, сносок;

·       
проверка правописания; автотекст;
автозамена;

·       
дополнительных возможностей текстового
редактора Word.

Изучая подробно возможности среды Мiсrоsoft Word,
пользователь научится создавать сложные текстовые документы с помощью шаблонов
и мастеров Word, а также разрабатывать собственные шаблоны, сможет
редактировать документ в одном из четырёх режимов просмотра, разрабатывать
общую структуру документа, настраивать параметры страницы и перемещаться по
тексту с помощью панели схемы документа.

При работе с текстовым документов
важно уметь форматировать текст, создавать и назначать стили, настраивать
отступы и интервалы, пользоваться табуляциями, добавлять в документы Word
фигуры и рисунки.

Изучение текстового редактора Мiсrоsoft Word
(2003,2007,2010) важно в наше время, так как ещё в школе обучающиеся начинают
создавать проекты на определённую тему, многие школьники активно участвуют в
конкурсах как на муниципальном уровне, так и на международном. Порой  победа на
конкурсе зависит не только от содержания материала, но и от его подачи, а это
значит, что знания требований оформления документа (реферата, проекта) и умение
работать в среде Мiсrоsoft Word
помогут выпускникам школ  быть успешными в будущем.

Список
использованной литературы

1. Острейковский В.А., Информатика, М.: Высшая школа, 2001-319с.

2. Википедия Свободная энциклопедия, Microsoft Word // Россия 27.09.2008
— http://ru.
wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word

3. Симонович С.В., Информатика: Базовый курс, 1-е изд., СПб.: Питер,
2003-640с.

4. Степанов А.Н., Информатика: Учебник для вузов, 5-е изд., СПб.: Питер,
2007-768с.

5. Макарова Н.В., Информатика и ИКТ: Учебник, начальный уровень., СПб.:
Питер, 2008-160с.

         6. Угринович Н.Д.
Информатика и ИКТ. Базовый курс: Учебник для 8 класса. М.: БИНОМ. Лаборатория
знаний, 2014 г.

         7. Стоцкий Ю. А. Самоучитель Office XP.
– СПб.: Питер, 2007 г.

         8. Макарова Н. В., Николайчук Г.
С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2-е изд. – СПб.:
Питер, 2007 г.